IJT 2019 Leitfaden zur Anmeldung - Internationaler Jugendtag 2019
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IJT 2019
Leitfaden zur Anmeldung
Stand: Oktober 2018
IJT 2019 Düsseldorf gGmbH Geschäftsführer Geschäftskonto
Jahnstr. 45 Franz-Wilhelm Otten IBAN DE26440400370390081800
41564 Kaarst Winfried Bister BIC COBADEFFXXX
info@ijt2019.org Amtsgericht Düsseldorf (HRB 77947) Spendenkonto
www.ijt2019.org St.-Nr..122/5796/1423 IBAN DE47440400370390081810
BIC: COBADEFFXXXLeitfaden zur Anmeldung Seite 2 von 8
Inhalt
1 Die Anmeldung................................................................................................................... 3
1.1 Registrierungskarte................................................................................................... 3
1.2 Gruppencode .............................................................................................................. 3
1.3 Gruppen....................................................................................................................... 3
1.4 Gruppenleiter ............................................................................................................. 3
1.5 Gruppenanmeldung ................................................................................................... 4
1.6 Einzelanmeldung ........................................................................................................ 4
1.7 Familiengruppen ........................................................................................................ 4
1.8 Anmeldung von Gemeindevorstehern, Bezirksämtern, Bischöfen und Aposteln 4
1.9 Alleinreisende Minderjährige ................................................................................... 4
2 Das IJT-System ................................................................................................................... 5
2.1 Registrierung .............................................................................................................. 5
2.2 Als Gruppenleiter anmelden ..................................................................................... 5
2.3 Als Gruppenmitglied anmelden ................................................................................ 5
3 Ablauf der Anmeldung ...................................................................................................... 6
3.1 Anmeldung des Gruppenleiters ................................................................................ 6
3.2 Anmeldung des Gruppenmitglieds ........................................................................... 6
4 Vor der Abreise zum IJT 2019 ........................................................................................... 6
4.1 Bezahlung des Teilnehmerbeitrages ....................................................................... 6
4.1.1 SEPA-Überweisung ................................................................................................. 6
4.1.2 Bezahlverfahren außerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraum.......................... 7
4.1.3 Bezahlung vor Ort ................................................................................................... 7
4.2 Ausweise ..................................................................................................................... 7
4.3 Unterkunftsdaten ....................................................................................................... 7
5 Ankunft ............................................................................................................................... 7
5.1 Akkreditierung............................................................................................................ 7
5.2 Storno - Ausweisrückgabe ........................................................................................ 8Leitfaden zur Anmeldung Seite 3 von 8
1 Die Anmeldung
Die Anmeldung der Teilnehmer erfolgt in Form von Gruppenanmeldungen über die
Internetseite der IJT 2019 Düsseldorf gGmbH (https://www.ijt2019.org)
1.1 Registrierungskarte
Für die Anmeldung wird eine Registrierungskarte benötigt. Die Registrierungskarte wird
über die Gebietskirchen an die Bezirke und von dort an die Gemeinden verteilt. Auf der
Registrierungskarte ist ein Aktivierungscode abgedruckt, welcher einmalig für die
Anmeldung verwendet werden kann.
1.2 Gruppencode
Jede Teilnehmergruppe verfügt über einen individuellen Gruppencode. Sobald sich ein
Gruppenleiter mittels Registrierungskarte anmeldet, wird automatisch eine neue
Gruppe angelegt und ein Gruppencode zugeordnet. Über diesen Gruppencode können
sich weitere Teilnehmer anmelden. Sie werden automatisch dieser Gruppe zugeordnet.
