Handbuch Webinar - Einfach und professionell Ohne lange Vorlaufzeiten - Central Meeting
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Webinar
Handbuch
Einfach und
professionell
Ohne lange
Vorlaufzeiten
Inhaltsverzeichnis
1. ANMELDUNG ............................................................................................................... 3
2. WEBINAR BUCHEN ....................................................................................................... 3
2.1. WEBINAR ANLEGEN .................................................................................................................................... 4
2.2. WEBINAR EINRICHTEN ................................................................................................................................. 5
2.3. OPTIONEN ................................................................................................................................................ 7
2.4. BUCHUNGSBESTÄTIGUNG ............................................................................................................................. 9
2.5. WEBINARÜBERSICHT ................................................................................................................................... 9
3. TEILNEHMER ANMELDEN ........................................................................................... 10
3.1. TEILNEHMER MELDEN SICH SELBST AN ........................................................................................................... 10
3.2. ORGANISATOR MELDET TEILNEHMER AN ........................................................................................................ 11
3.3. TEILNEHMERÜBERSICHT ............................................................................................................................. 11
4. WEBINAR VORBEREITEN ............................................................................................ 12
4.1. PRÄSENTATIONEN..................................................................................................................................... 12
4.2. AUFZEICHNUNGEN .................................................................................................................................... 12
4.3. AUDIODATEIEN ........................................................................................................................................ 13
5. WEBINAR DURCHFÜHREN .......................................................................................... 14
5.1. EINWAHL PER TELEFON .............................................................................................................................. 14
5.2. EINWAHL PER COMPUTER (VOIP = VOICE OVER IP) ........................................................................................ 14
5.3. PRÄSENTATION VORFÜHREN ........................................................................................................................ 16
5.4. TEILNEHMERLISTE - TEILNEHMER EINSEHEN UND STEUERN .................................................................................. 17
5.5. MITSCHNITT EINES WEBINARS ..................................................................................................................... 18
5.6. WORTMELDUNGEN ................................................................................................................................... 18
5.7. CHAT .................................................................................................................................................... 18
6. WEBINAR BEENDEN ................................................................................................... 19
7. WEBINAR NACHBEREITEN .......................................................................................... 19
8. TEILNAHME AN EINEM WEBINAR .............................................................................. 20
ANHANG ........................................................................................................................ 21
2
1. Anmeldung
Melden Sie sich zunächst im geschützten Kundenbereich an. Öffnen Sie dafür
http://www.central-meeting.de/kundenbereich.html.
Geben Sie unter „Registrierte Benutzer“ Ihren
Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Sie
gelangen dann direkt in Ihren geschützten
Kundenbereich.
Wenn Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen,
klicken Sie auf „Passwort vergessen?“. Sie
haben dann die Möglichkeit Ihr Passwort
zurückzusetzen. Bitte berücksichtigen Sie, dass
eine Passwortänderung den Zugang für andere
Nutzer Ihres Kunden-Accounts sperrt.
2. Webinar buchen
Nach der erfolgreichen Anmeldung
gelangen Sie (als Moderator)
automatisch in Ihre Übersicht. Hier
werden Ihnen ggf. gebuchte
Webinare (Konferenzen) angezeigt.
Wenn Sie noch kein Webinar
angelegt haben, erscheint neben-
stehende Startseite.
Über den Button „Neue Konferenz“
können Sie ganz einfach Ihr erstes
Webinar erstellen.
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2.1. Webinar anlegen
Aktivieren Sie den Button direkt neben „Webinar“ im linken Seitenbereich.
Funktionen
Setzen Sie dann bei beiden Funktionen Telefonkonferenz und Web-Präsentation ein Häkchen, um
die Webinar-Funktionen zu nutzen.
Sofern Sie Ihr Webinar als Webkonferenz führen wollen, bei dem Sie den Teilnehmern nicht nur eine
Präsentation vorführen, sondern ihnen Einblick auf individuelle Programme Ihres PCs geben wollen,
gemeinsam an Whiteboards arbeiten u.ä., aktivieren Sie bitte zusätzlich „Webkonferenz“.
Beginn
Für ein Webinar muss immer ein fester Termin angegeben werden. (Die Optionen „Jederzeit“
und „Sofort“ stehen hier nicht zur Verfügung).
Thema
Für ein Webinar muss immer ein Thema (z. B. Produktvorführung) angegeben werden, das den
Teilnehmern bei der Buchung angezeigt wird.
