Videokonferenz Moderne & effiziente Zusammenarbeit im Unternehmenskontext: Einsteiger
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Einsteiger Fortgeschrittene Experten
Moderne & effiziente
Zusammenarbeit
im Unternehmenskontext:
Videokonferenz
Agenda
3 Problemstellung
4 Lösung: Videokonferenz
5 On-Premises vs. Cloud Lösungen
7 Vorteile cloudbasierte Videokonferenz
9 Anforderungsprofil der Videokonferenzplattform
11 Kombination aus Software und Hardware
13 Wettbewerbsanalyse & Fazit
Problemstellung
Die Art und Weise, wie in der Geschäftswelt kommuniziert wird, verändert sich stetig.
Unternehmen setzen immer mehr Remote Worker ein, egal ob im Homeoffice, auf
Geschäftsreise oder beim Kunden. All diese Arbeitnehmer sind stark auf die Zusammenarbeit
mit ihren Teams angewiesen und haben dafür oft nicht mehr als ihre mobilen Endgeräte, wie
Smartphone, Tablet oder Laptop. Es besteht eine hohe Nachfrage darin, eben diese Mitarbeiter
dennoch mit in persönliche Interaktionen und Face-to-Face Erlebnisse zu integrieren, um das
Arbeiten an verschiedensten Projekten so effizient wie möglich zu gestalten. Trotzdem sollen
dabei Aspekte wie Work/Life-Balance und Umweltbelastung berücksichtigt werden.
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Lösung: On-Premises vs.
Videokonferenz Cloud Lösungen
Eine Lösung für genau diese Herausforderung ist eine Videokonferenz-Infrastruktur. Von ihr Neben der Entscheidung für eine Videokonferenz-Infrastruktur stellt sich die Frage nach der
verspricht man sich minimierte Leerzeiten, eine zielgerichtete Kommunikation und geeigneten Server Lösung: Soll die Videokonferenzplattform eigenständig gehostet werden oder
insbesondere eine effizientere Zusammenarbeit. wird eine Cloud Lösung bevorzugt?
Beide Varianten weisen signifikante Unterschiede auf und hängen von den individuellen
Bedürfnissen und Ressourcen des jeweiligen Unternehmens ab.
On-Premises Software
Eine Software auf On-Premises Basis bedeutet den Kauf einer Nutzungslizenz, welche
anschließend auf den eigenen Ressourcen im Unternehmen, also lokal, installiert wird. Der
Käufer ist für eben diese lokale Installation, die fortlaufende Wartung und die Datensicherung
verantwortlich. Diese Lösung ist für jene, die mehr Kontrolle über ihre IT Infrastruktur benötigen.
Hierbei sind direkter Zugriff auf alle Ressourcen sowie deutlich mehr Möglichkeiten der
Personalisierung gegeben. Die Software kann auf die eigenen Wünsche und Vorstellungen
angepasst werden und das Unternehmen ist nicht an einen Dienstleister und externe IT
Spezialisten angewiesen. Die Sicherheit und Servicequalität liegen ebenfalls in der Kontrolle der
Organisation - Daten gelangen nicht nach außen. Somit liegt vermeintlich mehr Fokus auf dem
sensiblen Thema des Datenschutzes. Diese Lösung ist allerdings in der Regel initial teurer und
aufwendiger, da eigene Hardware zunächst angeschafft werden muss.
Laut einer 2019 erhobenen Statistik von Lifesize, nutzen bereits 76 von 100 Personen
Videokonferenzen, da sie von Extern arbeiten. 89% sagen sogar, dass sie durch Videokonferenz
Projekte schneller und effizienter durchführen können.
Diese und viele andere Statistiken überzeugen vermehrt Unternehmen sich ebenfalls mit diesem
Thema zu beschäftigen und Investitionen in dem Bereich der Videokonferenzlösungen zu
tätigen.
Doch jedes Unternehmen hat unterschiedliche Voraussetzungen und Anforderungen, welche
bei der Entscheidung nach der passgenauen Lösung bedacht werden müssen. An welchen
Kriterien kann man sich bezüglich der Kaufentscheidung orientieren und welche Vorteile und
ggf. Ausschlusskriterien gibt es?