1.3 Gruppen
Wie schon zum Europa-Jugendtag 2009 (EJT 2009) erfolgt die Anmeldung zum
Internationalen Jugendtag 2019 (IJT 2019) gruppenweise. Eine Gruppe bildet die
Kerngemeinschaft auf dem Jugendtag. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
a) Ein verantwortlicher Gruppenleiter pro Gruppe
b) Der Gruppenleiter kann einen oder mehrere Stellvertreter ernennen
c) Eine Gruppengröße von 10 bis 15 Teilnehmern wird empfohlen, ist aber nicht
bindend
d) Pro Gemeinde sind mehrere Gruppen möglich
e) Gruppen können auch gemeindeübergreifend gebildet werden. Die Zuordnung zu
einer Gebietskirche erfolgt jedoch über die Gemeindezugehörigkeit des
Gruppenleiters
f) Alle Teilnehmer einer Gruppe werden gemeinsam in der gleichen Unterkunft
untergebracht
1.4 Gruppenleiter
Der Gruppenleiter ist zentraler Ansprechpartner für die Gruppe sowie für die
Organisatoren des Internationalen Jugendtags 2019 und verantwortlich für alle
organisatorischen Belange. Er muss am 30. Mai 2019 volljährig sein.
Weitere Aufgaben eines Gruppenleiters sind:
a) Zusammenstellen der Teilnehmer und Steuerung der Anmeldung
b) Einsammeln der Teilnahmebeträge und Überweisen an IJT 2019 Düsseldorf
gGmbH
c) Buchung von Unterkünften auf dem Messegelände oder als Selbstbucher
d) Verteilung der Teilnehmerausweise an Gruppenmitglieder
e) Reiseplanung ggf. in Abstimmung mit Bezirk oder Gebietskirche
f) Erziehungsbeauftragter bei minderjährigen Gruppenmitgliedern (Die
Beauftragung kann auch durch ein anderes volljähriges Gruppenmitglied der
gleichen Gruppe wahrgenommen werden)
g) Begleitung und Leitung der Gruppe (Bei größeren Gruppen können mehrere
Stellvertreter benannt werden)Leitfaden zur Anmeldung Seite 4 von 8
h) Übernachtet gemeinsam mit seiner Gruppe (Gruppenleiter im Hotel und Gruppe in
Schlafhalle geht nicht!)
1.5 Gruppenanmeldung
Der Gruppenleiter meldet sich zeitnah am IJT-System an und kann anschließend seine
Gruppenmitglieder per E-Mail oder durch Nennung des individuellen Gruppencodes
einladen. Die Erfassung der Daten erfolgt in der Regel durch den Teilnehmer selbst. In
besonderen Fällen kann der Gruppenleiter auch Mitglieder seiner Gruppe selbst
erfassen (Hinweis 5 im Abschnitt 3.1 beachten).
Der Gruppenleiter wird immer über An- oder Abmeldungen von Teilnehmern in seiner
Gruppe informiert.
Bei minderjährigen Teilnehmern ist zu beachten, dass diese nur mit unterschriebener
Einverständniserklärung der Eltern am Internationalen Jugendtag 2019 teilnehmen
können. Das Einwilligungsformular verbleibt beim Gruppenleiter oder dem
Gruppenmitglied, welcher als Erziehungsbeauftragter benannt wurde.
1.6 Einzelanmeldung
Einzelanmeldungen sollen nach Möglichkeit vermieden werden. Eine Einzelanmeldung
entspricht einer Gruppenanmeldung mit nur einem Teilnehmer. Die Gruppe besteht dann
nur aus dem Gruppenleiter selbst. Solang der Bezahlvorgang nicht gestartet ist, kann der
Gruppenleiter jederzeit seine Gruppe vergrößern. Aus der Einzelanmeldung wird dann
eine Gruppenanmeldung.
1.7 Familiengruppen
Teilnehmer mit Kleinkindern (ab zwei Jahre) können sich separat als Familiengruppe
anmelden. Auf dem Messegelände steht Familiengruppen ein separater Schlafbereich in
einer Halle zur Verfügung, sofern nicht selbst für eine Unterkunft gesorgt wird. Die
Mitglieder einer Familiengruppe beschränken sich auf den Gruppenleiter (Vater oder
Mutter bzw. ein Erziehungsberechtigter), den Partner sowie die zur Familie gehörenden
Kinder. Weitere Teilnehmer in einer Familiengruppe sind nicht vorgesehen.
