Einführung ROS im Strafvoll-zugskonkordat Nordwest- und Innerschweiz - Projekthandbuch: Stand: 26.10.2016 - Strafvollzugskonkordat
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Projekthandbuch: Stand: 26.10.2016 Einführung ROS im Strafvoll- zugskonkordat Nordwest- und Innerschweiz
Seite - 2 - Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 3 2 Auftrag 3 2.1 Projektziele .............................................................................................................. 3 2.2 Rahmenbedingungen und Grundlagen..................................................................... 3 2.3 Mittelbedarf / Projektunterstützung ........................................................................... 3 3 Organisation 4 3.1 Organigramm ........................................................................................................... 4 3.2 Aufgaben und Verantwortlichkeiten .......................................................................... 5 4 Planung 6 4.1 Phase 0 .................................................................................................................... 6 4.2 Phase 1 .................................................................................................................... 6 4.3 Phase 2 .................................................................................................................... 6 4.4 Phase 3 .................................................................................................................... 6 4.5 Phase 4 .................................................................................................................... 6 4.6 Phase 5 .................................................................................................................... 6 4.7 Phase 6 .................................................................................................................... 7 4.8 Übersicht Zeitplan .................................................................................................... 7 5 Dokumentation / Kommunikation 7 6 Änderungsmanagement 8
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1 Einleitung
Die Konkordatskonferenz des Strafvollzugskonkordats Nordwest- und Innerschweiz hat mit
Beschluss vom 22. April 2016 entschieden, das Prozessmodell ROS in den Kantonen des
Konkordats ab 1. Januar 2018 einzuführen. Der Konkordatssekretär wurde beauftragt, der
Herbstkonferenz 2016 die notwendigen Anpassungen der Konkordatsvorschriften sowie den
definitiven Zeitplan für die Einführung von ROS zur Beschlussfassung vorzulegen.
Das vorliegende Handbuch regelt die Projektorganisation (gemeinsame Vorgaben, Rahmen-
bedingungen, Grundlagen, Projektaufträge etc.) auf Stufe Konkordat.
2 Auftrag
2.1 Projektziele
Das Ziel besteht in der Leistung der Planungsarbeiten zur flächendeckenden Einführung von
ROS im Strafvollzugskonkordat der Nordwest- und Innerschweiz in enger Zusammenarbeit
mit allen beteiligten Kantonen und der AFA Bern sowie in Koordination mit dem Strafvoll-
zugskonkordat der Ostschweiz. Diese Arbeiten umfassen insbesondere:
- Leisten von Aufklärungs- und Informationsarbeit für die kantonalen Projektleitenden ROS
(Initialworkshop).
- Vermitteln von Know-How an die Kader der kantonalen Vollzugsbehörden und Institutio-
nen (Kaderanlass).
- Koordination der ROS-Net-Schulungen (in Zusammenarbeit mit dem JUV ZH) sowie der
Grundlagenschulung Risikoorientierter Sanktionenvollzug (in Zusammenarbeit mit dem
SAZ) für die Mitarbeitenden der kantonalen Behörden (Vollzugsbehörden1 und Institutio-
nen) sowie für die Mitarbeitenden der anerkannten Arbeitsexternatheime im Strafvollzug.
- Koordination der Etappierung der Einführung von ROS in den 10 Kantonen (unter Einbe-
zug der Webapplikation ROSnet.
- Definition der Schnittstellen und Prozesse zur AFA / Sicherstellung eines koordinierten
Vorgehens
- Aufbau des konkordatlichen ROS-Qualitätszirkels und Kontrolle über die Einhaltung der
ROS-Minimalstandards in den ROS-Kantonen.
- Gewährleistung eines regelmässigen Informationsaustausches und Wissensstandab-
gleichs.
- Verbindung zum JUV ZH und zur Arbeitsgruppe ROS-Qualitätszirkel des Ostschweizer
Konkordats.
2.2 Rahmenbedingungen und Grundlagen
Für das Projekt gelten folgende Rahmenbedingungen und Grundlagen
- Bericht der Arbeitsgruppe ROS zuhanden der Konkordatskonferenz vom 22. April 2016
- Beschluss Konkordatskonferenz vom 22. April 2016
- Rahmenvereinbarung zwischen dem Strafvollzugskonkordat Nordwest- und Innerschweiz
und dem JUV ZH betreffend den Erwerb der Nutzungsrechte für die webbasierte Daten-
bank ROSnet und die Übernahme der ROS-Prozesse sowie ROS-Standards
- Konzept AFA des Amts für Freiheitsentzug und Betreuung Bern
- Richtlinie ROS des Strafvollzugskonkordats Nordwest- und Innerschweiz
2.3 Mittelbedarf / Projektunterstützung
In diesem Projektantrag werden nur die Kosten für die Unterstützung der Projektleitung und
weitere externe Unterstützung beantragt. Grundsätzlich gilt, dass alle Arbeitsleistungen und
Spesen der Projektmitarbeitenden nicht über das Projekt abgerechnet werden. Ausgaben
müssen vom Lenkungsausschuss bewilligt werden.
Das Projektbudget wurde auf CHF 10‘000.- festgelegt.
