Fallstudie: Intranet-Neukonzeption - Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

Fallstudie: Intranet-Neukonzeption
   Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen
        Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

Das Ziel

           „Ein runderneuertes Intranet für eine
     (R)evolution der Kommunikation, einen Wandel
       der bestehenden Kultur, die Schaffung von
             Transparenz, Verbesserung der
       Zusammenarbeit und das Verfügbarmachen
                       von Wissen.“

Zentrale Erfolgsfaktoren

 Internes Team „Knauf Gobal Intranet“

 Systematische Vorgehensweise

 Strategische Verankerung mit Fokus auf geschäftlichen
   Mehrwert

 Externe Beratung bzw. Begleitung

 Feedback-Schleifen vor Ort – alle unter einem Dach!

       „Das interne Team der Knauf Gips KG konnte sich voll
            und ganz auf den ReLaunch konzentrieren. In
           Kombination mit externen Beratern konnte ein
        zielführender Projektplan realisiert werden, der alle
                Interessengruppen berücksichtigte.“
              Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

Kundenstimme

  „Die Beratung und Mitarbeit von eResult im Zuge der Neukonzeption
  unseres Intranets war äußerst zielführend. Gerade die Zeit bei uns vor Ort,
  in der eResult quasi 'mitgearbeitet' hat, tat dem Vorankommen im Projekt
  sehr gut und hat dem Team wertvolle Impulse gegeben. Wir konnten
  zusammen mit eResult eine klare Navigationsstruktur erarbeiten und
  zugleich die Struktur zentraler Seitentypen festlegen.
  Die Kompetenz und Zuverlässigkeit von eResult hat uns
  dabei stets überzeugt. Und der von eResult geplante
  und durchgeführte Card-Sorting Workshop war nicht nur
  zielführend, sondern machte allen Beteiligten auch noch
  Freude.“

  Wolfgang Mend, Leitung Online Medien, Knauf Gips KG

Ablauf und Vorgehensweise

1. Vorarbeit

● In den ersten Phasen des Projekts wurden:
   – bestehende Probleme und zukünftige Potentiale erhoben
   – die strategische Ausrichtung des Intranets definiert
   – eine Roadmap erstellt und verschiedene konzeptionelle Aspekte erarbeitet
   – Personas definiert
   – eine Systemevaluation durchgeführt
   – die neu geschaffene Stelle des Intranet Managers besetzt

               „Ein Intranet hat im Gegensatz zu praktisch allen anderen
              Systemen keinen fest definierten Anwendungszweck. Jedes
                 Projekt muss deshalb zu Beginn entscheiden, was das
                  Intranet für das Unternehmen sein und leisten soll.“
             Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater, Schillerwein
                                  Net Consulting GmbH

2. Card-Sorting

● Um eine logische und gut bedienbare Navigationsstruktur zu
  entwickeln, wurden mehrere Card-Sortings durchgeführt.
● Dabei wurden die vorgesehenen Inhalte auf Kärtchen notiert und
  dann entsprechend ihrer sinnvollen Zusammengehörigkeit
  gruppiert. Zunächst waren die Hauptkategorien noch nicht
  benannt (sog. „offenes Card-Sorting“).

2. Card-Sorting

● Im zweiten Schritt wurden passende Benennungen für die
  Oberkategorien gefunden und nochmals überprüft, ob die
  Zuordnung passt.
● In diesem „geschlossenen Card-Sorting“ wurden also die zur
  Verfügung stehenden Kärtchen den gefundenen Oberkategorien
  zugeordnet.
● Im Ergebnis lag eine vollständige Navigationsstruktur auf oberster
  Ebene vor.

