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Automatische Personaleinsatzplanung
So sparen Sie Zeit und Geld
Workforce Management versteht sich als die
Mitarbeiter stellen für jedes Unternehmen optimierte Disposition von Ressourcen zum
eine der wichtigsten Ressourcen dar. Um einen richtigen Zeitpunkt. So kann durch eine ganz-
stetigen Betrieb gewährleisten zu können, ist heitliche Prozessstruktur eine Produktivitäts-
eine gute Personaleinsatzplanung daher unum- steigerung bei gleichzeitiger Senkung der Kos-
gänglich. Aber was genau wird unter Personal- ten erzielt werden.
einsatzplanung verstanden und wie kann diese
den Unternehmensalltag vereinfachen? Welche Planungsgrundsätze gibt es?
Die Zuordnung qualifizierter Mitarbeiter zu di-
Was ist Personaleinsatzplanung? versen Positionen im Rahmen der Einsatzpla-
Unter Personaleinsatzplanung wird die sinn- nung kann sowohl manuell als auch automa-
volle Zuordnung von Mitarbeitern zu einer ent- tisch erfolgen. So wird es durch eine manuelle
sprechenden Position beziehungsweise Ar- Personaleinsatzplanung möglich, spontane
beitsstelle verstanden. Hierbei muss beachtet Planänderungen oder unvorhergesehene Aus-
werden, dass idealerweise das Fähigkeitsprofil fälle zu berücksichtigen.
des Mitarbeiters mit dem Anforderungsprofil
der Stelle übereinstimmt. So müssen sowohl Die automatische Dienstplanung hingegen ge-
quantitative, zeitliche als auch lokale Erforder- währleistet die optimale Nutzung freier Kapazi-
nisse des Betriebs mit den Wünschen und Inte- täten sowie eine Reduktion der Fehleranfällig-
ressen der Mitarbeiter in Einklang gebracht keit in der Einsatzplanung.
werden.
Besonders für Personaleinsatzplaner stellt der
Die Personaleinsatzplanung stellt neben Zeiter- Kompromiss zwischen langfristiger zielgerich-
fassung, dem Abwesenheitsmanagement und teter Planung und flexibler Reaktionsfähigkeit
dem Aufgabenmanagement einen der Kernbe- eine enorme Herausforderung dar. Es werden
reiche des Workforce Managements dar. daher nach dem Grundgedanken eines trich-
terförmigen Ansatzes unterschiedliche Pla-
nungszeiträume definiert.
Workforce Management
Jahresplanung: Da langfristige Kapazitäts-
Abwesenheitsmanagement
Erfassung aller Arten von
Aufgabenmanagement
Planen, Verwalten,
schwankungen nur schwer vorhersehbar sind,
Abwesenheiten durch Überwachen und wird im Rahmen der Jahresplanung ein grober
Krankheit, Urlaub, Umsetzten von
Weiterbildung, ... unterschiedlichen Planungsentwurf erstellt.
Aufgabenstellungen
Monats- und Wochenplanung: In der kurzfristi-
geren Planung müssen, neben der normalen
Dienstplanung, auch Vertretungs- und Urlaubs-
pläne berücksichtigt werden.
Ist-Zustand: Um auf kurzfristige Änderungen
flexibel reagieren zu können, muss der Ist-Zu-
stand stets beobachtet werden.
Ein Grundsatz des Zeitmanagement besagt,
dass nicht die gesamte zur Verfügung stehen-
den Arbeitszeit verplant werden sollte. Um
Zeiterfassung Einsatzplanung
Datensammlung von Passende Zuordnung von
trotz unvorhergesehener Störungen oder zeit-
Arbeitszeiten durch
Erfassungsgeräte
Mitarbeitern zu einer aufwändiger Arbeiten das Planungsziel zu er-
entsprechenden Position
reichen, sollte gegebenenfalls ein Puffer be-
rücksichtigt werden.
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Auf was muss noch geachtet werden? Was nützt ein Rahmendienstplan?
Eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung er- Aufgrund dieser unzähligen Anforderungen er-
möglicht Unternehmen - unter Berücksichti- freuen sich Rahmendienstpläne großer Beliebt-
gung bestehender Kriterien - einen stetigen Be- heit. So wird durch das vorgegebene Schema
trieb zu gewährleisten. Es ist unumgänglich ta- die Dienstplanerstellung erleichtert und die Be-
rifliche und gesetzliche Bestimmungen sowie rücksichtigung festgesetzter Kriterien sicherge-
etwaige Betriebsvereinbarungen im Rahmen stellt.
der Dienstplanerstellung zu berücksichtigen.
Da der Dienstplan rechtlich eine Urkunde dar-
Aus Sicht eines Unternehmens ist eine ausrei- stellt, müssen Eintragungen und Änderungen
chende Berücksichtigung unterschiedlicher stets zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Beson-
Dienstbestandteile essentiell. Priorisierungen, ders rechtliche Bestimmungen, wie werktägli-
Qualifikationen, Regelungen oder Attribute, che Höchstarbeitszeit oder vorgeschriebene
welche je nach Tätigkeit variieren können, stel- Ruhezeiten, müssen in die Personaleinsatzpla-
len in der Planung oft eine besondere Heraus- nung miteinbezogen werden.
forderung dar.