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Cloud Software
Wird sich für eine Cloud Software entschieden, so wird ein Nutzungsrecht einer von einem Vorteile cloudbasierter
Videokonferenz-
Dienstleister administrierten Lösung im Internet gekauft bzw. gemietet. Es basiert auf dem
„Software as a Service“ (SaaS) Prinzip, wobei sämtliche Daten auf externen Servern gespeichert
werden. Sie bieten eine leistungsstarke Infrastruktur und machen den Betrieb eigener IT
Infrastrukturen dadurch überflüssig. Gleichzeitig reduzieren sie den laufenden IT Aufwand und
ermöglichen maximale Flexibilität. Die Teilnahme ist über verschiedenste Endgeräte bzw.
Betriebssysteme möglich, eine Videokonferenz Hardware ist dabei nicht zwingend notwendig.
plattformen
Inhalte können gestreamt und Telefonate aufgezeichnet werden. Eine Skalierung ist kurzfristig
möglich und nur die tatsächlich in Anspruch genommenen Services werden gezahlt.
Für Unternehmen, die nicht in eine eigene Infrastruktur investieren wollen bzw. können, ist die
Cloud Videotelefonie die perfekte Lösung, welche durch die folgenden Vorteile überzeugen.
Qualität – Für erfolgreiche Videomeetings müssen sowohl Video- als auch Audioqualität perfekt
sein, damit Kommunikation von mobilen Geräten, festen Arbeitsplätzen und Meetingräumen für
Jeden ein positives Erlebnis ist.
Nutzerfreundlichkeit – Mindestens genau so wichtig, wie die einfache Implementierung der
Lösung, ist die leichte Benutzung. Jeder User muss intuitiv und ohne Probleme die Lösung
nutzen können, ohne die IT Abteilung zur Hilfe holen zu müssen.
Einfache Verwaltung – Die Verwaltung liegt komplett in den Händen des externen Dienstleisters,
wobei kleinere Änderungen von einem definierten Administratoren ganz einfach über eine
benutzerfreundliche Oberfläche übernommen werden können.
Verfügbarkeit – Eine Cloud Lösung ist mit meist über 99,9% Runtime nahezu immer verfügbar
und wird parallel ohne Ausfallzeit mit Updates versorgt und regelmäßig abgesichert.
Sicherheit – Ein sogenanntes Firewall Traversal erlaubt es Videoanrufe mit maximaler
Sicherheit auch mit Teilnehmern außerhalb der eigenen Organisation durchzuführen. Dabei ist
die Verbindung immer end-to-end verschlüsselt und somit nicht für Dritte einsehbar. Da die
Daten der Cloud oft auf europäischen Servern liegen, werden die gespeicherten Daten immer
gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung behandelt.
Teilnehmen von Überall – Viele Meetings finden nicht mehr aus dem dafür vorgesehenen
Meetingraum statt, sondern die Teilnehmer wählen sich vermehrt von unterwegs ein. Hierbei ist
es nicht nur wichtig Firmware, wie die klassischen Smartphones, zu unterstützen, sondern auch
eine Einwahl über den Internetbrowser zu ermöglichen. Dies gibt noch mehr Menschen die
Gelegenheit leicht und unkompliziert an Meetings teilzunehmen.
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Anforderungsprofil der
Interoperabilität – Da heutzutage bereits verschiedenste Videokonferenz Lösungen in den
Unternehmen verwendet werden, wird es immer wichtiger zu prüfen, ob die zukaufende Lösung
auch interoperable mit anderen Lösungen ist.
Videokonferenz-
plattform
Jede Firma ist anders organisiert, hat unterschiedliche Ressourcen und Anforderungen,
welches die Entscheidung des speziellen Lösungsanbieters sehr individuell ausfallen lässt. Die
folgende Auflistung an Anforderungen kann den Entscheidungsträgern bei der Suche nach dem
geeigneten Anbieter als Orientierungshilfe dienen.
