Amazonisation zu einer kundenbesessenen Organisation - DMS Gruppe
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Amazonisation zu einer kundenbesessenen Organisation Die PMD Akademie ist das Weiterbildungsinstitut der DMS Gruppe
Die AMAZON-Philosophie verstehen Aus dem Blickwinkel des Kunden agieren Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden Die Organisation aufstellen Die Prozesse ausrichten Interne Verabredungen treffen Sich kontinuierlich verbessern 2 2
Die AMAZON-Philosophie verstehen Aus dem Blickwinkel des Kunden agieren Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden Die Organisation aufstellen Die Prozesse ausrichten Interne Verabredungen treffen Sich kontinuierlich verbessern 3
Regeln von Jeff Bezos*) Seit engagiert und euphorisch wie ein Start-up am „Tag 1“. Erfolgreiche Firmen dürften den Gründer-Spirit nie verlieren. Neben Geschwindigkeit in der Umsetzung von Ideen und Maßnahmen ist die absolute Fokussierung auf den Kunden entscheidend. Wer das nicht verstanden hat, dem droht eine Perspektive mit durchaus höllischen Zügen: „Tag 2 bedeutet Stagnation. Dann folgt Bedeutungslosigkeit. Dann folgt unerträglicher, qualvoller Niedergang. Dann folgt der Tod. Darum muss es immer um Tag 1 gehen.“ 6 *) aus einem Interview mit Jeff Bezos
Ausrichtung eines Unternehmens *) Man kann ein Unternehmen auf viele Arten ausrichten bzw. konzentrieren: - auf die Konkurrenzsituation, - auf das Produkt, - auf die Technologie, - auf das Geschäftsmodell. Das Wichtigste aber ist: Die Konzentration auf die Kundenbesessenheit! 8 *) aus einem Interview mit Jeff Bezos
Fazit Vermitteln Sie die AMAZON-Philosophie, indem Sie 1. - die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Jeff Bezos Ansätze informieren, - gemeinsame Workshops durchführen, um die eigene Unternehmensphilosophie zu entwickeln bzw. auszurichten, - sich abteilungs- und hierarchie-übergreifend dem Thema „Kundenorientierung“ nähern und diese als das zentrale Element in der Organisation verankern. 9
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Sichtweise auf Kunden „Kunden sind immer wunderbar und wundervoll unzufrieden, selbst wenn sie berichten, sie seien glücklich und alles sei toll. Selbst wenn sie es noch nicht wissen, wollen Kunden etwas Besseres - und dein Verlangen, den Kunden glücklich zu machen wird dich antreiben, etwas in ihrem Namen zu erfinden. Kein Kunde hat jemals Amazon danach gefragt, das „Prime“-Mitgliedschaftsprogramm zu entwickeln, aber es zeigte sich, dass sie es wollten….“ Jeff Bezos „Wenn ich meine Kunden gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: Schnellere Pferde!“ Henry Ford 12
Die Diskussion, ob der Kunde in der …. … ersten Reihe oder zweiten Reihe oder im Mittelpunkt steht, ist im Grundsatz falsch geführt. 1. Reihe Mittelpunkt 2. Reihe 13
Richtig ist, … wenn der Kunde auf AUGENHÖHE mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der ersten Reihe NEBENEINANDER stehen. 1. Reihe 14
Versetzen Sie sich in die Rolle des Kunden … … und stellen Sie sich vor, Sie hätten 1. Macrophobie 2. Agoraphobie 3. Athazagoraphobie 15
Versetzen Sie sich in die Rolle des Kunden … … und stellen Sie sich vor, Sie hätten 1. Macrophobie die Angst davor, warten zu müssen 2. Agoraphobie die Angst davor, in der Warteschlange zu stehen 3. Athazagoraphobie die Angst davor, übersehen bzw. ignoriert zu werden 16
Produktentwicklung heute und morgen Heute Ggf. Produktiv Idee Entwicklung Prototyp Feldtest Modifikation - Setzung Lange Wege Trotz „Flop“ wird häufig an der Entscheidung festgehalten Morgen Verwerfen Produktiv- Pilot Wünsche oder Setzung entwickeln antizipieren entwickeln „Flops“ werden frühzeitig identifiziert Kurze Wege 17
