CODE OF CONDUCT 2021 - Vitesco Technologies
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CODE OF CONDUCT
2021
PublicVitesco Technologies Code of Conduct LIEBE MITARBEITENDE, Passionate, Partnering, Pioneering – das sind wir bei Vitesco Technologies! Was so selbstverständlich klingt, geht mit hohen Ansprüchen an unser Verhalten einher: Unseren ambitionierten Unternehmenswerten werden wir nur dann vollumfänglich gerecht, wenn wir zu jeder Zeit integer handeln und unserer Verantwortung bewusst sind – gegenüber unseren Kunden und Stakeholdern ebenso wie gegenüber der Gesellschaft. Dabei ist es nicht immer einfach zu erkennen, wie man sich in einem zunehmend komplexen, vernetzten und volatilen Marktumfeld korrekt verhält, welche Entscheidung die richtige ist. Vor diesem Hintergrund haben wir den Verhaltenskodex für Vitesco Technologies entwickelt, einen sogenannten „Code of Conduct“. Basierend auf unserer gemeinsamen Vision und Mission, unseren Unternehmenswerten und hohen Ansprüchen an Nachhaltigkeit wird er zum unverzichtbaren Anker unseres tagtäglichen Handelns. Zu einem festen Bestandteil unserer weltweiten Unternehmenskultur. Unser „Code of Conduct“ beschreibt nicht nur, wie wir miteinander und mit unseren geschäftlichen Partnern umgehen wollen. Er stellt auch die Verpflichtung unseres Handelns im Einklang mit Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien dar. Denn: wir bei Vitesco Technologies tolerieren kein illegales, unethisches oder unverantwortliches Handeln. Wir sind Partner unserer Kunden und Stakeholder. Ihr Vertrauen verdienen wir uns durch Integrität und Zuverlässigkeit. Unternehmen werden aber auch daran gemessen, wie sie ihre ökologische und soziale Verantwortung wahrnehmen, wie nachhaltig sie mit Ressourcen umgehen und welchen Beitrag sie zum Klima- und Umweltschutz leisten. Kurzum, wie zukunftsfähig sie sind. Auch hier beschreiten wir als Vitesco Technologies einen sehr guten Weg: leidenschaftlich und konsequent setzen wir uns für Antriebstechnologien ein, die die Luft sauberer machen. In allem, was wir tun, profitieren wir von der Vielfalt und Internationalität unseres Unternehmens: Diversität eröffnet uns unterschiedliche Perspektiven und dient als Quelle für neue, wegweisende Ideen. Dabei sind wir uns bewusst, dass es auch im beruflichen Alltag zu Fehlentscheidungen kommen kann. Umso wichtiger ist es, dass wir dazu bereit sind, aus Fehlern zu lernen. Dass Mitarbeitende keine Angst haben sich mitzuteilen, wenn aus ihrer Sicht etwas nicht konform mit unseren Grundsätzen ist. Vitesco Technologies ermutigt daher alle Führungskräfte und Mitarbeitenden, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der Fehler erkannt, offen angesprochen und korrigiert werden können. Der „Code of Conduct“ dient uns dabei als Wegweiser. Für eine gesunde Organisation, vertrauensvolle Verbindungen zu unseren Kunden und Stakeholdern, für eine saubere Umwelt. So fahren wir auch auf lange Sicht erfolgreich – gemeinsam mit Antrieb in die Zukunft! Ihre Vitesco Technologies Geschäftsleitung Gemeinsam mit Antrieb in die Zukunft – Wir beschreiten neue Pfade fair, verantwortungsbewusst und integer in allem, was wir tun. Seite 2 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct LIEBE MITARBEITENDE1, Die Welt wandelt sich, und es liegt an uns mit nachhaltigen Mobilitätslösungen neue Wege zu bestreiten. Als Vitesco Technologies zeichnen wir uns nicht nur durch erfolgreiche Produkte und Dienstleistungen aus, sondern vor allem auch über die Art und Weise, WIE wir arbeiten und uns nach innen sowie außen präsentieren. Mit Leidenschaft wollen wir etwas bewegen und dabei neue Standards setzen. Denn das verschafft uns nicht nur im Wettbewerb einen Vorsprung, sondern ist auch wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Um die Zukunft von Morgen mitzugestalten, setzen wir deshalb auf wegweisende Ziele und ein partnerschaftliches Miteinander. Als Teilnehmer des Global Compact der Vereinten Nationen unterstützen wir dessen zehn Prinzipien zum Thema Menschenrechte, Arbeitsstandards, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung. Zudem bekennen wir uns zur Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der Europäischen Konvention, zu den Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen, den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie den OECD-Leitlinien für multinationale Unternehmen. Das umfangreiche, ständig fortentwickelnde Compliance Management System von Vitesco Technologies stellt dabei sicher, dass all diese Werte und Prinzipien im Unternehmen umgesetzt werden, sowie das allen Verstößen dagegen nachgegangen wird. Die in diesem Code of Conduct aufgeführten Unternehmenswerte, Standards und überordneten Rahmenwerke sollen Ihnen, ergänzend zu gesetzlichen Vorgaben und dem internen Regelwerk von Vitesco Technologies, dabei helfen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich finden Sie in den einzelnen Abschnitten weitere Informationen. VITESCO TECHNOLOGIES UNTERNEHMENSWERTE: PASSIONATE: Wir bringen unsere Expertise bewusst ein, um Ergebnisse voranzutreiben. PARTNERING: Wir arbeiten respektvoll zusammen, um gemeinsam Erfolge zu erzielen. PIONEERING: Neugier und Mut inspirieren unsere täglichen Aufgaben. 