DEAL in der Praxis: Alles was Sie zum DEAL-Vertrag mit Wiley schon immer wissen wollten - Dr. Ralf Schimmer Frühjahrssitzung der Sektion 4 im dbv ...

DEAL in der Praxis:
Alles was Sie zum DEAL-Vertrag mit Wiley
schon immer wissen wollten

Dr. Ralf Schimmer

Frühjahrssitzung der Sektion 4 im dbv
Rostock, 24.05.2019

Themenübersicht

             1. Vertragsrahmen
             2. Teilnahmeprozess
             3. Lesender Zugriff
             4. Open Access Komponenten
             5. Zusammenarbeit mit Wiley
             6. Workshops

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1. Vertragsrahmen

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Zentrale Ausgangsbedingung

    Der DEAL-Vertrag mit Wiley ist ein „All-in-Vertrag“
    (im Gegensatz zur gewohnten konsortialen Praxis des Opt-in)

    In der Konsequenz bedeutet dies, dass die Rechte und Pflichten, die sich aus
    der Publishing-Komponente des Vertrags ergeben, auch unabhängig von einer
    Teilnahme der einzelnen Einrichtungen bedient werden.

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Rolle MPG & MPDL Services GmbH

            100%ige Tochter der Max-Planck-Gesellschaft e.V.
            Gründung im November 2018
            Zweck: Umsetzung und Abwicklung des im Auftrag der Allianz der deutschen
             Wissenschaftsorganisationen verhandelten DEAL-Vertrags mit Wiley
            Geschäftsführer: Dr. Frank Sander (MPDL), Markus Schleier (MPG GV),
            Beirat: Generalsekretäre der Allianz-Organisationen

         Evtl. interessanter Vergleich:
         MPG spielt strukturell die gleiche Rolle wie das CERN bei SCOAP3

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2. Teilnahmeprozess

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Teilnahme am DEAL-Vertrag mit Wiley

     Teilnahmeberechtigt: > 700 akademische & wissenschaftliche Einrichtungen
     Zur Teilnahme ist die Unterzeichnung von zwei Dokumenten erforderlich:
             • Teilnahmeerklärung der Einrichtung zum Wiley Vertrag (regelt Verhältnis
               Einrichtung ↔ MPDL Services GmbH)
             • Anerkennung der Nutzungsbedingungen gegenüber Wiley („Member
               Institution Sign-Up Document“, regelt Verhältnis Einrichtung ↔ Wiley)
     Teilnahmeerklärung fragt die benötigten Daten der Einrichtung ab, inkl. den
      Kontakten für vertragliche & administrative Fragen, Subskriptionskosten 2017
     Versand der Teilnahmeunterlagen per eMail an die Einrichtungsleitungen, mit
      Kopie an Bibliothek (falls bekannt)
     Rücksendung ursprünglich 18. April 2019, Verlängerung auf Basis von
      Rückmeldungen (sowieso nur für Wiley-Bestandskunden relevant)

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Ablaufübersicht

                                     Einrichtung
                             • Prüfung und
                               Unterzeichnung der
                               Unterlagen
                             • Versand an MPDL      • Kontaktaufnahme mit
  • Prüfung & Klärung          Services GmbH          benanntem Kontakt in
    möglicher Rückfragen       (postalisch &          der Einrichtung
  • Teilnahmebestätigung       elektronisch)        • Setup des „Read-
    per Email                                         Access“
  • Weitergabe der                                  • Übernahme Support
    Information an Wiley
  • Rechnungsstellung

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                   MPDL
                  Services

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Die ominöse Zahl 700 (teilnahmeberechtigte Einrichtungen)

     Die Zahl 700 ist eher eine theoretische Größe – gedacht, um auch der
      kleinsten denkbaren Einheit noch Platz unter dem Vertrag einzuräumen.
     Der Vertrag enthält keine Liste der teilnehmenden Einrichtungen, sondern nur
      generische Definitionen (siehe Appendix A)
     Ein faktische Teilnehmerliste wird zwischen MPDL Services und Wiley
      nebenher geführt; dies ist ein permanenter, während der Vertragslaufzeit nie
      abgeschlossener Prozess
     Wenn man sich an den maßgeblichen Einrichtungen orientiert – maßgeblich
      als bisherige Wiley-Kunden, vom Umsatz und vom Publikationsaufkommen –
      dann ist die Zahl eher im Bereich von 200.

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Aktuelle Übersicht Teilnahmeprozess (Stand 20.5.19)

    Angeschrieben: 587
    Irgendwie geantwortet: 309
    Teilnahme bereits bestätigt: 237
    Noch im Prozess: 66
    Absagen: 6

    Von den Unis hat bisher nur Vechta abgesagt.

