Externe Begleitung zur Prüfung eines Gemeindezusammenschlusses - Vertraulich Offertstellung für: Gemeinde Seon
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Vertraulich Offertstellung für: Externe Begleitung zur Prüfung eines Gemeindezusammenschlusses
Inhaltsverzeichnis
1. Ausgangslage 3
2. Angebotsgrundlagen 3
3. Grundsätzliches 3
4. Vorgehensweise und Zeitplan 4
5. Anhang A: Projektorganisation 6
6. Anhang B: Aufgaben und Zuständigkeiten 8
7. Anhang C: Arbeitsaufwand und Kosten 9
8. Anhang D: Projektbegleiter 10
9. Anhang E: Referenzprojekte 10
10. Anhang F: Referenzen 11
21. Ausgangslage
Die Gemeinden Dürrenäsch, Hallwil und Seon arbeiten seit Jahren in vielen
Bereichen zusammen.
An den Herbst-Gemeindeversammlungen 2021 wollen die Gemeinderäte von
Dürrenäsch, Hallwil und Seon den Stimmberechtigten einen Kredit für die «Prüfung
eines Zusammenschlusses der Gemeinden Dürrenäsch, Hallwil und Seon»
beantragen.
Die Prüfung soll ergebnisoffen und partizipativ vorgenommen werden.
Die Firma PW-Consulting ist eingeladen worden, ein Angebot für die
Projektbegleitung einzureichen.
2. Angebotsgrundlagen
◼ Unser Gespräch mit den Gemeindeammännern und den
Gemeindeschreiber/innen vom 25. Mai 2021.
◼ Meine Besprechung mit Gemeindeammann Hans-Peter Dössegger und
Gemeindeschreiber Marco Hunziker vom 2. Juni 2021.
◼ Meine Erfahrung mit solchen Projekten.
3. Grundsätzliches
◼ Entscheidungen über Gemeindezusammenschlüsse beruhen einerseits auf
klaren Fakten, andererseits spielen Emotionen meistens die entscheidendere
Rolle.
◼ Bei Zusammenschlussprojekten und entsprechenden Vorabklärungen ist es
unabdingbar, beiden Aspekten während des gesamten Prozesses die nötige
Beachtung zu schenken.
34. Vorgehensweise und Zeitplan
4.1 Projektstart
In einem halbtägigen Workshop legt die Projektleitung den Terminplan fest,
entscheidet über die Besetzung der Facharbeitsgruppen und definiert den
Projektablauf mit Meilensteinen.
4.2 Arbeitsweise und Sitzungsrhythmus der Facharbeitsgruppen
Die Mitglieder der Facharbeitsgruppen konstituieren sich selbst. An einem
halbtägigen Workshop (Samstagmorgen) werden die Facharbeitsgruppen über
ihren Auftrag und den Projektablauf informiert. Jede Facharbeitsgruppe erhält ein
Drehbuch mit den gestellten Aufgaben, dem Terminplan mit Meilensteinen sowie
mit Angaben zum erwarteten Inhalt des Schlussberichts.
Insgesamt sind während der Projektphase 4 gemeinsame Sitzungen mit allen
Arbeitsgruppen geplant. Diese Treffen dienen dazu, alle Mitglieder der
Facharbeitsgruppen über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren und
Erfahrungen auszutauschen.
Pro Facharbeitsgruppe sind bis zum Schlussbericht insgesamt 6-8 Sitzungen
vorgesehen.
4.3 Bearbeitungsphase
Während etwa 12 Monaten ab Auftragserteilung bearbeiten die Facharbeitsgruppen
mit Unterstützung des Projektbegleiters sowie den Verwaltungsmitarbeitenden ihren
Auftrag. Es ist ausdrücklich erwünscht, dass die Mitglieder der Facharbeitsgruppen
ihre persönlichen Meinungen, Ängste und Befürchtungen in die Gruppe einbringen.
