Grundkurs: E-mail, Kontakte und Termine
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Grundkurs: E-mail,
Kontakte und Termine
Inhalt:
Einführung in die Programmoberfläche; Grundlegendes Arbeiten mit Outlook; E-Mails
empfangen und versenden; Arbeiten mit dem Adressbuch; Einführung in die Termin-
planfunktionen
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht 11. Dezember 2003 eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 2
Inhaltsverzeichnis
1 VORBEMERKUNGEN .................................................................................................................... 3
1.1 Ziele der Fortbildung............................................................................................................................... 3
1.2 Methode .................................................................................................................................................. 3
1.3 Befehlsvarianten...................................................................................................................................... 3
1.4 Aufbau der Arbeitsanleitung ................................................................................................................... 3
1.5 Vereinbarungen ....................................................................................................................................... 3
1.6 Speichern der Dateien ............................................................................................................................. 4
2 EINSTIEG ........................................................................................................................................ 5
2.1 Programmstart ......................................................................................................................................... 5
2.2 Oberfläche des Programmes.................................................................................................................... 6
2.3 Anpassen der Menüs ............................................................................................................................... 7
2.4 Anpassen der Ansicht.............................................................................................................................. 8
3 GRUNDLAGEN: E-MAIL ................................................................................................................ 9
3.1 Empfangen von E-Mails.......................................................................................................................... 9
3.2 Versenden von E-Mails......................................................................................................................... 10
4 KALENDER ................................................................................................................................... 11
5 AUFGABENLISTE ........................................................................................................................ 12
6 GRUNDLAGEN: NOTIZEN ........................................................................................................... 13
7 DIE ÜBERSICHT OUTLOOK HEUTE .......................................................................................... 14
8 KONTAKTE ................................................................................................................................... 15
9 ERWEITERTE E-MAIL-FUNKTIONEN ......................................................................................... 16
9.1 Adressen über das Adressbuch einfügen............................................................................................... 16
9.2 Dateien als Anhang versenden .............................................................................................................. 18
9.3 Empfangen von E-Mails........................................................................................................................ 18
10 ARCHIVIEREN UND SICHERN VON DATEN IN OUTLOOK...................................................... 20
10.1 Autoarchivierung............................................................................................................................... 20
10.2 Manuelles Archivieren ...................................................................................................................... 22
10.3 Arbeiten mit archivierten Daten ........................................................................................................ 22
10.4 Sichern von Adressdaten (Kontakten)................................................................................................... 23
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 3
1 Vorbemerkungen
1.1 Ziele der Fortbildung
Sie erlernen die Grundfunktionen von Outlook anhand einfacher Beispiele.
• Aufbau der Programmoberfläche
• E-Mails versenden und empfangen
• Kontakte (Adressdaten) verwalten
• Einführung in die Möglichkeiten der Terminplanung
• Nützliches
1.2 Methode
Im EDV-Bereich ist es inzwischen völlig unbestritten, dass Selbsttätigkeit von Schulungsteil-
nehmerInnen für erfolgreiches Lernen unverzichtbar ist. Da die hier anwesenden Teilnehmerin-
nen und Teilnehmer einen sehr unterschiedlichen Stand bezüglich Vorwissen und Übung besit-
zen, werden sich auch sehr unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten ergeben. Damit die Ge-
übteren nicht gebremst und die Ungeübteren nicht gehetzt werden, hat sich das Konzept der
Selbstlernmaterialien, das ein individuelles Arbeitstempo zulässt, sehr bewährt.
Sie bekommen zu jedem Programmteil relativ ausführliche Arbeitsanleitungen.
Bitte halten Sie sich zu Beginn eines neuen Abschnitts möglichst genau an diese Schritt-
für-Schritt-Anweisungen, auch wenn Ihnen dabei manches schon sehr vertraut ist. Meine
Rolle ist es, Sie bei auftretenden Schwierigkeiten zu beraten. Dies funktioniert jedoch nur,
wenn ich nicht an allen Plätzen gleichzeitig gebraucht werde. Am Ende eines Abschnitts ist
es geradezu erwünscht, dass Sie Ihr neues Können an selbstgestellten Aufgaben erproben.
1.3 Befehlsvarianten
Auch und gerade in der "Windows-Welt" gibt es für jeden Befehl zwei bis fünf Eingabevarianten.