Sprache
Mit der Sprachauswahl legen Sie eine Sprache für Einladungen, etc. für die Teilnehmer fest. Sie
können Deutsch, Englisch oder Französisch auswählen. Unabhängig davon kann jeder Teilnehmer
die Sprache der Sprach-Menüführung selbst definieren.
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2.2. Webinar einrichten
Richten Sie nun Ihr Webinar individuell ein:
Firmenlogo und Untertitel
Laden Sie hier Ihr bzw. das Firmenlogo des Veranstalters hoch und geben Sie den Firmennamen
in dem Feld „Untertitel“ ein. Diese Informationen werden den Teilnehmern im Anmeldeformular
angezeigt.
Beschreibung
Geben Sie eine kurze Beschreibung ein, damit Ihre Teilnehmer wissen, worum es bei dem
Webinar geht und was sie erwartet.
Foto und Name des Referenten
Laden Sie optional ein Foto des Referenten hoch und schreiben Sie dessen Namen dazu.
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Anmeldeschluss und Veröffentlichung
Legen Sie bei Bedarf einen Anmeldeschluss fest. Bis zu diesem Termin können sich Interessenten
zum Webinar anmelden. Danach nicht mehr.
Wenn Sie die Option „Ankündigung öffentlich“ auswählen, wird das Webinar in der Liste Ihrer
öffentlichen Webinare dargestellt. Diese so definierten Webinare können von Ihren Teilnehmern
(bzw. allen Personen, denen Sie per Link Zugriff auf die Liste gewähren) in der Liste aller Ihrer
Webinare eingesehen werden. So können auch Teilnehmer Ihrer anderen Webinare sich ggf. zu
einem weiteren Webinar anmelden, sofern Sie dies als „Ankündigung öffentlich“ gekennzeichnet
haben. Sie selbst können auf diese Liste, über „Webinarübersicht“ in Ihren central-meeting
Account, zugreifen.
Tipp: Integrieren Sie diese Liste auf Ihrer eigenen Webseite, damit Ihre Besucher sich darüber
direkt anmelden können.
Zusätzliche Felder aktivieren
Hier definieren Sie die Felder, mit denen sich Ihre Teilnehmer für Ihr Webinar anmelden können.
„Name“ und „E-Mail“ sind feste Felder in der Anmeldemaske für ein Webinar. Zusätzlich können
Sie weitere Felder festlegen, wie z. B. Firma, Telefonnummer, etc. Über das Drop-Down-Menü
können Sie auswählen, ob die Angabe bei dem jeweiligen Feld Pflicht oder freiwillig ist.
Audiodateien
Sie können eigene Audiodateien zur Begrüßung der Moderatoren/Teilnehmer und als Wartemusik
festlegen. Wenn Sie keine Dateien hochladen, werden die Standardansagen/-musik verwendet.
Datenschutzerklärung
Stellen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung bereit, damit der Interessent sie bei der
Anmeldung einsehen und akzeptieren kann.
Opt-In-Einwilligung
Aktiveren Sie diese Option, um von Ihren Teilnehmern eine Einwilligung zu erhalten, dass Sie
diese nach dem Webinar kontaktieren dürfen (z. B. um Unterlagen zuzusenden).
Erinnerungsanruf
Wenn Sie den Teilnehmern vor Webinarbeginn eine einheitliche Sprachnachricht senden möchten
(z. B. um sie an die Konferenz zu erinnern), aktivieren Sie diese Option. Wählen Sie, wie lange vor
Webinar-Beginn der Erinnerungsanruf stattfinden soll und laden Sie eine Nachricht hoch.
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2.3. Optionen
Definieren Sie nun unter dem Reiter „Optionen“ Details für Ihr Webinar:
Sprache per
o Telefon: Sie und/oder Ihre Teilnehmer können sich per Telefon (Festnetz oder Mobilfunk)
einwählen und so zuhören/sprechen.
o VoIP: Sie und Ihre Teilnehmer können sich per Browser oder VoIP-Phone einwählen und so
zuhören/sprechen. Hierzu benötigen Sie kein Telefon, sondern einen Internetanschluss sowie
ein internetfähiges Gerät mit Mikrofon und Lautsprecher.
