Das HORNBACH Mitarbeiterportal - Leitfaden zur Bedienung - Stand: September 2021
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HORNBACH Mitarbeiterportal Inhaltsübersicht ▐ 1. Benutzerkonto aktivieren 4 - 1.1 Webportal aufrufen 4 - 1.2 Benutzerdaten einrichten 5 - 1.3 Validierungscode übermitteln 7 ▐ 2. Programmstart 8 - 2.1 Anmeldung am Webportal 8 - 2.1.1 Anmeldung ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung 8 - 2.1.2 Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung 9 - 2.2 Probleme beim Anmelden 10 - 2.2.1 Kennwort vergessen 10 - 2.2.2 Benutzerkonto gesperrt 12 ▐ 3. Programmbedienung 13 - 3.1 Maskenaufbau 13 - 3.2 Menüsteuerung 15 - 3.3 Eigene Dokumente abrufen 16 - 3.3.1 Dokumente suchen und anzeigen 16 - 3.3.2 Aktuelles Dokument drucken 17 - 3.3.3 Aktuelles Dokument speichern 17 - 3.3.4 Mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen 18 - 3.4 Pinnwand-Dokumente abrufen 19 - 3.4.1 Pinnwand-Dokumente suchen und anzeigen 19 - 3.4.2 Pinnwand-Dokumente speichern 19 - 3.4.3 Pinnwand-Dokumente drucken 19 2 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal Inhaltsübersicht - 3.5 Stammdatenänderungen 20 - 3.5.1 Änderung Nachname 20 - 3.5.2 Änderung Bankverbindung 21 - 3.5.3 Änderung Adresse 21 - 3.5.4 Eingangsbestätigung per Mail 22 - 3.5.5 Übersicht meiner eingereichten Änderungen 22 - 3.5.6 Ergänzende Informationen zu den Meldungen 22 ▐ 4. Benutzerprofil 23 ▐ 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal 24 - 5.1 App downloaden und einrichten 24 - 5.2 Benutzerkonto in der App aktivieren 25 - 5.3 Anmeldung in der App 28 - 5.3.1 Anmeldung ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung 28 - 5.3.2 Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung 29 - 5.4 Konfiguration herunterladen 30 - 5.5 Menüsteuerung 31 - 5.6 Persönliche Dokumente abrufen 32 - 5.7 Stammdatenänderungen 34 - 5.7.1 Änderung Nachname 34 - 5.7.2 Änderung Bankverbindung 35 - 5.7.3 Änderung Adresse 35 - 5.7.4 Meine eingereichten Änderungen 36 - 5.7.5 Eingangsbestätigung per Mail 36 - 5.7.3 Ergänzende Informationen zu den Meldungen 36 - 3 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 1. Benutzerkonto aktivieren ▉ 1.1 Webportal aufrufen Vor dem erstmaligen Anmelden am Portal müssen Sie Ihr Benutzerkonto aktivieren. Starten Sie hierfür das Webportal Mitarbeiterportal.hornbach.de und klicken Sie in der Anmelden-Maske auf den Link Benutzerkonto aktivieren. 4 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 1. Benutzerkonto aktivieren ▉ 1.2 Benutzerdaten einrichten ▐ Die Kontoaktivierung beginnt mit der Eingabe Ihrer 7-stelligen Personalnummer (ggf. aufgefüllt mit führenden Nullen) und Ihres Aktivierungscodes. Hinweis 1: Ihr Aktivierungscode ist eine zufällige Zeichenkette. Sie erhalten ihn per Brief von Ihrer Personalabteilung. Hinweis 2: Falls Sie bereits aktiviert sind und die Kontoaktivierung nur versehentlich aufgerufen haben, gelangen Sie über den Link Anmelden zur Anmelden-Maske zurück. Aus Sicherheitsgründen ist die Kontoaktivierung um den Captcha- Code erweitert. Geben Sie nach Ihrer Personalnummer und Ihrem Aktivierungscode den angezeigten Captcha-Code in das hierfür vorgesehene Feld ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klick auf AKTIVIEREN. Hinweis : Falls Sie den angezeigten Captcha-Code nicht lesen können, können Sie mit Klick auf den Button einen anderen Code generieren. 5 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 1. Benutzerkonto aktivieren ▉ 1.2 Benutzerdaten einrichten ▐ Bei der anschließenden Registrierung hinterlegen Sie Ihre private E-Mail-Adresse und vergeben sich selbst ein Kennwort. