KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & Partner - SonderNews
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & Partner
Steuerberater
KKR - SonderNews – Digitale Zukunft der Finanzverwaltung
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten GoBD
Inhaltsverzeichnis:
Seite 1: Einleitung
Seite 2: Ab wann gilt die GoBD? / Für wen gilt die GoBD?
Seite 3 : Risiko bei Missachtung der GoBD / Auf welche Daten haben die Prüfer Zugriff?
Seite 4: Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? / Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Richtige und zeitgerechte Buchführung und Aufzeichnungen
Seite 5: Ordnung und Unveränderbarkeit / Die Verfahrensdokumentation
Seite 6: Das interne Kontrollsystem / Die Zukunft der kaufmännischen Verwaltungsarbeiten nach GoBD
Seite 7: Grundregeln der elektronischen Archivierung / Das Scannen der Belege
Seite 8: Verfahrensdokumentation/Belegersetzendes Scannen
Seite 9: Die elektronische Rechnung der Zukunft/Wie KKR Ihnen bei der Gestaltung der digitalen Zu
kunft helfen kann / Fazit
Seite 10 Fazit
Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefal- kämpfung hat die Finanzverwaltung nun tech-
len an den Segnungen der elektronischen Da- nisch bis auf Augenhöhe aufgeholt und geht
tenverarbeitung (EDV), denn durch die Automa- noch weiter. Sie plant, dass bis 2022 alle Behör-
tisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von den, Ämter, Versicherungen, Banken und sons-
Steuererklärungen und im Rahmen der Be- tige Institutionen alle steuerlich relevanten Daten
triebsprüfungen winken große Entlastungen für nur noch elektronisch bearbeiten und bereit
die Beamten. Das Bundesfinanzministerium für stellen. Ob dies bis Ende 2022 umgesetzt sein
Finanzen (BMF) hat am 14.11.2014 ein Schrei- wird, bleibt abzuwarten. Erkennbar ist aus vielen
ben über die „“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Gesetzesänderungen, Referentenentwürfen etc.,
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf- dass an diesem Ziel festgehalten wird.
zeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffent- Begonnen hat dies mit der Verpflichtung zur
licht. elektronischen Übermittlung der Daten über
Kapitalerträge, Versicherungsbeiträge, Renten-
Die GoBD ersetzt die bisherigen gültigen GoBS zahlungen, Arbeitnehmerdaten etc. und dem
in weiten Teilen. Die GoBS beinhaltete für Be- folgte die elektronisch zu übermittelnde Steuer-
triebsprüfer, wie auch für Steuerpflichtige, bis- erklärung. Wenn Sie bzw. wir für Sie heutzutage
lang lediglich Leitlinien und keine klaren Regeln. Ihre Steuererklärung elektronisch dem Finanz-
Die GoBD ist nun verbindlich und klar ausgestal- amt übermitteln, prüft das Finanzamt Ihre Erklä-
tet. Nach Ansicht der Finanzverwaltung hat sich rung mit Hilfe vieler tausender elektronischer
nichts Grundlegendes gegenüber den 19 Jahre Tools und vergleicht Ihre Werte mit Datensamm-
alten Grundsätzen der GoBS geändert. Formal lungen etc. So können Privatleute und Unter-
mag das sogar zutreffen – der Teufel steckt nehmer einfach und schnell digital durchleuchtet
jedoch im Detail. Viele Punkte wurden nun werden.
konkretisiert und klar formuliert.
Für das Finanzamt bedeutet dies, dass Zeit und
Sie als Unternehmer nutzen weitgehend alle Arbeitsleistung eingespart werden können. Für
Möglichkeiten der EDV aus . Sie ist aus Ihrem Sie als Steuerpflichtiger bedeutet die Hinwen-
Alltag nicht mehr wegzudenken. Mithilfe vieler dung der Behörde zu den Möglichkeiten der EDV
elektronischer Systeme werden viele Ihrer Ar- aber auch einen teils nicht unerheblichen Mehr-
beitsabläufe optimiert / strukturiert. Ohne die aufwand. Letztendlich sind Sie derjenige, der die
EDV wäre Ihr Unternehmen in der heutigen Zeit Weichen für die Erleichterung beim Finanzamt
sicherlich nicht mehr wettbewerbsfähig. Die stellt und seine EDV-Systeme und betrieblichen
Finanzverwaltung war bis vor kurzem in diesem Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpas-
Bereich noch “unterrepräsentiert“. Doch die sen muss.
vielen Manipulationen von EDV-Systemen haben
neben den bislang entdeckten Steuerverkürzun- Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den
gen / Steuerhinterziehungen zu massiven Steu- von der Finanzverwaltung geforderten Grundsät-
erausfällen geführt. Zu dieser Missbrauchsbe- zen der elektronischen Buchführung auseinan-Seite 2 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
dersetzen. Dies gilt besonders, wenn Sie Ihre Prozesse etwas “holprig“ gelaufen sind. Aus
Buchführung selbst erstellen. Und selbst wenn diesem Grund sollten Sie die Prüfung Ihrer
Sie die Buchführung an uns bzw. an Ihren Steu- bestehenden Prozesse und die erforderlichen
erberater abgeben, müssen Sie sicherstellen, Anpassungsarbeiten so schnell wie möglich in
dass zumindest die notwendigen Vorarbeiten in Angriff nehmen.
Ihrem Haus GoBD-konform umgesetzt werden.
Nur durch Ihre und durch die qualitative Arbeit Für wen gilt die GoBD?