1 Inhaltlich sind stets Personen aller geschlechtlichen Identitäten gemeint. Der Begriff „Mitarbeitende“ umfasst alle Personen, die für Vitesco Technologies tätig sind, und schließt Voll- und Teilzeitbeschäftigte, freie Mitarbeitende, Zeitarbeitskräfte sowie die Führungskräfte aller Ebenen und Mitglieder geschäftsführender Organe ein. Seite 3 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 1. FÜR WEN GILT DIESER CODE OF CONDUCT Dieser Code of Conduct gilt für alle Mitarbeitenden. Unabhängig davon, in welcher Position und an welchem Ort Sie arbeiten: Es ist unsere gemeinsame Verantwortung, das Richtige zu tun. Dieser Code of Conduct gilt auch für alle inländischen sowie ausländischen Mehrheitsbeteiligungen und Beteiligungen in der Managementkontrolle von Vitesco Technologies. Bei Minderheitsbeteiligungen strebt Vitesco Technologies die Durchsetzung dieses Code of Conduct oder vergleichbarer Regelungen an. WAS ERWARTEN WIR? VON UNSEREN FÜHRUNGSKRÄFTEN: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und setzen Sie sich für unsere Werte ein. Stellen Sie sicher, dass gesetzliche Bestimmungen, die Regelungen dieses Code of Conduct sowie alle sonstigen Vorgaben des Regelwerks von Vitesco Technologies von allen Mitarbeitenden verstanden und eingehalten werden. Nehmen Sie hierfür die Beratung der zuständigen Konzernstellen in Anspruch und ermutigen Sie auch Ihre Mitarbeitenden, dies zu tun. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die jeweiligen Compliance-Schulungen nach Maßgabe des Learning Management Systems (LMS) von Vitesco Technologies absolvieren. Pflegen Sie eine Compliance-Kultur, in der Probleme und potenzielles Fehlverhalten offen und lösungsorientiert angesprochen werden. VON UNSEREN MITARBEITENDEN: Treffen Sie bewusst Entscheidungen, die Sie mit unseren Unternehmenswerten und -grundsätzen vereinbaren können. Halten Sie sich an die Unternehmenswerte von Vitesco Technologies und repräsentieren Sie das Unternehmen positiv. Reflektieren Sie, was Vitesco Technologies von Ihnen erwartet, und verhalten Sie sich dementsprechend. Halten Sie sich an das geltende Recht, die Regelungen dieses Code of Conduct sowie an alle sonstigen Vorgaben des Regelwerks von Vitesco Technologies. Seite 4 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 2. WAS GILT BEI VERSTÖSSEN? 2.1. MITARBEIT BEI DER AUFDECKUNG Die frühzeitige Aufdeckung eines Verstoßes gegen gesetzliche Bestimmungen, diesen Code of Conduct und unse r weiteres Regelwerk ermöglicht es Vitesco Technologies, unverzüglich zu reagieren und Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden vom Unternehmen und der Allgemeinheit abzuwenden. Sie sind die Augen und Ohren unseres Unternehmens. Ihre Unterstützung bei der Identifizierung und Behebung von Verstößen hat eine hohe Bedeutung für Vitesco Technologies. Potenzielle Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen, diesen Code of Conduct oder weitere Regelwerke können Sie an folgende Stellen gerichtet werden: jeweilige Führungskraft oder deren Führungskraft, den Betriebsrat, die Compliance-Abteilung oder die Revisions-Abteilung Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt. 2.2. HINWEISGEBERSYSTEM Über unser Hinweisgebersystem haben Sie zudem die Möglichkeit anonym einen Hinweis abzugeben. Ihr Name und Ihre persönlichen Informationen werden geheim gehalten. Auch hier werden Hinweise streng vertraulich behandelt. 2.3. KEINE VERGELTUNGSMASSNAHMEN Jede Art von Vergeltungsmaßnahme gegen jemanden, der Bedenken äußert oder die zuständigen internen oder externen Stellen über einen möglichen Verstoß informiert, ist absolut unzulässig. Hierzu gehören Drohungen, Kündigungen, Benachteiligungen und sonstige Vergeltungsmaßnahmen. Beachten Sie jedoch, dass Falschaussagen oder unwahre Anschuldigungen ebenfalls nicht toleriert werden. Jeder Hinweis sollte begründet sein und auf gutem Glauben basieren, so dass die Meldung berechtigt ist. 2.4. MÖGLICHE FOLGEN VON VERSTÖSSEN Vitesco Technologies verfolgt eine Null-Toleranz-Politik bei Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen, diesen Code of Conduct und das weitere Regelwerk von Vitesco Technologies. Verstöße werden angemessene Disziplinarmaßnahmen bis hin zu Kündigungen sowie in einigen Fällen die Meldung an die entsprechenden Behörden zur Folge haben. Seite 5 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 3. ACHTUNG DER MENSCHENRECHTE UND ARBEITSSTANDARDS Zu unserem Anspruch, mit unseren Technologien und Systemen Vorreiter zu sein, gehört eine Unternehmenskultur, die auf der Achtung von Menschenrechten, der Einhaltung von Arbeitsstandards und der Schaffung fairer Arbeitsbedingungen beruht. Mit unserem Verhalten, unseren Standards und Richtlinien bekennen wir uns zum Schutz der Rechte unserer Mitarbeitenden und aller Menschen, die mit und für uns arbeiten. Unser Ziel ist es, diese Rechte überall dort, wo wir geschäftlich tätig sind, zu gewährleisten. Hierfür nutzen wir Systeme und Prozesse zur Risikoerkennung, Prävention und Abhilfe. Die Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und die Einhaltung von Arbeitsstandards tragen wir gemeinsam und fordern