Die Anmeldung erfolgt analog zu der Gruppenanmeldung, jedoch werden die Kinder und
ggf. der Partner durch den Gruppenleiter selbst erfasst. Kinder bis einschließlich zehn
Jahren zahlen keinen Teilnehmerbeitrag.
1.8 Anmeldung von Gemeindevorstehern, Bezirksämtern, Bischöfen und
Aposteln
Die Anmeldung kann wahlweise als Gruppenanmeldung mit einer Gruppe aus der
eigenen Gemeinde inklusive der gemeinsamen Unterkunft in einer der Schlafhallen oder
alternativ als eigenständige Gruppe erfolgen.
Wenn sich selbst um eine Unterkunft bemüht wird, muss auf jeden Fall eine eigene
Gruppenanmeldung durchgeführt werden.
1.9 Alleinreisende Minderjährige
Eine Einzelanreise von Minderjährigen ist nicht möglich. Ausgenommen hiervon sind
Minderjährige, die bei Verwandten in der Nähe von Düsseldorf übernachten. Die
Anmeldung muss in diesem Fall über einen Gruppenleiter am Übernachtungsort erfolgen.Leitfaden zur Anmeldung Seite 5 von 8 Dieser übernimmt dann auch die Verantwortung während des IJT2019 für diesen minderjährigen Teilnehmer. 2 Das IJT-System Zur Anmeldung steht ein Webportal unter der Adresse https://www.ijt2019.org zur Verfügung. Nach der erstmaligen Registrierung ist jederzeit eine erneute Anmeldung am System möglich, beispielsweise um weitere Teilnehmer einzuladen oder eingegebene Daten zu ändern. 2.1 Registrierung Das Anmeldesystem ist über die offizielle Webseite des IJT2019 unter dem Punkt „Teilnehmen Anmelden“ erreichbar. Jeder Gruppenleiter und alle Gruppenmitglieder müssen sich zunächst registrieren. Für diese erste Registrierung ist weder der Registrierungscode noch der Gruppencode notwendig. Nach erfolgreicher Registrierung und Verifizierung der E-Mail-Adresse besteht die Möglichkeit, sich als Gruppenleiter oder als Gruppenmitglied anzumelden. 2.2 Als Gruppenleiter anmelden Bei Aufruf dieser Funktion wird zunächst nach dem Registrierungscode gefragt. Nach erfolgreicher Überprüfung des Registrierungscodes wird im IJT-System eine neue Gruppe angelegt und dem Gruppenleiter zugeordnet. Gleichzeitig wird ein eindeutiger Gruppencode erzeugt, welcher der Gruppenleiter über den Menüpunkt „Gruppenmitglieder einladen“ einsehen kann. Darüber hinaus stehen dem Gruppenleiter weitere Funktionen zur Verfügung: a) Bearbeiten seiner eigenen Daten b) Gruppenmitglieder einladen c) Gruppenmitglieder erfassen (Punkt 5 im Kapitel 3.1 beachten!) d) Gruppenmitglieder bearbeiten e) Gruppenmitglieder aus der Gruppe entfernen f) Stellvertreter ernennen g) Gruppendaten bearbeiten (Familien, Unterkunft und Anreise) h) Bezahlvorgang starten 2.3 Als Gruppenmitglied anmelden Um sich als Gruppenmitglied anmelden zu können, wird der eindeutige Gruppencode jener Gruppe benötigt, zu welcher man sich anmelden möchte. Der Gruppencode kann beim Gruppenleiter oder bei bereits angemeldeten Gruppenmitgliedern erfragt werden. Nach erfolgreicher Überprüfung des Gruppencodes stehen einem Gruppenmitglied weitere Funktionen zur Verfügung: a) Bearbeitung seiner eigenen Daten b) Gruppenmitglieder einladen c) Gruppe verlassen