Kontroverse Diskussionen dürfen und sollen geführt werden. Sie sind als Teil eines
partizipativen Prozesses zu sehen und helfen mit, das Argumentarium zu
erarbeiten.
4.4 Mitwirkungsverfahren
Nach dem Studium aller Schlussberichte nimmt die Projektleitung im Rahmen eines
eintägigen Workshops zu den Schlussberichten der Facharbeitsgruppen Stellung.
Bei Fragen oder Unklarheiten geht der Schlussbericht zur Bereinigung nochmals an
die entsprechende Facharbeitsgruppe zurück. Anschliessend werden die
Schlussberichte den drei Gesamtgemeinderäten zur Mitwirkung zur Verfügung
gestellt.
44.5 Schlussbericht
Nach dem abgeschlossenen Mitwirkungsverfahren erstellt der externe
Projektbegleiter den Schlussbericht und legt diesen der Projektleitung bzw. den drei
Gesamtgemeinderäten zur Genehmigung vor. Im Bericht sind alle wesentlichen
Argumente, Zahlen und Fakten enthalten.
4.6 Zusammenschlussvertrag
Die Projektsteuerung entscheidet anschliessend, ob ein Zusammenschlussvertrag
ausgearbeitet werden soll.
Sollte die Projektsteuerung zum Schluss kommen, dass ein Zusammenschluss Sinn
macht, arbeitet der externe Projektbegleiter in Zusammenarbeit mit der Verwaltung
einen Zusammenschlussvertrag aus. Dieser wird durch Protokollauszug von den
beteiligten Gemeinden verabschiedet und anschliessend dem Stimmvolk vorgelegt.
4.7 Vorgesehener Zeitplan
Antrag Gemeindeversammlung November 2021
Startklausurtagung Januar 2022
Startsitzung mit allen Mitgliedern der Facharbeitsgruppen Februar/März 2022
Arbeit Facharbeitsgruppen März-März 2022/23
Abgabe Berichte der Facharbeitsgruppen 31. März 2023
Entscheid weiteres Vorgehen Ende Mai 2023
Evtl. Ausarbeitung Fusionsvertrag Juni 2023
Möglicher Abstimmungstermin für Zusammenschluss August 2023
Urnenabstimmung November 2023
Umsetzung Zusammenschluss Dezember 2023-Dezember 2024
Möglicher Zeitpunkt der Fusion 1. Januar 2025
5Anhang A: Projektorganisation
Projektsteuerung:
Vereinigte Gemeinderäte Dürrenäsch, Hallwil und Seon
Projektleitung:
Gemeindeammann, Gemeinderätin/rat, Gemeindeschreiber Dürrenäsch
Gemeindeammann, Gemeinderätin/rat, Gemeindeschreiberin Hallwil
Gemeindeammann, Gemeinderätin/rat, Gemeindeschreiberin Seon
Gemeindeabteilung, Kanton Aargau, Jürg Feigenwinter Aarau
Peter Weber, externer Projektbegleiter Mettau
Facharbeitsgruppe 1 (Finanzen) Facharbeitsgruppe 2 (Verwaltung)
Facharbeitsgruppe 3 (BPU) Facharbeitsgruppe 4 (Bildung)
Facharbeitsgruppe 5 (Ortsbürger) Facharbeitsgruppe 6 (EWB)
Facharbeitsgruppe 7 (Kultur) Facharbeitsgruppe 8 (Infrastruktur)
Begleitgruppe 9 (Kommunikation)
6Facharbeitsgruppen
Es wird vorgeschlagen, 8 Facharbeitsgruppen sowie die Begleitgruppe
Kommunikation einzusetzen und aus jeder Gemeinde zwei oder drei geeignete
Personen aus der Bevölkerung in diese zu delegieren. Insgesamt werden somit 54
bis 96 Personen aus der Bevölkerung in den Prüfungsprozess eingebunden.
Thematisch bietet sich folgende Gliederung an:
1. Finanz- und Investitionsplanung (6-8 Jahre), Steuerfuss, Auswirkungen auf
den Finanz- und Lastenausgleich, Liegenschaften (Finanz- und
Verwaltungsvermögen).
