Kurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul
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Kurzbeschreibung zum
SelectLine CRM-Modul
Warenwirtschaft
Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und
lassen Sie die Software für sich arbeiten.Kurzbeschreibung CRM-Modul
Inhaltsverzeichnis
1 SelectLine CRM-Modul ............................................................................................................... 3
1.1 Adressbereich ............................................................................................................................ 4
1.1.1. In der Bearbeitungsansicht einer Adresse ................................................................................ 4
1.1.2. Seite „Freie Felder“ .................................................................................................................... 7
1.1.3. Seite Info .................................................................................................................................... 8
1.1.4. Seite Historie .............................................................................................................................. 8
1.1.5. Kontaktbereich ........................................................................................................................... 9
1.1.6. Eigenschaften eines Kontaktes ................................................................................................. 9
1.1.7. Kontaktfunktionen...................................................................................................................... 11
1.1.8. Dateianhänge per Drag&Drop ................................................................................................... 14
1.1.9. automatisch angelegte Kontakte............................................................................................... 15
1.2 CRM-Funktionen ........................................................................................................................ 15
1.2.1. Adressen prüfen ................................................................................................................ 16
1.2.2. Recherche .................................................................................................................................. 16
1.2.3. Serienbrief ........................................................................................................................... 19
1.2.4. Serienmail ............................................................................................................................ 20
1.2.5. Outlook-DatenExport ........................................................................................................... 21
1.2.6. Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen ................................................................................. 21
1.2.7. Word-Dokument erzeugen ................................................................................................. 22
1.2.8. Einzel- Email ........................................................................................................................ 22
1.2.9. Stichwortsuche .......................................................................................................................... 24
1.2.10. Volltextsuche ............................................................................................................................. 24
1.2.11. TAPI- Unterstützung ................................................................................................................... 25
1.3 Kontaktübersicht ................................................................................................................ 27
1.4 Stichworte .......................................................................................................................... 27
1.5 internes E-Mail-Programm ........................................................................................................ 28
1.5.1. Einstellungen für das interne E-Mail-Programm ....................................................................... 28
1.5.2. Das E-Mail-Bearbeitungscenter ................................................................................................. 31
2 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook ....................................................... 34
2.1 Die Installation des Outlook-Add-In ........................................................................................... 34
Seite 1 von 47Kurzbeschreibung CRM-Modul
2.2 Das Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle ............................................................................ 35
2.3 Das Übertragen von empfangenen Emails aus MS Outlook an das CRM-Modul..................... 39
2.3.1. die direkte Zuordnung einer einzelnen E-Mail/ mehrerer E-Mails............................................ 39
2.3.2. eine oder mehrere E-Mails über die manuelle SL Adressenzuordnung übergeben ................ 40
2.3.3. automatische Zuordnung .......................................................................................................... 41
2.3.4. weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü .......................................................................... 41
2.4 E-Mails über Outlook versenden ............................................................................................... 42
2.4.1. neue E-Mail versenden aus dem CRM-Modul .......................................................................... 42
2.4.2. zugeordnete E-Mail anzeigen/Beantworten/weiterleiten......................................................... 43
2.4.3. neue E-Mail aus Outlook versenden ......................................................................................... 45
2.4.4. Serienmail versenden ................................................................................................................ 46
Seite 2 von 47Kurzbeschreibung CRM-Modul
1 SelectLine CRM-Modul
In Form eines Modules für die WARENWIRTSCHAFT stellt die SelectLine ein integriertes CRM- Programm
für die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Ausprägungen der Warenwirtschaft verfügbar,
Eine Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich.
Es können Adressen und Kontakte verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, E-Mail, Serienbrief, Serien-
mail erstellt werden. Der E-Mailversand und auch –empfang wird durch ein SelectLine-eigenes E-Mail-
programm ermöglicht, alternativ kann auch Outlook 2007/2010 über ein Add-In verwendet werden.
Der CRM-Adressenbereich stellt alle in der SelectLine Warenwirtschaft erfassten Kunden, Lieferanten
und Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch
sogenannte „freie Adressen“ samt Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit
unterschiedlichen Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion
(Telefonat, Serienbrief usw.) geschehen.
Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen Selectline-Masken bekannten
Funktionalitäten. In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM-
Programmaufrufe zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail
und Serienbrief schnell zu erreichen.
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1.1 Adressbereich
Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein An-
sprechpartner hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele
zugeordnete Ansprechpartner aufweisen kann.
Wird ein neuer Adress- Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden:
• neuer Kunde
• neuer Lieferant
• neuer Interessent
• Ansprechpartner zu ….
• freie Adresse
Im Fall von neuer Kunde/ Lieferant/ Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch
gleichzeitig ein neuer Kunden/Lieferanten/Interessenten- Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber
auch möglich „einfach“ nur eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde oder
Lieferant oder Interessent zu treffen = freie Adresse.
Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon
erstellt werden. Als Bezug für einen neuen
Ansprechpartner wird immer der aktuelle Datensatz
herangezogen. Ist der aktuelle Datensatz eine
Hauptadresse, so wird ein neuer Ansprechpartner
angelegt.
Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben
Bezug zur Hauptadresse.
