EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG AM 24. JUNI 2021
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EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG AM 24. JUNI 2021 easy-software.com
Konzerndaten (IFRS) auf einen Blick
EASY SOFTWARE AG
31.12.2020 31.12.2019 Mülheim an der Ruhr
TEUR TEUR
Umsatzerlöse 49.241 50.586 ISIN DE000A2YN991
WKN A2YN99
Ergebnis vor Zinsen und
6.745 4.246
Abschreibungen
Konzernergebnis -2.911 2.021
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
davon den Anteilseignern
der EASY SOFTWARE AG -2.879 2.024
zuzurechnen
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur
ordentlichen Hauptversammlung
Ergebnis je Aktie in EUR -0,45 0,32
Mitarbeiter im am
364 365
Jahresdurchschnitt
Donnerstag, 24. Juni 2021, um 14:00 Uhr (MESZ)
31.12.2020 31.12.2019 ein.
TEUR TEUR
Bilanzsumme 45.946 51.530
Eigenkapital 25.615 28.736
Eigenkapitalquote 56% 56% Die diesjährige ordentliche Hauptversammlung wird
ohne physische Präsenz ihrer Aktionäre oder Bevoll-
mächtigten als virtuelle Hauptversammlung durch-
geführt.
Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes:
Geschäftsräume der Gesellschaft,
Am Hauptbahnhof 4, 45468 Mülheim an der Ruhr.
2 3I. TAGESORDNUNG fassung der Hauptversammlung zur Feststellung
des Jahresabschlusses oder zur Billigung des
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es
des gebilligten Konzernabschlusses mit dem zu- deshalb nicht.
sammengefassten Lagebericht der EASY SOFT-
WARE AG und des EASY-Konzerns für das Ge-
schäftsjahr 2020 einschließlich des erläuternden 2. Beschlussfassung über die Verwendung des
Berichts zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020
Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats
Der Jahresabschluss der EASY Software AG für
Diese Unterlagen sind auf der Internetseite der das Geschäftsjahr 2020 weist einen Bilanzgewinn
EASY SOFTWARE AG unter in Höhe von EUR 9.057.320,39 aus. Um der Gesell-
schaft angesichts der Unwägbarkeiten der wirt-
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/in- schaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
vestor-relations/hauptversammlungen/ Handlungsoptionen offen zu halten und die erwarte-
te Umsatz- und Ergebnisdelle im Zusammenhang
ab dem Tag der Einberufung der Hauptversamm- mit dem notwendigen Geschäftsmodellwandel vom
lung zugänglich. Sie werden auch während der Lizenzverkauf zur Software-Miete zu finanzieren,
Hauptversammlung auf der Internetseite der Ge- halten Vorstand und Aufsichtsrat derzeit eine Ge-
sellschaft zugänglich sein. winneinbehaltung für geboten.
Auf der Internetseite der Gesellschaft kann zu- Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jah-
dem einige Tage vor der Hauptversammlung am resabschluss für das Geschäftsjahr 2020 ausgewie-
24. Juni 2021, spätestens jedoch mit Ablauf des senen Bilanzgewinn der EASY Software AG in Höhe
21. Juni 2021, die Präsentation des Vorstands zum von EUR 9.057.320,39 in voller Höhe in die anderen
Geschäftsbericht der EASY SOFTWARE AG für das Gewinnrücklagen einzustellen.
Geschäftsjahr 2020 eingesehen werden.
Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mit-
für das Geschäftsjahr 2020 ist vom Aufsichtsrat glieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019
am 21. April 2021 gemäß § 172 Satz 1 Aktienge- und für das Geschäftsjahr 2020
setz (AktG) gebilligt worden; der Jahresabschluss
ist damit festgestellt. Zugleich hat der Aufsichtsrat Neben der Entscheidung über die Entlastung für
den Konzernabschluss gebilligt. Einer Beschluss- das Geschäftsjahr 2020 ist auch über die Entlastung
für das Geschäftsjahr 2019 Beschluss zu fassen,
4 5nachdem die ordentliche Hauptversammlung vom 4.1 Oliver Krautscheid (Mitglied des Aufsichtsrats
20. August 2020 die Entscheidung über die Entlas- bis zum 10. Februar 2020),
tung von Herrn Weißhaar als dem einzigen in 2019
amtierenden Vorstandsmitglied bis zur nächsten 4.2 Stefan ten Doornkaat (Mitglied des Aufsichts-
ordentlichen Hauptversammlung vertagt hatte. rats bis zum 23. Dezember 2020),
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu be- 4.3
Armin Steiner (Mitglied des Aufsichtsrats bis
schließen: zum 23. Dezember 2020),
3.1 Dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Vor- 4.4 Serkan Katilmis (Mitglied des Aufsichtsrats vom
standsmitglied Dieter Weißhaar wird für das 17. März 2020 bis zum 23. Dezember 2020) ,
Geschäftsjahr 2019 Entlastung erteilt.
4.5 Richard Wiegmann (Mitglied des Aufsichtsrats
3.2 Dem im Geschäftsjahr 2020 bis zum 20. März seit 23. Dezember 2020),
2020 amtierenden Vorstandsmitglied Dieter
Weißhaar wird für das Geschäftsjahr 2020 Ent- 4.6 Zakary Scott Ewen (Mitglied des Aufsichtsrats
lastung erteilt. seit 23. Dezember 2020) und
3.3 Dem im Geschäftsjahr 2020 seit 11. Februar 4.7 Robert David Tabors (Mitglied des Aufsichtsrats
2020 amtierenden Vorstandsmitglied Oliver seit 23. Dezember 2020)
Krautscheid wird für das Geschäftsjahr 2020
Entlastung erteilt. für das Geschäftsjahr 2020 jeweils Entlastung zu er-
teilen.
Über die Entlastung der genannten Personen bzw.
Zeiträume wird jeweils gesondert abgestimmt. Über die Entlastung der genannten Personen wird
jeweils gesondert abgestimmt.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglie-
der des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 5. Beschlussfassung über die Billigung des Ver-
gütungssystems für die Mitglieder des Vorstands
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Ge-
schäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Auf-
Gemäß § 120a Abs. 1 AktG muss die Hauptver-
sichtsrats sammlung über die Billigung des vom Aufsichtsrat
vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstands-
mitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des
6 7Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier sind und den Interessen des EASY SOFTWARE AG
Jahre, beschließen. dienen.
Der Aufsichtsrat hat gemäß § 87a Abs. 1 AktG in Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Vergü-
seiner Sitzung am 29. April 2021 das Vergütungs- tung der Aufsichtsratsmitglieder, einschließlich des
system für die Vorstandsmitglieder beschlossen, Systems auf dem diese Vergütung basiert, zu bestä-
welches nunmehr der Hauptversammlung zur Billi- tigen.
gung vorgelegt werden soll.
