KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & Partner - SonderNews
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & Partner Steuerberater KKR - SonderNews – Digitale Zukunft der Finanzverwaltung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten GoBD Inhaltsverzeichnis: Seite 1: Einleitung Seite 2: Ab wann gilt die GoBD? / Für wen gilt die GoBD? Seite 3 : Risiko bei Missachtung der GoBD / Auf welche Daten haben die Prüfer Zugriff? Seite 4: Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? / Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Richtige und zeitgerechte Buchführung und Aufzeichnungen Seite 5: Ordnung und Unveränderbarkeit / Die Verfahrensdokumentation Seite 6: Das interne Kontrollsystem / Die Zukunft der kaufmännischen Verwaltungsarbeiten nach GoBD Seite 7: Grundregeln der elektronischen Archivierung / Das Scannen der Belege Seite 8: Verfahrensdokumentation/Belegersetzendes Scannen Seite 9: Die elektronische Rechnung der Zukunft/Wie KKR Ihnen bei der Gestaltung der digitalen Zu kunft helfen kann / Fazit Seite 10 Fazit Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefal- kämpfung hat die Finanzverwaltung nun tech- len an den Segnungen der elektronischen Da- nisch bis auf Augenhöhe aufgeholt und geht tenverarbeitung (EDV), denn durch die Automa- noch weiter. Sie plant, dass bis 2022 alle Behör- tisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von den, Ämter, Versicherungen, Banken und sons- Steuererklärungen und im Rahmen der Be- tige Institutionen alle steuerlich relevanten Daten triebsprüfungen winken große Entlastungen für nur noch elektronisch bearbeiten und bereit die Beamten. Das Bundesfinanzministerium für stellen. Ob dies bis Ende 2022 umgesetzt sein Finanzen (BMF) hat am 14.11.2014 ein Schrei- wird, bleibt abzuwarten. Erkennbar ist aus vielen ben über die „“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Gesetzesänderungen, Referentenentwürfen etc., Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf- dass an diesem Ziel festgehalten wird. zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffent- Begonnen hat dies mit der Verpflichtung zur licht. elektronischen Übermittlung der Daten über Kapitalerträge, Versicherungsbeiträge, Renten- Die GoBD ersetzt die bisherigen gültigen GoBS zahlungen, Arbeitnehmerdaten etc. und dem in weiten Teilen. Die GoBS beinhaltete für Be- folgte die elektronisch zu übermittelnde Steuer- triebsprüfer, wie auch für Steuerpflichtige, bis- erklärung. Wenn Sie bzw. wir für Sie heutzutage lang lediglich Leitlinien und keine klaren Regeln. Ihre Steuererklärung elektronisch dem Finanz- Die GoBD ist nun verbindlich und klar ausgestal- amt übermitteln, prüft das Finanzamt Ihre Erklä- tet. Nach Ansicht der Finanzverwaltung hat sich rung mit Hilfe vieler tausender elektronischer nichts Grundlegendes gegenüber den 19 Jahre Tools und vergleicht Ihre Werte mit Datensamm- alten Grundsätzen der GoBS geändert. Formal lungen etc. So können Privatleute und Unter- mag das sogar zutreffen – der Teufel steckt nehmer einfach und schnell digital durchleuchtet jedoch im Detail. Viele Punkte wurden nun werden. konkretisiert und klar formuliert. Für das Finanzamt bedeutet dies, dass Zeit und Sie als Unternehmer nutzen weitgehend alle Arbeitsleistung eingespart werden können. Für Möglichkeiten der EDV aus . Sie ist aus Ihrem Sie als Steuerpflichtiger bedeutet die Hinwen- Alltag nicht mehr wegzudenken. Mithilfe vieler dung der Behörde zu den Möglichkeiten der EDV elektronischer Systeme werden viele Ihrer Ar- aber auch einen teils nicht unerheblichen Mehr- beitsabläufe optimiert / strukturiert. Ohne die aufwand. Letztendlich sind Sie derjenige, der die EDV wäre Ihr Unternehmen in der heutigen Zeit Weichen für die Erleichterung beim Finanzamt sicherlich nicht mehr wettbewerbsfähig. Die stellt und seine EDV-Systeme und betrieblichen Finanzverwaltung war bis vor kurzem in diesem Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpas- Bereich noch “unterrepräsentiert“. Doch die sen muss. vielen Manipulationen von EDV-Systemen haben neben den bislang entdeckten Steuerverkürzun- Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den gen / Steuerhinterziehungen zu massiven Steu- von der Finanzverwaltung geforderten Grundsät- erausfällen geführt. Zu dieser Missbrauchsbe- zen der elektronischen Buchführung auseinan-
Seite 2 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten dersetzen. Dies gilt besonders, wenn Sie Ihre Prozesse etwas “holprig“ gelaufen sind. Aus Buchführung selbst erstellen. Und selbst wenn diesem Grund sollten Sie die Prüfung Ihrer Sie die Buchführung an uns bzw. an Ihren Steu- bestehenden Prozesse und die erforderlichen erberater abgeben, müssen Sie sicherstellen, Anpassungsarbeiten so schnell wie möglich in dass zumindest die notwendigen Vorarbeiten in Angriff nehmen. Ihrem Haus GoBD-konform umgesetzt werden. Nur durch Ihre und durch die qualitative Arbeit Für wen gilt die GoBD? Ihres Steuerberaters sind Sie bei späteren Be- triebsprüfungen auf der sicheren Seite. Im Die Neuerungen der GoBD betreffen zunächst schlimmsten Fall könnte sonst das Finanzamt einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe Ihre Buchführung bemängeln / verwerfen