1.1.1. In der Bearbeitungsansicht einer Adresse
Unterhalb der CRM- Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen
mit vier Schaltflächen als Kopfbereich. Ganz links wird fett die Firma oder der Name und Vorname einge-
blendet. Der Anzeigebereich kann durch den sogenannten „Splitter“ (senkrechter grauer Balken) ver-
breitert werden, in dem der Splitter nach rechts bewegt wird. Die Veränderung wird arbeitsplatzspezi-
fisch gespeichert.
Die Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion. Es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt
werden (Schalter ; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse
ausgegraut)
oder
ein neuer Datensatz im Kunden-, Lieferanten oder Interessentenstamm angelegt werden.
Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein
Kunde/Lieferant/Interessent-Datensatz existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdaten-
maske Kunde/Lieferant/Interessent gewechselt werden.
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Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche ein neuer Kunde/Lieferant/Interessent
erzeugt werden.
Mit Hilfe des CRM-Modules ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde und ein Lie-
ferant und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der
Adressdaten wirkt dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind dann
gleichzeitig Ansprechpartner des Kunden und des Lieferant und des Interessenten.
Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse im CRM-Modul, dass auch der Kunde/
Lieferant/Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits erfassten Kontakte entfernt
werden.
In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte „Firma“ eine eingerückte
Struktur der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld
„Firma“ und die interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner.
Umgeschaltet in den Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder beschrieben und
auch geändert werden. Im Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung, stehen im CRM-Modul neu
nun folgende zwei zusätzliche Felder zur Verfügung:
• Telefon 4
• eMail2
In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien
Felder, eine Info mit Umsatzzahlen und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder.
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Im Baumeintrag werden als Unterstruktur alle bereits angelegten Ansprechpartner mit „Name.
Vorname“ untereinander aufgelistet. In der daneben dargestellten Listenansicht sind alle Felder der
Ansprechpartneradressen sichtbar und können mit dem Spalteneditor geordnet werden. Ein neuer
Ansprechpartner kann über den Schalter oberhalb der Listenansicht oder durch den Schalter
in der Haupt-Funktionsleiste angelegt werden. Dann öffnet sich der Bearbeitungsdialog
für den neuen Ansprechpartner.
Es wird ein neuer Adressen-Datensatz angelegt. Aus diesem Grunde ändert sich die Baumstruktur und
auch die Schalter für Kunden/Lieferanten/Interesssenten sind nicht mehr vorhanden. Einzig der Schalter
für den Wechsel zur Hauptadresse ist jetzt aktivier bar. Der Ansprechpartner-Datensatz wird mit so
vielen Feldinhalten wie in der Hauptadresse verfügbar, vorbelegt. Name und Vorname werden dabei
nicht übernommen. Sobald Name und Vorname gefüllt sind, werden diese beiden Felder auch oben
links neben dem Schalter zur besseren Orientierung eingeblendet.
Da man sich nun in einem Ansprechpartner-Datensatz befindet, wird in der Baumstruktur die Seite
„Ansprechpartner“ ebenso wie „Info“ und „Historie“ deaktiviert. Wollen Sie zur Ansicht aller bereits
vorhandenen und es nun neu angelegten Ansprechpartners wechseln, betätigen Sie den Schalter
.
Zurück in der Hauptadresse wird nun der neu angelegte Ansprechpartner ebenfalls mit in der
Baumansicht dargestellt.
Achtung: Beim Wechsel zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner werden aktive Filter deaktiviert,
da der andere Datensatz nicht der Filtereigenschaft entsprechen muss.
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Wird in der Baumstruktur auf solch einen Ansprechpartner gewechselt, werden die Adressdaten des
Ansprechpartners eingeschränkt und schreibgeschützt „nur zur Information“ eingeblendet. Es kann die
Telefonnummer bei TAPI-Unterstützung gewählt, oder eine E-Mail gesendet werden.
Sollen die Daten bearbeitet werden, muss aktiv der „Datensatz“ von Hauptadresse zum
Ansprechpartner gewechselt werden. Dazu dient der Schalter . Mit dem
Wechsel der Adresse werden auch die angezeigten Kontakte, Stichworte und der Langtext für die neue
Adresse aktualisiert. Alternativ kann auch mit der Tastenkombination Alt + linke Maustaste auf den
Ansprechpartner in der Baumstruktur direkt zum Ansprechpartner-Datensatz gewechselt werden.
1.1.2. Seite „Freie Felder“
Freie Felder stehen wie in den Stammdaten und Belegen auch in der CRM-Adresse zur Verfügung.
Diese Freien Felder sind identisch mit den Freien Feldern im Kunden- oder Interessenten- oder im
Lieferantenstamm! Eine Änderung eines Freien Feldes in der CRM-Maske oder im Kundenstamm bewirkt
dasselbe. Die Freien Felder können mit selbstbestimmten Bezeichnungen (über den Schalter
versehen werden.
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1.1.3. Seite Info
Es wird eine Jahresstatistik der letzten drei Jahre, in Anlehnung an die Chefübersicht, und eine
Auflistung der meistverkauften Artikel angezeigt. Für die Artikelauslistung kann das auszuwertende Jahr
und die Top-Anzahl vorgegeben werden.
