Zentrales E-Mail-Management - zur rechtskonformen Ablage von E-Mails Daniel Mikeleit
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Zentrales E-Mail-Management zur rechtskonformen Ablage von E-Mails Daniel Mikeleit Leiter Competence Center Information Systems d.mikeleit@elo.com
Da gibt es ja noch…
Wird E-Mail überhaupt noch benötigt?
@De-Mail
@Instant-Messaging
@Soziale Netzwerke
@Twitter
@…
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Betreff: Auferstehung
Die E-Mail erlebt eine Renaissance!
www.sueddeutsche.de
14.01.2015
http://www.sueddeutsche.de/digital/e-mail-kommunikation-betreff-auferstehung-1.2302573
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Betreff: Auferstehung
Die E-Mail erlebt eine Renaissance!
www.sueddeutsche.de
14.01.2015
Betreff: Auferstehung
Es ist ein Comeback, mit dem kaum zu rechnen gewesen war. Trotz all der sozialen Netzwerke, die ihr Geschäftsmodell auf einem Nachrichtenstrom aufbauen, der
weder Anfang noch Ende kennt: Mehr und mehr Menschen greifen zurück auf eine Alternative, die vielen als hoffnungslos gestrig gilt: Sie verschicken E-Mails, in
Form eines Newsletters. Eine Nachricht mit mehr oder minder persönlichem Anschreiben, ab und an gibt es noch ein paar Links dazu - Internet, wie man es von
früher kennt.
Das altbewährte Konzept ist mittlerweile wieder so erfolgreich, dass amerikanische Journalisten Millionen Dollar an Risikokapital einsammeln können, indem sie
Lese-Empfehlungen sammeln und an Verteiler mit mehreren tausend Mitgliedern weiterleiten. Sie bauen ihr Geschäftsmodell also ausgerechnet auf einem Medium
auf, dem im vergangenen Jahrzehnt mindestens einmal jährlich der Untergang vorhergesagt wurde. Eine Prophezeiung, die sich zwar dann doch nicht erfüllt hat, die
aber dennoch plausibel gewesen ist. Denn von dem Internet, wie es ursprünglich erdacht wurde, ist schließlich so viel nicht übrig geblieben.
Eine App wie eine Insel
Die einst dezentrale Grundstruktur ist Quasi-Monopolen gewichen, die Google oder Facebook heißen. Sie halten ihre Nutzer so lange wie möglich auf ihren eigenen
Seiten, anstatt sie wegzuschicken, wie das ursprünglich mal gedacht war; der Haupt-Algorithmus von Google funktioniert exakt nach diesem Prinzip. Doch
heutzutage ist es so, dass jeder Klick auf die eigenen Inhalte erst in Daten und von dort aus in Bares umgemünzt wird. Dieses Geschäft aber wollen die Firmen nicht
der Konkurrenz überlassen.
Ein weiteres Grundprinzip des Netzes, der einfache Link, wurde auf Mobilgeräten effektiv durch Apps ersetzt. Zwischen diesen ist ein sinnvolles Verlinken aktuell
nicht möglich, da jede App wie eine Insel funktioniert, also alle Daten (Passwörter, Nutzername) von Neuem verlangt. Es hat eine Entwicklung stattgefunden, die
neue Regeln definiert hat. Wieso sollte sie also ausgerechnet vor E-Mails Halt machen?
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Start-ups brüsten sich, E-Mails überflüssig gemacht zu haben
Facebook zum Beispiel glaubt nicht, dass das passieren wird und wettet mittlerweile angeblich auf den Tod der E-Mail. So soll das Unternehmen an einem Produkt
namens "Facebook at Work" arbeiten: eine Art Chat unter Kollegen und Geschäftspartnern, samt gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten. Start-ups wie Slack
gehen in eine ähnliche Richtung und brüsten sich damit, Millionen E-Mails überflüssig gemacht zu haben. Firmen mit mehreren zehntausend Mitarbeiten arbeiten
daran, E-Mails zu ersetzen.