• Hohe Video-, Audio-, Web- und Präsentationsqualität
• Hohe Sicherheit, um vertrauliche Informationen auch über eine große Entfernung zu
https://www.lifesize.com/de/video-conferencing-solutions/conference-call (Stand: 08.01.2020)
kommunizieren
• Unterstützung der im Unternehmen bereits bestehenden Kommunikationswege
(z.B. Möglichkeit der Microsoft Outlook Integration)
• Kompatibilität zu jeglicher Software oder Hardware
(herstellerunabhängig z.B. Lifesize, Zoom, Microsoft Teams)
• Verbindung aller Kommunikationsgeräte - vom Smartphone bis hin zum großen
Konferenzraum (betriebssystemunabhängig z.B. IOS, Android oder Windows)
• Einfache Verwaltung und schnelle Hilfe bei Problemen
Neben den bereits aufgezählten Aspekten, gibt es Weitere, die man bei der Anbieterauswahl
bedenken wollte. Obwohl, oder gerade weil sie so banal sind, werden sie im Folgenden noch
einmal ausführlicher beschrieben.
• Ungeplantes Anrufen - Kommunikation zwischen Personen findet in einigen Fällen in Form
von geplanten und organisierten Meetings statt, in den aller meisten Fällen jedoch spontan
und ungeplant. Auch wenn es schwer vorstellbar ist, ist dies bei einigen „Meet me“ und Web
Conferencing Diensten nicht möglich, da sie ausschließlich auf geplanten Meetings basieren.
Seite 8 Seite 9Kombination aus
• Adressbuch - Außerdem sollte geprüft werden, ob es die Möglichkeit gibt, ein zentrales und
durchsuchbares Kontaktverzeichnis zu benutzen. Der große Vorteil eines solchen zentralen
Adressbuches ist nämlich nicht nur die Aktualität der enthaltenen Kontakte, sondern
insbesondere die damit verbundene Simplizität Jemanden kontaktieren zu können. Im
Videokontext müsste man stattdessen lange nummerische Zeichenketten eingeben,
welches nicht nur Nerven, sondern auch viel Zeit kosten würde. Zudem ist der Großteil der
Software und Hardware
Nutzer mit der Verwendung eines solchen Verzeichnisses bereits aus der herkömmlichen
Telefonie vertraut. Auf dem Telefon oder Smartphone wird schließlich ebenfalls der Name
des Anzufufenden aus dem Adressbuch rausgesucht anstatt die Telefonnummer zu wählen. Die meist genutzten Endgeräte im Unternehmenskontext sind Laptops, Tablets und
Smartphones. Um genau eben diese für eine Kommunikation zu verwenden, ist es sehr wichtig,
• Präsenzstatus - Ein weiteres Feature, welches nicht außer Acht gelassen werden sollte, ist dass ein cloudbasierter Videokonferenz Anbieter stets die neusten Softwareversionen der
der Präsenzstatus. Ist die Person, die Sie anrufen wollen online und somit verfügbar oder größten Anbieter wie Windows, Mac OS X, IOS und Android OS unterstützt und dabei trotzdem
offline, gegebenenfalls in einem anderen Meeting, unterwegs oder möchte vielleicht einfach eine übergreifende User Experience sicherstellt. Sieht der User auf all seinen Geräten das
in dem Moment nicht gestört werden. Durch den Präsenzstatus kann der Nutzer identische Interface, so weiß er immer, wie er die Lösung zu nutzen hat, schafft es schneller sich
signalisieren, ob er kontaktiert werden möchte oder nicht und der Anrufer kann Zeit und zurecht zu finden und kann somit seine Meetings schnell und effizient gestalten. Außerdem
Mühe sparen den Kollegen zu erreichen. kann sich ein Nutzer einer Cloud Software auf mehreren Endgeräten zeitgleich anmelden und
• Vom Punkt-zu-Punkt Anruf zur Mehrpunktverbindung - Angenommen eine anzurufende somit wird eine maximale Flexibilität geschaffen. Bei einem eingehenden Anruf kann er spontan
Person wurde im Verzeichnis gefunden, laut Präsenzstatus ist sie verfügbar und es wurde entscheiden, über welches Devise er kommunizieren möchte. Für den Anrufer ist es dasselbe
ein Chat gestartet. Aus welchen Gründen auch immer, möchten die beiden Personen nun Erlebnis - er weiß, wen er kontaktiert hat, aber nicht über welches Gerät geantwortet wurde.
