Microsoft Teams - Handbuch für das Kollegium - Realschule Boltenheide - Stand: 11.09.20
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Realschule Boltenheide
Microsoft Teams
Handbuch für das Kollegium
Stand: 11.09.20
0. Versionshistorie
11.09.2020 Hinzugefügt:
Besprechung ohne Warteraum planen (6.5)
Verschiebung Kapitel Dateien nach 6.1
03.09.2020 Hinzugefügt:
Überarbeitung der Beispielhierarchie einer Klasse.
Anleitung zur Erstellung eines Kurses, einer Aufgabe
Administrative Informationen zur Setzung von Rechten
Entfällt:
Kapitel 7.4 „Team erstellen“
18.06.2020 Erste Version mit allgemeinen Informationen zur Funktionsweise/Architektur
sowie Anleitung zu wesentlichen Funktionen
1. Allgemeine Information
Dieses Handbuch setzt sich zusammen aus Informationen der Hilfeseiten von Microsoft und
aus eigenen Praxisbeispielen. Es kann/soll ständig je nach Bedarf angepasst und erweitert
werden. Fragen gerne an Hr. Linnerth (E-Mail: linnerth@boltenheide.de).
2. Hintergrund
Im Rahmen der Unterrichtsumstellung auf Lernen auf Distanz durch die Corona Krise soll der
Online-Unterricht zukünftig mit der Software Microsoft Teams erfolgen. Darüber hinaus spielt
dies dem Digitalpakt für Schulen in die Hände. Das vorliegende Dokument soll als
Informationsgrundlage und erste Bedienungsanleitung für den Einsatz in der Realschule
Boltenheide verstanden werden. Der Großteil der Informationen stammt von der Microsoft
Website.
3. Microsoft Teams
Teams ist ein umfangreiches Programm von Microsoft, um Bedürfnisse der Zusammenarbeit
auf Distanz zu erfüllen. Im Gegensatz zu anderer Software werden von Teams wichtige
Datenschutzaspekte erfüllt, sodass die Software von Unternehmen, Behörden und
ausdrücklich von Schulen verwendet wird bzw. dem Einsatz dort dient. Teams besticht
dadurch, dass sowohl Besprechungen von wenigen Personen, als auch Live-Events mit bis
10.000 Teilnehmern veranstaltet werden können.
Wichtige Informationen zur Software sowie die für den Einsatz in der Schule wichtigsten
Funktionen werden im Folgenden erläutert. Darüber hinaus können User bei Fragen auf
Experten der Teams Tech-Community zurückgreifen.
4. Datenschutz
Daten in Teams werden nicht zu Werbezwecken verwendet. Ebenso werden weder die
Aufmerksamkeit, noch die Aktivitäten der Teilnehmer verfolgt. Kundendaten werden nach der
Kündigung oder dem Ablauf ihres Abonnements gelöscht. Unbefugte können nicht auf Daten
zugreifen. Kundinnen und Kunden können jederzeit und aus jedem Grund auf ihre eigenen
Kundendaten zugreifen. Microsoft bietet regelmäßige Transparenzberichte über
den Transparency Hub an, in denen wir detailliert darlegen, wie wir auf Datenanfragen Dritter
reagiert haben. Um globale, nationale, regionale und branchenspezifischer Vorschriften
einzuhalten, unterstützt Teams mehr als 90 regulatorische Standards und Gesetze,
einschließlich HIPAA, DSGVO, FedRAMP, SOC, und Family Educational Rights and Privacy
Act (FERPA) für die Sicherheit von Schülerinnen und Schülern sowie Kindern.
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Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit, die Multi-Faktor-Authentifizierung zu
aktivieren. Diese schützt Benutzernamen und Ihr Kennwort, indem sie eine zweite Form der
Authentifizierung verlangt, um die eigene Identität nachzuweisen. Dieser zweistufige
Verifizierungsprozess ist heute in vielen Verbraucheranwendungen, zum Beispiel auch bei
Online-Banking, weit verbreitet und schützt vor Angriffen, die sich schwache oder gestohlene
Kennwörter zunutze machen.
