Vom Organizational Twin zur Single Source of Truth - DOAG
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BUSINESS NEWS
Vom Organizational Twin
zur Single Source of Truth
Marcos López, Redaktionsleitung Business News,
in Zusammenarbeit mit Christian Krohn, CONTENT KG
Digitale Transformation, New Work, Workforce Analytics, künstliche Intelligenz... Viele Schlagworte versprechen spannende Ansätze – aber
wie steht es um eine konkrete, praktische und vor allem datenbasierte Umsetzung? Und wie steht es um deren Integration, sowohl methodisch
als auch technisch? Ein neuer, prämierter Ansatz aus Berlin verspricht viele Probleme mit einem Federstrich zu lösen. Wir wollten wissen, was
dran ist, und haben Christian Krohn, den Gründer der Content KG, die sich auf die aufgaben- und datengestützte Unternehmenssteuerung
mittels eines weltweit einmaligen relationalen Datenmodells spezialisiert hat, zu dem neuartigen Ansatz aus Deutschland befragt, der Ver-
wendung eines digitalen Zwillings als Single Source of Truth (SSOT) zur Unternehmenssteuerung.
Das Problem – fehlende Transparenz „Kostensenkungen und Effizienzsteige- und kennt die Größenordnungen an Ein-
und Daten rungen sind im Shared-Service-Umfeld ja sparpotenzialen aus eigener Erfahrung.
„Für unseren Kunden, eine Serviceeinheit gang und gäbe. Aber dieses Mal war die „Das Portfolio der betroffenen Service-
eines großen deutschen Unternehmens Zielvorgabe ungewöhnlich hoch“, sagt einheit reichte von einfachen Änderungen
aus der Branche chemische Industrie, Öl Krohn. „Und keine gute Nachricht. Die Ein- der Bankdaten, der Erstellung von Zeug-
und Gas, begann das Jahr 2016 mit einem heit war schon ziemlich auf Effizienz ge- nissen bis hin zur Zeitwirtschaft, der kom-
Schock“, erinnert sich Christian Krohn. Die trimmt, hatte über die Jahre alle Hausauf- plexen monatlichen Abrechnung der Mit-
Geschäftsführung hatte der Serviceeinheit gaben gemacht. Das hört dann niemand arbeiter, der Entsendung ins Ausland oder
mit knapp 190 Mitarbeiter*innen und eini- gern“, fügt er hinzu. Krohn hatte selbst acht dem Aktien-Management für Mitarbeite-
gen Zehntausend betreuten Angestellten Jahre bei Siemens im Bereich Business De- rinnen und Mitarbeiter. Eine Servicehotline
unterschiedlicher Tochterfirmen ein zwei- velopment & Strategie einer vergleichbaren fungierte sowohl als First-Level-Support als
stelliges Kostensenkungsziel aufgegeben. Einheit Transformationsprojekte begleitet auch als Dispatching-Einheit zur Verteilung
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weiterführender Arbeiten. Das gesamte Ar- lerdings erst wirklich verstanden, als man
beitsgebiet brachte zu diesem Zeitpunkt dann nach der Implementierung die ei-
knapp 350.000 Anfragen und Aufträge im genen Daten zur Verfügung hatte und die
Jahr aus ganz Deutschland in die Einheit Experten diese auch zwei Jahre nach der
des Kunden. Einführung zu unterschiedlichen Zwecken
Man war dort zunächst ratlos. Es gab kontinuierlich weiter genutzt haben.“
zwar eine Menge Kennzahlen und auch vie- Krohn wirkt erfreut: „Eine Führungs-
le Analysen aus den vorangegangenen Pro- kraft ist später zu einem mittelständischen
jekten, allerdings reichte diese Transparenz Unternehmen der Maschinenbaubranche
nicht mehr aus, um auch noch die letzten gewechselt und leitet dort heute eine ver-
Potenziale sichtbar zu machen. Und dann gleichbare, jedoch kleinere Einheit. Den An-
erinnerte sich die Leitung glücklicherweise satz hatte sie aber mitgenommen, um Trans-
an unseren Ansatz und hat uns kontaktiert.“ parenz in das Portfolio und die tatsächliche