Doch all diese Versuche haben ein Grundproblem: Sie funktionieren nur intern. Während die E-Mail auf einem System basiert, das nicht unterscheidet, ob das eigene
Konto bei Web.de oder Googlemail eingerichtet wurde, gibt es diese Form der Kooperation zwischen all den hippen Start-ups nicht. Auf diese Art und Weise kann
zwar eine Firma die interne Kommunikation in den Griff bekommen, aber nicht die Kommunikation an sich. Und Facebook hat bis dato exakt zwei erfolgreiche,
selbstentwickelte Produkte: Facebook und die Messenger-App für Smartphones, also die eigene Grundausstattung. Ob neue Ideen angenommen werden: Man
wird sehen.
Die E-Mail dagegen zieht ihren größten Vorteil daraus, dass sie sich seit 1971 angepasst hat. Der miese Ruf, der ihr anhängt, hat vor allem mit Marketing-
Abteilungen und Spam-Nachrichten zu tun. Es ist eine Ära, in der die E-Mail neben Chat-Systemen als Hauptfenster der Kommunikation genutzt wurde. Ergo
landete alles von Werbeprospekten bis hin zu Kurznachrichten von Freunden im Postfach. Auch jeder neue Account wollte die E-Mail-Adresse wissen. Das hat sich
mittlerweile geändert.
Spamfilter funktionieren zuverlässiger als früher, es gibt Dutzende Ausweichmöglichkeiten, von Whatsapp zu Skype bis hin zu sich selbst zerstörenden Nachrichten
auf Snapchat für kurzlebige Nachrichten. Apps verlangen eher nach der Rufnummer als nach E-Mail-Adressen. Die Konsequenz: Das Postfach ist weniger voll.
Doch was seinen Weg noch hinein findet, sollte schnell zu erledigen sein.
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Unternehmen wie Google und IBM haben das erkannt. Anstatt nach Alternativen für E-Mails zu suchen, arbeiten sie an Verbesserungen. Bei Google heißt diese
"Inbox", bei IBM "Verse". Verse ist noch nicht verfügbar, Inbox funktioniert nur auf Einladung. Dabei werden die E-Mails automatisch in Gruppen vorsortiert - zum
Beispiel in Werbung, Einkäufe und Nachrichten von Freunden. Ist die automatische Kategorisierung unerwünscht, kann sie mit einem Klick angepasst werden. Wer
Inbox öffnet, sieht auf den ersten Blick, welche gruppierten Mails wichtig sein könnten. Das gesamte Postfach ist auf Schnelligkeit ausgelegt und soll möglichst
leer bleiben.
Google räumt das Postfach auf, ohne dass man dafür Regeln einrichten muss
Wichtige E-Mails lassen sich entweder direkt beantworten oder aber sie werden, wenn die Zeit nicht reicht, in ein paar Stunden erneut vorgelegt. Häkchen
ermöglichen es hingegen, mit einem Klick alle Nachrichten als gelesen zu markieren - sie verschwinden aus dem Blickfeld. E-Mails wirken nicht länger wie eine
Übermacht, vor der man resignieren muss, sondern - dieser Eindruck zumindest entsteht - lassen sich bewältigen. Und das funktioniert sogar, ohne dass man sich mit
Filter-Regeln befassen müsste.
Die E-Mail hat viel Kritik überlebt - ganz im Gegenteil ist es mittlerweile so, dass sie ihre Vorzüge erst richtig unter Beweis stellt. Der Boom an Newslettern, die vor
allem von Einzelpersonen betrieben werden, zeigt das sehr gut. Denn im Gegensatz zum endlosen Strom von Facebook und von Twitter zeichnet die E-Mail vor
allem eines aus: Sie hat ein Ende.
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Grundlagenübersicht
Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?*
@ GDPdU + GOBS = GOBD
@ HGB
@ AO
@ EHUG
@ Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw.
