Anwenderdokumentation - FORMEL 1 TIME Management (ATOSS) Jahreswechsel 2020 / 2021 - CARDIS Reynolds
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CARDIS Reynolds Anwenderdokumentation FORMEL 1 TIME Management (ATOSS) Jahreswechsel 2020 / 2021
Anwenderdokumentation FORMEL 1
Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
INHALTSVERZEICHNIS
FORMEL 1 TIME Management ................................................................................................................ 3
Allgemein............................................................................................................................................. 3
Automatische Jahreswechselarbeiten ............................................................................................ 3
Manuelle Jahreswechselarbeiten .................................................................................................... 3
Autohäuser mit Barcode und PCS-Terminals .................................................................................. 4
Autohäuser ohne Barcode mit PCS- / Daky-Terminals .................................................................... 4
Sonderauftragsnummern für W-Zeiten anlegen ..................................................................................... 5
PCS-Terminals mit / ohne Barcode-Leser ............................................................................................ 5
Allgemein ......................................................................................................................................... 5
Ablauf .............................................................................................................................................. 5
Schnittstelle FORMEL 1 ................................................................................................................... 6
Hersteller BMW Group .................................................................................................................... 7
Stempelung auf Aufträge mit PCS-Terminal ....................................................................................... 8
Jahreswechsel durchführen ............................................................................................................ 8
Allgemein............................................................................................................................................. 9
Problematik ..................................................................................................................................... 9
Problem ½ Tag wird vom Gleitzeitkonto abgezogen....................................................................... 9
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 2 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1
Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
FORMEL 1 TIME MANAGEMENT
ALLGEMEIN
In diesem Dokument finden Sie Hinweise und Informationen zum Jahreswechsel der ATOSS-
Zeiterfassung.
AUTOMATISCHE JAHRESWECHSELARBEITEN
Die Stempeluhren wechseln selbständig in das neue Jahr.
Das Urlaubssaldo der Mitarbeiter wird automatisch umgebucht (von Saldo UL1 auf UL2).
Die Mitarbeiter bekommen automatisch den Urlaubspruch, der unter „Jährlicher
Urlaubsanspruch“ im Personalstamm hinterlegt ist, auf den aktuellen Urlaubssaldo (UL1)
gutgeschrieben.
Wird Urlaub genommen, wird automatisch zuerst der Vorjahresurlaub (UL2) abgebaut, dann
der aktuelle Urlaub (UL1).
Das aktuelle Gleitzeitguthaben bleibt erhalten, soweit nicht unter „Saldenregel“ andere
Einstellungen getroffen wurden.
MANUELLE JAHRESWECHSELARBEITEN
Vorgehensweise zur Urlaubseingabe für halbe Feiertage wie „Heiliger Abend“ und „Silvester“ (siehe
unten).
Für die Stempelungen von Aufträgen aus FORMEL 1 ist folgendes zu beachten:
Die FORMEL 1-Auftragsnummer (z. B. 209069) wird mit einer sechsstelligen Erweiterung (=Postfix)
versehen (z. B. „050101“) und an ATOSS übermittelt. Innerhalb von ATOSS nennt man diese erweiterte
Auftragsnummer „Kostenträger“. Auf diesen Kostenträger (z.B. 209069050101) wird gestempelt und
die Stempelungen werden an das DMS zurückgemeldet.
AUFBAU DES KOSTENTRÄGERS
Der Kostenträger umfasst nicht nur die Auftragsnummer, sondern auch Jahreszahl, Firma und
Filialnummer und ist dadurch ein eindeutiger Schlüssel:
BEISPIEL
Kostenträger = AuftragsnummerJJFFff
JJ =
FF =
ff =
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 3 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1 Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS) AUTOHÄUSER MIT BARCODE UND PCS-TERMINALS Hier wird die Jahreszahl im Barcode automatisch richtig eingelesen, da dieser den kompletten Kostenträger umfasst. Auch Aufträge aus dem Vorjahr können also ohne weiteres im neuen Jahr gestempelt werden. Sonderauftragsnummern wie „12000000“ für Leerlauf werden als Barcode gescannt und haben keine Jahreszahl im Kostenträger (keine Jahreswechsel-Aktivität erforderlich). AUTOHÄUSER OHNE BARCODE MIT PCS- / DAKY-TERMINALS Um die manuelle Eingabe des gesamten Kostenträgers per Hand zu vereinfachen, kann die Eingabe auf die FORMEL 1-Auftragsnummer begrenzt werden - das Gerät ergänzt automatisch die aktuelle Jahreszahl (gemäß Tagesdatum), Firma und Filiale Sind Aufträge aus dem Vorjahr vorhanden, müssen diese abgeschlossen und neu eröffnet werden, damit ein neuer Kostenträger mit der aktuellen (neuen) Jahreszahl erstellt wird. Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 4 von 12
Anwenderdokumentation FORMEL 1
Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
SONDERAUFTRAGSNUMMERN FÜR W-ZEITEN ANLEGEN
PCS-TERMINALS MIT / OHNE BARCODE-LESER
ALLGEMEIN
Dieser Abschnitt gilt nur für PCS Terminals mit / ohne Barcode-Leser und nicht für Daky-Terminals.
