KIDICAP.Travel Dienstreisen einfach online managen - KRZ SWD
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KIDICAP.Travel Dienstreisen einfach online managen
KIDICAP.Travel
Gerade im Dienstreisemanagement sind in vielen Einrichtungen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und
Einsparpotenziale vorhanden. Durch den Einsatz von KIDICAP.Travel für den Sachbearbeiter und in den Self-
Services für den Reisenden lassen sich diese Potenziale optimal ausschöpfen.
KIDICAP.Travel ist die vollständig webbasierte und umfassende Software-Lösung für Ihre Anforderungen im
Dienstreisemanagement. Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Dienstreiseabrechnung
und Buchung im Finanzwesen werden die Schritte über einen Workflow abgebildet.
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• Personalverwaltung
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mehrstufiger Genehmigungsprozess)
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Reports
• Reisekostenabrechnung
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• Systemverwaltung
(Basisdaten, Rechtsgrundlagen)
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Travel • Schnittstelle zu Buchungsverfahren
wie bspw. FiBu, DTA usw.
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• Reportgenerator
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• Protokollierungen
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• E-Mail-Benachrichtigungen
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is e ge • Reisemittelbuchung
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buch rc • Archivierung
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Grafik: KIDICAP.Travel-Komponenten
KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und erfüllt nicht nur die Anforderungen der öffentlichen
Verwaltung oder einer kleinen Organisation mit einem einzelnen Reisekostenabrechnungsplatz, sondern
auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten und heterogenen
Systemwelten. Allen gemeinsam ist die Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen und internen Bestim-
mungen für die Abrechnung von Dienstreisen.
KIDICAP.Travel bietet Ihnen rechtliche und rechnerische Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz und
Effizienz in der Reisekostenabrechnung. Alle Funktionen zur optimierten, elektronischen und medienbruch-
freien Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur Archivierung – sind in der Basisversion bereits
enthalten.
Die einfache Handhabung durch die intuitive Benutzeroberfläche und die aussagefähigen Auswertungs-
möglichkeiten unterstützen zusätzlich einen effizienten Arbeitsablauf.
KIDICAP.Travel erfüllt höchste Sicherheitsansprüche an den Datenschutz und wird nach SSL-Banken-
standard verschlüsselt.
2KIDICAP.Travel
KIDICAP.Travel-Workflow
Der KIDICAP.Travel-Workflow ermöglicht individuell nung von Dienstreisen integriert und per E-Mail über
definierte Stationsfolgen (Bearbeitungsinstanzen) mit jeden Status informiert oder beauftragt. Durch die im
den von Ihnen vorgeschriebenen Tätigkeiten und Be- Produkt hinterlegten aktuellen Gesetzesregelungen
rechtigungen. Alle am Prozess beteiligten Personen und individuellen Reiserichtlinien sind alle Vorausset-
(Reisende, Vorgesetzte/Genehmigende, Reisekos- zungen für die rechtskonforme Abrechnung Ihrer
tensachbearbeiter, Controller, Travel Manager) wer- Dienstreisen gegeben. Plausibilitätstests im Verfah-
den nach Bedarf in den elektronischen Workflow der ren geben Ihnen zusätzliche Sicherheit.
Planung, Beantragung, Genehmigung und Abrech-
Travel (ESS) Reisender Genehmiger Reisen Prüfer Abrechner Reisender Travel
Grafik: Beispiel KIDICAP.Travel – Workflow mit SelfService
KIDICAP.Travel unterwegs
Die Erfassung von Dienstreisedaten ist selbstver- haltung übermittelt und abgeglichen. Dies ist beson-
ständlich über Tablet oder Smartphone von unter- ders nützlich für Einrichtungen mit Mitarbeitern, die
wegs möglich. Einfach über die App anmelden und viel und länger unterwegs sind, bspw. Steuer- oder
die Daten werden automatisch an die zentrale Daten- Wirtschaftsprüfer.
Abb.: KIDICAP.Travel auf dem Tablet
3KIDICAP.Travel
KIDICAP Integration
Ergänzen Sie KIDICAP.Travel mit weiteren KIDICAP. Verwalten Sie Ihre Reisekosten- und Abrechnungs-
APPs. Verwenden Sie gemeinsame Stamm- und Be- belege im Reiseregister der App KIDICAP.Personal-
wegungsdaten. Zahlen Sie steuerpflichtige Anteile akte. Für tiefergehende Auswertungen Ihrer Reise-
der Reisekosten über die App KIDICAP.Entgelt aus kosten nutzen Sie die App KIDICAP.Reports.
oder gleich die ganze Reisekostenerstattung.
KIDICAP.Travel: Software as a Service – SaaS
Die moderne Web-Technologie von KIDICAP ermög- die Wartung verbleiben beim Anbieter – Software aus
licht Ihnen auch eine SaaS-Nutzung als Dienstleis- der Cloud.
tung über das Internet. Der Software-Betrieb und
Vorteile des SaaS-Angebots
• monatlich kalkulierbarer Mietpreis • Sie arbeiten jederzeit mit der aktuellsten Version;
• keine Investitionen für Hardware und neue Funktionen stehen sofort allen Nutzern zur
Software-Einführung Verfügung
• keine Vorort-Installation • Aktualisierung erfolgt zentral
• keine Software-Verteilungsprobleme • höchste, ortsunabhängige
• umfassende Datensicherung durch den Betreiber Systemverfügbarkeit (24/7)
Ihre Vorteile auf einen Blick
• Unterstützung effizienter Organisationsabläufe • permanente Plausibilitätsprüfungen
• Beschleunigung der Prozesse • Verbindung mit weiteren KIDICAP.APPs
© GIP · KRZ-SWD 11/2019 . Titelbild: Fotolia.com © Studio Mike
• hervorragendes Kosten-/Nutzen-Verhältnis • intuitive Bedienbarkeit – mit wenigen Klicks zum
• Berücksichtigung interner Reiserichtlinien gewünschten Ergebnis
• Prozessoptimierung mit individuellen und flexiblen • zentrale Installation der Anwendung und Reduzie-
Workflow-Lösungen rung der Wartungsaufwände und -kosten im
• Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene zentralen Betrieb (Hosting, Outsourcing) oder als
• rechtskonforme Abbildung: SaaS-Angebot nutzbar
• steuerrechtliche Vorgaben • keine Installation auf den Clients notwendig (aus-
• Bundesreisekostengesetz schließlich Nutzung des verfügbaren Browsers)
• Reisekostengesetze der Länder
Stiftung Kirchliches
4 Rechenzentrum Junkersring 10 Tel: +49 (0) 721-70 86-0 info@krz-swd.de
Südwestdeutschland 76344 Eggenstein-Leopoldshafen Fax: +49 (0) 721-70 86-191 www.krz-swd.deSie können auch lesen
