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ELEKTRONISCHER RECHTSVERKEHR MÜHELOS RETHINK IT
2 Elektronischer Rechtsverkehr
IHRE BASIS FÜR DEN
ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR
Sicheres Scannen und Drucken für das digitale Urkundenarchiv oder das beA
Es ist Ihnen sicher nicht entgangen, dass Notare Auch für Ihren weiteren elektronischen Rechtsverkehr
ab dem 01.01.2022 ihre Urkunden immer auch (z.B. beA) benötigen Sie eine vielseitige und sichere
elektronisch verwahren müssen. Die Bundes- Hardware auf die Sie sich jederzeit verlassen können.
notarkammer wird hierfür ein „Elektronisches Mit den Office-Systemen der i-Serie von Konica Minolta
Urkundenarchiv“ einrichten, das die sichere und unserem darauf zugeschnittenen Serviceangebot
Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre können Sie sicher sein, dass Ihre gescannten Urkunden
ermöglicht. Sie als Notar sind dann dazu verpflichtet, und Dokumente alle Anforderungen des Elektronischen
alle neu erstellten Urkunden einzuscannen und Urkundenarchivs erfüllen. Notwendige Einstellungen
als „elektronische Fassung der Urschrift“ im Ihres Multifunktionsdruckers können einfach vor-
Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren. genommen werden und die Systeme erleichtern Ihnen
und Ihren Mitarbeitern alltägliche Büroaufgaben.
FÜR MEHR EFFIZIENZ IM BÜROALLTAG
ɢ Durch einfachste Bedienbarkeit und hochwertige
Leistung ermöglicht die bizhub i-Serie den Mitar-
beitern, Aufgaben effizient und effektiv von überall
aus zu erledigen.
ɢ Mit integrierten Cloud-Diensten, die die richtigen
Prozesse zur richtigen Zeit bereitstellen, ermög-
licht die bizhub i-Serie für alle Benutzer eine
bequemere Weiterverarbeitung von Dokumenten.
ɢ Mit der integrierten Sicherheitstechnologie der
nächsten Generation bietet die bizhub i-Serie eine
zuverlässige und sichere Arbeitsumgebung für Ihre
Kanzlei.
Weitere Infos zu unseren Bürodruckern finden
Sie unter konicaminolta.de/buerodrucker
3 Elektronischer Rechtsverkehr
DIE i-SERIE EINFACH UND SICHER
Anforderungen an Scan-Systeme zum Einsatz mit dem Elektronischen
Urkundenarchiv*
Die Bundesnotarkammer empfiehlt Ihnen in einer Aufstellung notwendige und weitere Eigenschaften von
Scan- und Drucksystemen. Diese sehen wir als Basisausstattung auch für Ihren weiteren elektronischen
Rechtsverkehr und haben die genannten Eigenschaften mit unserer i-Serie abgeglichen. Das Ergebnis:
Alle Anforderungen werden von unseren Systemen erfüllt.
NOTWENDIGE EIGENSCHAFTEN
Das Scan-System muss über die folgenden Eigenschaften verfügen, um im Rahmen des Muster-
Scanprozesses eingesetzt werden zu können
9 Die Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 ist möglich.
9 Das Scannen in Farbe wird unterstützt.
9 Das Scannen von Dokumenten mit einer Mindestauflösung von 300 dpi wird unterstützt.
9 Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie “Symbol Coding”-Verfahren,
werden nicht unterstützt oder können zuverlässig deaktiviert werden.
Diese Verfahren werden von Konica Minolta nicht verwendet. Wir beschränken uns auf JBIG, JPEG,
PNG und MMR als Kompressionsverfahren, die kein „Symbol-Coding“ oder „Pattern-Matching &
Substitution“ einsetzen.
9 Es besteht die Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändender Algorithmen.
9 Das Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes PDF/A-Dokument. (In den meisten Notarbüros werden
Multifunktionsgeärte zum Einsatz kommen, die direkt ein PDF/A-Dokument generieren und an einem
Netzwerkspeicherort ablegen können. Sofern hingegen unselbstständige Scanner zum EInsatz kommen,
die z.B. über USB an einen Arbeitsplatzrechner angebunden sind, wird eine Software die Herstellung des
PDF/A-Dokuments und typischerweise auch die Ansteuerung des Scanners übernehmen.)
