Steuerung Einreichungsprozess - zuletzt bearbeitet von Form-Solutions GmbH am 11.05.2021
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Steuerung Einreichungsprozess zuletzt bearbeitet von Form-Solutions GmbH am 11.05.2021
Assistentenbauoberfläche - Steuerung Einreichungsprozess
Inhaltsverzeichnis
Automatische E-Mail Antwort ............................................................................................................................................. 3
Anpassung im Assistenten für die automatische E-Mail Antwort ................................................................................ 3
Anpassung im E-Mailserver für die automatische E-Mail Antwort .............................................................................. 8
Änderung Empfänger Benachrichtigungsadresse ............................................................................................................ 9
Einreichungsoptionen ein-/ausblenden ............................................................................................................................ 10
Änderung des Betreffs eingehender E-Mails .................................................................................................................. 11
Generierung einer laufenden Nummer im Assistenten ................................................................................................. 11
Weiterleitung per sucessURL ........................................................................................................................................... 12
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Assistentenbauoberfläche - Steuerung Einreichungsprozess
Automatische E-Mail Antwort
Standardmäßig erhält der Absender nach dem Einreichen eines Assistenten keine automatische E-Mail Antwort
von der Behörde. Soll jedoch der Absender eine E-Mail Antwort erhalten muss hierzu im entsprechenden
Assistenten sowie im E-Mailserver bei der Behörde Konfigurationen vorgenommen werden.
Hinweis:
Wenn Sie ein Autoreply in Outlook hinterlegen möchten, dann müssen zu nachfolgenden Punkten noch
zusätzlich ein Registry Eintrag und ein VB-Makro-Script hinterlegt werden.
Anpassung im Assistenten für die automatische E-Mail Antwort
Möglichkeit 1: Einfaches Verfahren (kein Wert im Export)
Hierzu muss im Assistenten in das Panel, z. B. „Persönliche Daten“ auf dem die E-Mail-Adresse während des
Ausfüllvorgangs erfasst wird, die „Bezeichnung technisch“ der Komponente in ofsXX1_from_smail3 oder AS_E-
Mail (mit dem entsprechenden Context Identifier Pfad "Antragsteller.Daten") umbenannt werden.
Hinweis:
1. Wenn das ofs-Feld leer oder nicht vorhanden ist, wird überprüft, ob es einen Context Identifier
für die Antragssteller Daten E-Mail gibt. Ist dieser befüllt, wird dieser Wert als ReplyTo E-Mail
verwendet.
2. Sollte aber kein Context Identifier für diese E-Mail vorhanden sein, oder das Feld leer, wird nach
einem Feld im Assistenten mit der technischen Bezeichnung AS_E-Mail gesucht. Hier wird der
Wert des ersten befüllten Feld verwendet.
3. Sollte kein Feld mit der technischen Bezeichnung vorhanden oder alle leer sein, so wird die
ReplyTo E-Mail auf 'null' gesetzt.
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Anschließend kann der Assistent normal gespeichert, freigegeben und veröffentlicht werden. Das Resultat
ist dann, dass die im Assistenten eingetragene E-Mail-Adresse als Replyto-Adresse verwendet wird. Dies
ermöglicht gerade im Payment- oder Bewerbungsbereich eine automatisierte Antwort bei eingehenden
Anträgen. Wenn allerdings bei z. B. Bewerbungen nach dem Ablauf der Frist die eingegangenen Bewerbungen
aus dem Kundenbereich exportiert werden, wird dieses Feld nicht angezeigt, da es ein Steuerungsfeld
(ofsXX1_from_smail3) vom Formularserver ist. Das führt zu Möglichkeit 2.
Möglichkeit 2: Erweitertes Verfahren mit Exportmöglichkeit
Zusätzlich zu der Möglichkeit 1 muss für diese Möglichkeit noch ein „verstecktes Feld“ im Assistenten eingebaut
werden, das mit dem Wert aus dem Feld „E-Mail (ofsXX1_from_smail3)“ automatisch befüllt wird. Das hat den
Effekt, dass die vom Ausfüller eingetragene E-Mail-Adresse zumal als Replyto-Adresse fungiert, als auch, dass der
Wert zum Export zur Verfügung steht. Hierzu muss die „Bezeichnung technisch“ der Komponente, in der die E-Mail-
Adresse im Ausfüllprozess eingetragen wird, auf ofsXX1_from_smail3 abgeändert werden.
