Airbus optimiert sein Travel-Management mit ExenseFlo
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Airbus optimiert sein Travel-Management
mit ExenseFlo
Fallstudie - Zusammenfassung
Die Herausforderung Die Ergebnisse
l l Roll Out bei 20.000 Angestellten innerhalb von nur
Das effiziente Management von Back-Office Prozessen für
Reisen von Angestellten 4 Monaten
l l
Die Reduzierung von Reisekosten ohne Einschränkung der Abwicklung von fast 70.000 Reisekostenabrechnungen im
Bedürfnisse ersten Jahr
l l
Die Schaffung von Transparenz im Hinblick auf Reisekosten Durchschnittliche Direktersparnis von EURO 52,- pro
und Spesen, um Managemententscheidungen zu Abrechnung durch Antragskorrekturen im ersten Jahr
l Mehrwertsteuerrückerstattungen entsprechen 1% der
optimieren
gesamten Reisekosten
Die Lösung
l Ein zentral betreuter Service, der dynamische
Reisekostenkontrolle bietet
l Die konsequente Einsetzung der Reiserichtlinien über alle
beteiligten Unternehmenseinheiten hinweg
l Die Reduzierung von Reisekosten und Spesen als Resultat
infolger einer effizienten Kostenkontrolle
l Optimierter Cash Flow durch maximierte Rückerstattung
der Mehrwertsteuer
l Reduzierung der Prozesskosten über alle Beteiligten
hinweg, vom Reisenden über das Management bis zur
Abrechnungsstelle
Managed Service von Reisekosten- und Spesenabrechnungen
l Prozessmanagement l Workflow-Management mit
l Integrierte Reisekosten- und transparentem Antragstatus
Spesenabrechnung l Zahlungsservice an Reisende
l Verbesserte Datenerfassung l Datenkonsolidierung
l Zentrale Datenkontrolle und l Logistiklösungen
–Korrektur l Berichtswesen
l Direkte Kommunikation mit dem l Elektronische Belegarchivierung und
Reisenden Scanservice
l Benutzerfreundlicher l Integrierte
mehrsprachiger Helpdesk Mehrwertsteuerrückvergütung
1„Die Zusammenarbeit mit Meridian ermöglicht es
Airbus, mit echten Experten für Kostenreduzierung und
Mehrwertsteuerrückvergütung zusammenzuarbeiten“.
Marie-Laure Moncamp
Head of Travel Management
Airbus in Frankreich
Über Airbus Absicht war es, diese Ziele durch die Implementierung
Mit mehr als 7000 von internationalen Kunden bestellten automatisierter Lösungen für die Back-Office Abwicklung,
Flugzeugen ist Airbus weltweit führend im Segment des zivilen Helpdesk für Reisende, integrierte Mehrwertsteuer- und
Luftverkehrs. Weltweit beschäftigt Airbus 57.000 Mitarbeiter und Spesenerstattung und effektives Reporting umzusetzen.
betreibt 16 Produktionsstätten in Europa. Airbus in Frankreich
besteht aus der in Toulouse ansässigen Airbus Central Entity (ACE) U.Go sah sich u.a. folgenden Herausforderungen gegenüber:
mit über 4.000 Beschäftigten und Airbus France (AIF) mit 16.000 l Unterschiedliche Prozesse und Tools
Angestellten an vier Standorten (Toulouse, Nantes, St. Nazaire, l
Heterogene Datenquellen
Meaulte). Die Firma hat ein globales Netzwerk von über 200 l Fragmentarische Zulieferer-Basis
Kunden, mehr als 15.000 Zulieferern weltweit und fast 80.000 l Dezentrale Entscheidunsprozesse
Reisekostenabrechnungen pro Jahr. l Unterschiedliche Reiserichtlinien, sogar innerhalb eines
einzigen Landes
l Geringe Übersichtlichkeit und Transparenz
l Steigende Reisekosten
Die Herausforderung annehmen
Als Teil der Restrukturierung benötigte Airbus einen Parter um
seine Betriebsprozesse zu konsolidieren,Kosten zu reduzieren und
die Kosten transparenter zu machen. Dies geschah durch die
Anwendung automatisierter Lösungen für die Abwicklung im
Back-Office – Datentransfer, Kostenmanagement, Helpdesk,
Mehrwertsteuerrückerstattung und Reportmöglichkeiten für das
Management. Nach einer Ausschreibung wurde Meridian’s
Expenseflo als die ideale Lösung identifiziert und ausgewählt, um
Die Herausforderung
eine perfekt abgestimmtes Travel Management zu gewährleisten.