und auf (Bilanz), die bei Ihren unternehmerischen Pro- seine Schätzungsbefugnis zurückgreifen. zessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgrei- fen und ihre gesetzliche Buchführungs- und Von den Regelungen der GoBD sind alle elek- Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elek- tronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner tronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Art relevante Daten für die betriebliche Buchfüh- Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher rung liefern. Neben der betrieblichen EDV zählen führen und Bilanzen erstellen. hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme wie elektronische Kassensysteme, Warenwirt- Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher schaftssysteme, Zeiterfassungssysteme etc., auf Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen, die wir später noch eingehen werden. z. B. Freiberufler (wie Ärzte, Zahnärzte, Rechts- anwälte, Architekten etc. sowie Kleingewerbe- Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, werden treibende) ermitteln ihren Gewinn aus dem wir in diesem Newsletter nicht nur Ihre neuen Überschuss der Betriebseinnahmen über die Pflichten darstellen, sondern wir werden auch Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 3 EStG, kurz über die Chancen und Möglichkeiten informie- Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) genannt. ren, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Diese stellt eine Gewinnermittlungsvorschrift dar. Ihre elektronische Buchführung mittels neuer Es werden hierdurch keine selbständigen Auf- Technologien effizienter und kostengünstiger zeichnungspflichten (z. B. Kassenbuch) begrün- gestalten können. det. Natürlich stehen wir Ihnen gerne für alle Fragen, Dennoch geht die Finanzverwaltung aber davon die sich aus diesem Newsletter ergeben, zur aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften Verfügung. generell von jedem Unternehmer beachtet wer- den müssen. So ergibt sich durch das Umsatz- Ab wann gilt die GoBD? steuergesetz für umsatzsteuerpflichtige Unter- nehmer, die eine EÜR aufstellen, eine Aufzeich- Die folgenden Grundsätze sind für Veranla- nungspflicht gemäß § 22 UStG, da die Be- gungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwen- triebseinnahmen und der Eigenverbrauch aufge- den. Die seit 1995 geltenden Grundsätze ord- zeichnet werden müssen. Möchten Sie Ihre nungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungs- gezahlten Vorsteuerbeträge von Ihrer Umsatz- systeme (GoBF / GoBS) sind nicht mehr anzu- steuerschuld abziehen, müssen auch die Be- wenden. triebsausgaben mit Angabe von Netto, USt und Brutto aufgelistet werden. Damit das Finanzamt Aber die bisher geltenden Grundsätze zur Nach- alles nachprüfen kann, müssen die entspre- vollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Richtigkeit, chenden Belege zudem geordnet aufbewahrt zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung, werden. Ordnung, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit, die bislang schon bei der GoB, GoBF und GoBS Lediglich bei den Überschusseinkunftsarten - bestanden haben, sind auch weiter auf die Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung GoBD anzuwenden. Die Einzelheiten hierzu und sonstige Einnahmen - gelten die neuen werden wir im Newsletter nachfolgend erläutern. Vorschriften der GoBD nicht. Es bleibt zu hoffen, dass Betriebsprüfer eine gewisse Großzügigkeit walten lassen, falls die Einführung der GoBD bei Ihnen erst jetzt vorge- nommen wird beziehungsweise verschiedene
Seite 3 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten Auf welche Daten haben die Prüfer Mandanteninformation: Infolgedessen empfehlen wir allen Freiberuflern, Zugriff? die Hinweise ebenso zu befolgen, die für Buch- Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme führungspflichtige Unternehmen gelten. Die Verbuchung Ihrer Unterlagen ist schon alleine betroffen, die in irgendeiner Art für die Buchfüh- rung relevante Daten liefern. Hierzu zählen alle dadurch notwendig geworden, dass dem Fi- nanzamt auch das Formular EÜR mit Ihrer Hauptsysteme sowie die Vor- und Nebensyste- me. Ebenso müssen die Hard- und Software Steuererklärung eingereicht werden muss. einschließlich der Schnittstellen prüfbar sein. Bei Geräten sind zusätzlich auch die Beschreibun- Risiko bei Missachtung der GoBD gen sowie Ergänzung, Updates etc. aufzube- wahren. Wenn die GoBD mit ihren Neuerungen, wie folgend erläutert wird, nicht befolgt wird, kann Wie oft die Datenverarbeitungssysteme von das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Ver- Ihnen genutzt werden und wie groß die Bedeu- stöße bei der Buchführung beziehungsweise bei tung oder wie teuer diese sind, hat keinerlei den Aufzeichnungen feststellen und aufgrund Auswirkung auf den Zugriff durch den Prüfer. dieser formellen und sachlichen Mängel die Entscheidend für die Finanzverwaltung ist nur, Buchführung beziehungsweise die Aufzeichnun- dass in Ihrem System steuerrelevante, buchfüh- gen verwerfen. Damit ist der Weg frei, dement- rungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten sprechend zu schätzen. Die Schätzung erfolgt in Abhängigkeit der Menge und der Schwere der - erfasst, Mängel sowie unter Berücksichtigung der Art der - erzeugt, Mängel (formeller oder materieller Mangel). - empfangen, - übernommen, In unserem Newsletter zur GoBD aus Juni 2015 - verarbeitet, schrieben wir: “Da die Betriebsprüfungen nach - gespeichert oder GoBD wohl erst in drei oder vier Jahren begin- – übermittelt werden. nenN..