Hinweis: damit Sie selbst durch die Konferenz führen können, müssen Sie in jedem Fall eine
der o.g. Optionen (Telefon oder VoIP) wählen – und zwar in jedem Fall die, die Sie selbst zum
Sprechen verwenden).
o Streaming (nur zuhören): Die Teilnehmer melden sich mit individuellem Zugangscode im
Konferenzportal an – und hören Sie per Internet. (Sinnvoll bei Webinaren, bei denen der
Teilnehmer nur zuhören soll. Durch die Aktivierung der Chatfunktion können die Teilnehmer
sich bei Bedarf schriftlich zu Wort melden.)
Wir empfehlen die Aktivierung aller Funktionen. Für Sie entstehen keine Zusatzkosten (sofern die
Einwahl nicht über ausländische Einwahlnummern erfolgt) – und jeder Teilnehmer hat dann die freie
Wahl, wie er Ihnen folgen möchte.
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Teilnehmer-Beitritt (Für Funktion „Telefonkonferenz“)
o Stumm: Für Webinare empfohlen. Teilnehmer können nur hören, nicht sprechen
o Sprechend: Teilnehmer können hören und sprechen
o Geparkt: Teilnehmer hören Wartemusik
Vor allem bei größeren Webinaren empfiehlt es sich, die Teilnehmer stumm zuzuschalten, damit
keine Hintergrundgeräusche das Webinar stören. Falls Teilnehmer doch zu Wort kommen sollen,
können Sie diese während des Webinars auf sprechend schalten.
Freischalten für Teilnehmer
o Teilnehmerliste: Für Webinare eher unüblich. Ihre Teilnehmer sehen, wer dem Webinar
zugeschaltet ist. Diese Funktion muss aktiviert sein, wenn der Chat mit allen Teilnehmern (s.
nächster Punkt) möglich sein soll.
o Chat: Aktivieren Sie diese Funktion, damit die Teilnehmer mit allen anderen Teilnehmern
(öffentlich) oder nur mit dem Moderator (nur mit Moderatoren) live chatten können. Für
die Funktion „öffentlich“ ist es erforderlich, dass Sie die Teilnehmerliste aktivieren.
Für Webinare „nur mit Moderatoren“ üblich.
Beim Betreten/Beim Verlassen (Für Funktion „Telefonkonferenz“)
o Kein Signal: Für Webinare empfohlen. Kein Signal ertönt bei Ein- /Austritt von Teilnehmern.
o Signalton: Bei Ein- und Austritt der Teilnehmer erklingt ein akustisches Signal.
o Namensansage: Jeder Teilnehmer muss vor Betreten oder Verlassen der Telefonkonferenz
seinen Namen nennen. Dieser wird dann bei Ein-/Austritt eingespielt.
Konferenzgröße
Sie können die Teilnehmeranzahl (inkl. Moderatoren) bei Bedarf eingrenzen. Weitere Teilnehmer
werden dann abgewiesen und haben keinen Zutritt zur Konferenz. Wenn Sie nichts eintragen, ist
die Anzahl der Teilnehmer nicht begrenzt.
Kostenstelle
Die Angabe der Kostenstelle kann Ihnen helfen, Konferenzkosten zuzuordnen.
Konferenzeinstellungen (Für Funktion „Telefonkonferenz“)
o Teilnehmer im Warteraum bis Moderator eingewählt: Für Webinare empfohlen.
Teilnehmer hören Wartemusik, bis sich ein Moderator einwählt und werden dann automatisch
hinzugeschaltet.
o Konferenz beenden, wenn Moderator auflegt: Für Webinare empfohlen. Die
Telefonkonferenz wird automatisch beendet, wenn der letzte Moderator auflegt. Anderenfalls
können die Teilnehmer die Konferenz weiterführen, auch wenn kein Moderator mehr
anwesend ist. Die Konferenz wird dann erst beendet, wenn der letzte Teilnehmer auflegt.
Aufzeichnung
Sie haben die Möglichkeit, die Konferenz aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung kann entweder
manuell in der Konferenzsteuerung gestartet werden oder startet automatisch bei
Konferenzbeginn. Sie kann von Ihnen jederzeit pausiert/gestoppt werden.
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Zugangscodes
o Moderator
o Teilnehmer
Durch Klick auf können Sie einen Zugangscode auswählen. Wenn Sie nichts eintragen, wird
ein automatischer Zugangscode vom System generiert. Über das „x“ können Sie Ihre Auswahl
wieder löschen. Die Zugangscodes werden für die Telefon-Einwahl und den Zugang zum
Teilnehmerportal benötigt.