Arbeit zu bekommen. Das aktuelle Portfo-
Der Lösungsansatz: Ein digitaler Abbildung 1: Die Abbildung der tatsächlichen Arbeit lio ist zwar mit dem vorherigen vergleich-
Zwilling auf Arbeitsebene als digitaler Zwilling zur Organisationssteuerung bar, nur vielleicht nicht ganz so breit“, weiß
Ein Jahr zuvor war Christian Krohn, Gründer (Quelle: Christian Krohn & Jens Grundei) Krohn. „Man hat dort zwar deutlich weniger
der Content KG aus Berlin, an die Einheit he- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu betreu-
rangetreten, um sich von den dortigen Ex- en und damit auch weniger Transaktionen
perten eine fachliche Einschätzung zu sei- „Ich hatte der Leitung einiges über Ge- als in der vorherigen Serviceeinheit. Die The-
nem Ansatz der Analyse und Steuerung von schäftssteuerung, Analysen, Szenarien und men sind allerdings nahezu identisch. Nur
Arbeit geben zu lassen. Sie hatten den An- Konsistenz von Daten erzählt. Und darüber, gibt es in der neuen Einheit größenbedingt
satz zwar interessant gefunden, zu der Zeit dass unsere Datenquelle zu vielen sehr un- deutlich weniger modellierte Prozesse und
jedoch keine konkrete Verwendung für die terschiedlichen Zwecken eingesetzt wer- dokumentiertes Wissen. Die Spezialisten ha-
entstehenden Daten gesehen. den könne. Diese Bedeutung wurde al- ben einfach weniger Zeit für solche Dinge
Abbildung 2: Implementierungsphasen zur Erzeugung eines digitalen Zwillings (Quelle: CONTENT KG)
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wie Prozessmodellierung oder Wissensdo- ratungsbranche zu Siemens gewechselt und mel hochgekrempelt und losgelegt. Vom
kumentation und sind viel mehr ins operati- habe dort acht Jahre im Bereich Business Anruf bis zum Abschluss des Projektes ha-
ve Tagesgeschäft eingebunden.“ Development und Strategie für die neu ge- ben wir gut zwei Monate gebraucht. Es sind
Man habe jedoch aufgrund der bereits gründete Global-Shared-Service-Einheit im nicht immer alle Beteiligten auch verfügbar,
gemachten Erfahrungen gleich ‚geschaltet‘ Personalbereich gearbeitet und deren Trans- wenn man sie braucht. Das Tagesgeschäft
und Herrn Krohn direkt gefragt, ob der An- formation mit vorangetrieben. hat schließlich Vorrang. Die Erhebung und
satz nicht auch zum Aufbau eines Wissens- „Damals wussten wir nichts über die Pro- Gewinnung der Daten selbst hat nur zehn
managements nutzbar wäre. „Ich habe dies zesse und das Portfolio in den verschiede- Tage benötigt. Bei einem anderen Kunden
bejaht, und wir begannen 2020 in der Co- nen Ländern. Nur Deutschland war eine Insel tatsächlich sogar nur einen Tag. Darauf bin
rona-Pandemie, unter erschwerten Bedin- der Transparenz. Und wir hatten jede Menge ich stolz“, so Krohn.
gungen und neben dem Tagesgeschäft der Zielvorgaben, um global effiziente Leistungs- Er erläutert weiter: „Die Einführung ei-
Einheit, mit dem Ansatz, Transparenz in das strukturen zu etablieren. Das war eine schwie- nes digitalen Zwillings geschieht in vier
Portfolio und die Organisation des beste- rige Ausgangsbasis und die Chance, über Abschnitten. Dabei ist die Dauer jeweils
henden Wissens zu bringen. Aktuell weiten einen einheitlichen Ansatz eine globale Trans- abhängig vom Grad der Leistungstranspa-
wir das Portfolio auf andere Bereiche aus.“ parenz auf Prozessebene zu schaffen. Meine renz zu Beginn der Einführung – und von
Krohn ist zufrieden. „Eigentlich müsste man Vorgesetzten haben mich machen lassen, das der zeitlichen Verfügbarkeit der Portfo-
das immer so machen. Keine Ahnung, war- war ein großes Geschenk. Innenpolitisch sind lioexperten auf Arbeitsebene. Wir gehen
