Bundesamt für Migration und Flüchtlinge - Elektronische Kommunikation des BAMF mit Verwaltungsgerichtsbarkeit (OVG und VG) und Anwaltschaft (RA) ...
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Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
Elektronische Kommunikation des BAMF mit
Verwaltungsgerichtsbarkeit (OVG und VG) und
Anwaltschaft (RA)
Projekt: Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) 3.0
Kausik Munsi, Gruppenleiter 22 (Digitalisierung der Prozesse) und CTO BAMF
Robert Keil, Referatsleiter Ref. 21F (Dokumentendienste)
August 2021
Informationstechnologie
Agenda
1. Zielbild „Bereichsübergreifendes digitales Ökosystem“
2. Vorteile von beBPo
3. Zahlen aus dem Posteingang und –ausgang
4. beBPo im Überblick: Fokus auf drei Arbeitsbereiche
5. Automatische Dokumentenindizierung im beBPo
6. Harmonisierung des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) zwischen BAMF und
Anwaltschaft
7. Zusammenfassung: beBPo im Überblick
8. Ausgangsituation – gegenwärtiges Bild
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 2
1. Zielbild „Bereichsübergreifendes digitales Ökosystem“
Digitalisierungsagenda Kommunikation &
2022 im BAMF Zusammenarbeit
Ziele: − medienbruchfreie, direkte und
− Papierarme Behörde bereichsübergreifende Kommunikation
− Digitale Ende-zu-Ende-Prozesse (Ende-zu-Ende-Betrachtung)
− IT-unterstützte Entscheidungen − Zusammenarbeit mit weiteren
Projekten; Vermeidung von
Insellösungen
− Schaffung von Synergien
Prozesse
− Flexibilisierung und
Optimierung der
Geschäftsprozesse
Kommunikations-
− Leistungsfähigkeit und partner
Schnelligkeit durch
Digitalisierung
BAMF
VG OVG Anwälte
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 3
2. Vorteile von beBPo („Was haben wir erreicht?“)
Erfüllung rechtlicher Anforderungen Verbesserte Verwaltungsabläufe
Die Umsetzung des Projektes steht im Erleichterung der fachübergreifenden
Einklang mit den Zielen der Digitalisierungs- Sachbearbeitung durch Verbesserung der
agenda zur Einhaltung der Vorgaben des E- Dokumentenqualität und des
Government-Gesetzes. Qualitätsmanagements.
Fokussierung auf Kernaufgaben Mitarbeitendenzufriedenheit
Die Sachbearbeitung wird entlastet durch Erleichterte Bearbeitung von Vorgängen
den Wegfall von zeitintensiven manuellen senkt die Arbeitsbelastung und erhöht die
Tätigkeiten. Zufriedenheit der Beschäftigten.
Nachhaltigkeit Kostenersparnis
Durch das Einsparen von Papier im Rahmen Kosteneinsparungen durch Senkung der
der papierarmen Behörde, leistet beBPo Druckvolumina, Reduzierung der Lager und
einen wertvollen, indirekten Beitrag zum Archive sowie zeitintensiver manueller
Umweltschutz. Tätigkeiten, die in Verbindung mit dem
Umgang mit Papierdokumente stehen.
Prozessbeschleunigung
Beschleunigung der Verwaltungsabläufe
sowie Verfahrensverkürzung durch das
Entfallen vom umständlichem Papierhandling,
Reduktion von Postlaufzeiten sowie
automatisierter Indizierung
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 4
3. beBPo 3.0 – Zahlen aus dem Posteingang und -ausgang
Nachrichten PE und PA 2021
Januar 22593 44049
Februar 24778 41603
März 29455 50106
April 28403 41352
Mai 24337 38696
Juni 23427 42288
Juli 21966 39637
August 21717 40251
Gesamt PE = 337 982 Gesamt PA = 196 676 PA Nachrichten PE Nachrichten
Berichtszeitraum Juli 2021
Darstellung der Anteile der einzelnen Außenstellen am Gesamtnachrichtenvolumen in absoluten Werten
Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen (Top 10) - Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen (Top 10) -
Posteingang Postausgang
AS Düsseldorf AS Düsseldorf
AS Gießen 4704 (12%) 11708 (30%) AS Berlin 2057(12%) 3977 (23%)
AS Oldenburg 4699 (12%) AS Gießen 1977 (11%)
AS Frankfurt (Oder) 3004 (8%) AS Karlsruhe 1871(11%)
AS Chemnitz 2776 (7%) AS Zirndorf 1683 (10%)
AS Neumünster Bootstedt 1958 (5%) AS München 1460 (8%)
AS Berlin 1951 (5%) AS Chemnitz 1380 (8%)
AS Trier 1865 (5%) AS Oldenburg 1289 (7%)
AS Hamburg 1296 (3%) AS Trier 994 (6%)
AS Friedland 1148 (3%) AS Stuttgart 877 (5%)
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500
54. beBPo im Überblick: Fokus auf drei Arbeitsbereiche
Was machen wir aktuell?
