HOME OFFICE IN ZEITEN VON CORONA - BEST PRACTICES, TIPPS UND TOOLS
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
HOME OFFICE IN ZEITEN VON CORONA BEST PRACTICES, TIPPS UND TOOLS www.techdivision.com 1
INHALSTVERZEICHNIS
REMOTE ARBEITEN IN DER PRAXIS 1
INHALTSVERZEICHNIS 2
EINLEITUNG 3
RECHTLICHE GRUNDLAGEN 4
ALLGEMEINE TIPPS ZUR REMOTE-ARBEIT 5
TECHNIK TIPPS 6
WEB-MEETINGS 7
TOOLS 8
Google GSuite 9
Zoom 11
Google Hangouts Chat & Hangouts Meet 12
Mural 14
Groupmap 15
Teamretro 16
JIRA 17
Confluence 18
Trello 19
Discord 20
Conceptboard 21
GEMEINSAMES VERSTÄNDNIS 22
TECHDIVISION CORONA INFO-PORTAL 23
IDEEN UND NÜTZLICHE LINKS 24
CORONA INFOPORTAL DER IHK 25
IDEEN UND NÜTZLICHE LINKS 26
www.techdivision.com 2
EINLEITUNG
Die aktuelle Situation aufgrund des Corona-Virus stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Das
Thema Homeoffice bzw. Remote-Arbeit ist dabei ein zentraler Punkt um auf der einen Seite die
Ausbreitung des Virus zu verlangsamen und auf der anderen Seite aber unsere Wirtschaft so weit
wie möglich am Laufen zu halten. Die nachfolgende Kurve mit dem Suchvolumen nach dem Begriff
“Homeoffice” bei Goolge verdeutlicht dies sehr anschaulich:
Abb.: Entwicklung der Suchhäufigkeit von “Homeoffice” über Google Trends
Bei TechDivision arbeiten wir bereits seit längerem Remote bzw. auch im Homeoffice und haben hier
inzwischen einige Erfahrungen, Best Practices sowie Do´s und Dont´s gesammelt. Dabei unterstützten
uns unsere internen Agile Coaches um auch Remote produktiv und effizient zu sein.
In vorliegendem Whitepaper haben wir einige grundlegende Erfahrunge, Best Practices sowie hilfreiche
Tools zusammengefasst und hoffen Ihnen damit hilfreiche Informationen an die Hand zu geben, die
Ihnen bei der Umsetzung von Homeoffice helfen.
Sollten Sie hierzu noch Fragen, Anregungen oder Kritik haben, freuen wir uns über Ihre Nachricht an
consulting@techdivision.com.
Bleiben sie gesund!
Ihr TechDivision Team
www.techdivision.com 3
RECHTLICHE GRUNDLAGEN
Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag.
Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Homeoffice besteht grundsätzlich nicht.
Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es
bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine
Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits
vorbehalten hat.
Keine Probleme gibt es,
• wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält
• der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall
einverstanden ist.
Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere
Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis
stillschweigend erkĺärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die
Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.
www.techdivision.com 4
ALLGEMEINE TIPPS ZUR
REMOTE-ARBEIT
1. Allen Team-Mitgliedern sollten die grundsätzlichen Kommunikationskanäle bekannt sein:
a. Wann nutzen wir welchen Kanal bzw. welches Medium?
2. Es sollte nach Möglichkeit immer auch einen Kanal zum informellen Austausch geben. Hierzu
eignet sich ein Chat z.B. Google Chat oder Slack sehr gut.
3. Transparent sein! … und private Chats auf ein Minimum reduzieren
4. Kurze Reaktionszeiten im Chat sind zu bevorzugen, auch wenn man die Lösung/Antwort auf eine
Frage nicht weiß, sollte eine Reaktion erfolgen, “habs gelesen, kann leider nicht weiterhelfen“
a. Good Practise: Sich im Team über Antwortzeiten klar sein und Antwortzeiten definieren
5. Der aktuellen Status eines Teammitglieds sollte allen anderen Teammitgliedern bekannt sein: „bin
kurz AFK“, “Mach jetzt Mittagspause bis 13 Uhr”, „telefoniere grad“ oder “Bin wieder da!”