um das nicht schon früher erfunden wurde. wir zwar irgendwann stecken geblieben, aber nämlich bis auf die konkrete Arbeitswirk-
Ich habe vor Siemens selbst in der Beratung der Ansatz war geboren und wir waren erste lichkeit hinunter und extrahieren dort die
und dann auch Siemens-intern mit Prozes- Schritte gegangen“, erinnert sich Krohn. Leistungsobjekte, an denen Menschen,
sanalysen zu tun gehabt“, so Krohn. „Aber „Als wir dann bei Siemens international Software und Maschinen arbeiten. Haben
der Ansatz ist tatsächlich ganz anders – und mit einem Benchmarking-Anbieter zusam- wir bereits einen Katalog, eine Library an
macht eine Menge mehr Daten und Zusam- mengearbeitet haben, wurde die Notwen- Datenobjekten zu den Leistungsobjekten,
menhänge sicht- und nutzbar. Die entste- digkeit belastbarer Daten sichtbarer denn geht es sehr schnell und wir können inner-
henden Daten sind quasi zweckfrei, bilden je. Da habe ich das erste Mal den bekann- halb weniger Tage vollständige Daten pro-
realitätsnah die gesamte Arbeit zum Teil bis ten Ausdruck ‚garbage in – garbage out’ duzieren. Beginnen wir bei null, dauert es
auf Datenfeldebene ab.“ leidvoll miterleben müssen. Die vielen er- schon ein paar Wochen. Das hängt vor al-
Mittlerweile werden dieselben Portfo- brachten Arbeitsstunden der Kolleg*innen lem von der Verfügbarkeit der beteiligten
lio-Daten beim Mittelständler auch in Hin- auf der ganzen Welt und in München, Wissensträger*innen und Expert*innen auf
blick auf Compliance-relevante Fragen in Mitarbeiter*innen, Controller*innen, Füh- Kundenseite ab. Immerhin gibt es auch ein
Bezug auf einkommenssteuerrechtliche As- rungskräfte. Und auch die Geldsummen, Tagesgeschäft und das hat immer Vorrang.“
pekte in den Blick genommen: Welche Per- die für die Beratungsleistungen fällig wur-
sonaldienstleistungen der Firma berühren den." Krohn schüttelt den Kopf. Projektablauf in vier Phasen:
in welchem Umfang die steuerrechtliche 1. Portfolio, Mapping und Prozesse
Verarbeitung? „Hier kann mit einem ‚Flag‘ in Das Projekt – und der Beweis 2. Datengewinnung
der Library eine eindeutige Zuweisung auf „Als sich unser späterer Kunde dann melde- 3. Auswertung
Prozessebene durch Expert*innen erfolgen te, war ich ganz erfreut. Wir haben die Är- 4. Szenarien, Business Cases etc.
und den Transparenzanforderungen ist auf
Prozessschrittebene genüge getan. Kein
großes Projekt, keine wochenlangen Pro-
zessaufnahmen und beratungsintensiven
Analysen sind notwendig“, erläutert Krohn.
Er erinnert sich: „In der Unternehmensbe-
ratung an der Schnittstelle zur Softwareent-
wicklung habe ich viele Projekte zur Prozess-
optimierung und Analyse erlebt. Das hat viel
Zeit und Diskussionen gekostet. Und eine
Menge Nerven zur Abstimmung der Rich-
tigkeit und Belastbarkeit der Ergebnisse.“ Er
habe sich dann gefragt, ob dies nicht auch
anders, viel einfacher und grundsätzlicher
ginge. Und man in jedem Projekt tatsächlich
immer wieder von vorne beginnen müsse,
wo doch das Portfolio, damals im Personal-
wesen, immer vergleichbar sei. Nach einigen
Jahren Forschung und Ausprobieren unter-
schiedlicher Ansätze habe er dann die zün- Abbildung 3: Illustration zur vollständigen Zerlegung der Arbeitsleistungen von Organisationen in Datenobjekte
dende Idee gehabt. Er sei damals aus der Be- (Business Objects) hin zu einer Single Source of Truth in einem relationalen Datenmodell (Quelle: CONTENT KG)
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Krohn ergänzt: „Prozessmanagement ist
wahnsinnig aufwendig in der erstmaligen
Aufnahme und arbeitsintensiv in der weiteren
Pflege und Anpassung der Prozessmodelle.