§
*) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten
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E-Mail-Archivierung
Die technische Grundlage für E-Mail-Management
Clientseitig (Mailbox)
Serverseitig (Mailbox) Lokale
Journaling Mailboxkopie
Mailboxen
ELO
Gateway
Archiv
Mailserver
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Grundlagenübersicht
Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?*
@ GDPdU + GoBS = GoBD
@ HGB
@ AO
@ EHUG
@ Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw.
@ BDSG
@ TKG
Privat §
*) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 10Empfehlungen für die Organisation
Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Rahmenbedingungen
@ Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung
@ Untersagung des Versendens privater E-Mails
@ Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails
@ Einbeziehung Betriebsrat
@ Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre
@ Löschfristen personenbezogener Daten, z.B. BewerbungenZentrales E-Mail-Management
Blick auf die Realität: Folgerung
Mit der steigenden Menge an
geschäftlich relevanten E-Mails
steigen auch die Anforderungen an
die Organisation,
Informationssysteme und Benutzer!
©2014 D.Mikeleit
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 12ELO-Standardlösungen
Für geschäftlich relevante E-Mailsysteme
@ Basisintegration in ELO
@ ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung)
@ ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung)
@ ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API)
@ Plattformspezifische ELO-Produkte
@ ELOxc for Microsoft EWS
@ ELO Client for Microsoft Outlook
@ ELO SAND – Server Archiving for IBM Notes/Domino
@ ELO Client for IBM Notes
@ ELO-Middleware: Business Logic Provider
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 13…und was ist mit dem Thema Cloud?
@ E-Mailsysteme in der Cloud, z.B. Online, sind zulässig!
@ Auch das Archiv in der Cloud ist zulässig – sofern in Deutschland
@ Ansonsten gleiche Grundsätze wie on-premise
Lokale
Mailboxkopie
Cloud-Mailboxen
mit Journalfunktion
ELO
Lokaler Archiv
Journalserver
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 15Technische Betrachtung Cloud-Mailboxen
@ Unterstützung für Exchange Online / Office 365 Mailboxen schon seit ELOxc 8.0 (MAPI)
@ Ab Q2/2015: ELOxc EWS (Exchange Web Services)
Lokale
Mailboxkopie
Cloud-Mailboxen
mit Journalfunktion
Online
ELO
Lokaler Archiv
Journalserver
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 16E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie
Prozessintegration
Geschäftsprozess
ELO Workflow
ELO
Archiv
ELOas
Klassifizierung
Strukturierung
Datenanreicherung
Auto-Reply
…
Anwendungssystem
z.B. ERP
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 17E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie
Prozessintegration
Live-Demo
Automatische E-Mail-Verarbeitung
mit ELOxc for Microsoft EWS
und ELO Automation Services
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Live-Demo
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 19ELOxc for Microsoft EWS
Live-Demo
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 20ELOxc for Microsoft EWS
Funktionale Neuerungen im Überblick
@ Konfiguration über Weboberfläche
@ Aktionsbäume statt Profile mehr Flexibilität
@ Erweiterte Attachmentbehandlung
@ Archivierungsformat EML
@ Beliebige Verarbeitungszustände
@ Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Ersetzungen
@ Flexibler Pfadaufbau
@ Zeitsteuerung über Cron-Regeln
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Technische Systemanforderungen
@ Exchange 2010 SP2 / 2013 / Exchange Online (Office 365)
@ AutoDiscovery muss voll funktionsfähig und richtig konfiguriert sein
@ Zertifikate auf dem Exchange-Server müssen gültig sein
@ Windows Server 2008 (x64) oder höher – kein 32Bit-Support (läuft nicht!)
@ .net-Framework 4.5 (x64) Full Profile
@ ELO IndexServer 9.2 oder höher
@ Tomcat 7 für ELOxc Console
@ Service-User mit speziellen Rechten
@ Kein Outlook auf dem Server notwendig
ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 22Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?
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