Wir benutzen hier überwiegend die Mausvariante und die Bildschaltflächen. Das ist für den An-
fang sinnvoll, da man sich wenig merken muss und die Zeit nicht mit Nachschlagen verbringt.
Benutzt man einen Befehl später häufiger, so kann man dann immer noch entscheiden, ob man
lieber zu Tastenkürzeln greift.
1.4 Aufbau der Arbeitsanleitung
In der linken Spalte werden die notwendigen Handgriffe beschrieben, in der mittleren Spalte fin-
den sich erläuternde Bildschirmausschnitte, und in der rechten Spalte wird Ziel oder Hinter-
grund der aktuellen Aktion kommentiert. Es ist sinnvoll, jeweils ca. eine halbe Seite zu lesen
und dieses dann direkt umzusetzen.
1.5 Vereinbarungen
Befehle und Menüs werden kursiv geschrieben, Tasten und Tastenkombinationen z.B.
STRG+UMSCHALT in Kapitälchen, Buchstaben die Sie eintippen sollen in Schreibmaschinen-
schrift.
Befehlsfolgen werden manchmal in Kurzform so angegeben: Menü/ Untermenü/ Befehl.
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1.6 Speichern der Dateien
Während des Kurses werden Sie Dateien abspeichern und versenden. Diese Dateien speichern
Sie im Normalfall auf der lokalen Festplatte im Laufwerk C: ab. Da Ihnen ein Netzwerk zur Ver-
fügung steht und Sie immer Zugriff auf Ihre erstellten Daten haben, sollten Sie die Vorteile des
Netzes nutzen und Ihre Daten auf dem zentralen Rechner (Server) speichern.
Es stehen also folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Sie arbeiten in einem Netzwerk
Ist dies der Fall, dann speichern Sie Ihre Daten in Ihrem Datenverzeichnis ab.
Beispiel: Laufwerk H: (Home); für ihre persönlichen Daten
Laufwerk K: (Klassen); jede Klasse hat Ihren eigenen Ordner
Laufwerk P: jeder Lehrer hat einen eigenen Ordner auf den alle le-
send zugreifen können
2. Sie haben kein Netz zur Verfügung
Wenn dies zutrifft, dann speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte C: im Verzeichnis
Temp des lokalen PCs ab.
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Praktischer Teil
2 Einstieg
2.1 Programmstart
Aktion
mit Maus/ Tastatur Bild Kommentar
Beim Starten des Rech-
ners wird automatisch
Windows 2000 geladen
Drücken Sie bei der ent-
sprechenden Bild-
schirmaufforderung
gleichzeitig die Tasten
STRG+ALT, halten Sie die
Tasten gedrückt, und
drücken Sie nun kurz auf
die Taste ENTF.
Tippen Sie Ihren Benut-
zernamen ein, z.B.
„theo.albrecht“
(Kleinbuchstaben, ä=ae,
ß=ss)
Anschließend geben Sie
Ihr persönliches Pass-
wort ein.
Im Feld Anmelden an
müssen Sie nichts ein-
tragen, hier ist die
Nummer Ihrer Schule
vorgegeben (z.B. GY
1645).
Bestätigen Sie Ihre Ein-
gaben mit OK.
Nach kurzer Zeit er-
scheint die Windows
Oberfläche.
Öffnen Sie Outlook über
das Symbol auf dem
Bildschirm (Doppelklick)
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2.2 Oberfläche des Programmes
Der Anfangsbildschirm von Outlook 2000.
Titelleiste: zeigt den gewählten Ordner an Fenstersymbole
Menüleiste Symbolleiste
Anzeigebereich der jeweils
gewählten Ordner
Outlook-Leiste mit verschiedenen Ordnern
„Register“ mit unterschiedlichen Ordnern
Statusleiste Bildlaufleiste
Menüleiste: Wie in den meisten Windows-Programmen beinhalten die einzelnen Menüs die zur
Verfügung stehenden Befehle (Funktionen)
Symbolleiste: Die Bedeutung einer Schaltfläche in der Symbolleiste wird Ihnen als sogenannte
„Quickinfo“ angezeigt wenn Sie mit dem Mauspfeil auf eine der Schaltflächen zeigen
(ohne Tastendruck).
