Untis Messenger FAQ für Administratoren - Inhalt
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Untis Messenger FAQ für Administratoren
Inhalt
Kann ich den Messenger ausprobieren? .................................................................................................... 1
Wie kann ich die kostenlose Testphase des Messengers starten? ........................................................... 1
Was passiert, wenn ich über „Messengereinstellungen“ nochmal die Aktivierung starte? .................. 2
Warum werden das Schul-Logo bzw. Profilbilder nicht angezeigt? ......................................................... 2
Wie kann ich Profilbilder für den Messenger deaktivieren? ..................................................................... 2
Wie kann ich einzelne bzw. alle Messenger Gruppen löschen? ............................................................... 3
Wie sind WebUntis Benutzer mit Messenger Benutzern verknüpft? ....................................................... 4
Was passiert im Messenger beim Restore eines WebUntis Backups? ..................................................... 4
Wie funktioniert der Schuljahreswechsel im Untis Messenger? .............................................................. 4
Kann ich den Messenger ausprobieren?
Ja, Sie können den Messenger kostenlos für 5 Monate ausprobieren. Im Anschluss können Sie entscheiden,
ob Sie den Messenger weiterverwenden wollen. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren Vertriebspartner.
Wie kann ich die kostenlose Testphase des Messengers starten?
Als Administrator/in sehen Sie in WebUntis die neue Schaltfläche für den „Messenger“ rechts oben, gleich
neben „Dateiablage“ und „Meine Nachrichten“:
Wenn der Messenger noch nicht aktiv ist, können Sie dort klicken, um den Messenger zu aktivieren.
Es erscheint eine Meldung, die die wichtigsten Funktionen erklärt.
Nach Klick auf „Weiter“ können Sie die Datenschutzerklärung lesen und bestätigen:
Der Messenger wird von unserer Partnerfirma „UberGrape“ geliefert und wird auf deren Servern betrieben.
Deshalb müssen Sie eine Erweiterung zum Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung bestätigten.
Damit ermöglichen Sie es uns die notwendigen Daten an die Server von UberGrape zu übermitteln.
Diese Erklärung muss nur einmal vom Administrator bestätigt werden und kann später über einen Link
eingesehen werden unter „Aktivieren“:
Lesen Sie die Datenschutzbestimmungen zum Untis Messenger
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Tel. ++43-2266-62241-0 / Fax ++43-2266-62241-6
Admin-FAQ Version 1.2 (letzte Änderung 8.8.2019) office@untis.at / www.untis.at
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Anschließend können Sie auswählen, für welche Personenrollen der Messenger aktiviert werden soll.
Im Moment stehen nur Lehrkräfte, Schulleitung, Verwaltung und SchülerInnen zur Auswahl:
Sie können die Auswahl später ändern in WebUntis unter „Administration“ > „Messengereinstellungen“.
Administratoren erhalten automatisch Zugang zum Messenger.
In künftigen Versionen werden wir den Messenger auch für weitere Personenrollen entwickeln.
Gratulation – der Messenger ist jetzt aktiv und kann von den gewählten Personenrollen verwendet werden.
Was passiert, wenn ich über „Messengereinstellungen“ nochmal die Aktivierung starte?
Wenn Sie nach erstmaliger Aktivierung des Messengers nochmal über „Administration >
„Messengereinstellungen“ andere Benutzerrollen freischalten wollen, können Sie dies mit
„Weiter“ bestätigen.
Dann werden auch jene Benutzer aktiviert, die zuvor eine andere Benutzerrolle hatten.
Hinweis:
Wenn neue Benutzer angelegt werden und diese eine bereits aktivierte Benutzerrolle haben, werden diese
neuen Benutzer automatisch auch für den Messenger aktiviert ohne erneute Aktivierung durch den Admin.
Warum werden das Schul-Logo bzw. Profilbilder nicht angezeigt?
Grape unterstützt nur die Dateitypen .JPG und .PNG. Deshalb werden bei der Aktivierung des Messengers
alle anderen Dateitypen (wie .BMP usw.) nicht übernommen.
Nachdem Sie die Bilder im WebUntis ersetzt haben, werden diese sofort im Messenger übernommen.
Wie kann ich Profilbilder für den Messenger deaktivieren?
Es ist jetzt möglich als Admin unter Administration > Messengereinstellungen für die gesamte Schule die
Verwendung der Benutzerprofilbilder für den Untis Messenger komplett zu deaktivieren.
Zur Info:
Es ist (derzeit) nicht möglich
diese Einstellung für einzelne
Benutzer vorzunehmen, außer
das Profilbild komplett zu
entfernen.
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Wie kann ich einzelne bzw. alle Messenger Gruppen löschen?
Es gibt jetzt für den Admin eine neue Ansicht unter „Messenger“ > „Gruppenverwaltung“ 1).
Es werden „Messenger Gruppen für Unterrichte“ 2) aufgelistet bzw. „andere Messenger Gruppen“ 3) für
jene die manuell erstellt wurden über „Neue Konversation“.
In der Spalte Mitglieder sieht man die Anzahl und durch Klick darauf 4) werden alle Mitglieder aufgelistet.
Mit dem Papierkorbsymbol 5) kann man als Admin jede beliebige Gruppe (außer Ankündigungen) inklusive
Gesprächsverlauf und geteilte Dateien löschen.
>>> Bitte mit Vorsicht benutzen, denn diese Daten sind nicht im Backup enthalten.
Es ist auch möglich „Alle Messenger Gruppen für Unterrichte löschen“ 6) was eventuell am Ende eines
Schuljahres gewünscht ist.