Die Datenanzeige ist nur bei bereits vorhanden Umsatzbelegen möglichen. Im Beispiel sind die
Umsatzdaten für den Kunden 10015 dargestellt. Handel es sich bei der Adresse um einen Kunden und
Lieferanten, werden zwei Statistiken eingeblendet.
1.1.4. Seite Historie
In der Historie werden alle Belege zur aktuellen Adresse (nicht bei Ansprechpartnern) aufgelistet. Wie in
der Historie im Artikelstamm oder Kundenstamm kann nach einem einzelnen Belegtyp selektiert
werden.
Allerdings werden in der Auflistung die Belegköpfe und nicht die einzelnen Belegpositionen angezeigt.
Wie in Listenansichten üblich, kann über das Kontextmenü oder durch Doppelklick der aktuelle
Datensatz (Beleg) geöffnet werden.
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1.1.5. Kontaktbereich
Das Herzstück des CRM-Modules bilden neben den Adressen die diesen zugeordneten Kontakte. Ein
Kontakt ist immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet.
Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden sowie über den Extras-Schalter oder das
Kontextmenü weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte klassifizieren zu können, werden
Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.
In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte „Anhang“ durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt,
dass für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt
wurden, ist nur durch „Bearbeiten“ des Kontaktes ersichtlich.
1.1.6. Eigenschaften eines Kontaktes
Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Be-
arbeiten eines Kontaktes wird der Karteireiter „Kontakt“ als Standard geöffnet.eben einem Datum
(Vorgabe aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile bestimmt das großzügige Langtextfeld
und die Kontaktart (Standard= Notiz) diese Ansicht.
Folgende Kontaktarten stehen standardmäßig zur Auswahl:
• Notiz
• Telefonat (Eingang)
• Telefonat (Ausgang)
• Termin
• Brief
• E-Mail (Eingang)
• E-Mail (Ausgang)
• Besuch
• Serienbrief
• Serienmail
Desweiteren kann ein Status belegt werden:
• ((Grundeinstellung)
• aufgenommen
• begonnen
• in Bearbeitung
• warten
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• bearbeitet
• erledigt
Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung.
Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung)
eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld „Wecker“ aktiviert werden. Dann
erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine „Terminhinweis“-Maske auf dem Bildschirm. Auch ein
„vor-dem-Termin-warnen“ kann eingestellt werden.
Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird automa-
tisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein Kopieren der
Wiedervorlagedaten mit geänderten „zum“-Datum.
Die noch offenen Termine können auch außerhalb der CRM-Maske unter Mandant -> Überblick ->
offene Termine zusammen mit den Notiz-Terminen eingesehen werden.
Einem Kontakt können eine oder mehrere Datei(en) angehängt werden.
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Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den
- Schalter mit der Explorer-Auswahl. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Dateinamen-
Zeile, wird die Datei geöffnet.
Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem eigenen
Karteireiter zur Verfügung.
1.1.7. Kontaktfunktionen
Zu einer Adresse werden die bereits erfassten Kontakte in Listenform dargestellt. In dieser Auflistung
sind Standardfunktionalitäten und auch spezielle Kontaktart-Funktionen zulässig.
Das Anlegen eines neuen Kontaktes sowie das Bearbeiten und Löschen sind unabhängig von der
Kontaktart für jeden Kontakt möglich. Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind
über den „Extra“-Schalter oder das Kontextmenü aufzurufen.
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Das Menü im Extras-Schalter ist weitgehend identisch mit dem Kontextmenü und beinhaltet auch
spezielle Funktionen, die an bestimmte Kontaktarten gebunden sind.
Der erste Abschnitt (im Beispiel „E-Mail neu“)
ist den spezielle Funktionen nach
Kontaktarten gewidmet.
Der zweite Abschnitt beinhaltet besondere
Funktionen für jeden Kontakt.
Der dritte Abschnitt beinhaltet die Druck-
Funktionalitäten
Der vierte und der fünfte Abschnitt bieten
Standard-Kontext-Funktionen zum Daten-
satz-Anlegen, -Bearbeiten und Entfernen wie
auch zum Ansicht-Aktualsieren, dem Aufruf
des Spalteneditors (nur im Kontextmenü;
nicht im Extras-Menü) und Export-
Möglichkeiten.
Im Folgenden wird nur auf die Kontakt-
Funktionalitäten des ersten und zweiten
Abschnittes eingegangen.
Je nach Kontaktart werden im Extras-Menü
unterschiedliche weitere Funktionsaufrufe angeboten.
Kontaktart „E-Mail Ausgang“ + Nutzung interner Email-Client
„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegtem
Versende-Konto, vorbelegter Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuel-
len Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung für
das Versende-Konto. Die neue E-Mail kann versendet, gedruckt, abgebrochen oder als Entwurf
gespeichert werden.
„E- Mail anzeigen“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email. Die Mail kann nur gedruckt werden.
„E-Mail weiterleiten“ erzeugt automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang).
Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ zugeordnet
wurde, stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.
Kontaktart „E-Mail Eingang“ + Nutzung interner Email-Client
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„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegter
Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der
Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung.
„E- Mail anzeigen“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email. Die Mail kann nur gedruckt werden.
„E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“ erzeugen automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail
Ausgang. „Allen Antworten“ erzeugt hingegen mehrere E-Mails, aber nur einen neuen Kontakt an der
aktuellen Adresse .
Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ zugeordnet
wurde, stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.
Kontaktart „E-Mail Entwurf“ + Nutzung interner Email-Client
„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegter
Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der
Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung.
„E-Mail bearbeiten und senden“ erzeugen automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang). Die Mail
kann versendet werden oder erneut als Entwurf abgespeichert werden oder gedruckt werden.
Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Entwurf“ zugeordnet wurde,
stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.
Kontaktart „Serienmail“ + Nutzung interner Email-Client
„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegter
Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der
Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung.
„E- Mail anzeigen“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email. Die Mail kann nur gedruckt werden.
„E-Mail weiterleiten“ erzeugt automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang).
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Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Entwurf“ zugeordnet wurde,
stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.
Funktionen für alle Kontaktarten
„Datensatz kopieren“ erzeugt einen neuen Kontakt mit Übernahme alle Informationen (auch Anhänge
und Wiedervorlage). Das „Datum“ und auch das „AngelegtAm“/“Angelegtvon“ werden übernommen.
Lediglich bei Kontakten, die mit einem E-Mail-Ausgang/-Eingang des internen E-Mail-Clients verbunden
sind, kann diese Verknüpfung nicht übernommen werden. Die Verknüpfung zwischen Kontakt und Email
verbleibt beim Original-Kontakt.
„Erledigt setzen“ ändert den Status des Kontaktes auf „Erledigt“. Ein noch vorhandener offener Ter-
min/Wiedervorlage wird geschlossen; der „Wecker“ wird deaktiviert.
„Nicht erledigt setzen“ ändert den Kontaktstatus auf „aufgenommen“. Ein deaktivierter Wecker wird
nicht wieder automatisch aktiviert.
„Markierte Kontakte einer anderen Adresse zuweisen“ bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere Kon-
takte gleichzeitig zu einer anderen Adresse zu verschieben. Nur hierbei macht eine Mehrfachmarkierung
von Kontakten Sinn und wird auch berücksichtigt.
„Kontaktübersicht für Firma zuweisen“ wechselt in das Fenster „Kontaktübersicht“ und filtert dabei nur
die Kontakte der aktuellen Adresse sowie aller zugehörigen Adressen. Handelt es sich bei der aktuellen
Adresse um eine Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lieferant, Interessent) werden in der Kontakt-
übersicht alle Kontakte dieser Hauptadresse und alle Kontakte der zugehörigen Ansprechpartner auf-
gelistet. Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um einen Ansprechpartner, werden alle Kontakte
dieses Ansprechpartners, alle Kontakte der übergeordneten Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lie-
ferant, Interessent) und alle Kontakte der weiteren Ansprechpartner der Hauptadresse angezeigt.
1.1.8. Dateianhänge per Drag&Drop
Zum „Befüllen“ von Kontakten ist es möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstell-
ung der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt.
Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen bereits geöffneten Kontakt „gezogen“ werden.
Wichtig dabei: es muss der Karteireiter „Kontakt“ im Vordergrund liegen und in den Bereich der
Dateianhänge gezogen werden.
Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart „Notiz“ vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem
Windows Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich.
Eine Besonderheit stellt die Übernahme von E-Mails aus Outlook 2007/ 2010 dar. Diese können ebenfalls
per Drag & Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden.
Oder durch ziehen auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie,
dass der normale Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLine-Mailprogramm abläuft.
Die E-Mail wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abge-
legt (kein Link). Sind in der E-Mail Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit
übernommen. Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert.
Der neue Kontakt bekommt automatisch den Kontakttyp „E-Mail Eingang“ zugewiesen. In die Bezeich-
nung wird der Text „E-Mail als Dateianhang eingefügt“ eingetragen.
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Der Dateiname einer „hereingezogenen“ E-Mail setzt sich aus den beiden ersten Spalten des Outlook-
Ordners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in
eckigen Klammern mit im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel „[Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] CeBit-
Teilnahme in Hannover.msg“ oder „[Von] info@selectline.de [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg“.
Beachten Sie bitte, dass jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann.
Dementsprechend unterschiedlich sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit
für eine einheitliche Bildungsvorschrift des Dateinamens ist nicht vorgesehen.
1.1.9. automatisch angelegte Kontakte
• Neben dem Drag&Drop gibt es noch weitere Möglichkeiten, dass ein neuer Kontakt automatisch
(mit einer vorbelegten Kontaktart und teilweise einem Status aus den Mandanteneinstellungen)
erstellt wird: Kontaktart “E-Mail-Eingang“ - E-Mail aus Posteingang des SelectLine-E-
Mail-Programmes zuordnen
• Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ – Kontextmenü „E-Mail schreiben“, „E-Mail beantworten“, „E-Mail
weiterleiten“ oder CRM- Funktionsschalter „Neue E-Mail“ oder Funktionsschalter am Feld
„Email1“/“Email2“
• Kontaktart „Telefonat Eingang“ – bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus
• Kontaktart „Brief“ – CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen
• Kontaktart „Serienbrief“ – CRM-Funktionsschalter Serienbrief
• Kontaktart „Serienmail“ – CRM-Funktionsschalter Serienmail
1.2 CRM-Funktionen
Die CRM-Funktionen können sich nur auf die eine aktuelle Adresse (z.B. E-Mail) oder auch auf mehrere
markierte Adressen gleichzeitig (z.B. Serienmail) beziehen. Zum Markieren mehrerer
Adressdatensätze stehen die aus der SelectLine bekannten Mechanismen ( Leertaste,
Strg+Ausw.) zur Verfügung.