sie auch von unseren Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern ein. UNSERE PRINZIPIEN Wir achten und respektieren die Würde unserer Belegschaft, Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner und der Menschen in den Gemeinschaften, in denen wir tätig sind. Unsere Zusammenarbeit ist stets geprägt von Respekt, Vertrauen und Wertschätzung. Wir achten, schützen und fördern alle geltenden Gesetze und Vorschriften zum Schutz der Menschenre chte, einschließlich der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der Europäischen Konvention, der Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen, der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie der OECD-Leitlinien für multinationale Unternehmen. Jegliche Form und Nutzung von Kinder-, Zwangs- und Pflichtarbeit sowie von moderner Sklaverei und Menschenhandel lehnen wir entschieden ab, sowohl bei der Zusammenarbeit innerhalb unseres Unternehmens als auch bei unseren Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern. Wir halten alle anwendbaren Regelungen zum Umfang mit Konfliktmineralien ein. Wir dulden keine wie auch immer geartete Form unmenschlicher Behandlung, einschließlich Gewalt, geschlechtsspezifischer Gewalt, sexueller Belästigung, Missbrauch, körperlicher Bestrafung, geistigem oder körperlichem Zwang, Mobbing, öffentlicher Beschämung oder verbaler Beleidigung. Auch jedwede Androhung einer solchen Behandlung darf nicht erfolgen. Wir gewährleisten für alle unsere Mitarbeitenden Vergütungen und Sozialleistungen mindestens entsprechend den nationalen und lokalen gesetzlichen Standards, Bestimmungen oder Vereinbarungen. Die jeweils anwendbaren Regelungen zur Arbeitszeit und Urlaub halten wir ein. Wir respektieren die Vereinigungsfreiheit sowie das Recht, Interessengruppen zu bilden und räumen allen Mitarbeitenden auf Basis der nationalen Gesetzgebung das Recht zur Wahrnehmung ihrer Interessen ein. Seite 6 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct WAS ERWARTEN WIR? Beachten Sie Menschenrechte als fundamentale Leitlinie Ihres Handelns und stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen zum Schutz der Menschenrechte in Ihrem Umfeld eingehalten werden. Sollten Sie von möglichen Menschenrechtsverletzungen in Zusammenhang mit unseren Projekten, Partnern oder Lieferanten erfahren, gelten die vorstehend genannten Grundsätze für den Umgang mit Verstößen. 4. VIELFALT UND CHANCENGLEICHHEIT Um eine gerechte und von Vielfalt geprägte Unternehmenskultur zu fördern, leisten wir alle unseren Beitrag und setzen uns aktiv für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Denn Vielfalt ist unser Antrieb um wegweisende Ideen, neue Produkte und innovative Lösungen zu entwickeln. Nur so können wir kontrovers diskutieren, voneinander lernen und verschiedene Perspektiven einnehmen, um damit in ebenso vielfältigen Märkten präsent und erfolgreich zu sein. Vitesco Technologies duldet keine wie auch immer geartete Form der Diskriminierung, die sich unter anderem auf das Alter, Geschlecht, Nationalität, kulturelle Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung oder körperliche Beeinträchtigung bezieht. WAS ERWARTEN WIR? Begegnen Sie allen Mitarbeitenden mit Respekt und Fairness. Setzen Sie sich für Vielfalt und Chancengleichheit ein und treffen Sie Einstellungsentscheidungen auf der Basis von Qualifikationen, Fähigkeiten und Leistung. 5. UMGANG MIT FEHLERN Niemand ist perfekt! Fehler bieten uns Möglichkeiten, daraus zu lernen und uns persönlich und als Organisation weiterzuentwickeln. Nur eine offene Fehlerkultur kann dies gewährleisten. WAS ERWARTEN WIR? Es geht nicht darum, immer richtig zu liegen. Fehler müssen aber erkannt, besprochen und korrigiert werden. Deshalb ist es notwendig, eine Kultur zu fördern, in der wir offen über Kritik sprechen, unsere Erfahrungen teilen und Verantwortung für unsere Entscheidungen übernehmen. Seite 7 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 6. MOBBING UND BELÄSTIGUNG Vitesco Technologies duldet weder Mobbing noch Belästigung am Arbeitsplatz. Folgende, nicht zu akzeptierende Verhaltensweisen, gehören beispielsweise dazu: Sexuelle Belästigung. Diskriminierende oder verletzende Aussagen oder entsprechendes Verhalten. Zur Schaustellung und / oder Verbreitung von anstoßerregendem Material. Schikanieren von Kollegen*innen durch Kollegen*innen oder durch Führungskräfte. Einschüchterungen, Anfeindungen, Erniedrigungen, Entwürdigungen, abwertende Äußerungen und Beleidigung en. WAS ERWARTEN WIR? Fördern und leben Sie ein respektvolles und faires Arbeitsumfeld. Sollten Sie Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung erfahren oder bezeugen, sprechen Sie es offen und zeitnah an. 7. FAIRER WETTBEWERB Das Kartellrecht fördert den freien und fairen Wettbewerb auf allen Märkten. Märkte gibt es sowohl auf der Vertriebs- als auch auf der Beschaffungsseite. Auch der Arbeitsmarkt zählt dazu. Das Kartellrecht verbietet abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Wettbewerbern (z.B. in Form eines Austauschs wettbewerbssensibler Informationen), Marktaufteilungen und Preisabsprachen, die geeignet sind, den Wettbewerb zu beeinträchtigen. Ob durch das Verhalten