1 Vollzugsbehörde meint gleichzeitig Einweisungsbehörden und Bewährungsdienste.Seite - 4 -
3 Organisation
3.1 Organigramm
Konkordatssekretäre OSK & NWI-CH Steuerung
Präsidenten KLJVA OSK & NWI-CH Projekt gesamthaft, organisationsübergreifend steuern
QS-Verantwortliche ROSOSK & NWI-CH
Interkonkordatliche ROS-Koordination
Sicherstellung bezgl. Erreichung der Programmziele
AKP-Mitglieder Konkordatskonferenz
Lenkungsausschuss Auftraggeber
Direktion SAZ
ROS-Aus & Weiterbildung
M. Meili
Führung
Leitung AFA, AJV BE M. Meili Externe Projektgrundlagen erarbeiten
D. Treuthardt, BVD ZH Projektleitung Fachberatung Projekt und Mitarbeitende führen
Projektteam
Projekt abschliessen
D. Torriani-Schärer
Projektkoordination & -assistenz
Teilprojekt 1 Teilprojekt 2
Konkordat AFA
L. Polgar F. Amend W. Wicki S. Hotz A. Gigon D. Joller
ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher Vertreter FKI Vertreter FKB Leitung AFA AJV BE
Kanton BE Kanton UR Kanton OW Kanton ZG
Arbeitspaket 1.0 Arbeitspaket 4.0 Arbeitspaket 7.0 Arbeitspaket 10.0 Arbeitspaket 11.0 Arbeitspaket 14.0 Arbeitspaket AFA
S. Uhlmann M. Hafner L. Rampa B. Suter vakant
ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher Vertreter FKE Vertreter IGA+
Kanton BS Kanton AG Kanton SO
Arbeitspaket 2.0 Arbeitspaket 5.0 Arbeitspaket 8.0 Arbeitspaket 12.0 Arbeitspaket 15.0
vakant B. Suter H. Vogel vakant D. Lehner
ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher ROS-Verantwortlicher Vertreter Forensik Vertreter KoFako
Kanton BL Kanton SZ Kanton NW
Arbeitspaket 3.0 Arbeitspaket 6.0 Arbeitspaket 9.0 Arbeitspaket 13.0 Arbeitspaket 16.0
Ausführung
Projektergebnisse erarbeiten
Qualitätssichernde Massnahmen durchführenSeite - 5 -
3.2 Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Steuerung
Organisationseinheit Rollendefinition (gemäss Minimalanforderungen Projektmanagement in der kantonalen Verwaltung)
- Freigabe Projekthandbuch
- Festlegung des Leistungsumfanges des Projekts und Definition von Zielsetzungen und Rahmenbedingungen
Auftraggeber - Bereitstellung der notwendigen finanziellen Mittel
- Bestimmung Vertreter Lenkungsausschuss
- Erstellen Projekthandbuch
- Genehmigung von Änderungen des Projekthandbuches
- Berät den Auftraggeber sowie die Projektleitung hinsichtlich Umsetzung, Vorgehen und Entscheidungen
Lenkungsausschuss - Freigabe Finanzen gemäss bewilligten Budgets des Auftraggebers
- Prüfung und Freigabe der jeweiligen Ergebnisse in den Projektphasen
- Projektcontrolling
- Sicherstellung Koordination mit SAZ (Festlegung Formate und Bildungsinhalte) und interkonkordatliche ROS-Koordination
Führung
Organisationseinheit Rollendefinition (gemäss Minimalanforderungen Projektmanagement in der kantonalen Verwaltung)
- Planung des Projekts und Erstellung eines Detailkonzepts zur Koordination / Vorbereitung der Einführung von ROS
- Verantwortung für die korrekte Durchführung des Projekts (Planung, Kontrolle, Führung, Überwachung) und für die effiziente Entscheidungsfindung
- Sicherstellung der Zielerreichung und der effizienten Projektabwicklung
Projektleitung /Projektteam - Kommunikation nach innen und nach aussen gemäss Kommunikationskonzept
- Planung, Koordination und Leitung der periodischen Sitzungen des Projektleitungs-Teams
- Koordination Vorgehen mit Teilprojekt AFA
- Steht der Projektleitung für administrative Arbeiten im Zusammenhang mit dem Projekt zur Verfügung (Terminvereinbarungen, Einladungen, Protokolle,
Reservationen, Präsentationen, Ablagen etc.).
Projektkoordination und -assistenz - Erstellt Dokumentationen und weitere Anleitungen etc.
- Stellt sicher, dass die konkordatlichen Grundlagen (Reglemente, Weisungen, Verordnungen) entsprechend den aus den Projekten resultierenden Verände-
rungen angepasst werden.
- Aufbau und Inbetriebnahme AFA gem. Konzept und Projektauftrag BVD BE / abgestimmt auf den Zeitplan ROS-Einführungsprojekt
Teilprojektleitung AFA - Sicherstellung Einhaltung Standards gem. den Vorgaben AFA ZH
- Einsitznahme in Arbeitsgruppe QS-Sicherung / Übernahme deren Leitung ab 1. Januar 2019.