Ihres Steuerberaters sind Sie bei späteren Be-
triebsprüfungen auf der sicheren Seite. Im Die Neuerungen der GoBD betreffen zunächst
schlimmsten Fall könnte sonst das Finanzamt einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe
Ihre Buchführung bemängeln / verwerfen und auf (Bilanz), die bei Ihren unternehmerischen Pro-
seine Schätzungsbefugnis zurückgreifen. zessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgrei-
fen und ihre gesetzliche Buchführungs- und
Von den Regelungen der GoBD sind alle elek- Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elek-
tronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner tronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene
Art relevante Daten für die betriebliche Buchfüh- Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher
rung liefern. Neben der betrieblichen EDV zählen führen und Bilanzen erstellen.
hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme
wie elektronische Kassensysteme, Warenwirt- Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher
schaftssysteme, Zeiterfassungssysteme etc., auf Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen,
die wir später noch eingehen werden. z. B. Freiberufler (wie Ärzte, Zahnärzte, Rechts-
anwälte, Architekten etc. sowie Kleingewerbe-
Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, werden treibende) ermitteln ihren Gewinn aus dem
wir in diesem Newsletter nicht nur Ihre neuen Überschuss der Betriebseinnahmen über die
Pflichten darstellen, sondern wir werden auch Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 3 EStG, kurz
über die Chancen und Möglichkeiten informie- Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) genannt.
ren, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Diese stellt eine Gewinnermittlungsvorschrift dar.
Ihre elektronische Buchführung mittels neuer Es werden hierdurch keine selbständigen Auf-
Technologien effizienter und kostengünstiger zeichnungspflichten (z. B. Kassenbuch) begrün-
gestalten können. det.
Natürlich stehen wir Ihnen gerne für alle Fragen, Dennoch geht die Finanzverwaltung aber davon
die sich aus diesem Newsletter ergeben, zur aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften
Verfügung. generell von jedem Unternehmer beachtet wer-
den müssen. So ergibt sich durch das Umsatz-
Ab wann gilt die GoBD? steuergesetz für umsatzsteuerpflichtige Unter-
nehmer, die eine EÜR aufstellen, eine Aufzeich-
Die folgenden Grundsätze sind für Veranla- nungspflicht gemäß § 22 UStG, da die Be-
gungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwen- triebseinnahmen und der Eigenverbrauch aufge-
den. Die seit 1995 geltenden Grundsätze ord- zeichnet werden müssen. Möchten Sie Ihre
nungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungs- gezahlten Vorsteuerbeträge von Ihrer Umsatz-
systeme (GoBF / GoBS) sind nicht mehr anzu- steuerschuld abziehen, müssen auch die Be-
wenden. triebsausgaben mit Angabe von Netto, USt und
Brutto aufgelistet werden. Damit das Finanzamt
Aber die bisher geltenden Grundsätze zur Nach- alles nachprüfen kann, müssen die entspre-
vollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Richtigkeit, chenden Belege zudem geordnet aufbewahrt
zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung, werden.
Ordnung, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit,
die bislang schon bei der GoB, GoBF und GoBS Lediglich bei den Überschusseinkunftsarten -
bestanden haben, sind auch weiter auf die Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung
GoBD anzuwenden. Die Einzelheiten hierzu und sonstige Einnahmen - gelten die neuen
werden wir im Newsletter nachfolgend erläutern. Vorschriften der GoBD nicht.
Es bleibt zu hoffen, dass Betriebsprüfer eine
gewisse Großzügigkeit walten lassen, falls die
Einführung der GoBD bei Ihnen erst jetzt vorge-
nommen wird beziehungsweise verschiedeneSeite 3 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
Auf welche Daten haben die Prüfer
Mandanteninformation:
Infolgedessen empfehlen wir allen Freiberuflern,
Zugriff?
die Hinweise ebenso zu befolgen, die für Buch-
Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme
führungspflichtige Unternehmen gelten. Die
Verbuchung Ihrer Unterlagen ist schon alleine betroffen, die in irgendeiner Art für die Buchfüh-
rung relevante Daten liefern. Hierzu zählen alle
dadurch notwendig geworden, dass dem Fi-
nanzamt auch das Formular EÜR mit Ihrer Hauptsysteme sowie die Vor- und Nebensyste-
me. Ebenso müssen die Hard- und Software
Steuererklärung eingereicht werden muss.
einschließlich der Schnittstellen prüfbar sein. Bei
Geräten sind zusätzlich auch die Beschreibun-
Risiko bei Missachtung der GoBD gen sowie Ergänzung, Updates etc. aufzube-
wahren.
Wenn die GoBD mit ihren Neuerungen, wie
folgend erläutert wird, nicht befolgt wird, kann Wie oft die Datenverarbeitungssysteme von
das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Ver- Ihnen genutzt werden und wie groß die Bedeu-
stöße bei der Buchführung beziehungsweise bei tung oder wie teuer diese sind, hat keinerlei
den Aufzeichnungen feststellen und aufgrund Auswirkung auf den Zugriff durch den Prüfer.
dieser formellen und sachlichen Mängel die Entscheidend für die Finanzverwaltung ist nur,
Buchführung beziehungsweise die Aufzeichnun- dass in Ihrem System steuerrelevante, buchfüh-
gen verwerfen. Damit ist der Weg frei, dement- rungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten
sprechend zu schätzen. Die Schätzung erfolgt in
Abhängigkeit der Menge und der Schwere der - erfasst,
Mängel sowie unter Berücksichtigung der Art der - erzeugt,
Mängel (formeller oder materieller Mangel). - empfangen,
- übernommen,
In unserem Newsletter zur GoBD aus Juni 2015 - verarbeitet,
schrieben wir: “Da die Betriebsprüfungen nach - gespeichert oder
GoBD wohl erst in drei oder vier Jahren begin- – übermittelt werden.
