Back to Travel - Ihre Checkliste für den sicheren Neustart - In diesem Leitfaden finden Sie als Travel Manager die wichtigsten Infos, um Ihre ...
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Back to Travel – Ihre Checkliste für den sicheren Neustart In diesem Leitfaden finden Sie als Travel Manager die wichtigsten Infos, um Ihre Kollegen sicher auf Geschäftsreisen zu schicken. © 2021 Lanes & Planes. Alle Rechte vorbehalten.
1. Allgemeine Vorbereitung für den Restart
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass bei der Neuauflage Ihrer Businessreisen die
Sicherheit im Fokus stehen wird.
Besprechen Sie mit der Personalabteilung, dem Datenschutzbeauftragten und dem
Betriebsarzt, wie die Neuregelung für Geschäftsreisen nach der Pandemie aussieht und
definieren Sie dafür ggf. einen neuen Genehmigungsprozess.
Legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen Dienstreisen genehmigt und welche
Informationen für eine Entscheidung vorliegen müssen.
2. Reisegenehmigung in der Post-Corona-Phase
Überprüfen Sie die Notwendigkeit und beurteilen Sie die Gefährdungsstufe der einzelnen
Reise. Kann diese im Rahmen der Fürsorgepflicht genehmigt werden? Ist das Reiseziel
sicher genug und ist der Reisende gesundheitlich dazu in der Lage?
Kontrollieren Sie, ob es neue Budgetgrenzen für Unterkunft- und Transportkosten gibt
und passen Sie aktuelle Reiserichtlinien ggf. vorab an.
PRO TIPP
Mit Lanes & Planes können Sie ganz einfach automatisierte Reiserichtlinien für einzelne
Nutzer oder Gruppen erstellen. Diese lassen sich flexibel an Ihr Budget und Ihre
Reisenden anpassen.
Somit haben Sie stets die Übersicht und Kontrolle über die Reiseaktivitäten in Ihrer
Firma. Außerdem sparen Sie damit viel Zeit bei der Reisebuchung.
www.lanes-planes.com
3. Generelle Reisevorbereitungen
3.1 Informationspflicht
Recherchieren Sie, ob es eine aktuelle Reisewarnung des Auswärtigen Amtes gibt.
Welche länderspezifischen Hygiene- und Einreisebestimmungen gelten für das jeweilige
Reiseziel?
Ist das Ziel als Risikogebiet eingestuft? Wenn ja, besteht eine Testpflicht vor der Einreise?
Informieren Sie sich vorab über aktuelle Einreisebestimmungen und Quarantänepflichten,
z.B. im Lanes & Planes Corona Information Center.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter einen Corona-Test vor der Abreise durchführen, um sicher zu
gehen, dass ein negatives Testergebnis gewährleistet ist. Recherchieren Sie dafür, wo
und wann sich der Reisende vor der Abreise testen lassen kann und wie hoch die
Kosten dafür sind?
3.2 Notwendige Reisedokumente
Informieren Sie sich rechtzeitig über ggf. geltende Visa-Beschränkungen für das Reiseziel.
Aufgrund der geänderten Bestimmungen können unter anderem folgende zusätzliche
Nachweise erforderlich sein:
● Arbeitgeberbescheinigung
● A1, EU-Meldebescheinigung
● (digitaler) Gesundheitspass mit negativem Testergebnis, bzw. Impfnachweis oder
Immunitätsbescheinigung
PRO TIPP
In der mobilen App von Lanes & Planes können Sie demnächst auch digitale
Gesundheitsnachweise und persönliche Dokumente hochladen, um den Check-In
Prozess zu beschleunigen. Damit haben Sie alle notwendigen Dokumenten und
Reisetickets stets parat.
www.lanes-planes.com
3.3 Auswahl der Unterkunft und der Verkehrsmittel
Informieren Sie sich im Vorfeld über den Transport- und Unterkunftsbetrieb. Werden die
ausgesuchten Verbindungen angeboten und hat das Hotel / Apartment am Zielort bereits
geöffnet?
Erkundigen Sie sich bei der Unterkunft, den Verkehrsmitteln und dem besuchten
Partnerunternehmen nach aktuellen Hygienemaßnahmen und kommunizieren Sie diese
an Ihre Kollegen.
Bieten Sie den Reisenden vermehrt eine Anreise mit dem Mietwagen an, um die
Ansteckungsgefahr zu minimieren. Bei erforderlichen Bahnreisen sollten Sie auf feste
Sitzplatzreservierung achten.
PRO TIPP
Mit Lanes & Planes erhalten Ihre Reisenden aktuelle Infos, wenn sie eine Buchung in
einem überfüllten Zug der Deutschen Bahn vornehmen wollen. Diese können zudem aus
Sicherheitsgründen automatisch für die Buchung gesperrt werden.
3.4. Flexible Tarife und Versicherungen
Buchen Sie flexible Tarife und achten Sie auf kostenfreie Stornierungsmöglichkeiten im
Falle einer ungeplanten Reiseänderung.