Zusätzlich kann nun in der Adressliste die Anzeige nur auf die markierten Datensätze reduziert werden.
Die Markierung wirkt dann wie eine Filterung. Aufgerufen wird die Funktion „Nur markierte Datensätze
anzeigen“ ausschließlich über das Kontextmenü. Nur wenn Datensätze markiert wurden, ist die Funktion
wählbar.
Im Gegenzug kann dann, wenn nur die markierten Datensätze angezeigt werden, wieder in die Anzeige
aller Datensätze gewechselt werden.
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1.2.1. Adressen prüfen
Zwar keine Dublettenprüfung, aber eine Prüfung, ob
die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergeb-
nis wird eine Liste aller Datensätze eingeblendet,
die dieser Prüfung nicht entsprechen. Aus der Auf-
listung heraus kann jeder Datensatz geöffnet und so
bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu
ergänzen.
1.2.2. Recherche
Die Funktion „Recherche“ dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer
Massenaktion wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abge-
wandelte grafische Darstellungsform des bekannten „Trichter“-Filters.
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Als Verknüpfungsarten stehen „und“ bzw. „oder“ als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann
eine Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden.
Als Datenfelder stehen nicht nur die Felder der Adress-Tabelle zur Auswahl, sondern wahlweise auch
die Tabellen Kreditoren oder Debitoren oder Interessenten. Es kann jeweils die Adress-Tabelle mit
einer der drei Tabellen (Kreditoren, Debitoren, Interessenten) kombiniert werden. Die Felder der drei
Tabellen werden durch ein vor den Feldnamen gestellten Buchstaben gekennzeichnet (Debitoren =
d.xxx, Kreditoren= k.xxx und Interessenten= i.xxx).
Wird als verknüpfte Tabelle „Debitoren“ oder „Kreditoren“ gewählt, ist auch eine kaufmännische
Abfrage nach Umsatz, Artikel oder offene Posten möglich.
Als Parameter kann dabei ein Zeitraum, eine Anzahl (Top xxx) und ein Wert angegeben werden.
Die Recherche kann selbstverständlich auch aus einer Kombination von Adress-Feldern, Kundenfeldern
und der kaufmännischen Abfrage bestehen.
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Bei allen Tabellenfeldern stehen als Auswahl an Vergleichsfunktionen
• „gleich“
• größer“
• „größer gleich“
• „wie“
• „leer“
• „ungleich“
• „kleiner“
• „kleiner gleich“
• „nicht wie“
• „nicht leer“
zur Verfügung.
Das Eingabefeld für die Vergleichskonstante komplettiert die Bedingung. In diesem „Konstante“-Feld
kann sowohl ein kompletter als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Groß- und Kleinbuchstaben
werden unterschieden, gleichfalls werden Variablen (? oder *) bei „wie“ bzw. „nicht wie“ unterstützt.
Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit aus-
geführt wird. Als „Namen“ erhält die Recherche den Eintrag im Feld „Auswahl“. Das Ergebnis der
Recherche kann mit in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden.
Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung
einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell markiert sind.
Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden dann farb-
lich markiert.
Werden mehrere unterschiedliche Recherchen nacheinander aus-
geführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen erhalten. Gelöscht werden die
Markierungen der Datensätze durch ein einfaches „Anklicken“ eines Datensatzes mit dem Mauszeiger
oder durch den Schalter „Alle Markierungen entfernen.
Da einmal ausgeführte Recherchen gespeichert werden, können diese auch über ein Abrollmenü direkt
aus der Hauptmaske ausgeführt werden (in Anlehnung der Trichter-Filter).
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1.2.3. Serienbrief
Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige erzeu-
gen einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet.
Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss mindestens ein Datensatz in der Listenansicht
markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder eine Kombination aus Filter und „Alles
markieren“ oder durch die oben beschriebene Recherche-Funktion erfolgen.
Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument
kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serien-
briefes durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabezeile (neues Dokument/
Drucker /E-Mail) getroffen werden.
Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt
und an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld „Neues Stichwort“ leer,
erfolgt auch keine Stichwort-Vergabe.
Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse er-
stellt werden. Das jeweilige Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt.
Dazu muss zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines
Stichwortes und aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorge-
schlagen.
Achtung: Wird bei einem Serienbrief an jeden Kontakt das Dokument angehängt, wächst die SelectLine
Datenbank entsprechend.
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1.2.4. Serienmail
Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte E-Mail Programm. Auch hierbei
wird auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf die markierten Adress-Datensätze angewendet werden.
Die Serienmail-Funktion besteht aus vier Unterfunktionen.
Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem
Absender die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei E-Mailadressen haben
können, stehen für „Empfänger“ und „Kopie an“ zwei Platzhalter (@1 = Feld E-Mail1; @2= Feld E-Mail2)
zur Auswahl.
Gleichfalls stehen Platzhalter @1 bis @7 für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird
mit der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert.