tatsächlich der Wettbewerb beeinträchtigt wurde (z.B. einhe itliches Preisniveau) ist hier regelmäßig nicht relevant. Auch die Fixierung von Weiterverkaufspreisen mit Vertriebspartnern sowie bestimmte Verhaltensformen bei Vorliegen einer marktbeherrschenden Stellung sind unzulässig. Verstöße werden mit hohen Bußgeldern sowie strafrechtlichen Sanktionen belegt und ziehen häufig sehr hohe Schadensersatzforderungen potenziell Geschädigter nach sich. WAS ERWARTEN WIR? Der Erfolg von Vitesco Technologies basiert auf Innovation und Qualität, nicht auf unfairen und abg estimmten Verhaltensweisen. Treffen Sie nicht ohne vorherige Abstimmung mit der Compliance-Abteilung mündliche oder schriftliche Absprachen mit anderen Marktteilnehmern, die das Potential haben, den Wettbewerb zu behindern. Seite 8 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct Tauschen Sie weder einseitig noch wechselseitig wettbewerbssensible Informationen mit Wettbewerbern aus oder nehmen Sie sie auch bloß einseitig entgegen, ohne vorher mit der Compliance-Abteilung Rücksprache gehalten zu haben. WAS ERWARTEN WIR BEI DER VERBANDSARBEIT? Die Mitgliedschaft in Verbänden und anderen Organisationen, in denen auch Wettbewerber von Vitesco Technologies vertreten sind, bergen ein erhöhtes kartellrechtliches Risiko. Jede mitarbeitende Person, die Informationen aus solchen Verbänden bzw. Organisationen direkt oder indirekt erhält, muss prüfen, ob es sich um wettbewerbssensible Informationen handelt. Besteht die Vermutung, dass es sich um solche Informationen handelt, muss unverzüglich die Compliance-Abteilung konsultieren werden. Vor der Teilnahme an Verbandssitzungen, an denen auch Wettbewerber teilnehmen, muss eine schriftliche Tagesordnung mit klaren Themenpunkten von allen Teilnehmern festgelegt werden. Sollen potenziell wettbewerbsbeeinträchtigende Themen besprochen werden, ist die Compliance-Abteilung vorab zu konsultieren. Sollten während der Sitzung wettbewerbsrelevante Informationen angesprochen oder ausgetauscht werden, ist es ihre Pflicht dagegen sofort zu protestieren und ihren Protest im Protokoll aufnehmen zu lassen. Sollte die Diskussion daraufhin nicht beendet werden, bestehen Sie auf einer Protokollierung Ihres Widerspruchs und verlassen Sie die Sitzung. Konsultieren Sie anschließend unverzüglich die Compliance-Abteilung. Über jede Sitzung ist ein Protokoll anzufertigen. Wurden von Teilnehmern potenziell wettbewerbsbeeinträchtigende Themen, konsultieren Sie unverzüglich die Compliance-Abteilung. WAS ERWARTEN WIR BEI TREFFEN MIT WETTBEWERBERN? Auch Treffen mit Wettbewerbern auf Wunsch von (gemeinsamen) Kunden sind kartellrechtlich kri tisch. Daher gelten die gleichen Grundsätze wie bei der Verbandsarbeit. Bestehen Sie auf einer Tagesordnung und anschließender Protokollierung des Treffens. Konsultieren Sie die Compliance-Abteilung, sollten Sie nicht ausschließen können, dass weder die Preisgabe potenziell wettbewerbsbeschränkender Informationen erfolgen noch wettbewerbsbeschränkende Absprachen getroffen werden sollen. Sollten während der Sitzung wettbewerbsrelevante Informationen angesprochen oder ausgetauscht werden, ist es ihre Pflicht sofort dagegen zu protestieren und ihren Protest im Protokoll aufnehmen zu lassen. Sollte die Diskussion daraufhin nicht beendet werden, bestehen Sie auf einer Protokollierung Ihres Widerspruchs und verlassen Sie die Sitzung. Konsultieren Sie anschließend unverzüglich die Compliance-Abteilung. Seite 9 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 8. KORRUPTIONSPRÄVENTION Um die Geschäftswelt von Morgen auch prägen und formen zu können, weisen wir jegliches unethische und illegale Verhalten zurück. Korruption schadet nicht nur unserem Unternehmen, sondern kann auch strafrechtliche Konsequenzen mit sich ziehen. Um uns vor Schäden und Strafen zu schützen, gilt bei Vitesco Techno logies auch in diesem Bereich eine Null-Toleranz-Politik: Korruption wird in keiner Form geduldet. Wir bieten weder Zuwendungen an, um einen Auftrag zu erhalten, ein Geschäft aufrecht zu erhalten oder einen unfairen Vorteil in einem Geschäft zu erhalten, noch nehmen wir Zuwendungen zu diesen Zwecken an. WAS IST BESTECHUNG? Eine angemessene Einladung zu einem Geschäftsessen oder ein kleines Geschenk zu einem bestimmten Anlass schaffen mitunter eine bessere Arbeitsatmosphäre und wirken sich insgesamt positiv auf die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern aus. Aber: Jegliches Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Zuwendungen an einen Amtsträger oder an Mitarbeitende eines Unternehmens, mit dem Ziel, als Gegenleistung bestimmte Vorteile vom Arbeitgeber des Zuwendungsempfängers zu erhalten, ist unzulässig. Der Begriff der Zuwendung ist weit zu verstehen und umfasst jede Form von Geschenken, Einladungen, aber auch anderen Vorteilen wie z.B. einem Angebot zur Anstellung eines nahen Verwandten. Bei Amtsträgern, also vor allem Beamten oder Angestellten von öffentlichen Einrichtungen, Behörden oder Institutionen sowie von mehrheitlich im Staatseigentum stehenden Unternehmen sind insbesondere die strafrechtlichen Konsequenzen noch schwerwiegender. So können bereits Zuwendungen zur bloßen