Leitfaden zur Anmeldung Seite 6 von 8
3 Ablauf der Anmeldung
3.1 Anmeldung des Gruppenleiters
1. Allgemeine Registrierung am IJT-System
2. Mit Registrierungscode als Gruppenleiter anmelden
3. Eigene Daten vervollständigen
4. Weitere Teilnehmer über die Funktion „Gruppenmitglied einladen“ per E-Mail
einladen oder den dort angezeigten Gruppencode verteilen
5. Gegebenenfalls Gruppenmitglieder über die Funktion „Gruppenmitglied
erfassen“ von Hand erfassen
In diesem Fall ist wegen der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung
von dem zu erfassenden Gruppenmitglied das „Anmeldeformular Mitglied einer
Gruppe“ oder „Anmeldeformular Mitglied einer Gruppe – vereinfacht“ auszufüllen
und zu unterschreiben. Bei Minderjährigen bedarf es noch zusätzlich der
Unterschrift des gesetzlichen Vertreters.
Ausgenommen von dieser Regelung sind Familiengruppen, da hier nur Mitglieder
der eigenen Familie erfasst werden.
6. Unvollständige Daten von Gruppenmitgliedern selbst vervollständigen
7. Gruppendaten wie Unterkunft und Anreise vervollständigen
3.2 Anmeldung des Gruppenmitglieds
1. Allgemeine Registrierung am IJT-System
2. Mit Gruppencode als Mitglied dieser Gruppe anmelden (Der Gruppenleiter wird
per E-Mail informiert)
3. Eigene Daten vervollständigen
4. Weitere Teilnehmer über die Funktion „Gruppenmitglied einladen“ per Mail
einladen oder den dort angezeigten Gruppencode verteilen
4 Vor der Abreise zum IJT 2019
4.1 Bezahlung des Teilnehmerbeitrages
4.1.1 SEPA-Überweisung
Die Bezahlung erfolgt innerhalb des SEPA-Raums in Form einer Überweisung auf ein
Konto der IJT 2019 Düsseldorf gGmbH.
Der Begriff SEPA (Single Euro Payments Area) bezeichnet den einheitlichen Euro-
Zahlungsverkehrsraum und ist in Europa ein standardisiertes Überweisungsverfahren.
Eine Überweisung im SEPA-Raum ist in der Regel ohne gesonderte Gebühren möglich.
Im IJT-System startet der Gruppenleiter aktiv den Bezahlvorgang. Ein gestarteter
Bezahlvorgang hat zur Folge, dass die Gruppe für weitere Bearbeitungen gesperrt wird
und der Gruppenleiter per E-Mail über Beitragshöhe, Kontodaten des
Zahlungsempfängers und den anzugebenen Verwendungszweck informiert wird. Die
Zahlungseingänge werden elektronisch mit dem IJT-System abgeglichen. Gibt es keine
Differenzen, dann wird die Gruppe für die Unterkunftsbuchung sowie für den
Ausweisdruck freigegeben. Andernfalls kann der rechtzeitige Versand der Ausweise
oder sogar die Teilnahme am IJT2019 nicht garantiert werden.Leitfaden zur Anmeldung Seite 7 von 8 Der Bezahlvorgang soll zum 28. Februar 2019 abgeschlossen sein, da anschließend noch die Unterkunftszuordnung erfolgen muss, bevor die Teilnehmerausweise gedruckt werden können. 