Der Wortlaut der Vergütungsregelung in § 21 der
Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vor- Satzung sowie die Beschreibung des zugrunde lie-
stands ist im Abschnitt "II. Informationen" im Un- genden Vergütungssystems finden sich im nachfol-
terabschnitt "Vergütungssystem für die Mitglieder genden Abschnitt "II. Informationen" im Unterab-
des Vorstands" wiedergegeben. schnitt "Vergütung des Aufsichtsrats".
Der Aufsichtsrat schlägt vor, das Vergütungssystem
für die Mitglieder des Vorstands zu billigen. 7. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernab-
schlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 und des
Prüfers für die etwaige prüferische Durchsicht des
6. Beschlussfassung über die Bestätigung der verkürzten Abschlusses und des Zwischenlage-
Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats berichts für das erste Halbjahr des Geschäfts-
jahres 2021 oder sonstiger unterjähriger Finanz-
Gemäß § 113 Abs. 3 AktG muss die Hauptversamm- informationen
lung mindestens alle vier Jahre über die Vergütung
der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Die Der Aufsichtsrat schlägt vor,
Abstimmung kann auch die bestehende Vergütung
bestätigen. Die derzeitige Vergütung des Aufsichts- die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprü-
rats ist in § 21 der Satzung als reine Festvergütung fungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft,
festgelegt. Hannover, zum Abschlussprüfer für den Jahres-
abschluss und den Konzernabschluss für das
Vorstand und Aufsichtsrat sind nach eingehender Geschäftsjahr 2021 sowie zum Prüfer für eine
Überprüfung zum Ergebnis gelangt, dass die Höhe etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten
der Vergütung und die konkrete Ausgestaltung des Abschlusses und des Zwischenlageberichts des
Vergütungssystems für den Aufsichtsrat im Hin- ersten Halbjahres des Geschäftsjahres 2021 so-
blick auf die Aufgabe der Aufsichtsratsmitglieder wie für eine etwaige prüferische Durchsicht zu-
und die Situation des Unternehmens angemessen sätzlicher unterjähriger Finanzinformationen des
Jahres 2021 oder 2022 im Sinne von § 115 Abs. 7
8 9WpHG zu wählen, sofern eine solche prüferische den Vorstand trägt wesentlich zur Förderung der
Durchsicht vor der nächsten ordentlichen Haupt- Unternehmensstrategie bei und soll durch seine
versammlung abgeschlossen ist. Ausgestaltung einen Beitrag zu einem nachhaltigen
Unternehmenserfolg leisten. Um das Ziel einer er-
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvor- folgreichen und nachhaltigen Unternehmensfüh-
schlags eine Erklärung der Ebner Stolz GmbH & Co. rung zu erreichen, ist die Vergütung des Vorstandes
KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerbera- sowohl an kurzfristige als auch an die langfristige
tungsgesellschaft, Hannover, zu deren Unabhängig- Entwicklung der EASY SOFTWARE AG gekoppelt. Das
keit eingeholt. Vergütungssystem setzt Anreize für eine nachhaltige
und langfristige Unternehmensentwicklung und be-
rücksichtigt die Belange der Aktionäre, Kunden, Mit-
***** arbeiter, Geschäftspartner, Umwelt und Gesellschaft
(Stakeholder).
II. INFORMATIONEN Das Vergütungssystem ist klar und verständlich ge-
staltet. Es entspricht den Vorgaben des Aktiengeset-
Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstandes zes und, soweit die Gesellschaft keine Abweichung
erklärt, den Empfehlungen des Deutschen Corporate
1. Unternehmensstrategie und Grundzüge des Ver- Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember
gütungssystems 2019 („DCGK“). Es gewährleistet, dass der Aufsichts-
rat auf organisatorische Änderungen reagieren und
Im Fokus der Unternehmensstrategie der Gesell- gewandelte Marktbedingungen flexibel berücksich-
schaft steht die Übernahme einer Gestaltungsrol- tigen kann. Der Aufsichtsrat möchte im Rahmen des
le als ein führendes Unternehmen im Bereich der rechtlich Zulässigen die Attraktivität der EASY SOFT-
Content Services Plattformen und ein langfristiges WARE AG im Wettbewerb um qualifizierte Führungs-
und nachhaltiges Wachstum der EASY Gruppe über kräfte durch das Angebot einer marktüblichen und
den Markt sowie Steigerung der EBITDA-Margen. gleichzeitig wettbewerbsfähigen Vergütung sicher-
Diese Strategie fußt auf den vier Säulen Wachstum stellen.
in der Cloud, Innovation, Internationalisierung und
Vertiefung der Wertschöpfungskette. Die Unterneh- Auf Basis des Vergütungssystems bestimmt der Auf-
mensführung soll die Werte des Unternehmens von sichtsrat die konkrete Vergütung der einzelnen Vor-
Innovation, Integrationsfähigkeit, Nutzerfreundlich- standsmitglieder. Er berücksichtigt dabei die folgen-
keit, Ökonomie, Ökologie in Ausgleich bringen und den wesentlichen Grundsätze:
langfristige Beziehungen zu Kunden, Partnern und
Mitarbeitern aufbauen. Das Vergütungssystem für n
Die Vergütung leistet in ihrer Gesamtheit einen
10 11wesentlichen Anteil zur Förderung der Geschäfts- Der Aufsichtsrat berücksichtigt bei der Beurteilung
strategie und trägt zur nachhaltigen und langfris- der Angemessenheit der Vergütung auch die gesell-
tigen Entwicklung der EASY SOFTWARE AG bei. schaftsinternen Verhältnisse (vertikaler Vergleich).
n
Die Vergütung des Vorstandsmitglieds soll in ei- Dabei sieht er angesichts der Heterogenität der
nem angemessenen Verhältnis zu dessen Aufgabe Vergütungsstruktur innerhalb des Gesamtunterneh-
und Leistungen stehen. mens von einem förmlichen internen Vergleich der
n
Die Vergütung soll die übliche Vergütung nicht Vergütungen mit einem hierfür fest definierten Füh-
ohne besondere Gründe übersteigen und insbe- rungskreis ab, berücksichtigt aber die allgemeinen
sondere die Größe, Komplexität und wirtschaftli- gesellschaftsinternen Vergütungsgepflogenheiten.
chen Lage der Gesellschaft berücksichtigen sowie
in Relation zur Vergütung der Mitarbeiter stehen. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat externe Berater
hinzuziehen, wobei er bei deren Mandatierung auf
2. Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur deren Unabhängigkeit vom Vorstand und von der Ge-
Überprüfung der Vorstandsvergütung sellschaft achtet.