Fazit Produkte werden nicht MIT Blick auf den Kunden sondern AUS dem Blick des Kunden entwickelt. Dies bedeutet, dass 2. - es gibt keine langen Wege von der Idee bis zum ersten Test gibt, - Man Dinge einfach mal ausprobiert und repressalien-frei wieder verwirft, - Kunden nicht im Vorfeld befragt werden sondern konkrete Lösungen angeboten und dann produktiv getestet werden, - man den Mut hat, „Tops“ schnell auszubauen und zu entwickeln und „Flops“ schnell wieder einzustampfen. 18
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Veränderungen erzeugen Widerstand Jegliche Veränderungen, die dazu führen dass Menschen ihre Komfort-Zone verlassen müssen, rufen Widerstand hervor. Eine Organisation hat zwei Möglichkeiten, Veränderungen umzusetzen: Die Veränderungen Die Veränderungen werden hierarchisch werden von „unten“ von „oben“ nach nach „oben“ moderiert. „unten“ durchdekliniert. Die Mitarbeiterinnen und Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Mitarbeiter müssen mit Möglichkeit, den den Veränderungen Veränderungsprozess leben. zu begleiten und für sich einen Nutzen zu identifi- Die Umsetzung kann zieren. schnell erfolgen. Die Umsetzung benötigt längere Zeit. 20
Methodische Begleitung des Veränderungsprozesses … … mit Hilfe des House Of Change 21
Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle Wenn Führungskräfte die Grundphilosophie nicht verinnerlicht haben, werden Ihnen die Menschen nicht folgen. Führungskräfte müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so unterstützen, dass die abgestimmten Prozesse auch operativ optimal umgesetzt werden können: - Kreative Freiräume schaffen - Kompetenzen verlagern - Verantwortungen übertragen - Entscheidungen schnell treffen - mit guten Beispiel vorangehen - „Kundenbesessenheit“ in die Zielvereinbarung aufnehmen - statt Zeit in Meetings zu verbringen sich besser um die Kunden kümmern 22
VUKA ./. VOPA VUKA Volatilität sprunghafte Veränderungen Unsicherheit Marktfelder sind schwer zu durchschauen Komplexität Marktanforderungen, Kundenbedürfnisse, Regularien Ambiguität widersprüchliche Marktrealität VOPA Vernetzung interne und externe Vernetzung Offenheit Führungskräfte können loslassen Partizipation Mitarbeiter werden an Entscheidungen beteiligt Agilität mit Zwischenständen arbeiten Führung bedeutet weiterhin: Ziele definieren und Orientierung geben 23
Grundprinzipien der Agilität Prüfen Können klare Regeln aufgestellt werden? Ist klar, was das Team erreichen soll? Sind kurzfristige Änderungen der Rahmenbedingungen zu erwarten? Befreien Was könnte das Team hindern, die Aufgabe zu erledigen? Sicherheit bieten Können Rahmenbedingungen definiert werden? Was brauchen die Menschen an Orientierung? Gibt es ein klar formuliertes Zielbild? Wie kommunizieren wir miteinander, wie gehen wir miteinander um? Selbst agil sein Setzen sie die richtigen Prioritäten Werden alle eingebunden? Hat das Team den Freiraum, selbständig Entscheidungen zu fällen 24
Grundprinzipien der Agilität Anders arbeiten Wird Selbstorganisation unterstützt? Haben die Teammitglieder die Befähigung, in kurzen Zyklen zu arbeiten? Beziehungen pflegen Wie gehen wir mit Stimmungen um? Respektieren wir die Emotionen einzelner Teammitglieder? Kann ich loslassen Arbeiten wir auf Augenhöhe? 25
Fazit Voraussetzung für den Erfolg ist ein pro-aktive Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Aus diesem Grund sollte man 3. - genügend Zeit einplanen, die Veränderungen durchzusetzen, - möglichst viel und oft mit den Menschen kommunizieren, - Agile Führungsmethoden einsetzen, damit die Prozesse „gelebt werden“, - Den Blick auf den Kunden ausrichten und nicht auf die eigene Organisation bzw. die eigene Rolle (insbesondere bei Führungskräften), - die betroffenen Menschen so viel wie möglich an den Veränderungsprozessen beteiligen. 26