- beBPo 3.0 -
3
1
3
1
2
Veronica
Velasquez Mesa
Rol le:
Pra ktikantin bis
Das Projekt unterteilt sich in drei Arbeitsbereiche:
Ende 02-2021
1 2 3
beA (besonderes elektronisches
Weiterentwicklung & Pflege Anwaltspostfach)- Integrationsmanagement mit
des Posteingangs (PE) und Harmonisierung & MARiS (Clearingstelle,
des Postausgangs (PA) Professionalisierung des ERV mit Middleware)
Kommunikationspartnern
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 65. Automatische Dokumentenindizierung im beBPo
Funktionsweise
• Im beBPo ist eine KI-Lösung zur regelbasierten,
automatischen Dokumentenerkennung
implementiert (sogenannt „RAD-Komponente“)
• Eingehenden Dokumenten wird automatisch
ein Dokumenttyp zugeordnet
• RAD basiert auf einer Technologie zur
Texterkennung (OCR)
• Im Hintergrund arbeitet ein Regelwerk. Dieses
wird mit einer Trainingsmenge angelernt und
kontinuierlich durch menschliches Fachwissen
weiterentwickelt
• Die indizierten Dokumente werden schließlich
in das Fachverfahren MARiS überführt
Zweck und Potential
• Metadatenextraktion • Effizienzsteigerung
• Automatische Dokumentenerkennung • Zeitersparnis
• Vermeidung von Mehraufwänden • Kostenersparnis
76. Harmonisierung des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV)
zwischen BAMF und Anwaltschaft
• Das BAMF-beBPo wird im Rahmen des Projekts beBPo 3.0 mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
harmonisiert. Ziel ist also eine automatisierte Aufbereitung von Anwaltsnachrichten über beBPo für MARiS, sowie ein
automatisierter Versand von Nachrichten an Anwaltspostfächer direkt aus dem Fachverfahren MARiS heraus.
• Die Harmonisierung von BAMF-beBPo und beA ist auch deshalb sinnvoll, da Anwaltspost ab 2022 grundsätzlich nur noch
elektronisch via beA versendet werden darf und die anwaltlichen Nachrichteneingänge in beBPo entsprechend steigen
werden. (mWv 1.1.2020: 130d ZPO bzw. 55d Abs. 4 VwGO)
OSCI-Infrastruktur
Sichere
Übermittlungswege
Behörde beBPo Gerichte
Funktionsprinzip:
Anwalt beA Einmalig zertifizierter
„vertrauenswürdiger
Notar beN Herkunftsnachweis“
(ermöglicht einfache
Signatur)
Sonstige De-Mail
(BürgerInnen,
Firmen, Verbände
etc.)
Klassisch EGVP mit qeS
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 87. Zusammenfassung: beBPo 3.0 im Überblick
• Mit EGVP 2.0 (und 2.1) wurde die elektronische, rechtssichere und verschlüsselte Kommunikation
Was haben wir zwischen OVG und VG mit dem BAMF eingeführt.
erreicht? ✓ Ablösung der bisherigen, hauptsächlich postalischen Kommunikation
✓ Beschleunigung der Asylprozesse durch medienbruchfreie Kommunikation ohne lange
- EGVP 2.0 & EGVP Postlaufzeiten
• Neben dem elektronischen Senden und Empfangen spielen Technologien zur maschinenlesbaren
2.1 -
Übergabe von verfahrensrelevanten Informationen sowie insgesamt die Harmonisierung diverser
Schnittstellen eine große Rolle.