Der Aufsichtsrat ist kraft Gesetzes für die Festset- Das vom Aufsichtsrat am 29. April 2021 beschlossene
zung, Umsetzung sowie Überprüfung der Vergütung Vergütungssystem wird der ordentlichen Hauptver-
und des Vergütungssystems für die Vorstandsmit- sammlung 2021 zur Billigung vorgelegt. Bei wesent-
glieder zuständig. Dabei berücksichtigt er die gesetz- lichen Änderungen des Vergütungssystems, mindes-
lichen Vorschriften und, soweit keine Abweichung tens jedoch alle vier Jahre, legt der Aufsichtsrat das
erklärt wird, die Empfehlungen und Anregungen des Vergütungssystem der Hauptversammlung aber-
DCGK. mals zur Billigung vor. Sollte die Hauptversammlung
das jeweils zur Abstimmung gestellte Vorstandsver-
Die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütung gütungssystem nicht billigen, wird spätestens in der
wird regelmäßig vom Aufsichtsrat überprüft. Hier- darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung
bei bedient sich der Aufsichtsrat eines externen ein überprüftes Vergütungssystem zur Billigung vor-
Vergleichs mit der Vergütung von Vorstandsunter- gelegt.
nehmen vergleichbarer Unternehmen (horizonta-
ler Vergleich). Für den externen Vergleich wird zur
Verschlechtert sich die Lage der Gesellschaft so,
Beurteilung der Angemessenheit und Üblichkeit dass die Gewährung der vom Aufsichtsrat ursprüng-
der Vergütung insbesondere ein Branchenvergleich lich festgesetzten Vergütung an ein Vorstandsmit-
vorgenommen. Neben der Branchenzugehörigkeit glied für die Gesellschaft im Sinne von § 87 Abs. 2
berücksichtigt der Aufsichtsrat Unternehmen mit AktG unbillig wäre, kann der Aufsichtsrat vorüberge-
vergleichbarem Umsatz und Mitarbeiterzahl. hend von dem Vergütungssystem abweichen und die
Vergütung auf eine angemessene Vergütung herab-
setzen.
12 13
Das vorliegende Vergütungssystem findet Anwen- 3.1. Festvergütung: Jahresfestgehalt und Neben-
dung auf alle ab dem 29. April 2021 neu abzuschlie- leistungen
ßenden oder zu verlängernden Vorstandsdienst- Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Jahresfest-
verträge. Die Umsetzung des Vergütungssystems gehalt, das in zwölf gleichen Raten jeweils am
erfolgt grundsätzlich im Rahmen des Vorstands- Ende des Kalendermonats in bar ausbezahlt
dienstvertrags. Der Dienstvertrag des ab dem wird.
1. März 2021 neu amtierenden CEO der Gesellschaft,
Herrn Andreas Zipser, entspricht dem neuen System.
Weitere Bestandteile der Festvergütung sind
Nebenleistungen, zu denen etwa die Bereitstel-
lung eines Dienstwagens oder eines monatli-
3. Vergütungsbestandteile, Ziel-Gesamtvergütung chen Fahrzeugzuschusses sowie ein Zuschuss
und Maximalvergütung zur Kranken- und Pflegeversicherung zäh-
len. Ferner erhalten die Vorstandsmitglieder
Die Gesamtvergütung jedes Vorstandsmitglieds einen Zuschuss zur Finanzierung einer privaten
setzt sich aus festen, erfolgsunabhängigen und Rechtsschutzversicherung. Der Gesellschaft
erfolgsabhängigen variablen Bestandteilen zusam- steht es darüber hinaus frei, einen angemes-
men. Die feste, erfolgsunabhängige Komponente senen Zuschuss zu einer privaten oder betrieb-
umfasst das Jahresfestgehalt sowie Nebenleistun- lichen Alters- und/oder Hinterbliebenenvorsor-
gen (Festvergütung). Zur erfolgsabhängigen Ver- ge zu leisten.
gütung zählen der Short-Term Incentive mit einer
Laufzeit von einem Jahr (STI) sowie der Long-Term Zudem schließt die Gesellschaft für die Vor-
Incentive mit einer Laufzeit von drei Jahren (LTI). standsmitglieder eine angemessene D&O-Ver-
sicherung zur Absicherung eines Vorstands-
mitglieds gegen Risiken aus dessen beruflicher
Tätigkeit für die Gesellschaft i. S. von § 93 Abs.
2 AktG ab.
Erfolgsunabhängige, Erfolgsababhängige,
feste Vergütung variable Vergütung
Der Aufsichtsrat kann mit dem Vorstandsmit-
STI glied für das Bestehen des Vorstandsdienst-
Festvergütung (Short-Term Incentive) verhältnisses eine einmalige Zahlung (Signing
Kurzfristige, einjährige
Vergütung Bonus) vereinbaren.
LTI 3.2. Variable, erfolgsbezogene Vergütungsbe-
(Long-Term Incentive)
Nebenleistungen standteile
Langfristige, dreijährige
Vergütung Die variablen, erfolgsbezogenen Vergütungsbe-
standteile sind das STI mit einer Laufzeit von
14 15einem Jahr und das LTI mit einer Laufzeit von sich das Recht vor, diese Zielwerte nachträglich
drei Jahren. Sowohl das STI als auch das LTI zu ändern, wenn er dies für angemessen hält
richten sich schwerpunktmäßig nach der Errei- und die nachträgliche Änderung im Interesse
chung finanzieller Erfolge der Unternehmens- der Gesellschaft liegt.
gruppe. Die Gesellschaft ist frei, die variablen
Vergütungsbestandteile ausschließlich an die (a) Short-Term Incentive (STI)
Erreichung finanzieller Leistungskriterien zu
knüpfen. Das STI wird einen Monat nach Feststellung
des Jahresabschlusses der Unternehmens-
Der Aufsichtsrat kann für die finanziellen Ziele gruppe für das jeweilige Geschäftsjahr fällig
auf eines oder mehrere der folgenden Leis- und vollständig in bar gewährt.
tungskriterien zurückgreifen:
Die Mindestzielerreichung soll mindestens
n EBITDA 70% des Zielwerts für eine 100%ige Zielerrei-
n Konzernumsatzerlöse chung betragen. Die Höhe des STI soll mit dem
n Cash-Flow Grad der Zielerreichung korrespondieren. Der
Aufsichtsrat kann eine Obergrenze für den STI
Sofern der Aufsichtsrat sich entschließt, ergän- festsetzen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres
zend auch nicht-finanzielle Leistungskriterien wird für den Vorstand die tatsächliche Zieler-
heranzuziehen, kann er unter den folgenden reichung des STI vom Aufsichtsrat festgestellt.