Auch mit datenbankgestützter Software wie
Symbio oder Signavio. Den Aufwand muss
man sich auch leisten wollen. Und die Granu-
larität und Präzision der Prozessbeschreibun-
gen bleiben dann noch häufig hinter dem,
was man eigentlich bräuchte. Gerade beim
Thema Digitalisierung, Prozessautomatisie-
rung oder Robotics. Eine Verbindung zu kon-
kreten Kostenstellen, Stellentypen, Teams,
Standorten, Kapazitäten oder realen Kosten
existiert erst gar nicht. Da ist man im Process
Mining schon etwas weiter. Allerdings gilt
dies wiederum nur für technische Prozesse
innerhalb von Software, ohne personelle Ka-
pazitäten und Kosten. Wir bilden jedoch alles
an Leistung ab, 100%, samt aller eingesetzten
Kapazitäten und Kosten. Daher auch die Ana-
logie zum Zwilling, dem digitalen Zwilling. So
können wir Daten aus Process Mining in die-
sen integrieren. Andersherum ist das nicht
möglich. Process Mining bietet Ausschnitte,
unser Ansatz das ganze Bild.“
Abbildung 4: Übersicht zum Ablauf der Datengenerierung (Quelle: CONTENT KG) Zweite Phase – die standardisierte
Modellierung der individuellen
Arbeitssituation
Erste Phase – Portfolio und Prozesse war die Leistungsseite für den zu schaffen- Mittels eines eigenen Ansatzes modellieren
als Datenobjekte den digitalen Zwilling erarbeitet.“ dann alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Krohn führt aus: „In der ersten und wesent- „Ein Großteil bezahlter Arbeit steckt er- ihren Arbeitsplatz auf Basis der Datenob-
lichen Phase geht es allein um die konkre- fahrungsgemäß gar nicht in den beschrie- jekte aus der Library. „Das funktioniert ganz
ten Leistungsinhalte der Organisation, die benen Kernprozessen. Denken Sie allein an einfach sogar in Microsoft Excel oder auf
untersucht werden und für die ein realitäts- Führungsaufgaben oder arbeitsorganisato- Wunsch webbasiert“, sagt Krohn.
getreues Abbild auf Prozessebene geschaf- rische Tätigkeiten. Aber auch im Kernport- Dass dies am Ende tatsächlich so ein-
fen werden soll: ein digitaler Zwilling. Die- folio einer Organisation werden meistens fach sein würde, hatte der Kunde nicht zu
se Arbeit erfolgt mittels einer Library, eines nicht alle Arbeiten erfasst oder gar abge- hoffen gewagt. „Sie waren schon skeptisch,
Kataloges von Datenobjekten. bildet und in Prozessen modelliert“, sagt das muss ich ehrlich zugeben. Man hatte je-
In dieser Library finden sich dann je nach Krohn. „Das wird uns bei den Auswertun- doch angesichts der herausfordernden Vor-
Branche oder Unternehmensfunktion eini- gen zum Ressourceneinsatz und den Auf- gaben und der Kürze der Zeit keine andere
ge Tausend Objekte, die auf Prozessebene gabenverteilungen immer wieder deutlich. Wahl, als uns zu vertrauen. Auch die Sorge,
allein die Leistung beschreiben. Und das Genau so etwas wollen Sie als Führungs- vor der Arbeitnehmervertretung oder dem
vollständig. Das bedeutet, dass sie auch kraft auch sehen.“ Datenschutz zu scheitern, war groß. Aber
ohne Prozessmodellierung eine vollstän-
dige Transparenz des Outputs einer Or-
ganisation generieren – und zwar jeder
Organisation. Nicht nur die Leistung der Rahmendaten des Projektes:
Kernprozesse wird konkret greifbar, son- • Anzahl erhobener Arbeitsplätze: 192 in sechs Organisationseinheiten
dern die Leistung aus jeder erledigten Auf- (zwei weitere waren zum Projektstart hinzugekommen)
gabe, jeder Art von Arbeit. • 177,18 gebundenen FTE (40h/Wo)
Das Mapping der existierenden Library • 543 unterschiedliche Ereignisse, Prozessauslöser, Arbeitsanlässe
zu Projektbeginn im Kreis der Fachexperten • 2.500 Datenobjekte (z.B. Erstellung Zeugnis, Erfassung IBAN,
bei unserem Kunden dauerte einen knap- Ermittlung Resturlaub)
pen Tag. Im Anschluss wurden fehlende Da- • 31.747 Datensätze = ø 180 Aufgaben je Arbeitsplatz (von min. 55 – max. 1.650)