aber nicht nur schreiben, sondern auch telefonieren. Somit soll die Kommunikation in eine Trotz immer mobiler werdender Kommunikationswege besteht jedoch weiterhin ein hoher
Audio- oder Videoverbindung übertragen werden. Dieser Wechsel findet bei verschiedenen Bedarf an klassischen Konferenzraum Meetings. Für genau diese Meetingräume reicht ein
Anbietern auf ganz unterschiedlichen Wegen statt. Laptop mit integrierter Webcam nicht aus. Es sollte eine professionelle Hardware bereitgestellt
Soll nun zu einem bestehenden Anruf zwischen zwei Personen (Punkt-zu-Punkt Anruf) noch werden, mit welcher eine hohe Qualität sichergestellt und jedes Meeting erfolgreich abgehalten
ein weiterer Teilnehmer hinzugefügt werden (Mehrpunktverbindung), kann das bei einigen werden kann. Bei der Investition in eine solche Hardware sollten die folgenden Aspekte beachtet
Cloud Lösungen zu einem höheren Mehraufwand kommen. Zum Teil müssen die Punkt-zu- werden.
Punkt Verbindungen erst abgebrochen werden, bevor man mit mehreren Teilnehmern eine Audio Qualität - Um eine hervorragende Audioqualität zu erhalten, müssen sowohl Mikrofone als
Videokonferenz abhalten kann. Diese Prozesse entsprechen selbstredend nicht dem idealen auch Lautsprecher auf einem hohen Niveau funktionieren. Ohne eine perfekte
und effektiven Kommunikations-Workflow. Viel einfacher ist es, wenn man von einem Punkt- Audiokomponente lässt sich kein Meeting vernünftig abhalten.
zu-Punkt Anruf, ebenfalls in das Verzeichnis geht und einen Teilnehmer mit einem Klick
hinzufügt. Der ideale cloudbasierte Videokonferenz Dienst sollte die Möglichkeit geben, so Video Qualität - Das Herzstück der Videokonferenz muss selbstverständlich auch eine
viele Teilnehmer zu einem Meeting hinzuzufügen, wie notwendig. Einwählen können, sollten einwandfreie Qualität liefern. Reicht einem eine Kamera mit guter Auflösung nicht, kann man
sich dazu nicht nur interne Kontakte, sondern auch Gäste, welche gegebenenfalls eine sich ebenfalls für Features wie Speaker Tracking oder Group Framing entscheiden, die dem
andere oder womöglich auch keine Videokonferenzlösung im Einsatz haben. Meeting noch einmal eine komplett eigene Note geben.
Seite 10 Seite 11Wettbewerbsanalyse
Intuitive Steuerung - Fernbedienungen sind nicht mehr zeitgemäß. Es empfiehlt sich, dass ein
Videokonferenzsystem eine Touch-Steuereinheit hat, welche über ein intuitives Interface
verfügt.
AV-Erweiterungsmöglichkeiten - In vielen Unternehmen ist bereits Medientechnik verbaut, die
trotz des Videokonferenzinvests weiterhin genutzt werden soll. Somit ist die mögliche
Adaptivität der Videokonferenz Hardware an bestehende AV-Technik ein wichtiger Aspekt. Dass die Videokonferenz im Unternehmenskontext für eine zufriedenstellendere und effizientere
Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Partnern und Kunden sorgt, steht ganz außer Frage.