Kriterien eine Auswahl treffen und diese näher
definieren: (b) Long-Term Incentive (LTI)
n Mitarbeiterzufriedenheit
Das zweite erfolgsabhängige Vergütungsele-
n Zufriedenheit der Kunden ment ist das LTI, das mit einer Performance-
n Nachhaltigkeit und Umweltschutz Periode von in der Regel drei Jahren auf eine
n Innovation & Digitalisierung langfristige Anreizwirkung ausgerichtet ist und
vollständig in bar gewährt wird.
Zu Beginn jeden Geschäftsjahres (STI) bzw.
Beginn der Performance Periode (LTI) legt der Das LTI wird einen Monat nach Feststellung
Aufsichtsrat in Rücksprache mit den Vorstands- des Jahresabschlusses der Unternehmens-
mitgliedern für das jeweilige Geschäftsjahr die gruppe für das dritte auf das Basisgeschäfts-
Ziele und den Grad der Zielerreichung (Wert jahr folgende Geschäftsjahr fällig. Unabhängig
für Mindestzielerreichung; Wert für 100%ige von dieser Fälligkeit ist der auf das jeweilige
Zielerreichung) fest. Der Aufsichtsrat behält Geschäftsjahr zeitanteilig entfallende LTI zur
16 17Vergütung für das jeweilige Geschäftsjahr zu Der relative Anteil der Vergütungsbestandteile
zählen. Grundsätzlich wird somit bei einer Per- soll sich, gemessen an der Ziel-Gesamtvergü-
formance Periode von drei Jahren damit jeweils tung, in folgenden Bandbreiten bewegen:
ein Drittel des LTI den einzelnen Jahren der
Performance Periode zugeordnet. n Festvergütung: 55% bis 70%
n STI: 25% bis 40%
Grundsätzlich wird die Zusage eines neuen LTI n LTI: 5% bis 20%
erst wirksam, wenn die Performance Periode
des bisherigen LTI abgelaufen ist. Im Fall einer Gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG hat der
dreijährigen Performance Periode kann also Aufsichtsrat einen absoluten Euro-Betrag als
ein neuerlicher LTI erst nach Ablauf dieser drei Maximalvergütung der in einem Geschäftsjahr
Jahre greifen. Der Aufsichtsrat ist berechtigt, in gewährten Vergütung festgelegt. Die Maxi-
begründeten Ausnahmefällen hiervon abzuwei- malvergütung berücksichtigt die Summe der
chen. in einem Geschäftsjahr aufgewendeten Ver-
gütungsbeträge (Festvergütung sowie variable
Die Mindestzielerreichung soll mindestens Vergütungsbestandteile).
70% des Zielwerts für eine 100%ige Zielerrei-
chung betragen. Die Höhe des LTI soll mit dem Die jährliche Maximalvergütung für den gesam-
Grad der Zielerreichung korrespondieren. Der ten Vorstand wird auf EUR 1,3 Mio. festgelegt.
Aufsichtsrat kann eine Obergrenze für den LTI Im Fall eines Vorstands, der aus drei Personen
festsetzen. besteht, beläuft sich die Maximalvergütung auf
EUR 1,7 Mio.
3.3. Ziel-Gesamtvergütung, Maximalvergütung
und Anpassungsmöglichkeit 3.4. Vertragslaufzeiten und Leistungen im
Die Summe aller erfolgsunabhängigen und er- Zusammenhang mit der Beendigung der
folgsabhängigen Vergütungsbestandteile (Fest- Vorstandstätigkeit
vergütung, Nebenleistungen, STI, LTI) bildet die Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung
Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder. von Vorstandsmitgliedern sowie bei der Dauer
der Vorstandsverträge die aktienrechtlichen
Die Ziel-Gesamtvergütung ist die Summe bei Vorgaben des § 84 AktG und, soweit keine Ab-
100%iger Zielerreichung und wird vor Beginn weichung erklärt wird, die Empfehlung des
eines jeden Geschäftsjahrs vom Aufsichtsrat DCGK.
festgelegt.
Die Vorstandsverträge werden für einen festen
Zeitraum von nicht mehr als drei Jahren abge-
18 19schlossen. Unberührt bleibt das Recht beider nachträglich fällig werdende Entschädigung in
Parteien zur außerordentlichen Kündigung Höhe der Hälfte seiner zuletzt zeitanteilig be-
des Vorstandsdienstvertrages aus wichtigem zogenen vertragsmäßigen Leistungen (Karenz-
Grund. entschädigung). Anderweitige Einkünfte sollen
auf die Karenzentschädigung angerechnet wer-
Beginnt oder endet ein Vorstandsdienstvertrag den.
unterjährig in einem Geschäftsjahr, werden alle
Vergütungsbestandteile zeitanteilig geleistet.
Die Auszahlung noch offener variabler Vergü- 4. Berichterstattung
tungsbestandteile erfolgt nach den zuvor mit
den Vorstandsmitgliedern vereinbarten Zielen Vorstand und Aufsichtsrat erstellen jährlich nach
und dem Grad der Zielerreichung. Die in den den gesetzlichen Bestimmungen einen Vergü-
Vorstandsdienstverträgen festgelegten Fällig- tungsbericht. Dabei wird der Aufsichtsrat transpa-
keitsregelungen bleiben in Kraft. rent und nachvollziehbar erläutern, welche und wie
die Leistungskriterien angewendet wurden und wie
Bei einer vorzeitigen Beendigung des Dienst- sich die jeweilige Höhe der variablen Vergütungsbe-
vertrags ohne wichtigen Grund sollen etwai- standteile errechnet.
ge Zahlungen an das Vorstandsmitglied ein-
schließlich Nebenleistungen insgesamt die *****
Vergütung für die Restlaufzeit des Vorstands-
dienstvertrags nicht überschreiten.
Vergütungssystem für die Mitglieder des Auf-
Der Aufsichtsrat ist berechtigt, für den Fall sichtsrates
eines Kontrollwechsels (Change of Control)
dem Vorstand ein Kündigungsrecht nebst An- Die Vergütungsregelung in § 21 der Satzung lautet
spruch auf eine Abfindung, die den Wert der wie folgt:
Restlaufzeit des Dienstvertrags nicht überstei-
gen darf, zuzusagen. 1) Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten außer
dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste Vergütung
Der Aufsichtsrat kann mit einem Vorstandsmit- in Höhe von 15.000,00 Euro jährlich.
glied ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot 2) Der Vorsitzende des Aufsichtsrates hat Anspruch
vereinbaren. Für den Fall der Vereinbarung auf das 2,5-fache, sein Stellvertreter hat An-
eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots spruch auf das 1,75-fache der einem Aufsichts-
erhält das Vorstandsmitglied eine monatliche, ratsmitglied gemäß Absatz 1 zustehenden Vergü-
tung.
