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Produktinfo
for d.velop documents
Vertragsmanagement mit Erinnerungsfunktionen
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Die edoc contract app for d.velop documents ist eine Lösung zum Verwalten von Verträgen. Dank der
verschiedenen Erinnerungsfunktionen ist es möglich Termine zu setzen, um relevante Vertragsfristen einhalten zu können. Über die Fälligkeit der Fristen wer-
den die jeweiligen Benutzer automatisch per E-Mail informiert. Eine Übersicht der Erinnerungen kann von jedem berechtigten Benutzer eingesehen werden.
Integrierte Vertragsverwaltung für d.velop documents Automatisierte E-Mail Benachrichtigung
Mit Hilfe der Funktionen des d.velop doc- gelten auch für das Arbeiten mit Dank der automatisierten E-Mail einfach alle relevanten Informationen
uments Systems können Sie die ver- Vertragsakten und Vertragsdokumenten Benachrichtigung behalten Sie stets zu entsprechenden Erinnerungen und
schiedensten Arten von Dokumenten und deren Anhänge. Die Strukturierung den Überblick über die Fristen inner- Verträgen. Dabei wird pro Tag jeweils
verwalten, archivieren und revisionssich- der Akten, beispielsweise Rahmen- und halb der Vertragsverwaltung. Die eine E-Mail versendet, die einen oder
er ablegen. Die Daten werden dabei durch Einzelvertragsakten, kann kundenindivi- Benachrichtigung wird an den für den mehrere Reminder in Listenform
die Erstellung von Akten sowie das Zu- duell konfiguriert werden. Auswahllisten Vertrag zuständigen Mitarbeiter versen- enthalten kann.
ordnen entsprechender Dokumente zum leichteren Füllen eines Feldes (z. B. det. Somit erhält dieser schnell und
strukturiert. Diese grundsätzlichen Vertragsstatus) werden vom jeweiligen
Funktionen von d.velop documents Administrator gepflegt.
Einfache Vertragssteuerung
Reminder für verschiedene Aufgaben Über die Trefferliste des d.3 smart gewählten Vertrag angelegt und
explorer erhalten Sie nach der Auswahl Vertragspartner ausgewählt bzw. ange-
Im Verlauf eines Vertragszyklus ent- und die Garantie, die zusammenfassend eines Vertragsdokuments den Zugriff auf legt. Bezüglich der Reminder stehen
stehen Fristen. Neben der Frist zur “Reminder” genannt werden. Für einen die Vertragssteuerung. In diesem Bereich dem Anwender verschiedene Optionen
Verlängerung oder der Kündigung können Vertrag kann es, je nach Vertragszyklus, werden bestimmte Vertragsdaten zur Verfügung: Aufgabe, Wiedervorlage,
noch weitere Fristen relevant sein, über entsprechend mehrere Reminder bearbeitet, Reminder für den aus- Garantie, Kündigung oder Verlängerung.
die ein Anwender automatisch erinnert geben. Darüber hinaus können auch
werden möchte. Durch die unterschiedli- für Vertragsanhänge Reminder erfasst
chen Fristen resultieren verschiedene werden, sofern dies sachlich gefordert Verwaltung der Zugriffsrechte
Aktionen, darunter die Wiedervorlage, die wird.
Aufgabe, die Verlängerung, die Kündigung Die Vergabe der Rechte kann wahlweise in der Administration von d.velop documents
oder in Ihrem Active Directory erfolgen.
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Abb. 1 – Konfiguration der Vertragssteuerung:
Mit Auswahlmenüs und dem Anhaken der gewünschten Optionen kön-
nen Sie Dokumentarten, Felder und Eigenschaften wählen. Welche
Vertragsarten und Felder angezeigt werden lässt sich individuell
einstellen. Benutzerbezogen kann bei der Sprache zwischen deutsch
und englisch gewählt werden.
Abb. 2 – Ansicht der Vertragssteuerung im d.3 smart explorer:
Die Vertragssteuerung dient dem Erstellen und Verwalten von Frist-
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erinnerungen (Remindern). Die klar und logisch gestaltete Bedienung und
die übersichtliche Darstellung machen es einfach, seine Fristen zu über-
wachen. Beim Erreichen einer Frist, wird die jeweilige Person oder die
Gruppe automatisch per E-Mail benachrichtigt.
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Ihre Vorteile im Überblick
Bearbeitung in der Reminder-Übersicht • Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
• Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden
Reminder sind mit dem jeweiligen beiten. Darüber hinaus kann der Anwender Reminder-Datum
Vertrag direkt verbunden und können mit einem Klick direkt in den dazugehörigen
• Komfortable Reminder-Übersicht und Bearbeitung
mit Hilfe der Reminder-Übersicht sowohl Vertrag springen. Je nach d.velop doc-
nutzerbezogen als auch auf einen uments Berechtigung können Sie • Leichte und intuitive Bedienung
Blick dargestellt werden. Neben der auch weitere Reminder anderer
• Verwaltung in gewohnter d.3 smart explorer oder d.3one Umgebung
Möglichkeit der Sortierung, der Suche, der Nutzer einsehen und bearbeiten. Somit
zeitlichen Einschränkung sowie der können einzelne Unternehmensbereiche • Schnelle Bearbeitung von Verträgen, Vertragsanhängen und Remindern
Anzeige von bereits erledigten Remindern, beispielsweise die für sie relevanten
lassen sich über die Reminder-Übersicht Verträge, Fristen und Reminder gemein- • Übersichtliche integrierte Darstellung neben der Trefferliste
zudem alle Reminder ganz einfach bear- sam verwalten. • Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten
Konfiguration und Anpassung
Vertragsakten von Einzel- oder die Vertragsdokumente fest. Über die
Abb.: Die Reminderübersicht zeigt Rahmenverträgen und Vertrags- Aktenbildung erreichen Sie eine auto-
alle eingetragenen Erinnerungen dokumente sowie deren Anhänge matische Ablage in Ihre Aktenstruktur.
der Verträge benutzerbezogen an. können Sie einfach in der Administration Die jeweiligen Auswahllisten werden
von d.velop documents konfigurieren. nach Ihren individuellen Anforderungen
Hier legen Sie neben den Dokument- befüllt.
und Aktenarten auch die Felder für
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Wer wir sind
Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen.
Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab.
Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter.
Was unsere Kunden und Partner erwarten können
Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden
von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die
auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert.
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Stand: März 2022 | © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.Sie können auch lesen