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. - E-Mail-Adresse - Zwei-Faktor-Code (optional): Aus Sicherheitsgründen kann zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen. Wählen Sie hier zusätzlich das Verfahren für die Übermittlung des Sicherheitscodes (2. Faktor) aus. - Per E-Mail sendet den Code an Ihre private E-Mailadresse - Per App erfordert die Installation einer Authenticator-App - Neues Kennwort: Geben Sie hier das Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie den entsprechenden Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. Klicken Sie auf REGISTRIEREN. 6 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 1. Benutzerkonto aktivieren ▉ 1.3 Validierungscode übermitteln ▐ Im nächsten Schritt wird die Gültigkeit der eingegebenen E-Mail- Adresse überprüft. Hierfür wird ein Validierungscode an die hinterlegte E-Mail- Adresse gesendet. Bitte tragen Sie diesen Code in das hierfür vorgesehene Feld des Pop-up-Fensters ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Der Validierungscode ist eine Pflichteingabe, ohne die die Registrierung nicht abgeschlossen werden kann. Hinweis: Wenn Sie nach kurzer Zeit keinen Validierungscode erhalten, ist die E-Mail-Adresse womöglich ungültig oder nicht Ihre eigene. Bitte schließen Sie das Pop-up-Fenster (Abbrechen), korrigieren Sie die E-Mail-Adresse und wiederholen Sie Ihre Eingaben. ▐ Nach erfolgreicher Kontoaktivierung erhalten Sie die Aktivierungsmeldung mit Ihrem Link zur Anmeldung am Portal. Der Klick auf diesen Link führt Sie wieder zur Anmeldemaske. Dort können Sie sich dann, wie unter Abschnitt 2.1 beschrieben, anmelden. 7 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 2. Programmstart ▉ 2.1 Anmeldung am Webportal Die Anmeldung am Webportal unterscheidet sich, je nachdem ob Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) als zusätzlichen Sicherheitsstandard einsetzen oder nicht. ▐ 2.1.1 Anmeldung ohne 2-Faktor-Authentifizierung Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt durch Eingabe - Ihres Benutzernamens (7-stellige Personalnummer) oder der privaten E-Mail-Adresse und - Ihres Kennworts und durch Klick auf ANMELDEN. 8 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 2. Programmstart ▉ 2.1 Anmeldung am Webportal ▐ 2.1.2 Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt durch Eingabe - Ihrer Personalnummer oder E-Mail-Adresse, - Ihres Kennworts, - Ihres 2FA-Codes, der Ihnen je nach Verfahren per E-Mail gesendet wurde oder den Sie sich per Authenticator-App selbst generiert haben, und - durch Klick auf CODE ÜBERMITTELN. Bitte beachten: Der 2FA-Code ist nur wenige Minuten gültig. Sie können sich Ihren Code aber erneut per E-Mail senden lassen, falls der Code ungültig wurde, die E-Mail nicht ankam oder z. B. versehentlich gelöscht wurde. Bitte klicken Sie hierfür auf Code erneut per E-Mail senden. 9 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 2. Programmstart ▉ 2.2 Probleme beim Anmelden ▐ 2.2.1 Kennwort vergessen (1/2) Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, können Sie sich ein neues Kennwort vergeben. - Hierfür nutzen Sie bei der Anmeldung die Funktion Kennwort vergessen? - In der folgenden Maske geben Sie Ihre Personalnummer und den Captcha-Code ein und betätigen AKTIVIERUNGSLINK ANFORDERN. - Daraufhin erscheint die Meldung, dass ein neuer Aktivierungslink erzeugt wurde. 10 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 2. Programmstart ▉ 2.2 Probleme beim Anmelden ▐ 2.2.1 Kennwort vergessen (2/2) - Gleichzeitig erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Kennworts. Durch Klicken auf den Link öffnet sich der Dialog zum Ändern des Kennworts. - Hinweis: Bei Problemen mit dem Link kopieren Sie ihn bitte direkt in die Adresszeile Ihres Web Browsers. - Hier ist Ihr Benutzername bereits vorbelegt und das neue Kennwort kann eingegeben werden. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. - Benutzername: vorbelegt - Neues Kennwort: Geben Sie hier das neue Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie hierzu den Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. - Über KENNWORT ÄNDERN gelangen Sie direkt auf die Anmeldeseite des Mitarbeiterportals. 11 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 2. Programmstart ▉ 2.2 Probleme beim Anmelden ▐ 2.2.2 Benutzerkonto gesperrt Haben Sie Ihr Kennwort mehrfach falsch eingegeben wird Ihr Account für 30 Minuten gesperrt. Nach Ablauf der Zeit können Sie sich wieder anmelden oder ein neues Kennwort anfordern (siehe Punkt 2.2.1). 12 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung Globalmenü ▉ 3.1 Maskenaufbau Viewer Favoriten Suchkriterien Hamburger- Menü Checkbox (für Markierung des Dokuments) Jahres-Selektion Aufruf der Selektion Programm- version 13 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.1 Maskenaufbau ▐ Enthält die Ergebnisliste mehr Einträge als auf einer Seite dargestellt werden können, erscheint am Ende der Liste eine Fußzeile mit Funktionen zum Seitenwechsel und Verändern der Seitengröße. - Seitenwechsel durch Klick auf eine Seitenzahl - Festlegung der Seitengröße durch Auswahl der pro Seite anzuzeigenden Dokumente aus der Pager Dropdown-Liste - Hinweis: Die Seitengröße bestimmt die Anzahl der gleichzeitig über das Hamburger- Menü herunterladbaren Dokumente (vgl. Abschnitt 3.3.4). Seiten- Seitengröße wechsel 14 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.2 Menüsteuerung Globalmenü Favoriten ▐ Globalmenü Über das Globalmenü erfolgt die Navigation innerhalb des Mitarbeiterportals: - Menü: navigiert zu den einzelnen Programm-Masken - Entgeltnachweise - Bescheinigungen: öffnet die Masken für die einzelnen Dokumentarten (z.B. Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen) - Persönliche Informationen: öffnet z.B. den Kontoauszug der Mitarbeiter-Gutscheinkarte - Pinnwand: führt zur Pinnwand - Stammdatenänderungen: öffnet die Formulare für die Änderung der Stammdaten und die Übersicht der bereits eingereichten Anträge - Mein Profil: öffnet das Profil des angemeldeten Benutzers - Home: springt zurück zur Willkommen-Seite - Info: führt zur Programmhilfe (Leitfaden), zur Datenschutzerklärung und zum Impressum - Abmelden: meldet den Benutzer vom Webportal ab ▐ Favoriten Die Favoriten dienen zum schnellen Wechseln zwischen den am häufigsten verwendeten Dokumenten. 15 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.3 Eigene Dokumente abrufen Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn neue Dokumente verfügbar sind. ▐ 3.3.1 Dokumente suchen und anzeigen Um Dokumente abzurufen gehen sie wie folgt vor: - Aufruf der Maske für die jeweilige Dokumentenart - Suche nach Dokumenten über Suchbegriff bzw. Auswahl des Jahrs und Klick auf die Lupe - Markieren des gewünschten Dokumentes zeigt das Dokument im Viewer an. Hinweis 1: Wenn kein Jahr ausgewählt ist, werden alle Dokumente angezeigt. Mit dem Pfeil-Button neben der Lupe werden die Suchkriterien zurückgesetzt. Hinweis 2: Die Größe des PDF-Viewers kann durch Ziehen des Schiebereglers in der Mitte links neben dem PDF-Viewer verändert werden. 