6. Auch in Remote Situation sollten alle die Kernarbeitszeiten einhalten
7. Es sollen weiterhin 1 und 1 Gespräche stattfinden, um Beziehungsarbeit zu betreiben
a. macht Spaß
b. schafft Vertrauen
c. hilft Aussagen besser zu interpretieren
8. Mehr kommunizieren als sonst!
a. “Es geht ganz oft um das, was nicht gesagt wurde, als um das was gesagt wurde”
b. Ganz wichtig: Sich gegenseitig unterstützen!
i. “Wie kann ich dir / euch helfen?”
www.techdivision.com 5
TECHNIK TIPPS
• Jeder Teilnehmer eines Meetings sollte über ein Headset und eine Kamera verfügen
• Die Kamera sollte immer an sein, um Gesten/Mimik und Reaktionen mitzubekommen
• Wir nutzen seit neuestem feste Audio-Kanäle um dauerhafte Kommunikation zu ermöglichen
• zB. Teamspeak / Discord
www.techdivision.com 6
WEB-MEETINGS
1. Vor dem ersten Meeting sollte mindestens einmal geprüft worden sein, ob Mikro und Headset
funktionsfähig sind (Hallo hörst du mich, ja ich hör dich aber du mich nicht, ok, hörst du mich jetzt
…. während eines Meetings ungünstig)
2. Bedenke: Remote Meetings dauern meist länger als vergleichbare physische Termine
3. Vor jedem Treffen sollte 5 Minuten vor Beginn ein allgemeiner Technik Check (Moderator Part)
durchgeführt werden.
4. Das Remote-Meeting beginnt immer pünktlich, warten auf bestimmte Teilnehmer sorgt dafür, dass
sich bereits eingeloggte Teilnehmer mit anderen Dingen beschäftigen, dadurch verliert man sie
bereits bevor der eigentliche Hauptteil beginnt.
5. Vorab Agenda mit Zielsetzung des Meetings (ausführlich) durchschicken. Hierzu gehören auch
notwendige Dokumente und evtl. benötigte Zugänge usw.
6. Vor Beginn wird ein “Disclaimer” verkündet:
a. Vorstellung und Rollenklärung des Moderators der noch mehr aktiv sein sollte
b. Wer nicht redet, sollte sein Mikro auf stumm stellen
c. Der Moderator sollte…
i. … verkünden, wie lange das Meeting dauern wird
ii. … das Ziel des Meetings klären (“Reason No. 1”)
7. Check-In wenn das Meeting beginnt, z.B. ein gemeinsames “gesprochenes Hallo in die Runde!”
8. Feedback zum Meeting am Ende eines Remote Meetings sehr wichtig, z.B.:
a. Wie war die Tonqualität?
b. Haben wir unser Ziel erreicht?
9. Bei Retros:
a. bevor ich spreche, gebe ich kurz wieder, was ich verstanden habe - dann spreche ich
Inhalte
i. “Wie gut ist unsere Remote Zusammenarbeit?” als ständiger Bestandteil?
i. 1. z.B Skala 1-5 um eine Tendenz ableiten zu können
10. Stolperfalle Videocall und Chat gleichzeitig
a. Ein zusätzlicher Chat sollte nur dann ermöglicht werden, wenn wirklich ein Mehrwert damit
erzeugt werden kann und nicht zur Ablenkung beiträgt
b. “Shit chat vs. Information”
11. Raumsituation bedenken
a. (Größere) Räume die den Hall verstärken sind nicht optimal, zwar kurz erträglich, über einen
längeren Zeitraum aber sehr anstrengend für alle Teilnehmer
www.techdivision.com 7
TOOLS
Bei TechDivision haben wir in den letzten Jahren diverse Tools getestet. Die nachfolgenden Tools
haben bei unseren Tests für unsere Anforderungen am besten funktionieren und sind daher auch
aktuell im Einsatz - bislang mit sehr guten Erfahrungen.
• Allgemeine Zusammenarbeit (Office): Google G-Suite
• Videocalls bzw. Webmeetings: Zoom, Hangout, Blue Jeans
• Retrospektiven: Mural, Groupmap, Teamretro
• Projektmanagement: JIRA, Confluence, Trello
• Audio-Kanal: Discord
www.techdivision.com 8
GOOGLE GSUITE
Bei der G Suite (früher Google Apps for Business, dann Google Apps for Work) handelt es sich um eine
Reihe von Software-Werkzeugen des US-amerikanischen Unternehmens Google LLC. Sie basieren auf
Cloud-Computing- und Groupware-Konzepten, die als Abonnement angeboten werden und eine Reihe
von nützlichen Tools zur täglichen Arbeit enthalten.
