Einführung eines VBS im BMF - Der praktische Nutzen von Normen und Standards bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen (VBS)

Einführung eines VBS im BMF

Der praktische Nutzen von Normen und
Standards bei der Einführung von
Vorgangsbearbeitungssystemen (VBS)

                Infoforum BArch 050608

Was ist denn ein Standard?
   eine mehr oder weniger einheitliche bzw.
    vereinheitlichte, weithin anerkannte Art und
    Weise, etwas zu tun

   eine von vielen beachtete Übereinkunft

   eine Regel oder Norm

   ein Maßstab, eine Richtschnur

   etwas, das unter Beteiligung interessierter
    Parteien entwickelt wird und deren Zustimmung
    findet
                      Praxistag der elektronischen VB

Worüber werde ich sprechen:
   Einführungserfahrungen
    (Was haben wir benutzt und                            Die
                                                     Möglichkeiten
    wobei/inwieweit hat es uns                       von Standards

    genutzt)
 Projekt (Weg und Inhalt)
 Ergebnisse bis heute
 Ausblick
    (was bräuchten wir noch)                           Grenzen

   der menschliche Faktor
                   Praxistag der elektronischen VB

Einführungserfahrungen
   Der Wirtschaftlichkeitsfaktor
    Oder: Man muss das Fahrrad nicht neu
    erfinden.

    Ohne Konzepte, Standards, Erfahrungen anderer,
    Starthilfe von Profis … wäre der Weg steinig
    gewesen und hätte viel mehr Zeit gebraucht.

   Die Fliegenklatsche
    Oder: Man hat schlagkräftige Argumente.

   Rückhalt der Leitung des Hauses
                     Praxistag der elektronischen VB

Was haben wir benutzt?
                                                                    Bundesarchiv

                                                                     Hoffmann

                                                                    Behördliche
                                                                    Schriftgut-
                                                                    verwaltung

    Anforderungskatalog +
    BMF-spezifische Wünsche

                                                  KBSt-Brief 5/99

    Konzepte und
    Erfahrungsberichte                            Hinweise und
                                                  Empfehlungen

    anderer Häuser                                zur
                                                  Durchführung
                                                  von WiBe bei…
                                                  VBS

                    Praxistag der elektronischen VB

Wobei/inwieweit hat es uns genutzt ?
 Leitfaden/Gerüst
                                       Fahrra
 Grundlage unserer Planungen
                                         d
 Grundlage unserer Konzepte
 Basis für die Wahl des Produktes bzw. für
  die Beschreibung unserer Anforderungen
 Grundlage unserer VV-BMF-Bürodienste

                                                     Fliegen-
   schlagkräftige/akzeptable                        klatsche
    Argumentationsgrundlage
                   Praxistag der elektronischen VB

Im Schnelldurchlauf:

 Projekt (Weg und Inhalt)
 praktisches Vorgehen
 Ergebnisse bis heute und Ausblick

            Praxistag der elektronischen VB

Der Weg zum Projekt
   Erster Ansatz (etwa 2001/2002):
    Ablösung der bisher genutzten IT-Verfahren LIMA und
    OpenDoc durch ein einheitliches elektronisches VBS
    - DOMEA®WinDesk - (ggf. nur als Registraturprogramm)

   Abschluss eines Rahmenvertrages

   Einsatz der Software in einem Pilotreferat 

                    … und dann ging uns ein Licht auf !!!

                          Praxistag der elektronischen VB

Projektauftrag (TP 1) 2003
   Aufbauorganisatorische Neustrukturierung der Bürodienste
   Umstellung auf sachaktenbezogene Registrierweise                       Standards
   Ablösung diverser IT-Fachverfahren durch DOMEA
    LIMA (Reg, Move und Recherche) und OpenDoc (Schriftgutablage)
     Vorteil = ein System für alle und dadurch
                 deutliche Verbesserung der Aktenführung
   Optimierung der Geschäftsprozesse für den Bereich Bürodienste
   Technische und organisatorische Neustrukturierung des IT-Betriebs im
    Zusammenhang mit der Einführung von DOMEA

                                Praxistag der elektronischen VB

Projektauftrag (TP 2)

   Optimierung von ausgewählten, standardisierbaren
    Geschäftsprozessen

   Einführung der elektronischen Schriftgutbereitstellung
    (elektronische Akte)

