Die Digitalisierung öffentlicher Einrichtungen durch elektronische Unterschriften - Dominique Scheuer Senior Enterprise Account Executive ...
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Die Digitalisierung öffentlicher
Einrichtungen durch elektronische
Unterschriften
Dominique Scheuer
Senior Enterprise Account Executive –
Öffentlicher Sektor
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Was treibt die Disruption im öffentlichen Sektor an?
Die Kundenerlebnisse im privaten Manuelle, papierbasierte Prozesse Veraltete Technologie ist kostspielig Fehlende Attraktivität für
Sektor erhöhen die Anforderungen und verhindern eine Steigerung der in Stand zu halten und stellt eine Berufseinsteiger durch veraltete
Erwartungen der Bürger Prozessgeschwindigkeit Sicherheitsbedrohungen innerhalb Technologie
und außerhalb der Firewall dar
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Wie reagiert man darauf?
Vereinfachung von bürgernahe Service-orientierter & IT Modernisierung Rekrutierung und Erhaltung einer
Prozesse papierloser Staat modernen und agilen Belegschaft
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Erschlägt Sie die Papierflut?
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Elektronische vs. handschriftliche Unterschriften
Mehr Agilität und Ressourcen- und Herausragende
Effizienz Kostenersparnis Kundenerlebnisse
Ressourcen- und Einhaltung von Bessere Erlebnisse
Zeitersparnis Compliance (intern/extern)
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Prozesse richtig digitalisieren
Adobe Sign ist eine
Cloudbasierte Lösung
für digitale Unterschriften- und
Genehmigungsprozesse.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Adobe Sign ermöglicht…
…rechtsverbindliche und sichere
Signaturen,
die Compliance Richtlinien entsprechen!
…fehlerfreie Workflows für jeden
Anwender zugänglich!
…größtmögliche Flexibilät
durch Mobilität!
…Self-Service Formulare zur Einbindung in
Webseiten oder das Intranet!
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Verschiedene Optionen Adobe Sign zu nutzen
1 3
Browser Integrationen
2 4
Mobile Endgeräte Persönlich
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Adobe Document Cloud – ein vertrauenswürdiges, sicheres Ökosystem
Rechts-
Sicherheit
verbindlichkeit
AES 256 bit Verschlüsselung
At Rest & In Motion
Compliance Auditierbarkeit
READY
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.
Adobe Document Cloud - 8 Weltweite Datenzentren
1. AWS Frankfurt - Disaster backup Dublin
2. Azure Amsterdam – Disaster backup Dublin
3 2
1
Indien (AWS)
USA (AWS)
Japan (AWS)
USA (Azure)
Australien (AWS)
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Rechtliches:
Immer auf der sicheren Seite
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Ein paar Fakten zur Rechtsgültigkeit …
Authentifizierung Abschließende
je nach Anwendungsfall Überprüfung
Bedarfsgerechte Auswahl der Mit eindeutigem Nachweis zur
Authentifizierungsmethode der Unterschrift. Mit einer Ausfertigung
Unterzeichner. des Vertrages für jede Partei.
eIDAS-Verordnung Formfreiheit Absicht und Zustimmung
Die eIDAS-Verordnung stellt Zulassung Vereinbarung der Vertragsparteien Dokumentation der Absicht und
der elektronischen Signatur als über die Form. Zustimmung der Vertragsparteien.
Beweismittel sicher.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Unterschrift auf Papier
Beweisfähigkeit –
Nachvollziehbarkeit
Unterschrift mit Name
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Beweismittel der elektronischen Unterschrift
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Elektronische Unterschrift
Beweisfähigkeit – Prüfbericht
1. Email Initiator
2. IP Adresse
3. Mobilnummer des SMS-Codes
4. Email Unterzeichner
1
5. Datum und Zeitstempel (qualifizierte) Zertifikate
1 2
2
3
3 4 5
4 5
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.eIDAS – Verordnung (EU) Nr. 910/2014
eIDAS ist ein konsistentes rechtliches Regelwerk
für die Anerkennung elektronischer Signaturen
und Identitäten in allen Mitgliedsstaaten der EU.