Einwahlrufnummern (Für Funktion „Telefonkonferenz“)
o Deutschland: Festnetz: Die deutsche Einwahlnummer ist immer automatisch aktiviert.
Diese ist weltweit erreichbar. Diese ist im Rahmen Ihres Webinars kostenlos. Bitte aktivieren
Sie diese per Häkchen.
Zusätzlich stehen Ihnen und Ihren Teilnehmern auf Wunsch ausländische Einwahlnummern zur
Verfügung. Bitte beachten Sie, dass deren Nutzung mit Zusatzkosten je Minute für Sie als
Organisator verbunden sind:
o Österreich/Schweiz: Festnetz: Festnetznummern in Österreich und der Schweiz - diese sind
weltweit erreichbar.
o Ausland Freecall: Festnetz: Für den Teilnehmer kostenfreie Einwahlnummern im Ausland –
nur vom Festnetz im jeweiligen Land erreichbar. Bitte beachten Sie, dass diese
Einwahlnummern für Sie mit Zusatzkosten verbunden sind.
o Ausland Freecall: Mobil: Für den Teilnehmer kostenfreie Einwahlnummern im Ausland vom
Mobilfunk- und/oder Festnetz im jeweiligen Land erreichbar. Bitte beachten Sie, dass diese
Einwahlnummern für Sie mit Zusatzkosten verbunden sind.
2.4. Buchungsbestätigung
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit
„Jetzt Buchen“. Sie erhalten dann
eine Übersicht Ihrer Buchung.
Über das Bleistiftsymbol können Sie
jederzeit Änderungen vornehmen.
Sie erhalten die Buchungs-
bestätigung sowie Einladungen für
die Teilnehmer und Moderatoren
zusätzlich per E-Mail, an die E-Mail-
Adresse, die für Sie unter
„Einstellungen“ > „Kontakt“ einge-
tragen ist.
Sie sind automatisch als Moderator
des Webinars eingetragen. Ihre
Teilnehmer können sich über den
Ihnen zugesandten Link anmelden.
2.5. Webinarübersicht
Über die „Webinarübersicht“ sehen Sie alle Ihre bereits veröffentlichten Webinare. Hier können sich
Teilnehmer auch direkt für das Webinar anmelden. Außerdem sehen Sie hier, ob noch Plätze
verfügbar sind.
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3. Teilnehmer anmelden
Für jedes von Ihnen angelegte Webinar wird automatisch eine Anmeldeseite erstellt. Den
dazugehörigen Link erhalten Sie per E-Mail zur weiteren Verwendung oder in Ihrem Online-Bereich
unter der Webinarübersicht.
Die Teilnehmer können sich selbst anmelden oder Sie können Teilnehmer gesammelt anmelden.
3.1. Teilnehmer melden sich selbst an
Senden Sie Interessenten den Link zur Webinaranmeldung zu oder veröffentlichen Sie ihn z. B. auf
Ihrer Webseite, damit sich jeder selbst anmelden kann.
Der Interessent gelangt dann zum Anmeldeformular. Die Anmeldung erfolgt in vier Schritten:
1. Eingabe der Daten 2. Übersicht der eingegebenen Daten
3. Bestätigung auf Webseite
4. Bestätigung der Anmeldung per E-Mail.
Über den Link „Zum Webinar“ meldet sich der Teilnehmer sich zum angegebenen Termin direkt an.
Er gibt dann seine E-Mail-Adresse und
den persönlichen PIN aus der
Bestätigungs-E-Mail ein, klickt auf
„weiter“ und gelangt zum Webinar.
103.2. Organisator meldet Teilnehmer an
Einzelne Teilnehmer melden Sie einfach über den gleichen Link an, den die Teilnehmer selbst nutzen.
Möchten Sie mehrere Teilnehmer auf einmal anmelden, klicken Sie dafür in der Konferenzübersicht
auf Ihr Webinar, um zu den Konferenzdetails zu gelangen. Klicken Sie dort auf Importieren und
laden Sie eine CSV-Datei mit den Teilnehmern hoch. Die CSV-Datei sollte genau die Felder mit den
passenden Spaltenüberschriften enthalten, die bei der Anmeldung zum Webinar abgefragt werden.