2. Standort und Organisation Verwaltung, Personal, Archivwesen,
Informatik, Gemeindeordnung, Wahlverfahren, Wappen und Ortsbezeichnung,
Abstimmungslokale.
3. Hoch- und Tiefbaureglement, Raumordnung und Raumentwicklung, Bau- und
Nutzungsplanung, Werkhof, Winterdienst, Friedhof, Hausdienst, Hallenbad,
öffentlicher Verkehr.
4. Schulorganisation, Prognosen Schülerzahlen, Schulverträge, Tagesstrukturen.
5. Ortsbürger, Forst, Landwirtschaft.
6. Wasserversorgung, Abwasserbeseitigung, Entsorgung, Sicherheit (Polizei,
Feuerwehr, RFO, Zivilschutz) Energie.
7. Soziales, Gesundheit, Alter, Jugend, Familie, Kultur, Brauchtum, Vereine,
Kirchen.
8. Liegenschaften und Infrastruktur (Zustand, Sanierungssbedarf- und mögliche
Verwendung der Liegenschaften).
Siedlungs-, Landwirtschafts- und Forststrassen (Zustand, Sanierungsbedarf
und Finanzplan).
9. Kommunikation (Konzept und Umsetzung während der Arbeit der
Facharbeitsgruppen sowie allenfalls auch vor den Gemeindeversammlungen
und der Urnenabstimmung.
In jenen Gruppen, die sich mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen, sollten zwingend
Vertretungen der jeweiligen Verwaltungen mitarbeiten (Standort und Organisation,
Verwaltung, Finanz- und Investitionsplanung, Steuerfuss, Liegenschaften, Hoch-
und Tiefbaureglement, Raumordnung und Raumentwicklung, Bau- und
Nutzungsplanung, Begleitgruppe Kommunikation).
Die Facharbeitsgruppen haben den Auftrag, eine konsolidierte Haltung zu den von
der Projektleitung vorgegebenen Fragestellungen zu erarbeiten.
7Anhang B: Aufgaben und Zuständigkeiten
Aufgaben Projektsteuerung:
◼ Ist übergeordnet für das Projekt verantwortlich.
◼ Entscheidet darüber, ob ein Zusammenschlussvertrag ausgearbeitet wird.
Aufgaben Projektleitung:
◼ Führt das Projekt.
◼ Begleitet die einzelnen Facharbeitsgruppen und berichtet an den
Sitzungen über die aktuellen Probleme und Fragestellungen.
◼ Genehmigt die Schlussberichte der Facharbeitsgruppen.
◼ Genehmigt den Schlussbericht des externen Projektbegleiters.
◼ Entscheidet über den Terminplan und sorgt für dessen Umsetzung.
Aufgabe der Facharbeitsgruppen:
◼ Abarbeitung des vorgegebenen Fragenkataloges.
◼ Erhebung der relevanten Daten in den vorgegebenen Bereichen.
◼ Erkennen der Vor- und Nachteile sowohl der bestehenden als auch
der zukünftigen Situation.
◼ Lösungsvorschlag, wie die Organisation der Gemeinde in Zukunft
aussehen soll.
◼ Erarbeitung eines Schlussberichtes mit einem Antrag an die
Steuerungsgruppe.
Aufgabe externer Projektbegleiter:
◼ Vorbereitung und Führung der Sitzungen der Projektleitung.
◼ Unterstützung aller am Projekt beteiligten Fachgremien während des
gesamten Projektes.
◼ Fachliche Begleitung der Facharbeitsgruppen.
◼ Erarbeitung eines Fragekataloges sowie des Drehbuches für die
Facharbeitsgruppen.
◼ Vorbereitung und Moderation der öffentlichen Diskussionsveranstaltungen.
◼ Mitarbeit in der Begleitgruppe Kommunikation.
◼ Erstellen des Schlussberichtes zur Genehmigung durch die Gemeinderäte.