2005 startete Airbus ein globales Projekt mit dem Ziel, ihr
firmeneigenes Reisemanagement zu verbessern. Das Projekt hieß
U.Go: Leistungen wie die Reisebuchung und das Einreichen von
„Durch den Beitrag zum Doppelziel von
Reisekostenanträgen sollten optimiert werden. Kosteneffektivität und
Endbenutzerzufriedenheit hinsichtlich
Unter anderem verfolgte dieses Projekt folgende Ziele:
des Reisemanagement, hat Meridian
l Konsolidierung von Daten, Tools und Prozessen
l Höhere Eigenverantwortung der Nutzer
Airbus zu einem erstklassigen Prozess
l Stärkere Kostentransparenz verholfen, der sich durch
l Aussagekräftige Analysen und Berichte die Mehrwertsteuerrückerstattung
l Reduzierung der Reise- und Spesenkosten selbst finanziert.“
l Zentralisiertes Management
James Westgarth
Deputy Head of
Global Travel Management
2Expenseflo bietet dem Reisenden Übersicht und
Vertrauen in die Abwicklung.
Die Lösung Ein Schlüssel in der Sicherstellung der Eigenverantwortlichkeit des
Expenseflo hat Airbus geholfen, einen einzigen Back-Office Reisenden und dessen Zufriedenheit ist der an Kommunikation
Prozess einzurichten, der die Daten von der Reisebuchung, dem und Transparenz orientierte Prozess. Zu jedem Zeitpunkt der
Kostenmanagement und der Kreditkartendaten zusammenführt. Abwicklung wird dem Angestellten der Status seines
Es wurde ein zentraler Platz für Kosten- und Prozessmanagement Kostenantrages mitgeteilt. In der Vergangenheit geschah die
geschaffen. Abwicklung völlig manuell, mit wenig oder überhaupt keiner
Kommunikation mit dem Angestellten. Von dem Zeitpunkt der
Mit der Fachkenntnis von Meridian’s Service Team wurde eine Antragsstellung bis zur Kostenerstattung auf dem Konto des
erstklassige „end-to-end“-Abwicklung eingerichtet, die die Reisenden lagen alle Informationen in einer Art Black Box.
reibungslose und effiziente Durchführung von elektronischen und Expenseflo gibt dem Reisenden völlige Transparenz und damit
nichtelektronischen Kostenforderungen vom Einreichen bis zur Vertrauen in die Abwicklung. Dies führte dazu, dass die
Auszahlung sicherstellt. Expenseflo bietet Airbus erstklassige Zufriedenheit der Airbusangestellten mit dieser Lösung
Leistungen hinsichtlich seinem SAP TM System und anderen bedeutend gestiegen ist.
Zulieferern, um eine volle Prüfung und Regelüberwachung aller
Reisekosten zu gewährleisten. Erstattung der Mehrwertsteuer
Expensflo integriert nahtlos die Identifizierung und Erstattung von
Expensflo liegt eine hundertprozentige Überprüfung aller von Mehrwertsteuer, was zur tatsächlichen Effizienz und Ersparnis
Geschäftsreisenden beantragten Reisekostenerstattungen erheblich beiträgt. Meridian ist der unbestrittene Weltmarktführer
zugrunde. Durch die Prüfung der physischen Belege gegen die in Sachen Mehrwertsteuereridentifizierung und –rückerstattung
beantragte Summe können Fehler, die aus Missachtung der und durch die Kombination von VATflo und Expenseflo profitiert
Reiserichtlinien, aber auch durch einfache Falscheingaben Airbus von beachtlichen Summen an erstattungsfähiger
resultieren, identifiziert und behoben werden. Diese Mehrwertsteuer, Summen die nie zuvor zurück gefordert wurden.