3.3. Teilnehmerübersicht
Über Ihre Konferenzübersicht finden Sie alle gebuchten Webinare unter „Konferenzen mit Termin“.
Wählen Sie das gewünschte Webinar aus, um zu den Konferenzdetails zu gelangen. Dort finden Sie
ganz unten die Übersicht der bisher angemeldeten Teilnehmer.
Über das gelbe Info-Icon erhalten Sie Details (z. B. E-Mail-Adresse, Opt-In-Bestätigung) zu jedem
Teilnehmer.
Sie haben die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer zu blockieren oder entfernen, wenn Sie nicht
möchten, dass er an Ihrem Webinar teilnimmt. Wenn Sie einen Teilnehmer blockieren, erscheint er
weiterhin in Ihrer Teilnehmerliste, kann jedoch nicht mehr an dem Webinar teilnehmen; entfernen
Sie ihn, wird er komplett gelöscht.
114. Webinar vorbereiten
Der Menüpunkt „Unterlagen“ beinhaltet Ihre Präsentationen, Aufzeichnungen und Audiodateien.
Hierüber können Sie alle Dokumente für Ihr Webinar bereits vorher hochladen und verwalten.
4.1. Präsentationen
Um mit Hilfe einer vorbereiteten Präsentation (PDF- oder Powerpoint-Datei) durch das Webinar zu
führen, laden Sie diese bitte unter dem Menüpunkt „Präsentationen“ im Bereich „Neue Präsentation
hochladen“ bereits vor Beginn des Webinars hoch. Hier steht sie Ihnen 30 Tage lang zur Verfügung
und wird danach automatisch gelöscht. Sie haben die Möglichkeit, Präsentationen auch für mehrere
Webinare zu verwenden. Unter „verfügbare Präsentationen“ finden Sie alle hochgeladenen
Präsentationen und können diese über „Vorschau“ ansehen“ oder „löschen“.
4.2. Aufzeichnungen
Sofern Sie bei Ihren vergangenen Webinaren die Aufzeichnungsfunktion genutzt haben, finden Sie
hier sämtliche Aufzeichnungen (Audio oder Video) Ihrer Webinare der letzten 10 Tage. Sie können
diese über das Pfeilsymbol bei Downloads herunterladen, um sie abzuspielen oder zu speichern.
Audio-Dateien werden im MP3-Format heruntergeladen, Video-Dateien im WAV-Format.
ACHTUNG: Nach Ende des Webinars stehen Ihnen die Aufnahmen für 10 Tage zum Download
bereit. Danach werden diese gelöscht und können nachträglich nicht mehr nachgefordert werden.
124.3. Audiodateien
Um den Webinar-Teilnehmern bereits
vorbereitete Dateien vorzuspielen,
haben Sie die Möglichkeit,
unter „Audiodatei hochladen“
Audiodateien im Format MP3- oder
WAV hochzuladen und dann bei
Bedarf abzuspielen. Bereits hoch-
geladene Audio-Dateien können Sie
unter „Verfügbare Audiodateien“
herunterladen (und z.B. anhören)
oder löschen.
Audiodatei aus Texteingabe erzeugen
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Audiodatei aus einem von Ihnen eingegebenen Text zu
erzeugen (Text-to-Speech), um diese Datei dann bei Ihrem Webinar einzuspielen. Geben Sie dafür in
das leere Feld Ihren gewünschten Text ein und bestätigen Sie ihn mit .
Bitte beachten Sie, dass die Qualität der automatischen Ansage eingeschränkt ist; Sie können sich
auch diese Audiodatei über „Verfügbare Audiodateien“ herunterladen und vorher anhören.
135. Webinar durchführen
Melden Sie sich kurz vor Webinar-Beginn in Ihrem Online-Kundenbereich ein. Wählen Sie in Ihrer
Konferenzübersicht Ihr Webinar aus und klicken Sie auf „Starten“
Sie gelangen dann in den Webinarbereich. Ihre Teilnehmer
werden direkt zugeschaltet, sobald sich diese auch an-
gemeldet haben.
Sie können per Telefon oder online per Computer durch
das Webinar führen. Klicken Sie auf den entsprechenden
Button der Auswahl.
5.1. Einwahl per Telefon
Wählen Sie kurz vor dem Webinar die Einwahlnummer und bestimmen die Sprache, in der Sie
selbst die Menüführung hören möchten (Ihr Telefon muss auf Mehrfrequenzwahl eingestellt sein).