Seit Anfang 2021 ist das PDF/A-Format als Standard in unseren neuen Systemen integriert. Für die
vorherigen i-Serien-Modelle ist dies als Option verfügbar (Optionen LK-102 bzw. LK-110).
9 Es liegt ein Betriebshandbuch vor.
DRINGEND EMPFOHLENE EIGENSCHAFTEN
Die Bundesnotarkammer empfiehlt dringend, im Rahmen des Muster-Scanprozesses Geräte
einzusetzen, die über folgende Eigenschaften verfügen
9 Das nicht-rekonstruierbare Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach der
Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei Außerbetriebnahme wird unterstützt.
9 Es besteht die Möglichkeit der Abschaltung von nicht-autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk.
9 Das Gerät verfügt nicht über einen FireWire-Anschluss.
9 Es besteht ein Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware.
9 Der Zugriff ist durch eine Benutzerauthentifizierung (z.B. PIN) abgesichert.
9 Es findet eine verschlüsselte Übertragung des Scan-Ergebnisses statt (Transportverschlüsselung, z.B. SSL).
9 Das Gerät verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug (mindestens 50 Blatt).
4 Elektronischer Rechtsverkehr
EMPFOHLENE SICHERHEITS- UND QUALITÄTSRELAVANTE EIGENSCHAFTEN
Die Bundesnotarkammer empfiehlt weiterhin, möglichst ein Scan-System einzusetzen, das zusätzlich
über die folgenden Eigenschaften verfügt
9 Verschlüsselung der internen Datenträger.
() Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen
Authentisierungsvorgängen.
Systemfehler werden vom System protokolliert, diese sind aus Sicherheitsgründen nur für
Servicetechniker ersichtlich. Darüber hinaus werden Konfigurationsänderungen oder fehlgeschlagene
Anmeldungen vom System nicht protokolliert.
9 Doppelblatteinzugskontrolle.
9 Abgesicherter Administrationszugang.
ZWECKMÄßIGE EIGENSCHAFTEN
Folgende zusätzliche Eigenschaften können je nach individueller Ausgestaltung des Scanprozesses
im Rahmen des Muster-Scanprozesses und je nach den Gegebenheiten des Notarbüros (z.B.
Urkundenanfall zweckmäßig sein
9 Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-To-File-Funktionalität).
9 Anlage von Scan-Profilen (vordefinierte Scan-Einstellungen).
9 Doppelseitiges Scannen (Duplex).
9 Dauer des Scan-Vorgangs bei einem 20-seitigen farbigen Dokument: max. 60 Sekunden.
9 Automatisierte Erkennung von Leerseiten.
() Automatisierte Erkennung fehlerhafter Scans (z.B. bei der Überbelichtung, unlesbaren Seiten).
Dies ist abhängig von der genutzten Software für das sog. Capturing-Verfahren.
Wir empfehlen beispielsweise die optional verfügbare Lösung Kofax Autostore.
9 Warnung bei im Gerät vergessenen Dokumenten.
Eine Warnung erfolgt nur für von vom Vorlagenglas gescannte Dokumente.
() Möglichkeit der Wiederherstellung der letzten gültigen Konfiguration.
Eine Wiederherstellung der letzten Konfiguration erfolgt aus Sicherheitsgründen nur durch die
Servicetechniker von Konica Minolta.
* Zum Einscannen notarieller Urkunden im Rahmen des von der Bundesnotarkammer entwickelten Muster-Scanprozesse nach
§ 56 Abs. 1 Satz 1 BeurkG-2022. (Quelle: Bundesnotarkammer “Elektronisches Urkundenarchiv – Anforde-rungen_Scan-Systeme”,
Stand: 7. Dezember 2020)
5 Elektronischer Rechtsverkehr
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