“. Aus heutiger Sicht müssen wir zugeben, dass wir diesbezüglich zu optimistisch Zu diesen Systemen gehören z. B. waren. In den Betriebsprüfungen der letzten Monate fragten die Betriebsprüfer zumindest - Finanzbuchführung nach Vorsystemen. Insofern ist die GoBD mit - Anlagenbuchführung ihren Folgen bei manchen Betriebsprüfern - Lohnbuchführung schneller als von uns erwartet eingetroffen. - elektronische Kassensysteme - elektronische Warenwirtschaftssysteme Lediglich die Unsicherheit unserer Anmerkung - elektronische Zahlungssysteme aus Juni 2015 hinsichtlich der Hinzuschät- - Taxameter, Wegstreckenzähler zungsmöglichkeit bleibt bestehen. Wir wissen - elektronische Waagen immer noch nicht wie viel Prozent der Erlöse das - elektronische Zeiterfassungssysteme Finanzamt hinzuschätzen wird. Kommentatoren - elektronische Kommunikation (Email) gehen weiterhin davon aus, dass diese Hinzu- - Praxisabrechnungssoftware, Archiv schätzung aufgrund der festgestellten formellen und Datenmanagementsystem oder sachlichen Mängel bis 10 % der Umsätze - sowie alle Handbücher, Bedienungsanleitungen bedeuten könnte. etc. Mandanteninformation: Mandanteninformation: Es zeichnet sich bereits ab, dass formelle So gehören bei Heilberuflern auch digitale Fehler der zeitgerechten Aufzeichnung der Röntgengeräte, Ultraschallgeräte etc. zu den Buchführung nicht direkt zur Verwerfung der sog. Vorsystemen. Die Begründung dafür: Der Buchführung führen sollen. Sollte sich dies so Durchlauf der Patienten könnte Rückschlüsse durchsetzten, werden wir Sie informieren. auf Ihre Abrechnungen liefern!!
Seite 4 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten Alle Systeme wird die Finanzverwaltung insbe- schaffen kann. Die Verarbeitungskette vom sondere auf Ihre GoBD-Komformität prüfen, um eingehenden Beleg und der Grundaufzeichnung, Manipulationen auszuschließen. Hierzu ist in den Journalen und Konten bis hin zur Steuerer- jedem Finanzamt ein entsprechend ausgebilde- klärung muss mit Bilanz und GuV oder EÜR ter Prüfer für den Bereich Datenzugriff einge- lückenlos nachvollziehbar sein. Der Inhalt der setzt, um bei Prüfungen den Prüfern vor Ort die ursprünglichen Dateien darf nicht verändert nötige fachliche Unterstützung beim Datenzugriff werden und es dürfen auch keine Informationen zu geben. verloren gehen. Der Datenzugriff ist den Prüfern auch bei nicht- Außerdem untersagt die Finanzverwaltung im buchführungspflichtigen Unternehmen erlaubt (z. Schreiben zur GoBD die Umwandlung der Daten B. Freiberuflern). eines Buchführungsprogrammes in andere Formate, z. B. in PDF-Dateien, denn dadurch In unserem vorhergenden Newsletter aus De- werden Änderungen etc. nicht mehr nachvoll- zember 2016 “Richtige Kassenführung für Ge- ziehbar. Wird eine Software gewechselt, muss werbetreibende und Freiberufler“ haben wir die Vorgängersoftware inklusive der Datenbe- schon ausführlich über den Datenzugriff berich- stände für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in tet. der Regel 10 Jahre) für den Fall einer Betriebs- prüfung weiterhin vorgehalten werden. Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? Richtige und zeitgerechte Buchfüh- rung und Aufzeichnungen Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art der betrieblichen Richtigkeit bedeutet, dass die Aufzeichnungen Buchführung relevante Daten liefern. Neben der mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und betrieblichen EDV zählen hierzu auch sogenann- dass diese in einem zeitlich engen Zusammen- te Vor- und Nebensysteme. Die oben aufgeführ- hang in elektronischer Buchhaltung erfasst te Auflistung dieser Systeme ist dabei keine werden. vollständige Auflistung. Sie müssen in Ihren Betriebsabläufen überprüfen, ob gegebenenfalls Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollen grund- weitere Systeme hierunter fallen. sätzlich getrennt verbucht werden. Für die Buchführung irrelevant dürften viele Besonderheiten bei baren Geschäftsvorfällen elektronische Werkzeuge und Messgeräte sein, Für die zeitgerechte Erfassung galt bislang der die einzig für die Entwicklung konkreter Aufträge Grundsatz, dass diese täglich erfasst werden erforderlich sind, deren Daten nicht extra aufge- müssen. Hieran hat sich auch jetzt nichts geän- zeichnet werden und die somit auch keine dert. Vergleichen Sie hierzu unseren Newsletter Grundlage zum Beispiel für Rechnungspositio- KKR News 1/2013 und KKR SonderNews Rich- nen liefern können. tige Kassenführung für Gewerbetreibende und Freiberufler (www.kanzlei-kkr.de in der Rubrik Mandanteninformation: Newsletter). Es gibt noch keine explizierten Hinweis darauf das Digitalkopierer (die speichern alle bisher Besonderheiten bei unbaren Geschäftsvorfällen gefertigten Kopien) oder das Navigationsgeräts Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind diese nach Ihres Firmenfahrzeugs als Vorsystem von der Auffassung der Finanzverwaltung innerhalb von Finanzverwaltung angesehen werden. 