Statusleiste: Hier wird der Status der einzelnen Ordner angezeigt. Z.B. Anzahl der gelesenen und
ungelesenen E-Mails
Outlook-Leiste: Enthält die Verknüpfungen zu den einzelnen Ordnern von Outlook.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 7 2.3 Anpassen der Menüs Outlook verfügt über soge- personalisiertes Menü vollständiges Menü nannte personalisierte Menüs. Es werden vorwie- gend nur Menübefehle angezeigt, die häufig be- nutzt werden. Die restli- chen werden ausgeblen- det. Klicken Sie mit dem linken Mauszeiger das Menü EXTRAS an. Das Menü öffnet sich. Nach einer kurzen Wartezeit öffnet sich das restliche Menü. Um einfacher arbeiten zu können ändern wir diese Einstellung ab. Klicken Sie in der Menü- leiste auf Extras/ Anpas- sen. LÖSCHEN Sie das Häkchen vor „MENÜS ZEIGEN ZULETZT VERWENDETE BEFEHLE ZU- ERST AN“. Klicken Sie auf SCHLIEßEN. In jedem Menü sind nun immer alle Befehle voll- ständig sichtbar. Testen Sie es, indem Sie das Menü EXTRAS erneut anklicken. © Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 8
2.4 Anpassen der Ansicht
Outlook bietet eine so ge-
nannte Outlook-Leiste um Die Ordnerleiste kann individu-
zwischen den einzelnen ell an die einzelnen Bedürfnis-
Funktionen zu wechseln. se angepasst werden.
Das Aussehen der Leiste
hängt von der jeweiligen
Voreinstellung bei der Instal-
lation und der Anpassung
durch den Benutzer ab.
Durch Anklicken der einzel-
nen Symbole gelangen Sie
schnell zu den entsprechen-
den Bereichen. Dieser Pfeil erscheint, wenn
nicht alle Symbole angezeigt
Klicken Sie die einzelnen werden. Er ist vergleichbar mit
Symbole an. einer Bildlaufleiste. Klicken Sie
mit der linken Maustaste auf
den Pfeil damit die restlichen
Symbole angezeigt werden.
Die Leiste teilt sich in drei
Bereiche: Grundeinstellungen;
- Outlook-Verknüpfungen
- Eigene Verknüpfungen OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN:
- Weitere Verknüpfungen Symbole für Zeitplanung und
Verwaltung
Sie können die einzelnen
Bereiche durch Anklicken EIGENE VERKNÜPFUNGEN:
öffnen. Symbole für den elektroni-
schen Nachrichtenaustausch.
Klicken Sie die einzelnen
Bereiche an und testen Sie W EITERE VERKNÜPFUNGEN:
in den einzelnen Bereichen Symbole für Windows oder
die unterschiedlichen Sym- Office usw.
bole.
Als Alternative zur Outlook-
Leiste kann die Ordnerliste
verwendet werden.
Sie können die Ordnerliste
Zum Öffnen KLICKEN Sie auf auch über das Menü
das nebenstehende Symbol Ansicht/Ordnerleiste öffnen.
in der Symbolleiste.
Die Ordnerliste wird nun
eingeblendet.
Durch Anklicken der einzel-
nen Ordner mit der linken
Maustaste können Sie wie
mit der Outlook-Leiste die
einzelnen Bereiche aufrufen.
Zum Ausblenden das gleiche
Symbol erneut anklicken.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 9
3 Grundlagen: E-Mail
Mit der E-Mail-Funktion von Outlook können Nachrichten weltweit versendet werden. Zusätzlich kön-
nen Dateien (Textdokumente, Bilder, Graphiken usw.) angehängt werden. Der Dateianhang darf dabei
die Größe von 2 MB nicht überschreiten. Diese Regel gilt für PCs im städt. Schulnetz.
3.1 Empfangen von E-Mails
Beim Starten von Outlook werden neue E-Mail Nachrichten automatisch abgerufen.
Outlook startet automatisch Der Begriff E-Mail (engl.)
mit Ihrem Posteingang. steht für „elektronische
Post“.
Falls Ihr Posteingang nicht
automatisch angezeigt
wird, klicken Sie bitte auf
das Symbol für POSTEIN-
GANG in der Ordnerleiste.
In diesem Bereich werden
alle eingegangen E-Mails
angezeigt.
