CASE STUDY Magistrat Linz - Einführung der Archivierungssoftware Fabasoft iArchive - Fabasoft Cloud Error
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CASE STUDY Österreich
Einführung der Archivierungssoftware Öffentliche Verwaltung
Fabasoft iArchive Archivierung
Magistrat Linz
Mit Fabasoft iArchive haben wir eine revisionssichere
Langzeitarchivierung des Archivguts, die noch dazu
hochverfügbar ist.
MAGISTRAT LINZ
Einführung der Archivierungssoftware Fabasoft iArchive
1 AUFGABENSTELLUNG
Die zentrale Aufgabe des Archivs der Stadt Linz ist
die Erforschung und Präsentation der Linzer Ge-
schichte. Die Ergebnisse der Forschungen werden
in Ausstellungen, Publikationen, Videoproduktio-
nen, Internetpräsentationen, Veranstaltungen und
Vortragsreihen dargestellt. Die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter des Archivs geben Auskunft auf
alle Fragen zur Stadtgeschichte. Für die Präsen- Günther Fröhlich,
Projektverantwortlicher
tation der Linzer Geschichte sammelt das Archiv
im Magistrat Linz
Material über Vereine, Firmen und prominente Per-
sönlichkeiten.
„Mit Fabasoft iArchive haben wir eine revisionssichere Lang-
zeitarchivierung des Archivguts, die noch dazu hochver-
fügbar ist.“
2 LÖSUNG
Der Magistrat Linz und Fabasoft arbeiten zurzeit an
einem Projekt zur Unterstützung der Aufgaben des
Archivs der Stadt Linz. Im Zuge dieses Vorhabens
werden die Daten automatisationsunterstützt vom
ELAK-System (Elektronischer Akt) in das Archivinfor-
mationssystem übergeben. Der ELAK wurde auf Basis
der Fabasoft eGov-Suite umgesetzt. Zweiter wesent-
licher Punkt des Projekts ist die Migration des beste-
henden Archivinformationssystems Romulus auf die
Standardsoftware Fabasoft iArchive für die Langzeit-
aufbewahrung. Insgesamt verwahrt das Archiv der
Stadt Linz mehr als zwei Millionen Einzelstücke.
Zwei Millionen Einzelstücke werden unter der Leitung von
Dr. Walter Schuster im Archiv der Stadt Linz verwahrt.
CHRONOLOGIE 26.1.2007 März 2007
Kick-off-Meeting Spezifikation des
Die OÖ. Landeshauptstadt Linz ist mit knapp Archivinformationssystems
200.000 Einwohnerinnen und Einwohnern die
drittgrößte Stadt Österreichs. Die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter des Archivs der Stadt Linz geben
Auskunft auf alle Fragen zur Stadtgeschichte.
Damit ist das Archiv die zentrale Anlaufstelle für
Fragen zur Stadtgeschichte.
3 UMSETZUNG
Zur Erreichung der strategischen Ziele des Archivs – Berechtigungskonzepts sowohl im ELAK als auch im
Hochverfügbarkeit und Zugriffsschutz – lieferte Fabasoft Archivinformationssystem recherchieren.