10 Tagen zu verbuchen. Die 10-Tagesfrist stammt aus einem BFH-Urteil aus 1968. Das Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbar- bedeutet, dass die Buchungen Ihrer Geschäfts- keit vorfälle ,,festgeschrieben“ sein müssen, Sie müssen unveränderbar sein. Wenn Daten geän- Wie die “analoge“ muss auch die elektronische dert werden, muss die Änderung vom Programm Buchführung so beschaffen sein, dass ein Be- automatisch aufgezeichnet werden. Der Ur- triebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit sprung bleibt dadurch immer nachvollziehbar. einen Überblick über die gebuchten Geschäfts- vorfälle und die Lage des Unternehmens be- Aber auch die Finanzverwaltung hat erkannt, dass die Verbuchungsfrist von 10 Tagen absolut
Seite 5 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten unrealistisch ist. Wenn Sie die folgenden be- Die erste Verbuchung des Geschäftsvorfalls schreibenden Anforderungen erfüllen, haben Sie muss unveränderbar abgeschlossen werden. eine sogenannte geordnete Belegablage. Mit Spätere Korrekturen, Änderungen, Löschungen einer geordneten Belegablage ist es auch un- etc. müssen ebenfalls elektronisch unveränder- schädlich, wenn Ihre Belege bis zum Ende des bar dokumentiert werden. Folgemonats verbucht werden. Vorsicht in diesem Zusammenhang ist bei der Bei der geordneten Belegablage muss sicherge- Nutzung von Excel oder ähnlicher Software stellt sein, dass bis zur Erfassung keine Unterla- geboten. Diese Programme gewähren keine gen verloren gehen. Das geschieht insbesonde- lückenlose Änderungshistorie und werden des- re durch die fortlaufenden Nummerierungen der halb von der Finanzverwaltung für Buchhal- ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner tungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Sie durch die Ablage in besonderen Ordnern oder kennen dies auch schon von anderen Aufzeich- auch durch elektronische Grundbuchaufzeich- nungen wie z.B. Fahrtenbüchern in Excel, denn nungen in PC-Kassen, Warenwirtschaftssyste- diese können jederzeit geändert werden. men oder Fakturierungssystemen. Da im GoBD Schreiben nun auch die fortlaufen- Eine Führung der Nachweise in nicht anerkann- den Nummerierungen der eingehenden Rech- ten Programmen (dazu später mehr) kann zum nungen für die geordnete Belegablage gefordert Verlust des Betriebsabgabenabzuges führen. wird, würden wir gegebenenfalls die Anschaffung eines Paginierstempels empfehlen. Als Grundsatz gilt bei der elektronischen Archi- vierung auch die Formattreue. Ihre Belege müs- Die Ausgangsrechnungen müssen, wie Sie es sen so gespeichert werden, wie sie auch einge- bisher auch schon gemacht haben, weiterhin gangen sind. Erhalten Sie z. B. Rechnungen fortlaufend nummeriert werden. Die Nummerie- mittels Email als PDF, müssen die Belege in der rung der Eingangsrechnungen wie auch der Form des Eingangs als PDF archiviert werden. Ausgangsrechnungen können natürlich nach Eine Umwandlung der Belege in andere Formate unterschiedlichen Systemen erfolgen. - oder Sie drucken den Beleg aus und löschen danach die Emails samt Anhang - bedeutet, Mandanteninformation: dass die Unveränderbarkeit des Beleges verletzt Sie können Ihre Belege wie bisher monatlich wurde. zu uns bringen. Die EDV gestützte Erfassung kann dann weiterhin wie gewohnt bei uns Die Verfahrensdokumentation stattfinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, künf- tig verstärkt auf eine geordnete Belegablage Schon das GoBDS-Schreiben aus 1995 hat die zu achten und die Belege monatlich einzu- Verfahrensdokumentation als zentrales Informa- reichen, da dieser Punkt im BMF-Schreiben tionsdokument für den Aufbau und die Abläufe klar hervorgehoben wurde. Theoretisch wäre der elektronischen Buchführung thematisiert. durch die geordnete Belegablage auch die Allerdings waren die Ausführungen damals eher quartalsweise, halbjährliche etc. Verbuchung allgemein gehalten, so dass die praktische Ihrer Belege möglich. Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unterschied- Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, lich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht - müssen Sie bitte dafür Sorge tragen, dass die ,,etwas für die Betriebsprüfung haben“ - im oben genannten zeitlichen Vorgaben auch Vordergrund stand. Durch das Schreiben zur eingehalten werden. GoBD vom 14.12.2014 gibt es nun erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt einer Verfahrensdokumentation. So müssen aus Ordnung und Unveränderbarkeit der Dokumentation der Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie sonstige Ereignisse des EDV-Verfahren Die Ordnung der Buchführung verlangt eine vollständig und schlüssig hervorgehen. Dass der systematische Erfassung, sowie eine übersichtli- Begriff der Verfahrensdokumentation seinen che, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Ursprung in der EDV hat, macht die Sache leider Schon die Sammlung der Unterlagen muss nicht einfacher. Deshalb sollten Sie zur Erstel- planmäßig erfolgen. Bare und unbare Ge- lung der Dokumentation unbedingt fachkundiges schäftsvorfälle sollen grundsätzlich getrennt Personal oder externe Dienstleister hinzuziehen. verbucht werden.