5. Nutzung von Teams
5.1. Teams E-Mail
Teams wird über den Microsoft E-Mail-Dienst Hotmail verwendet, d.h. jeder User erhält einen
Hotmail-Account. Dieser wird vom Administrator zugewiesen und der Benutzer bzgl. seiner
Anmeldedaten per Mail informiert. In der E-Mail werden der Benutzername (orange) und ein
temporäres Passwort (grün) angegeben.
5.2. Programmstart
MS Teams wird via Klick auf den Programmicon gestartet
Login
Nachdem das Programm geöffnet wurde, erscheint folgender Login-Bildschirm, bei dem der
User die o.g. Daten eingeben muss. Zunächst der Benutzername (orange),
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gefolgt von dem Passwort (grün) eingegeben und dann auf Anmelden geklickt werden (gelb). Im Anschluss muss das Passwort direkt geändert werden, es folgt öffnet sich ein Fenster, um dies vorzunehmen. Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 4
6. Funktionen
Im Folgenden werden für das Lernen auf Distanz relevante Funktionen in Reihenfolge der
Teams Menüleiste vorgestellt.
6.1. Chat
Der Chat kann innerhalb einer Gruppe/Klasse (rot) oder mit einzelnen Teilnehmern (grün)
erfolgen. Die Aktivitäten im Chat werden schriftlich festgehalten (schwarze Pfeile).
Darüber hinaus können Dateien geteilt (orange) und gemeinsame Besprechungsnotizen
(blau) angefertigt werden.
6.2. Teams/Kurse
Diese Funktion bietet eine Übersicht vorhandener Teams/(orange). Hinweis: Ein Team
besteht aus mehreren Mitgliedern, z.B. mit unterschiedlichen Hierarchiestufen, s. Klasse inkl.
Lehrer, Schüler, Schulleitung, Kollegium.
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Ein Fach innerhalb einer Klasse wird als Kurs angelegt. Seitens Microsoft wird ein Kurs auch technisch als „Klasse“ verstanden, d.h. es gibt Lehrer und Schüler/Kursteilnehmer. Innerhalb eines Kurses können Aufgaben erstellt werden. Diese werden im Kursverlauf angezeigt (gelb). Ebenso kann eine Lehrperson Kursmaterial hochladen (rot). Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 6
Innerhalb dieser Funktion werden alle Gruppenbeiträge angezeigt. Dazu zählen Redebeiträge (blau), geplante Besprechungen (orange), geteilte Dateien (lila). Ebenso das Kursnotizbuch (gelb), erteilte Aufgaben (grün) und Noten (schwarz). Übersicht Beiträge: Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 7
Übersicht Dateien:
Das Menü „Dateien“ bietet eine Übersicht aller geteilter Dateien (orange). Ebenso lassen
sich neue Dateien erstellen, hochladen, herunterladen sowie entsprechende Links kopieren
(z.B. um diesen in einer Mail mitzuteilen, statt eine Datei anzuhängen).
6.3. Aufgaben
Aufgaben können innerhalb von Kursen erstellt werden. Nur Benutzer mit „Lehrperson“-
Status in Teams können Aufgaben erstellen. Im oberen Menü befindet sich der Menüpunkt
Aufgaben (dunkelblau). Dort über den Button Erstellen (grün) eine Aufgabe erstellen.
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Die Lehrperson kann bei einer Aufgabe einen Titel (rot), Anweisungen (grün), Punkte (gelb), zugewiesene Schüler (blau) sowie den Fälligkeitszeitpunkt (schwarz) angeben. Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 9
Es ist ebenso möglich, eine Aufgabe allen Schülern (lila) oder nur bestimmten SchülerInnen (orange) zuzuweisen. Wie unter 6.2 erläutert, werden Aufgaben in der Kursübersicht und im Menüpunkt Aufgaben angezeigt, d.h. die Lehrperson und der Schüler/in sehen die Aufgabe. Beispiel Kursüberblick aus der Schülersicht: Beispiel Aufgabenüberblick aus der Schülersicht: Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 10
Wenn der Kursteilnehmer auf die Aufgabe klickt, erhält er dort die genauen Angaben und
kann seine Lösung ebenfalls hochladen (schwarz) sowie per Button abgeben (braun).
6.4. Kalender
Unter der Kalenderfunktion werden in einer Wochenansicht z.B. terminierte Besprechungen
inkl. Gruppenbezeichnung und Ersteller (blau) angezeigt. Darüber hinaus kann eine neue
Besprechung eingetragen werden (rot).