20 213) Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Auf- Vereinbarungen zwischen der Gesellschaft und den
sichtsrats für die Teilnahme an den Sitzungen ein Aufsichtsratsmitgliedern, die über die Bestimmung
Sitzungsgeld von EUR 1.500,00 je Sitzung. der Satzung hinausgehen.
4)
Umsatzsteuern, die auf die in Absatz 1 bis 3
bezeichneten Bezüge entfallen, übernimmt die Es gibt keine weitere Vergütung im Falle des Aus-
Gesellschaft. scheidens oder eine Bestimmung hinsichtlich der
5)
Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder er- Vergütung nach der Amtszeit. Aufsichtsratsmitglie-
folgt zeitanteilig für die jeweilige Amtszeit. Dies der, die nicht während des gesamten Geschäfts-
gilt entsprechend auch für Ersatzmitglieder. jahrs tätig waren, erhalten eine zeitanteilige Vergü-
tung.
Das System, welches der Vergütung des Aufsichts-
rats zugrunde liegt, stellt sich im Einzelnen wie Die Gesellschaft erstattet jedem Aufsichtsratsmit-
folgt dar: glied die bei der Ausübung ihres Aufsichtsratsman-
dates vernünftigerweise entstehenden Auslagen
Die Vergütung des Aufsichtsrats ist entsprechend sowie die gegebenenfalls auf seine Vergütung und
der Anregung G.18 Satz 1 des Deutschen Corpo- Auslagen zu entrichtende Umsatzsteuer.
rate Governance Kodex eine reine Festvergütung
und wird in bar ausgezahlt. Variable Vergütungsbe- Außerdem werden die Mitglieder des Aufsichtsrats
standteile bestehen nicht. in eine von der Gesellschaft unterhaltene Vermö-
gensschaden-Haftpflichtversicherung für Organ-
Die Festvergütung beläuft sich aktuell auf mitglieder einbezogen, deren Prämie die EASY
EUR 15.000,00 im Jahr, wobei der Vorsitzende des SOFTWARE AG zahlt.
Aufsichtsrates das 2,5-fache und sein Stellvertreter
das 1,75-fache dieses Betrages erhalten. Mit dieser Die Ausgestaltung der Aufsichtsratvergütung, die
Ausgestaltung wird entsprechend der Empfehlung ausschließlich eine feste Vergütung vorsieht, stärkt
G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats. Die Höhe der
der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und Aufsichtsratsvergütung ist unter Berücksichtigung
des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichts- der Aufsichtsratvergütung anderer börsennotierter
rates angemessen berücksichtigt. Eine weitere Gesellschaften in Deutschland markgerecht. Damit
Vergütung von Mitgliedschaften in Ausschüssen fördert die Aufsichtsratvergütung die langfristige
(welche derzeit ohnehin nicht gebildet sind) erfolgt Entwicklung der EASY SOFTWARE AG.
nicht. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des
Aufsichtsrates für die Teilnahme an den Sitzun- Der Aufsichtsrat prüft in regelmäßigen Abständen,
gen ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 1.500,00 je spätestens alle vier Jahre, ob die Vergütung seiner
Sitzung. Es bestehen keine vergütungsbezogenen Mitglieder unter Berücksichtigung ihrer Aufgaben
22 23und der Lage des Unternehmens angemessen ist. III. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR HAUPT-
Der Aufsichtsrat hat die Möglichkeit, einen hori- VERSAMMLUNG
zontalen Marktvergleich und/oder einen vertikalen
Vergleich mit der Vergütung der Mitarbeiter des 1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Unternehmens vorzunehmen. Aufgrund der Be-
sonderheit der Arbeit des Aufsichtsrats wird bei
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum
der Überprüfung der Aufsichtsratsvergütung in der Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberu-
Regel kein vertikaler Vergleich mit der Vergütung fung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger
von Mitarbeitern des Unternehmens herangezogen. EUR 6.442.039,00. Es ist eingeteilt in 6.442.039
Abhängig vom Ergebnis einer Überprüfung kann Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Haupt-
der Aufsichtsrat gemeinsam mit dem Vorstand der versammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum
Hauptversammlung einen Vorschlag zur Anpas- Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
sung der Aufsichtsratsvergütung unterbreiten. Die 6.442.039 Stückaktien gewähren damit zum
Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Die rechtlichen Vorgaben für den Umgang mit In- insgesamt 6.442.039 Stimmen.
teressenkonflikten werden bei den Verfahren zur
Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des
Vergütungssystems eingehalten. 2. Virtuelle Hauptversammlung und ausübbare
Aktionärsrechte
Infolge der anhaltenden COVID-19-Pandemie ist es
weiterhin nicht mit hinreichender Sicherheit mög-
lich, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung
der Gesellschaft als Präsenzveranstaltung abzu-
halten, ohne eventuelle gesundheitliche Risiken der
Teilnehmer in Kauf zu nehmen.
Der Gesetzgeber hat mit dem "Gesetz über Maß-
nahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Ver-
eins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur
Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pan-
demie" (BGBl. I 2020, S. 570; geändert am 22. De-
zember 2020, BGBl. I 2020, S. 3328, im Folgenden
"PandemieG") auf die Auswirkungen der COVID-
19-Pandemie reagiert und in § 1 PandemieG unter
24 25anderem für die Hauptversammlung einer Aktien- https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
gesellschaft wie die unserer Gesellschaft Erleich- investor-relations/hauptversammlungen/
terungen vorgesehen. So besteht die Möglichkeit,
eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz übertragen werden (zu weiteren Einzelheiten
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durch- siehe nachfolgend unter 4.).
zuführen.
n Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichts- ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht
rats entschieden, von dieser Möglichkeit Gebrauch im Wege der Briefwahl elektronisch über das
zu machen und die Hauptversammlung der Ge- passwortgeschützte Hauptversammlungsportal
sellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre der Gesellschaft unter der Internetadresse
oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptver-
sammlung abzuhalten. https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
Dies bedeutet für die diesjährige Hauptversamm-
lung insbesondere Folgendes: o
der schriftlich, d.h. postalisch, per Fax oder
per E-Mail durch Übermittlung an die Hauptver-
n Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengeset- sammlungsadresse der Gesellschaft, ausüben
zes sind die Geschäftsräume der Gesellschaft, (zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend un-
Am Hauptbahnhof 4, 45468 Mülheim an der ter 5. und 6.). Ferner besteht die Möglichkeit, die
Ruhr. Dort werden während der Hauptversamm- von der Gesellschaft benannten Stimmrechts-
lung u.a. der Versammlungsleiter, der Vorstand vertreter mit der Ausübung des Stimmrechts
der Gesellschaft und der Notar, welcher die nach Weisung zu betrauen (zu weiteren Einzel-
Niederschrift über die Hauptversammlung auf- heiten siehe nachfolgend unter 7.). Andere Mög-
nimmt, sowie die von der Gesellschaft benann- lichkeiten der Ausübung des Stimmrechts be-
ten Stimmrechtsvertreter zugegen sein. stehen nicht. Auf elektronischem Weg, d.h. über
das passwortgeschützte Hauptversammlungs-
n Eine Teilnahme vor Ort ist für die Aktionäre oder portal der Gesellschaft unter der Internetadresse
deren Bevollmächtigte nicht möglich. Die Haupt-
versammlung wird für alle ordnungsgemäß an- https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
gemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtig- investor-relations/hauptversammlungen/
ten in Bild und Ton über das passwortgeschützte
Hauptversammlungsportal der Gesellschaft un-
besteht die Möglichkeit zur Ausübung des
ter der Internetadresse Stimmrechts im Wege der elektronischen Brief-
wahl und zur elektronischen Beauftragung der
26 27von der Gesellschaft benannten Stimmrechts- erklärt werden (zu weiteren Einzelheiten siehe
vertreter auch am Tag der Hauptversammlung nachfolgend unter 9.).