Welche Planungsmethoden gibt es?
Zudem ist die Beachtung etwaiger Mitarbeiter- Personaleinsatzplanung ist besonders im
bedürfnisse besonders relevant. Eine ausrei- Schichtbetrieb ein sehr kompliziertes Unter-
chende Work-Life-Balance gilt für viele Arbeit- fangen. Daher haben sich in der Praxis drei un-
nehmer als einer der Kernaspekte in Bezug auf terschiedliche Methoden der Einsatzplanung
deren Zufriedenheit und Arbeitsmotivation. etabliert.
Auch dürfen Weiterbildungsmöglichkeiten
oder Jobrotation-Modelle nicht außer Acht ge- 1. Die dynamische Methode: hierbei wird ein li-
lassen werden. Derartige Entfaltungsmöglich- neares Programm über Zuordnungskoeffizien-
keiten tragen wesentlich zur Mitarbeiterzufrie- ten gelöst. Durch die Berücksichtigung des
denheit bei. Jobrotation bezeichnet den syste- stochastischen und dynamischen Charakters
matischen Aufgaben- oder Arbeitsplatzwechsel dieses Modells werden Anforderungs- und Fä-
innerhalb eines Arbeitssystems. Durch higkeitsprofile in einem Personalinformations-
Jobenlargement oder Jobenrichment, im Rah- system vereinfacht dargestellt.
men der Jobrotation, kann der Arbeitsalltag
noch abwechslungsreicher gestaltet werden. 2. Die heuristische Methode: bei der zweiten
Methode wird versucht über Nebenbedingun-
gen die Summe der möglichen Kollisionen zu
minimieren. Dies führt zu einem quadratischen
Optimierungsproblem, dass durch heuristische
und graphentheoretische Überlegungen gelöst
werden kann.
3. Die Simplex Methode: die Grundlage für Me-
thode III bildet ein simultanes Einsatz- und Aus-
stattungsproblem, welches mit Hilfe der Simp-
lex-Methode gelöst werden kann. Hierbei las-
sen sich besonders leicht kostenmäßige As-
pekte und komplizierte Regelungen berück-
sichtigen.
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Die Zukunft der
Personaleinsatzplanung Quellen:
Unter Anbetracht der unzähligen Anforderun- Ionos: Personaleinsatzplanung (PEP). Zweck, Methoden und Hilfsmit-
tel. 2019. https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/perso-
gen an einen Dienstplan werden bereits seit naleinsatzplanung/ (25.02.2020)
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nung 2020. Oktober 2016.
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zogen. Diese entlasten als integrierte Teilsys- ueber-stand-der-personaleinsatzplanung-bestaetigt-inform-lo-
esungsansatz (25.02.2020)
teme eines Management-Informationssystem Pixabay: https://pixabay.com/de/ (11.02.2020)
die Personaleinsatzplanung und tragen somit Heidenberger, Burkard: Zeitmanagement-
zur optimalen Ressourcenallokation bei. Methoden der Zeitplanung. https://www.zeitblue-
ten.com/news/zeitmanagement-zeitplanung/ (18.02.2020)
Borndörfer, Ralf/ Löbel, Andreas/ Strubbe, Uwe/ Völker, Manfred:
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winnen. Im Zuge der Industrie 4.0 wird es für http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0297-zib-3847 (25.02.2020)
Jarr, Klaus: Probleme, Grundlagen und Methoden der Personalpla-
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das bestmögliche Zusammenspiel von Anfor- tor.eu/bitstream/10419/134581/1/wd_v53_i08_pp431-438.pdf
(25.02.2020)
derungen und Qualifikationen stets zu garan- Venngage: https://infograph.venngage.com/ps/as2WpBp3Cd8/busi-
tieren. ness-report (05.03.2020)
Büker, Christia: Dienstplanung leicht gemacht. Wege zu einer erfolg-
reichen Arbeitsorganisation. 2006.
Um als Unternehmen auch für Arbeitsnehmer https://books.google.at/books?hl=de&lr=&id=PjIaeJriz1AC&oi=fnd&
pg=PA5&dq=dienstplanung+software&ots=QsgmmDbD_P&sig=3eU-
attraktiv zu bleiben, ist es essentiellunterneh- BWZepaeeRvZSTf_Dr0coKpXQ&redir_esc=y#v=onepage&q=dienst-
menseigene Prozesse und Strukturen flexibel planung%20software&f=false (25.02.2020)
und modern zu gestalten. Excel-Tabellen zur
Personaleinsatzplanung werden daher kaum
ausreichen, um allen Anforderungen gerecht
zu werden. Um eine optimale Balance zwischen
Mitarbeiterinteressen, Kosten, Bedarf und
Qualität sicherzustellen braucht es automati-
sche Softwarelösungen zur Planung. Besonders
durch umfangreiche Berücksichtigung diverser
Parameter und Skalierbarkeit der Software
können Wettbewerbsvorteile erzielt werden
und benötigte Flexibilitätspotentiale geschaf-
fen werden.
Quellen:
Sheepblue ist eine innovative online Software Lösung zur automatisierten Erstellung von
Dienstplänen. Diese entsprechen sowohl den Anforderungen Ihres Unternehmens als auch
den Präferenzen Ihrer Mitarbeiter.
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https://www.sheepblue.com/demo/
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