GOLDESEL-Schulung Referat 05 Finanzcontrolling - Petra Schröder www.finanzcontrolling.uni-bremen.de
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GOLDESEL-Schulung
Referat 05
Finanzcontrolling
www.finanzcontrolling.uni-bremen.de
Petra Schröder
218-60202
goldesel@uni-bremen.de
umbuchen@uni-bremen.de
2018_GOLDESEL Schulung_Excel.doc 29.08.2018
GOLDESEL - Excel Schulung
• 1Evtl. Statusleiste anpassen, damit man die Summen sieht
In der Statusleiste rechte
Maustaste Summe anhaken
• Sortieren
In einer Excel-Tabelle ohne Filter die Spalte, nach der sortiert werden soll, markieren
ins Menu "Sortieren …"
die Sortierung
Markierung
wählen
erweitern anklicken
sortieren
• Filter
Zum Filtern sollte man eine Tabelle mit Spaltenüberschriften wählen. Es wird immer die
erste Zeile zum Filtern genommen.
In der Excel-Tabelle Daten Filtern rechts neben der Spaltenüberschrift erscheint
ein kleiner Pfeil. Beachten: Wenn in der Tabelle leere Zeilen sind, geht die Filterfunktion
nur bis zu dieser Zeile.
In den Grunddaten der Goldesellisten ist dieser Filter bereits voreingestellt.
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Wenn die Zahlen im Zeilenlineal andersfarbig sind, deutet das darauf hin, dass ein Filter
gesetzt ist und nicht alle Datensätze angezeigt werden.
In einer Tabelle, in der
Filter gesetzt sind,
Spalte, nach der sortiert
werden soll, suchen auf
den kleinen Pfeil gehen
entsprechende Sortierung
(auf- oder abwärts) wählen.
Durch den gesetzten Filter
werden auch alle anderen
Spalten mit sortiert.
• Auswahlmöglichkeiten
Wenn man den Pfeil anklickt, hat man mehrere Möglichkeiten, eine Auswahl zu treffen:
Auf den kleinen Pfeil gehen
den Haken bei "Alles auswählen"
durch anklicken rausnehmen
anschließend nur die Positionen,
je nach Spaltenüberschrift - in
diesem Fall FiPos -, anklicken,
nach denen man auswerten
möchte OK
Durch Anklicken einer Option im
Textfilter kommt man in den
Benutzerdefinierten Autofilter.
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Beim benutzerdefinierten Filter kann man auch mehrere Filteroptionen setzen.
Hier kann man z. B. bei "Enthält / Enthält nicht" auch die Sternchen (s.u.) als
Platzhalter verwenden
• Filterfunktion mit *(Sternchen)-Funktion
Das * kann als Platzhalter für beliebig viele Zeichen gesetzt werden. Wenn man nicht
sicher ist hinsichtlich der Schreibweise, stellt man ein * vor die sichere Zeichenfolge und
ein* am Ende. Dann bekommt man !!! alle Werte, in denen diese Zeichenfolge enthalten
ist, ausgewiesen. Daher immer noch einmal auf das Ergebnis schauen. Man kann auch
mehrere * setzen. Z. B. *RK*Muster* es kommen nur Werte in denen "RK" und
"Muster" mit weiteren Buchstaben enthalten sind.
BEACHTEN: Eine Buchung "Mustermann, RKA, Paris" würde nicht angezeigt werden,
da Mustermann zuerst steht.
Eine Alternative ist hier die "und/oder" Funktion beim Autofilter.
• "und" bedeutet immer, dass beide "Werte" enthalten sein müssen.
• "oder", bedeutet, es werden alle Buchungen, in denen entweder der eine oder der
andere Wert enthalten ist, angezeigt. !!! Es können Buchungen “RK Mustermann“ und
“RK Beispiel“ angezeigt werden.
Ein Fallstrick kann auch eine unterschiedliche Schreibweise sein. Beispiel "Schröder" und
"Schroeder"
• Mehrere Spalten nacheinander einschränken
z. B.
