FORTBILDUNG ZUM/ZUR KANZLEIMANAGER/IN - Studien-Akademie ...
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FORTBILDUNG ZUM/ZUR K ANZLEIMANAGER/IN Seminar für Mitarbeiter in Steuerberatungspraxen www.sam-studien-akademie.de
Nahezu alle Mandanten sind anspruchsvoll und erwarten eine professionelle Zusammen arbeit auf allen Ebenen. Das Beratungs-Port folio Ihrer Kanzlei und die überdurchschnittlich gute Betreuung bilden die Basis für zufriedene Mandanten und eine langfristige Zusammen arbeit. Reibungslose interne Arbeitsabläufe sowie Kanzleimitarbeiter mit starken Organi sations- und Kommunikationsfähigkeiten stär ken hierbei nicht nur das Bild der Kanzlei nach außen. Sie halten den fachlichen Ansprech partnern zudem den Rücken frei, damit diese sich auf ihre Kernaufgabe – die Beratung von Mandanten – konzentrieren können.
In der Fortbildung zum/zur Kanzleimanager/in liegt der Schwerpunkt in der Vermittlung von Kenntnissen und Methoden aus den Bereichen soziale Kompetenz, Kommunikation und Organi- sation sowie der Stärkung der Persönlichkeit. Der/die Kanzleimanager/ in: – organisiert sich selbst und die Arbeitsabläufe der Kanzlei effizient – k ommuniziert effektiv und mandantenorientiert – bleibt souverän und professionell auch in schwierigen Gesprächssituationen – kennt Problemlösungstechniken und setzt diese kompetent ein – repräsentiert die Kanzlei seriös nach innen und außen
MODUL 1 2 3
REFERENTEN Frau Melita Dine, Müller + Partner, Kassel, und Herr Tibor Kijewski, Müller
THEMA Training Training Training
Kommunikation und Zeit- und Selbst Mit professionellen
Gesprächsführung management Präsentationen
punkten
DATUM Do., 15.11.2018 Di., 11.12.2018 Do., 17.01.2019
SEMINARORT Vortragssaal im HAUS DER STEUERBERATER, Zum Domfelsen 4, 39104 Mag
UHRZEIT 9.00 bis 16.00 Uhr 9.00 bis 16.00 Uhr 9.00 bis 16.00 Uhr
INHALTS - Grundlagen der - Analyse- und - Strukturierte
SCHWERPUNKTE Kommunikation Planungsinstrumente Vorbereitung von
- Techniken und - Arbeitsplatz Präsentationen
Gesprächsarten organisation - Aufbau und Struktur
- Positive und lösungs - Chefentlastung von Präsentationen
orientierte Formulie - Umgang mit Druck vor Mandanten
rungen und Belastung - Mit welchen rheto
- Wirkung von Körper - Umsetzbare und rischen Mitteln über
spräche und Mimik realistische Aufgaben zeuge ich?
