INFORMATIONEN UND TIPPS - zur Anbindung von ZGR-online an das Bürger- und Geschäftskundenportal - Zoll
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INFORMATIONEN UND TIPPS
zur Anbindung von ZGR-online an das Bürger- und
Geschäftskundenportal
Herausgegeben von der Generalzolldirektion – Zentralstelle Gewerblicher Rechtsschutz
Stand Mai 2021
Rechtliche Grundlagen
Erfordernisse aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG)
Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“
(OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022
auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Das bedeutet, dass auch
Verwaltungsleistungen des Zolls in vollem Umfang zentral über ein
Verwaltungsportal erreichbar sein müssen. Das Verwaltungsportal des Zolls ist das
Bürger- und Geschäftskundenportal (BuG-Portal).
Elektronische Kommunikation im Sinne der Abgabenordnung (AO)
Verwaltungsverfahren in steuerlichen Angelegenheiten unterliegen den Regelungen
der AO. Im Zusammenhang mit der (elektronischen) Kommunikation zwischen den
Verfahrensbeteiligten gilt § 87a AO. Danach ist für die (voll-)elektronische
Kommunikation zwischen der Finanzbehörde und den Verfahrensbeteiligten ein
sicheres Verfahren zu verwenden, das die Beteiligten eindeutig identifiziert und
authentifiziert. Die Vertraulichkeit und Integrität von elektronisch zur Verfügung
gestellten Dokumenten bzw. Verwaltungsakten wird gewährleistet.
In der Zollverwaltung gilt als sicheres Identifizierung- und Authentisierungsmittel z.B.
für Unternehmen ausschließlich das „ELSTER-Zertifikat“.
-1-
Was bedeutet das für die Nutzung von ZGR-online?
Das Fachverfahrens ZGR-online wird in 2021 an das BuG-Portal der
Bundeszollverwaltung angeschlossen. Nähere Informationen zum BuG-Portal
finden Sie auch unter https://zoll-portal.de.
Das System ZGR-online, und damit die Abwicklung des Grenzbeschlagnahme-
verfahrens, ist eine Verwaltungsleistung der Bundeszollverwaltung. Der Zugang zu
diesem Fachverfahren erfolgt künftig unter Berücksichtigung der Erfordernisse des
OZG ausschließlich über das BuG-Portal.
Beim Grenzbeschlagnahmeverfahren handelt es sich um ein steuerliches Verfahren im
Sinne der AO, für das die Bedingungen des § 87a AO gelten. Um das steuerliche
Verfahren ZGR-online nutzen zu können, müssen Unternehmen zur Identifizierung und
Authentifizierung am BuG-Portal das ELSTER-Zertifikat verwenden. Damit wird
sichergestellt, dass Sie weiterhin Ihre Anträge für das Grenzbeschlagnahmeverfahren
im System ZGR-online stellen und betreuen können.
Achtung: Die Ihnen bekannte Anmeldung mittels Benutzername und
Passwort ist künftig nicht mehr ausreichend.
Für den Zugang zu ZGR-online müssen Sie selbst ein ELSTER-Zertifikat
besitzen oder sich durch eine Person vertreten lassen, die über ein
ELSTER-Zertifikat verfügt.
-2-
Wie komme ich künftig an meinen ZGR-online Account?
Kontenstruktur im BuG–Portal; Definitionen
ZGR-online ist künftig über das BuG-Portal über das Geschäftskundenkonto und den
dort eingebundenen Benutzerkonten abrufbar.
Ein Geschäftskundenkonto
- ist für die Nutzung von ZGR-online zwingend erforderlich;
- ist z.B. für eine Firma oder eine Kanzlei anzulegen.
Einem Geschäftskundenkonto
- können mehrere (Haupt-)Benutzerkonten zugeordnet werden.