Die markierte E-Mail (blau-
er Hintergrund) wird im
Vorschaufenster darge-
stellt.
Durch einen DOPPELKLICK
auf eine eingegangene E-
Mail öffnen Sie diese voll-
ständig.
Durch einen KLICK auf das
Fenstersymbol Schließen
schließt sich das Fenster
wieder.
Erklärungen und Hinweise zu den Funktionen Antworten, Weiterleiten usw. folgen in einem späteren
Kapitel.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 10
3.2 Versenden von E-Mails
Klicken Sie auf das Symbol Sie müssen sich zum Ver-
fassen einer E-Mail nicht in
. Ein Fenster in dem Bereich Posteingang
dem E-Mails verfasst wer- befinden.
den öffnet sich. KLICKEN Sie auf das PULL-
DOWN-MENÜ neben der
Schaltfläche „NEU“ und wäh-
len Sie dort den Unterpunkt
E-MAIL NACHRICHT aus.
Geben Sie die vollständige
E-Mail-Adresse eingeben
E-Mail-Adresse in das Ein-
gabefeld ein (Bitte geben Betreffzeile
Sie Ihre eigene Adresse
ein bzw. die vom Referen- Textfeld
ten genannte).
Umlaute, Sonderzeichen und
Geben Sie in die Betreff- Leerzeichen sind in E-Mail-
Zeile Versuch Outlook Adressen nicht üblich.
ein.
Fügen Sie nun einen belie-
bigen Text in das Textfeld
ein.
Die E-Mail wird nicht sofort
Klicken Sie nun auf die versendet. Outlook überprüft
Schaltfläche SENDEN. automatisch ca. alle 10 Mi-
nuten, ob im Ordner
Die E-Mail wird nun in den Postausgang E-Mails zum
Ordner Postausgang ver- Versenden vorhanden sind.
schoben und automatisch Gleichzeitig wird überprüft,
nach einem bestimmten ob neue Nachrichten (E-
Zeitintervall versendet. Mail) eingegangen sind.
Um die E-Mail sofort zu
versenden müssen Sie auf
die Schaltfläche SEN-
DEN/EMPFANGEN klicken.
Nach dem Versenden wird
die E-Mail in den Ordner
GESENDETE OBJEKTE ver-
schoben.
Sie können alle E-Mails die
Sie versendet haben zu
einem späteren Zeitpunkt
im Ordner Gesendete Ob-
jekte noch einmal aufrufen.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 11
4 Kalender
Es handelt sich um einen Terminplaner, bei dem die Termine und Besprechungen mit der dazugehö-
rigen Dauer vermerkt werden können. Auf Wunsch kann man sich an einen Termin erinnern lassen.
Das Programm Outlook muss für diese Funktion gestartet sein.
Klicken Sie in der Ordner-
leiste auf das Symbol KA-
LENDER.
Die Kalenderansicht kann
individuell eingestellt wer-
den.
In der Standardansicht teilt
es sich in die Bereiche:
- Terminkalender
- Datumsvorschau
- Aufgabenliste
Der aktuelle Tag wird in der
Datumsvorschau mit einer
Umrandung dargestellt.
KLICKEN Sie eine Zeile im Falls Sie einen Termin für
Terminkalender an und einen anderen Tag bzw.
geben Sie einen beliebigen Monat eingeben möchten
Termin ein. wählen Sie Ihn durch ANKLI-
Bestätigen Sie Ihre Einga- CKEN des entsprechenden
be mit ENTER. Datums in der Datumsvor-
schau aus.
Sie können Termine belie-
big verschieben. In der Voreinstellung ist je-
KLICKEN Sie dazu den Ter- der Termin auf 30 Minuten
min mit der linken Maustas- eingestellt.
te an und ziehen Sie ihn
bei GEDRÜCKTER LINKER
MAUSTASTE auf die neue
Uhrzeit (bzw. Datum).
Aufgabe: Geben Sie für den nächsten und den übernächsten Tag noch jeweils drei weitere Termine
ein.
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5 Aufgabenliste
Mit dieser Funktion können Aufgaben in eine Liste eingegeben werden. Diese Liste kann jederzeit in
Outlook eingeblendet werden. Abgearbeitete Aufgaben können einfach gekennzeichnet werden.
Klicken Sie in der Ordner-
leiste das Symbol AUFGA-
BEN an.