Was machen wir • Gewährleistung der nahtlosen Integration von EGVP/beBPo mit MARiS
aktuell? • Harmonisierung der EGVP/beBPo-Infrastruktur mit Justizpostfächern und -fachanwendungen
- beBPo 3.0 - sowie mit Anwaltspostfächern
• Perspektivisch sind Optimierungen des Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) mit weiteren
Was wollen wir Kommunikationspartnern im Asylverfahren (beispielweise mit Ausländerbehörden und
erreichen? Strafgerichten) angestrebt.
• Damit erreichen wir weitere Prozess- und Verfahrensbeschleunigungen, reduzieren weiter
- Harmonisierung
zeitintensive manuelle Aufwände in der Sachbearbeitung, und schützen unsere Umwelt durch
ERV mit weiteren verstärkten Abbau von papierlastigen Vorgängen
Partnern – digitales • Weitere Stärkung des Zielbildes eines übergreifend digitalen Gesamtsystems mit sämtlichen
Gesamtsystem Partnern im ERV
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 98. Ausgangsituation – gegenwärtiges Bild
Ausgangssituation Gegenwärtiges Bild
Medienbruch Medienbruchfreie Verarbeitung
Verarbeitungsdauer von 3-5 Wochen innerhalb weniger Minuten
Verbesserte
Bundesbehörden BAMF
Kommunikation & Bundesbehörden BAMF
(z,B. BKA) Zusammenarbeit im ERV
Durchgängig
digitale
Prozesse
Landesbehörden
(z.B. Landespolizei)
Optimierte Prozesse – Landesbehörden
rasche Verarbeitung,
Andere Beteiligte Andere Beteiligte
(z.B. Gerichte, Rechtsanwälte)
schnelle Entscheidungen
(z.B. Gerichte, Rechtsanwälte)
Medienbrüche, autarke Prozesse,
schlechte Kommunikation
Referat 21F (Dokumentendienste) IKontakt Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Referat 21F (Dokumentendienste) Frankenstraße 210 90461 Nürnberg Ansprechpersonen: Herr Kausik Munsi Kausik.Munsi@bamf.bund.de Tel. +49 911 943 142 Herr Robert Keil Robert.Keil@bamf.bund.de Tel. +49 911 943 16000
Backup
1. Digitalisierungsagenda 2022 im BAMF:
Die Initiativen sind in drei Reifegrade eingeteilt
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 132. beBPo 3.0 im Überblick: Anbindung des ERV an das
Fachverfahren MARiS**
Der Postein- und -ausgang basiert auf der technischen Infrastruktur von Microservices. Jeder Teilbereich übernimmt bestimmte
Aufgaben: Die technische Aufbereitung beinhaltet bspw. die Überprüfung der Vollständigkeit der safeID des Absenders. Nach
Klassifizierung aller Dokumente durch die RAD-Komponente* kommt es zu einer fachlichen Aufbereitung. Mit Hilfe der MARiS-
internen Routinglogik werden die Dokumente der zugehörigen Organisationseinheit zugewiesen und mitsamt Anhängen dem
zuständigen Prozesssachbearbeitenden zur Verfügung gestellt.
BAMF-
Außenstelle
Technische RAD* - Fachliche
Aufbereitung Klassifizierung Aufbereitung
VG
Posteingang
OVG Technische Clearing Fachliche
Aufbereitung BAMF
Aufbereitung
Postausgang
Anwälte
* Regelbasierte, Automatische Dokumentenerkennung
(RAD)
** Migrations-Asyl-Reintegrationssystem (MARiS)
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 14Projekt beBPo 3.0: Fokus auf drei Arbeitsbereiche
3
1
3
1
2
Was machen wir
aktuell? Das Projekt unterteilt sich in drei Arbeitsbereiche:Veronica
Velasquez Mesa
- beBPo 3.0 - Rol le:
Weiterentwicklung & Pflege beA-Harmonisierung & Integrationsmanagement mit
des Posteingangs (PE) und Pra ktikantin bis des ERV mit
Professionalisierung MARiS (Clearingstelle,
des Postausgangs (PA) Ende 02-2021
Kommunikationspartnern Middleware)
• Der PE und der PA basieren a uf • beA-Harmonisierung: Zi el ist • Funktionserweiterungen von
der technischen Infrastruktur ei ne automatisierte beBPo mit MARi S: Im Nachgang
von Mi cros ervi ces. Es werden Aufbereitung von a n di e Aufnahme der
kons tant signifikante Anwa ltsnachrichten über Anforderungen aus der ERV-
technische Optimierungen beBPo für MARiS, sowie ein Ha rmonisierung des BAMF mit
vorgenommen. a utomatisierter Versand von Anwä lt*innen werden Change
• Ums etzung neuer Na chri chten a n Requests a bgebildet und
Anforderungen des ERV Anwa ltspostfächer direkt aus ei ngepflegt.