Ein Hauptbenutzerkonto
- bei dem ersten Benutzerkonto, welches im Zuge der Registrierung eines
Geschäftskundenkontos angelegt wird, handelt es sich um ein
Hauptbenutzerkonto;
- benötigt ein ELSTER-Organisationszertifikat, das auf das Unternehmen des
registrierten Geschäftskundenkontos ausgestellt ist
- erhält automatisch Zugriff auf alle Verwaltungsleistungen im Bürger- und
Geschäftskundenportal;
- kann Daten zum Unternehmen ändern;
- kann weitere Benutzerkonten zum Geschäftskundenkonto hinzufügen und
Zugriffsrechte der einzelnen Benutzerkonten bestimmen bzw.
Hauptbenutzerrechte vergeben.
Ein Benutzerkonto
- wird von einem Hauptbenutzer in das Geschäftskundenkonto eingebunden;
- ist einem individuellen Antragsaccount in ZGR-online zugewiesen;
- benötigt Zugriffsrechte, die von einem Hauptbenutzer zugewiesen werden;
- benötigt ein ELSTER-Organisationszertifikat, das auf das Unternehmen des
registrierten Geschäftskundenkontos ausgestellt ist.
-3-
Achtung: Jeder (Haupt-) Benutzer benötigt sein eigenes ELSTER-
Organisationszertifikat, das auf das Unternehmen des registrierten
Geschäftskundenkontos ausgestellt ist. D.h. jeder Benutzer muss die
Registrierung auf www.elster.de auf Grundlage der Unternehmen-
Steuernummer durchführen.
Benutzerdatenimport
Für den Benutzerdatenimport erhalten Bestandskonteninhaber in ZGR-online eine E-
Mail in der sich ein Aktivierungs-Link befindet. Hierfür wird die in den Stammdaten Ihres
ZGR-online Accounts hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet. Mit der Betätigung des
Ihnen übersandten Aktivierungs-Links werden Sie an das BuG-Portal weitergeleitet
und starten eine Registrierung. Hierbei ist bereits das ELSTER-Organisationszertifikat
zu nutzen. Bitte überprüfen Sie die übernommenen Daten auf Richtigkeit,
Vollständigkeit und Aktualität.
Nachdem das Benutzerkonto im Geschäftskundenkonto angelegt bzw. verknüpft
wurde, erhalten Sie einen vollumfänglichen Zugang zu ZGR-online und können Ihre
bestehenden Anträge einsehen.
Achtung: Mit dem Anschluss an das BuG-Portal erfolgt nur ein
Transfer der Benutzerdaten eines Kontoinhabers. Die Daten zu den
Anträgen selbst bleiben unberührt.
-4-Wie ist die Bearbeitung von Anträgen in der Folge möglich?
Für die Bearbeitung von Anträgen ist in einem ersten Schritt die Einrichtung eines
Geschäftskundekontos (Option „Neues Geschäftskundenkonto“) unter Nutzung des
ELSTER-Organisationszertifikat erforderlich.
Die weiteren Nutzer wählen im Registrierungsprozess des Bürger- und
Geschäftskundenportals die Option „Ein Benutzerkonto für ein bereits existierendes
Geschäftskundenkonto“ aus, um Ihr Benutzerkonto anzulegen. Hierbei ist zu beachten,
dass auch jedes Benutzerkonto ein ELSTER-Organisationszertifikat benötigt.
Der Hauptbenutzer hat dann die Möglichkeit diese Benutzerkonten für die Bearbeitung
von Anträgen dem Geschäftskundenkonto zuzuordnen (Menüpunkt
„Benutzerverwaltung“).
Nähere Informationen zur Weitergabe des ELSTER-Organisationszertifikats finden Sie
hier:
https://www.ELSTER.de/eportal/helpGlobal?themaGlobal=help_datasecurity#c1629
Empfehlungen für die nächsten Schritte.
Wenn Sie sich in der Vergangenheit unterschiedliche Accounts erstellt haben (z.B.
Passwort vergessen, Mehrfachregistrierung), aber nur noch einen aktiv nutzen,
deaktivieren Sie nicht mehr benötigte Accounts wenn möglich.