Beschleunigung von behördlichen Prozessen, der Ausstellung von Dokumenten oder der Erteilung von Genehmigungen zu hohen Strafen führen. In manchen Situationen kann bereits der bloße Anschein des Zusammenhangs zwischen einer Zuwendung und einer Gegenleistung der Verdacht einer Bestechung begründen. WAS ERWARTEN WIR IM UMGANG MIT ZUWENDUNGEN? Geschenke oder Einladungen dürfen nur gewährt oder angenommen werden, wenn es die jeweilige Situation zulässt, der mit der Zuwendung verfolgte Zweck legitim und die Zuwendung der Höhe nach angemessen ist. Verzichten Sie vor einer anstehenden Geschäftsentscheidung auf die Annahme oder Vergabe von Geschenken oder Einladungen. Nur so können wir den Eindruck einer unsachlichen Beeinflussung verhindern. Beachten Sie die Wertgrenzen und Vorgaben zur Angemessenheit, Transparenz, Häufigkeit und Dokumentation, die im Regelwerk von Vitesco Technologies näher spezifiziert werden. Beachten Sie, dass für Amtsträger besondere Regelungen gelten. Auch hierzu finden Sie im Regelwerk von Vitesco Technologies nähere Angaben. Sollten höherwertige Geschenke und Einladungen in Abweichung der im Regelwerk von Vitesco Technologies festgelegten Grenzen in einem bestimmten Land rechtlich zulässig sein, so ist eine Annahme bzw. Gewährung gleichwohl nur nach vorheriger Zustimmung von Compliance zulässig. Seite 10 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 9. INTERESSENKONFLIKTE Als Mitarbeitende von Vitesco Technologies müssen unsere Entscheidungen frei von äußeren Einflüssen und im Interesse des Unternehmens getroffen werden. Dabei kann selbst der Anschein eines Interessenkonfliktes bereits einen großen Schaden anrichten und Zweifel und Misstrauen unter Kollegen und Geschäftspartnern wecken. Ein Interessenkonflikt besteht immer dann, wenn sich persönliche und geschäftliche Interessen überschneiden und dabei widersprechen. Es kann sich um private oder geschäftliche Beziehungen mit Lieferanten, Kunden, Wettbewerbern oder anderen Geschäftspartnern von Vitesco Technologies handeln. WAS ERWARTEN WIR? Vermeiden Sie die Vermischung von eigenen geschäftlichen und privaten Interessen. zu denen von Vitesco Technologies. Informieren Sie Ihre Führungskraft und die Compliance-Abteilung über einen potenziellen Interessenkonflikt und finden Sie gemeinsam mit Ihrer Führungskraft eine Lösung, die die Interessen von Vitesco Technologies wahrt . Sollten Sie unsicher sein, ob ein potenzieller Interessenkonflikt besteht, fragen Sie die Compliance-Abteilung. 10. GESCHÄFTSPARTNERAUSWAHL Die Auswahl unserer Geschäftspartner und unserer Geschäftsbeziehungen stützen sich auf Fairness, gegenseitigem Vertrauen und Respekt. Die Aufrechterhaltung dieser Beziehungen ist ein andauernder Prozess und bedarf der Verpflichtung zu hohen Standards im Rahmen unserer Geschäftspraktiken. Deshalb verhalten wir uns stets integer und zeigen uns den Werten der Vitesco Technologies verpflichtet. Integrität ist allerdings keine einseitige Verpflichtung. Es ist eine Verpflichtung, die wir gemeinsam mit unseren Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern tragen. Aus diesem Grund fordern wir auch von unseren Geschäftspartnern, sich an dieselben Standards zu halten, sowie stellen das standardkonforme Verhalten sicher. WAS ERWARTEN WIR? Sollten Sie an der Auswahl von Lieferanten beteiligt sein, achten Sie darauf, dass Ihre Entscheidung stets auf objektiven Kriterien wie beispielsweise Preis, Qualität, Umweltverträglichkeit und Leistung beruht. Seien Sie integer in Ihren Interaktionen mit Geschäftspartnern. Vermeiden Sie Interessenkonflikte, und gewähren Sie keine Zuwendungen, um Vorteile für das Unternehmen zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass sich unsere Lieferanten und Geschäftspartner an unseren Business Partner Code of Conduct halten. Sollten Ihnen Verstöße oder Abweichungen bekannt sein, melden Sie diese unverzüglich. Seite 11 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 11. GELDWÄSCHE Unter Geldwäsche versteht man die Einführung von Finanzmitteln in den regulären Wirtschaftskreislauf, die au s Straftaten, wie beispielsweise dem Handel mit illegalen Drogen oder Waffen, aus Erpressung oder aus Steuerhinterziehung stammen. Vitesco Technologies achtet streng darauf, dass alle Geschäftstätigkeiten so abgewickelt werden, dass sämtliche gesetzlichen Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingehalten werden. WAS ERWARTEN WIR? Stellen Sie sicher, dass die im Regelwerk von Vitesco Technologies näher spezifizierten Geldwäsche- und Know- Your-Customer-Prüfungen gemäß den dortigen Vorgaben durchgeführt werden. Vergewissern Sie sich, dass der Geschäftspartner tatsächlich existiert. Seien Sie besonders aufmerksam bei Geschäftspartnern, die von öffentlichen Amtsträgern oder politisch exponierten Personen kontrolliert werden. Achten Sie auf Warnzeichen für mögliche Steuerhinterziehung, insbesondere auf den Firmensitz von Banken, an welche Vitesco Technologies Geldbeträge überweisen soll. Gehen Sie bei einem Verdacht auf Geldwäsche nicht ohne vorherige Abstimmung mit der Compliance-Abteilung Geschäftsbeziehungen ein bzw. führen Sie solche Geschäftsbeziehungen nicht weiter. Akzeptieren Sie keine