Sitzungsmanagement: eine Fallstudie mit Raiffeisen Schweiz

Sitzungsmanagement:
eine Fallstudie
mit Raiffeisen Schweiz

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Über
Raiffeisen Schweiz
Die Raiffeisen Gruppe ist die führende Schweizer Retailbank. Die dritte Kraft im
Schweizer Bankenmarkt zählt rund 1,9 Millionen Genossenschafterinnen und
Genossenschafter sowie 3,6 Millionen Kundinnen und Kunden. Die Raiffeisen
Gruppe ist an 824 Standorten in der ganzen Schweiz präsent. Die 225
rechtlich autonomen und genossenschaftlich organisierten Raiffeisenbanken
sind in der Raiffeisen Schweiz Genossenschaft zusammengeschlossen.
Diese hat die strategische Führungsfunktion der gesamten Raiffeisen Gruppe
inne. Mit Gruppengesellschaften, Kooperationen und Beteiligungen bietet
Raiffeisen Privatpersonen und Unternehmen ein umfassendes Produkt- und
Dienstleistungsangebot an. Die Raiffeisen Gruppe verwaltete per 31.12.2020
Kundenvermögen aus dem Retailgeschäft in der Höhe von 224 Milliarden
Franken und Kundenausleihungen von rund 200 Milliarden Franken. Der
Marktanteil im Hypothekargeschäft beträgt 17,6 Prozent. Die Bilanzsumme
beläuft sich auf 260 Milliarden Franken.

Wir danken René Vicini, Projektleiter für Spezialprojekte im Führungsstab Vorsitz
von Raiffeisen Schweiz, für seine offene und ehrliche Auskunft.

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Sitzungsmanagement:
eine Fallstudie mit
Raiffeisen Schweiz
Herausforderung:                  Ergebnis:

Eine Überprüfung                  Raiffeisen möchte
der bestehenden                   den gesamten
Prozesse hat ergeben,             Sitzungsprozess in
dass die aktuellen                einer einzigen Software
Sitzungsprozesse und              abbilden, was die
die dafür verwendeten             Professionalisierung und
technologischen                   die Effizienz erhöht.
Hilfsmittel
professionalisiert werden
sollen.

Meetings gelten als das Führungsinstrument Nummer eins, um Unternehmen
erfolgreich durch operative Turbulenzen und schwierige Marktbedingungen
zu führen. Es ist also keine große Überraschung, dass sich die Frequenz von
Management Meetings nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie erhöht hat.

Doch eine neue Studie von Forrester Consulting1 zeigt, dass 92 Prozent der
266 befragten europäischen Führungskräfte mit Herausforderungen konfrontiert
sind, die die Produktivität ihrer Sitzungen schmälern. Führungskräfte sind sich
den dadurch entstehenden negativen Konsequenzen zunehmend bewusst,
beispielsweise dem Verlust von Wettbewerbsvorteilen. Und wollen deshalb
handeln: Vor allem der Technologie wird eine wichtige Rolle zugemessen. Viele
Top-Entscheider*innen planen, die Technologie, die sie in den nächsten Jahren
für Management Meetings einsetzen, zu optimieren.

Ein Unternehmen, das sich bereits für die Zukunft von Sitzungen fit gemacht hat,
ist Raiffeisen Schweiz. Die drittgrößte Schweizer Bankengruppe hat Mitte 2020
die Meeting Management Software Sherpany ausgerollt. René Vicini, Projektleiter
für Spezialprojekte im Führungsstab Vorsitz von Raiffeisen Schweiz, ordnet ein.

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    ‘Optimierte Management Meetings sind heute maßgeblich für die Unternehmensleistung’,
    eine von Sherpany in Auftrag gegebene Studie der Forrester Consulting, März 2021.

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Herausforderungen:
viele unterschiedliche Hilfsmittel
im Prozess

Mit welchen spezifischen Herausforderungen war Raiffeisen Schweiz konfrontiert?
Im Jahr 2018 wurden die internen Prozesse des Unternehmens analysiert. Dabei
erkannte man beim Sitzungsmanagement ein wesentliches Optimierungspotenzial.
Die bestehenden Prozesse und verwendeten technologischen Hilfsmittel wurden als
“nicht mehr zeitgemäß” eingestuft.

In der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen von Raffeisen
Schweiz sind enorm viele Daten und Dokumente involviert.

Hinzu kam ein zentraler Sicherheitsaspekt: Zugriffe auf alle vertraulichen
Informationen müssen jederzeit nachvollziehbar und entsprechend sicher aufbewahrt
sein.

Eine Priorität:
das Sitzungsmanagement
professionalisieren
Die Sitzungsprozesse sollten professionalisiert werden. René Vicini, Projektleiter
für Spezialprojekte im Führungsstab Vorsitz von Raiffeisen Schweiz, übernahm die
Projektverantwortung und suchte nach einem passenden Technologie-Partner. Die
Wahl fiel auf Sherpany. Weshalb?

Wichtig war, dass der gesuchte Anbieter den gesamten Prozess von Anfang bis Ende
effizient abdeckt. Zudem spielten laut René Vicini die Zertifizierungen eine wichtige
Rolle: Sherpany ist ISO 27001 und ISAE 3000 zertifiziert und erfüllt die FINMA-
Anforderungen für Outsourcing-Dienstleistungen. Im stark regulierten Bankensektor
konnte Sherpany mit den geringsten Compliance-Risiken überzeugen. “Unsere Due-
Dilligence-Anforderungen waren sehr hoch”, sagt der Projektleiter.

Schließlich hätten aber auch menschliche Aspekte den Ausschlag gegeben:
“Bei Sherpany haben wir stets einen kunden- und lösungsorientierten Ansatz
herausgespürt. Es gab stets einen vertrauensvollen Austausch auf Augenhöhe.”
Sherpany investiere viel in Forschung und Entwicklung, wodurch sich die Meeting
Management Software stetig agil weiterentwickle. So könne man als Kunde Einfluss
nehmen auf die Roadmap.

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Erhöhte Nachfrag
Mittlerweile nutzen zahlreiche Mitarbeitende der Raiffeisen Gruppe die Meeting
Management Software von Sherpany.

“Der größte Vorteil für Raiffeisen Schweiz ist, den ganzen Sitzungsprozess von
A bis Z in einer Software abgedeckt zu haben. Das steigert die Effizienz und die
Professionalisierung”, sagt René Vicini. Man kann ortsunabhängig und von jedem
Device auf seine Daten zugreifen. Verschiedene Sicherheitsstufen garantieren zudem,
dass nur autorisierte Benutzer*innen die Dokumente eines Meetings einsehen
können.

Effizienzgewinne:
auch im Homeoffice spürbar
Obwohl die Einführung schon vor der Pandemie geplant war, kam Sherpany für das
neue Zeitalter von Sitzungen wie gerufen. Vieles sei dadurch vereinfacht worden und
der Effizienzgewinn im Homeoffice wesentlich spürbar.

Damit hat das Finanzunternehmen einen Schritt gemacht, vor dem viele andere
Unternehmen noch stehen. Wie die eingangs erwähnte Forrester-Studie aufzeigt,
soll der Anteil der europäischen Firmen, die eine Meeting Management Software
verwenden, in den nächsten zwei Jahren von heute 32 Prozent auf 58 Prozent
steigen. Diese Fallstudie kann als Beispiel dienen, welche Vorteile diese Unternehmen
erwartet.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter info@sherpany.com | +41 44 515 89 50

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