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Standardisierte Organisationen basieren auf Funktionen Hauptbereichs- Leitung 1 3 Bereichs-Leitung Bereichs-Leitung 1 2 2 Abtlg.-Leitung 1 Abtlg.-Leitung 2 Abtlg.-Leitung 3 Abtlg.-Leitung 4 - MA 1 - MA 1 - MA 1 - MA 1 - MA 2 - MA 2 - MA 2 - MA 2 - MA 3 1 - MA 3 - MA 4 1 - MA 3 - MA 4 - MA 5 - MA 5 - MA 6 Nachteil von Hierarchien und Aufbauorganisationen ist, dass sich die Rollen- /Funktionsinhaber hinter den „Kästchen“ verstecken und Verantwortungen abgrenzen. Dies führt dazu, dass es an den Schnittstellen und Übergängen regelmäßig zu Störungen kommen, weil es keine übergreifenden Prozess-Eigentümer gibt und die Übergänge nicht optimal abgestimmt wurden. Ergebnis: Prozesse werden nicht weiter bearbeitet, weil Entscheidungen fehlen. 28
Kundenbesessene Organisationen basieren auf Prozessen Hauptbereichs- Leitung 1 Bereichs-Leitung Bereichs-Leitung Kundenprozess I 1 2 Abtlg.-Leitung 1 Abtlg.-Leitung 2 Abtlg.-Leitung 3 Abtlg.-Leitung 4 - MA 1 - MA 1 - MA 1 - MA 1 - MA 2 - MA 2 - MA 2 - MA 2 - MA 3 - MA 3 - MA 3 - MA 4 - MA 4 Kundenprozess II - MA 5 - MA 5 Kundenprozess III - MA 6 Dabei steht die zeitnahe und vollständige Bearbeitung im Vordergrund, nicht die Funktion einzelner Personen. Wichtig dabei ist, dass der Prozess für den Kunden einen Mehrwert stiften muss. Wenn nicht, sollte der Prozess gelöscht werden. 29
Unternehmenskultur Veränderungen von grundlegenden Arbeitsprinzipien, hier der Wandel von der Aufbau – zur Ablauforganisation, setzten eindeutige Management Commitments voraus. Ob der Kulturwandel gelingt, wird maßgeblich von dem Verhalten der obersten Führungsebenen beeinflusst. Hier muss ein Wechsel vom Arbeitsdelegierer zum Coach erfolgen. Auch bei Top-Entscheidungen sollte es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent werden, dass das Kundenanliegen im Vordergrund steht und nicht ein Abteilungsdenken. Das „Miteinander“ muss stärker in den Fokus gerückt werden und die erfolgreiche und übergreifende Zusammenarbeit sollte zu einem wesentlichen Leistungskriterium bei Mitarbeitergesprächen werden. Der Kulturwandel kann nicht angeordnet werden. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass man in Zeiträumen von 5 bis 10 Jahren denken muss. 30
Prozessorientierte Organisation Natürlich kann man nicht einfach die Aufbauorganisation „zerschlagen“. Es bedarf einer schrittweisen Überprüfung der aktuellen Situation: - Müssen freigewordenen Führungspositionen nachbesetzt werden? - Wie können wir die disziplinarische Zuordnung von der Aufgabe trennen? - Ist es möglich, Entscheidungskompetenzen in ein Team zu verlagern? - Welche Hierarchie-Ebene wird tatsächlich noch benötigt? - Wie kann man Teams in die Lage versetzen, selbständig zu agieren? - Welche Belohnungssysteme brauchen wir, um die Kundenorientierung zu verbessern? - Wie kann ich das Einhalten interner Verabredungen zum Erfolgskriterium für Mitarbeiter machen? 31
Fazit Um die Organisation kundenbesessen aufzustellen, - ist ein Wandel von der Aufbauorganisation zur Ablauforganisation erforderlich, 4. - hat Abteilungsdenken ausgedient, - sollten Führungskräfte die Rolle eines Coaches einnehmen, - muss verinnerlicht werden, dass die Bearbeitung des Kundenprozesses immer eine höhere Priorität bekommt als alle anderen Aufgaben, - sollten Teams aufgabenorientiert, dynamisch und temporär zusammengestellt und nach der Bearbeitung der Aufgabe wieder aufgelöst werden, - muss sich Kundenorientierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lohnen. 32
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Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten 34
Sichtweise auf Prozesse*) Gute Prozesse helfen, dem Kunden zu dienen. Wenn man aufhört, auf die Ergebnisse zu schauen und nur sicherstellt, dass der Prozess richtig läuft, dann ist der Prozess nur eine „Näherungslösung“ für das angestrebte Ergebnis. (Proxies) Es ist keine Seltenheit, dass junge Führungskräfte ein schlechtes Ergebnis verteidigen mit dem Hinweis: „Also, wir sind dem Prozess gefolgt.“ Es ist immer richtig zu fragen, ob wir den Prozess beherrschen oder der Prozess uns. In einer „Tag 2“-Firma könnte man die zweite Variante finden. 35 *) aus einem Interview mit Jeff Bezos