Die Ansicht Aufgaben öff-
net sich.
KLICKEN Sie in die erste
Zeile unter dem Begriff
Betreff an und geben Sie
eine beliebige Aufgabe ein.
Alternativ können Sie auf
das Symbol kli-
cken.
Wählen Sie eine aussage-
kräftige Beschreibung für
die jeweiligen Aufgaben.
Um ein Datum für die je-
weilige Aufgabe festzule-
gen, KLICKEN Sie in die
Zelle neben der Aufgaben-
beschreibung.
Durch ANKLICKEN des Pfei-
les öffnet sich ein Feld mit
einer Datumsvorschau.
Wählen Sie ein Datum
durch ANKLICKEN aus.
Bestätigen Sie Ihre Einga-
be mit ENTER.
Sie können eine Aufgabe
als bearbeitet kennzeich-
nen, indem Sie mit der
Maus das leere Feld neben
der Betreffzeile ANKLICKEN.
Aufgabe: Geben Sie drei weitere Termine ein und wechseln Sie anschließend in die Kalenderansicht
um die Termine zu überprüfen.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 13
6 Grundlagen: Notizen
Sie können in Outlook Notizen erstellen ähnlich wie Vermerke auf den bekannten Haftnotizen.
KLICKEN Sie in der Ordner-
ansicht auf das Symbol
NOTIZEN.
Die Ansicht NOTIZEN öffnet
sich.
Falls Sie noch nie eine
Notiz angelegt haben er-
scheint nur ein weißes
Feld.
Sie können auch durch ei-
Um eine Notiz zu erstellen nen KLICK mit der RECHTEN
KLICKEN Sie auf das Sym- MAUSTASTE auf das freie
bol Neu in der Symbolleiste Feld eine neue Notiz anle-
gen.
Ein leerer Notizzettel öffnet
sich.
Geben Sie eine beliebige
Notiz ein. Sie können die
Größe des Notizzettels
verändern, indem Sie mit
der Maus an der rechten
unteren Ecke vergrößern
bzw. verkleinern.
Sie können die Farbe der
Schließen Sie den Notiz- Notizzettel verändern, indem
zettel, indem Sie auf das Sie mit der rechten Maus
KREUZ SCHLIEßEN in der einen Notizzettel in der
rechten oberen Ecke des Übersicht anklicken und eine
Notizzettels klicken. andere Farbe auswählen.
Die Notiz erscheint nun in
der Übersicht.
Aufabe: Geben Sie drei weitere Notizen ein.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 14 7 Die Übersicht Outlook Heute Klicken Sie in der Ordner- leiste das Symbol OUTLOOK HEUTE an. In der erscheinenden An- sicht erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen eingegebenen Ter- mine, Aufgaben, eingegan- genen E-Mails usw. Aktuelle Termine werden immer durch einen Pfeil markiert. Um einen Termin zu än- dern, müssen Sie diesen nur mit der RECHTEN MAUS- TASTE ANKLICKEN. KLICKEN Sie einen beliebi- gen Termin an. Das nebenstehende Fens- ter öffnet sich. Geben Sie dort das heutige Datum ein und wählen Sie die aktuelle Uhrzeit plus 20 Minuten. Sie werden 15 Minuten vor dem Termin durch ein vi- suelles und akustisches Signal an den Termin erin- nert. Klicken Sie auf die Schalt- fläche SPEICHERN UND SCHLIEßEN um Ihre Eingabe zu bestätigen. © Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 15
8 Kontakte
Sie haben mit Outlook eine relativ komfortable Möglichkeit Adressen zu verwalten.
Klicken Sie auf das Symbol
KONTAKTE in der Ordner-
leiste
Die Ansicht Kontakte öffnet
sich.
Sie haben nun die Mög-
lichkeit, Ihre Kontakte von
Hand oder durch Importie-
ren aus anderen Program-
men (Word, Excel, Outlook
Express usw.) einzufügen.
Bitte fragen Sie Ihre/n Re-
ferentin/en wie bestehende
Adressdaten importiert
werden.
Klicken Sie auf die Schalt- Sie können auch einen neu-
fläche NEU in der Symbol- en Kontakt eingeben, indem
leiste um einen Kontaktein- Sie mit der RECHTEN MAUS-
trag zu erstellen. TASTE auf die weiße Fläche
klicken und den Eintrag
NEUER KONTAKT auswählen.