Ausführung
Organisationseinheit Rollendefinition (gemäss Minimalanforderungen Projektmanagement in der kantonalen Verwaltung)
- Verantwortung Umsetzung ROS im Kanton
ROS-Verantwortliche(r) Kantone - Sicherstellung Einhaltung Minimalstandards
- Einsitznahme in Arbeitsgruppe QS-Sicherung
- Bindeglied zwischen Projektorganisation und Fachkonferenzen und Forensik
Vertreter Fachkonferenzen/Forensik - Sicherstellung Informationsfluss in beide Richtungen
- Fachliche Inputs
Auf Antrag des Projektleiters kann der Projektausschuss die Aufgaben und Verantwortlichkeiten anpassen und/oder ergänzen.Seite - 6 -
4 Planung
4.1 Phase 0
- Erstellen Projekthandbuch
o Definition Projektauftrag / Projektorganisation
o Zeit- und Vorgehensplan
- Erarbeitung Kommunikationskonzept
- Klärung Projektunterstützung (Umfang, Budget, etc.)
- Vorstellen Projekt an KLJV NWI-CH (ausserordentliche Sitzung)
- Bestimmung PL der Kantone sowie Vertretungen der Fachkonferenzen
- Erarbeitung und Verabschiedung Richtlinie ROS
- Antrag auf Genehmigung des Projekthandbuches, der Richtlinien ROS sowie des Projektbudgets ROS.
4.2 Phase 1
- Definition Anforderungskatalog Kantone (was müssen die Kantone vorsehen)
- Detailkonzept Einführung
- Anpassung weiterer Richtlinien
- Festlegung Etappierung Einführung ROS in den 10 Konkordatskantonen (1. Januar 2018; 1. September 2018)
- Klärung Schulungsbedarf der Kantone
4.3 Phase 2
- Kaderschulung Kantone
- Workshop Projektleiter Kantone in Zusammenarbeit mit SAZ (Organisation) und allenfalls unter evtl. Beizug externer Unterstützung (z.B. Social-Design)
- Auswahl Leitung AFA und Beginn Aufbau AFA im AJV BE
4.4 Phase 3
- Beginn Schulung MA Kantone zum Thema Risikoorientierung
- Definition Schnittstellen zu AFA
- Start operative Tätigkeit AFA / Wechsel LU-Fälle zu AFA BE
- Konzept ROS-Qualitätszirkel
4.5 Phase 4
- Einführung ROS Kantone 1. Etappe
- Schulung MA Kantone ROS-Net (zeitnah zur Einführung)
4.6 Phase 5
- Einführung ROS Kantone 2. Etappe
- Schulung MA Kantone ROS-Net (zeitnah zur Einführung)Seite - 7 -
4.7 Phase 6
- Supportphase
- Installation Qualitätssicherung
- Projektevaluation und Abschluss
4.8 Übersicht Zeitplan
Projektphasen 2016 2017 2018 2019
5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Phase 0
Phase 1
Phase 2
Phase 3
Phase 4
Phase 5
Phase 6
5 Dokumentation / Kommunikation
Das Projekthandbuch wird durch den Auftraggeber freigegeben. Für die Pflege bzw. Aktualisierung der Dokumente ist die Projektleitung verantwortlich.
Bezüglich Kommunikation gilt der Grundsatz, dass immer zeitgerecht, direkt und transparent informiert wird.
Zielgruppe (WER) Inhalte (WAS) Kommunikationskanäle (WIE) Verantwortlich (WER) Termine (WANN)
Mitarbeitende Kantone - Ziele - Mail Kantonale PL Laufend
- Status - Mündlich
- Zielerreichung
Mitarbeitende - Ziele - Vorstandsmitglied IGA+ Laufend
- Status
anerkannte AEX - Heime - Zielerreichung
Lenkungsausschuss - Projektstatus - Mündlich PL Sitzungen Len-
- Änderungsanträge kungsausschuss
- Probleme / Risiken
Konkordatskonferenz - Status - Mündlich Leiter Lenkungsausschuss 2 x jährlich im Rah-
- Schriftlich men Konkordatskon-
ferenz
Externe / Medien - Projektinhalt - Persönliche Information bei Medienanfragen Leiter Lenkungsausschuss Bei Anfragen
- Auswirkungen
- Zeithorizont
Sekretärenkonferenz - Ziele - mündlich Konkordatssekretär Ordentliche Sitzun-
- Status gen
- ZielerreichungSeite - 8 - 6 Änderungsmanagement Aus Sicht der Projektleitung ist das Änderungsmanagement eines der wesentlichen Handlungsfelder. Im Laufe eines Projektes kann je nach Innovations- grad des Projektes und Erfahrung der Beteiligten eine Vielzahl von Änderungen notwendig werden. Um diese Änderungen übersichtlich zu steuern, werden sie in der Änderungsliste dokumentiert und gesteuert. Grundsätzliche Verantwortung für das Änderungsmanagement trägt die Projektleitung. Sie muss da- für Sorge tragen, dass die definierten Prozesse eingehalten werden. Die Anträge können durch alle Mitglieder des Projekts erfolgen.
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