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich-
keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver- Soweit nachstehend nicht anders ausgeführt, beste-
sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen- hen über die vorstehend genannten Rechte (einschl.
beantwortung. Für die schriftliche Ausübung der Vorgaben für die Art und Weise ihrer Ausübung)
des Stimmrechts oder die schriftliche Beauf- hinaus keine weiteren versammlungsbezogenen
tragung der von der Gesellschaft benannten ausübbaren Aktionärsrechte; insbesondere besteht
Stimmrechtsvertreter gelten aus organisatori- während der Hauptversammlung keine Möglichkeit
schen Gründen kürzere Fristen (zu weiteren Ein- zu Wortmeldungen oder zur Stellung von Anträgen
zelheiten siehe nachfolgend unter 5., 6. und 7.). zur Tagesordnung oder zur Geschäftsordnung.
n Fragen können von ordnungsgemäß angemelde-
ten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten bis 3. Anmeldung zur Hauptversammlung
einen Tag vor der Hauptversammlung über das
passwortgeschützte Hauptversammlungsportal
Zur Ausübung des Stimmrechts und der sonsti-
der Gesellschaft unter der Internetadresse gen ausübbaren Aktionärsrechte sind nur diejeni-
gen Personen berechtigt, die am Tag der Haupt-
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ versammlung im Aktienregister eingetragen sind
investor-relations/hauptversammlungen/ und sich entweder elektronisch unter Nutzung des
passwortgeschützten Hauptversammlungsportals
eingereicht werden (zu weiteren Einzelheiten der Gesellschaft unter
siehe nachfolgend unter 8.).
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
n Etwaige Widersprüche zur Niederschrift des
investor-relations/hauptversammlungen/
Notars gegen Beschlussfassungen der Haupt-
versammlung können von Aktionären oder ihren oder mit dem im Anmeldebogen enthaltenen For-
Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt mular oder in sonstiger Textform (§ 126b BGB) in
haben, während der Hauptversammlung über deutscher oder englischer Sprache unter der nach-
das passwortgeschützte Hauptversammlungs- folgend genannten Anmeldeadresse bei der Gesell-
portal der Gesellschaft unter der Internetadresse schaft angemeldet haben:
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
28 29EASY SOFTWARE AG (MESZ) des 17. Juni 2021. Dies bedeutet, dass Lö-
c/o Computershare Operations Center schungen und Neueintragungen im Aktienregister
80249 München in den sechs Tagen vor der Hauptversammlung und
Telefax: +49 89 30903-74675 am Tag der Hauptversammlung, d.h. in der Zeit vom
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de 18. Juni 2021 bis einschließlich dem 24. Juni 2021
nicht stattfinden. Bitte beachten Sie, dass die Aktien
Der Anmeldebogen mit dem Anmeldeformular so- auch nach dem Technical Record Date nicht gesperrt
wie die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung oder blockiert werden. Aktionäre können daher auch
des passwortgeschützten Hauptversammlungs- nach dem Technical Record Date weiterhin frei über
portals werden den Aktionären zusammen mit der ihre Aktien verfügen.
Hauptversammlungseinladung per Post übersandt.
Der Anmeldebogen kann auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter 4. Übertragung der Hauptversammlung in Bild
und Ton
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/ Für unsere Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten
wird die gesamte Hauptversammlung, einschließ-
heruntergeladen und zudem unter der oben ge- lich der Beantwortung der eingereichten Fragen
nannten Anmeldeadresse der Gesellschaft posta- während der Hauptversammlung und der Abstim-
lisch, per Fax oder per E-Mail angefordert werden. mungen, in Bild und Ton live im passwortgeschütz-
ten Hauptversammlungsportal der Gesellschaft
Die Anmeldung muss gemäß § 9 der Satzung der unter
Gesellschaft der Gesellschaft spätestens bis zum
Ablauf des https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
17. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ),
übertragen. Die persönlichen Zugangsdaten er-
unter der genannten Anmeldeadresse zugehen. halten die Aktionäre mit dem personalisierten
Einladungsschreiben zur Hauptversammlung zu-
Für die Anmeldung zur virtuellen Hauptversamm- geschickt. Aktionäre oder Bevollmächtigte können
lung und damit für die Ausübung der Aktionärsrech- unter Verwendung der persönlichen Zugangsdaten
te ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktien- auf die Bild- und Tonübertragung der gesamten
register eingetragene Aktienbestand maßgebend. Hauptversammlung zugreifen.
Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sog.
Technical Record Date) ist der Ablauf, d.h. 24:00 Uhr
30 31Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversamm-
lung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptver- Erfolgt die Abgabe der Briefwahl-Stimme elektro-
sammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 S. 2 AktG. nisch, d.h. unter Nutzung des passwortgeschützten
Hauptversammlungsportals der Gesellschaft unter
5. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Brief-
wahl sind nur diejenigen eingetragenen Aktienbe- kann die Briefwahl-Stimme
stände berechtigt, die sich ordnungsgemäß ange-
meldet haben.
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich-
keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver-
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen-
entweder elektronisch, d.h. unter Nutzung des beantwortung am Tag der Hauptversammlung
passwortgeschützten Hauptversammlungsportals (Donnerstag, 24. Juni 2021)
der Gesellschaft unter
abgegeben werden.