Das Eingabefenster zum
Anlegen eines neuen Kon-
taktes öffnet sich.
Tragen Sie von einer Ihnen
bekannten Person den
Namen und die E-Mail-
Adresse ein. (Sie können
auch Ihre eigenen Daten
eingeben)
Sie können auch die restli-
chen Felder ergänzen. Zum Eingeben einer Adresse
Nutzen Sie dazu die jewei-
ligen Schaltflächen.
Manche Schaltflächen
erscheinen erst, indem
man in das gewünschte
Feld klickt.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 16
Bestätigen Sie Ihre Einga-
be durch Anklicken der
Schaltfläche SPEICHERN
UND SCHLIEßEN in der Sym-
bolleiste.
Die eingetragenen Daten
erscheinen nun in der
Übersicht
Aufgabe: Geben Sie von mindestens drei weiteren Personen Name und Adresse ein.
Die eingegebenen Adress-
daten können in unter-
schiedlichen Ansichten
ausgedruckt werden.
Wählen Sie
Datei/Drucken… Druckformat
Im Dialogfeld Drucken
können Sie unterschiedli- Seitenansicht
che Druckformate auswäh-
len. Bevor Sie Ihre Aus-
wahl bestätigen, kontrollie-
ren Sie Ihre Auswahl über
die Schaltfläche Seitenan-
sicht.
9 Erweiterte E-Mail-Funktionen
9.1 Adressen über das Adressbuch einfügen
KLICKEN Sie den Pfeil Tipp:
rechts neben dem Sym- Über die Auswahl des
bol NEU in der Symbol- Symbols NEU können Sie
leiste mit der LINKEN für die angezeigten Berei-
MAUS an. che neue Einträge vor-
nehmen, ohne dass Sie
Wählen Sie den Unter- vorher den einzelnen Be-
punkt E-MAIL-NACHRICHT reich öffnen müssen.
aus.
Ein leeres Formular zum
Versenden von E-Mails
erscheint.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 17
Wählen Sie im Menü
ANSICHT den Punkt „BCC-
FELD“ aus.
Ein neues Adressfeld mit
der Schaltfläche BCC…
wird im E-Mail-Formular
eingeblendet.
Bedeutung der Felder:
Hauptempfänger der E-Mail
Empfänger für eine Kopie der E-Mail.
Cc.. = Carbon Copy
(Der Hauptempfänger erfährt, wer
Bcc..= Blind Carbon Copy
eine Kopie erhält.)
Empfänger für eine Kopie der E-Mail.
(Der Hauptempfänger erfährt nicht
wer eine Kopie erhält.)
KLICKEN Sie mit der linken
Maustaste auf die Schalt-
fläche AN…. Alle Personen aus dem
Ordner Kontakte werden
Wählen Sie in dem Dia- angezeigt.
logfenster den gewünsch-
ten Namen aus, indem
Sie den Namen mit der
LINKEN MAUSTASTE ankli- Sie können auch mehrere
cken. Personen auswählen,
indem Sie eine weitere
KLICKEN Sie auf die Person markieren und auf
Schaltfläche an und be- den gewünschten Adress-
stätigen Sie Ihre Eingabe bereich klicken. Erst wenn
mit OK. alle Empfänger ausge-
wählt sind bestätigen Sie
Ihre Eingabe mit OK.
Der gewünschte Empfän-
ger wird in die Adresszei-
le automatisch übernom-
men.
Geben Sie als Betreff
Übung und als Text
„Hallo Theo, anbei
die Übungsdatei.“ ein.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 18
9.2 Dateien als Anhang versenden
Sie können grundsätzlich jede Datei mit einer E-Mail versenden. Das Versenden von ausführbaren
Dateien (*.exe, *.com, usw.) ist aus Sicherheitsgründen nur eingeschränkt möglich. Die Dateigröße als
Anhang an eine E-Mail ist bei der Stadt München auf 2 MB begrenzt.
Um eine Datei an eine E- Alternativ können Sie im
Mail anzufügen klicken Menü EINFÜGEN den Un-
Sie auf das nebenste- terpunkt DATEI… auswäh-
hende Symbol. len.