nenN..“. Aus heutiger Sicht müssen wir
zugeben, dass wir diesbezüglich zu optimistisch Zu diesen Systemen gehören z. B.
waren. In den Betriebsprüfungen der letzten
Monate fragten die Betriebsprüfer zumindest - Finanzbuchführung
nach Vorsystemen. Insofern ist die GoBD mit - Anlagenbuchführung
ihren Folgen bei manchen Betriebsprüfern - Lohnbuchführung
schneller als von uns erwartet eingetroffen. - elektronische Kassensysteme
- elektronische Warenwirtschaftssysteme
Lediglich die Unsicherheit unserer Anmerkung - elektronische Zahlungssysteme
aus Juni 2015 hinsichtlich der Hinzuschät- - Taxameter, Wegstreckenzähler
zungsmöglichkeit bleibt bestehen. Wir wissen - elektronische Waagen
immer noch nicht wie viel Prozent der Erlöse das - elektronische Zeiterfassungssysteme
Finanzamt hinzuschätzen wird. Kommentatoren - elektronische Kommunikation (Email)
gehen weiterhin davon aus, dass diese Hinzu- - Praxisabrechnungssoftware, Archiv
schätzung aufgrund der festgestellten formellen und Datenmanagementsystem
oder sachlichen Mängel bis 10 % der Umsätze - sowie alle Handbücher, Bedienungsanleitungen
bedeuten könnte. etc.
Mandanteninformation: Mandanteninformation:
Es zeichnet sich bereits ab, dass formelle So gehören bei Heilberuflern auch digitale
Fehler der zeitgerechten Aufzeichnung der Röntgengeräte, Ultraschallgeräte etc. zu den
Buchführung nicht direkt zur Verwerfung der sog. Vorsystemen. Die Begründung dafür: Der
Buchführung führen sollen. Sollte sich dies so Durchlauf der Patienten könnte Rückschlüsse
durchsetzten, werden wir Sie informieren. auf Ihre Abrechnungen liefern!!Seite 4 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
Alle Systeme wird die Finanzverwaltung insbe- schaffen kann. Die Verarbeitungskette vom
sondere auf Ihre GoBD-Komformität prüfen, um eingehenden Beleg und der Grundaufzeichnung,
Manipulationen auszuschließen. Hierzu ist in den Journalen und Konten bis hin zur Steuerer-
jedem Finanzamt ein entsprechend ausgebilde- klärung muss mit Bilanz und GuV oder EÜR
ter Prüfer für den Bereich Datenzugriff einge- lückenlos nachvollziehbar sein. Der Inhalt der
setzt, um bei Prüfungen den Prüfern vor Ort die ursprünglichen Dateien darf nicht verändert
nötige fachliche Unterstützung beim Datenzugriff werden und es dürfen auch keine Informationen
zu geben. verloren gehen.
Der Datenzugriff ist den Prüfern auch bei nicht- Außerdem untersagt die Finanzverwaltung im
buchführungspflichtigen Unternehmen erlaubt (z. Schreiben zur GoBD die Umwandlung der Daten
B. Freiberuflern). eines Buchführungsprogrammes in andere
Formate, z. B. in PDF-Dateien, denn dadurch
In unserem vorhergenden Newsletter aus De- werden Änderungen etc. nicht mehr nachvoll-
zember 2016 “Richtige Kassenführung für Ge- ziehbar. Wird eine Software gewechselt, muss
werbetreibende und Freiberufler“ haben wir die Vorgängersoftware inklusive der Datenbe-
schon ausführlich über den Datenzugriff berich- stände für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in
tet. der Regel 10 Jahre) für den Fall einer Betriebs-
prüfung weiterhin vorgehalten werden.
Welche betrieblichen Systeme sind
betroffen? Richtige und zeitgerechte Buchfüh-
rung und Aufzeichnungen
Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme
betroffen, die in irgendeiner Art der betrieblichen Richtigkeit bedeutet, dass die Aufzeichnungen
Buchführung relevante Daten liefern. Neben der mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und
betrieblichen EDV zählen hierzu auch sogenann- dass diese in einem zeitlich engen Zusammen-
te Vor- und Nebensysteme. Die oben aufgeführ- hang in elektronischer Buchhaltung erfasst
te Auflistung dieser Systeme ist dabei keine werden.
vollständige Auflistung. Sie müssen in Ihren
Betriebsabläufen überprüfen, ob gegebenenfalls Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollen grund-
weitere Systeme hierunter fallen. sätzlich getrennt verbucht werden.
Für die Buchführung irrelevant dürften viele Besonderheiten bei baren Geschäftsvorfällen
elektronische Werkzeuge und Messgeräte sein, Für die zeitgerechte Erfassung galt bislang der
die einzig für die Entwicklung konkreter Aufträge Grundsatz, dass diese täglich erfasst werden
erforderlich sind, deren Daten nicht extra aufge- müssen. Hieran hat sich auch jetzt nichts geän-
zeichnet werden und die somit auch keine dert. Vergleichen Sie hierzu unseren Newsletter
Grundlage zum Beispiel für Rechnungspositio- KKR News 1/2013 und KKR SonderNews Rich-
nen liefern können. tige Kassenführung für Gewerbetreibende und
Freiberufler (www.kanzlei-kkr.de in der Rubrik
Mandanteninformation: Newsletter).