Im Unterschied zu Microsoft Office 365 wurde G Suite von Grund auf mit und für die Cloud sowie
für standortübergreifende Zusammenarbeit entwickelt. Diesen Ansatz merkt man auch. Zudem sind
die G Suite Tools sehr einfach und intuitiv bedienbar - auch wenn man bisher mit Microsoft Office
gearbeitet hat.
KOMPONENTEN
Tools Anwendungsbereich
Create Google Docs Textverarbeitung
Google Tabellen Tabellenkalkulation
Google Präsentationen Präsentationen
Google Formulare Online-Formulare mit
Spreadsheet-Verknüpfung
Google Notizen Notizen
Google Sites Intranet, Infoportale
Connect Gmail Email
Google Kalender (Team-)Kalender
Hangouts Chat Chatsoftware
Hangouts Meet Webmeetings/Webinare
Access Google Drive Cloud-Speicher (“NAS”)
Google Cloud Search Suche über alle Bereiche und
Dateien
Control Admin Administration
Vault Datenaufbewahrung und
E-Discovery
Mobilgeräteverwaltung Bring-Your-Own-Device
Management (BYOD)
Weitere Infos zur Google G Suite finden Sie unter https://gsuite.google.com/intl/de/.
www.techdivision.com 9
TechDivision ist offizieller Google Cloud Partner. Sofern Sie sich für Google GSuite interessieren,
können Sie über nachfolgenden Link bei uns eine kostenlose Testversion beantragen:
http://bit.ly/2QrkDGm
www.techdivision.com 10ZOOM
Aus dem Englischen übersetzt-Zoom Video Communications ist ein Unternehmen für Remote-
Konferenzdienste mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien. Es bietet Remote-Konferenzdienste, die
Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chat und mobile Zusammenarbeit kombinieren.
Wir verwenden Zoom für Webmeetings mit Kunden und haben hier sehr gute Erfahrungen in Bezug
auf Stabilität, Sprach- und Videoqualität sowie Kompatibilität gemacht. Bei Google Hangout hatten
wir bislang einige Male das Problem, dass Google Dienste bei größeren Unternehmen von deren IT
blockiert werden.
Zoom wurde vom Marktforschungsunternehmen Gartner 2019 als sog. Leader im Bereich der
Webmeeting Software ausgezeichnet und erhält auf diversen Feedbackportalen regelmäßig sehr gute
Bewertung.
Zoom steht in vier Versionen, von der kostenfreien Basis-Version bis zur Enterprise-Version für € 18,99
pro Monat und Moderator mit mind. 50 Hosts zur Verfügung. Mit der Enterprise Plus Version lassen
sich Webmeetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern realisieren.
Weitere Infos sowie die kostenlose Registrierung finden Sie unter https://zoom.us/.
Abb.: Login-Screen für ein Zoom Webmeeting mit Navigationsleiste am unteren Bildschirm (Quelle: Zoom)
www.techdivision.com 11GOOGLE HANGOUTS CHAT &
HANGOUTS MEET
CHAT
Mit Hangouts Chat lassen sich sowohl Direktnachrichten als auch Gruppenunterhaltungen abbilden,
wodurch die Zusammenarbeit im Team recht einfach organisiert werden kann. Sie können virtuelle
Chatrooms für einzelne Projekte erstellen und sich in Unterhaltungsthreads über wichtige Aufgaben
austauschen. So bleiben alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand. Zurzeit werden 28
Sprachen und bis zu 8.000 Mitglieder in einem Chatroom unterstützt. Zudem werden alle gängigen
Plattformen mit entsprechenden Apps für mobile Endgeräte unterstützt. Die nahtlose Integration in
die G-Suite spart zudem Zeit und Nerven.
Weitere Infos zu Hangouts Chat finden Sie unter https://gsuite.google.com/intl/de/products/chat/
Abb.: Entwicklung der Suchhäufigkeit von “Homeoffice” über Google Trends
www.techdivision.com 12MEET
Mit Meet können Sie mühelos und unkompliziert geschäftliche Videoanrufe sowie Videokonferenzen
führen. Legen Sie einfach einen Termin fest und geben Sie den Link frei. Sie müssen sich keine
Gedanken darüber machen, ob Teammitglieder oder Kunden die richtigen Konten oder Plug-
ins haben. Die Benutzeroberfläche ist Google typisch selbsterklärend und durch die intelligente
Teilnehmerverwaltung sind Videoanrufe mit mehreren Personen problemlos machbar. Meet ist
vollständig in die G Suite integriert. So können Sie direkt über einen Termin in Google Kalender oder
über die Einladungs-E-Mail an Konferenzen teilnehmen.