Seite 6 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentati- Das interne Kontrollsystem on hängt natürlich sehr stark von den Prozessen im jeweiligen Unternehmen ab. So kann es für Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt eine Verfahrensdokumentation kein allgemein der Beschreibung des internen Kontrollsystems gültiges Muster geben, da jeder Betrieb zu eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb individuell ist. Aber in dem vorgenannten Schrei- müssen wirksame Kontrollen eingerichtet wer- ben zur GoBD nimmt die Finanzverwaltung den, die die Einhaltung der Ordnungsvorschriften Stellung zum Aufbau und zu bestimmten Inhal- der GoBD sicher stellen. Das Kontrollsystem darf ten, die in jedem Fall in der Verfahrensdokumen- nicht nur auf Papier bestehen, sondern die tation enthalten sein müssen: Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden. Nach dem neuen BMF-Rundschreiben umfasst - Allgemeine Beschreibung der Prozesse der das interne Kontrollsystem insbesondere die elektronischen Buchführung sowie der System- folgenden Aspekte: me. Am einfachsten ist dies wohl in einem - Kontrolle der Zugriffs- und Zuangsberechtigung kurzen kommentierten Ablaufdiagramm darzu- auf Systeme der elektronischen Buchführung stellen. und der vorgelagerten Systeme. Es muss - Anwenderdokumentation: Hierunter ist eine sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter sich umfassende Gebrauchsanweisung der einzel- an diese Vorgaben halten. In regelmäßigen nen Programme und Geräte für den Anwender Abständen muss dies überprüft werden. zu verstehen. - Definition und regelmäßige Kontrolle von Zu- - Technische Systemdokumentation: In dieser ständigkeiten der Mitarbeiter im Rahmen des werden die Details zur verwendeten Hard- und Gesamtprozesses (wer macht was?, Vier-Au- Software erfasst. gen-Prinzip etc.). - Betriebsdokumentation: Hierbei handelt es sich - Erfassungskontrolle um eine Darstellung des betrieblichen Umfelds - Fehlervermeidung des Systems durch pro- der Branchen mit Branchenkennzahlen, beides grammseitige automatisierte Plausibilitätsprü- aus technischer und organisatorischer Sicht. fung und Abstimmungskontrollen bei der Daten- - Internes Kontrollsystem (werden wir nachfolg- eingabe (z. B. unvollständiger Archiveingang) gend separat beschreiben) - Tournusmäßige Kontrolle der zutreffenden - Datensicherungskonzept: mit Backupsystemen technischen Verarbeitung und der Beschreibung der verwendeten Daten- - Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte träger oder unbeabsichtigte Verfälschung von Pro- - Historie der bislang eingesetzten Programme: grammen, Daten und Dokumenten. (zumindest 10 Jahre zurück) - Historie der Änderungen: innerhalb der einzel- nen Dokumentationen Mandanteninformation: Die meisten dieser Punkte sind sicherlich schon Es ist sehr wahrscheinlich, dass Teile der Ver- in Ihrem EDV-System hinterlegt. In unserem fahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen Buchhaltungssystem sind diese Kontrollen bereits vorhanden sind. Insbesondere eine schon lange implementiert. technische Dokumentation sowie eine Beschrei- bung/Bedienungsanleitung der von Ihnen einge- Die Zukunft der kaufmännischen Ver- setzten Software sollte vorhanden sein (meist in “Hilfe?“ enthalten), sollte verfügbar oder zu waltungsarbeiten nach GoBD beschaffen sein. Wie bereits Anfangs erwähnt, versucht die Fi- nanzverwaltung alles Mögliche um die Steuer- Mandanteninformation: manipulation sowie die Steuerhinterziehung zu Zur Erläuterung haben wir Ihnen als Anlage vermeiden, zumindest einzudämmen. So ist die ein mögliches Muster für eine Verfahrensdo- Finanzverwaltung nun im Bereich der elektroni- kumentation zur Belegablage von digitalen Be- schen Datenverarbeitung sehr innovativ und legen beigefügt. Ob dieses auf Sie so zutrifft, setzt mit dem Schreiben zur GoBD hohe Hürden ist natürlich betriebsabhängig zu prüfen. und Anforderungen sowohl an Sie als den Steu- erpflichtigen als auch an uns als Ihren Steuerbe- rater. In diesem Schreiben setzt die Finanzver- waltung bereits jetzt Zeichen für die Zukunft. Die
Seite 7 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten Finanzverwaltung beabsichtigt bis 2022 alle ein Dateimanagementsystem herum. Da die Informationen, Unterlagen, Bescheinigungen Implimentierung eines solchen Systems sehr aller Behörden und Ämter sowie Banken, Versi- kostenintensiv ist, bestehen natürlich auch cherungen etc. nur noch auf elektronischem andere Möglichkeiten die elektronischen Dateien Wege zu bearbeiten. Viele Verfahren, nicht nur zu verwalten. beim Finanzamt, können heute schon nur noch elektronisch abgewickelt werden beziehungs- Ein Beispiel wäre hierfür die Verwaltung der weise sind nur noch elektronisch zu beantragen, Dateien im MS-Windows-System. Entscheiden auszufüllen etc. Ob dies bis 2022 tatsächlich so Sie sich für ein unveränderbares Ordnersystem, umfangreich