Es gibt noch keine explizierten Hinweis darauf
das Digitalkopierer (die speichern alle bisher Besonderheiten bei unbaren Geschäftsvorfällen
gefertigten Kopien) oder das Navigationsgeräts Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind diese nach
Ihres Firmenfahrzeugs als Vorsystem von der Auffassung der Finanzverwaltung innerhalb von
Finanzverwaltung angesehen werden. 10 Tagen zu verbuchen. Die 10-Tagesfrist
stammt aus einem BFH-Urteil aus 1968. Das
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbar- bedeutet, dass die Buchungen Ihrer Geschäfts-
keit vorfälle ,,festgeschrieben“ sein müssen, Sie
müssen unveränderbar sein. Wenn Daten geän-
Wie die “analoge“ muss auch die elektronische dert werden, muss die Änderung vom Programm
Buchführung so beschaffen sein, dass ein Be- automatisch aufgezeichnet werden. Der Ur-
triebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit sprung bleibt dadurch immer nachvollziehbar.
einen Überblick über die gebuchten Geschäfts-
vorfälle und die Lage des Unternehmens be- Aber auch die Finanzverwaltung hat erkannt,
dass die Verbuchungsfrist von 10 Tagen absolutSeite 5 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
unrealistisch ist. Wenn Sie die folgenden be- Die erste Verbuchung des Geschäftsvorfalls
schreibenden Anforderungen erfüllen, haben Sie muss unveränderbar abgeschlossen werden.
eine sogenannte geordnete Belegablage. Mit Spätere Korrekturen, Änderungen, Löschungen
einer geordneten Belegablage ist es auch un- etc. müssen ebenfalls elektronisch unveränder-
schädlich, wenn Ihre Belege bis zum Ende des bar dokumentiert werden.
Folgemonats verbucht werden.
Vorsicht in diesem Zusammenhang ist bei der
Bei der geordneten Belegablage muss sicherge- Nutzung von Excel oder ähnlicher Software
stellt sein, dass bis zur Erfassung keine Unterla- geboten. Diese Programme gewähren keine
gen verloren gehen. Das geschieht insbesonde- lückenlose Änderungshistorie und werden des-
re durch die fortlaufenden Nummerierungen der halb von der Finanzverwaltung für Buchhal-
ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner tungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Sie
durch die Ablage in besonderen Ordnern oder kennen dies auch schon von anderen Aufzeich-
auch durch elektronische Grundbuchaufzeich- nungen wie z.B. Fahrtenbüchern in Excel, denn
nungen in PC-Kassen, Warenwirtschaftssyste- diese können jederzeit geändert werden.
men oder Fakturierungssystemen.
Da im GoBD Schreiben nun auch die fortlaufen- Eine Führung der Nachweise in nicht anerkann-
den Nummerierungen der eingehenden Rech- ten Programmen (dazu später mehr) kann zum
nungen für die geordnete Belegablage gefordert Verlust des Betriebsabgabenabzuges führen.
wird, würden wir gegebenenfalls die Anschaffung
eines Paginierstempels empfehlen. Als Grundsatz gilt bei der elektronischen Archi-
vierung auch die Formattreue. Ihre Belege müs-
Die Ausgangsrechnungen müssen, wie Sie es sen so gespeichert werden, wie sie auch einge-
bisher auch schon gemacht haben, weiterhin gangen sind. Erhalten Sie z. B. Rechnungen
fortlaufend nummeriert werden. Die Nummerie- mittels Email als PDF, müssen die Belege in der
rung der Eingangsrechnungen wie auch der Form des Eingangs als PDF archiviert werden.
Ausgangsrechnungen können natürlich nach Eine Umwandlung der Belege in andere Formate
unterschiedlichen Systemen erfolgen. - oder Sie drucken den Beleg aus und löschen
danach die Emails samt Anhang - bedeutet,
Mandanteninformation: dass die Unveränderbarkeit des Beleges verletzt
Sie können Ihre Belege wie bisher monatlich wurde.
zu uns bringen. Die EDV gestützte Erfassung
kann dann weiterhin wie gewohnt bei uns Die Verfahrensdokumentation
stattfinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, künf-
tig verstärkt auf eine geordnete Belegablage Schon das GoBDS-Schreiben aus 1995 hat die
zu achten und die Belege monatlich einzu- Verfahrensdokumentation als zentrales Informa-
reichen, da dieser Punkt im BMF-Schreiben tionsdokument für den Aufbau und die Abläufe
klar hervorgehoben wurde. Theoretisch wäre der elektronischen Buchführung thematisiert.
durch die geordnete Belegablage auch die Allerdings waren die Ausführungen damals eher
quartalsweise, halbjährliche etc. Verbuchung allgemein gehalten, so dass die praktische
Ihrer Belege möglich. Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unterschied-
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, lich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht -
müssen Sie bitte dafür Sorge tragen, dass die ,,etwas für die Betriebsprüfung haben“ - im
oben genannten zeitlichen Vorgaben auch Vordergrund stand. Durch das Schreiben zur
eingehalten werden. GoBD vom 14.12.2014 gibt es nun erstmals
detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt
einer Verfahrensdokumentation. So müssen aus
Ordnung und Unveränderbarkeit der Dokumentation der Inhalt, Aufbau, Ablauf
sowie sonstige Ereignisse des EDV-Verfahren
Die Ordnung der Buchführung verlangt eine vollständig und schlüssig hervorgehen. Dass der
systematische Erfassung, sowie eine übersichtli- Begriff der Verfahrensdokumentation seinen
che, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Ursprung in der EDV hat, macht die Sache leider
Schon die Sammlung der Unterlagen muss nicht einfacher. Deshalb sollten Sie zur Erstel-
planmäßig erfolgen. Bare und unbare Ge- lung der Dokumentation unbedingt fachkundiges
schäftsvorfälle sollen grundsätzlich getrennt Personal oder externe Dienstleister hinzuziehen.
verbucht werden.Seite 6 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentati- Das interne Kontrollsystem
on hängt natürlich sehr stark von den Prozessen
im jeweiligen Unternehmen ab. So kann es für Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt
eine Verfahrensdokumentation kein allgemein der Beschreibung des internen Kontrollsystems
gültiges Muster geben, da jeder Betrieb zu eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb
individuell ist. Aber in dem vorgenannten Schrei- müssen wirksame Kontrollen eingerichtet wer-
ben zur GoBD nimmt die Finanzverwaltung den, die die Einhaltung der Ordnungsvorschriften
Stellung zum Aufbau und zu bestimmten Inhal- der GoBD sicher stellen. Das Kontrollsystem darf
ten, die in jedem Fall in der Verfahrensdokumen- nicht nur auf Papier bestehen, sondern die
tation enthalten sein müssen: Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden.