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/ Eine schriftlich, d.h. eine postalisch, per Fax oder
per E-Mail abgegebene Briefwahl-Stimme, muss
oder schriftlich, d.h. postalisch, per Fax oder per jedoch spätestens bis zum
E-Mail durch Übermittlung an die nachfolgend ge-
nannte Hauptversammlungsadresse der Gesell- 23. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ)
schaft (Eingang bei der Gesellschaft)
EASY SOFTWARE AG bei der oben genannten Hauptversammlungsadres-
c/o Computershare Operations Center se der Gesellschaft eingegangen sein. Ein Formular
80249 München zur schriftlichen Stimmabgabe im Wege der Brief-
Telefax: +49 89 30903-74675 wahl wird dem Einladungsschreiben beigefügt und
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
Für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der
Briefwahl ist der am Tag der Hauptversammlung im https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßge- investor-relations/hauptversammlungen/
bend.
32 33heruntergeladen werden. Es kann zudem unter der 6. Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts und
oben genannten Hauptversammlungsadresse der sonstiger ausübbarer Aktionärsrechte durch Be-
Gesellschaft postalisch, per Fax oder per E-Mail vollmächtigte
angefordert werden.
Stimmberechtigte Aktionäre, die ihr Stimmrecht
Elektronisch und schriftlich bereits abgegebene oder die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte nicht
Stimmen können persönlich ausüben möchten, können diese Rechte
durch einen Bevollmächtigten, einen von § 135 AktG
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich- erfassten Intermediär, eine Aktionärsvereinigung,
keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver- einen Stimmrechtsberater oder durch eine Person,
sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen- die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur
beantwortung am Tag der Hauptversammlung Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversamm-
(24. Juni 2021) lung erbietet, ausüben lassen, der sich seinerseits
zur Stimmrechtsausübung der Briefwahl oder eines
über das passwortgeschützte Hauptversamm- durch die Gesellschaft benannten Stimmrechtsver-
lungsportal der Gesellschaft unter treters (dazu nachfolgend 7.) bedient.
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person,
investor-relations/hauptversammlungen/ kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen
zurückweisen.
geändert oder widerrufen werden. Eine Änderung
oder ein Widerruf auf schriftlichem Weg muss bis Stimmberechtigte Aktionäre können einen Vertreter
zum 23. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesell-
der Gesellschaft), an die genannte Hauptversamm- schaft elektronisch, d.h. unter Nutzung des pass-
lungsadresse der Gesellschaft übermittelt worden wortgeschützten Hauptversammlungsportals der
sein. Gesellschaft unter
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl stellt https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
keine Teilnahme an der Hauptversammlung im investor-relations/hauptversammlungen/
Rechtssinne dar.
oder schriftlich, d.h. postalisch, per Fax oder per
E-Mail an die oben genannte Hauptversammlungs-
adresse der Gesellschaft bevollmächtigen. Auch der
Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf
den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar
34 35gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Eines Auch für die Erteilung einer Vollmacht durch Erklä-
gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung be- rung gegenüber dem Vertreter werden die Aktionäre
darf es dann nicht mehr. gebeten, die Formulare zu verwenden, welche die
Gesellschaft hierfür bereithält.
Aktionäre, die schriftlich einen Vertreter durch Er-
klärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft Bei der Bevollmächtigung, eines von § 135 AktG er-
bevollmächtigen möchten (d.h. postalisch, per Fax fassten Intermediärs, eines Stimmrechtsberaters,
oder per E-Mail an die oben genannte Hauptver- einer Aktionärsvereinigung oder einer Person, die
sammlungsadresse der Gesellschaft), werden ge- sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Aus-
beten, zur Erteilung der Vollmacht die Formulare übung des Stimmrechts in der Hauptversammlung
zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür be- erbietet, sowie für den Widerruf und den Nachweis
reithält. Die Formulare zur schriftlichen Erteilung einer solchen Bevollmächtigung können Besonder-
einer Vollmacht werden dem Einladungsschreiben heiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in
beigefügt und können auch auf der Internetseite der einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden
Gesellschaft unter rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise
geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Ein
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ Intermediär darf das Stimmrecht für Namensaktien,
investor-relations/hauptversammlungen/ die ihm nicht gehören, als deren Inhaber er aber im
Aktienregister eingetragen ist, nur auf Grund einer
heruntergeladen sowie unter der oben genannten Ermächtigung ausüben.
Hauptversammlungsadresse postalisch, per Fax
oder per E-Mail angefordert werden.
Erfolgt die Bevollmächtigung unmittelbar gegen-
über der Gesellschaft elektronisch, d.h. unter Nut-
Wird die Vollmacht nicht unmittelbar gegenüber der zung des passwortgeschützten Hauptversamm-
Gesellschaft, sondern gegenüber dem Vertreter er- lungsportals der Gesellschaft unter
teilt (sog. Innenvollmacht), bedürfen die Erteilung
der Vollmacht, der Nachweis der Bevollmächtigung https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
gegenüber der Gesellschaft sowie grundsätzlich investor-relations/hauptversammlungen/
auch der Widerruf der Vollmacht der Textform. Der
Nachweis einer im Innenverhältnis erteilten Bevoll- kann die Bevollmächtigung
mächtigung kann durch Übermittlung des Nachwei-
ses per Post, per Fax oder per E-Mail an die oben
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich-
genannte Hauptversammlungsadresse der Gesell- keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver-
schaft geführt werden. sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen-
36 37beantwortung am Tag der Hauptversammlung von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertre-
(Donnerstag, 24. Juni 2021) ter zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimm-
erteilt werden. recht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsge-
bunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind
Eine schriftlich, d.h. postalisch, per Fax oder per die von der Gesellschaft benannten Stimmrechts-
E-Mail, unmittelbar gegenüber der Gesellschaft er- vertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt.
teilte oder der Nachweis einer gegenüber dem Ver-
treter erteilten Bevollmächtigung müssen aus orga- Die Vollmacht und Weisungen an die von der Ge-
nisatorischen Gründen jedoch spätestens bis zum sellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind
entweder elektronisch, d.h. unter Nutzung des
23. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der passwortgeschützten Hauptversammlungsportals
Gesellschaft), der Gesellschaft unter
bei der oben genannten Hauptversammlungsadres- https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
se der Gesellschaft eingegangen sein. investor-relations/hauptversammlungen/
Weitere Informationen zur Vollmachtserteilung so- oder schriftlich, d.h. postalisch, per Fax oder per
wie die entsprechenden Formulare für die Erteilung E-Mail zu erteilen.