Die eIDAS-Verordnung stellt Zulassung der
elektronischen Signatur als Beweismittel sicher.
Was ist die eIDAS Verordnung nicht?
Sie definiert nicht die Wirksamkeit von elektronischen
Vereinbarungen. Sie definiert nicht die Verwendung
einer bestimmten Technologie.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Digital vs. Elektronisch:
Was unterscheidet die Signaturformen?
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Digital vs. elektronisch: Was unterscheidet die Signaturformen?
Elektronische Signaturen Digitale Signaturen
Verschiedene Methoden Identitätsnachweis per
zum Identitätsnachweis zertifikatbasierte digitale ID von
+ anerkanntem Zertifizierungsdienst
Abgesicherter Prozess +
mit Prüfprotokoll Zuordnung der Signatur zum
Dokument per Verschlüsselung
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Rechtliche Grundlage für die elektronische Signatur
Verordnung [ electronic IDentification, Authentication and trust Services ]
• Einfache elektronische Signatur
90%
Aller Unterschriftenvorgänge
• Fortgeschrittene elektronische Signatur
erweiterter Nachweis z.B. über fortgeschrittenes
Zertifikat von anerkanntem Zertifizierungsdienst
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Identitätsnachweis per zertifikatsbasierter digitaler ID
von anerkanntem Zertifizierungsdienst
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Prozessübersicht: Elektronische und digitale Unterschrift
Eine Lösung. Mehrere Optionen:
1. Identitätsnachweis per Ein- oder
Multifaktor-Authentifizierung
2. Kennwort- oder PIN-gestütztes Einfügen
der digitalen Signatur
3. Authentizitäts-Bestätigung durch
einen Vertrauensdienst für digitale IDs
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Gesetzgebung und rechtliche Grundlagen
Welche Art von Signatur für Ihre Organisation am besten geeignet ist, richtet sich …
… nach der für Sie geltenden Rechtslage. … nach Ihren Anforderungen.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Cloud Signature Consortium (CSC):
Digitale Zertifikate auf jedem Gerät
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Cloud Signature Consortium (CSC)
• Das Cloud Signature Consortium ist ein Zusammenschluss von akademischen Institutionen
und Unternehmen zur Entwicklung und Umsetzung eines Cloud-basierten Standards für
digitale Unterschriften.
Ortsunabhängiges Keine Einfache Kompakte
Unterschreiben Downloads Zertifikatsverwaltung Implementierung
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Cloud Signature Consortium (CSC)
Vertrauensdienste mit Lösungen für digitale IDs, die 2019 den neuen offenen Standard des CSC erfüllen, sind
u. a. :
• Asseco Data Systems
• Certinomis (Unternehmen der La Poste-Group)
• D-Trust (Unternehmen der Bundesdruckerei)
• GlobalSign
• InfoCert
• Intarsys
• Intesi Group
• Trans Sped
• Universign (früher Cryptolog International)
• etc.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Adobe + Microsoft Partnerschaft
Adobe + Microsoft Partnerschaft
Digitale Transformation mit exzellenten
digitalen Erlebnissen beschleunigen.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Microsoft & Adobe Integrationen
Teams SharePoint Power Automate Outlook Power Apps Azure AD und
Office 365
Admin
OneDrive Dynamics 365 Word PowerPoint Windows
Vernetzte Daten und Vernetzte Experiences mit wenig
Höhere Produktivität
automatisierte Workflows Coding
26 ©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Typischer Workflow (Kaufvertrag)