Werden Sonderzeiten im Autohaus nicht getrennt nach Jahr ausgewertet, dann kann dieser Abschnitt
übersprungen werden.
ABLAUF
Die Sonderauftragsnummern werden am PCS-Terminal auch mit der Jahreszahl ergänzt, somit müssen
diese für das neue Jahr angelegt werden. ATOSS stellt hier eine Funktion zum Kopieren bereit um
diesen Prozess zu vereinfachen:
1. Anzeige der bestehenden Sonderauftragsnummer / Kostenträger
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 5 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1
Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
2. Bestehenden Kostenträger auswählen. Mit der Auswahl „Kopieren“ öffnet sich ein neues
Fenster mit den zuvor gewählten Daten als Vorlage:
3. In dieser Vorlage ist dann die Jahreszahl entsprechend anzupassen:
Beispiel Jahreswechsel 2019 2020
4. Mit der Auswahl „Speichern“ wird der neue Datensatz gespeichert. Dieser Vorgang ist für die
Sonderzeiten aller Firmen und Filialen zu wiederholen.
SCHNITTSTELLE FORMEL 1
In FORMEL 1 müssen diese Sonderzeiten in >15.3.3 Parameter Schnittstelle< als Sonderauftrags-
nummern angelegt sein.
15.3.3 Parameter Schnittstelle +-------------------------------+
I Parameter Schnittstelle I I ATOSS-Sonderauftragsnummern I
I ATOSS-Tagescodes I I Urladung Aufträge I
I Export Mechanikerdaten I +-----------------------F4-Ende-+
15.3.3 Parameter Schnittstelle
+----------------< Referenz ATOSS-Sonderaufträge zu Zeitarten >----------------+I
I I
I ATOSS-Auftrag: 0000000010190101 I
I Zeitart : 10 Krankheit / Arztbesuch I
I I
I I
I I
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 6 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1 Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS) I Neu Ändern Löschen I I Neuer Schlüssel eingeben I +-------------------------------------------------------------------------------+ 15.3.3 Parameter Schnittstelle +----------------< Referenz ATOSS-Sonderaufträge zu Zeitarten >----------------+I I I I ATOSS-Auftrag: 0000000011190101 I I Zeitart : 11 Allg. Werkstattarbeiten I I I I I I Neu Ändern Löschen I I Neuer Schlüssel eingeben I +-------------------------------------------------------------------------------+ In diesem Beispiel sind die vorhandenen Sonderauftragsnummern für die Konstellation Firma 01 und Filiale 01 aufgeführt. Bei weiteren Firmen / Filialen gibt es dann die entsprechenden Kombinationen. Referenz ATOSS-Sonderaufträge zu Zeitarten Seite:1 ATOSS-Auftrag Zeitart 0000000010000000 10 Krankheit / Arztbesuch 0000000010160101 10 Krankheit / Arztbesuch 0000000010170101 10 Krankheit / Arztbesuch 0000000010180101 10 Krankheit / Arztbesuch 0000000010190101 10 Krankheit / Arztbesuch 0000000011000000 11 Allg. Werkstattarbeiten 0000000011160101 11 Allg. Werkstattarbeiten 0000000011170101 11 Allg. Werkstattarbeiten 0000000011180101 11 Allg. Werkstattarbeiten 0000000011190101 11 Allg. Werkstattarbeiten 0000000012000000 12 Leerlauf 0000000012160101 12 Leerlauf 0000000012170101 12 Leerlauf 0000000012180101 12 Leerlauf 0000000012190101 12 Leerlauf 0000000013170000 13 Rep. Werkstatt KFZ 0000000013160101 13 Rep. Werkstatt KFZ 0000000013170101 13 Rep. Werkstatt KFZ 0000000013180101 13 Rep. Werkstatt KFZ 0000000013190101 13 Rep. Werkstatt KFZ 0000000014000000 14 Werkstatt-Nacharbeit 0000000014160101 14 Werkstatt-Nacharbeit 0000000014170101 14 Werkstatt-Nacharbeit 0000000014180101 14 Werkstatt-Nacharbeit 0000000014190101 14 Werkstatt-Nacharbeit 0000000015000000 15 Urlaub 0000000015160101 15 Urlaub 0000000015170101 15 Urlaub 0000000015180101 15 Urlaub 0000000015190101 15 Urlaub HERSTELLER BMW GROUP Bei den 3-stelligen W-Zeiten, die seit 2008 für den Hersteller BMW Group im Einsatz sind, ist die oben beschriebene Vorgehensweise analog durchzuführen. Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 7 von 12
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Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
STEMPELUNG AUF AUFTRÄGE MIT PCS-TERMINAL
Die in diesem Abschnitt beschriebene Umstellung ist nur erforderlich, wenn Aufträge am PC und nicht
an der Stempeluhr / Terminal gestempelt werden.