4.1.2 Bezahlverfahren außerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraum In Ländern, in denen eine SEPA-Überweisung nicht getätigt werden kann, erfolgt die Bezahlung in zwei Schritten über die zuständige Gebietskirche. Wie bei der SEPA-Überweisung erhält der Gruppenleiter nach dem Start des von ihm initiierten Bezahlvorganges eine E-Mail, welche Beitragshöhe, ggf. Kontodaten und den anzugebenen Verwendungszweck beinhaltet. Der Gruppenleiter überweist den Betrag auf ein Konto seiner Gebietskirche – gemäß den örtlichen Überweisungsverfahren unter Angabe des Verwendungszwecks. Die betroffenen Gebietskirchen werden seitens der IJT 2019 Düsseldorf gGmbH in regelmäßigen Abständen mittels Listen über Gruppenanmeldungen mit gestartetem Bezahlvorgang informiert. Für jede Liste gibt es einen eigenen Verwendungszweck, welcher bei der Überweisung des Gesamtbetrages an die IJT 2019 Düsseldorf gGmbH zwingend angegeben werden muss. Für jede Liste muss eine separate Überweisung erfolgen. Die Zusammenfassung mehrere Listen in eine Überweisung ist nicht vorgesehen. Auch in diesem Fall werden die Zahlungseingänge elektronisch mit dem IJT-System abgeglichen. Gibt es keine Differenzen, dann werden alle Gruppen, welche mit dem bei der Überweisung angegebenen Verwendungszweck korrespondieren, für die Unterkunftsbuchung sowie für den Ausweisdruck freigegeben. Andernfalls kann der rechtzeitige Versand der Ausweise oder sogar die Teilnahme am IJT2019 nicht garantiert werden. 4.1.3 Bezahlung vor Ort In Sonderfällen kann die Bezahlung auch vor Ort am Servicepoint erfolgen, allerdings werden die Ausweise auch erst vor Ort ausgehändigt. 4.2 Ausweise Alle Teilnehmer erhalten einen personalisierten Teilnehmerausweis. Die Teilnehmerausweise werden ab dem 1. April 2019 gedruckt und anschließend an die Gruppenleiter versandt. Der Gruppenleiter verteilt die Ausweise wiederum an seine Gruppenmitglieder. Gruppen, die nicht rechtzeitig den Bezahlvorgang gestartet haben oder sich nach dem 1. April 2019 anmelden, erhalten die Teilnehmerausweise erst vor Ort am Servicepoint. 4.3 Unterkunftsdaten Die Zuordnung zu den einzelnen Schlafhallen wird im IJT-System ab 1. März 2019 sichtbar sein, sobald eine Zuordnung durch den Support erfolgte. 5 Ankunft 5.1 Akkreditierung Eine Akkreditierung einzelner Gruppen ist nicht vorgesehen. Sie gelten am 30. Mai 2019 als automatisch akkreditiert.
Leitfaden zur Anmeldung Seite 8 von 8
5.2 Storno - Ausweisrückgabe
Bis zum 1. April 2019 wird bei einem Storno der Betrag in voller Höhe erstattet. Ab dem
1. April werden nur noch 100 Euro erstattet da dann Druck- und Bearbeitungskosten
angefallen sind. In diesem Fall ist die Rückgabe des Teilnehmerausweises unbedingt
erforderlich. Die Rückgabe kann wie folgt erfolgen:
a) Durch den Gruppenleiter am Serviceschalter vor Ort in Düsseldorf
b) Durch einen beauftragten Gruppenleiter oder Gruppenmitglied einer anderen
Gruppe aus der gleichen Gemeinde/Bezirk am Serviceschalter vor Ort
c) Per Post an IJT 2019 Düsseldorf gGmbH
Ein Austausch des verhinderten Teilnehmers mit einem anderen Teilnehmer ist ebenfalls
möglich. Aber auch in diesem Fall muss der alte Teilnehmerausweis zurückgegeben
werden. Für den neuen Teilnehmer wird ein neuer Teilnehmerausweis vor Ort in
Düsseldorf ausgestellt.
Bei Fragen steht das Supportteam gerne unter registration@ijt2019.org zur Verfügung.Sie können auch lesen