1. Zur Auswertung: Summe der Telefonkosten, die aus dem Projekt / der Finanzstelle
bezahlt wurden. Über den Pfeil in der Spalte FiPos "Telefon / Telefax" auswählen die
Betragsspalte markieren in der Statusleiste steht die Gesamtsumme.
2. Weitere Einschränkung: Was hat ein bestimmter Apparat verbraucht. Über den Pfeil in
der Spalte Text Textfilter enthält die Apparatnummer eingeben OK die
Betragsspalte markieren in der Statusleiste steht die Gesamtsumme.
Hinweis: Im neuen Goldesel kann man die weitere Einschränkung auf einen
Telefonapparat über die Spalte Belegkopftext machen.
oder
Zur Auswertung: Welche Einzelpostenbelege wurden bereits umgebucht: Spalte Text
Textfilter enthält *;UB*.
Hinweis: Alle FI-Belege (7stellig), die umgebucht werden, erhalten automatisch den
Zusatz "UB und die Ursprungsbeleg-Nummer".
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• Springen von der Pivot-Tabelle in Einzelposten
Die Pivot-Tabelle ist eine Zusammenfassung von Einzelpositionen in einer Summe. Um
zu prüfen, welche Datensätze sich hinter einer Summe verbergen, kann man neben den
vorgenannten Auswertungen auch direkt aus der Pivottabelle in die Einzelposten
"springen".
Eine Zelle in der Tabelle auswählen, die eine Summe enthält. Dabei ist es egal ob man
eine Zelle nur von einem Jahr oder die Gesamtsumme oder eine Ergebniszelle nimmt.
Diese Zelle doppelklicken es wird ein neues Tabellenblatt eingefügt, dass die
Einzelposten enthält.
Diese Tabelle enthält keine Sortierung, Summe oder Filter. Das könnte man dann, wie vor
bzw. nachfolgend beschrieben, einfügen.
• Summenbildung
Durch Markierung, bei gedrückter Shift-Taste, nebeneinanderliegender Zellen …
... oder durch anklicken nicht nebeneinanderliegender Zellen bei gedrückter STRG-Taste
Das Ergebnis steht dann in der Statusleiste.
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Will man das Ergebnis in einer Zelle z. B. am Ende der Tabelle haben den Summenbutton
"Σ" drücken. Im Normalfall werden dann alle Zellen oberhalb der Summenzelle
zusammengezählt. Man kann aber auch durch Markierung der Zellenbereiche oder einzelner
Zellen, wie vor beschrieben, eine Summe bilden lassen. Welche Bereiche summiert werden,
sieht man in der oberen Zeile.
Zellenbereich
Einzelne Zellen
• Umbuchungen vorbereiten
• In der GOLDESEL-Datei Filter setzen z. B. nach der FiPos Bezeichnung, nach einer
Beleg-Nummer, nach Text. Gegebenenfalls weitere Filter z. B. im Text setzen.
• Die Excel-Tabelle von der Homepage des Referat 05
https://www.finanzcontrolling.uni-bremen.de/sap/umb/index.htm
öffnen.
• In der GE-Tabelle jeweils nacheinander
Beleg-Nummer
Gebucht-Datum
Betrag
Kopieren und an der entsprechenden Stelle Umbuchung von / Ursprungsbeleg (zu
Gunsten) im UB-Formular wieder einfügen.
• Die Ursprungskontierung eintragen.
• Umbuchung auf (zu Lasten)
• Den Betrag, der umgebucht werden soll, eintragen. Er kann auch vom
Ursprungsbetrag abweichen.
• Die Kontierung auf die umgebucht werden soll.
• Den Text aus der GE-Datei.
• Die Begründung entweder am Ende in der Spalte „Begründung“ oder in die e-mail
eintragen
• Die Originaldatei per e-mail verschicken. Eine Unterschrift ist nicht notwendig, da die e-
mail-Adresse personenbezogen und zuzuordnen ist.
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