Zahlungen, die von anderen als den offiziellen Konten der Geschäftspartner stammen. Arbeiten Sie nicht mit Geschäftspartnern zusammen, bei denen die Gesellschafterstruktur bzw. die Eigentumsverhältnisse unklar sind. In Zweifelsfällen wenden Sie sich stets umgehend an die Compliance-Abteilung. Seite 12 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 12. BUCHFÜHRUNG UND BERICHERSTATTUNG Die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen für ordnungsgemäße Buchführung und Abschlüsse und zur Finanzberichterstattung ist für uns selbstverständlich. Vitesco Technologies informiert den Kapitalmarkt regelmäßig über die aktuelle Finanzlage und den Geschäftsverlauf des Unternehmens. WAS ERWARTEN WIR? Achten Sie bei der Erfassung von Finanzdaten auf Korrektheit und Vollständigkeit. Nehmen Sie sämtliche Buchungen stets sach- und verursachungsgerecht vor. 13. ZUSAMMENARBEIT MIT BEHÖRDEN Trotz all unserer Compliance-Maßnahmen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Behörden gegen Vitesco Technologies oder auch für Vitesco Technologies tätige Dritte Ermittlungen einleiten. Im Zuge sol cher Ermittlungen kann es zu einer Durchsuchung von Standorten von Vitesco Technologies kommen. Die Sicherstellung einer fairen Zusammenarbeit mit den Ermittlungsbehörden steht für Vitesco Technologies an erster Stelle, um Verdachtsmomente schnellstmöglich aufklären und im besten Fall ausräumen zu können. WAS ERWARTEN WIR? Sollten Sie im Rahmen einer behördlichen Durchsuchung oder Ermittlung von Ermittlungsbeamten und anderen Behördenvertretern kontaktiert werden, kooperieren Sie mit den Beamten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen der Beamten verstanden haben. Vergewissern Sie sich, dass Informationen, die Sie im Namen des Unternehmens übermitteln, akkurat sind und der Wahrheit entsprechen. Äußern Sie keine Vermutungen oder erteilen Sie keine Informationen, um die Sie nicht von den Beamten gebeten worden sind. Informieren Sie unverzüglich die Compliance-Organisation und die Geschäftsleitung über die Durchsuchung. Seite 13 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 14. STEUERLICHE COMPLIANCE Im Rahmen unserer weltweiten Aktivitäten sowie bei der Erschließung neuer Märkte müssen viele steuerliche Vorschriften eingehalten werden. Die Beachtung der steuerlichen Vorschriften hilft uns Vertrauen bei unseren Kunden, den Finanzbehörden und in der Öffentlichkeit zu schaffen. Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, kann das für das Unternehmen erhebliche finanzielle Schäden, Reputationsverlust sowie negative Konsequenzen für die involvierten Mitarbeitenden nach sich ziehen. WAS ERWARTEN WIR? Informieren Sie sich rechtzeitig über die geltenden steuerlichen Vorschriften. Sollten Sie von Finanzbehörden kontaktiert werden, informieren Sie umgehend die Steuerabteilung. 15. EXPORTKONTROLLE UND ZOLL Als international agierendes Unternehmen mit Standorten in über 50 Ländern sind wir zur Einhaltung der geltenden Export- und Importgesetze sowie Regelungen zu internationalen Sanktionen und Handelsbeschränkungen verpflichtet. WAS ERWARTEN WIR? Informieren Sie sich rechtzeitig über die geltenden Einfuhr- und Ausfuhrregelungen. Alle potenziell militärischen Geschäfte müssen im Voraus geprüft und genehmigt werden. Für jeden potenziellen Geschäftspartner muss vor Vertragsanbahnung ein Screening gemäß den im Regelwerk von Vitesco Technologies definierten Prozesse betreffend Sanktionslisten durchgeführt werden. Werden im Rahmen von Geschäftsreisen unternehmenseigene Produkte oder Proben mitgenommen, gelten gesonderte Vorgaben, die im Regelwerk von Vitesco Technologies näher spezifiziert werden. Seite 14 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 16. DATENSCHUTZ Unsere Mitarbeitenden, Geschäftspartner und Kunden können darauf vertrauen, dass wir personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Gesetzen verarbeiten. Innovation und Datenschutz werden von uns zu jeder Zeit als Einheit verstanden. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN? Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen, wie z.B. Vorname, Name, Geburtsdatum Anschrift, E-Mail-Adresse Konto-, Kreditkartennummer Fahrzeugidentnummer, Kfz-Kennzeichen Personalnummer, UserID Daten zu Gesundheit oder Religion Bewertungen, Zeugnisse WAS ERWARTEN WIR? Stellen Sie von Anfang an den verantwortungsvollen und rechtskonformen Umgang mit allen Daten sicher, selbst wenn diese nicht personenbezogen sind. Stellen Sie bei allen Schritten der Verarbeitung personenbezogener Daten eines Geschäftsprozesses sicher, dass die Erforderlichkeit, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit gewährleistet werden. 