Jeder Teilnehmer bestimmt die Sprache für sich. Geben Sie nach Aufforderung als Zugangscode
Ihren Moderatoren-PIN ein, den Sie per E-Mail erhalten haben oder online einsehen können.
5.2. Einwahl per Computer (VoIP = Voice over IP)
Sie können auch ohne Telefon und stattdessen direkt mit Headset am PC durch Ihr Webinar führen.
Die Sprachübertragung erfolgt dann per VoIP. Es gibt zwei Varianten:
WebRTC: Bei der Einwahl per WebRTC (Web-Echtzeitkommunikation) kommunizieren Sie direkt
über Ihren Browser – ohne zusätzliche Anwendungen. Sie benötigen neben Ihrem PC mit
Webbrowser nur ein Headset. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion aktuell nicht von Microsoft
Edge unterstützt wird. Sofern Sie mit Microsoft Edge arbeiten, wählen Sie bitte die Option
„Teilnahmemodul“.
Teilnahmemodul: Bei der Einwahl per Teilnahmemodul erfolgt die Kommunikation über eine
zusätzliche Anwendung, die Sie downloaden und ausführen müssen. Sie benötigen zusätzlich ein
Headset.
14Einwahl per WebRTC
Klicken Sie unter Telefonkonferenz auf „Per WebRTC
teilnehmen“ – „Jetzt verbinden“.
HINWEIS: Der Verbindungsaufbau funktioniert nur, wenn
Mikrofon und Lautsprecher (z. B. Headset) angeschlossen sind,
sonst erhalten Sie folgende Fehlermeldung: „Der Anruf konnte
nicht durchgestellt werden. Bitte nutzen Sie stattdessen das
Telefon, um an der Konferenz teilzunehmen.“
Wenn die benötigten Geräte
angeschlossen sind, startet der
Einwahlvorgang automatisch.
Es öffnet sich ein Popup-
Fenster. Wählen Sie darüber das
gewünschte Mikrofon aus und
klicken Sie auf „Erlauben“.
Sobald die Verbindung erfolg-
reich war, erscheint in Ihrem
Browser oben im Tab ein Mikro-
fon- und Lautsprecherzeichen.
Zur Steuerung der Konferenz erscheint unten links die WebRTC
Audio Steuerung. Damit können Sie die Lautsprecher- und Mikro-
fonlautstärke einstellen. Außerdem stehen noch folgende
Funktionen zur Verfügung:
o Roter Hörer: Damit beenden Sie Ihre Teilnahme.
o Flagge: Damit können Sie eine Wortmeldung abgeben.
HINWEIS zu MicrosoftEdge:
WebRTC unterstützt ausschließlich verschlüsselte Verbindungen. Der WebRTC Standard fordert
Zertifikate mit einer Stärke von 4096 Bit. Diese werden jedoch von Microsoft Edge nicht unterstützt.
Stand jetzt ist WebRTC daher mit Microsoft Edge nicht möglich.
15Einwahl per Teilnahmemodul
Klicken Sie unter „Zur Telefonkonferenz“ auf
„Per Teilnahmemodul teilnehmen“ – „Jetzt Herunterladen“.
Es öffnet sich automatisch ein neues Fenster zum Herunterladen
des Teilnahmemoduls.
HINWEIS: Für Mac ist das Teilnahmemodul nicht verfügbar.
Nutzen Sie hierfür alternativ die WebRTC-Funktion.
Teilnahmemodul herunterladen
Zur Teilnahme an der Telefonkonferenz per VoIP muss das
Teilnahmemodul heruntergeladen und ausgeführt werden. Es
ist keine Installation erforderlich.
Speichern Sie die Datei “Phone_xxx.de“ lokal auf Ihrem Rechner
ab und öffnen Sie die Anwendung.
Klicken Sie im neuen Fenster auf „Ausführen“. Die Anwendung
startet dann automatisch.
Das Menüfenster zur Telefonkonferenz öffnet sich, und Ihre
Teilnehmer können dieser nun folgen.
5.3. Präsentation vorführen
Präsentation starten
Klicken Sie auf „Präsentation
auswählen“ (1). Über das neue
Fenster können Sie diese dann
hochladen (2) und starten (3).
Falls Sie bereits eine Präsentation
vorher hochgeladen haben, wird
Ihnen diese unter „Verfügbare
Präsentationen“ angezeigt. Sie
können diese dann einfach starten.