6.5. Besprechung erstellen
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 11Bei einer neuen Besprechung kann der User sämtliche relevanten Informationen angeben wie Titel, Teilnehmer hinzufügen, Start Datum&Uhrzeit, Ende Datum&Uhrzeit sowie einer Erinnerungsfunktion, den Turnus, die Klasse und Informationen zur Besprechung. Mit dem Turnus lässt sich z.B. einstellen, dass ein Kurs wöchentlich stattfindet, anstatt diesen je Woche im Voraus einzutragen. Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 12
Die Schüler sehen den entsprechenden Eintrag in ihrem Kalender und können mit dem
Button „Teilnehmen“ selbiges tun.
6.6. Warteraum deaktivieren
Wie in der realen Welt, sollen die SchülerInnen den Klassenraum betreten können, sobald
die Lehrkraft den Unterricht begonnen hat. In Teams deaktivieren wir daher den
Wartebereich, damit SchülerInnen an der Besprechung teilnehmen können, ohne dass die
Lehrkraft dies bei jedem SchülerIn einzeln zulassen muss.
Nach Einstellung der Optionen Besprechung speichern. Anschließend im Kalender den
entsprechenden Eintrag suchen, mit der rechten Maustaste anklicken und Bearbeiten
wählen.
Schalter bei Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen auf Ja setzen
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 136.7. Besprechung beginnen
Im Chat-Fenster kann ein Gespräch begonnen werden, indem der Nutzer auf das Kamera-
oder das Telefon-Symbol klickt (gelb)
Im Teams-Fenster genügt es, mit der Maus auf das Kürzel des gewünschten Kontakts zu
gehen. Es erscheint ein kleines Fenster mit Kontaktoptionen, darunter auch die Anruffunktion
(gelb).
6.8. Hintergrund einstellen
Teams bietet die Funktion, einen Hintergrund einzustellen, um die Privatsphäre zu schützen.
Dazu auf die drei Punkte in der Funktionsleiste klicken
Und dort „Hintergrund auswählen“ klicken. Es folgen entsprechende Vorschläge, die über
den Button „Übernehmen“ sofort verwendet werden können.
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 146.9. Bildschirm teilen Während eines Telefonats kann mit dem Pfeil-nach-unten-Symbol, rechts neben dem Mikrofon-Symbol der Bildschirm geteilt werden. Es folgt eine Auswahl von offenen Fenstern, die für diese Option zur Auswahl stehen. Wichtig: Falls das gewünschte Fenster nicht zur Auswahl steht, die Teilen-Funktion wieder deaktiviert und erneut aktivieren. Wird der Bildschirm geteilt, kann dies mit Klick auf dasselbe Symbol (statt Pfeil nun x) erfolgen. Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 15
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6.10. Stummschalten
Mit Klick auf das Mikrofon-Symbol kann der User sich selbst stummschalten.
6.11. Hand heben
Teilnehmer können sich in einer Besprechung z.B. mit der Funktion „Hand heben“ melden,
wodurch alle anderen Teilnehmer das Symbol beim meldenden Teilnehmer sehen.
6.1. Dateien
Unter „Dateien“ (gelb) befindet sich eine Liste, mit sämtlichen Dateien aus allen Quellen
(lila), die ausgetauscht wurden (grün).
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 177. Organisation eines Teams
7.1. Rollen
Wir definieren Lehrer, die Kurse erstellen in Teams als ebensolche und definieren die
SchülerInnen als Kursteilnehmer.
Aus Produkt-technischer Sicht sind LehrerInnen Mitglied der Organisation Boltenheide. Sie
können einem Team durch Eingabe des Namens hinzugefügt werden. SchülerInnen sind
Gast der Organisation Boltenheide. Sie können in der gleichnamigen Rolle an einem Kurs
(also Fach) teilnehmen.
7.2. Rollenvergabe durch Admin
Vorab: Die Organisation muss als Bildungseinrichtung definiert sein, s. Screenshot, damit
der Admin den Benutzern entsprechende Bildungslizenzen zuweisen kann.
Der Administrator muss jeder Lehrperson eine Teams Lizenz zuweisen unter Abrechnung –
Lizenzen – Office 365 A1 für Lehrpersonal. Anschließend den entsprechenden User
aussuchen unter sicherstellen, das bei Microsoft Teams ein Haken gesetzt ist. Falls nicht,
Haken setzen und unten via Button speichern.