             „Durch die Workshops zur Erarbeitung der
        Navigationsstruktur konnten die vielen Vorstellungen
         und Ideen auf einen Nenner gebracht werden. Mit
         dem Ergebnis können sich nun alle identifizieren.“
              Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

3. Wireframe-Erstellung

● Im nächsten Schritt wurden die zentralen
  Seitentypen skizziert und anschließend mit
  dem Tool „Axure“ in Wireframes überführt.
● Die Wireframes bildeten Anordnung von
  Elementen, Seitenstruktur und erste
  Navigations-/Funktionsmechanismen ab.
● Vor Ort wurde erneut vom gesamten Team
  Feedback eingeholt und die Wireframes
  weiter optimiert.
● Im Ergebnis lagen Entwürfe für die
  wichtigsten Seitentypen vor, die nun
  weiterverwendet und befüllt werden können.

4. Design-Entwicklung

● Dank der guten Vorarbeit mit den Wireframes herrschte sehr
  schnell Einigkeit über die darauffolgenden Design-
  Vorschläge.
● Die klare Trennung der Diskussionen in die verschiedenen
  Bestandteile der Lösung…
   – „welche Elemente werden benötigt?“ und „was wird in den
     jeweiligen Elementen dargestellt?“ wurde mit den Wireframes
     beantwortet
   – „wie soll das aussehen?“ mit den Design-Vorschlägen
  … ermöglichte sehr zielgerichtete und effiziente
  Abstimmungsprozesse im Projektteam.
● Verschiedene Ausgabeformate (Desktop, Laptop, Tablet,
  Smartphone) wurden von Anfang an berücksichtigt.

Ergebnis und Learnings

Ergebnisse und Learnings

● Die systematische Vorgehensweise und Begleitung durch
  externe Berater half…
   – bestehende Diskrepanzen/Meinungsverschiedenheiten aufzuzeigen
     und aufzulösen.
   – konzeptionelle oder technische Probleme aufzudecken und zu
     beheben.
   – den größten gemeinsamen Nenner zu finden.
   – eine Entscheidungsgrundlage zu haben, nicht nur Ideen in Köpfen.

    …ein Intranet zu entwickeln, welches größtmögliche
     Akzeptanz und Zufriedenheit schafft!

Ergebnisse und Learnings

● In die Entwicklung eines Intranets sollten diejenigen einbezogen
  werden, für die es gedacht ist: Die Mitarbeiter.
● Falls keine Befragung oder andere Analysen möglich sind, sollten
  Interessenvertreter die Wünsche der Mitarbeiter aufnehmen und in
  den Konzeptionsprozess einbringen.
● Es ist meist einfacher, über konkrete Entwürfe bzw. Arbeits-
  ergebnisse zu sprechen, als über Ideen oder Meinungen. Daher hat
  sich eine Schritt-für-Schritt-Konzeption mit Feedbackschleifen oft
  bewährt.
       „Bezüglich eines Intranets gibt es oft viele Meinungen und Wünsche. Diese
         in die richtigen Bahnen zu lenken, ist eine große Herausforderung. Mit
        einem klaren Ziel vor Augen und kompetenter sowie objektiver Beratung
           von außen ist diese jedoch gut zu meistern – es lohnt sich für alle!“
                         Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

Ausblick

● Das neue Intranet ist zunächst für ca. 3.000 Mitarbeiter im
  deutschsprachigen Raum verfügbar und wird dann schrittweise auf
  insgesamt 28.000 Anwender in knapp 100 Ländern ausgeweitet.
● Seine Funktion als universelles Arbeitsmittel zur Unterstützung
  von informations- und wissensintensiven Aufgaben wird ebenfalls
  iterativ ausgebaut und erweitert.
● Neben der technischen Umsetzung und Weiterentwicklung nehmen
  die organisatorische Umsetzung und Maßnahmen des
  Veränderungsmanagements einen wichtigen Stellenwert ein.

           „Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Ein Intranet ist ein
              Produkt, das sich ständig weiterentwickelt. Solide
                    Basisarbeit ist dabei die halbe Miete.“
               Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater,
                     Schillerwein Net Consulting GmbH

Ihr Ansprechpartner

                  Elske Ludewig M.A.
                  Principal UX-Consultant & Teamleitung Büro Göttingen
                   +49 551 5177-424
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