Buchen Sie einen ausreichenden Versicherungsschutz, welcher verlängerte
Quarantänezeiten, medizinische Notfälle vor Ort oder ggf. einen notwendigen
Rücktransport bei Erkrankung abdeckt.
Arbeiten Sie mit Dienstleistern, die einen rund um die Uhr Support anbieten. Zur
größtmöglichen Sicherheit müssen Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Ort des
Reisenden behalten und kontrollieren, ob eine Gefahrensituation besteht.
www.lanes-planes.comPRO TIPP
Der Lanes & Planes 24 Stunden Notfall-Support unterstützt Sie 7 Tage die Woche bei
allen Fragen, die Sie nicht digital lösen können. Unsere ausgebildeten
Reiseverkehrsfachkaufleute stehen Ihnen per Live Chat, E-Mail oder Telefon zur
Verfügung.
Außerdem begleiten wir Sie mit unserem persönlichen Concierge-Service bei jedem
Schritt und jeder Frage zu Ihrer Geschäftsreise – individuell und persönlich.
4. Während der Reise
4.1 Sicherheitsmaßnahmen
Informieren Sie Ihre reisenden Kollegen über die aktuellen Hygienemaßnahmen und die
allgemeine Situation am Reiseziel. Fassen Sie die geltenden Verhaltensregeln des
Bestimmungsortes in einem Dokument zusammen und teilen Sie dieses mit den
Mitarbeitern.
Stellen Sie Gesundheitspakete inklusive Masken, ggf. Gummihandschuhen und
Desinfektionssprays zur Verfügung.
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, stets alle notwendigen Unterlagen inklusive der
Krankenversicherungskarte bei sich zu tragen.
4.2 Verhalten im Notfall / Kommunikation
Richten Sie für die Reisenden eine Notfall-Nummer ein. Verschicken Sie regelmäßig
E-Mails mit kritischen Updates und notwendigen Handlungsempfehlungen.
www.lanes-planes.comPRO TIPP
Die Lanes & Planes Travel Map versorgt Sie mit wichtigen Informationen zur
länderspezifischen Sicherheitslage. Sie behalten damit den Überblick über das Reiseziel
Ihrer Mitarbeiter und können diese im Krisenfall kontaktieren. So erhöhen Sie die
Sicherheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die Karte ist mit einer Live-Schnittstelle zum Auswärtigen Amt verknüpft. Somit können
Sie Reisewarnungen direkt für die jeweilige Destination einsehen.
5. Nach der Reise
5.1 Testpflicht nach dem Business Trip
Auch nach der Reise gilt es, die geltenden Testpflichten zu beachten und die Mitarbeiter
zu informieren, wo und wann man sich nach der Geschäftsreise auf das Coronavirus
testen lassen kann. Welche Testart wird gefordert? Wie lange ist der jeweilige Nachweis
gültig und muss dieser bei Behörden nachgewiesen werden?
5.2 Quarantäne und Lohnfortzahlung
Recherchieren Sie, ob und wie lange der Mitarbeiter nach dem jeweiligen Business Trip in
Quarantäne muss. Informieren Sie sich über wichtige Schritte im Falle einer verlängerten
Quarantänedauer und wer die Kosten für die Lohnfortzahlung übernimmt.
5.3 Back to the Office-Regeln
Informieren Sie die Reisenden über die aktuelle Testpflicht vor dem Betreten der
Büroräume. Muss davor ein Test gemacht werden und wie ist das Verfahren dafür?
Weisen Sie die Kollegen über die Fristen bei der Reisekostenabrechnung hin. Wann muss
diese spätestens vorliegen und auf welche Weise sollen Belege übermittelt werden?
www.lanes-planes.comPRO TIPP
In der mobilen App von Lanes & Planes können Ihre Kollegen ihre Reisebelege ganz
einfach per Handykamera scannen und hochladen. Mit der optischen Zeichenerkennung
(OCR) werden dabei Daten für Datum, Währung, Betrag und Adresse automatisch
übernommen.
Beim Scannen der Auslandsbelege kann zusätzlich in Kooperation mit unserem Partner
VAT IT die angefallene Mehrwertsteuer im Ausland elektronisch erstattet werden.
Wir wünschen Ihnen einen sicheren Neustart Ihrer Reiseaktivitäten.
Ihr Lanes & Planes Team
Über Lanes & Planes
Lanes & Planes ist die erste vollständig
digitale End-to-End-Reisemanagementlösung, die
alle Aspekte von Dienstreisen abdeckt – von der
Buchung über Spesen bis hin zur Abrechnung.
Durch den Einsatz sparen KMUs bis zu 30% ihrer
direkten und indirekten Reiseausgaben und
optimieren nachhaltig ihre Geschäftsprozesse.
Das Münchner Start-Up wurde 2017 von Veit
Blumschein und Daniel Nolte gegründet und
unterstützt zahlreiche Kunden aller Branchen in
Deutschland bei ihren Digitalisierungmaßnahmen.
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