16 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.3 Eigene Dokumente abrufen ▐ 3.3.2 Aktuelles Dokument drucken Zum Drucken des markierten Dokumentes klicken Sie auf das Drucker- Symbol in der Viewer-Funktionsleiste. ▐ 3.3.3 Aktuelles Dokument speichern Zum Speichern des markierten Dokumentes gibt es zwei Möglichkeiten. - Entweder Sie klicken auf das Hamburger-Menü (3 Striche) am markierten Dokument und rufen die Funktion Datei herunterladen auf. - Oder Sie klicken auf das Speichern-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste. Drucken In beiden Fällen wird eine PDF-Datei mit der Bezeichnung des Dokumentes als Dateiname generiert und im Ordner “Downloads“ Ihres Speichern PCs abgelegt. 17 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.3 Eigene Dokumente abrufen ▐ 3.3.4 Mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen Um mehrere Dokumente herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor: - Download aller Dokumente in der Auswahl - Markieren aller Dokumente durch Klick in die Checkbox in der Tabellenkopfzeile - Klick auf das Hamburger-Menü in der Tabellenkopfzeile und Aufruf der Funktion Dateien herunterladen - Hinweis: Die Anzahl der gleichzeitig herunterladbaren Dokumente wird über die Seitengröße festgelegt. - Download ausgewählter Dokumente - Markieren der Dokumente durch Klick in die Checkbox am jeweiligen Dokument - Klick auf das Hamburger-Menü in der Tabellenkopfzeile und Aufruf der Funktion Dateien herunterladen Es wird eine ZIP-Datei generiert, die die einzelnen heruntergeladenen Dokumente enthält und auf Ihrem PC im Ordner “Downloads“ abgelegt wird. 18 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.4 Pinnwand-Dokumente abrufen ▐ 3.4.1 Pinnwand-Dokumente suchen und anzeigen Pinnwand-Dokumente rufen Sie über das Globalmenü oder den Favoriten Pinnwand auf. Über die Menüpunkte Menü > Pinnwand > Pinnwand navigieren Sie zu Ihrem digitalen „Schwarzen Brett“, wo unternehmensinterne Informationen veröffentlicht werden. Pinnwand-Dokumente können zielgruppenspezifisch zur Verfügung gestellt werden, so dass die Pinnwand für jeden Mitarbeiter unterschiedlich aussehen kann. - Suche nach Dokumenten über Suchbegriff bzw. Zeitraum und Klick auf die Lupe - Wenn man das gewünschte Dokument anklickt, wird das Dokument im Viewer angezeigt. ▐ 3.4.2 Pinnwand-Dokumente speichern Zum Speichern des markierten Pinnwand-Dokumentes klicken Sie auf das Speichern-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste. ▐ 3.4.3 Pinnwand-Dokumente drucken Zum Drucken des markierten Pinnwand-Dokumentes klicken Sie auf das Drucker-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste. 19 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▉ 3.5 Stammdatenänderungen Die Änderungsanträge für Nachname, Adresse und Bankverbindung rufen Sie über das Globalmenü auf. Über die Menüpunkte Menü > Stammdatenänderungen > Änderung Nachname / Adresse / Bankverbindung gelangen Sie zu den elektronischen Formularen zur Änderungen Ihrer Personalstammdaten. Zum Einreichen einer Änderung, gehen Sie auf den entsprechenden Menüpunkt. ▐ 3.5.1 Änderung Nachname In der sich nun öffnenden Maske, gelangen Sie über die Funktion in den Antrag. Wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll. Geben Sie dann Ihren neuen Nachnamen ein und speichern Sie abschließend Ihre Änderung über das Disketten-Symbol . Mit können Sie Ihre Eingaben löschen. 20 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▐ 3.5.2 Änderung Adresse In der sich öffnenden Maske, gelangen Sie über die Funktion in den Antrag. Wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll. Geben Sie dann Ihre neue Adresse ein und speichern Sie abschließend Ihre Änderung über das Disketten-Symbol . Mit können Sie Ihre Eingaben löschen. ▐ 3.5.3 Änderung Bankverbindung In der sich öffnenden Maske, gelangen Sie über die Funktion in den Antrag. Wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll. Geben Sie dann Ihre neue Bankverbindung ein und speichern Sie abschließend Ihre Änderung über das Disketten-Symbol . Mit können Sie Ihre Eingaben löschen. Max Mustermann Hinweis: Werden nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, erscheint beim Klicken des Disketten-Symbols ein . 