listen erstellen - Wirkung
unterschiedlicher
Präsentationsmedien
METHODIK - Trainerinput - Trainerinput - Trainerinput
- Rollenspiele - Gruppenarbeit - Übungen an eigenen
- Video möglich - Einzelarbeit Präsentationen
- Video möglich
44 5 6 7
+ Partner, Kassel
Training Training Training Übungstag
Mandantenorientierter Telefon- und Persönliches und
Schriftverkehr Beschwerde stärkenorientiertes
management Stressmanagement
Do., 21.02.2019 Do., 21.03.2019 Do., 09.05.2019 Do., 06.06.2019
gdeburg
9.00 bis 16.00 Uhr 9.00 bis 16.00 Uhr 9.00 bis 16.00 Uhr 9.00 bis 16.00 Uhr
- Die Wirkung -D
ie telefonische - Definition von Stress: - Teilnehmer bringen
von Texten und Visitenkarte unserer meine Stressampel ihre größten
Formulierungen Kanzlei - Nutzung meiner Stär S tolpersteine mit und
- Amtsdeutsch - Kompetenter Umgang ken für den Umgang erarbeiten Lösungen
empfängerorientiert mit Rückrufen und mit Stress (vorheriger (Themen werden
formulieren Zusagen Stärkentest der Uni vorab eingereicht)
- Aufbau und Gestal - Kompetente versität Zürich)
tung nach DIN 5008 Lösungsfindung bei - Entspannungs
- Schreibwerkstatt Beschwerden übungen fürs Büro
-B
eschwerden nicht
persönlich annehmen
- Trainerinput - Trainerinput - Online-Test - Rollenspiele
- Gruppenarbeit - Rollenspiele - Trainerinput - Kollegiale Beratung
- „Entstauben“ - Video möglich - Persönlicher - Video-Feedback
vorhandener Maßnahmenplan
Dokumente
5MODUL 1
KOMMUNIKATION UND
G ESPRÄCHSFÜHRUNG
Warum gelingt Kommunikation manchmal und dann wieder nicht? Wie kann man in
schwierigen Situationen fair kommunizieren und konstruktiv Herausforderungen lösen?
Konflikte und schwierige Gespräche sind ein selbstverständlicher und unvermeidlicher
Bestandteil unseres täglichen Lebens. Die Kunst liegt darin, einen kühlen Kopf zu be
wahren und sich nicht von den eigenen Emotionen steuern zu lassen.
In diesem Modul lernen die Teilnehmer, wie man emotional aufgeladene und
schwierige Situationen zielorientiert löst und so das langfristig beste Ergebnis bekommt.
Gemeinsam werden Strategien zum professionellen Verhalten in emotional geladenen
Situationen erarbeitet. Das richtige Einschätzen der unterschiedlichen Gesprächspart
ner und der flexible Umgang damit sind hierbei wichtige Bausteine in der Gesprächs
führung. Nur wenn ich mein Gegenüber richtig einschätzen kann, die passende innere
Haltung/Einstellung wähle, bin ich in der Lage, durch die passende Gesprächsstrategie
Konflikte rechtzeitig zu erkennen und auch schwierige Situationen konstruktiv zu lösen.
Inhalte
– Wovon hängt eine erfolgreiche Kommunikation ab?
– Wer kommuniziert wie? Die unterschiedlichen Persönlichkeiten unter der Lupe
– Rhetorische Werkzeuge für jeden Tag:
– gesagt ist nicht verstanden, das 4-Ohren-Modell
– Aktives Zuhören und positive Rhetorik
– Pro-Aktivität und Lösungsorientierung
6MODUL 2
ZEIT- UND
SELBSTMANAGEMENT
Gerade im Kanzleialltag sind freie Zeiteinteilung und stressfreies bzw. eigenbestimmtes
Arbeiten kaum umzusetzen. Sowohl zunehmende administrative Aufgaben als auch ge
stiegene Mandantenansprüche und -wünsche, sind wesentliche Stressfaktoren täglicher
Kanzleipraxis. Hier eine schnelle telefonische Auskunft, dort ein Mandant der unange
meldet in der Türe steht …
In diesem Modul werden Lösungen erarbeitet, die es ermöglichen, die Arbeitszeit
optimal im Sinne des Kanzleierfolgs und der Mandanteninteressen zu nutzen.
Inhalte
– Wie lassen sich die zahlreichen fremd- und selbstveranlassten Unterbrechungen
auf ein notwendiges Mindestmaß reduzieren?
– Wie sieht eine realistische und zuverlässige Aufgaben- und Arbeitsplanung
trotz hektischem Alltag aus?
– Wie sieht ein sinnvoller interner Informationsaustausch aus?
– Wie funktioniert eine einheitliche praxisnahe Arbeitsplatzorganisation?
– Wie bringe ich die EDV und die Papierform in Einklang?