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Perspektivwechsel Es geht nicht darum, die Prozesse … sondern es geht darum, die Prozesse auf den Kunden auszurichten… aus Sicht des Kunden auszurichten! 37
Das Erfolgsrezept Bezos kam zu dem Ergebnis, dass die Kunden immer eine möglichst verlässliche und schnelle Lieferung bevorzugen. 40 Komplexe Briefe 32 Bearbeitung in Stunden 24 Sonstige Sachverhalte 16 Beschwerden 8 E-Mail-Bearbeitung An- / Abmeldungen, Stammdatenänderungen, Begrüßungsschreiben Chat Telefonie, Annahmequote min. 90% Quelle: W.M Walter, 2018 38
Für den Kunden ist der Versorger eine Blackbox EW = Kundenerwartung t2 - t1 = EW : Kunde ist zufrieden t2 - t1 < EW : Kunde ist glücklich t2 - t1 > EW : Kunde ist unzufrieden t1 t2 Wie viele Menschen oder Fachbereiche beteiligt sind und wie lange interne Prozesse und Entscheidungswege dauern, ist dem Kunden egal. Den Kunden interessiert nur die Verweildauer zwischen der Anfrage und der Antwort. 39
Die Reaktion zum Kunden … … kann nur so schnell sein, wie die Summe der internen Abläufe es zulässt. Dabei wird es Min-, Max- und Mittelwerte geben. Ob „Kundenzufriedenheit“ in den Leitlinien des Unternehmens oder auf Werbematerialien publiziert werden, spielt für den Kunden keine Rolle. Für den Kunden gilt ausschl. der „Moment der Wahrheit“: Was passiert in dem Moment, wenn ich einen Kontakt mit dem Unternehmen herstelle? 40
Prozesse müssen „beherrscht“ werden Prozess ist fehlerfrei Der Prozess wird Prozess ist fehlerhaft, aber nicht stabil, da die beherrscht, da die Schritte da die Vorgaben nicht Schritte nicht immer immer identisch verlaufen. immer eingehalten werden. identisch verlaufen. 41
Fazit Die Prozesse müssen neu ausgerichtet werden. Dies bedeutet, dass - eine Transparenz über die Bearbeitungsdauer einzelner Prozessschritt zwar gut ist, dieses dem 5. Kunden aber nur bedingt nützt, - Liegezeiten und anderen Verweilzeiten einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtlaufzeit eines Kundenanliegens haben, was in Summe nicht zu vernachlässigen ist, - das Ergebnis eines Prozesses kein Zufall sein darf. Standardisierte Abläufe sorgen für gleichbleibende Qualität - nicht die Versprechungen auf Webseiten und Präsentationen zählen sondern das Kundenerlebnis im Moment der Interaktion. 42
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Die Reaktionen zu den Kollegen_Innen Die internen Prozesse funktionieren nur dann, wenn es zwischen den Beteiligten interne „Kunden-Lieferanten- Beziehungen“ gibt. Jeder Mitarbeiter-In muss die Rolle eines Dienstleisters gegenüber dem Kollegen_In einnehmen. Dienen heißt: „Seinem Nächsten einen Nutzen stiften“. Bedeutet: interne Anfragen (Emails, Bitte um Rückruf, Bericht über Arbeitsergebnisse, …) müssen mit der gleichen Geschwindigkeit, Qualität und Wertschätzung bearbeitet werden, wie externe Anfragen. 44
Priorisierungen In großen Organisationen gibt es viele Möglichkeiten, sich „zu beschäftigen“. Häufig dienen diese Maßnahmen und Aktivitäten aber nicht dazu, die Beziehungen zu dem Kunden zu verbessern. Studien haben gezeigt, dass pro Jahr viele Stunden in Sitzungen verbracht werden, die keinen Mehrwert stiften. Daher sollte sich jeder die Frage stellen: Nützt das, was wir hier gerade tun, dem Kunden? Jeff Bezos lässt in Besprechungen immer einen Stuhl frei, der den Kunden symbolisiert. Anderen Kolleginnen und Kollegen einen Nutzen zu stiften (zu „dienen) wird als nicht sehr angenehm empfunden. Führungskräfte wollen ungern die Rolle der „Dienenden Führung“ annehmen.