Nach dem neuen BMF-Rundschreiben umfasst
- Allgemeine Beschreibung der Prozesse der das interne Kontrollsystem insbesondere die
elektronischen Buchführung sowie der System- folgenden Aspekte:
me. Am einfachsten ist dies wohl in einem - Kontrolle der Zugriffs- und Zuangsberechtigung
kurzen kommentierten Ablaufdiagramm darzu- auf Systeme der elektronischen Buchführung
stellen. und der vorgelagerten Systeme. Es muss
- Anwenderdokumentation: Hierunter ist eine sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter sich
umfassende Gebrauchsanweisung der einzel- an diese Vorgaben halten. In regelmäßigen
nen Programme und Geräte für den Anwender Abständen muss dies überprüft werden.
zu verstehen. - Definition und regelmäßige Kontrolle von Zu-
- Technische Systemdokumentation: In dieser ständigkeiten der Mitarbeiter im Rahmen des
werden die Details zur verwendeten Hard- und Gesamtprozesses (wer macht was?, Vier-Au-
Software erfasst. gen-Prinzip etc.).
- Betriebsdokumentation: Hierbei handelt es sich - Erfassungskontrolle
um eine Darstellung des betrieblichen Umfelds - Fehlervermeidung des Systems durch pro-
der Branchen mit Branchenkennzahlen, beides grammseitige automatisierte Plausibilitätsprü-
aus technischer und organisatorischer Sicht. fung und Abstimmungskontrollen bei der Daten-
- Internes Kontrollsystem (werden wir nachfolg- eingabe (z. B. unvollständiger Archiveingang)
gend separat beschreiben) - Tournusmäßige Kontrolle der zutreffenden
- Datensicherungskonzept: mit Backupsystemen technischen Verarbeitung
und der Beschreibung der verwendeten Daten- - Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte
träger oder unbeabsichtigte Verfälschung von Pro-
- Historie der bislang eingesetzten Programme: grammen, Daten und Dokumenten.
(zumindest 10 Jahre zurück)
- Historie der Änderungen: innerhalb der einzel-
nen Dokumentationen Mandanteninformation:
Die meisten dieser Punkte sind sicherlich schon
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Teile der Ver- in Ihrem EDV-System hinterlegt. In unserem
fahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen Buchhaltungssystem sind diese Kontrollen
bereits vorhanden sind. Insbesondere eine schon lange implementiert.
technische Dokumentation sowie eine Beschrei-
bung/Bedienungsanleitung der von Ihnen einge- Die Zukunft der kaufmännischen Ver-
setzten Software sollte vorhanden sein (meist in
“Hilfe?“ enthalten), sollte verfügbar oder zu
waltungsarbeiten nach GoBD
beschaffen sein.
Wie bereits Anfangs erwähnt, versucht die Fi-
nanzverwaltung alles Mögliche um die Steuer-
Mandanteninformation:
manipulation sowie die Steuerhinterziehung zu
Zur Erläuterung haben wir Ihnen als Anlage vermeiden, zumindest einzudämmen. So ist die
ein mögliches Muster für eine Verfahrensdo-
Finanzverwaltung nun im Bereich der elektroni-
kumentation zur Belegablage von digitalen Be-
schen Datenverarbeitung sehr innovativ und
legen beigefügt. Ob dieses auf Sie so zutrifft,
setzt mit dem Schreiben zur GoBD hohe Hürden
ist natürlich betriebsabhängig zu prüfen.
und Anforderungen sowohl an Sie als den Steu-
erpflichtigen als auch an uns als Ihren Steuerbe-
rater. In diesem Schreiben setzt die Finanzver-
waltung bereits jetzt Zeichen für die Zukunft. DieSeite 7 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
Finanzverwaltung beabsichtigt bis 2022 alle ein Dateimanagementsystem herum. Da die
Informationen, Unterlagen, Bescheinigungen Implimentierung eines solchen Systems sehr
aller Behörden und Ämter sowie Banken, Versi- kostenintensiv ist, bestehen natürlich auch
cherungen etc. nur noch auf elektronischem andere Möglichkeiten die elektronischen Dateien
Wege zu bearbeiten. Viele Verfahren, nicht nur zu verwalten.
beim Finanzamt, können heute schon nur noch
elektronisch abgewickelt werden beziehungs- Ein Beispiel wäre hierfür die Verwaltung der
weise sind nur noch elektronisch zu beantragen, Dateien im MS-Windows-System. Entscheiden
auszufüllen etc. Ob dies bis 2022 tatsächlich so Sie sich für ein unveränderbares Ordnersystem,
umfangreich ausgedehnt wird, bleibt abzuwar- sollte die Struktur vorab geplant und gegebenen-
ten. Wir gehen davon aus, dass diese Regelun- falls grafisch dargestellt werden (z. B. als Baum-
gen überwiegend kommen werden, eventuell diagramm “Zurück in die Zukunft“ lässt Grüßen).
vielleicht nur ein oder zwei Jahre später. So behalten Sie, Ihre dafür zuständigen Mitarbei-
ter und natürlich auch das Finanzamt einen
Man glaubt es kaum, aber die Finanzverwaltung besseren Überblick über Ihr System der Archi-
will das “Papierlose Büro“ einführen und auch vierung.
durchsetzen.