Gehen Sie in Ihr Tausch-
verzeichnis und öffnen Achtung:
Sie den Ordner OUT- Die nebenstehende Abbil-
LOOK_SCHULUNG. dung entspricht nicht Ih-
rem Tauschverzeichnis!!!
Wählen Sie die Datei
TEST.DOC aus und klicken
Sie auf die Schaltfläche
EINFÜGEN.
Achten Sie beim Versen-
den von Dateien darauf,
dass der Empfänger über
ein entsprechendes Pro-
gramm verfügen muss,
Die Datei erscheint nun um die Datei zu öffnen.
mit einem Symbol als
Anhang.
Versenden Sie die E-
Mail.
Sie können auf die glei-
che Weise noch weitere
Dateien an eine E-Mail
anhängen.
9.3 Empfangen von E-Mails
Öffnen Sie Ihren Postein-
gang.
Alle Dateien, die Sie
aus dem Internet herun-
terladen bzw. als An-
Einen Dateianhang er- hang an eine E-Mail
kennt man an der Klam- erhalten, sollten auf
mer vor dem Absender. Viren überprüft werden.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 19 Öffnen Sie die E-Mail und DOPPELKLICKEN Sie auf die angehängte Datei. Sie können nun die Datei ansehen und falls ge- wünscht an einem be- stimmten Ort speichern. Schließen Sie die geöff- nete Datei wieder. Sie können Adressdaten von einer eingegangen E- Mail in Ihr Adressbuch übernehmen. Klicken Sie mit der rech- ten Maustaste auf den Absender der E-Mail und wählen Sie ZU DEN KON- TAKTEN HINZUFÜGEN. Im folgenden Dialogfens- ter können Sie die Einträ- ge vervollständigen. Um die Daten in Ihr Ad- ressbuch zu überneh- men, klicken Sie die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIEßEN an. Um eine E-Mail zu be- Auf die gleiche Weise antworten, klicken Sie auf können Sie eine E-Mail die Schaltfläche ANT- auch an eine andere WORTEN (die E-Mail sollte Person weiterleiten. Sie dafür noch geöffnet sein). müssen dafür nur auf Der Empfängername und die Schaltfläche Weiter- die Betreffzeile wird au- leiten klicken und die tomatisch ausgefüllt und gewünschte Zielperson der ursprünglich empfan- eingeben. gene Text im Textfeld angezeigt. Fügen Sie einen neuen Text hinzu und klicken Sie zum Versenden auf die Schaltfläche SENDEN. © Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 20
10 Archivieren und Sichern von Daten in Outlook
Wer regelmäßig mit Outlook arbeitet, sollte seine Dateien archivieren. E-Mail, Aufgaben und Notizen
können auf diese Art in einer externen Datei gespeichert werden.
Das Archivieren kann manuell oder automatisch in einem bestimmten Zeitintervall durchgeführt wer-
den.
Adressdaten im Ordner Kontakte müssen manuell in einer Datei gesichert werden.
10.1 Autoarchivierung
Die Optionen Wann, Was, Die Autoarchivierung erhöht
Wie oft etwas archiviert zum einen die Übersichtlich-
wird können individuell keit, da ältere Daten in einer
eingestellt werden. separaten Datei gespeichert
werden. Zum Anderen dient
Klicken Sie den Menüpunkt sie auch teilweise als Siche-
Extras/Optionen.. an. rung für bestehende Daten.
Es besteht jederzeit die
Möglichkeit, die archivierten
Daten wieder herzustellen.
Die archivierten Dateien
besitzen die Endung *.pst
Wählen Sie die Register-
karte W EITERE durch ankli-
cken aus.
Betätigen Sie die Schaltflä-
che AUTOARCHIVIERUNG….
Bei Fragen zu den Aus-
wahlmöglichkeiten klicken
Sie mit der linken Maus auf
das Fragezeichen und an-
schließend auf einen Dialog.
Im folgenden Dialog kön- Ein Fenster mit einem erklä-
nen Sie die notwendigen renden Hinweis erscheint
Einstellungen festlegen. daraufhin.
Sprechen Sie mit Ihrer/m
Referentin/en um die Ein-
stellungen auf Ihr Nutzer-
profil abzustimmen.