7MODUL 3
MIT PROFESSIONELLEN
P RÄSENTATIONEN PUNKTEN
Folien an die Wand werfen, Diagramme einblenden, Texte animieren: Als Mitarbeiter/in
einer Steuerberatungskanzlei ist man heute nicht nur Zahlenjongleur, sondern immer
häufiger auch Präsentator von Ideen und Konzepten.
In diesem Modul lernen Sie, eine Präsentation sinnvoll vorzubereiten und aufzubauen
und können unterstützende Medien zuhörerfreundlich strukturieren.
Inhalte
– Publikumsanalyse und Vorbereitung sind 80 % des Erfolgs
– Welche Präsentationsmedien passen für welche Teilnehmergruppe und für w
elches
Thema? Flipchart, Beamer, Smartboard …
– Wie gelingt es mir, Inhalte greifbar zu machen?
– Visualisierungshilfen für Ihre Präsentation
8MODUL 4
MANDANTENORIENTIERTER
SCHRIFTVERKEHR
Sie schreiben Briefe, E-Mails oder sonstige Texte, die Ihre Mandanten lesen und auch
verstehen sollen?! Viele Briefe wirken auch heute noch verstaubt, umständlich und
bürokratisch, was zu einem dynamischen Unternehmen einfach nicht passt. Zahlreiche
noch heute verwendete Formulierungen sind über 100 Jahre alt, aber sitzen in unseren
Köpfen fest.
Oft tun wir uns mit treffenden und eindeutigen Formulierungen schwer. Und je län
ger überlegt wird, desto komplizierter und länger werden die Sätze. Dabei sollen gerade
Schriftstücke beim Empfänger einen sprichwörtlich bleibenden Eindruck hinterlassen.
Ein moderner und empfängerorientierter und vor allem verständlicher Schreibstil ist die
einfachste Möglichkeit, Ihren Mandantenkontakt zu etwas Besonderem zu machen.
In diesem Modul wird das zukünftige Schreiben spürbar erleichtert und konkrete,
praktische Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeitet. Die Gestaltung von Schriftstücken
und moderne Formulierungsvorschläge werden an zahlreichen praktischen Beispielen
demonstriert und geübt.
Inhalte
– Welche Elemente machen einen mandantenorientierten Brief aus?
– Wie Texte und Formulierungen auf uns wirken
– Von der Anrede über die Kernbotschaft zur Grußformel
– Wie Sie prägnant, freundlich und wirksam bei Ihrem Mandanten ankommen
– Aktives Zuhören und positive Rhetorik
– Pro-Aktivität und Lösungsorientierung
9MODUL 5
TELEFON- UND
B ESCHWERDEMANAGEMENT
Was heißt professionelle Mandantenorientierung am Telefon konkret? Welche Ge
sprächstechniken sorgen für das gewünschte positive Bild von Anfang an? Wie können
wir als Kanzlei mit einem einheitlichen Bild unseren Mandanten gegenüber auftreten?
In den Zeiten wachsender Technisierung, verminderter Kontakthäufigkeit und stän
dig steigender persönlicher Geschwindigkeit wird es umso wichtiger, sich abzuheben
und die eigenen Mandanten anders zu betreuen als andere Kanzleien es tun. Dies gilt
neben dem persönlichen Gespräch in der Kanzlei auch für den telefonischen Kontakt,
denn auch dieser legt einen wichtigen Grundstein für die weitere Zusammenarbeit.
Im Training wird die persönliche Außenwirkung am Telefon veranschaulicht und
Strategien für eine lösungsorientierte Kommunikation und Mandantenorientierung
erarbeitet.
Inhalte
– Schaffen Sie einen freundlichen und serviceorientierten Eindruck von der Begrüßung
bis zur Verabschiedung!
– Wie Sie das Gespräch steuern können
– Wie gehe ich richtig mit Rückrufen, Durchstellen und telefonischen Zusagen um?
– Wie bleibe ich auch in schwierigen Situationen souverän (z. B. Beschwerden)?