Jede E-Mail-Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält dann einen neuen Kontakt-Eintrag mit der E-
Mail als Dateianhang.
Ebenso lassen sich bestehende Vorlagen bearbeiten oder kopieren oder löschen. Dazu steht eine
weitere Unterfunktion bereit. Um zu verfolgen, welche Adresse eine bestimmte Serienmail erhalten hat,
kann man die Funktion „Historie anzeigen“ verwenden.
Schlussendlich führt die letzte Funktion „Serienmail an alle markierten Datensätze senden“ das
versenden und zuordnen der Serienmail aus.
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Hierbei wird vor dem Versenden eine Prüfung auf gültige Emailadressen (xx.@xxx.xx) ausgeführt.
Fehlerhafte Adressen werden angezeigt und zur Korrektur in einem Fehlerprotokoll angeboten. Der
Serienmailvorgang muss anschließend noch einmal ausgeführt werden; die Adress-Selektion muss
wiederholt werden.
Wie beim Serienbrief wird auch bei der Serienmail die
optionale Vergabe eines Stichwortes und/oder einer
Wiedervorlage unterstützt.
Achtung: Bei einer Serienmail wird automatisch für
jede gewählte Adresse ein neuer Kontakt angelegt. Die
Email mit allen Anhängen und eingebetteten
Bildern/Dokumenten wird bei jeder Adresse abgelegt
und in die SelectLine Datenbank gespeichert. Die
Datenbank (Tabelle CRM_DOKUMENTE) wächst
entsprechend an!
1.2.5. Outlook-DatenExport
Wie aus den Stammdaten
Kunde/Lieferant/Interessent be-
reits bekannt, können Adress-
datensätze an Microsoft Outlook
übergeben werden.
Dabei kann zwischen der
aktuellen Adresse, den ge-
filterten Adressen und allen
Adressen gewählt werden. Soll-
ten Adressen bereits im Outlook-
Zielordner vorhanden sein,
werden diese durch überschrei-
ben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann beliebig gewählt werden. Es ist auch ein kombinieren mehrerer
SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich.
1.2.6. Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen
Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Be-
arbeiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion „Stichwort zuweisen“ und „Stichwort
entfernen“ parat, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet.
Seite 21 von 47Kurzbeschreibung CRM-Modul
1.2.7. Word-Dokument erzeugen
Mit der CRM-Funktion „Word-Dokument erzeugen“ werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld-
Informationen übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden.
Vorbelegt ist, dass automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart „Brief“) angelegt wird. Die Beschreibungs-
zeile des neuen Kontakteintrages kann bereits erfasst werden.
Nach dem Schließen von Word wird das
Word-Dokument dann als Dateianhang
zum neuen Kontakt in der Datenbank
abgelegt. Die Erstellungsweise der Vorla-
gen entnehmen Sie bitte dem Dokument
„SelectLine Programmübergreifendes
Version 11“.
1.2.8. Einzel- Email
Eine E-Mail kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter in der CRM-
Funktionsleiste wird dabei die meist verwendete sein.
Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü der Kontakte („E-Mail neu“) oder über direkt
über den Funktionsschalter am E-Mail-Feld (automatisch wird ein neuer Kontakt angelegt).
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der E-Mail mit einer Vorbelegung des Absenders
und des Empfängers (wenn das E-Mail-Feld an der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum
Versenden. Ebenso ist im Text der E-Mail eine Signatur vorhanden, wenn eine Vorbelegung in den
Mandanten-Einstellungen erfolgte.
.
Seite 22 von 47Kurzbeschreibung CRM-Modul
Im linken oberen Bereich können mittels eine Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per
Drag&Drop hineingezogen werden.
Das Schreiben des E-Mail-Textes kann als normaler Text oder mittels der Formatierungsmöglichkeiten
auch in Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeit-
en zur Gestaltung der E-Mail, die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im E-Mail-
Text aufgerufen werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format, das
Einfügen von Bildern oder Linien möglich.
Wird die E-Mail nicht sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später ver-
sendet oder weiterbearbeitet werden.
Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail Ausgang“ angelegt und der Inhalt der
Betreffzeile in die Bezeichnung der E-Mail übernommen. Der Mailtext wird in das Memofeld des Kontakt-
es übertragen und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet.
Falls die originale E-Mail bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt
heraus möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zum „E-Mail weiterleiten“
und „E-Mail anzeigen“ vorhanden.Um beim Erstellen von E-Mails auch verschiedene Layouts zu ver-
wenden, können sogenannte „Vorlagen“ erstellt und dann entsprechend ausgewählt werden.
Wird eine neue E-Mail über den Schalter in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Aus-
wahlliste an Funktionen.
Mit „Neue E-Mail“ wird, wie bereits oben beschrieben eine „leere Email“ mit hinterlegter Signatur
erzeugt und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit.
Mit „Neue E-Mail nach Vorlage“ öffnet sich die Auflistung der hinterlegten E-Mailvorlagen. Wählen Sie
eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der E-Mail öffnet sich. Nun können Sie die E-Mail ver-
vollständigen und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen.
Mit „Neue Vorlage“ wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei „Neue E-Mail“ geöffnet. Der
HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien,
Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol.
