Datenschutzhinweise für Teilnehmer - Deutsche Versicherungsakademie (DVA) GmbH - Deutsche ...
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Datenschutzhinweise für Teilnehmer
Deutsche Versicherungsakademie (DVA) GmbH
Stand: September 2021
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen • Cisco Systems GmbH (WebEx)
Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer per- • Microsoft Ireland Operations Ltd (Teams)
sonenbezogenen Daten durch die Deutsche Versiche-
• Proctorio GmbH
rungsakademie (DVA) GmbH im Zusammenhang mit Ihrer
Buchung von Veranstaltungen über die Website der DVA Der Umfang der zusätzlichen Datenverarbeitung bei
und Ihrer Teilnahme an Veranstaltungen der DVA. Ver- Online-Seminaren hängt davon ab, welche Daten Sie
anstaltungen sind z. B. Bildungsmaßnahmen, Seminare, vor bzw. bei der Teilnahme an dem Online-Seminar
Fachtagungen, Studien- oder Lehrgänge. machen. Im Regelfall werden Sie im Rahmen des
Online-Seminars Ihren Namen angeben, der dann für
1. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung die übrigen Teilnehmer sichtbar ist. Sie haben ggf. die
ist die Deutsche Versicherungsakademie (DVA) GmbH, Möglichkeit, Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu
Arabellastr. 29, 81925 München, Kontakt: info@ver- nutzen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe
sicherungsakademie.de. Sie erreichen die Daten- von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer
schutzbeauftragte der DVA unter datenschutz@ des Seminars die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts
versicherungsakademie.de. sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts
verarbeitet. Zudem wird Ihre IP-Adresse verarbeitet,
2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Teil-
um eine Verbindung zum Videokonferenzsystem auf-
nahme an Veranstaltungen der DVA
zubauen und aufrecht zu erhalten. Wir protokollieren
Wir verarbeiten und speichern Ihre Stammdaten (Name, die Anwesenheit von Teilnehmern zu Zwecken der
Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unterneh- Anwesenheitskontrolle und Abrechnung.
men) sowie von Ihnen freiwillig angegeben ergänzende
Daten wie z. B. Ihre Position im Unternehmen und Wir protokollieren Online-Seminare darüber hinaus
Ihre Interessengebiete, Ihre VV-ID, Daten zu den von teils in Form von Audio- und Videoaufzeichnungen
Ihnen gebuchten und absolvierten Veranstaltungen für die nicht öffentlich zugängliche Bereitstellung im
und Bildungsmaßnahmen (z. B. gebuchte und besuchte Teilnehmerkreis auf geschützten Lernplattformen.
Veranstaltungen/Maßnahmen, Anwesenheitszeiten, Sofern das der Fall ist, werden Sie im Vorfeld darüber
Termine), ggf. Nachweise für Zugangsvoraussetzungen informiert und haben die Möglichkeit, dieser Verar-
(z. B. bei Lehr-/Studiengängen), Prüfungsdaten (z. B. beitung jederzeit zu widersprechen.
Antworten, Prüfungsprotokolle, Prüfungsergebnisse), Die Datenverarbeitung erfolgt zu Zwecken der Vorbe-
Ihr Feedback zu Veranstaltungen und Referenten reitung und Erfüllung des Vertrages mit der DVA über
sowie Konto- und Zahlungsinformationen. Wenn Ihr die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung. Wenn
Arbeitgeber unser Vertragspartner ist, erhalten wir Ihre Sie selbst Vertragspartner der DVA sind, ist Rechts-
Daten (insbesondere Stammdaten bei der Anmeldung) grundlage Art. 6 Abs. 1b DSGVO. Wenn Ihr Arbeitgeber
von Ihrem Arbeitgeber. Vertragspartner der DVA ist, ist Rechtsgrundlage das
Zur Durchführung von Online-Seminaren und Prüfungen berechtigte Interesse der DVA und Ihres Arbeitgebers
nutzen wir Online-Services folgender Anbieter, mit gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO an der Durchführung der
denen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Veranstaltung.
nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben: Die DVA verarbeitet die Daten außerdem gemäß Art. 6
• LogMeIn Inc. (GoToMeeting) Abs. 1f DSGVO zur Wahrung ihrer berechtigten Inter-
essen zu Zwecken der Qualitätskontrolle, Abrechnung,
• Zoom Video Communications, Inc. (Zoom)
Verbesserung und Fortentwicklung ihrer Angebote.