10MODUL 6
PERSÖNLICHES UND STÄRKEN
ORIENTIERT ES STRESSM ANAGEMENT
Gerade in Zeiten, in denen Qualität, Kostenbewusstsein und Geschwindigkeit einen
hohen Stellenwert einnehmen und wir uns den veränderten Arbeitssituationen konse
quent anpassen müssen, haben wir schon manchmal das Gefühl im Dreieck zu sprin
gen. Dieser Workshop möchte Sie sensibilisieren, Ihre inneren Stärken und Stolpersteine
zu entdecken und diese zugunsten des eigenen inneren Wohlbefindens zu stabilisieren.
Sie lernen entsprechend Ihrer Persönlichkeitsstruktur Ursachen für Stress zu minimie
ren. Weiter wird ein Handwerkskasten mit Tipps und Tricks und Strategien erarbeitet,
der im Stressnotfall sofort einsetzbar ist.
Inhalte
– Was ist Stress überhaupt?
– Welche inneren Stressoren wirken auf mich? Eigener Anspruch, innerer Zeitdruck,
persönliche Antreiber; wie kann ich mich selbst positiv beeinflussen? Veränderung
der inneren Stressquellen
– Entspannungstipps für die Arbeit und zu Hause
MODUL 7
ÜBUNGSTAG
In Modul 7 widmen wir uns der Transfersicherung. Gemeinsam werden Handlungsalter
nativen und/oder Maßnahmenpläne für möglich Stolpersteine aus der Umsetzungsphase
entwickelt. Sie lernen entsprechend ihrer Persönlichkeitsstruktur Ursachen für Stress zu
minimieren. Tipps, Tricks und Strategien werden erarbeitet, die im Stressnotfall sofort
einsetzbar sind.
Inhalte
– Besprechen von Fallbeispielen
– Kollegiale Beratung
– Gemeinsames Bearbeiten der Alltags-Stolpersteine
11Entweder per Fax: 0391/405 54-20 oder E-Mail an info@ sam-studien-akademie.de
ANMELDUNG SAM 732
Hiermit melde/n ich/wir für das 7-tägige Seminar Fortbildung zum/zur Kanzleimanager/in in
Magdeburg, HAUS DER STEUERBERATER, Zum Domfelsen 4, 39104 Magdeburg verbindlich an
(Angaben bitte in Blockschrift):
Name, Vorname
Berufsbezeichnung
E-Mail
Weitere Teilnehmer bitte auf einem gesonderten Blatt als Anlage beifügen.
I ch bin Mitglied des Steuerberaterverbandes Niedersachsen Sachsen-Anhalt e. V., Mitglieds-Nr.
. Die Gebühr von 1.750 Euro zzgl. 19 % USt./Teilnehmer soll von meinem/
unserem hinterlegten Konto bzw. neuen Konto sh. unten per Lastschrift eingezogen werden.
Die Gebühr von 1.900 Euro zzgl. 19 % USt./Teilnehmer soll von meinem/unserem hinterlegten Konto
bzw. neuen Konto sh. unten per Lastschrift eingezogen werden.
Bei Änderung der Bankverbindung bitte ausfüllen:
IBAN DE
BIC
Kontoinhaber
Wenn abweichend vom Rechnungsempfänger
Datum, Unterschrift
Nur mit Stempel und Unterschrift des Rechnungsempfängers gültig
Bitte beachten Sie, dass wir für diese Seminarreihe eine kostenlose Stornierung nur berücksichtigen können, wenn
sie uns drei Wochen vor dem ersten Termin vorliegt. Anschließend fällt die volle Gebühr an. Bitte benutzen Sie das
beigefügte Anmeldeformular. Die Teilnehmerzahl ist auf 12 Personen begrenzt. Sollten wir Ihre Anmeldung wegen
Überbuchung des Seminars ausnahmsweise nicht berücksichtigen können, werden wir Sie benachrichtigen. Anmelde
bestätigungen werden nicht verschickt.Sie können auch lesen