ausgedehnt wird, bleibt abzuwar- sollte die Struktur vorab geplant und gegebenen- ten. Wir gehen davon aus, dass diese Regelun- falls grafisch dargestellt werden (z. B. als Baum- gen überwiegend kommen werden, eventuell diagramm “Zurück in die Zukunft“ lässt Grüßen). vielleicht nur ein oder zwei Jahre später. So behalten Sie, Ihre dafür zuständigen Mitarbei- ter und natürlich auch das Finanzamt einen Man glaubt es kaum, aber die Finanzverwaltung besseren Überblick über Ihr System der Archi- will das “Papierlose Büro“ einführen und auch vierung. durchsetzen. Natürlich ist die grafische Darstellung des Grundregeln der elektronischen Archi- Baumdiagramms sowie die Beschreibung ein vierung notwendiger Bestandteil Ihrer Verfahrensdoku- mentation. Mittlerweile sind die elektronischen Archivie- rungssysteme derart ausgereift und leistungsfä- Gleiches gilt natürlich für die Beschreibung eines hig, dass das Papierlose Büro immer besser Datenmanagementsystems. realisierbar wird und zunehmend, nicht nur von der Finanzverwaltung, gewünscht wird. Da die Das Scannen der Belege Finanzverwaltung diesen Trend auch erkannt hat, hat sie in dem Schreiben zur GoBD bereits Da die GoBD auf das papierlose Büro abzielt, unfassende zukunftsweisende Regelungen sieht sie auch Regelungen vor, wie Ihre Papier- veröffentlicht. belege gescannt werden müssen, damit sie elektronisch erfasst werden. Die Grundregeln für die elektronische Archivie- rung seitens der Finanzverwaltung sind: Werden die Papierbelege in der folgend be- schriebenden Form gemäß GoBD gescannt, - Die Speicherung von Dokumenten in nicht können die Papierbelege sofort, d. h. vor Ablauf veränderbaren Formaten (zur Zeit wohl nur der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, vernichtet mittels PDF-Datei oder TIF-Datei möglich). werden. Dies bedeutet, dass natürlich größere - Die Systematik der Ablage muss so beschaffen Lagerkapazitäten zur Aufbewahrung der alten sein, dass sich der Betriebsprüfer problemlos Unterlagen für 10 Jahre wegfallen. einen Überblick verschaffen kann. - Die Datei muss einen schlüssigen, nachvoll- Mandanteninformation: ziehbaren Dateinamen haben. Bevor Sie Belege vernichten bitten wir dringend, - Die leichte Auffindbarkeit der Dokumente uns zu kontaktieren, da wir für viele Belege anhand eines Indexsystems empfehlen, diese trotz abgelaufener Aufbewah- rungsfristen nicht zu vernichten. Exkurs PDF oder TIF Die Finanzverwaltung erkennt zur Zeit sowohl PDF-Dateien als auch TIF-Dateien als unver- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ge- änderbar an. Die "EDV-Fachwelt" sieht die z. schäftsunterlagen betragen derzeit: Zt. erhältlichen PDF-Formate als nicht revisi- onssicher an! Sie, wie auch wir, achten auf die - 6 Jahre bei Geschäftsbriefen und geschäft- evtl. kommende Stellungnahme der Finanz- licher Emailkorrespondenz, Mahnungen und verwaltung zu diesem Thema. Verträgen. Bei Verträgen beginnt jedoch die 6-jährige Frist erst nach Ablauf der Vertrags- Bei der Forderung nach einem Indexsystem laufzeit! kommen viele größere Unternehmen nicht um
Seite 8 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten - 10 Jahre für Ihre Ein- und Ausgangsrech- arbeiter für den Prozess von der anfänglichen nungen, Inventare, Inventurunterlagen, Jahres- Sichtung über die Auswahl der zu scannenden abschlüsse und Buchungsbelege. Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind/ist. Mandanteninfo - Des Weiteren muss dokumentiert werden, dass Für das belegersetzende Scannen plant der die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen Gesetzgeber ggf. noch die Einführung eines wurden. zertifizierten Verfahrens. Da dies noch nicht bekannt ist, empfehlen wir auch deshalb die - Es muss dokumentiert sein, dass die entspre- Papierbelege noch nicht zu vernichten. chenden Geräte und Verzeichnisse nur für Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten. diejenigen Mitarbeiter zugänglich sind, die mit Wir werden berichten. den Prozessen vertraut sind beziehungsweise in deren Tätigkeitsbereich die jeweiligen Daten fallen. So soll einer unbeabsichtigten oder vor- Auch für diese Prozesse ist natürlich eine Ver- sätzlichen Veränderung der Daten durch unbe- fahrensdokumentation zu erstellen. fugte Personen vorgebeugt werden. Hier ist es sinnvoll verschiedene Nutzergruppen mit un- Verfahrensdokumentation/ terschiedlichen Schreib- und Leseberechtigun- Belegersetzendes Scannen gen zu etablieren. Besonders sensibele Berei- che innerhalb der Datenspeicher sollen durch Damit Sie die Papierbelege einscannen und Passwörter geschützt werden. danach vernichten können, muss eine extra Verfahrensdokumentation wie vorher für das Werden für diese Tätigkeiten externe belegersetzende Scannen erstellt werden. Da Dienstleister eingeschaltet, ist genau zu doku- nach dem Scannen die Papierbelege endgültig mentieren, welche Prozesse sie übernehmen. vernichtet werden können, hat die