◼ Mithilfe bei der Erstellung eines Zusammenschlussvertrages.
8Anhang C: Arbeitsaufwand und Kosten
Beschreibung Geschätzte
Stunden
1. Projektvorbereitung und Start
Vorbereitung, und Durchführung Workshop mit der Projektleitung 20
Vorbereitung und Durchführung des Workshops mit den 40
Facharbeitsgruppenmitglieder, Erstellen des Aufgabenkataloges
und Abgabe am Workshop mit Terminvorgabe
2. Projekt
Vorbereitung und Leitung der Sitzungen der Projektleitung 120
(monatlicher Sitzungsrhythmus)
Vorbereitung und Durchführung der vier Sitzungen mit den 20
Facharbeitsgruppen.
Teilnahme an den Sitzungen der Begleitgruppe Kommunikation 40
Führung Mitwirkungsverfahren 20
Erstellen des Schlussberichts 30
3. Reserve (z.B. für Unterstützung Facharbeitsgruppen, 50
Infoveranstaltungen oder zusätzliche Workshops)
Total zirka 340
Projektkosten
Projektbegleitung 340 CHF 68’000
Stunden
Stundenansatz Fr. 200.00
Total CHF 68’000
Zzgl. Mehrwertsteuer 7,7 % CHF 5’236
Die Abrechnung erfolgt monatlich.
Die Kosten für den Aufwand von Verwaltungsangestellten sind nicht einkalkuliert.
Es wird einige Gemeindeangestellte geben, die am Projekt mitarbeiten. Ob diese
Tätigkeit über das normale Arbeitspensum gedeckt oder eine zusätzliche Vergütung
nach Arbeitsstunden entrichtet wird, müssen die Gemeinden entscheiden.
9Anhang D: Projektbegleiter
- Ausbildung als Automechaniker
- KV-Ausbildung 1982/1983 im Abendstudium
- Ausbildung zum Verkaufs- und Marketingleiter 1985 -1990
- Weiterbildung in Unternehmensführung 1994/1995
- Weiterbildung in Betriebswirtschaft an der BVS in Luzern 1998/1999
- Mitglied Geschäftsleitung Firma Romay AG 1996 - 2000
- Mitinhaber und Mitglied der Geschäftsleitung der Firma Brüco AG in
Rümlang 2000 – 2002 (100 Mitarbeiter)
- Selbständiger Berater für Unternehmungen seit 2002 (Verkauf und
Organisation)
- Selbständiger Berater für Gemeinden und Organisationen seit 2007
- Gemeindeammann in Wil 2004-2009
- Gemeindepräsident Mettauertal seit 2010
Peter Weber
Jahrgang 1958
Stundenansatz inkl. Spesen Fr. 200.00
Anhang E: Referenzprojekte
Projekt Zeitraum Kosten
Zusammenschluss Mettauertal Mitglied Projektleitung und 2006 – 2009 122‘000
Leitung Umsetzung des Zusammenschlusses
Zusammenschluss Schinznach-Dorf/Oberflachs 2011 – 2012 52‘000
Projektleitung
Entwicklungsberatung Raum Rheintal+
2014 – 2017 76‘000
Projektleitung
Leitung Projekt Zurzach Vision, Leitbild und Kommunikation 2017 – 2021 350‘000
Auftraggeber: Die Gemeinden Rietheim, Bad Zurzach,
Rekingen, Baldingen, Böbikon, Wislikofen, Rümikon, und
Kaiserstuhl.
10Anhang F: Referenzen
Daniel Baumgartner Verwaltungsleiter Gemeinde Bad Zurzach
Andi Meier Gemeindeammann Gemeinde Zurzach
Bis 31.12.2021 Leiter Verwaltung2000 Gemeinde Rekingen
Jenny Jaun Verwaltungsleiterin Gemeinde Ehrendingen
Urs Burkhard Gemeindeammann Gemeinde Ehrendingen
Mettau, 7. Juni 2021
Peter Weber
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