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Rechnungsstellung

    Maßgebliche Referenz: Subskriptionskosten 2017 (netto)

    2019:    Wert 2017 + 8%
    2020:    Wert 2017 + 10%
    2021:    Wert 2017 + 12,5%

    Nach Bestätigung der Teilnahme werden die Rechnungen 2019 an die
    vertragsführenden Einrichtungen verschickt.

    Die Rechnungen für 2020 werden zum Jahresende hin verschickt, so dass sie
    entweder noch in 2019 oder in 2020 bezahlt werden können.

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3. Lesender Zugriff

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Titelliste

     Aktuell noch bester Referenzpunkt für die Titel im lesenden Zugriff:
      http://media.wiley.com/assets/7309/27/Database_Model_Journal_List.pdf
     Auf dieser Basis verwaltet die BSB eine entsprechende EZB-Instanz

     Ähnlich wie die Teilnehmerliste ist auch die Titelliste ein permanent offener
      Prozess. Hier sind Wiley und MPDL Services GmbH noch in der Findung
     Ziele:
             • Bereitstellung einer abgestimmten und korrigierten Titelliste
             • Bereitstellung der vollständigen Entitlements im KBART-Format

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4. Open Access Komponenten

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OA Gold

     Berechtigung läuft seit 22.01.2019
     Seither zentrale Verwaltung durch die MPDL Services GmbH
     Die 30+ lokalen Account Verwaltungen im Lande wurden in den zentralen
      DEAL-Account überführt; alle lokalen Administratoren wurden informiert.
     Ab 1.7. wird die lokale Administration wieder möglich sein – im Rahmen der
      Einführung eines konsortialen Dashboards für den DEAL-Vertrag
     Alle Daten vor 1.7. werden erst später (Herbst?) in die dezentralen Accounts
      eingespielt – wenn das möglich ist
     Die Rechnungstellung für 2019 erfolgt voraussichtlich in Q1/2020
     Es gilt ein Rabatt von 20%
     Es gibt keine Preisobergrenze von 2.000 €

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OA Hybrid – allgemein

     Starttermin 01.07.2019
     Dazu Einführung eines konsortialen „Dashboard“ (Web-Interface zur
      Verwaltung der OA-Accounts für Gold und Hybrid)

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OA Hybrid – Bestellung lokaler OA Admins

     Sobald eine Einrichtung den Teilnahmeprozess durchlaufen hat, wird der
      Kontakt für administrative Fragen, der in der Teilnahmeerklärung angegeben
      wurde, angeschrieben und um die Rückmeldung eines OA-Kontaktes
      gebeten
     Dies wird wöchentlich wiederholt, da immer mehr Einrichtungen
      hinzukommen
     Die MPDL Services GmbH sammelt die Rückmeldung ein und leitet diese an
      Wiley weiter
     Wiley erstellt die Accounts für die Dashboards und verschickt ab Anfang Juni
      die entsprechenden Zugangskennungen für eine Registrierung und einen
      Link zu einer OA-Administratoren-Einstiegsseite

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OA Hybrid – aktueller Rücklauf lokale OA Admins

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OA Hybrid – Dashboard roll-out

     Dashboard live zum 01.07.2019
     Info- und Schulungsmaterial
             – Schulungsvideo (in dt. Sprache)
             – Landingpage für Account-Administratoren (in dt. Sprache)

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Typische Fragen zum OA Admin-Prozess
     Sind mit dem von der MPDL durchgeführten Verifizierungsprozess
      irgendwelche Kosten verbunden?
      – Kommentar: wir haben die Antwort in den Versand der Kategorien-
          Anschreiben mitaufgenommen, sollte also nicht mehr gefragt werden
     Wenn die Autorenverifizierung abgelehnt wird, werden die Einrichtungen
      dennoch einen Zugriff auf das Dashboard erhalten, bzw. erhalten sie
      regelmäßig Informationen über neue Publikationen?
      – Kommentar: Nein mit Hinweis auf Rechnung, die einen Report enthalten
         wird
     Welche Angaben müssen von OA-Administratoren geprüft werden?
      • Autoren-Affiliation
      • Artikel-Typ (Primary Research Articles, Review Articles)
      • Datum der Annahme des Artikels zur Publikation („Acceptance Date“;
        22.1.19 bei Gold-OA-Artikeln, 1.7.19 bei Hybrid-Artikeln)
      • Kein Preis
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4. Zusammenarbeit mit Wiley

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5. Workshops

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