ZOOM-KURZANLEITUNG FÜR EXTERNE

ZOOM-KURZANLEITUNG
          FÜR EXTERNE
1. Der Start
Zoom ist ein Service für Videokonferenzen, die über das Internet geführt werden (Cloud Service). Die
EKD nutzt Zoom als geschlossene Benutzergruppe.
EKD-Nutzerinnen und -Nutzer können Externe also Sie zur Konferenz einladen. Dazu erhalten Sie
eine Einladung mit einem Link für die virtuelle Raumnummer.

2. Die Einladung
Der Organisator oder die Organisatorin schickt Ihnen eine Einladung für eine Video-Konferenz. Diese
Einladung ist in einem Link enthalten. Der Link befindet sich entweder in einer E-Mail oder in einer
Outlook-Einladung.

Der gelb markierte Link ist der Einladungslink, dem Sie im Regelfall folgen. Wenn Sie das erste Mal
eine Zoom-Einladung erhalten, wird zunächst die Software installiert (siehe Schritt 3). Für alle
weiteren Einladungen reicht dann der Klick auf den Link – dieser Klick führt Sie direkt in den
virtuellen Meeting-Raum.

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Die Telefonnummern in der Einladung nutzen Sie, wenn Sie nicht über den Computer, sondern über
Telefon an der Konferenz teilnehmen möchten. Wählen Sie eine der Telefonnummern (Zum Beispiel
069-7104-9922) und folgen Sie den Anweisungen des Sprachassistenten. Sie werden aufgefordert,
die Meeting-ID einzugeben und mit # abzuschließen. Danach hören Sie alle Teilnehmer und
erscheinen im Meeting als „per Telefon zugeschaltet“.

3. Das Registrieren und der Test
Zoom kann von externen Nutzer*innen als kostenlose Version eingesetzt werden – allerdings müssen
Sie sich registrieren und die Meeting-Software installieren. Das geschieht weitgehend automatisiert,
unterscheidet sich aber je nach Browser und Betriebssystem. Im Anhang finden Sie die detaillierten
Installationshinweise.

Wir empfehlen, die Installation bereits einige Zeit vor dem Meeting durchzuführen. Sie können den
Meeting-Link dafür nutzen, das Meeting hat dann noch keine Teilnehmer*innen. Nach der
Installation können Sie in aller Ruhe die Funktionstests durchführen und sich mit den Schaltflächen
vertraut machen.

Video-Test: Wenn Sie aber sich selbst sehen, funktioniert Ihre Kamera. Überprüfen Sie Winkel des
Laptops, Hintergrund und Beleuchtung.

Audio-Test für Lautsprecher und Mikrophon:
   - Klicken Sie in das Videofenster und dann auf den Pfeil rechts neben dem „Stummschalten“-
       Symbol. Es fährt ein Menü herauf, in dem Sie nun bitte auf „Audio Optionen“ klicken.
   - Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auf „Audio testen“ klicken
   - Es öffnen sich nun die Zoom-Audio-Einstellungen

Hier finden Sie Testknöpfe sowohl für die Lautsprecher als auch für das Mikrofon.
     - Beim Klick auf „Tontest“ ertönt ein Signalton – das ist auch der „Klingelton“, wenn Sie einen
         Video-Anruf erhalten.
     - Ein Klick auf „Mikrotest“ startet eine Aufnahme. Auf der Schaltfläche steht nun „Aufnahme“.
         Sie können nun etwas sagen, etwa „1, 2, 3, Test“. Die Aufnahme dauert einige Sekunden,
         danach wird sie automatisch abgespielt.
Sie sind nun bereit für Ihr erstes echtes Meeting. Um das Test-Meeting zu verlassen, klicken Sie im
Zoom-Fenster unten rechts auf „Meeting verlassen“ und dann auf „Das Meeting für alle beenden“.

4. Konferieren
Wenn Sie über den Einladungslink das Meeting aufrufen, erscheint die Schaltfläche „Per Computer
dem Audio beitreten“. Diesen blau hinterlegten Link klicken Sie an und betreten damit den virtuellen
Meetingraum.

Sobald Sie das Meeting betreten, sehen die Anwesenden Ihren Namen in der Teilnehmerliste und Ihr
Videobild oder einen Platzhalter. Ein Meeting betreten Sie stets in der „Sprecheransicht“ – das
bedeutet, Sie sehen den jeweils aktiven Sprecher groß im Bild, alle anderen Teilnehmer verkleinert.
Sie können aber im Videofenster oben rechts auf die „Galerieansicht“ umschalten (die Schaltfläche
ist hier vergrößert dargestellt), um alle Teilnehmer gleich groß zu sehen. Im Test-Anruf steht diese
Option nicht zur Verfügung, das Sie allein im Raum sind.