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Die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen werden von uns an den Vertragspartner über-
Daten werden für die gesetzlich bestimmten Zeit- mittelt und nach Abschluss der Gesamtveran-
räume (regelmäßig zehn Jahre ab Ende des Jahres der staltung von uns gelöscht. Die Verarbeitung
Rechnungslegung) aufbewahrt und dann gelöscht. und Übermittlung Ihrer Anmeldedaten erfolgt
Diese Aufbewahrungspflichten betreffen regelmäßig aufgrund unseres berechtigten Interesses an
abrechnungsrelevante Daten wie z. B. Ihre Teilnahme der Durchführung unserer Vertriebspartner-
an einer Veranstaltung und die damit verknüpften verhältnisse gem. Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Die
Stammdaten. Ansonsten werden Ihre Daten spä- weitere Datenverarbeitung erfolgt durch die
testens 5 Jahre nach Buchung Ihrer letzten Veran- Vertragspartner als Verantwortliche.
staltung gelöscht. Ausgenommen davon sind Kopien
3.3. GDV-Veranstaltungen und GDV-Fachtagungen
von Abschlusszeugnissen, -urkunden, -zertifikaten
und -arbeiten bei Lehr-/Studiengängen, die i.d.R. Die DVA führt in eigener Verantwortung und auf
bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, um bei Verlust eigene Rechnung Veranstaltungen und Fachta-
einen Nachweis liefern zu können. Aufzeichnungen gungen für den Gesamtverband der Deutschen
von Online-Seminaren können bis zum Abschluss Versicherungswirtschaft e.V., Wilhelmstraße 43
der Gesamtveranstaltung auf der Lernplattform zur / 43G, 10117 Berlin („GDV“) durch. Der GDV ist
Verfügung gestellt werden. Die DVA behält sich vor, für die inhaltliche Planung und Durchführung
die Daten früher als nach Ablauf dieser Frist und auf dieser Veranstaltung verantwortlich. Die DVA
Anfrage zu löschen. übermittelt an den GDV Teilnehmerlisten, aus
denen Name, Unternehmen und Position im
3. Kooperationsangebote Unternehmen (soweit angegeben) der Teilneh-
3.1. Über die Webseite der DVA werden auch Produkte mer hervorgehen. Rechtsgrundlage sind gem.
angeboten, die von einem Kooperationspartner Art. 6 Abs. 1f DSGVO die berechtigten Interes-
durchgeführt werden (z. B. Regionalverband des sen der DVA und des GDV an einer optimalen
Berufsbildungswerks der deutschen Versiche- Durchführung und Gestaltung der Inhalte der
rungswirtschaft (BWV), Partnerhochschulen). Veranstaltungen. Die DVA übermittelt zudem ggf.
Dies ist beim jeweiligen Angebot vermerkt. Die an den GDV Foto- und Filmaufnahmen der Veran-
DVA übermittelt Ihre Anmeldedaten in diesem staltungen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte
Fall an den Kooperationspartner, der auch für die Interesse des GDV an Öffentlichkeitsarbeit und
weitere Datenverarbeitung mitverantwortlich Dokumentation gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO.
ist. Sofern der Partner eine Datenverarbeitung Weitere Informationen zur Datenverarbeitung
vornimmt, die über die hier beschriebenen Rege- durch den GDV finden Sie hier:
lungen hinaus geht, werden Sie vom Partner Hinweise zur Datenverarbeitung im GDV e. V..