Mit „Vorlagen bearbeiten“ wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden E-Mailvorlagen. Wählen
Sie hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie
Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen.
Seite 23 von 47Kurzbeschreibung CRM-Modul
Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern/ und gefüllt mit Adressdaten:
1.2.9. Stichwortsuche
Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingege-
bene Suchwort zugeordnet wurde.
Eine fragmentelle Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss
dabei das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den
bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet
sich ein Auswahlfenster mit allen Stichworten.
Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei
einer aktiven Suche (durch nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den
Schalter ) ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von auf .
Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das und die Farbe wechselt wie-
der und es werden alle Adressdatensätze wieder angezeigt.
1.2.10. Volltextsuche
Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des
eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Es werden im Gegensatz zum Quickfilter zwei Tabellen
durchsucht; die Adressen- und die Kontakte-Tabelle.
Die Volltextsuche schließt folgende Bereiche ein:
• alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder
• den Inhalt des Memofeldes der Adressen
• die Kontakt-Felder „Beschreibung“, „FreierText1“ und „FreierText2“
• den Inhalt des Memofeldes der Kontakte
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Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den
Suchbegriff enthalten.
Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln:
• wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder dem Adressen-Memofeld gefunden, werden die
Kontakte nicht aufgelistet
• wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige
Adressdatensatz und nur der/die Kontaktdatensätze angezeigt, welche den Suchbegriff
beinhalten. Alle anderen Kontaktdatensätze werden ausgeblendet!
1.2.11. TAPI- Unterstützung
Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Warenwirtschaft zur Verfügung
(entsprechend der Ausprägung /Platin bzw. Diamond).
Wie aus der Warenwirtschaft bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle einmal je Arbeitsplatz konfiguriert
werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate und zum Führen ausgehender
Telefonate genutzt werden.
Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten
Masken.
Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen
„Anrufliste“ dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen)
und Name/Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet.
Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit „Unbekannter Anrufer“ betitelt. Dann sind
die Schalter „Adresse anzeigen“ und „Kontakt anlegen“ deaktiviert.
Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor
ein Anruf als „Unbekannter Anrufer“ betitelt wird, versucht die SelectLine „ähnliche“ Telefonnummern
aufzulisten. Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine
zusätzliche „Dialogauswahl“-Maske geöffnet.
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Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei „Abbruch“
erfolgt kein Eintrag in die Anrufliste.
Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter „Adresse anzeigen“ in die CRM-Ansicht auf die
zugehörige Hauptadresse/ den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters „Kontakt
anlegen“ wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und
dann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In
die Bezeichnungszeile tragen wir automatisch „Anruf“ + Firma/ Name + Vorname + „am“ +
Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der
Cursor im Memofeld zur
Texterfassung bereit.
Für ausgehende Telefonate wird ist das Verhalten seit der Version 11.1.0 ähnlich.
Dazu muss die Benutzereinstellung „Bei ausgehenden Anrufen Kontakt anlegen“ aktiviert werden
(Applikationsmenü-> Einstellungen-> Seite CRM).
Wird dann über den Telefonschalter an einem der 4 Telefonfelder der Adresse ein Anruf initiert, wird
automatisch ein neuer Kontakt geöffnet. Die Kontaktart ist mit „Telefonat(Ausgang)“ vorbelegt und in
Bezeichnung wird „Anruf an“ + Name + Telefonnummer + „am“ + Datum+ Uhrzeiteingetragen. Wegen
dieser Vorbelegung ist der neue Kontakt bereits in der Datenbank angelegt worden. Ein „Abbruch“ in der
Kontaktmaske bewirkt deshalb kein Löschen des offenen Kontaktes.
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1.3 Kontaktübersicht
Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine Auflistung aller
Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte zu einer konkreten Adresse auf-
gelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu
sehen.
Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar be-
arbeitet werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer
Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach
Kontaktart und nach Statusart mit integriert.
Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend von dem
aktuellen Kontakt in der Auflistung werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten
Ansprechpartner gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern.
Hat man einen Kontakt gefunden und möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder
weiterbearbeiten, so gelangt man über den Schalter in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es
wird die zum Kontakt gehörende Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der
Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv.
1.4 Stichworte
Im Stammdaten-Dialog können alle Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht
werden. Der Dialog wird als untergeordneter Menüpunkt der CRM-Adressen aufgerufen.
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1.5 internes E-Mail-Programm
Das Empfangen und Versenden von E-Mails wird einzig über unser SelectLine-eigenes E-Mailprogramm
unterstützt. Dies ist ein Bestandteil des CRM-Modules. Bei Verwendung fremder E-Mailprogramme
erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten.
Lediglich vom Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang
hineingezogen werden.
1.5.1. Einstellungen für das interne E-Mail-Programm
Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt „E-Mail“. Dieser
teilt sich in fünf Abschnitte auf.
1. Interne Mailfunktion
Diese Option steuert das Verhalten beim Versenden von E-Mails. Ist Sie deaktiviert, werden alle
weiteren Mandanteneinstellungen zur E-Mail deaktiviert. Weiterhin wird das E-Mail-Bearbei-
tungscenter deaktiviert. Für das Versenden von E-Mails über den Schalter an E-Mail-Feldern
wird fortan der im Betriebssystem eingestellte Standard-MAPI-Client (das Standard-Mail-Pro-
gramm) benutzt.