Natürlich ist die grafische Darstellung des
Grundregeln der elektronischen Archi- Baumdiagramms sowie die Beschreibung ein
vierung notwendiger Bestandteil Ihrer Verfahrensdoku-
mentation.
Mittlerweile sind die elektronischen Archivie-
rungssysteme derart ausgereift und leistungsfä- Gleiches gilt natürlich für die Beschreibung eines
hig, dass das Papierlose Büro immer besser Datenmanagementsystems.
realisierbar wird und zunehmend, nicht nur von
der Finanzverwaltung, gewünscht wird. Da die Das Scannen der Belege
Finanzverwaltung diesen Trend auch erkannt
hat, hat sie in dem Schreiben zur GoBD bereits Da die GoBD auf das papierlose Büro abzielt,
unfassende zukunftsweisende Regelungen sieht sie auch Regelungen vor, wie Ihre Papier-
veröffentlicht. belege gescannt werden müssen, damit sie
elektronisch erfasst werden.
Die Grundregeln für die elektronische Archivie-
rung seitens der Finanzverwaltung sind: Werden die Papierbelege in der folgend be-
schriebenden Form gemäß GoBD gescannt,
- Die Speicherung von Dokumenten in nicht können die Papierbelege sofort, d. h. vor Ablauf
veränderbaren Formaten (zur Zeit wohl nur der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, vernichtet
mittels PDF-Datei oder TIF-Datei möglich). werden. Dies bedeutet, dass natürlich größere
- Die Systematik der Ablage muss so beschaffen Lagerkapazitäten zur Aufbewahrung der alten
sein, dass sich der Betriebsprüfer problemlos Unterlagen für 10 Jahre wegfallen.
einen Überblick verschaffen kann.
- Die Datei muss einen schlüssigen, nachvoll- Mandanteninformation:
ziehbaren Dateinamen haben. Bevor Sie Belege vernichten bitten wir dringend,
- Die leichte Auffindbarkeit der Dokumente uns zu kontaktieren, da wir für viele Belege
anhand eines Indexsystems empfehlen, diese trotz abgelaufener Aufbewah-
rungsfristen nicht zu vernichten.
Exkurs PDF oder TIF
Die Finanzverwaltung erkennt zur Zeit sowohl
PDF-Dateien als auch TIF-Dateien als unver- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ge-
änderbar an. Die "EDV-Fachwelt" sieht die z. schäftsunterlagen betragen derzeit:
Zt. erhältlichen PDF-Formate als nicht revisi-
onssicher an! Sie, wie auch wir, achten auf die - 6 Jahre bei Geschäftsbriefen und geschäft-
evtl. kommende Stellungnahme der Finanz- licher Emailkorrespondenz, Mahnungen und
verwaltung zu diesem Thema. Verträgen. Bei Verträgen beginnt jedoch die
6-jährige Frist erst nach Ablauf der Vertrags-
Bei der Forderung nach einem Indexsystem laufzeit!
kommen viele größere Unternehmen nicht umSeite 8 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
- 10 Jahre für Ihre Ein- und Ausgangsrech- arbeiter für den Prozess von der anfänglichen
nungen, Inventare, Inventurunterlagen, Jahres- Sichtung über die Auswahl der zu scannenden
abschlüsse und Buchungsbelege. Belege bis hin zur Vernichtung der Originale
verantwortlich sind/ist.
Mandanteninfo - Des Weiteren muss dokumentiert werden, dass
Für das belegersetzende Scannen plant der die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen
Gesetzgeber ggf. noch die Einführung eines wurden.
zertifizierten Verfahrens. Da dies noch nicht
bekannt ist, empfehlen wir auch deshalb die - Es muss dokumentiert sein, dass die entspre-
Papierbelege noch nicht zu vernichten. chenden Geräte und Verzeichnisse nur für
Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten. diejenigen Mitarbeiter zugänglich sind, die mit
Wir werden berichten. den Prozessen vertraut sind beziehungsweise
in deren Tätigkeitsbereich die jeweiligen Daten
fallen. So soll einer unbeabsichtigten oder vor-
Auch für diese Prozesse ist natürlich eine Ver- sätzlichen Veränderung der Daten durch unbe-
fahrensdokumentation zu erstellen. fugte Personen vorgebeugt werden. Hier ist es
sinnvoll verschiedene Nutzergruppen mit un-
Verfahrensdokumentation/ terschiedlichen Schreib- und Leseberechtigun-
Belegersetzendes Scannen gen zu etablieren. Besonders sensibele Berei-
che innerhalb der Datenspeicher sollen durch
Damit Sie die Papierbelege einscannen und Passwörter geschützt werden.
danach vernichten können, muss eine extra
Verfahrensdokumentation wie vorher für das Werden für diese Tätigkeiten externe
belegersetzende Scannen erstellt werden. Da Dienstleister eingeschaltet, ist genau zu doku-
nach dem Scannen die Papierbelege endgültig mentieren, welche Prozesse sie übernehmen.
vernichtet werden können, hat die Verfahrens- Natürlich müssen auch hierbei die Tätigkeitsbe-
dokumentation zum belegersetzenden Scannen reiche Zugriffsbeschränkungen, Passwörter etc.
sehr hohe und weitgehende Anforderungen. So dokumentiert werden.