gesondert darüber informiert. Rechtsgrundlage
für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1f DSGVO. 4. Nutzung von Online-Lernplattformen und
Online-Plattformen
3.2. Zudem können Sie über die Website der DVA
Die DVA nutzt bei einigen Veranstaltungen Online-Lern-
auch Veranstaltungen bei anderen Vertragspart-
plattformen und Online-Plattformen für die Prüfungs-
nern (z. B. bei der Deutschen Makler Akademie
abnahme und Terminvereinbarung. Dabei werden
(DMA) GmbH, Bindlacher Str. 4, 95448 Bayreuth)
ergänzend Zugangsdaten (z. B. per E-Mail verschickte
buchen. Diese Veranstaltungen sind entspre-
individualisierte Zugangslinks, ggf. Benutzernamen und
chend gekennzeichnet. Eingehende Anmeldungen
Passwort) verarbeitet. Bei Online-Lernplattformen
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werden Ihre Aktivitäten (z. B. was gemacht, wieviel um die Funktionalitäten der Plattform zur Verfügung
bearbeitet), bei der Online-Prüfungsabnahme Ihre zu stellen. Nähere Informationen dazu finden Sie in
Antworten und Ergebnisse verarbeitet. Die Daten- den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattform
verarbeitung erfolgt zu den oben genannten Zwecken bzw. Website.
und aufgrund der dort genannten Rechtsgrundlagen.
5. Online-Kundenkonto
In den Online-Lernplattformen können Sie ein per-
sönliches Profil anlegen. Profilangaben können z. B. Als Kunde der DVA bzw. Teilnehmer an DVA-Veranstal-
Foto, Geburtstag, berufliche und private Kontaktdaten tungen erhalten Sie einen Zugang zum Online-Kun-
umfassen. Diese Profilangaben sind freiwillig. Sie denkonto, das über die Website der DVA erreichbar
können einstellen, welche Profilangaben für andere ist. Sie erhalten bei erstmaliger Buchung von uns eine
Teilnehmer sichtbar sind. Die Online-Lernplattformen E-Mail, in der Sie ein Passwort für das Kundenkonto
bieten z.T. die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern vergeben können.
und Dozenten Nachrichten auszutauschen, zu chatten Im Kundenkonto können z. B. Ihre Stammdaten einsehen
oder in Online-Foren zu kommunizieren. Rechtsgrund- und ändern lassen, Ihre gebuchten Veranstaltungen
lage für diese Datenverarbeitung ist gem. Art. 6 Abs. einsehen, Seminarunterlagen und -informationen,
1f DSGVO das berechtigte Interesse der DVA und der Anmeldebestätigungen und ähnliche Dokumente
Teilnehmer an einer Interaktion und Kommunikation herunterladen, Zertifikate und IDD-Weiterbildungs-
mit anderen Teilnehmern und Dozenten. übersichten einsehen.
Die DVA löscht Ihr Profil in den Online-Plattformen Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem
und die damit verknüpften Daten i.d.R. ein Jahr nach Kundenkonto erfolgt in Ihrem und unserem Interesse
Abschluss Ihrer Teilnahme an der jeweiligen Veran- an der Bereitstellung der damit verbundenen Funkti-
staltung, sofern dort keine Anschlussveranstaltungen onen gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO.
gebucht wurden. Sofern Ihr Arbeitgeber die Veran-
Wir löschen das Kundenkonto und die damit verbun-
staltung bei der DVA gebucht hat oder es sich um eine
denen Daten
Inhouse-Veranstaltung handelt, werden Daten wie z.