17. SICHERHEIT IN DER INFORMATIONSTECHNOLOGIE (IT) IT-Sicherheit ist für uns ein elementarer Bereich unserer Geschäftstätigkeit. Daher sehen wir die Sicherheit der IT- Landschaft als fundamentalen Baustein zum Schutz unsere Daten, Systeme und Netze an. Wir wenden geeignete Maßnahmen an, um unsere IT-Infrastruktur gegen Risiken, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unserer Daten beeinträchtigen könnten, zu schützen. WAS ERWARTEN WIR? Achten Sie auf IT- und Cyber-Sicherheit und halten sich an die Vorgaben im Regelwerk von Vitesco Technologies. Wenden Sie die allgemeinen Grundsätze der Cyber-Hygiene an, die im Regelwerk von Vitesco Technologies weiter spezifiziert werden. Achten Sie bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern auf die Einhaltung technisch geprüfter und vom IT - Bereich von Vitesco Technologies für sicher befundenen Methoden und Verfahren. Seite 15 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 18. INSIDERINFORMATIONEN UND AD-HOC PUBLIZITÄT Der Umgang mit unveröffentlichten Informationen, die einen Einfluss auf den Aktienkurs eines Unternehmens haben könnten, ist zum Schutz des Kapitalmarkts und seiner Akteure gesetzlich besonders geregelt. Vitesco Technologies verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Gesetze in Bezug auf den Kapitalmarkt und den Wertpapierhandel. Als börsennotierte Aktiengesellschaft müssen wir präzise Informationen mit erheblichem Kursbeeinflussungspotential, die unser Unternehmen unmittelbar betreffen und nicht öffentlich bekannt sind, unverzüglich veröffentlichen (sog. Ad-hoc-Mitteilung). Solange diese Veröffentlichung nicht erfolgt ist, ist es untersagt, Insiderinformationen beim Erwerb oder der Veräußerung von Aktien, anderen Wertpapieren oder Finanzinstrumenten zu nutzen oder diese weiterzugeben (sog. Insiderhandelsverbote). Dies beinhaltet auch die Empfehlung an Dritte oder die Anstiftung Dritter, Insidergeschäfte zu tätigen, oder die unrechtmäßige Offenlegung von Insiderinformationen. WAS SIND MÖGLICHE INSIDERINFORMATIONEN? Beispiele für mögliche Insiderinformationen sind: Geplante Fusionen, Zukäufe, Joint Ventures Finanzergebnisse Auftragslage, Ergebnisprognosen Änderungen in den Geschäftsbeziehungen zu bestimmten Kunden oder Lieferanten Neue Produkte oder Innovationen Wichtige Änderungen in der Führungsorganisation WAS ERWARTEN WIR? Behalten Sie unveröffentlichte Insiderinformationen für sich und nutzen Sie diese allenfalls intern unter den jeweils geltenden innerbetrieblichen Regelungen. Teilen Sie diese auch nicht mit Bekannten oder Familienangehörigen. Tragen Sie dazu bei, dass Insiderinformationen unverzüglich und in der rechtlich vorgeschriebenen Art und Weise veröffentlicht werden. Sollten Sie über Insiderinformation verfügen, dürfen Sie weder persönlich noch über Dritte mit Aktien, anderen Wertpapieren oder Finanzinstrumenten handeln, die von diesen vertraulichen Informationen betroffen sein können. Seite 16 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct 19. GEISTIGES EIGENTUM Jeden Tag arbeiten unsere Kollegen an neuen Ideen und Innovationen. Die Forschung und Entwicklung neuer Produkte und Technologien und der Schutz unseres geistigen Eigentums sind maßgeblich für unsere Existenz am Markt. Vitesco Technologies hält weltweit eine große Anzahl von erteilten Patenten, eingetragenen Gebrauchsmustern, Marken und Designs, aber auch viele darauf gerichtete Anmeldungen, Innovationen und technisches Know -How, die (noch) nicht öffentlich bekannt sind. Zudem verfügt Vitesco Technologies über weitere umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Die unbefugte Weitergabe von solchem nicht öffentlichen geistigen Eigentum kann für unser Unternehmen sehr hohe Schäden verursachen. Gleiches gilt analog auch für das geistige Eigentum unserer Wettbewerber, Geschäftspartner und sonstiger Dritter. Wir respektieren und erkennen das geistige Eigentum aller Marktteilnehmer an. WAS ERWARTEN WIR? Achten Sie stets auf einen sorgfältigen Umgang mit unternehmenseigenem Wissen, insbesondere solchen Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind wie beispielsweise technisches Know-How, nicht veröffentlichte Patent- und Markenanmeldungen sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse etc., und geben Sie dieses nicht unbefugt weiter. Nutzen Sie fremdes geistiges Eigentum nur, wenn sichergestellt ist, dass wir über entsprechende Nutzungsrechte verfügen. Bei diesbezüglichen Fragen wenden Sie sich bitte jederzeit an die zuständige Abteilung IP im Bereich Compliance Law und IP (CLIP) von Vitesco Technologies. 20. PRODUKTSICHERHEIT UND -KONFORMITÄT Die Qualität, Sicherheit und Konformität gegenüber rechtlichen bzw. ethischen Vorgaben sowie internationalen, national und industrielen Standards unserer Produkte und Dienstleistungen hat für uns oberste Priorität. Es liegt in unserer Verantwortung, potenzielle Risiken, Nachteile und Gefahren für Gesundheit, Sicherheit, Rechte, Umwelt und Vermögen unserer Kunden oder sonstiger Dritter so weit wie möglich auszuschließen, und diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst. So schenken wir beispielsweise der Thematik der Verwendung von Originalprodukten und Originalersatzteilen im Rahmen der vorgesehenen Prozesse unsere volle Aufmerksamkeit. All unsere Produkte und Dienstleistungen entsprechen dem jeweiligen Stand der Technik und sind im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben sowie nationalen, international und industriellen Standards in den jeweiligen Märkten. Durch Prozesse und Standards ist die Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Konformität über den gesamten Produktlebenszyklus gewährleistet. Seite 17 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct WAS ERWARTEN WIR? Sollten Sie Hinweise auf potenzielle Einschränkungen der Produktsicherheit oder Abweichungen von geltenden Vorschriften haben oder einen entsprechenden Verstoß vermuten, gelten die vorstehend genannten Grundsätze für den Umgang mit Verstößen. 