Wer zu groß für kleine Dinge ist, ist zu klein für große Dinge. Jacques Tati 46
Interne Kunden-Lieferantenbeziehungen Markt SLAs regeln die Vertragsbeziehungen zwischen der Organisation und dem Dienstleister im Markt. Fachbereiche Abteilung OLAs *) regeln die internen Kunden-Lieferanten- Beziehungen und untermauern die SLAs. Sowohl bei SLAs als auch bei OLAs ist zu klären: Welche Informationen brauchen nachgelagerte Prozessketten, damit ein Auftrag ohne Rück- fragen zügig bearbeitet werden kann? *) OLAs: Operational Level Agreement 47
Fazit Interne Verabredungen über die Art und Weise der Zusammenarbeit bilden die Basis für die 6. Zusammenarbeit, denn - Aufgaben, die den Kunden dienen, haben höchste Priorität, - Kolleginnen und Kollegen zu dienen, setzt ein neue Denkweise voraus, - feste (schnelle) Reaktionszeiten und eine hohe Termintreu sind verpflichtend, - Besprechungen dienen ausschl. dem Zweck, die Kundeninteraktion zu verbessern, - ohne Interne SLAs (Service Level Agreements) ist eine vernünftige Ablauforganisation nicht denkbar. 48
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Deming-Kreis *) Der DEMING-Kreis dient als Grundlage für den KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) Plan-Phase: Do-Phase: Planung der Maßnahmen Umsetzung der Maßnahme und Aktivitäten Act-Phase: Check-Phase: Einleitung von Korrekturen Validierung der Ergebnisse und ggf. Eskalationen und Handlungsfelder *) entwickelt von William Edwards Deming, (* 14. Oktober 1900 ; † 20. Dezember 1993). Häufig auch PDCA-Kreis genannt: Plan, Do, Check, Act 50
Systemisch wirkt sich der KVP auf drei Komponenten aus: Auf die Ablauf-Organisation, wenn interne Prozesse optimiert werden. KVP Auf den Kunden, wenn Anfragen Auf das Unternehmen, wenn schneller und fehlerfreier bedient Kosten reduziert werden. werden. 51
Wo sollte man mehr Energie investieren? Zeitpunkt der Feststellung Eine Fehlerbehebung ist immer Der KVP ist immer vergangenheitsorientiert! zukunftsorientiert! 52
Ziel des KVP Beim KVP geht es nicht darum , einen Prozess zu 100% zu verbessern sondern 100 Prozesse um jeweils 1%. Liegt ein Idee vor, dann sollte zeitnah darüber entschieden werden. Die Ideengeber brauchen häufig keine Geldgeschenke, aber sie brauchen Wertschätzung und Anerkennung. Dass der KVP lebt, ist „Chefsache“ und sollte von den Chefs entsprechend gefördert werden (Management Commitment). 53
Fazit Kunden ändern ihr Verhalten, daher müssen die Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Im Grundsatz bedeutet das, dass 7. - der KVP in der Organisation etabliert sein muss, - Kundenbesessenheit im Vordergrund steht und nicht Kostenreduktion - bei einem aufgetretenen Fehler nicht die Frage nach dem Verursacher an erster Stelle steht sondern die Frage nach den Ursachen, - eine Kultur der Kundenbesessenheit eine Kultur des „Lernens“ ist. 54
Was wir gemeinsam realisieren können … Vorträge Projekte 55
zuverlässig – innovativ – nachhaltig 56
Ihre Ansprechpartner Sie haben Fragen zu den Angeboten der PMD Akademie? Dann nehmen Sie doch Kontakt zu uns auf. Wolfram M. Walter Geschäftsführer Professional Scrum Master Heike Wenzel Member of German Speakers Association Seminarmanagement Telefon: +49 365 55220-140 Telefon: +49 365 55220-140 Mobil: +49 171 566 1155 Mobil: +49 151 5804 6557 E-Mail: w.walter@dms-gruppe.de E-Mail: h.wenzel@dms-gruppe.de PMD Projektmanagement Deutschland Akademie GmbH, Reichsstraße 5, 07545 Gera info@dms-gruppe.de • www.dms-gruppe.de • www.pmd-akademie.de https://pmdablog.wordpress.com/ • http://webinare.pmd-akadmie.de 57
Führungs- und Methodentrainings 58
Das sagen unserer Kunden „Lockere und entspannte Art, das Wissen anschaulich vermittelt“ „Das ich das Gelernte „Es war nichts, dass in der Praxis bei der mir nicht gefallen Arbeit anwenden hat“ kann“ 59
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