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Ihr wichtigstes Steuerungsfeld ist die Menüleiste. Dort finden Sie diese Schaltflächen (von links nach
rechts)
    - Stummschalten: Wenn das Mikrofon durchgestrichen ist, sind Sie nicht zu hören
        (stummgeschaltet). Ist es nicht durchgestrichen, können die Teilnehmenden Sie hören
    - Video starten: Wenn das Videosymbol durchgestrichen ist, sind Sie nicht zu sehen. Ist es
        nicht durchgestrichen, können die Teilnehmenden Sie sehen.
    - Die kleinen Pfeile neben diesen Symbolen öffnen jeweils ein Menü für Einstellungen und
        Textmöglichkeiten
    - Teilnehmer verwalten: Hier können Sie andere Teilnehmer stummschalten (wichtig für
        Organisator*innen)
    - Bildschirm freigeben (6. Symbol von links, grün): Hier können Sie Ihren Desktop mit den
        anderen teilen. Klicken Sie auf das Symbol, wählen Sie die passende Bildschirmansicht aus
        und klicken Sie auf „teilen“
    - Chat: Schreiben Sie an alle oder an den oder die Moderator*in. Sehr hilfreich in großen
        Gruppen, um etwa während einer Präsentation Fragen zu stellen oder um bei technischen
        Schwierigkeiten dem oder der Moderator*in ein Signal zu geben
    - Meeting verlassen (ganz rechts, rot): Hier verlassen Sie das Meeting (das Meeting bleibt für
        die anderen bestehen)

5. Allgemeine Tipps
• Nehmen Sie sich vor dem Einwählen Zeit. Richten Sie die Kamera etwa auf Augenhöhe aus,
   kontrollieren Sie Ihr Bild im Video. Im Unterschied zur Telefonkonferenz sind auch der
   Hintergrund, der Schreibtisch, Bilder an der Wand oder persönliche Gegenstände sichtbar.
   Entfernen Sie insbesondere vertrauliche Informationen aus dem Bildbereich.

• Testen Sie Beleuchtung und Akustik: Ungünstig sind rückwärtige helle Fenster, Sonnenstrahlen
   und starke Kontraste; ebenso Hall-Effekte und störende Nebengeräusche.

• Teilnehmende, die gerade nicht sprechen, sollten ihr jeweiliges Mikrofon deaktivieren. So wird
   verhindert, dass sich die Nebengeräusche summieren.

• Die akustische Übertragungsqualität ist besser, wenn Sie ein Headset benutzen.

• Schließen Sie die Tür und geben Sie einen Hinweis an Ihre Kollegen und Kolleginnen oder an
   Haushaltsmitglieder "Achtung Videokonferenz". So vermeiden Sie, dass Unbeteiligte durchs Bild
   gehen, laut reden oder telefonieren.

Datenschutz-Hinweise:
Bei EKD-Videokonferenzen werden für die Audio- und Videokommunikation Server in Deutschland (mit
Rückfallmöglichkeiten durch Server in Österreich und der Schweiz) genutzt. Der Anbieter
Connect4Video hat sich den EKD-Datenschutzgesetzen unterworfen und u.a. sein IT-
Sicherheitskonzept vorgelegt.

Das Mitschneiden von Videokonferenzen darf nur mit Einverständnis aller Teilnehmerinnen und
Teilnehmer erfolgen! Der oder die Organisator*in muss vor dem Aufzeichnen um Erlaubnis fragen,
und selbstverständlich können Sie jederzeit untersagen, dass Sie in Ton oder Bild aufgezeichnet
werden. Das gilt auch für Screenshots.

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6. Anhang – Installation für verschiedene Browser und
   Betriebssysteme
Zoom-Installation auf Windows mit Firefox (Kopie aus dem Handbuch, um Bilder ergänzen)

Nach dem Öffnen der Meeting-Seite erscheint die Meldung, dass die Datei „Zoom_Launcher.exe“
heruntergeladen werden soll. Bestätigen Sie mit „Datei speichern“.

Als Zeichen dafür, dass der Download beendet ist, färbt sich der Download-Pfeil oben in der Firefox-
Menüleiste blau. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste Ihrer Downloads angezeigt zu bekommen.
Klicken Sie auf „Zoom_Launcher. exe“. Nun wird die Zoom-App installiert. Hinweis: Je nach den
Einstellungen in Ihrem Computer können Warnmeldungen von Windows oder der Firewall
erscheinen, in denen Sie z. B. mit „OK“, „Ausführen“ oder „Zulassen“ bestätigen müssen, dass Sie die
Installation der Software erlauben möchten.