15 Manuelle Schritte
Vertragsent E-mail Überprüfun Freigabe E-mail Apply Edits & Final Review Freigabe E-mail Umwandlung E-mail
wurf g E-mail zu PDF
Review
E-mail Scannen Redline Überprüfun Drucken
Markup g
E-mail E-mail Freigabe E-mail
Überprüfung
Drucken Unterschrift Scannen E-mail Drucken Unterschrift Scannen CRM System Speicherung E-Mail an
Kaufvertrag Kunden
Vertrieb Vertriebsleiter Rechtsabteilung Kunde
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Neuer Workflow mit Adobe Sign
7 Schritte | 0 Manuelle Schritte
Optional:
Automatisierte
Rechnungsstellung
Vertragsentwur Versand Unterschrift Automatisiertes Automatisierte
f an Kunden Update im CRM Speicherung
System
Überprüfung
Überprüfung Freigabe
Überprüfung
Unterschrift
Vertrieb Vertriebsleiter Rechtsabteilung Kunde
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Exzellente Integration à la „Plug & Play“
Adobe Sign ist Bestandteil der Document Cloud und steht für exzellente PDF- und Dokumentenworkflows
Desktop-Apps PDF-Services
100%
digital Integrationen E-Signaturen
Workflows Mobile Apps
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Adobe Document Cloud unterstützt im öffentlichen Sektor
Bürgerdienste Staatlich Aktivitäten Finanzwesen Gebäudemanagement
• Genehmigungsanträge • Steuererklärungen • Lohnabrechnung • Arbeitsanweisungen
• KFZ Anträge und Prozesse • Eidesstattliche Erklärung • Budget Genehmigung • Leasingverträge
• Bauanträge • Verträge zwischen Dienststellen • Rechnungsbearbeitung • Parkausweisbeantragung
• Formulare für Sozialanträge • Arbeitnehmer-Richtlinien • Reisekostenabrechnung • Antrag Zutrittskontrolle
• Gründungsanträge • Genehmigungen • Reisekostenrückerstattung • Inspektionsformulare
• Interne Genehmigungen • Formulare zur Arbeitssicherheit
Rechtswesen Einkauf Personalwesen IT & Verwaltung
• Vertragsmanagement • RFPs und Leistungskataloge • Neueinstellungen • Verfolgung, Kontrolle und
Dokumentation von IT Assets
• Verschwiegenheitserklärungen • Bestellungen • Vertragsänderung • Autorisierungsformulare
• Policy Management • Rechnungen • Generalunternehmeraufträge • Zugriffsmanagement
• Lieferantenverträge • Bestätigung von Compliance Schulungen • Arbeitsaufträge
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Erfolg:
Referenzen und Kunden
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.„Die Einführungszeit fiel unglaublich kurz aus.
Das ist das Schöne an der Einfachheit von Adobe Sign.“
Andreas Reumann
Gruppenleiter IT, Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH
Mit der Signaturlösung Adobe Sign digitalisiert der
Infrastrukturdienstleister erfolgreich einen großen Teil der
Unterschriftenprozesse, die in dem breit aufgestellten
Unternehmen täglich anfallen.
Success Story:
https://www.adobe.com/content/dam/acom/de/customer-success/pdfs/wvv-success-
story-april-2020.pdf
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Digitalisierung einfach gemacht
Unterschriftenprozesse mit Adobe Sign zu digitalisieren
ist für die IT des städtischen Versorgers WVV ein Leichtes.
Technisch einsatzbereit in nur vier Wochen
Integration in gewohnte Tools
Eine Stunde Webinar genügt für
Konfiguration und Schulung
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Durch unsere starke Partnerschaft mit Adobe transformieren wir die Art und Weise, wie die
Regierung arbeitet, um den Bürgerinnen und Bürgern schnellere und effektivere Dienste
bereitzustellen.