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 187.3. Kurs erstellen Der Menüpunkt zeigt alle Besprechungsgruppen (z.B. Klassen) des Benutzers an. Ebenso lässt sich dort ein Team in Form eines Kurses, also einer Klasse, erstellen. Nur User mit Status „Lehrperson“ können Kurse erstellen. Dazu im Menü Teams oben rechts Einem Team beitreten oder ein Team erstellen (grün) anklicken. Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 19
Anschließend Team erstellen wählen und danach Kurs (blau) auswählen Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 20
Im nächsten Fenster den Kurs nach folgendem Muster benennen (gelb):
Schuljahr – Klasse n – Fach – Lehrer
Beispiel: 2020/2021 – Klasse 5 – Erdkunde – Muster
Erklärung: Es bietet sich an, die Kurse auf diese Weise zu erstellen, um eventuelle
Komplexitäten im Laufe der Verwendung von Klassen und Fächern zu vermeiden. Darüber
ist ein Kurs auf diese Weise kurzzeitig erstellt und der Überblick bei einer Vielzahl von
Klassen und Fächern wird erleichtert, da alle die gleiche Hierarchiestufe haben. Zudem ist es
auf diese Weise leicht möglich, rückblickend die einzelne Kurshistorie inkl. Hausaufgaben
etc. zu verfolgen.
Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 217.4. Kursteilnehmer hinzufügen Im Anschluss können die Teilnehmer (SchülerInnen) hinzugefügt werden. Diese sind entweder schon Gast der Organisation (orange) oder können eine Einladung per Mail erhalten (schwarz). Der/die Schüler/in erhält eine Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse, dass er einem Kurs hinzugefügt wurde. Posteingang: E-Mail-Absender und Betreff: E-Mail Inhalt: Realschule Boltenheide, Handbuch MS Teams f. Kollegium, 11.09.20 22
8. Schutz vor Cyberbedrohungen
8.1. Verschlüsselung
Microsoft Teams verschlüsselt Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand.
Microsoft verwendet Industriestandardtechnologien wie TLS und SRTP, um alle Daten bei
der Übertragung zwischen den Geräten der Nutzerinnen und Nutzer und den Rechenzentren
sowie zwischen den Rechenzentren zu verschlüsseln. Das beinhaltet u.a. Nachrichten,
Dateien und Besprechungen. Bei Bedarf können Inhalte entschlüsselt werden, um
Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen wie z. B. eDiscovery zu erfüllen.
8.2. Verhinderung von Datenverlusten
Data Loss Prevention verhindert, dass sensible Informationen versehentlich mit anderen
geteilt werden.
8.3 Vertraulichkeitsbeschriftungen
Vertraulichkeitsbeschriftungen ermöglichen es, mit Hilfe von Datenschutz- und
Gasteinstellungen des Teams zu kontrollieren, welche Personen auf ein Team zugreifen
können.
8.3. Advanced Threat Protection
Diese Funktion schützt Nutzerinnen und Nutzer vor bösartiger Software, die in Dateien –
auch in OneDrive oder SharePoint – versteckt sein kann.
8.4. Aufzeichnung von Besprechungen
Wird eine Besprechung aufgezeichnet, werden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer
benachrichtigt, sobald die Aufzeichnung beginnt. Zudem können Teilnehmerinnen und
Teilnehmer, die sich über die Teams App oder den Browser eingewählt haben, direkt auf
unsere Datenschutzerklärung zugreifen. Die Aufzeichnungen sind nur für die
Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Meetings sowie für Personen, die zur Besprechung
eingeladen waren, verfügbar. Die Aufzeichnungen werden in einem kontrollierten Repository
gespeichert, das durch Berechtigungen und Verschlüsselungen geschützt ist.
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Anbei verwendete Quellen inkl. ausführlicher Informationen.
• https://www.microsoft.com/de-de/education/products/teams/default.aspx
• https://edudownloads.azureedge.net/msdownloads/MicrosoftTeamsforEducation_Qui
ckGuide_DE-DE.pdf
• https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-
nutzer/
• https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-it-
fachleute/
• https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/online-meeting-
solutions?market=de
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