einer Stimmrechtsvollmacht finden sich in den Un-
terlagen, die den Aktionären übersandt werden, und Die Zugangsdaten für die Nutzung des passwort-
sind auch im Internet unter geschützten Hauptversammlungsportals und das
Formular zur schriftlichen Vollmachts- und Wei-
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ sungserteilung an die von der Gesellschaft be-
investor-relations/hauptversammlungen/ nannten Stimmrechtsvertreter werden dem Ein-
ladungsschreiben beigefügt. Das Formular kann
abrufbar. zudem unter der oben genannten Hauptversamm-
lungsadresse der Gesellschaft postalisch, per Fax
oder per E-Mail angefordert werden. Ferner steht
7.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts ein neutrales Formular zusammen mit weiteren
durch die von der Gesellschaft benannten Stimm- Informationen zur schriftlichen Vollmachts- und
rechtsvertreter Weisungserteilung an die von der Gesellschaft be-
nannten Stimmrechtsvertreter auf der Internetseite
Die Gesellschaft bietet ordnungsgemäß angemel- der Gesellschaft unter
deten Aktionären und deren Bevollmächtigten an,
38 39https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ 23. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ)
investor-relations/hauptversammlungen/ (Eingang bei der Gesellschaft),
zum Herunterladen bereit. postalisch, per Fax oder per E-Mail an die oben
genannte Hauptversammlungsadresse der Gesell-
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten schaft übermitteln. Gleiches gilt für die Änderung
Stimmrechtsvertreter elektronisch bevollmächti- und den Widerruf erteilter Vollmacht und Weisun-
gen möchten, können Vollmachten nebst Weisun- gen, die auf diesem Weg erfolgen sollen.
gen
Auf elektronischem Weg, d.h. über das passwort-
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich- geschützte Hauptversammlungsportal der Gesell-
keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver- schaft unter
sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen-
beantwortung am Tag der Hauptversammlung https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
(Donnerstag, 24. Juni 2021) investor-relations/hauptversammlungen/
über das passwortgeschützte Hauptversamm- sind Änderungen und der Widerruf von bereits –
lungsportal der Gesellschaft unter elektronisch und schriftlich – erteilten Vollmachten
nebst Weisungen
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
bis zur förmlichen Beendigung der Möglich-
keit zur Stimmrechtsausübung durch den Ver-
übermitteln. Die von der Gesellschaft benannten sammlungsleiter im Anschluss an die Fragen-
Stimmrechtsvertreter werden dann im Anschluss beantwortung am Tag der Hauptversammlung
an die förmliche Beendigung der Möglichkeit zur (Donnerstag, 24. Juni 2021)
Stimmrechtsausübung (d.h. hier der Möglichkeit
zur Abgabe von Weisungen an die von der Gesell- möglich.
schaft benannten Stimmrechtsvertreter) die ihnen
erteilten Weisungen umsetzen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechts-
vertreter können nicht mit der Stellung von Anträ-
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten gen oder der Erklärung von Widersprüchen beauf-
Stimmrechtsvertreter schriftlich bevollmächtigen tragt werden.
möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis
zum
40 418. Fragerecht 9. Widerspruch gegen Beschlüsse der
Hauptversammlung
Nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 PandemieG wird den
Aktionären und ihren Bevollmächtigten das Recht Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre
eingeräumt, Fragen im Wege elektronischer Kom- Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt
munikation zu stellen, die vom Vorstand zu beant- haben, haben das Recht, gegen einen Beschluss
worten sind. Der Vorstand entscheidet nach pflicht- der Hauptversammlung in deutscher Sprache im
gemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen Wege der elektronischen Kommunikation über das
beantwortet. Er kann auch vorgeben, dass Fragen passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der
bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Gesellschaft unter
Wege elektronischer Kommunikation einzureichen
sind. https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
investor-relations/hauptversammlungen/
Entsprechend diesen gesetzlichen Vorgaben kön-
nen ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder während der Hauptversammlung Widerspruch zu
deren Bevollmächtigte bis spätestens einen Tag vor Protokoll zu erklären.
der Hauptversammlung, also bis spätestens
22. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ) 10. Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122
(Eingang bei der Gesellschaft), Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG teils in
Verbindung mit dem PandemieG
Fragen über das passwortgeschützte Hauptver-
sammlungsportal der Gesellschaft unter 10.1 Tagesordnungsergänzungsverlangen
gemäß § 122 Abs. 2 AktG
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/
Aktionäre, deren Anteile zusammen den
investor-relations/hauptversammlungen/ zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder
einen anteiligen Betrag am Grundkapital von
einreichen. EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000
Stückaktien) erreichen, können unter Nach-
Weitere Einzelheiten zum Fragerecht finden sich weis der erforderlichen Haltezeit nach § 122
nachstehend unter 10.3. Abs. 1 Satz 3 AktG verlangen, dass Gegenstän-
de auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt-
gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand
der Tagesordnung muss eine Begründung
oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
42 43Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zugänglich gemacht.
zu richten und muss der Gesellschaft spätes-
tens bis zum Ablauf des 24. Mai 2021, 24:00
Über den im Rahmen einer zulässigen Ta-
Uhr (MESZ), zugehen. Wir bitten, derartige gesordnungsergänzung bekannt gemachten
Verlangen an folgende Adresse zu übersen- Beschlussvorschlag wird während der Haupt-
den: versammlung abgestimmt.
EASY SOFTWARE AG 10.1
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß
Vorstand § 126 Abs. 1, § 127 AktG
Am Hauptbahnhof 4 Mit der Stimmrechtsausübung im Wege der
45468 Mülheim an der Ruhr Briefwahl gehen – soweit nicht anders ausge-
führt – keine teilnahmebezogenen Rechte ein-
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass her. Dementsprechend können Aktionäre und
sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des ihre Bevollmächtigten während der Haupt-
Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien versammlung keine Gegenanträge gegen die
sind und dass sie die Aktien bis zur Entschei- Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichts-
dung des Vorstands über das Verlangen hal- rat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung
ten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl des
AktG entsprechend anzuwenden. Abschlussprüfers (Tagesordnungspunkt 7)
machen.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Ta-
gesordnung werden – soweit sie nicht bereits Allerdings gelten Anträge oder Wahlvorschlä-
mit der Einberufung bekanntgemacht wurden ge von Aktionären, die nach § 126 AktG oder §
– unverzüglich nach Zugang des Verlangens 127 AktG zugänglich zu machen sind, nach § 1
im Bundesanzeiger bekannt gemacht und sol- Abs. 2 Satz 3 PandemieG als in der Hauptver-
chen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, sammlung gestellt, wenn der den Antrag stel-
bei denen davon ausgegangen werden kann, lende oder den Wahlvorschlag unterbreitende
dass sie die Information in der gesamten Eu- Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur
ropäischen Union verbreiten. Sie werden au- Hauptversammlung angemeldet ist.
ßerdem unverzüglich über die Internetseite
der Gesellschaft unter Nach § 126 Abs. 1, AktG werden zugänglich
zu machende Gegenanträge von der Gesell-
https://easy-software.com/de/easy-gruppe/ schaft veröffentlicht, wenn sie spätestens
investor-relations/hauptversammlungen/ bis zum Ablauf des 9. Juni 2021, 24:00 Uhr
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