Wird die PC-Stempeluhr ausschließlich von Mitarbeitern verwendet, die keine auftragsbezogenen
Stempelungen durchführen, ist dieser Abschnitt gegenstandslos.
Auf dem Desktop des Stempel-PC‘ s sind diverse Verknüpfungen hinterlegt, z. B.
Auftrag stempeln.
Auftrag AZ stempeln.
W1 allg. Werkstattarbeit.
W2 Leerlauf.
Mit Doppelklick auf die Verknüpfung wird die entsprechende Stempelung hinterlegt.
JAHRESWECHSEL DURCHFÜHREN
Das Verknüpfungsziel ist z. B. „N:\tarisclt\makro\W2 Leerlauf.bat“.
In diesem Verzeichnis gibt es die Datei ...tarisclt\makro\makrocfg.txt, in der die Jahreszahl eingetragen
ist, die im Kostenträger (s. o.) nach der Auftragsnummer steht.
Diese ist im neuen Jahr auf 19 ändern.
BEISPIEL FIRMA OHNE FILIALE
Für Firmen ohne Filialen ist der Eintrag zum Beispiel „200100“:
Beispielansicht
BEISPIEL FIRMA MIT FILIALE
Für Firmen mit Filialen ist der Eintrag zum Beispiel „200101“:
Beispielansicht
Es ist empfehlenswert, alle Aufträge im Vorjahr abzuschließen und im neuen Jahr erneut zu eröffnen
– nur so ist eine korrekte Kostenträgerzuordnung möglich.
Falls Aufträge aus dem Vorjahr nicht abgeschlossen worden sind und auf diese auch im neuen Jahr
gestempelt werden muss, ist der entsprechende Kostenträger des Vorjahres in ATOSS auf das neue
Jahr zu kopieren.
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 8 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1 Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS) HALBE FEIERTAGE (HEILIGER ABEND / SILVESTER) ALLGEMEIN PROBLEMATIK Soll an diesen Tagen ein halber Urlaubstag eingetragen werden, kann man als Abwesenheitscode nur „uh“ = halber Urlaubstag oder „fh“ = halber Feiertag eintragen, jedoch nicht zwei Tagescodes auf einmal. Beispielansicht PROBLEM ½ TAG WIRD VOM GLEITZEITKONTO ABGEZOGEN ABHILFE Die tägliche Mitarbeiterkategorie (z.B. St) kann für diese Tage entsprechend erweitert werden, so dass ein halber Tag auf das Gleitzeitkonto gutgeschrieben wird und es so ausgeglichen ist. Diese Mitarbeiterkategorien hängen mit den sog. „Bezugsarten“ zusammen. HINWEIS Die im folgenden Text beschriebenen Schritte wurden möglicherweise bereits bei der Installation durchgeführt. In diesem Fall ist die Bezugsart „halb“ bereits vorhanden. Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 9 von 12
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Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
ABLAUF
1. Anmeldung am System als Systemverwalter, also Benutzer „taris“.
2. Öffnen der Bezugsartenzuordnung über:
3. Auswahl der im Personalstamm vorkommenden Mitarbeiterkategorien, im Normalfall handelt
es sich nur um die „St“= „Standard“. Sind weitere Kategorien vorhanden, sind die folgenden
Schritte pro Kategorie zu wiederholen.
4. Falls rechts noch kein Eintrag „halb“ vorhanden ist:
4.1 Eingabe von „t“ für "täglich.
4.2 In der mittleren Spalte Eingabemöglichkeiten wählen und dann Einfügen.
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 10 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1
Jahreswechsel FORMEL 1 TIME Management (ATOSS)
4.3 Erfassen der folgenden Daten:
Erklärung
- Diese Bezugsart gilt nur für sog. „B“-Tage laut Kalender, also Heiligabend und
Silvester.
- An diesen Tagen erfolgt eine Zeitgutschrift auf das GLZ-Konto um eine "Halbe
Sollzeit“ = HS
4.4 Die neue Bezugsart wird mit der Auswahl „Speichern“ gesichert.
Murnau, 09.12.2020 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 11 von 12Anwenderdokumentation FORMEL 1
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5. Im Fenster „Ganztages-Bezugsarten“ kann über „Auswählen“, die neu angelegte Bezugsart
„halb“ in die Bezugsartenzuordnung mit einbezogen werden.
6. Mit „Speichern“ erfolgt die nachstehende Abfrage:
Ergebnis: das Gleitzeitkonto ist ausgeglichen:
Beispielansicht
Sind mehrere Bezugsartenzuordnungen vorhanden, ist die Ganztagesbezugsart „halb“ in allen
Bezugsartenzuordnungen zu erfassen.
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