Verfahrens- Natürlich müssen auch hierbei die Tätigkeitsbe- dokumentation zum belegersetzenden Scannen reiche Zugriffsbeschränkungen, Passwörter etc. sehr hohe und weitgehende Anforderungen. So dokumentiert werden. müssen neben den bereits beschriebenden Positionen wie Nachvollziehbarkeit des Datei- - Technische Anforderungen: Die Hard- und namens, der Auffindbarkeit sowie der Beschrei- Software, die Sie zur Digitalisierung und Auf- bung des Baumdiagramms weitere Schritte bewahrung verwenden, muss genau beschrie- dokumentiert sein. Diese zusätzlichen Dokumen- ben werden. Dazu gehört z. B. die Buchhal- tationen sind: tungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege gespeichert werden. Die Hard- und Software - Auswahl, welche Dokumente ersetzend ge- muss technisch auf einem hinreichenden Ni- scannt werden können. Dies setzt unter Um- veau sein, um die Lesbarkeit (auch noch in 10 ständen voraus, dass sowohl die eingehenden Jahren) zu gewährleisten sowie die bildliche wie ausgehenden Belege einer zentralen Stelle und inhaltliche Übereinstimmung mit den Ori- zugeleitet werden, um gescannt zu werden. ginalen zu garantieren. - Auswahl, welche Dokumente vom ersetzenden - Beschreibung des Verfahrensablaufs: Der Scannen auszunehmen sind. Dies wären z. B. gesamte Archivierungsprozess ist darzulegen, Urkunden, gerichtliche Entscheidungen, Jah- beginnend vom Posteingang als Papier bezie- resabschlüsse etc. Diese Belege können zwar hungsweise der Generierung der Belege über für alle möglichen anderen Zwecke gescannt E-Mail bis hin zur elektronischen Ablage. Das werden, müssen aber weiterhin als Papierori- in der Dokumentation dargestellte Verfahren ginal aufbewahrt werden. Bitte denken Sie muss im Unternehmen auch wirklich gelebt auch daran, dass vor dem Scannen selbstkle- werden. Dazu sollten stichprobenartige Kon- bende Notizzettel entfernt oder so umgeklebt trollen des Prozesses durchgeführt und Prüfin- werden, dass das Papierdokument vollständig stanzen geschaffen werden, etwa durch kon- lesbar ist. sequente Anwendung des Vieraugenprinzips oder durch Freigabe durch Vorgesetzte. Sie - personelle Anforderungen: In die Verfahrens- werden es sich natürlich schon gedacht haben: dokumentation ist aufzunehmen, welche/r Mit- Die Kontrolle der vorgenannten Beschreibung
Seite 9 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten des Scannablaufs muss ebenfalls lfd. geprüft Wie KKR Ihnen bei der Gestaltung der werden. digitalen Zukunft im Rahmen der Erst nach einer Endkontrolle können die GoBD helfen kann Papierbelege vernichtet werden. Wir empfeh- 1. In Zusammenarbeit mit unserem Programm- len aber (vgl. Vorseite) noch nicht die Papier- anbieter, einem Rechenzentrum und Ihrer Bank belege zu vernichten. können Ihre Bankbewegungen uns direkt von Ihrer Bank in unser Buchführungssystem zur Mandanteninformation: Verfügung gestellt werden. Da es in diesem Bereich sicherlich noch viele Fragen geben wird und Probleme beseitigt 2. Wir stellen Ihnen über unseren Programman- werden müssen, gehen wir davon aus, dass bieter ein Speichermedium zur Verfügung, in ein tatsächlich papierloses Büro wohl erst in dem wir Ihnen über gesicherte Leitungen Unter- einigen Jahren etabliert sein wird. Mit unserem lagen jeglicher Art zur Verfügung stellen (Netar- Programmanbieter arbeiten wir zur Zeit an ei- chiv). Sie erhalten von uns, sobald wir Daten ner praktischen und ggf. leichten Umsetzung eingestellt haben, eine Mail, dass neue Unterla- von diesen Möglichkeiten. gen für Sie bereitstehen. Sie loggen sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten und Ihrem persönlichen Passwort im Mandantenbereich Die elektronische Rechnung der Zu- unserer Homepage www.kanzlei-kkr.de ein und kunft können, egal wo Sie sind und mit welchem Gerät Sie zugreifen, jederzeit Ihre Daten anschauen In unserem Newsletter KKR-News 1/2014 und prüfen, diese auf Ihr eigenes System runter- (www.kanzlei-kkr.de) wiesen wir bereits darauf laden oder diese als Datei auf dem Server ste- hin, welche zusätzlichen Anforderungen die hen lassen. Finanzverwaltung neben den normalen Anforde- rungen bei Papierrechnungen an elektonische 3. Da, wie vorher beschrieben, das "belegerset- Rechnungen stellt. Diese bleiben so bestehen. zende Scannen" das Papier im Bereich der Steuern und Finanzen verdrängen wird, werden Da davon auszugehen ist, dass die effiziente Sie uns immer mehr Dateien elektronisch über- Nutzung moderner Informationstechnologie in mitteln. Diese Dateien, oder falls Sie Ihre Ein- den Unternehmen weiter fortschreitet, ist anzu- gangsrechnungen aus Papier selbst scannen nehmen, dass auch die elektronische Rechnung und uns zur Verfügung stellen, müssen Sie nicht in Deutschland wesentlich mehr zunimmt. Dazu als Email ungesichert übermitteln, sondern hat das Forum “Elektronische Rechnung können diese über Ihren Zugang zum Netarchiv Deutschland“ unter dem Namen ZUGFeRD ein bzw. DatenTransferSystem (DTS) uploaden. Wir einheitliches Datenformat für den elektronischen werden sofort automatisch informiert, dass Rechnungsaustausch entwickelt. Dieses Daten- Dateien von Ihnen in unserem System eingetrof- format kombiniert die Vorzüge des pdf- fen sind. Dokuments mit einer integrierten Rechnungsda- tei im XML-Format. 