B. Prüfungsergebnisse und Lernstandsauswertungen - jederzeit auf Ihren Wunsch (bitte senden Sie dazu
(was gemacht, wieviel bearbeitet) je nach Vereinbarung eine E-Mail an datenschutz@versicherungsaka-
mit Ihrem Arbeitgeber für bis zu fünf Jahre gespeichert. demie.de);
- ein Jahr nach Ihrer letzten Anmeldung am Kun-
Individuelle Nachrichten oder Chats, die Sie an andere
denkonto (bzw. ein Jahr nach Erstanlage des Kun-
Teilnehmer verschickt haben, bleiben im Profil des
denkontos, wenn Sie sich nicht anmelden und kein
Empfängers gespeichert, bis dessen Profil gelöscht
Passwort vergeben).
wird. Von Ihnen veröffentlichte Informationen wie
Forenbeiträge bleiben auch nach Löschung Ihres Profils Davon unberührt bleibt ggf. eine weitere interne Spei-
bestehen, damit insbesondere Diskussionen nach- cherung der jeweiligen Daten zu anderen Zwecken (s.
vollziehbar bleiben. Ihr Benutzername wird dann aber o., Ziff. 2).
durch die Kennung „Gelöschter Nutzer“ o.ä. ersetzt. 6. Foto- und Filmaufnahmen
Bei Besuch der Online-Plattformen erhebt die DVA Die DVA macht bei Veranstaltungen (z. B. Kongresse,
zudem regelmäßig die von Ihrem Browser im Rahmen Fachtagungen) u.U. Foto- und Filmaufnahmen. In
der normalen Nutzung von Websites automatisch an die diesem Fall wird auf die Foto- und Filmaufnahmen bei
Webserver der DVA übermittelten Daten und Cookies, den jeweiligen Veranstaltungen gesondert hingewiesen
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(z. B. durch Aufsteller im Eingangs-/Anmeldebereich). 8. Datenübermittlung
Die DVA verwendet diese Aufnahmen für die Öffent- Zur Qualitätskontrolle von Lehr- und Studiengängen
lichkeitsarbeit und die Dokumentation, in analoger und übermittelt die DVA ggf. Daten über Maßnahmen und
digitaler Form. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Prüfungsergebnisse an die jeweiligen Industrie- und
Interesse der DVA an Öffentlichkeitsarbeit und Doku- Handelskammern oder die Technische Hochschule
mentation gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Foto- und Köln. Bei geförderten Maßnahmen werden Daten
Filmaufnahmen werden i.d.R. ein Jahr nach Abschluss über Maßnahmen und Prüfungsergebnisse ggf. an
der Veranstaltung gelöscht, soweit sie nicht im Rah- die jeweiligen Behörden (z. B. Agentur für Arbeit)
men der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1f DSGVO.
verwendet werden (z. B. in gedruckten Broschüren
oder auf der Website). Sofern Sie dazu Ihre Einwilligung gegeben haben,
übermittelt die DVA gemäß Art. 6 Abs. 1a DSGVO
7. Datenverarbeitung zu Werbezwecken Bildungszeiten für absolvierte Maßnahmen an die
Soweit Sie in den Erhalt von Informationen per E-Mail Weiterbildungsdatenbank des Berufsbildungswerks
ausdrücklich eingewilligt haben (z. B. durch Bestellung der Deutschen Versicherungswirtschaft (BWV) e.V.
des Newsletters), werden Ihre Daten zur Werbung für Sofern Ihr Arbeitgeber die Veranstaltung bei der DVA
Veranstaltungen der DVA verwendet. Die Datenverar- gebucht hat oder es sich um eine Inhouse-Veranstal-
beitung erfolgt insoweit gemäß Art. 6 Abs. 1a DSGVO. tung handelt, übermittelt die DVA an Ihren Arbeit-
Soweit Sie eine Veranstaltung bei der DVA gebucht und geber Informationen über Ihre Teilnahme, etwaige
der Zusendung von Informationen nicht ausdrücklich Prüfungsergebnisse und Lernstandsauswertungen
widersprochen haben, werden Ihre Daten ebenfalls zur bei der Nutzung von Online-Lernplattformen. Rechts-
Werbung für Veranstaltungen der DVA verwendet. In grundlage ist insoweit das berechtigte Interesse der
diesem Fall erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. DVA gem. Art. 6 Abs. 1f DSGVO an der Durchführung
6 Abs. 1f DSGVO aufgrund der berechtigten Interessen des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber.
der DVA an Direktwerbung.