müssen neben den bereits beschriebenden
Positionen wie Nachvollziehbarkeit des Datei- - Technische Anforderungen: Die Hard- und
namens, der Auffindbarkeit sowie der Beschrei- Software, die Sie zur Digitalisierung und Auf-
bung des Baumdiagramms weitere Schritte bewahrung verwenden, muss genau beschrie-
dokumentiert sein. Diese zusätzlichen Dokumen- ben werden. Dazu gehört z. B. die Buchhal-
tationen sind: tungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege
gespeichert werden. Die Hard- und Software
- Auswahl, welche Dokumente ersetzend ge- muss technisch auf einem hinreichenden Ni-
scannt werden können. Dies setzt unter Um- veau sein, um die Lesbarkeit (auch noch in 10
ständen voraus, dass sowohl die eingehenden Jahren) zu gewährleisten sowie die bildliche
wie ausgehenden Belege einer zentralen Stelle und inhaltliche Übereinstimmung mit den Ori-
zugeleitet werden, um gescannt zu werden. ginalen zu garantieren.
- Auswahl, welche Dokumente vom ersetzenden - Beschreibung des Verfahrensablaufs: Der
Scannen auszunehmen sind. Dies wären z. B. gesamte Archivierungsprozess ist darzulegen,
Urkunden, gerichtliche Entscheidungen, Jah- beginnend vom Posteingang als Papier bezie-
resabschlüsse etc. Diese Belege können zwar hungsweise der Generierung der Belege über
für alle möglichen anderen Zwecke gescannt E-Mail bis hin zur elektronischen Ablage. Das
werden, müssen aber weiterhin als Papierori- in der Dokumentation dargestellte Verfahren
ginal aufbewahrt werden. Bitte denken Sie muss im Unternehmen auch wirklich gelebt
auch daran, dass vor dem Scannen selbstkle- werden. Dazu sollten stichprobenartige Kon-
bende Notizzettel entfernt oder so umgeklebt trollen des Prozesses durchgeführt und Prüfin-
werden, dass das Papierdokument vollständig stanzen geschaffen werden, etwa durch kon-
lesbar ist. sequente Anwendung des Vieraugenprinzips
oder durch Freigabe durch Vorgesetzte. Sie
- personelle Anforderungen: In die Verfahrens- werden es sich natürlich schon gedacht haben:
dokumentation ist aufzunehmen, welche/r Mit- Die Kontrolle der vorgenannten BeschreibungSeite 9 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
des Scannablaufs muss ebenfalls lfd. geprüft Wie KKR Ihnen bei der Gestaltung der
werden. digitalen Zukunft im Rahmen der
Erst nach einer Endkontrolle können die
GoBD helfen kann
Papierbelege vernichtet werden. Wir empfeh-
1. In Zusammenarbeit mit unserem Programm-
len aber (vgl. Vorseite) noch nicht die Papier-
anbieter, einem Rechenzentrum und Ihrer Bank
belege zu vernichten.
können Ihre Bankbewegungen uns direkt von
Ihrer Bank in unser Buchführungssystem zur
Mandanteninformation: Verfügung gestellt werden.
Da es in diesem Bereich sicherlich noch viele
Fragen geben wird und Probleme beseitigt 2. Wir stellen Ihnen über unseren Programman-
werden müssen, gehen wir davon aus, dass bieter ein Speichermedium zur Verfügung, in
ein tatsächlich papierloses Büro wohl erst in dem wir Ihnen über gesicherte Leitungen Unter-
einigen Jahren etabliert sein wird. Mit unserem lagen jeglicher Art zur Verfügung stellen (Netar-
Programmanbieter arbeiten wir zur Zeit an ei- chiv). Sie erhalten von uns, sobald wir Daten
ner praktischen und ggf. leichten Umsetzung eingestellt haben, eine Mail, dass neue Unterla-
von diesen Möglichkeiten. gen für Sie bereitstehen. Sie loggen sich mit
Ihren persönlichen Zugangsdaten und Ihrem
persönlichen Passwort im Mandantenbereich
Die elektronische Rechnung der Zu- unserer Homepage www.kanzlei-kkr.de ein und
kunft können, egal wo Sie sind und mit welchem Gerät
Sie zugreifen, jederzeit Ihre Daten anschauen
In unserem Newsletter KKR-News 1/2014 und prüfen, diese auf Ihr eigenes System runter-
(www.kanzlei-kkr.de) wiesen wir bereits darauf laden oder diese als Datei auf dem Server ste-
hin, welche zusätzlichen Anforderungen die hen lassen.
Finanzverwaltung neben den normalen Anforde-
rungen bei Papierrechnungen an elektonische 3. Da, wie vorher beschrieben, das "belegerset-
Rechnungen stellt. Diese bleiben so bestehen. zende Scannen" das Papier im Bereich der
Steuern und Finanzen verdrängen wird, werden
Da davon auszugehen ist, dass die effiziente Sie uns immer mehr Dateien elektronisch über-
Nutzung moderner Informationstechnologie in mitteln. Diese Dateien, oder falls Sie Ihre Ein-
den Unternehmen weiter fortschreitet, ist anzu- gangsrechnungen aus Papier selbst scannen
nehmen, dass auch die elektronische Rechnung und uns zur Verfügung stellen, müssen Sie nicht
in Deutschland wesentlich mehr zunimmt. Dazu als Email ungesichert übermitteln, sondern
hat das Forum “Elektronische Rechnung können diese über Ihren Zugang zum Netarchiv
Deutschland“ unter dem Namen ZUGFeRD ein bzw. DatenTransferSystem (DTS) uploaden. Wir
einheitliches Datenformat für den elektronischen werden sofort automatisch informiert, dass
Rechnungsaustausch entwickelt. Dieses Daten- Dateien von Ihnen in unserem System eingetrof-
format kombiniert die Vorzüge des pdf- fen sind.