Ihre Teilnehmer sehen die
Präsentation direkt in ihrem
Browser.
16Präsentation führen
Standard Vollbild
Sie haben die Möglichkeit, die
Präsentation auch im
Vollbildmodus anzuschauen bzw.
zu zeigen. Für den Vollbildmodus
klicken Sie auf ; Mit „ESC“
beenden Sie den Vollbildmodus
wieder.
Wechseln Sie zwischen den Folien
per Mausklick oder über die
Pfeiltasten Ihrer Tastatur.
Alternativ zur Web-Präsentation haben Sie die Möglichkeit, den Teilnehmern nicht nur eine
vorbereitete Präsentation zu zeigen, sondern auch andere Programme Ihres Rechners. Zudem
können Sie aktiv mit diesen über ein Whiteboard Ideen zu entwickeln. Diese Möglichkeiten stehen
Ihnen zu gleichen Kosten im Rahmen einer Webkonferenz zur Verfügung.
5.4. Teilnehmerliste - Teilnehmer einsehen und steuern
Mit einem Klick auf können Sie die Teilnehmerliste aus- und
einblenden. Hier können Sie alle Webinarteilnehmer einsehen.
Die Liste aller Teilnehmer ist nach dem Zeitpunkt der Einwahl
sortiert. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die
Liste der Teilnehmer auf- und absteigend sortieren, z. B. nach
Teilnehmername oder Status der Verbindung.
Das @-Symbol unter „Online“ zeigt an, dass der Teilnehmer auch über das Internet angemeldet ist.
Außerdem stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Teilnehmername ändern
Den Namen des Teilnehmers können Sie direkt ändern, indem
Sie in das Feld „Name“ klicken.
Teilnehmer stumm schalten und Verbindung trennen
Unter der Überschrift „Telefon“ sehen Sie den aktuellen Verbind-
ungsstatus der einzelnen Teilnehmer. Durch Klick öffnet sich ein
Drop-Down-Menü. Darüber haben Sie die Möglichkeit, einzelne
Teilnehmer stumm oder geparkt zu schalten oder die Verbindung
zu trennen.
17Aktionen für mehrere Teilnehmer
Über den rechten oberen Menübutton können Sie für mehrere
Teilnehmer einer Konferenz gleichzeitig Aktionen durchführen.
Ihnen stehen die Aktionen „verbinden“, „stumm schalten“,
„geparkt schalten“ zur Verfügung.
Ebenso können Sie dort das Webinar für alle Teilnehmer beenden.
5.5. Mitschnitt eines Webinars
Über das Mikrofon in der Teilnehmerliste haben Sie die
Möglichkeit, die komplette oder auch nur Teile des Webinars
aufzuzeichnen. Der Button zeigt Ihnen jeweils an, ob die
Aufzeichnung läuft. Sie können die Aufzeichnung jederzeit
pausieren bzw. erneut aktivieren.
5.6. Wortmeldungen
Sofern Teilnehmer per Telefonkonferenz zugeschaltet und stumm geschaltet sind, haben Sie die
Möglichkeit, Wortmeldungen abzugeben. Diese wird Ihnen durch die Fähnchen neben
dem Teilnehmernamen angezeigt. Um Ihren Teilnehmern das Wort zu erteilen, klicken Sie auf das
linke Fähnchen. Mit Klick auf das rechte, durchgestrichene Symbol wird die Wortmeldung
abgelehnt bzw. dem Teilnehmer wieder entzogen.
Der Teilnehmer kann seine Wortmeldung auch wieder zurücknehmen. Die Nummerierung spiegelt
die Reihenfolge der eingehenden Wortmeldungen wider.
5.7. Chat
Sie haben die Möglichkeit, während Ihres Webinars mit Ihren Teilnehmern Text-Nachrichten
auszutauschen. Diese Funktion aktivieren Sie beim Anlegen Ihres Webinars.
Wenn Sie die Teilnehmerliste aktiviert haben, erscheint der Chat darunter. Wenn Sie keine
Teilnehmerliste aktiviert haben, erscheint der Chat auf der rechten Seite oben.
1. Geben Sie in das Textfeld Ihren Text ein.
2. Wählen Sie alle oder einzelne Teilnehmer über das Drop-Down-
Menü aus, die diese Nachricht erhalten sollen.