Berichtigungen haben beachtliches Einsparpotential offen gelegt.
Jede Korrektur wird dem betreffenden Mitarbeiter kommuniziert, The Benefits
so dass dieser versteht und lernt, aus welchen Gründen
Änderungen vorgenommen und wie die Reiserichtlinien Die Vorteile
eingehalten werden.
l Bedeutende Reduzierung der Wartezeit von Einreichen des
Antrags bis zur Rückerstattung
l Klare, konsequente und unabhängige Einhaltung der
Potentielle Ersparnis pro Reiserichtlinien
Spesenabrechung l Mehrsprachiger Helpdesk
l Volle Transparenz hinsichtlich des Antragsstatus
€52
Airbus Genehmigungsprozess
€19 l Einfacher „Ein Klick“ Genehmigungsprozess
l Erweiterte Kontrolle und Transparenz
l Hundertprozentige Prüfung bereits vor der Genehmigung
l Bedeutende Zeitersparnis im Genehmigungsprozess
Automatisierung Voller Reisekostenservice
3Airbus Verwaltung Die wichtigsten Ergebnisse:
l Steigerung der Effizienz und Reduzierung der Prozesskosten
l 5% Kostenersparnis auf die gesamten
l Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer
Reisekosten
eines Antrags von 15 Tagen auf weniger als 4,5 Tagen
l 1% der Reisekosten wurden zur
l Bearbeitung von 85% aller Anträge innerhalb von 3 Tagen
l
Mehrwertsteuerrückerstattung geführt
Klare, konsequente und unabhängige Einhaltung der
l Reduzierung der Kostenerstattung von
Reiserichtlinien
15 auf 4,5 Tage
l 85% aller Anträge werden innerhalb 3
Airbus Management
l
Tagen bearbeitet
Integrierte inländische und ausländische
l Verbesserte Einhaltung der
Mehrwertsteuererstattungen entsprechen 1% der
Reiserichtlinien
Reisekosten
l Steigerung der Mitarbeiterakzeptanz
l Verbesserte Benutzerzufriedenheit und Einhaltung der
und Prozesstransparenz
Reisekostenrichtlinien
l Prozessvereinheitlichung über alle
l Reduzierung von Betriebs- und Verwaltungskosten
l
Unternehmenseinheiten hinweg
Transparenz aller tatsächlichen Ausgaben
l Aussagekräftiges Reporting zur
l Einsicht in das tatsächliche Reiseverhalten der Mitarbeiter.
optimalen Steuerung und als
Im ersten Jahr wurden 20 – 25 % aller Anträge identifiziert,
Grundlage von strategischen
in denen die Reiserichtlinien nicht vollständig
Entscheidungen des Managements
eingehalten wurden.
l Transparenz und aussagekräftige Reports in allen Bereichen
ermögichen strategische Entscheidungen.
Tax Prozessdauer
l Comprehensive VAT compliant reporting on
15
recoverable VAT expenses 15
l Accurate local VAT calculated reports
l
10
Maximised recovery of T&E VAT
l Reliable data
l Fiscal protection 5
4.5
Finance
0
l Reduced actual T&E spend by 5%
l VAT recovery (cash inflow), 1% of total T&E spend mit Expensflo ohne Expensflo
l Reduced administration costs
l For every €1 spent on this solution over €6 have been
returned in direct savings.
4Chicago • Dublin • Hamburg • London • Milan • St Petersburg • New York • Paris • Stockholm • San José • Tokyo • Barcelona
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T: +353 1 4590 500 F: +353 1 4590 540 E: ireland@meridianglobalservices.com
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