die Standardsoftware Fabasoft iArchive mit geringfügi-
gen Anpassungen in den Bereichen Objektmodell (Meta- Das Projekt wurde vom Projektteam mit großem Enga-
daten) und Organisationsmodell (Zugriffskonzept). Die gement umgesetzt und gliederte sich in mehrere Pha-
Zielumgebungen sowohl im Test- als auch im Produktiv- sen: In der Spezifikationsphase wurden die Metadaten
betrieb wurden dabei auf den aktuellen Stand der Tech- und ein Zugriffskonzept definiert. In der Realisierungs-
nik gebracht. Ein Nutzen für das Archiv der Stadt Linz er- phase wurde über Vorabstände die schrittweise Umset-
gibt sich durch geringere Kosten: Die AS/400-Server von zung der Anpassungen des Standardprodukts Fabasoft
IBM wurden durch kostengünstigere Hardware ersetzt. iArchive vorgenommen. Die Qualitätssicherung nahm
Da der zukünftige Betrieb nur mehr auf einer Domäne der Magistrat Linz vor. Nach erfolgter Qualitätssicherung
erfolgt, werden die laufenden Kosten ebenfalls minimiert. nahm der Magistrat Linz gemäß Fabasoft Vorgehens-
Als Folgeprojekt plant der Magistrat der Stadt Linz die modell das Archivinformationssystem ab. In der Migra-
Einführung einer Online-Datenauslagerung auf ein Ar- tionsphase wurde das Altsystem Romulus auf Fabasoft
chiv Storage System. Das Standardsoftwareprodukt Fa- iArchive in einer Testumgebung migriert. Nach erfolgrei-
basoft iArchive wird auch hier die Basis darstellen. Es cher Testmigration erfolgte die Echtmigration sowie die
erfolgt eine Übergabe der Daten vom ELAK in das Ar- Produktivsetzung von Fabasoft iArchive. Die Applikation
chivinformationssystem. Mitarbeiterinnen und Mitarbei- Romulus bleibt in der Übergangsphase für Recherche-
ter des Archivs der Stadt Linz können im Rahmen des zwecke bestehen.
4 ZIELERREICHUNG
Durch die Einführung von Fabasoft iArchi-
➤➤ Zwei Millionen Einzelstücke im Archiv der Stadt Linz
ve kann das Archiv der Stadt Linz recht-
liche Bestimmungen einhalten sowie die ➤➤ Ablöse des Archivinformationssystems Romulus
Qualität der Serviceleistungen weiter ver- durch Fabasoft iArchive
bessern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ➤➤ Hochverfügbarkeit und Langzeitarchivierung auf
des Archivs profitieren von der einfachen Basis von Fabasoft iArchive
Benutzerführung. Günther Fröhlich, Pro- ➤➤ Such- und Recherchemöglichkeit im
jektverantwortlicher beim Magistrat Linz, Archivinformationssystem und im ELAK
erklärt: „Im öffentlichen Bereich sind wir
➤➤ Archivinformationssystem für mehr als 1.000 ELAK-
zur revisionssicheren Langzeitarchivierung
Benutzerinnen und Benutzer in der Stadt Linz
verpflichtet. Aufbewahrungsfristen, Hoch-
verfügbarkeit und Zugriffsschutz sind mit ➤➤ Einfaches, effektives Berechtigungskonzept
der lange bewährten Software Fabasoft
iArchive garantiert.“
April 2007 Mai 2007 September 2007 Oktober 2007
Umsetzung des Archiv- Qualitätssicherung und Abnahme Migration von Romulus Fabasoft iArchive
informationssystems des Archivinformationssystems im Produktivbetrieb
inklusive ELAK-Schnittstelle
CASE STUDY ÜBERBLICK
Kunde: Stadt Linz
Land: Österreich
Branche: Öffentliche Verwaltung
Aufgabenstellung und Zielerreichung Lösungsansatz
Die Archivierung im eigentlichen Sinn inkludiert mehr als Das Projekt vom Magistrat Linz und Fabasoft umfasst die
das bloße Auslagern von Daten aus dem Produktivsystem. automatisationsunterstützte Übergabe der Daten vom
Öffentliche Bereiche unterliegen der Verpflichtung zur revi- ELAK-System (Elektronischer Akt) in das Archivinforma-
sionssicheren Langzeitarchivierung und werden daher zu- tionssystem. Zweiter wesentlicher Punkt des Projekts ist
nehmend gefordert, ihre elektronischen Unterlagen an Ar- die Migration des bestehenden Archivinformationssystems
chivstellen zu übergeben. Romulus auf die Standardsoftware Fabasoft iArchive für die
Langzeitaufbewahrung.
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