Hinweis:
Das versteckte Feld muss zwingend auf einem anderen Panel platziert werden, da ansonsten die Regel
zur Befüllung nicht greift.
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Auf einem nachfolgenden Panel muss ein „verstecktes Feld“ platziert und die „Bezeichnung technisch“ des
versteckten Feldes in „E-Mail“ abgeändert werden. Weiterhin muss in dem versteckten Feld unter den speziellen
Einstellungen der Wert geleert werden.
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Zusätzlich muss mittels einer Expertenregel dafür gesorgt werden, dass die eingetragene E-Mail-Adresse in das
versteckte Feld übertragen wird. Die nachfolgende Regel muss auf dem Panel eingefügt werden, in dem sich das
versteckte Feld befindet.
Expertenregel:
package de.formsolutions.metaform
import de.formsolutions.metaform.model.*
rule "Mail"
when
Panel(identifier == "Persönliche Daten", $c0:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3"), $c0 = null)
Panel(identifier == "Zweites Panel", $c1:getInputComponent("E-Mail"), $c1 = null)
then
$c1.setStringValue($c0.getStringValue());
end
Erläuterung:
• Die Definitionrule „Mail“ ist der Name der Regel und ist frei definierbar.
• In der Definition Panel(identifier == "Persönliche Daten" muss der Panelname eingetragen werden auf dem die
E-Mail-Adresse erfasst wird.
• Der in der Definition $ c0:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3") befindliche Wert wird ausgelesen und in
der Variablen $c0 zwischengespeichert.
• In der Definition Panel(identifier == "Zweites Panel" muss das Panel angegeben werden, auf dem sich das
versteckte Feld befindet.
Hinweis:
1. In diesem Fall befinden sich die Komponenten in keiner Objektgruppe.
2. Wenn Sie mit Objektgruppen arbeiten, muss der vollständige Pfad eingetragen werden, in der
sich das jeweilige Feld befindet.
Nach dem Einpflegen der Regel kann der Assistent normal gespeichert, freigegeben und veröffentlicht werden.
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Möglichkeit 3: Erweitertes Verfahren mit Export und Validierung
Mit der Hilfe von zwei E-Mailfeldern kann geprüft werden, ob die angegebenen Werte (E-Mail-Adressen) identisch
sind. Diese Möglichkeit kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass der Antragsteller eine korrekte E-Mail-
Adresse angibt. Es werden hierzu zwei E-Mailfelder auf einem Panel benötigt. Eines der E-Mailfelder muss mit der
„Bezeichnung technisch“ ofsXX1_from_smail3 versehen sein. Das zweite E-Mail-Feld kann beispielsweise E-Mail
benannt werden.
Zusätzlich zu den beiden E-Mailfeldern wird nachfolgende Validierungsregel auf dem Panel benötigt, die die
beiden Werte miteinander vergleicht.
package de.formsolutions.metaform
import de.formsolutions.metaform.model.*
rule "Emailvergleich"
when
Panel(identifier == "Panel", $f1:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3"),
$f2:getInputComponent("E-Mail"), $f1.getStringValue() = $f2.getStringValue())
then
RuleValidationError error = new RuleValidationError("Emailungueltig");
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insert(error);
end
In dieser Validierungsregel befindet sich ein sogenannter Fehlerschlüssel, der bei einer Eingabe, die nicht
identisch ist, dem Antragsteller einen Fehler anzeigt. Der Fehlerschlüssel (Emailungueltig) muss zusätzlich unter der
Rubrik „Fehlermeldung“ eingetragen werden. Hierzu muss der Schlüssel (Emailungueltig) eingetragen und in dem
Feld „Beschriftung“ eine vom Ersteller definierte Fehlermeldung.
Hinweis:
1. Der Schlüssel muss identisch sein, wie in der Validierungsregel hinterlegt.
2. Die von Ersteller definierte Fehlermeldung wird dem Bürger angezeigt, wenn die angegebenen E-
Mail-Adressen nicht übereinstimmen.
Anpassung im E-Mailserver für die automatische E-Mail Antwort
Der Vorgang:
Der Bürger füllt den Assistenten online aus, trägt bei persönlichen Daten die E-Mail-Adresse ein. Die erfasste
E-Mail-Adresse wird als Replyto-Adresse verwendet. Der Assistent wird direkt online an den zuständigen
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Sachbearbeiter verschickt. Der E-Mailserver verschickt nun mit einem Alias als Absender die E-Mail an den
Empfänger. Im Betreff befindet sich ein eindeutiger Betreff, der sich wie folgt zusammensetzt:
OFS: Neues Formular: Name des Assistenten Abs.: AS_Name AS_Nachname
Beim entgegennehmenden E-Mailserver kann nun folgendes Szenario eintreten:
Szenario 1:
Die Empfänger E-Mail-Adresse ist ein Postfach, das speziell für die Entgegennahme dieses Assistenten angelegt
wurde, dann kann vermutliche ohne Regel ein Autorespond erfolgen.