tenobjekte mit Expertinnen und Experten • erhoben in einem 10-tägigen Zeitraum April/Mai 2016
erarbeitet und in der Library ergänzt. Damit
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Abbildung 5: Ineinandergreifen betriebswirtschaftlicher Strukturen durch die zentrale Verbindung von Business Objects (Quelle: CONTENT KG)
schlussendlich waren die Daten anonymi- ten fließt, wurde sogar eine Portallösung dass Führungskräfte bei Bedarf auf Knopf-
siert und Leistungskontrollen unmöglich, als Leuchtturm-Projekt auf Vorstandsebe- druck nachvollziehen können sollten, was
auch wenn wir bis auf Arbeitsplatzebene ne vorgestellt und mit einem zweistelligen in ihrer Einheit passiert. Und wie die Dinge
Transparenz hatten. Das klingt paradox, Millionenbetrag auch positiv entschieden. fachlich, prozessual oder sachlogisch zu-
wurde aber positiv geprüft.“ Das Projekt ist in der Umsetzung. Insgesamt sammenhängen beziehungsweise in Ka-
hatte der Kunde 50 Maßnahmen, Ideen und pazitäten und Kosten. Diese Transparenz
Dritte Phase – Datenkonsolidierung, Projekte auf Basis unserer Daten identifi- gibt verantwortlichen Führungskräften und
Konsistenzprüfung und ziert und konnte am Ende mit deren Umset- Mitarbeiter*innen, gerade im agilen Kon-
organisatorische Verknüpfung zungen den Zielvorgaben zum Jahresstart text, jede Menge Entscheidungssicherheit
Nachdem dann jeder Arbeitsplatz individuell Rechnung tragen.“ und -geschwindigkeit bei operativen wie
auf Basis der Library modelliert worden war, Krohn erinnert sich: „Rückblickend kann strategischen Fragestellungen. Da fällt eine
wurden die Daten kompiliert und in eine Da- ich sagen: Eines der schönsten Erlebnisse Menge Stress ab von den Schultern. Und so
tenbank überführt. Der digitale Zwilling, ein dort war, als ein Benchmarking-Anbieter sollte es mit Daten im Jahr 2021 auch sein.“
vollständiges digitales Abbild der Organisa- kam und relevante Daten benötigte. Das
tion auf Arbeitsebene, war geboren: Mapping zu dessen Struktur dauerte einen
Sämtliche Arbeitsleistungen auf Prozes- Tag und die Daten waren widerspruchsfrei,
sebene und darüber hinaus, alle Kapazitä- vollständig und konsistent zugeordnet. Ein
ten und vollständigen Arbeitsplatzkosten Vorgang, der bei Siemens seinerzeit einige
samt aller verfügbaren Organisationsdaten Monate beansprucht hatte. Ich kannte da-
wie Stellentyp, Team, Abteilung, Standort, mals den Begriff Single Source of Truth noch
Kostenstelle etc. waren nun in einem ein- nicht. Das wäre es damals gewesen! Und
zigen Datenmodell konsistent miteinander dass wir heute bei dem erwähnten Mittel-
verbunden. ständler die Einführung des Wissensma-
nagements mit unserem Ansatz unterstüt-
Vierte Phase – Auswertungen und zen würden, hätte ich mir damals auch nicht
Nutzung der Daten träumen lassen. Aber damals waren die Zu-
Christian Krohn
„Der Rest war dann fast einfach“, erinnert sammenhänge der Daten zu weiteren Pro-
christian.krohn@content-b.com
sich Krohn. „Der Kunde konnte nun alles se- zessen und Funktionen im Unternehmen
hen und sich überlegen, mit welchen Maß- auch noch nicht so sichtbar wie heute.“ Christian Krohn ist Gründer der CONTENT KG,
nahmen er an welche Leistungen wie her- Krohn ist sichtbar zufrieden: „Ich erin- die sich auf die aufgaben- und datengestützte
Unternehmenssteuerung mittels eines welt-
angehen wollte. Wo es sich lohnen würde nere mich noch, wie wir nach dem Pro- weit einmaligen relationalen Datenmodells
und wo nicht. Aus einer Erkenntnis, näm- jekt zum Feedback im Büro der Leitung spezialisiert hat.
lich wieviel Zeit in die Erfassung von Da- zusammensaßen und eines klar wurde:
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