Apps als Assistent für einen digitalisierten und innovativen Arbeitsalltag - Deutsche Telekom Services Europe SE
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Apps als Assistent für einen digitalisierten und innovativen Arbeitsalltag Deutsche Telekom Services Europe SE
Agenda
1 Die DTSE und ihre Motive
2 Entwicklung der Appification bei der Telekom
3 Apps aus den Köpfen unserer Mitarbeiter
4 Back-Up: Für die Wissbegierigen
Die Deutsche Telekom Services Europe ist der interne
Dienstleister für den Telekom-Konzern
Finanzen Personal
• Finanz-und Kundenbuchhaltung für • 750.000 Kontakte im
• mehr als 80 Gesellschaften. Kundenkontaktmanagement.
• Über 330 Millionen direkte Abbuchungen. • 2.6 Millionen Gehaltsabrechnungen.
• Finanzkonsolidierungen und -abschlüsse
für 200 Gesellschaften. • 1 Millionen Reisebuchungen.
DTSE
3.300 Mitarbeiter
4 Länder
• Green Controlling Preis.
2 Millionen beauftragte Güter.
•
• Bester Geschäftsbericht 2015.
• Hohes Level an Automatisierung.
• Zentralisierung der Management-
• 7 Milliarden Euro Beschaffungsvolumen.
berichterstattung im Konzern.
Bericht-
Einkauf
Erstattung
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 3
Der Pfad der DTSE
Unsere Vision
Wir wollen die DTSE mit unserer Strategie in eine erfolgreiche Zukunft führen. Unser Handeln richten wir stets an den Bedürfnissen
unserer Kunden, unserer Mitarbeiter und den gesellschaftlichen Werten aus.
Die Bereitstellung interner Dienstleistungen Wir wollen die beste Customer Experience,
Unsere für alle Einheiten der Deutschen Telekom AG fundiertes Knowhow und neuste Technologien Unser
mit dem Fokus auf Kundenzufriedenheit, bereitstellen, um durch Effizient
Mission Qualität und Innovation. und Effektivität zu überzeugen. Fokus
Bei der Bereitstellung wollen wir die Bei der Customer Experience, dem fundierten
Mitarbeiterzufriedenheit steigern und ein Knowhow und den neusten Technologien
einfaches Zurechtfinden in den internen konzentrieren wir uns vermehrt aus die
Erweiterte HR-Service-Angeboten ermöglichen. Berücksichtigung von flexiblen,
Erweiterter
Mission Die Bedienung der Anwendungen ist intuitiv agilen und ortsunabhängigen Arbeitsstrukturen. Fokus
und wird im Vorfeld mit verschiedenen
Nutzergruppen anhand von Prototypen eruiert.
Unsere Digitalisierungsoffensive
Zur Erreichung dieser Ziele haben wir vielfältige Projekte, Produkte und Innovationen implementiert,
um die Digitalisierungsoffensive voranzutreiben.
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Schwerpunkte der Digitalisierungsoffensive
MIT DER APPIFICATION IM MITTEPUNKT
Appification:
Wir entwickeln Apps mit denen Prozesse in allen Einheiten Was ist Appification?
der Deutschen Telekom AG vereinfacht und automatisiert werden. Verwendung von mobilen Anwendungen auf
dem Smartphone anstatt von Browsern/ Websites.
Bots und künstliche Intelligenz:
Wir automatisieren repetitive Aufgaben der DTSE und Schwerpunkte:
der Deutschen Telekom AG mit RoboticProcessAutomation. • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen
• Die Voraussetzungen, um auf die Services zuzugreifen, zu mindern
• Reduktion des C02-Verbrauchs
Digitale Workflows • Kosteneinsparung durch Prozessautomation
Wir implementieren verschiedenen Wege um Workflows
aller Gesellschaften der Deutschen Telekom AG zu digitalisieren
und damit schneller und simpler zu gestalten.
Notwendigkeit zur Wandlung:
• klassische Bürostrukturen werden aufgelöst
• Smartphones immer präsenter
IT-gestützter Self-Service z.B. für Arbeitszeugnisse • agiles und mobiles Arbeiten sowie Flexibilität nur gefördert,
Wir entwickeln neue Wege für die Erstellung und Gestaltung wenn interne Prozesse angepasst werden
von Arbeitszeugnissen ohne Authentizität und Glaubwürdigkeit
zu verlieren.