MARi S heraus. • Integration der neuen
• Profes sionalisierung des ERV Cl ea ringstellen-Software 2.0,
mi t Kommunikationspartnern: Abl ösung der bisherigen
Anbi ndung weiterer VG und Softwa re von Codia
OVG, i ns besondere bayerische
1 Verwa ltungsgerichtsbarkeit 2 3
Referat 21F (Dokumentendienste) | 07.09.2021 | 15beBPo nutzt eine regelbasierte Komponente als Technologie zur
automatischen Dokumentenindizierung
Qualitätsanspruch und Zusammenarbeit
• Zur Qualitätssicherung ist die sogenannte Clearingstelle als Organisations-Einheit eingerichtet.
• Eingehende Dokumente, welche nicht automatisch von der RAD-Komponente verarbeitet werden können, werden an die
Clearingstelle ausgesteuert.
• In der Clearingstelle werden diese Dokumente von Experten aufbereitet und in MARiS überführt.
• Zur kontinuierlichen Verbesserung der Indizierungsqualität ist zusätzlich ein iterativer Optimierungsprozess implementiert.
• Durch bereichsübergreifende Zusammenarbeit wird in diesem kontinuierlichen Verbesserungsprozess Wissen sämtlicher
Einheiten konsolidiert und in die RAD-Komponente überführt.beBPo 3.0 – Posteingang: August 2021
Gesamt = 337 982 Nachrichten PE 2021
44049
Februar 41603
50106
April 41352
38696
Juni 42288
39637
August 40251
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000
PE Nachrichten
Gesamtnachrichtenvolumen Anteil der Außenstellen am Gesamtnachrichtenvolumen
Darstellung des gesamten Nachrichtenvolumens im PE im Darstellung der Anteile der einzelnen Außenstellen (AS) am Gesamt-
Berichtszeitraum pro Tag in absoluten Werten nachrichtenvolumen im PE im Berichtszeitraum in absoluten Werten
Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen AS Berlin
AS Bremen
139 240 AS Chemnitz
1865 1951 640
AS Düsseldorf
2776 AS Frankfurt (Oder)
AS Frankfurt/Flughafen
2093 2154 4699 AS Friedland
2013 2046 503 AS Gießen
1913
1812 AS Halberstadt
25
175 1958 AS Hamburg
1115 AS Jena-Hermsdorf
11708 AS Karlsruhe
15 AS Lebach
1296
AS München
1013 4704 AS Neumünster Bootstedt
3004 AS Nostorf-Horst
AS Oldenburg
1148 AS Trier
645 AS Zirndorf
17beBPo 3.0 – Postausgang: August 2021
Gesamt = 196 676 Nachrichten PA 2021
22593
Februar 24778
29455
April 28403
24337
Juni 23427
21966
August 21717
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000
PA Nachrichten
Gesamtnachrichtenvolumen Anteil der Außenstellen am Gesamtnachrichtenvolumen
Darstellung des gesamten Nachrichtenvolumens im PA im Darstellung der Anteile der einzelnen Außenstellen (AS) am Gesamt-
Berichtszeitraum pro Tag in absoluten Werten nachrichtenvolumen im PA im Berichtszeitraum in absoluten Werten
Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen AS Berlin
AS Bremen
AS Chemnitz
238 877 23 2057 AS Düsseldorf
1683 240 AS Frankfurt (Oder)
1107 1106 1065 1088 1080 1380 AS Frankfurt/Flughafen
1048 1460 AS Friedland
1005 982
AS Gießen
AS Halberstadt
994 AS Hamburg
AS Jena-Hermsdorf
3977 AS Karlsruhe
1289
AS Lebach
325 AS Neumünster Bootstedt
511 AS Nostorf-Horst
119 AS Oldenburg
795 AS Trier
1871 301 AS München
492
203