3. Über das Smiley-Symbol neben dem Textfeld, können Sie Ihren
Text mit Emojis kommentieren.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche senden -> Ihr Text wird in Ihrem und dem Chatfenster der
ausgewählten Teilnehmer mit Uhrzeit und Teilnehmername angezeigt.
HINWEIS: Nachrichten, die mit dem Symbol gekennzeichnet sind, wurden nur an Moderatoren
gesendet. Nachrichten ohne Symbol an alle Teilnehmer und Moderatoren.
186. Webinar beenden
Um Ihr Webinar zu beenden, müssen Sie alle Funktionen separat beenden.
Wenn Sie die Telefonkonferenz per Telefon führen, legen Sie einfach auf. Die Verbindung ist dann
getrennt.
Wenn Sie Telefonkonferenz per Computer (VoIP) geführt haben, müssen Sie diese online per Klick
auf beenden.
Web-Präsentation und das Audio Streaming müssen Sie ebenfalls online in Ihrem Kundenbereich
beenden.
Wenn Sie die Teilnehmerliste aktiviert haben, müssen Sie diese
über „Konferenz beenden“ zusätzlich schließen.
7. Webinar nachbereiten
Sobald das Webinar beendet ist, können Sie sämtliche Daten unter „Vergangene Konferenzen“
einsehen und herunterladen. Beispielsweise steht Ihnen die Teilnehmerliste zur Verfügung, um
Teilnehmerzertifikate auszustellen oder den Teilnehmern Unterlagen zukommen zu lassen.
Sie haben die Möglichkeit jedes bereits geführte Webinar zu kopieren und noch einmal zu starten.
Klicken Sie auf ein Webinar, um Details einzusehen, wie z.B. Termin, Dauer, Teilnehmer u. ä.
Über den Button „Exportieren“ (1) können
Sie alle Webinar-Teilnehmer im CSV- oder
Excel-Format herunterladen.
Wenn Sie Aufzeichnungen (2) vorgenom-
men haben, können Sie diese direkt
abspielen und/oder löschen.
Unter dem Abschnitt Optionen (3) finden Sie
Einstellungen und Zugangscodes.
Sofern Sie die Chatfunktion während des
Webinars aktiviert hatten, können Sie im
Download-Bereich (4) das Chatprotokoll
herunterladen.
In den Konferenzdetails haben Sie die Möglichkeit, das Webinar zu kopieren (5). Über „Vergangene
Konferenzen“ (6) gelangen Sie zur vorherigen Übersicht.
198. Teilnahme an einem Webinar
Der Teilnehmer erhält nach seiner erfolgreichen
Anmeldung automatisch eine Teilnahme-Be-
stätigungs-E-Mail. Zum vereinbarten Zeitpunkt
klickt er in dieser E-Mail auf den Button: „Zum
Webinar“
oder
öffnet die Webseite http://www.central-
meeting.de/kundenbereich.html.
Wenn er den Link der E-Mail verwendet hat,
landet er direkt in der Anmeldemaske, wo er
sich mit E-Mail-Adresse und seiner per-
sönlichen PIN anmeldet.
Wenn er den Webseitenlink öffnet, wird vorab
der Zugangscode noch einmal abgefragt.
HINWEIS: Sollte es bei der Nutzung des Internet Explorers zu Problemen kommen, überprüfen Sie
bitte Ihre Sicherheitseinstellungen: Unter Extras -> Internetoptionen -> Datenschutz -> Einstellung
für die Internetzone "maximal" (alle Cookies blocken)
Die Teilnehmer werden komplett durch das Webinar geführt. Sie können dann auswählen, welche
Funktionen sie nutzen möchten:
◼ An Telefonkonferenz teilnehmen
◼ An Webpräsentation (bzw. Webkonferenz) teilnehmen
◼ Per Audio-Streaming teilnehmen (nur zuhören)
Wenn sie „per Telefonkonferenz teilnehmen“ ausgewählt haben, stehen den Teilnehmern die
gleichen Teilnahmeoptionen zur Verfügung, wie Ihnen selbst (s. Punkt 5.1. und 5.2.), nämlich die
Teilnahme per Telefon oder per Voice over IP. Die Teilnehmer werden komplett durch den
Anmeldeprozess geleitet.
20Anhang
Technische Unterstützung
Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, so wenden Sie sich gerne an unsere
freundlichen Kundenberater.
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