4. Des Weiteren planen wir zusammen mit unserem Programmanbieter und unserem Dieses Datenformat basiert zudem auf dem Druck- und Scanngeräteaufsteller ein umfangrei- internationalen Standard UN/CEFACT und ist ches Datenmanagementsystem (DMS) in unse- somit mit ausländischen Systemen kompatible. rer Kanzlei zu implementieren. Aufgrund dieser Standardisierung sollen Rech- nungsdaten theoretisch von jedem kompatiblen 5. Gleichzeitig ändern wir unsere gesamte Tele- Programm des Rechnungsempfängers automa- kommunikationsanlage, um z. B. eingehende tisch ausgewertet werden können. Faxe etc. ebenfalls dokumentensicher ablegen zu können. Da sich die Behörden hierbei noch nicht einig Da die technische Umstellung und die Einrich- sind, wie ZUGFeRD endgültig programmiert tung der Software einiges an Zeit benötigt und wird, bleibt die Zukunftsentwicklung abzuwar- wir gleichzeitig dazu auch die meisten Arbeits- ten. prozesse unserer Mitarbeiter umstellen müssen,
Seite 10 zu den KKR-SonderNews Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Daten haben wir uns hier einen Zeitrahmen von 2 Mandanteninformation: Jahren gesetzt. So planen wir Ihnen bereits Der Beginn der digitalen Zukunft seitens der Fi- Ende 2018 / Anfang 2019 die meisten Umstel- nanzverwaltung hört sich bedrohlich an. Wir lungen im Bereich der digitalen Datenverarbei- sind uns aber sicher, dass wir gemeinsam mit tung die nach GoBD notwendig sind anbieten zu Ihnen die beschriebenen Szenarien zu einem können. Die Finanzverwaltung wird dieses zwar positiven Ende führen können und 2022 zu- erst ab 2022 fordern. So haben Sie und auch wir rückblickend über diesen Newsletter lächeln aber genügend Zeit, die digitale Zukunft zu werden. testen. Fazit Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und stehen Ihnen natürlich jederzeit für Rückfragen Die Vorgaben der GoBD kosten sicherlich vielen zur Verfügung. Betrieben Geld und verkomplizieren die betrieb- lichen Abläufe noch mehr. Leider ist es aber so, Mit freundlichen Grüßen dass die GoBD umzusetzen ist. Es gibt lediglich eine Vereinfachung (falls es wirklich eine für Sie ist), dass die Belege, wie beschrieben, in einer geordneten Weise von Ihnen sortiert werden. Den Freiberuflern empfehlen wir, sich an die Vorschriften ebenfalls zu halten, da nicht abseh- bar ist, wie die Finanzverwaltung in mehreren Jahren bei Prüfungen reagieren wird, bzw. wie Klagen gegen Hinzuschätzungen gerichtlich entschieden werden. Mit der aufgestellten Verfahrensdokumentation sowie deren Kontrolle können die Prüfer sich einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen. Hier wird von der Finanzverwaltung die eigene Prüfsoftware IDEA verwendet. Hinzu kommen bei Einreichung der Erklärung viele Tausend elektronische Tools, die schon die Erklärung vorab überprüfen. Sollte das Finanz- amt auch keine Probleme beim Zugriff auf Vor- und Nebensysteme haben, wird eine Betriebs- prüfung sicherlich problemlos hinsichtlich der Anforderungen der GoBD ablaufen. Herausgeber KRÄMER KÜFFEN RECKMANN & PARTNER- Steuerberater Sollten Sie sich in Zukunft entscheiden, Ihre Borsigstr. 1, 51381 Leverkusen Regerstr. 2, 42657 Solingen Belege zu scannen und dementsprechend als Dipl.-Finw. Hermann-Josef Krämer, Steuerberater, hj.kraemer@kanzlei-kkr.de 2) PDF- oder TIF-Datei zu speichern, besteht Dipl.-Finw. Holger Küffen, Steuerberater, h.kueffen@kanzlei-kkr,de 1) 3) natürlich die Problematik, dass Dateien auf Basis Frank Reckmann, Steuerberater, f.reckmann@kanzlei-kkr.de 1) 2) 3) Sebastian Kern, Steuerberater, s.kern@kanzlei-kkr.de von Hardwaremängeln oder ähnlichen Vor- Tel. 02171/58093-0 Fax 02171/58093-111 www.kanzlei-kkr.de kommnissen verloren gehen können. Wie die www.facebook.com/kanzlei-kkr Finanzverwaltung dann reagieren wird, ist leider 1) Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH) noch nicht absehbar. In Folge dessen empfehlen 2) Fachberater im ambulanten Gesundheitswesen (IHK) 3) Fachberater Gesundheitswesen (IBG/HS Bremerhaven) wir Ihnen, alle elektronischen Daten laufend Haftungsausschluss: Der Inhalt unserer KKR-News ist nach bestem Wissen und zu sichern (ggf. auch mit einer 3. Sicherung). Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel des Steuer- rechtes erfordern es, Haftung und Gewähr auszuschließen. Der Newsletter ersetzt in keinem Fall die individuelle Beratung. Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD Alle Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. ist mit Sicherheit für die meisten Unternehmen Rechtsstand: Januar 2017 ein Blick in die Zukunft.
Sie können auch lesen