Nach der Installation der Zoom-App erscheint eine BrowserMeldung, in der Sie „Zoom Meetings“ als
Standard-Anwendung für die Einladungs-Links festlegen. Setzen Sie das Häkchen bei „Auswahl für
Zoom-Meeting-Links speichern“ und klicken Sie auf „OK“.

Als nächstes erscheint ein Fenster mit dem Hinweis „Connecting“ – die Verbindung zum Meeting
wird hergestellt.

Vor dem Beitritt zum Meeting werden Sie noch aufgefordert, Ihren Namen einzugeben – die anderen
Teilnehmer sollten schließlich wissen, wie sie Sie ansprechen sollen. Geben Sie Ihren Namen ein und
bestätigen Sie mit „Join“. Wenn die Verbindung steht, öffnet sich das Zoom-Fenster, und Sie sind im
Meeting.

Zoom-Installation auf Windows mit Chrome

Nach dem Öffnen der Meeting-Seite erscheint eine Schaltfläche „Click Zoom_Launcher.exe“. Klicken
Sie auf die Schaltfläche, um die Zoom-Anwendung zu installieren.
Hinweis: Je nach den Einstellungen in Ihrem Computer können Warnmeldungen von Windows oder
der Firewall erscheinen, in denen Sie z. B. mit „OK“, „Ausführen“ oder „Zulassen“ bestätigen müssen,
dass Sie die Installation der Software erlauben möchten.

Nach der Installation der Zoom-App erscheint ein Fenster mit dem Hinweis „Connecting“ – die
Verbindung zum Meeting wird hergestellt.

Vor dem Beitritt zum Meeting werden Sie noch aufgefordert, Ihren Namen einzugeben – die anderen
Teilnehmer sollten schließlich wissen, wie sie Sie ansprechen sollen. Geben Sie Ihren Namen ein und
bestätigen Sie mit „Join“. Wenn die Verbindung steht, öffnet sich das Zoom-Fenster, und Sie sind im
Meeting.

Zoom-Installation auf Windows (Internet Explorer)

Nach dem Öffnen der Meeting-Seite erscheint eine Schaltfläche „Launch Zoom“. Klicken Sie auf die
Schaltfläche, um die Zoom-Anwendung zu installieren.
Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Datei „Zoom_ Launcher.exe“ ausgeführt werden soll.
Bestätigen Sie mit „Ausführen“. Hinweis: Je nach den Einstellungen in Ihrem Computer können

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Warnmeldungen von Windows oder der Firewall erscheinen, in denen Sie z. B. mit „OK“, „Ausführen“
oder „Zulassen“ bestätigen müssen, dass Sie die Installation der Software erlauben möchten.
Als nächstes erscheint ein Fenster mit dem Hinweis „Connecting“ – die Verbindung zum Meeting
wird hergestellt.

Vor dem Beitritt zum Meeting werden Sie noch aufgefordert, Ihren Namen einzugeben – die anderen
Teilnehmer sollten schließlich wissen, wie sie Sie ansprechen sollen. Geben Sie Ihren Namen ein und
bestätigen Sie mit „Join“. Wenn die Verbindung steht, öffnet sich das Zoom-Fenster, und Sie sind im
Meeting.

Zoom-Installation auf Mac mit Safari oder Firefox

Nach dem Öffnen der Meeting-Seite erscheint die Systemmeldung, dass kein Programm zum Öffnen
des Links gefunden wurde. Klicken Sie nicht auf „App Store durchsuchen“, denn die App ist nicht im
App Store hinterlegt. Klicken Sie stattdessen auf „Abbrechen“. Klicken Sie nun im Browser-Fenster
auf „Download & run Zoom“. Bestätigen Sie die folgende Warnmeldung mit „Fortfahren“.
Die Zoom-Software wird nun installiert. Nach der Installation klicken Sie bitte erneut auf den Link in
der Einladungs-E-Mail. Es folgt die Meldung „Connecting“ – die Verbindung zum Meetingraum wird
aufgebaut.

Vor dem Beitritt zum Meeting werden Sie noch aufgefordert, Ihren Namen einzugeben – die anderen
Teilnehmer sollten schließlich wissen, wie sie Sie ansprechen sollen. Geben Sie Ihren Namen ein und
bestätigen Sie mit „Teilnehmen“. Wenn die Verbindung steht, öffnet sich das Zoom-Fenster, und Sie
sind im Meeting.

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