Dokuments mit einer integrierten Rechnungsda-
tei im XML-Format. 4. Des Weiteren planen wir zusammen mit
unserem Programmanbieter und unserem
Dieses Datenformat basiert zudem auf dem Druck- und Scanngeräteaufsteller ein umfangrei-
internationalen Standard UN/CEFACT und ist ches Datenmanagementsystem (DMS) in unse-
somit mit ausländischen Systemen kompatible. rer Kanzlei zu implementieren.
Aufgrund dieser Standardisierung sollen Rech-
nungsdaten theoretisch von jedem kompatiblen 5. Gleichzeitig ändern wir unsere gesamte Tele-
Programm des Rechnungsempfängers automa- kommunikationsanlage, um z. B. eingehende
tisch ausgewertet werden können. Faxe etc. ebenfalls dokumentensicher ablegen
zu können.
Da sich die Behörden hierbei noch nicht einig Da die technische Umstellung und die Einrich-
sind, wie ZUGFeRD endgültig programmiert tung der Software einiges an Zeit benötigt und
wird, bleibt die Zukunftsentwicklung abzuwar- wir gleichzeitig dazu auch die meisten Arbeits-
ten. prozesse unserer Mitarbeiter umstellen müssen,Seite 10 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten
haben wir uns hier einen Zeitrahmen von 2 Mandanteninformation:
Jahren gesetzt. So planen wir Ihnen bereits Der Beginn der digitalen Zukunft seitens der Fi-
Ende 2018 / Anfang 2019 die meisten Umstel- nanzverwaltung hört sich bedrohlich an. Wir
lungen im Bereich der digitalen Datenverarbei- sind uns aber sicher, dass wir gemeinsam mit
tung die nach GoBD notwendig sind anbieten zu Ihnen die beschriebenen Szenarien zu einem
können. Die Finanzverwaltung wird dieses zwar positiven Ende führen können und 2022 zu-
erst ab 2022 fordern. So haben Sie und auch wir rückblickend über diesen Newsletter lächeln
aber genügend Zeit, die digitale Zukunft zu werden.
testen.
Fazit Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und
stehen Ihnen natürlich jederzeit für Rückfragen
Die Vorgaben der GoBD kosten sicherlich vielen zur Verfügung.
Betrieben Geld und verkomplizieren die betrieb-
lichen Abläufe noch mehr. Leider ist es aber so, Mit freundlichen Grüßen
dass die GoBD umzusetzen ist. Es gibt lediglich
eine Vereinfachung (falls es wirklich eine für Sie
ist), dass die Belege, wie beschrieben, in einer
geordneten Weise von Ihnen sortiert werden.
Den Freiberuflern empfehlen wir, sich an die
Vorschriften ebenfalls zu halten, da nicht abseh-
bar ist, wie die Finanzverwaltung in mehreren
Jahren bei Prüfungen reagieren wird, bzw. wie
Klagen gegen Hinzuschätzungen gerichtlich
entschieden werden.
Mit der aufgestellten Verfahrensdokumentation
sowie deren Kontrolle können die Prüfer sich
einen Überblick über die betrieblichen Abläufe
verschaffen. Hier wird von der Finanzverwaltung
die eigene Prüfsoftware IDEA verwendet. Hinzu
kommen bei Einreichung der Erklärung viele
Tausend elektronische Tools, die schon die
Erklärung vorab überprüfen. Sollte das Finanz-
amt auch keine Probleme beim Zugriff auf Vor-
und Nebensysteme haben, wird eine Betriebs-
prüfung sicherlich problemlos hinsichtlich der
Anforderungen der GoBD ablaufen. Herausgeber
KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & PARTNER- Steuerberater
Sollten Sie sich in Zukunft entscheiden, Ihre Borsigstr. 1, 51381 Leverkusen
Regerstr. 2, 42657 Solingen
Belege zu scannen und dementsprechend als
Dipl.-Finw. Hermann-Josef Krämer, Steuerberater, hj.kraemer@kanzlei-kkr.de 2)
PDF- oder TIF-Datei zu speichern, besteht Dipl.-Finw. Holger Küffen, Steuerberater, h.kueffen@kanzlei-kkr,de 1) 3)
natürlich die Problematik, dass Dateien auf Basis Frank Reckmann, Steuerberater, f.reckmann@kanzlei-kkr.de 1) 2) 3)
Sebastian Kern, Steuerberater, s.kern@kanzlei-kkr.de
von Hardwaremängeln oder ähnlichen Vor-
Tel. 02171/58093-0 Fax 02171/58093-111 www.kanzlei-kkr.de
kommnissen verloren gehen können. Wie die www.facebook.com/kanzlei-kkr
Finanzverwaltung dann reagieren wird, ist leider 1) Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
noch nicht absehbar. In Folge dessen empfehlen 2) Fachberater im ambulanten Gesundheitswesen (IHK)
3) Fachberater Gesundheitswesen (IBG/HS Bremerhaven)
wir Ihnen, alle elektronischen Daten laufend
Haftungsausschluss: Der Inhalt unserer KKR-News ist nach bestem Wissen und
zu sichern (ggf. auch mit einer 3. Sicherung). Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel des Steuer-
rechtes erfordern es, Haftung und Gewähr auszuschließen. Der Newsletter ersetzt in
keinem Fall die individuelle Beratung.
Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD
Alle Beiträge sind urheberrechtlich geschützt.
ist mit Sicherheit für die meisten Unternehmen Rechtsstand: Januar 2017
ein Blick in die Zukunft.Sie können auch lesen