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Mobile Anwendungen Parallel zur Desktop Version
MyPortal: Das zentrales Personal
Selbstverwaltungssystem (SAP-Frontend)
Same Look-and-Feel
Aufgabe
n
Voraussetzungen für alternative mobile Anwendung:
✓ gleiches Aussehen zum einfacheren Zurechtfinden
✓ gleiche Anwendungen zum besseren Verständnis
✓ unabhängig von der Steuerung
Mobil und Desktop wachsen künftig
durch neue Technologien zusammen
Desktop Version auf MyPortal Mobile Version in Mitarbeiter-App
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Was bedeutet Appification bei der Telekom?
Interne Prozesse via Smartphone abbilden
Einsparungspotential
$ automatisierte Prozesse, geringe Entwicklungskosten, Produktivitätsgewinn
Nachhaltigkeit
umweltfreundlich durch Papier- und/oder Energieeinsparungen
▪ 78 t weniger CO2 Ausstoß pro Jahr
▪ 2,8 t weniger Papier pro Jahr durch Digitalisierung
▪ 61112 weniger Ultrafeinstaubpartikel pro Jahr
Nutzen unabhängig von Ort und Zeit
alle Services sind jederzeit und überall verfügbar in hoher Qualität
Mitarbeiterbindung
Vernetzung, Halten wertvoller Talente, Steigung der Arbeitgeberattraktivität, beste Customer Experience
Mitarbeiterzentriert
schnell, einfach, digital, transparent, agil
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Unser alltagsheld: die mitarbeiter-app
Alle mobile Services zusammen in
der Mitarbeiter-app (MAPP)
Beispiele:
▪ Krankenmeldung
▪ Zeiterfassung
▪ Barauslagen
▪ Visitenkarte
▪ Krankenkassenbelege
▪ Elternzeit
▪ Mobiler Aufgaben Service Neu für die Mitarbeiter-App
▪ Wareneinkauf (Bestell-App) entwickelte Services
▪ HealthCare
▪ … und viele mehr
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Meilensteine hin zu Mitarbeiterzentrierten apps
Interviews und Workshops wurden durchgeführt, um die einzelnen Apps nach den Anforderungen und Wünschen der Mitarbeiter zu
gestalten. Bestehenden Services wurden kritisch hinterfragt und analysiert. Die Umsetzung erfolgte in drei Meilensteinen.
3. Meilenstein
2. Meilenstein
1. Meilenstein Health Care
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
Hilfe rufen
Informationen zum
Beschäftigungsverbot
Informationen17.04.2020
zur
Weiterbeschäftigung Du bist als Ersthelfer erreichbar
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
Du bist als Ersthelfer erreichbar
Mobiler Aufgaben Service Bestell-App HealthCare-App
Elternzeit-App
Krankenmelde-App Zeiterfassungs-App
2. Platz Deutscher Personalwirtschaftspreis 2019 Neuheiten - entwickelte Services zur verstärkten Mitarbeiterzentrierung,
in der Kategorie: „HR-Organisation“ zum Thema: angepasst an stetig wandelnde Arbeitswelt wie Mobile Working sowie
„Apps - nützliche Begleiter in die digitale Zukunft“ unerwartete Bedingungen, beispielsweise hervorgerufen durch Covid 19
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Elternzeit-app: begleitet mütter und Väter digital
Service zur Abwicklung aller Belange rund um Elternzeit
Überblick über alle erforderlichen Schritte und Status zu eingereichten Aufträgen
Elternzeit
von Meldung Schwangerschaft bis Rückkehr
Elektronische Übermittlung von Bescheinigungen via Handy
Zugriff auf alle wichtigen Informationen selbst nach Abgabe der dienstlichen Geräte und
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
angeleiteter Prozess, der Mitarbeiter durch Prozess führt
Informationen zum Beschäftigungsverbot
Mitarbeiterzentirert und Nutzerorientiert
17.04.2020
Informationen zur Weiterbeschäftigung
bessere Work-Life Balance, Sicherheit & Perspektive, vereinfachter Wiedereinstieg
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