21 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 3. Programmbedienung ▐ 3.5.4 Eingangsbestätigung per Mail Nach dem Einreichen einer Stammdatenänderung erhalten Sie eine Eingangsbetätigung per Mail. Sollten Sie die in der Mail aufgeführten Änderungen nicht selbst vorgenommen haben, melden Sie sich umgehend bei Ihrem Personalsachbearbeiter. ▐ 3.5.5 Übersicht meiner eingereichten Änderungen Sobald Sie eine Änderung über eines der elektronischen Formulare eingereicht haben, finden Sie diese mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus unter dem jeweiligen Menüpunkt. ▐ 3.5.6 Ergänzende Informationen zu den Meldungen Bitte reichen Sie keine zusätzlichen Unterlagen zu den Änderungen (wie z.B. Meldebescheinigungen, Heiratsurkunde) bei der Personaladministration ein. Aufgrund der personalisierten Zugriffe und Sicherheitsstufen reicht die Meldung über das Portal zur Änderung Ihrer Daten aus. Beachten Sie außerdem, dass abrechnungsrelevante Informationen (Änderung der Bankverbindung) aus technischen Gründen immer zum 20. des laufenden Monats vorliegen müssen. Spätere Meldungen können dann erst im Folgemonat berücksichtigt werden. 22 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 4. Benutzerprofil ▉ 4. Eigenes Profil verwalten ▐ Um Ihre Benutzerdaten zu ändern, rufen Sie Ihr hinterlegtes Profil über Menü > Mein Profil auf. Dort können Sie - Ihre E-Mail-Adresse ändern, - das Verfahren für den Zwei-Faktor-Code ändern: - Per E-Mail sendet den Code an Ihre E-Mailadresse. - Per App erfordert die Installation einer Authenticator-App. - ein neues Kennwort hinterlegen. ▐ Alle Änderungen Ihres Profils müssen Sie mit Ihrem aktuellen Kennwort bestätigen. ▐ Um Ihr Kennwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: - Neues Kennwort: Geben Sie hier das neue Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. ▐ Nach Betätigen von PROFIL ÄNDERN erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihr Profil geändert wurde. 23 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.1 App downloaden und einrichten ▐ Die Noviplan-App können sie je nach Endgerät im App-Store (für Apple- User) oder im Google Play Store (für Android-User) herunterladen. ▐ Öffnen Sie die Noviplan-App und wählen Sie Start aus. ▐ Vor dem erstmaligen Anmelden müssen Sie einmalig den Servernamen hinterlegen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: - Entweder Sie geben den Servernamen mitarbeiterportal.hornbach.de ein. - Oder Sie klicken auf BARCODE SCANNEN und scannen folgenden QR- Code. ▐ Wenn Sie ihr Benutzerkonto am HORNBACH Mitarbeiterportal noch nicht aktiviert haben, wählen Sie REGISTRIEREN (ERSTMALIG) aus. ▐ Wenn Sie schon registriert sind, wählen Sie ANMELDEN. 24 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.2 Benutzerkonto in der App aktivieren ▐ Die Kontoaktivierung beginnt mit der Eingabe Ihrer 7-stelligen Personalnummer (ggf. aufgefüllt mit führenden Nullen) und Ihres Aktivierungscodes. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend mit AKTIVIEREN. Hinweis 1: Ihr Aktivierungscode ist eine zufällige Zeichenkette. Sie erhalten ihn per Brief von Ihrer Personalabteilung. Hinweis 2: Falls Sie bereits aktiviert sind und die Kontoaktivierung nur versehentlich aufgerufen haben, gelangen Sie über den Pfeil oben links zurück und wählen ANMELDEN aus. 25 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.2 Benutzerkonto in der App aktivieren ▐ Bei der anschließenden Registrierung hinterlegen Sie Ihre private E-Mail-Adresse und vergeben ein Kennwort. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. - E-Mail-Adresse - Kennwort anfordern: Aus Sicherheitsgründen wird das Kennwort abgefragt. Hier kann das Zeitintervall ausgewählt werden, wie häufig das Kennwort eingegeben werden muss. - Zwei-Faktor-Code (optional): Aus Sicherheitsgründen kann zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen. Wählen Sie hier zusätzlich das Verfahren für die Übermittlung des Sicherheitscodes (2. Faktor) aus. - Per E-Mail sendet den Code an Ihre private E-Mailadresse - Per App erfordert die Installation einer Authenticator-App - Neues Kennwort: Geben Sie hier das Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie den entsprechenden Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. Klicken Sie auf REGISTRIEREN. 26 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.2 Benutzerkonto in der App aktivieren ▐ Im nächsten Schritt wird die Gültigkeit der eingegebenen E-Mail- Adresse überprüft. Hierfür wird ein Validierungscode an die hinterlegte E-Mail- Adresse gesendet. Bitte tragen Sie diesen Code in das hierfür vorgesehene Feld des Pop-up-Fensters ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Der Validierungscode ist eine Pflichteingabe, ohne die die Registrierung nicht abgeschlossen werden kann. Hinweis: Wenn Sie nach kurzer Zeit keinen Validierungscode erhalten, ist die E-Mail-Adresse womöglich ungültig oder nicht Ihre eigene. Bitte schließen Sie das Pop-up-Fenster (Abbrechen), korrigieren Sie die E-Mail-Adresse und wiederholen Sie Ihre Eingaben. 27 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.3 Anmeldung in der App Die Anmeldung am Webportal unterscheidet sich, je nachdem ob Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) als zusätzlichen Sicherheitsstandard einsetzen oder nicht. ▐ 5.3.1 Anmeldung ohne 2-Faktor-Authentifizierung Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt durch Eingabe - Ihres Benutzernamens (7-stellige Personalnummer) oder der privaten E-Mail-Adresse und - Ihres Kennworts und durch Klick auf WEITER. 28 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.3 Anmeldung in der App ▐ 5.3.2 Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt durch Eingabe - Ihrer Personalnummer oder privaten E-Mail-Adresse, - Ihres Kennworts, - Ihres 2FA-Codes, der Ihnen je nach Verfahren per E-Mail gesendet wurde oder den Sie sich per Authenticator-App selbst generiert haben und durch Klick auf WEITER. Bitte beachten: Der 2FA-Code ist nur wenige Minuten gültig. Sie können sich Ihren Code aber erneut per E-Mail senden lassen, falls der Code ungültig wurde, die E-Mail nicht ankam oder z. B. versehentlich gelöscht wurde. Bitte klicken Sie hierfür auf CODE ERNEUT PER E-MAIL SENDEN. 29 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.4 Konfiguration herunterladen ▐ Im nächsten Schritt muss die aktuelle Konfiguration mit dem HORNBACH-Design heruntergeladen werden. Hierfür wählen Sie im Pop-up-Fensters JA aus. ▐ Wenn die Konfigurationsdatei erfolgreich heruntergeladen wurde, erscheint ein Pop-Up-Fenster, das mit OK geschlossen werden kann. Hinweis: Wenn eine neue Konfigurationsdatei verfügbar ist, wird dies mit einem roten i in der App angezeigt und muss dann einmal heruntergeladen werden. 30 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.5 Menüsteuerung ▐ Globalmenü Über das Globalmenü erfolgt die Navigation innerhalb des Mitarbeiterportals: - Entgeltnachweise - Bescheinigungen: öffnet die Masken für die einzelnen Dokumentarten (z.B. Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen) - Persönliche Informationen: öffnet z.B. den Kontoauszug der Mitarbeiter- Gutscheinkarte - Stammdatenänderungen: öffnet die Formulare für die Änderung der Stammdaten und die Übersicht der bereits eingereichten Anträge - Pinnwand: führt zur Pinnwand ▐ Favoriten Über das Hamburger-Menü links oben kann in die Einstellungen gewechselt werden, um beispielsweise das Profil aufzurufen oder das Kennwort zu ändern. 31 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.6 Persönliche Dokumente abrufen Um ihre Dokumente anzuzeigen, wählen Sie den jeweilige Menüpunkt aus. Neue Dokumente werden mit einem orangenen Stern hervorgehoben - Suche nach Dokumenten durch Auswahl des Jahres und Klick auf die Lupe - Tippen auf das Dokument zeigt das Dokument im Viewer an. - Hinweis: Wenn kein Jahr ausgewählt ist, werden alle Dokumente angezeigt. 32 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.6 Persönliche Dokumente abrufen Zum Weiterleiten oder Drucken des markierten Dokumentes klicken Sie auf den Teilen-Button unten rechts in der Viewer-Funktionsleiste und wählen anschließend die App aus, mit der sie das Dokument weiterleiten oder drucken wollen. Hinweis: Bei mehrseitigen Dokumenten muss unten in der Viewer- Funktionsleiste mit den Pfeil-Buttons auf die nächste/vorherige Seite navigiert werden. 33 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.7 Stammdatenänderungen Um Änderungen der Personalstammdaten einzureichen rufen Sie den entsprechend Menüpunkt auf. ▐ 5.7.1 Änderung Nachname In der sich öffnenden Maske wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll und geben dann Ihren neuen Nachnamen ein. Durch Klick auf SENDEN schließen Sie den Antrag ab. Einige Felder sind als Pflichtangaben hinterlegt. Wenn Sie diese nicht ausgefüllt haben und versuchen, den Antrag abzusenden, erscheint ein Hinweis an dem jeweiligen Feld: . 34 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.7 Stammdatenänderungen ▐ 5.7.2 Änderung Adresse In der sich öffnenden Maske wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll und geben dann Ihre neue Adresse ein. Durch Klick auf SENDEN schließen Sie den Antrag ab. ▐ 5.7.3 Änderung Bankverbindung In der sich öffnenden Maske wählen Sie zunächst das Datum, zu welchem die Änderung umgesetzt werden soll und geben dann Ihre neue Bankverbindung ein. Durch Klick auf SENDEN schließen Sie den Antrag ab. 35 © INTENSIO 2021
HORNBACH Mitarbeiterportal 5. Noviplan-App für das HORNBACH Mitarbeiterportal ▉ 5.7 Stammdatenänderungen ▐ 5.7.4 Meine eingereichten Änderungen In dieser Maske können Sie alle von Ihnen eingereichten Anträge einsehen. Nach dem Absenden eines Antrags wird dieser technisch verarbeitet und ist dann nach circa 30 Sekunden in der Übersicht aufgelistet. Neu eingereichte Anträge sind mit gekennzeichnet. Sobald sie durch die Personaladministration umgesetzt wurden, ändert sich der Status auf erledigt . ▐ 5.7.5 Eingangsbestätigung per Mail Nach dem Einreichen einer Stammdatenänderung erhalten Sie eine Eingangsbetätigung per Mail. Sollten Sie die in der Mail aufgeführten Änderungen nicht selbst vorgenommen haben, melden Sie sich umgehend bei Ihrem Personalsachbearbeiter. ▐ 5.7.6 Ergänzende Informationen zu den Meldungen Bitte reichen Sie keine zusätzlichen Unterlagen zu den Meldungen (wie z.B. Meldebescheinigungen, Heiratsurkunde) bei der Personal- administration ein. Aufgrund der personalisierten Zugriffe und Sicherheitsstufen reicht die Meldung über das Portal zur Änderung Ihrer Daten aus. Beachten Sie außerdem, dass abrechnungsrelevante Informationen (Änderung der Bankverbindung) aus technischen Gründen immer zum 20. des laufenden Monats vorliegen müssen. Spätere Meldungen können dann erst im Folgemonat berücksichtigt werden. 36 © INTENSIO 2021
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