Content Sharing - Mindestens genauso wichtig, wie die Kommunikation zwischen den
Dieses Whitepaper hat jedoch auch gezeigt, dass es diverse Hersteller mit ganz verschiedenen
Teilnehmern, ist der Inhalt über den gesprochen wird. Es ist auf die Möglichkeit zu achten,
Lösungen und Features auf dem Markt gibt. Es gibt auch nicht die eine einzige wahre Lösung,
jegliche Inhalte von unterschiedlichsten Geräten in der Videokonferenz zu teilen. Diesbezüglich
da die Unternehmen unterschiedliche Anforderungen und Ressourcen besitzen.
setzen viele Hersteller auf ein zusätzliches Gerät, welches ausschließlich das Content Sharing
Im Folgenden werden die vier gängigsten cloudbasierten Videokonferenz Lösungen in einigen
übernimmt.
Dimensionen miteinander verglichen und abschließend eine Empfehlung ausgesprochen.
Einfache Installation - Im Idealfall sollten die Hardwareprodukte möglichst schnell und einfach
von jedem IT-Administrator innerhalb der Organisation angeschlossen und installiert werden
können.
Blue Lifesize Starleaf Zoom
Nativer Cloud Support - Nicht nur die Hardware muss angeschlossen und installiert werden - Jeans
selbst wenn Hard- und Software 1:1 zusammenpassen, müssen die Endgeräte aufgrund von Desktop und mobile Anwendungen + + + +
verschiedensten Netzwerkarchitekturen einmalig an die Cloud angebunden werden. Auch hier
ist drauf zu achten, dass dieser Prozess so unkompliziert wie möglich funktioniert. Vollfunktionstfähige Web Anwendung für Gäste + + o o
Automatische Softwareupdates - Eine automatische Software Update und Back Up Funktion
4K Videoqualität - + - -
sollte heutzutage ein standardisiertes Feature sein - ist jedoch nicht bei allen Herstellern
gegeben.
4K Content Sharing - + - -
1 zu 1 - Chat - + + +
Konsistentes Nutzererlebnis auf allen Geräten + + + +
Natives Erlebnis zwischen eigener Hard- und Software o + + o
Verzeichnis mit namensbasierter Anwahl - + + +
MS Teams Integration + o o o
Live Streaming Option für bis zu 10.000 Teilnehmer + + - +
Seite 12 Seite 13Wie der kurzen Gegenüberstellung zu entnehmen ist, bietet die Lifesize Cloud im Vergleich zu
den anderen Lösungen sehr viele und hilfreiche Features und kann somit für eine Investition in
diesem Bereich empfohlen werden.
Die Lifesize Cloud ist eine cloudbasierte Lösung für Audio-, Web- und Videokonferenzen, die es
einfach und unkompliziert ermöglicht, sich mit Kollegen und/oder Externen zu verbinden und
somit das optimale Meeting Erlebnis trotz großer Entfernungen zu schaffen. Zusätzlich bietet
Lifesize die preisgekrönten Videokonferenzraumgeräte, welche sich intuitiv mit mobilen Apps,
Webbrowsern, aber auch anderen Videokonferenzgeräten verbinden lassen. Somit bildet
Lifesize eine „Connected Experience“ vom großen Konferenzraum bis hin zum Smartphone User.
Lifesize wurde designt, um sich dem bestehenden Workflow des Unternehmens anzupassen -
von Videomeetings, über das Teilen von Bildschirminhalten bis hin zur Chat Funktion. Kollegen,
Partner oder Kunden können spontan angerufen, es kann zu einem geplanten Meeting
gewechselt und bestimmte vordefinierte Räume können angerufen werden - alles problemlos
durch das globale Kontaktverzeichnis. Lifesize Cloud hilft dabei intelligenter und effizienter zu
arbeiten.
eLink Distribution AG
Große Elbstr. 49
22767 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 - 180 4247 400
Bei Fragen zu diesem oder ähnlichen Themen helfen wir Ihnen gerne weiter. Fax: +49 40 - 180 4247 499
Außerdem verfügen wir über ein umfangreiches Demo-Angebot, welches wir Ihnen kostenfrei E-Mail: info@elink-distribution.com
zur Verfügung stellen. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Web: www.elink-distribution.com
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