sowie zentrale Kontaktpunkt & transparente, digitale und selbsterklärende Nutzung
Umweltfreundlich
42.000 eingespartes Papier Diverse Interviews und Workshops
mit Elternzeitlern und Mitarbeitern
Steigende Nutzerzahl des Elternetzwerks „Stay-in-ContacT“
durchschnittlich 6.000 Elternzeitler pro Jahr
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 10Administrative Aufgaben mobil erledigen
Analog zu MyPortal (Desktopversion)
Abbildung von Aufgaben, Informationen und Berechtigungen / Vertreterregelungen;
Massengenehmigungen, Suchen und Filtern wie in MyPortal
Verschiedenste Führungsaufgaben mobil erledigen
z.B. Abwesenheitsantrag (Urlaub, Gleitzeit, usw.), Freigabe Bargeldauslage, usw. genehmigen
Mitteilungen mit dem Smartphone zur Kenntnis nehmen
i Vorgesetzter : z.B. Information über Krankenmeldung der Mitarbeiters gehalten
Mitarbeiter: z.B. Information zur Genehmigung des beantragten Urlaubs erhalten
Für alle Beschäftigten, deren Systeme an MyPortal angebunden sind
Nutzung sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter national und international
Umsetzung einer mehrfach genannter Kundenanforderung
Mobiles Genehmigen ist eine der Top-Wunsch-Funktionen, die sich aus einer Kundenbefragung zur
Mitarbeiter-App sowie aus Interviews, die im Rahmen des Projekts durchgeführt wurden, ergeben haben
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 11ye 2020: WarenEinkauf per App
Büromaterial, IT-Zubehör USW. einfach mobil bestellen
Bestellen ▪ Zugriff auf Favoriten
▪ Kategorien und Lieferanten durchstöbern
▪ Waren suchen (Fokus: Massenprodukte)
▪ Bestellungen unkompliziert absenden
Genehmigen ▪ Mobil Genehmigungen vornehmen
▪ Überblick über ausstehende Genehmigungen ▪ Massengenehmigungen möglich
(Beschreibung, Besteller, Summe) synchron zum Service
„Aufgaben“ in der Mitarbeiter-App ▪ Zugriff auf abgeschlossene Genehmigungen
Bestellstatus prüfen ▪ Grober Überblick oder Detailinformationen
▪ Benachrichtigungen über (verändertes) Lieferdatum
▪ Status der Bestellungen prüfen
Empfangen
▪ Zugriff auf bereits durchgeführte Bestätigungen
▪ Eingang von Waren mobil bestätigen
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 12Warum brauchen wir einen Ersthelfer-Service in
der Mitarbeiter-App?
Agile Working und Desksharing lassen uns umdenken… Unsere Unternehmenskultur und -struktur verändert sich:
▪ Wir arbeiten immer stärker agil und flexibel zusammen
▪ Wir arbeiten immer öfter orts- und teamunabhängig
Unwissenheit über Ersthelfer im eigenen Flur
aufgrund von Auflösung der klassischen Bürostrukturen
… aber alle haben ihr Handy griffbereit,
sodass eine Ersthelfer-Lösung in der Mitarbeiter-
App weitreichende Erreichbarkeit schafft
Ohne einen zentralen, mobilen Zugangspunkt – wie in der Mitarbeiter-App – kann Hilfeleistung an agilen Arbeitsplätzen nicht sichergestellt werden.
Eine mobile Ersthelfer-Lösung stellt somit sicher, dass die gesetzlichen Auflagen zur Sicherstellung von Hilfeleistung eingehalten werden.
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 13Hilfeleistung und Health Services mobil anbieten
Der Service fokussiert sich auf drei Kernbereiche
Menü
▪ „Mein Profil“ (-> Einsicht und Änderung persönlicher Daten & Einstellungen)
Health Care
▪ Weitere Informationen zur App (technisch und Support)
Ihre Gesundheit liegt
uns am Herzen!
Hilfe rufen
▪ Ersthelfer rufen oder Notruf 112 wählen (nach Bestätigung)
Hilfe rufen
▪ Automatische Standortdatenübermittlung (für Ersthelferruf: Matching von Hilfesuchendem + Ersthelfer via Standortdaten)
Du bist als Ersthelfer erreichbar.