Bestätigen Sie Ihre Einga-
ben mit OK.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 21 Sie können einzelne Ord- ner von der Autoarchivie- rung ausnehmen. Klicken Sie in der Ordner- leiste den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste an, z.B. Aufga- ben. Im Dialogfeld wählen Sie den Eintrag EIGENSCHAF- TEN. In den sich öffnenden Re- gisterkarten können Sie die Eigenschaften des Ordners Aufgaben individuell an- passen. Wenn Sie diesen Ordner von der Autoarchivierung ausnehmen möchten, müssen Sie die Auswahl Elemente in diesem Ordner nicht archivieren auswäh- len. Lassen Sie sich von Ihrer/m Referentin/en die Vor- und Nachteile der einzelnen Auswahlmög- lichkeiten erklären. © Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 22 10.2 Manuelles Archivieren Es besteht die Möglichkeit, die Autoarchivierung zu deaktivieren und nur manuell zu archivieren. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die bestehende Autoaktivierung beizubehalten und gleichzeitig auf Wunsch manuell zu archivieren. Wählen Sie in der Menü- leiste Datei/Archivieren... Lassen Sie sich auch bei diesen Auswahlmöglichkei- ten von Ihrer/m Referen- tin/en beraten, da die Ein- stellungen sehr stark von der jeweiligen Nutzung abhängen. 10.3 Arbeiten mit archivierten Daten Wählen Sie Da- Diese Vorgehensweise funk- tei/Öffnen/Persönliche tioniert nur, wenn Sie vorher Ordner-Datei Daten archiviert haben. Markieren Sie die ge- wünschte Datei und bestä- tigen Sie Ihre Auswahl mit OK. In der Outlook-Leiste wird nun der Ordner ORDNER ARCHIVIEREN angezeigt. Sie können nun mit Ihren alten Daten arbeiten. © Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.de
Schul- und Kultusreferat Outlook 2000 23
10.4 Sichern von Adressdaten (Kontakten)
Wählen Sie im Menü DATEI Sie können auf diesem Weg
die Auswahl IMPORTIE- auch Adressdaten aus ande-
REN/EXPORTIEREN… aus. ren Anwendungen importie-
ren (z.B. Excel, Outlook Ex-
press, usw.)
Markieren Sie mit der lin-
ken Maustaste die Aktion
EXPORTIEREN IN EINE DATEI
aus.
Klicken Sie auf die Schalt-
fläche W EITER.
Der gewünschte Dateityp
hängt von der Art der Ver-
wendung der Daten ab. Um
Ihren Ordner Kontakte zu
sichern, wählen Sie PER-
SÖNLICHE ORDNER-DATEI
(.PST) aus.
Klicken Sie auf W EITER.
Wenn Sie Ihre Dateien nach
Excel exportieren möchten,
dann wählen Sie als Dateityp
Kommagetrennte Werte
Markieren Sie den Ordner (Windows) aus.
Kontakte durch Anklicken
mit der linken Maustaste
und wählen Sie die Schalt-
fläche W EITER.
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSchul- und Kultusreferat Outlook 2000 24
Im folgenden Dialog geben
Sie den gewünschten
Speicherort an und wählen Zum Wiederherstellen wäh-
Sie die gewünschte Option len Sie im Menü Datei die
aus. Option IMPORTIE-
Klicken Sie auf FERTIG REN/EXPORTIEREN aus. Wäh-
STELLEN. len Sie IMPORTIEREN AUS
ANDEREN DATEIEN ODER PRO-
GRAMMEN und bestätigen Sie
mit W EITER.
Markieren Sie nun den ge-
wünschten Dateityp PER-
SÖNLICHE ORDNER-DATEI
(.PST) klicken Sie auf WEITER
und wählen Sie die ge-
wünschte Datei aus.
Nun haben Sie einen groben Überblick über die einzelnen Funktionen von Outlook erhalten. In einem
weiterführenden Kurs erlernen Sie das Arbeiten mit Verteilerlisten, automatisches Sortieren und Ver-
walten von empfangenen E-Mails, Autosignatur, Arbeiten mit dem Journal und das Verknüpfen mit
Office-Programmen.
Für einen weiterführenden Kurs wenden Sie sich bitte an das Pädagogische Institut.
mechthild.langner@pi.musin.de
Falls Sie Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder Fragen zu diesem Selbstlernmaterial haben,
schreiben Sie mir bitte eine E-Mail:
theo79@gmx.de
© Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht eMail: theo79@gmx.deSie können auch lesen