Auch bei Sammelemailadressen sind für die Vorbereitung des Benutzerdatenimports
besondere Schritte notwendig. Wurden für eine Sammelemailadresse (z.B.
info@firma.de) mehrere Benutzerkonten in ZGR-online angelegt, so erhält jedes
Benutzerkonto einen Aktivierungs-Link, der an diese eine Sammelemailadresse
versandt wird. Hierbei kann es zu Problemen bei der Zuordnung auf die individuellen
Antragsdatensätze kommen. Um diese Fälle zu vermeiden, ist es zwingend
erforderlich, dass Sie umgehend die in den Stammdaten hinterlegte
Sammelemailadresse durch eine individuelle (Unternehmens-)E-Mailadresse ersetzen
(z.B. Max.Mustermann@unternehmen.de).
Überlegen Sie sich, wie viele Nutzer Ihres Unternehmens/Kanzlei ein Benutzerkonto
benötigen.
Besorgen Sie sich im Vorfeld eine entsprechende Anzahl von ELSTER-
Organisationszertifikaten.
-5-Die Einrichtung des Geschäftskundenkontos bzw. der Benutzerkonten sollten Sie erst
nach Erhalt der E-Mail vom BuG-Portal durch Betätigen des Aktivierung-Links
vornehmen. Diese E-Mail wird Ihnen zu gegebener Zeit zugehen.
Vorteile der Nutzung von ZGR-online über das BuG-Portal:
Mit der Registrierung am BuG-Portal und der Nutzung des ELSTER-
Organisationszertifikats ist eine Übermittlung von unterzeichneten Antragsformularen
auf dem Postweg und der E-Mailversand einer pdf-Datei nicht mehr notwendig.
In einer weiteren Ausbaustufe werden Ihnen dann auch Entscheidungen der ZGR
sowie Mitteilungen der Zolldienststellen über Anhaltungen über das BuG-Portal
elektronisch zur Verfügung gestellt.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung können in künftigen Entwicklungsstufen
sämtliche Informationen zum Aufgriff (z.B. auch Fotos zur aufgegriffenen Ware) über
das BuG-Portal elektronisch abgerufen werden.
-6-FAQ – kurz und knapp
Geschäftskundenkonto „ELSTER-Zertifikat“ Ja
erforderlich?
Einrichtung vor Anschluss Ja
im Juni 2021 möglich?
Können mehrere Nein
Geschäftskundenkonten
pro Unternehmen/Kanzlei
angelegt werden?
Können mehrere Ja
Benutzerkonten in ein
Geschäftskundenkonto
eingebunden werden?
Können mehrere „ELSTER- Ja
Organisationszertifikate“
angefordert werden
Benutzerkonto „ELSTER-Zertifikat“ Ja
erforderlich?
Benutzerkonten benötigen
jeweils ein „ELSTER-
Organisationszertifikat“
Können für ein Nein.
Benutzerkonto mehrere
„ELSTER-
Organisationszertifikate“
angefordert werden?
Kann ZGR-online im vollem Ja
und bekannten Umfang
genutzt werden?
-7-Ansprechpartner beim Service Desk Zoll
Weitergehende Fragen zur Registrierung im BuG-Portal stehen die
Mitarbeiter*innen des Service Desk Zoll zur Verfügung.
Telefon: 0800 8007-5452
oder
+49 351 44834-555 (für Anrufe aus dem Ausland)
E-Mail: servicedesk@zoll.bund.de
Ansprechpartner bei der ZGR
Weitergehende Fragen zur künftigen Nutzung des System ZGR-online
können Sie sehr gerne an die nachfolgenden Ansprechpersonen
richten:
Herr Klaus Hoffmeister Herr Sebastian Pich
Klaus.Hoffmeister@zoll.bund.de Sebastian.Pich@zoll.bund.de
089/5995-2313 0228/303-61037
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