Szenario 2:
Die Empfänger E-Mail-Adresse gehört einem Sachbearbeiter und nimmt sämtliche E-Mails entgegen. Dann muss
bei eingehenden E-Mails auf dem Server nach einem eindeutigen Betreff gefiltert werden. Dazu kann der eindeutige
Teil der Betreffzeile genommen werden:
OFS: Neues Formular: Name des Assistenten
Heißt nun, dass eine Regel greift und eine Aktion bei eingehenden E-Mails die den eindeutigen Betreff
OFS: Neues Formular: Bestellung Personenstandsurkunde
eingerichtet werden muss. Kommt also eine E-Mail mit diesem eindeutigen Betreff lokal am Mailserver an, wird
der eindeutige Betreff erkannt und anhand dessen eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail an den
Antragssteller versandt.
Änderung Empfänger Benachrichtigungsadresse
Standardmäßig erhält der bei der Veröffentlichung hinterlegte Sachbearbeiter nach der Einreichung eine E-Mail mit
den eingereichten Daten. Soll jedoch ein anderer Empfänger die E-Mail mit den eingereichten Daten erhalten, muss
im Ausfüllprozess des Assistenten eine entsprechende Konfiguration vorgenommen werden.
Hierzu muss im Assistenten in das Panel, z.B. „Persönliche Daten“ auf dem die E-Mail-Adresse während des
Ausfüllvorgangs erfasst wird, die „Bezeichnung technisch“ der Komponente in ofsXX1_to_smail3 umbenannt
werden.
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Anschließend kann der Assistent normal gespeichert, freigegeben und veröffentlicht werden. Das Resultat
ist dann, dass die im Assistenten eingetragene E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse verwendet wird. Die
hinterlegten Sachbearbeiter-E-Mail-Adressen werden nicht mehr berücksichtigt. Lediglich geht eine Einreichung
noch in die Inbox.
Hinweis:
Das Feld ofsXX1_to_smail3 wird nicht bei beispielsweise Excel Exporten aus dem Kundenbereich
berücksichtigt, da es ein Steuerungsfeld vom Formularserver ist.
Einreichungsoptionen ein-/ausblenden
Standardmäßig werden am Ende eines Ausfüllprozesses die Schaltflächen „Einreichen“ und „Drucken“ dem
Ausfüller zur Verfügung gestellt. In Fällen in denen der Assistent nur online oder nur postalisch gesendet werden
soll, steht die Möglichkeit die Schaltflächen mittels einer Expertenregel einzublenden/auszublenden.
Hierzu muss in dem betreffenden Assistenten ein neues Panel hinzugefügt und mit einer Steuerungsfrage
versehen werden. Für die Steuerungsfrage kann beispielsweise eine Dropdownkomponente verwendet werden,
in der die Frage gestellt wird, ob der Antrag online gesendet/gedruckt werden soll oder nicht. Weiterhin wird ein
verstecktes Feld benötigt, das die „Bezeichnung technisch“ "ofsXX1_send", um die Schaltfläche "Senden" bzw.
"ofsXX1_print" um die Schaltfläche "Drucken" auszublenden.
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Zum Abschluss muss nachfolgende Regel in den Expertenmodus der versteckten Komponente eingefügt werden.
package de.formsolutions.metaform
import de.formsolutions.metaform.model.*
rule ""
no-loop
when
Component($c0:searchInputComponent(""), $c0 = null, $c0.getStringValue() = null)
and
$target: Component($c1:searchInputComponent("ofsXX1_send"), $c1 = null)
then
$target.setStringValue($c0.getStringValue());
update($target);
end
Mittels der Steuerungsfrage wird nun beim Ausfüllprozess, je nach Auswahl, die Schaltfläche eingeblendet bzw.
ausgeblendet. Der Exportwert "0" steht für das Ausblenden und der Exportwert "1" für das Einblenden.