Sofern Sie dazu ausdrücklich eingewilligt haben, erhält
Die DVA personalisiert Werbe-E-Mails ggf. anhand Ihr Arbeitgeber Zugriff auf Ihr Kundenkonto und kann
der von Ihnen angegebenen Interessen oder anhand damit die von Ihnen gebuchten und absolvierten Veran-
der von Ihnen gebuchten Veranstaltungen. staltungen einschließlich etwaiger Zertifikate einsehen.
Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gem.
Sie können dem Erhalt von Werbung per E-Mail
Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Sie können diese Einwilligung
jederzeit kostenfrei widersprechen bzw. Ihre Einwil-
jederzeit widerrufen (z. B. über die entsprechende
ligung widerrufen, z. B. per E-Mail an datenschutz@
Funktion in Ihrem Kundenkonto).
versicherungsakademie.de oder durch Klick auf den
Abmelde-Link in den E-Mails. Die DVA macht ggf. Teilnehmern an Veranstaltungen
Teilnehmer-Listen zugänglich, aus denen Name und
Mit Widerruf bzw. Widerspruch werden Ihre Daten Unternehmen der Teilnehmer hervorgehen. Rechts-
gelöscht, andernfalls spätestens 5 Jahre nach Buchung grundlage ist gem. Art. 6 Abs. 1f DSGVO das berechtigte
Ihrer letzten Veranstaltung, soweit die Datenverar- Interesse an einer Förderung des persönlichen Kon-
beitung nicht auch gemäß Ziff. 2 erfolgt. takts und Austauschs der Teilnehmer untereinander.
Sie können der Veröffentlichung Ihres Namens in
einer Teilnehmer-Liste widersprechen, z. B. bei der
Anmeldung oder per E-Mail an datenschutz@versi-
cherungsakademie.de.
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9. Die DVA bedient sich ggf. externer Dienstleister, u.a. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer
technischer und kaufmännischer Dienstleister, externer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die
Referenten und Prüfer, Wirtschaftsprüfer und Steuer- Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf
berater und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, Grundlage von Art. 6 Abs. 1f DSGVO erfolgt, Wider-
falls erforderlich, auch personenbezogene Daten spruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Soweit wir
zugänglich machen. Technische Dienstleister werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1f
insbesondere im Auftrag der DVA zum Betrieb der DSGVO für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten,
IT-Infrastruktur, der Website, der Online-Plattformen haben Sie das Recht, jederzeit auch ohne Angabe
und zum Versand von Newslettern eingesetzt. Die von Gründen dagegen Widerspruch einzulegen (Art.
Dienstleister dürfen die personenbezogenen Daten 21 Abs. 2 DSGVO).
ausschließlich im Auftrag der DVA und nicht zu eige-
nen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten ver- Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den
traulich behandeln. Darüber hinaus gibt die DVA Ihre Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.
personenbezogenen Daten nicht weiter, soweit nicht Die für die DVA zuständige Aufsichtsbehörde ist das
ausnahmsweise eine Behörde die Daten verlangen Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (Bay-
darf z. B. zur Strafverfolgung oder zur Gefahrenab- LDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, Telefon: +49 (0)
wehr. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 981 53 1300, Telefax: +49 (0) 981 53 98 1300, E-Mail:
1c DSGVO. poststelle@lda.bayern.de.
10. Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber
erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen
der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das
Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berich-
tigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art.
17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach
Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art.
21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit
nach Art. 20 DSGVO zu.
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