Todd Nacapuy, Chief Information Officer, State of Hawaii
HERAUSFORDERUNGEN LÖSUNGEN
• Reduzierung Druckkosten und des Arbeitsaufwand • Digital verarbeitete 400.000 Dokumente, einschließlich
beim Signieren von Dokumenten Bestätigungen von Gehaltsabrechnungen für 40.000 Personen pro
• Fehlende Mobilität und digitale Ausstattung von Lohnperiode
Arbeitskräften innerhalb der Landesregierung • Mitarbeiter können von einem Laptop, Tablet,
• Beschleunigung von Genehmigungen und oder Mobiltelefon unabhängig vom Standort Dokumente signieren
Bereitstellung neuer Bürgerdienste • Dokumente werden automatisch weitergeleitet und e-Signaturen
• Mitarbeitern die Arbeit durch die internen Prozesse können innerhalb von Stunden im Vergleich zu Wochen eingeholt
mit vielseitigen Lösungen erleichtern werden, was eine schnellere Bereitstellung von Bürgerdiensten
ermöglicht.
• Integration von Adobe Sign mit Microsoft SharePoint und Outlook
und ermöglicht effizientes Erstellen, Senden und Speichern von
Formularen
34 ©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Verbesserung der Bürgerdienste
Spart in zwei Jahren fast 5 Millionen US-Dollar bei Papier-, Druck- und
Arbeitskosten
Die Staatsregierung spart Millionen von
Digitalisierung verbessert die Dokumentensicherheit, Transparenz und
Dollar, reduziert den CO2-Fußabdruck und
erhöht die Zufriedenheit der Bürger mit Rückverfolgbarkeit
papierlosen Initiativen, die interne und Beschleunigt die Bereitstellung neuer Bürgerdienste durch schnellere
externe Prozesse verbessern Genehmigung von Verträgen und Vorschlägen
Optimiert interne Prozesse durch Microsoft-Integrationen, mit denen Mitarbeiter
mit den neuesten Tools für maximale Effizienz arbeiten können
35 ©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.TEI: Geringere Umweltbelastung
Aktuelle Infogtrafik:
https://acrobat.adobe.com/content/dam/doc-cloud/de/pdfs/tei-study/tei-adobe-sign-infographic-de.pdf
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Die wichtigsten Vorteile von Adobe Sign
Auf Standards basierende Erstklassige Maximale
Signaturen Workflows Flexibilität
Umfassende Eine Lösung für Schlüsselfertige Integrationen Überzeugende
Sicherheitsmaßnahmen Organisationen jeder Kundenerlebnisse
Größe
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Warum sich Kunden für Adobe Sign entscheiden
Vertrauen Leichte Handhabung Nahtlose Integration
• 20+ Jahre globale Erfahrung und • Intuitive Abläufe • Von Microsoft bevorzugte Lösung
Marktführerschaft
• Innovative Erlebnisse, bspw. Adobe • Erstklassige Integrationen & APIs
• Überwindung von Barrieren mit Scan, Sensei
cloud-basierten E-Signaturen
Effektive Workflows Höchste Compliance „Plug & Play“
• “End-to-end Digital-Workflows” • Unübertroffene eIDAS compliance • Herausragender Support- &
Implementierungs-Services
• Arbeitsvorlagen per Drag & Drop • Strengste Sicherheitszertifizierungen
kreieren & EU Datenzentren • Maximale Systemverfügbarkeit und
Zuverlässigkeit
*The Total Economic Impact of Adobe Sign, a commissioned study conducted by Forrester Consulting, on behalf of Adobe.
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Mehr dazu:
Links zu weiterführenden Informationen
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Weiterführende Informationen
• https://adobe.com/go/adobesign-de
• http://www.adobe.com/go/digital-signatures-de
• http://www.adobe.com/go/esignature-law-by-country-de
• http://www.adobe.com/go/develop-esignature-policy-de
• https://acrobat.adobe.com/de/de/why-adobe/cloud-signature-partners-program.html
©2020 Adobe. All Rights Reserved. Adobe Confidential.Sie können auch lesen