661 493 AS Zirndorf
1977
AS Augsburg 18beBPo 3.0 – Posteingang: Juli 2021
Gesamt = 297 731 Nachrichten PE 2021
Januar 44049
Februar 41603
März 50106
April 41352
Mai 38696
Juni 42288
Juli 39637
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000
PE Nachrichten
Gesamtnachrichtenvolumen Anteil der Außenstellen am Gesamtnachrichtenvolumen
Darstellung des gesamten Nachrichtenvolumens im PE im Darstellung der Anteile der einzelnen Außenstellen (AS) am Gesamt-
Berichtszeitraum pro Tag in absoluten Werten nachrichtenvolumen im PE im Berichtszeitraum in absoluten Werten
Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen AS Berlin
AS Bremen
139 240 AS Chemnitz
1865 1951 640
AS Düsseldorf
2776 AS Frankfurt (Oder)
AS Frankfurt/Flughafen
4699 AS Friedland
2159 503 AS Gießen
1918 1863 1993
1715 1843 25 AS Halberstadt
175 1958 AS Hamburg
1115 AS Jena-Hermsdorf
11708 AS Karlsruhe
15 AS Lebach
1296
AS München
1013 4704 AS Neumünster Bootstedt
3004 AS Nostorf-Horst
AS Oldenburg
1148 AS Trier
645 AS Zirndorf
19beBPo 3.0 – Postausgang: Juli 2021
Gesamt = 174 959 Nachrichten PA 2021
Januar 22593
24778
März 29455
28403
Mai 24337
23427
Juli 21966
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000
PA Nachrichten
Gesamtnachrichtenvolumen Anteil der Außenstellen am Gesamtnachrichtenvolumen
Darstellung des gesamten Nachrichtenvolumens im PA im Darstellung der Anteile der einzelnen Außenstellen (AS) am Gesamt-
Berichtszeitraum pro Tag in absoluten Werten nachrichtenvolumen im PA im Berichtszeitraum in absoluten Werten
Anteil am Gesamtnachrichtenvolumen AS Berlin
AS Bremen
AS Chemnitz
238 877 23 2057 AS Düsseldorf
1683 240 AS Frankfurt (Oder)
1380 AS Frankfurt/Flughafen
1116 1087 1103 1460 AS Friedland
1130 988 AS Gießen
949 1010 AS Halberstadt
994 AS Hamburg
AS Jena-Hermsdorf
3977 AS Karlsruhe
1289
AS Lebach
325 AS Neumünster Bootstedt
511 AS Nostorf-Horst
119 AS Oldenburg
795 AS Trier
1871 301 AS München
492
203
661 493 AS Zirndorf
1977
AS Augsburg 20Wesentliche Trends und Treiber für beBPo
Skalierbarkeit Gesetzliche Anforderungen
Aktuell wird an der Anbindung Der Gesetzgeber macht den
weiterer Kommunikationspartner Elektronischen Rechtsverkehr (ERV)
gearbeitet. Im Rahmen der beA- zum verbindlichen Standard: Ab 2022
Harmonisierung wird die wird die elektronische Einreichung bei
Rechtsanwaltschaft an beBPo Gericht verpflichtend. beBPo hat
angebunden. Weitere Akteure des ERV dieses Ziel stets im Blick.
werden folgen.
KI-Lösung / Innovation Zusammenarbeit / Synergien
Aktuell wird an einer projekt- beBPo arbeitet bereichsübergreifend und
übergreifenden KI-Lösung gearbeitet. setzt auf die Zusammenarbeit mit
So sollen weitere Potentiale zur weiteren Projekten (bspw. KI-Lösung).
Effizienz- und Qualitätssteigerung Insellösungen werden vermieden. Wissen
genutzt werden. Das BAMF baut damit wird konsolidiert und gemeinsam
auch seine Technologie-Kompetenzen genutzt. So können Synergien identifiziert
weiter aus. und die Nutzenden-Akzeptanz gesteigert
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