21. UMWELT- UND KLIMASCHUTZ Ökologische Nachhaltigkeit, Umwelt- und Klimaschutz sind feste Bestandteile unserer Unternehmensstrategie und damit auch relevante Aspekte unserer Unternehmenskultur. Mit unseren Produkten, Lösungen und Prozessen wollen wir einen wesentlichen Beitrag zur Verminderung von Umweltauswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette leisten und Klimaschutz aktiv fördern. Als Teil unserer gesellschaftlichen Verantwortung und als zuverlässiger Partner für unsere Kunden arbeiten wir jeden Tag daran, Ressourcen zu schonen und Umweltbelastungen wie Emissionen in Boden, Luft und Wasser zu vermeiden sowie Abfälle und den Verbrauch an Energie, Wasser, Roh- und Betriebsstoffen zu verringern. Wir vertreten die Ansicht, dass die Beachtung von Umweltaspekten im Produktentwicklungsprozess für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich ist. WAS ERWARTEN WIR? Übernehmen Sie bei Ihrer Arbeit für Vitesco Technologies Verantwortung für einen schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen und tragen Sie durch Ihr eigenes Verhalten zum Schutz von Umwelt und Klima bei. Beachten Sie alle geltenden Umweltschutzstandards sowie internationale und lokale Gesetze. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen umweltrechtlichen Genehmigungen eingeholt wurden. Sollten Sie Umweltrisiken erkennen oder andere Umweltschutzbedenken oder Verbesserungsvorschläge haben, teilen sie diese bitte den lokalen- oder zentralen ESH-Abteilungen (Environmental Safety und Health) mit. 22. ARBEITSSICHERHEIT UND GESUNDHEIT Die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeitenden hat höchste Priorität in allen Betriebsabläufen. Deshalb wollen wir gemeinsam ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem wir nicht nur sicher sind, sondern privat wie auch beruflich eine Balance schaffen können. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz fordern, dass wir alle unseren Teil dazu beitragen. Seite 18 / 20 Public
Vitesco Technologies Code of Conduct
WAS ERWARTEN WIR?
Halten Sie sich an die Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, die im Regelwerk von Vitesco
Technologies näher spezifiziert werden.
Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre eigene Gesundheit und Sicherheit sowie wie für die der anderen.
Melden Sie Abweichungen zu unseren Standards sowie Arbeitsunfälle zügig.
23. SCHUTZ DES UNTERNEHMENSEIGENTUMS UND NUTZUNG VON
INFORMATIONSTECHNOLOGIEN
Vitesco Technologies stellt seinen Mitarbeitenden Produkte und Dienstleistungen für die dienstliche Nutzung zur
Verfügung, bleibt aber Eigentümer dieser Produkte bzw. der Berechtigte der Dienstleistungen.
WAS ERWARTEN WIR?
Benutzen Sie die Ihnen anvertrauten Produkte mit Sorgfalt und schützen Sie diese vor Beschädigung und
Diebstahl.
IT und elektronische Kommunikationseinrichtungen (Computer, Mobiltelefone, Software und Daten) sollen Ihnen
helfen, Ihrer Arbeit nachzugehen. Sie dürfen unter keinen Umständen ohne vorherige Anweisung verliehen,
verkauft oder weggegeben werden.
Elektronische Inhalte aus Computern, Mobiltelefonen, Software, Hardware und anderen Medien müssen
angemessen genutzt werden. Beachten Sie, dass alle Informationen, die Sie darin erstellen, teilen und
herunterladen, dem Unternehmen gehören und im gesetzlichen Rahmen überprüft werden können.
Beachten Sie alle IT-Sicherheitsvorschriften, die im Regelwerk von Vitesco Technologies definiert werden.
Geistiges Eigentum: Unsere Innovationen, Patente, Marken, Produktinformationen und jegliche Ideen, Prozesse
und Erfindungen, die Sie im Rahmen für Vitesco Technologies erarbeiten, stellen Unternehmenseigentum dar.
24. INFORMATIONSSICHERHEIT
Wissen und Informationen sind wichtige Schlüsselfaktoren für einen nachhaltigen Erfolg auf den globalen Märkten
und daher wertvolle und schutzwürdige Werte. Der Schutz von geschäftskritischen Informationswerten gegen
Missbrauch, Verlust, Zerstörung oder widerrechtlicher Verwendung ist unser grundlegendes Ziel.
WAS ERWARTEN WIR?
Achten Sie stets auf die Sicherheit der Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Arbeit für Vitesco Technologies
erhalten, und beachten Sie die entsprechenden Vorgaben im Regelwerk von Vitesco Technologies.
Seite 19 / 20 PublicVitesco Technologies Code of Conduct Klassifizieren Sie die Informationen entsprechend den Vorgaben im Regelwerk von Vitesco Technologies und behandeln Sie sie entsprechend. Achten Sie auf ein angemessenes Sicherheitsniveau bei den Geschäftspartnern von Vitesco Technologies, mit denen Sie zusammenarbeiten. Achten Sie darauf, dass Informationen nicht für falsche Zwecke gebraucht werden. 25. KONTAKT Für Fragen zu den in diesem Code of Conduct behandelten Themen steht Ihnen die Compliance-Abteilung von Vitesco Technologies unter compliance@vitesco.com jederzeit zur Verfügung. Seite 20 / 20 Public
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