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Wie sind WebUntis Benutzer mit Messenger Benutzern verknüpft?
Der Endanwender sollte von der Verknüpfung nichts mitbekommen.
Bei der Aktivierung des Messengers werden für alle aktiven WebUntis Benutzer passende Untis Messenger
Benutzer auf den Grape Servern angelegt, vorausgesetzt der Benutzer ist in einer Benutzergruppe, für die
der Messenger aktiviert wurde. Wenn nachträglich neue WU-Benutzer angelegt werden (in einer aktivierten
Benutzergruppe), dann werden auch automatisch Messenger Benutzer angelegt.
Wenn ein WU-Benutzer bei der Aktivierung gesperrt ist (wegen falscher Passworteingabe) wird trotzdem
ein Messenger Benutzer angelegt.
In dem seltenen Fall, dass ein vorhandener WU-Benutzer von einer nicht aktivierten Benutzergruppe in eine
aktivierte wechselt, muss die Erstellung des Messenger Benutzers aktiv angestoßen werden über
Messenger-Einstellungen > (Benutzergruppen anhaken) > Aktivieren (Speichern).
Wenn ein WU-Benutzer durch falsche Passworteingabe gesperrt wird, dann bleibt der bereits angemeldete
Messenger Benutzer aktiv und wird nicht gesperrt. (Das ist nicht nötig, weil die Sperrung ja nur mögliche
Angreifer davon abhalten soll das Passwort zu erraten.)
Wenn ein WU-Benutzer das Austrittsdatum erreicht bzw. deaktiviert wird, dann wird auch der Messenger
Benutzer deaktiviert und aus den Untis Messenger Apps abgemeldet.
Was passiert im Messenger beim Restore eines WebUntis Backups?
Wie Sie wissen kann nur nach Absprache mit dem Untis Support und wenn es wirklich notwendig ist, ein
WebUntis Backup wiederhergestellt werden.
Ein WU-Backup beinhaltet kein Grape Backup. Das heißt alle Konversationen liegen sicher auf den Grape
Servern und bleiben auch nach einem WU Restore unberührt.
Wie zuvor beschrieben sind die WebUntis Benutzer mit den entsprechenden Grape Benutzern verknüpft.
Wenn ein neuer WU-Benutzer durch einen WU-Restore vom Untis Support wieder gelöscht wird, müssen
wir auch den entsprechenden Grape Benutzer löschen, weil die Verknüpfung nicht automatisch
wiederhergestellt werden kann. Die Nachrichten, die gelöschte Benutzer geschrieben haben, werden nicht
mehr angezeigt, weil es den Absender ja nicht mehr gibt.
Wenn ein Benutzer, der durch einen WU-Restore gelöscht wurde, in der Zeit zwischen Backup und Restore
Chatgruppen erstellt hat, müssen diese Gruppen auch gelöscht werden, weil der Ersteller bzw. Besitzer ja
nicht mehr existiert und sichergestellt sein muss, dass es keine Chatgruppen mit Schülern und ohne
Lehrkräfte gibt.
>>> Derzeit muss der Schuladministrator diese Gruppen noch manuell löschen, worauf der Untis Support im
Falle eines Restores aufmerksam machen wird.
Es ist geplant, dass diese Chatgruppen, die keinen Ersteller mehr haben, in Zukunft von Untis automatisiert
gelöscht werden.
Wie funktioniert der Schuljahreswechsel im Untis Messenger?
Manuell angelegte Gruppen (über neue Konversation) können auch über mehrere Jahre weiterverwendet
werden.
Gruppen die mit Unterrichten verknüpft sind hängen an der Unterrichts-ID und sind somit
schuljahresspezifisch.
Es liegt bei den Admins (bzw. bei den Erstellern der Gruppen) sich um die Verwaltung bzw. das Löschen von
Gruppen zu kümmern, falls diese nicht mehr benötigt werden.
Es bleibt jeder Schule überlassen, wie sie mit Gruppen und Konversationen des Vorjahres umgehen, es wird
nichts automatisch gelöscht. Es gibt derzeit keine Archivierungs- oder Export Funktionalität.
(…weiter auf Seite 5)
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Wir empfehlen, dass die Schule generell entscheidet, dass am Ende jedes Schuljahres alle Gruppen, die mit
Unterrichten verknüpft sind, vom Admin gelöscht werden. Das ist der geringste Arbeitsaufwand und die
Speicherlimits werden nicht so leicht erreicht.
Mit der Release Version des Untis Messengers war es noch so, dass der automatisch vorgeschlagene Name
einer Gruppe, die mit Unterrichten verknüpft ist, nur das Fach und die Klasse enthält (z.B. Mat – 1a).
Ab 8.8.2019 mit WebUntis 2020.1.0 enthalten die vorgeschlagenen Chatgruppennamen auch das aktuelle
Schuljahr (z.B. Mat – 1a 2019/2020).
Somit sollte die Übersicht besser bewahrt werden und beim Schuljahreswechsel sollte es keine Konflikte mit
den Gruppennamen geben, falls alte Gruppen noch nicht gelöscht wurden und neue Gruppen für das neue
Schuljahr angelegt werden.
Anmerkung:
Es war bereits möglich als Ersteller Gruppen manuell umzubenennen über Messenger > „Meine Gruppen“.
Zur Beantwortung weiterer Fragen lesen Sie bitte zunächst das ausführliche
„Untis Messenger FAQ für Lehrkräfte und SchülerInnen“.
Das User-FAQ umfasst:
• allgemeine Fragen
• Anwendung in WebUntis
• Aktivierung für Smartphones
• weitere Fragen zu Speicherplatz, Personenrollen usw.
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