2. Optionen
• in welchem Zeitraum sollen alle angelegten E-Mailkonten vom jeweiligen Mailserver abgefragt
werden
• ungelesene E-Mails werden im fett im E-Mail-Bearbeitungscenter dargestellt. Ist man länger als
die angegeben Zeitspanne auf einem E-Mail-Eingang, so wird der „Fett“-Status geändert und die
E-Mail gilt als gelesen. Diese Anzeige (gelesen/ungelesen) erfolgt benutzerunabhängig; wird eine
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E-Mail durch einen Benutzer als gelesen dargestellt, gilt diese für alle weiteren Benutzer auch
als gelesen.
• E-Mails als Text oder mit HTML-Formatierung versenden. Nur mit aktiver Option ist der HTML-
Editor beim Schreiben von E-Mails aktiv.
3. E-Mail Kontakt
• „Status nach Zuordnung“ setzt den Status an einem neuen Kontakt, welcher aufgrund des
Zuordnens einer E-Mail (im E-Mail-Bearbeitungscenter) zu einer Adresse automatisch angelegt
wurde
• „Adresse nach Kontaktzuordnung anzeigen“. Wird eine Email aus dem E-Mail-
Bearbeitungscenter einer Adresse als Kontakt zugewiesen, kann genau diese Adresse in der
CRM-Adressenmaske als aktuelle Adresse angezeigt und damit auch der gerade neu angelegte
Kontakt.
• „Status nach dem Versenden“ ;wird eine E-Mail neu erstellt und versendet, so wird dem
zugrunde liegenden Kontakt automatisch dieser Status zugewiesen.
4. Interne Mailfunktion für Druckziel E-Mail
In der Warenwirtschaft kann beim Ausdrucken von z.B. Belegen ein Druckziel (Drucker,
Bildschirm, E-Mail…) angegeben werden. Wird diese Option aktiviert, so wird wie bisher eine E-
Mail erstellt und der Ausdruck als Datei angehängt. Zusätzlich wird nun als „Absender“ das
eingestellte E-Mailkonto verwendet und ein neuer Kontakt (Kontaktart E-Mail Ausgang) angelegt.
Das passiert nur, wenn die Empfänger-E-Mail-Adresse auch in den CRM-Stammdaten (Felder E-
Mail1 oder E-Mail2) gefunden und damit eine Zuordnung des neuen Kontaktes zu einer Adresse
erfolgen kann. Es erfolgt keine weitere Abfrage oder Benachrichtigung wegen dem neuen
Kontakt.
„Signatur in den E-Mail Text einfügen“ verwendet zusätzlich die eingestellte Signatur auch für E-
Mails, die aus dem Druckziel E-Mail entstanden sind.
„Sichere Rückmeldung des Versandes (Sendeformular modal) – Ist diese Option aktiv, wird das
E-Mailfenster erst geschlossen, wenn der E-Mail-Versand-Prozess beendet wurde. Der
Anwender kann nicht in ein anderes Fenster wechseln, um einen andere Arbeit fortzusetzen.
Ohne diese Option kann in der Warenwirtschaft in ein anderes Fenster gewechselt werden,
obwohl der Versand noch nicht abgeschlossen wurde.
5. E-Mail Konten verwalten
Hier können die für den Empfang und den Versand zu verwendenden E-Mail-Adressen sowie die
Server-Einstellung konfiguriert werden. Es können beliebig viele Konten eingerichtet werden. Je
E-Mail-Konto öffnet sich ein neues Eingabefenster.
In einem E-Mailkonto werden Vorgaben für den Empfang und den Versand von E-Mails sowie den Auf-
bau der Signatur beim Schreiben einer E-Mail festgelegt. Ein Mailkonto kann zusätzlich als „Privatkonto“
deklariert werden. Erfolgt dies durch eine Kürzelzuordnung aus der Passworttabelle heraus, so wird
solch ein Konto im E-Mailbearbeitungscenter nur angezeigt, wenn der gewählte Benutzer angemeldet
ist. Alle anderen Benutzer sehen diese Mailein- und ausgänge dann nicht.
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Ebenso werden hier die Verbindungseinstellungen zum POP3 und SMTP-Server vorgenommen. Beach-
ten Sie die Option „Mails auf dem Server löschen“ beim E-Mailempfang. Diese ist standardmäßig
aktiviert.
Die Signatur kann als Text oder im HTML-Format eingegeben werden (mittels Kontextmenü „Editor“ auf-
rufen). Beachten Sie, dass diese Signatur für das gewählte Konto gilt. Bei mehreren Konten muss die
Signatur auch mehrmals hinterlegt werden.
Es kann eine allgemeine Signatur oder eine Signatur für den aktuellen Benutzer (Benutzerkürzel der
SelectLine) hinterlegt werden. Wechseln Sie die Ansicht dazu mit den Schaltern „Allgemein“ bzw.
„Nutzer (xx)“. Der aktive Schalter ist farblich hervorgehoben und bei eine hinterlegt Benutzer-Signatur
befindet sich ein „Haken“ im Schalter. Die Benutzer-Signatur wird bevorzugt vom Programm verwendet.
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