5S Data: Setz dich auf deine 5 Buchstaben und organisiere deine Daten! - Vortragender: Kevin Lang Mittwoch, 27.01.2021 - Zenodo

5S Data: Setz dich auf deine 5 Buchstaben
      und organisiere deine Daten!
          Vortragender: Kevin Lang
            Mittwoch, 27.01.2021

5S Data: Ursprung
   • 5S stammt aus den Konzept von „Kaizen“ aus dem Toyota-
     Produktionssystem, welches soviel bedeutet wie:
     „Die Handlung, Schlechtes besser zu machen.“
      1 Seiri (整理)              Sort           Aussortieren
      2 Seiton (整頓)             Set in Order   Aufräumen
      3 Seisō (清掃)              Shine          Arbeitsplatzsauberkeit
      4 Seiketsu (清潔)           Standardize    Anordnung zur Regel machen
      5 Shitsuke (躾)            Sustain        Alle Punkte einhalten und verbessern

   • Übernommen in Unternehmen wie Boeing oder Hewlett-Packard
   • Bezug zu Forschungsdaten 2019 von University of Helsinki geschaffen
   • 5S Data Week vom 18. bis 22.01.2021 von TKFDM veranstaltet

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                                         2

5S: 1) Sort

     • Ziel:
            ➢ Zeitgewinnung bei der Suche
            ➢ Gewinnung von mehr Datenspeicher

     • Umsetzung:
            ▪ Unnötige Dateien/Ordner
              löschen, oder für geplante
              Löschung markieren
            ▪ Von temporären Dateien
              frei halten

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                    3

Löschung, Markierung und Unterbindung

                                                     .gitignore

                                Quelle: zapier.com   Quelle: GitHub

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                         4

5S: 2) Set in Order

 • Ziel:
        ➢ Ein System aufbauen um
          Arbeitsvorgänge zu vereinfachen

 • Umsetzung:
        ▪ sinnvolle Ordnerstrukturen
        ▪ Namenskonventionen
        ▪ Strukturen und Ausnahmen
          dokumentieren

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data               5

Ordnerstrukturen
Schlechtes Beispiel:              Gutes Beispiel:

  TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                     6

Regeln für Ordnerstrukturen

   • Klare, hierarchische Strukturen orientiert an Inhalten
     und Vorgängen
   • Kurze nachvollziehbare Namen
   •          : 7 Ordner in die Breite, 3 Ordner in die Tiefe

                                                       Rohdaten
                                            Daten
                                                      ausgewertete
                                Projekt
                                                         Daten
                                          Dokumente

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                        7

Probleme bei Namen
                                                                  Picture#2_v01!.jpg

Quelle: 20px.com

                                      Quelle: stackoverflow.com

      TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                                    8

Namenskonventionen

Technisch:                                     Inhaltlich:
   ▪ Keine Sonderzeichen (wie !?:#,*;~.)         ▪ Zeitstempel
   ▪ "_" oder "–" anstatt Leerzeichen            ▪ Autor*in, Organisation
   ▪ Keine Umlaute oder ähnliches                ▪ Kategorie
     (ü, ö, ä, ß, é, ç, …)                       ▪ Titel
   ▪ Keine Großbuchstaben                        ▪ Version (v001..v999, approved,
   ▪ Max. 256 Zeichen (inkl. Pfad zur Datei)       submission, alpha, final, …)

➢ Beispiele:
       ▪ vfu_uebersicht_v04.csv
       ▪ 20201104_tkfdm_fact_sheet_open_source_software.pdf
 TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                                      9

5S: 3) Shine

            • Ziel:
                    ➢ Qualität erhalten und ggf. anpassen
                    ➢ Dokumentieren und verständlich halten

            • Umsetzung:
                    ▪ Vorgänge kontrollieren und
                      selber durchsetzen
                    ▪ Regelmäßige Routinen

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                 10

Routinen einführen

                                ✓ Kein Datenmüll
                                  auf Desktop?
                                ✓ Alles zugeordnet?
                                ✓ Richtige
                                  Benennung?
                                ✓ ToDos markiert?

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                         11

5S: 4) Standardize

        • Ziel:
               ➢ Prozesse und Termine etablieren
               ➢ Zusammenarbeit ermöglichen

        • Umsetzung:
               ▪ Best-Practices, Leitlinien und
                 Regeln dokumentieren
               ▪ Standard Operating Procedure
                 (SOP), Diskussion mit Kolleg*innen,
                 Verantwortlichkeiten klären

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                          12

Standard Operating Procedure (SOP)

 •    Struktur der Ordner
 •    Erlaubte Formate
 •    Bezeichnung der Ordner und Dateien
 •    Ablegungsorte und Beschaffungsmaßnahmen
 •    Rechte und Pflichten zur Nutzung und Erweiterung
 •    Anwendung internationaler und/oder disziplinspezifischen Standards

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                              13

Organisationen für Standardfestlegungen

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data   NFDI: https://www.youtube.com/watch?v=x3Cvn1vNQ98   14

5S: 5) Sustain

      • Ziel:
             ➢ Mit Selbstdisziplin und durch Gewohnheit entwickeltes System erhalten

      • Umsetzung:
             ▪ Workshops, Übungseinheiten
             ▪ Einweisung neuer Mitarbeiter*innen
             ▪ Neue Methoden/Technologien

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                                          15

Workshops und Feedback

   • Regelmäßige Workshops für Vorstellung
     der Organisation und Dokumentation
   • Umgang mit Werkzeugen erklären (z.B.
     Konsolenbefehle, GitLab, LaTeX, eLabFTW)
   • Neue Methoden und Technologien diskutieren

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                     16

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data

Quellen
  • Forschungsdatenmanagement und das TKFDM:
         ▪     Portal von TKFDM
         ▪     TKFDM Community auf Zenodo
         ▪     5S Data Week

  • 5S DATA:
         ▪     https://www.helsinki.fi/en/research/organizing-data-folders-with-5sdata-method
         ▪     https://www.rd-alliance.org/organizing-data-folders-5sdata-method
         ▪     https://kanbanize.com/de/lean-management-de/wert-verschwendung/was-sind-die-5s-in-lean

  • Stockimages mit CC0 Lizenz von:
         ▪     pixabay.com
         ▪     unsplash.com
         ▪     publicdomainvectors.org

TKFDM Coffee Lecture: 5S Data                                                                           18