Ersthelfer Engagement
▪ Für Ersthelfer: „Du bist als Ersthelfer erreichbar.“ → Verfügbarkeit als Ersthelfer aktivieren / deaktivieren;
▪ Für Nicht-Ersthelfer: „Engagiere dich als Ersthelfer.“ → Informationen, wie Mitarbeiter Ersthelfer werden können
Health Services
Health Services
▪ Zugriff auf Health Services zur Unterstützung der Mitarbeiter bei psychischen Anliegen oder körperlichen Beschwerden
▪ Zugriff auf Informationen zur Prävention
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 14Vielen
Dank
Kontakt
Deutsche Telekom Services Europe SE
HR Guidance and Methods
Dr. Wolfgang Brnjak
Wolfgang.Brnjak@telekom.de
Back-UpElternzeit-app
Beispiel: Meldung Geburt bisher und per App
Meldung Geburt Übermittlung Verarbeitung Verbuchung Rückmeldung
Bisher: PDF/Papier
Kind wurde Formular aus Formular ausfüllen Brief zur Post / Brief Daten im SAP ……
geboren MyPortal und Versand zum Briefkasten entgegennehmen verbuchen,
runterladen vorbereiten bringen und einscannen Rückmeldung
Alternativ: Per App
Kind wurde Service aufrufen, Urkunde Automatische Auftrags- ……
geboren abscannen, Daten vervoll- anlage, Datenbuchung
ständigen und absenden SAP, Rückmeldung
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 16Erweiterung der Elternzeit-App zum 07/2020
Nach erfolgreichem Go-Live der ersten Stufe 04/2020
Elternzeit
Ein personalisierter Zeitstrahl führt die Mitarbeiter intelligent durch den Prozess
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
Meldung Hinweise zum Anzeige der Hinweise zur Meldung Zugriff auf Hinweise zu Infos zu
Informationen zum Beschäftigungsverbot Schwanger- Beschäftigungs- individuellen Weiterarbeit Geburt Elternzeit- Bescheinigungen Rückkehr/ Ende
schaft verbot Beginn- und während des antrag (z.B. Elterngeld- Elternzeit
17.04.2020
Informationen zur Weiterbeschäftigung Enddaten des Mutterschutzes antrag)
Mutterschutzes vor Entbindung
131 Schwanger-
Vsl. Geburtstermin: 29.05.2020
schaften* Verlinkung Verlinkung
… Das wichtigste in Kürze
Dokumente Up- u. Download v. Terminübersicht Geleiteter
abfotografieren Infos / Dokumente Erinnerungen Prozess
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 17Strukturelle Veränderungen lassen uns umdenken
Bestellen Digital selber erledigen
Unsere Unternehmenskultur und -struktur verändert sich:
▪ Wir arbeiten immer stärker agil und flexibel zusammen
▪ Wir arbeiten immer öfter orts- und teamunabhängig
▪ Immer weniger Teams haben eigene Sekretariate, sodass
einzelne Mitarbeiter verschiedene Rollen der Sekretariate
übernehmen → beispielsweise das Bestellen
▪ Organisatorische Aufgaben (wie das Bestellen) sollten
möglichst unkompliziert, selbsterklärend und
zwischendurch zu erledigen sein
Ein mobiler Bestellprozess erleichtert den Alltag vieler Mitarbeiter.
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 18Besteller und Genehmiger profitieren von einer App
Mitarbeiter, der etwas bestellen möchte Mitarbeiter, der etwas genehmigen möchte
Einfaches, unkompliziertes Suchen von
Produkten und Durchsuchen von Kategorien Überblick über ausstehende
Genehmigungen
Schneller Zugriff auf Favoriten durch
Speichern dieser auf einer Merkliste und
Zugriff auf gemerkte Einkaufswagen Mobiles, unkompliziertes Genehmigen
von Bestellungen des Teams
Überprüfung des aktuellen Bestellstatus
durch Einsicht der ausstehenden
Genehmigungs- und Versandschritte Teamübergreifende Sicht möglich
Einfache Bestätigung des Empfanges
von Waren und Dienstleistungen
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 19Mobiler Zugriff auf Health Services
Vereinfachung der Terminbuchung
Health Care Direkte, mobile Buchung von Terminen mit vorausgefüllten persönlichen Daten zur Vereinfachung des Prozesses
→ Erhöhte Employee Experience sowie Produktivitätssteigerung (durch vorausgefüllte Daten → Automatisierung)
Health Services
Informationen rund um das Thema „körperliche Beschwerden“
Terminbuchung
(z.B. Medical Check, Grippeschutzimpfung, …)
Strukturierte Hinführung zu wichtigen Informationen (z.B. Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Bildschirmbrille,
Hitze, usw.), ggf. Weiterleitung zur Terminbuchung (z.B. Medical Check)
Körperliche Beschwerden
Private und berufliche Sorgen Informationen rund um das Thema „private und berufliche Sorgen“
Kontaktdaten zur Individualberatung, Informationen und (Präventions-) Angebote rund um psychische Belastung
(Mitarbeiter- und Führungskräfteberatung)
Gesundheitsprävention
und Konflikte, Vorträge, Workshops usw.
Informationen zu Prävention
Zugriff auf Informationen über Präventionsangebote im Konzern (teilweise in Kooperation mit BARMER )
Deutsche Telekom Services Europe SE - HGM 14.08.2020 20Sie können auch lesen