   Einführung der elektronischen Schriftgutverfügung und
    -weiterleitung (elektronische Vorgangsbearbeitung)

                        Praxistag der elektronischen VB

praktisches Vorgehen (1)
          (bis Mitte 2005) …
   Erstellung Projektplan
    (mit Entscheidung zur organisationsbezogenen Einführung)

   Erstellung diverser Konzepte
    SOLL/IST-Ermittlungen/Konzepte bzgl. Aufbau- und Ablauforganisation BD, Leistungs-
    und Managementprozesse CCB, Anwenderforderungen DOMEA®WinDesk,
    Migrationskonzept Altdaten, Sachakteninfoschrift …)

   nochmalige Prüfung der Software und Vergleich mit anderen Produkten

   Vorbereitung neuer Organisationsstrukturen im Bereich BD, Einrichtung CCB

   Erstellung der VV-BMF-Bürodienste

                                  Praxistag der elektronischen VB

praktisches Vorgehen (2)
      (Software – 2004/2007)

   Vorbereitung Produkteinführung
    (Konzepte, Zeitpläne, Tests…)
   Informationsveranstaltungen
   Schulungen
   Pilotierung
   Beginn des regulären Rollouts in einer Abteilung (als
    Pilotierung des „Massenrollouts˝)
   Überführung in die Linie (Zuständigkeitsübergang)
   Schulungen, Anwenderunterstützung
   Fehlerbehebungen, Release
                                                            Praxis

                        Praxistag der elektronischen VB

Ergebnisse                                     I
                                                                          CCB                   HS
         (Organisation und Personal) …                                                     ES
                                                            II A                            …
                                                                                  V/VIII
                                                                   II B   III A
   gefestigte Struktur der Bürodienste

   schrittweise Herausbildung des BSB

   fundierte Serviceleistungen für die Fachreferate
    (Know-how-Träger)
         schneller Zugriff
         rasche Infoweitergabe
         erleichterte Um- und Durchsetzung von Neuerungen

   VV-BMF-Bürodienste

   Pflichtschulung für neu eingestellte Beschäftigte

   Workshopangebote

                             Praxistag der elektronischen VB

Ergebnisse
        (Software) …

   DOMEA®WinDesk 4.0 SP 4 Patch 90

   Realisierung „Release 2008“ auf DOMEA®WinDesk 4.5 SP 1
    (Rollout November 2008)

   über 1570 aktive Nutzer

   über 6.000.000 Dokumente (davon ca. 1.360.000 Metadaten +
    Dateien)

   über 2.150.000 Akten/Ablagen

                          Praxistag der elektronischen VB   Zeitplan

Einführungszeitplan

Praxistag der elektronischen VB

Was tun wir gerade?
   Release zur Vorbereitung auf die Pilotierung der
    eAkte und einfacher elektronischer Workflows im
    Referat ID

   Pilotierung ist echter Versuchsaufbau

   diverse Gespräche mit verschiedenen Ebenen

   Leitungsvorlage

   Konzepte (Scannkonzept, Ablauforganisation,
    Löschkonzept, Aussonderung und Archivierung,
    Schulungsunterlagen, Infoveranstaltungen,
    Handbücher…)

                               Praxistag der elektronischen VB

Erfahrungen …
   VBS-Einführung = Organisation + IT-Anteil

   Konzepte dienen dem Anfänger als Denkanstöße und Klettergerüst

   nur die notwendigsten behördenspezifischen Anpassungen vornehmen  bleiben Sie
    beim Standard

   schauen Sie auf andere Behörden

    Die besten Standards nutzen nichts, wenn

   die Behördenleitung und die Personalvertretung nicht hinter dem Projekt stehen

   keine straffe Projektführung besteht

   ein unrealistischer Zeitplan festgelegt wurde

   der hin und wieder weniger ausgeprägte Veränderungswille der Beschäftigten nicht
    beachtet wird und bestehende Gegebenheiten nicht akzeptiert werden
    (Akzeptanzmanagement)

                                    Praxistag der elektronischen VB

Wünsch Dir was.

Theorie                                           Praxis

 Wir müssen endlich „elektronisch“ denken und
 aufhören, die Papierwelt abzubilden.

                Praxistag der elektronischen VB