Hinweis:
1. Wird der Exportwert in der Regel auf "1" gesetzt, wird nach dem Einreichen der
Daten die Mail an den Sachbearbeiter verschlüsselt versendet. Hierbei wird die in der
Veröffentlichungskonfiguration hinterlegte Einstellung "unverschlüsselte Mail" auserkraft gesetzt.
2. Sollen die eingereichten Daten in der Mail an den Sachbearbeiter unverschlüsselt versendet
weredn, so muss der Exportwert in der Regel auf "2" gesetzt werden.
Änderung des Betreffs eingehender E-Mails
Standardmäßig wird im Betreff einer E-Mail, die beim Einreichen eines Assistenten an den Sachbearbeiter gesendet
wird, der Vorname und Name des Antragstellers, sofern die Komponenten AS_Name und/oder AS_Vorname
verwendet wird, angezeigt. In einigen Fällen kann es notwendig sein zusätzlich zu diesen Daten weitere Daten im
Betreff aufzuführen. Hierzu müssen im Assistenten entsprechende Komponenten angelegt und eine Expertenregel
hinterlegt werden.
package de.formsolutions.metaform
import de.formsolutions.metaform.model.*
rule ""
no-loop
when
Panel(identifier == "", $c0:getInputComponent(""), $c0 = null, $c2:getInputComponent(""), $c2 = null,
$c1:getInputComponent(""), $c1 = null,
$c3:getInputComponent(""), $c1 = null)
then
$c2.setStringValue($c3.getStringValue() + $c1.getStringValue() + " " + $c0.getStringValue());
end
Im vorgehenden Beispiel werden die Daten, Antragstellervorname ($c3), Antragstellername ($c1) und der weitere
Inhalt aus der zusätzlichen Komponente ($c0), in ein verstecktes Feld ($c2) geschrieben.
Hinweis:
In diesem Fall dürfen die Antragstellerdaten Name und Vorname nicht als AS_Name/AS_Vorname
deklariert werden. Dafür muss das versteckte Feld AS_Name benannt werden.
Generierung einer laufenden Nummer im Assistenten
Es besteht die Möglichkeit in einem Assistenten eine sogenannte laufende Nummer über eine Regel erstellen zu
lassen. Diese laufende Nummer kann beispielsweise für einen Verwendungszweck, der aus einem "Grundaufbau"
und einer fortlaufenden Nummer bestehen soll, genutzt werden. Die fortlaufende Nummer wird beim Start eines
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Assistenten hochgezählt. Um diese Funktion nutzen zu können, muss im entsprechenden Assistenten folgende
Expertenregel auf Panelebene hinterlegt werden.
package de.formsolutions.metaform
import de.formsolutions.metaform.model.*
import de.formsolutions.metaform.counter.service.LocalCounterService
rule ""
salience 0
when
Panel(identifier == "",
$n:getInputComponent(""), $n = null)
$counter:LocalCounterService()
then
$n.setStringValue($counter.next("1861RK1%04d"));
end
Hinweis:*
1. Die Generierung der laufenden Nummer findet pro Mandant statt.
2. Sofern beispielsweise ein Verlagsassistent mit einer solchen Generierung ausgestattet ist, wird
für jeden Mandanten separat eine Generierung der laufenden Nummer vorgehalten.
Weiterleitung per sucessURL
Standardmäßig wird nach dem Einreichen eines Assistenten der Nutzer auf die sogenannte
"Einreichebestätigungsseite" weitergeleitet. Hier erhält der Nutzer die Erfolgsmeldung, dass der Antrag erfolgreich
eingereicht wurde und kann das ausgefüllte Dokument herunterladen. Es besteht die Möglichkeit jedoch den Nutzer
nach dem Einreichen auf eine vordefinierte URL weiterzuleiten. Hierzu muss der veröffentlichte Assistentenlink um
einen Parameter sowie die entsprechende URL ergänzt werden.
Parameter: successUrl=
Beispiel: https://pdf.form-solutions.net:443/metaform/Form-Solutions/sid/
assistant/5d72590e5b583f582295316b?successUrl=https://form-solutions.de
Hinweis:
Wenn eine automatische Assistentenantwortgenerierung hinterlegt wurde mit der Angabe
"Herunterladen erzwingen", wird der Ausfüller zuerst auf die Einreichebestätigungsseite geleitet. Hier
muss dieser das entsprechende Antwort PDF-Formular downloaden. Nach dem Downloaden und
einem Klick auf die Schaltfläche "Beenden" wird der Nutzer dann auf die hinterlegte URL weitergeleitet.
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