Aufgrund der aktuellen Corona-Situation bietet Google allen G-Suite Kunden bis Juli 2020 ein
kostenloses Upgrade auf die Enterprise-Version der G-Suite wurde nachfolgende Punkte ermöglicht
werden:
• Größere Meetings, für bis zu 250 Teilnehmer pro Meeting
• Live-Streaming für bis zu 100.000 Zuschauer innerhalb einer Domain
• Die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen und auf Google Drive zu speichern
Weitere Infos zu Google Hangouts Meet finden Sie unter https://gsuite.google.com/intl/de/products/
meet/
Abb.: Google Hangout Meet auf dem Desktop (Quelle: Google)
www.techdivision.com 13MURAL
MURAL ermöglicht es innovativen Teams, visuell zu denken und zusammenzuarbeiten, um wichtige
Probleme zu lösen. Die User profitieren von MURALs Schnelligkeit und Benutzerfreundlichkeit bei der
Erstellung von Diagrammen, die im Design Thinking und bei agilen Methoden beliebt sind, sowie von
einer Vielzahl an Werkzeugen, die effektive und effiziente Meetings und Workshops (auch Remote)
ermöglichen.
MURAL unterscheidet dabei die nachfolgenden Phasen und stellt hierzu auch unterschiedlichste
Vorlagen bereit, mit denen ein Einstieg deutlich vereinfacht wird:
• Planen (Für die Zukunft)
• Brainstormen (Neue Ideen)
• Evaluieren (Was funktioniert am besten?)
• Designen (Für bestmögliche Ergebnisse)
• Lernen (Für bessere Entscheidungen)
• Einfühlen (in Kunden)
Weitere Infos zum Tool, den Features und Möglichkeiten sowie die Registrierung finden Sie unter
https://mural.co/.
Abb.: Arbeitsbereich in MURAL mit unterschiedlichen Darstellungsmöglichkeiten
www.techdivision.com 14GROUPMAP
GroupMap ist ein Online-Brainstorming- und Gruppenentscheidungs-Tool, das den Output von Team-
Brainstorming-Aktivitäten signifikant verbessern kann.
Sie kennen das sicherlich… Menschen, die das Gespräch dominieren, ruhige Leute, deren Ideen nie
gehört werden, und natürlich all die Post-it-Notizen, die man aufschreiben muss. GroupMap löst dies,
indem es zuerst das individuelle Denken erfasst und dann die Gruppenperspektive aufzeigt, und zwar
in Echtzeit. Somit ermöglicht Groupmap eine kollaborative Entscheidungsfindung in vier einfachen
Schritten:
1. Gestalten Sie ihren Entscheidungsfindung
2. Laden Sie Teilnehmer ein
3. Sammeln Sie entsprechende Rückmeldungen
4. Werten Sie die Rückmeldungen in Echtzeit aus
Groupmap stellt mehr als 60 Brainstorming Templates zur Verfügung und erlaubt darüberhinaus
natürlich auch die Erstellung eigener Vorlagen. Zu den vorhandenen Templates gehören so Dinge wie
Agile Retrospektiven, SWOT Analysen, Mind Maps, Business Model Canvas uvm…
Weitere Infos zum Tool sowie einen kostenlosen 14-Tage Test finden Sie unter https://www.groupmap.
com/.
Abb.: SWOT Analyse Template in Groupmap zur kollaborativen Bearbeitung (natürlich auch Remote)
www.techdivision.com 15TEAMRETRO
Schon mal von sogenannten Restrospektiven gehört? Der Begriff stammt aus dem Agile-Umfeld.
Beim Scrum werden nachgelagerte Teamtreffen als Retrospektiven bezeichnet, wobei das Ziel darin
besteht, aus der Vergangenheit zu lernen. Die Teammitglieder bewerten die bisherigen Schritte und
ermitteln Maßnahmen zur Verbesserung.
TeamRetro ist ein enterprisefähiges Online-Retrosystem für verteilte Teams. Die von Teamretro
geführten Retrospektivtechniken stellen sicher, dass sich Ihre Retrospektiven auch wirklich lohnen.
Mit Teamretro können Sie effektiv und aktionsorientiert Besprechungen mit Ihrem Team durchführen,
unabhängig davon, ob sie an einem entfernten oder gemeinsamen Standort stattfinden. Durch
zeitsparendes, intuitives und echtzeitfähiges Design werden Abstimmungen erleichtert und Sie
können sich stärker auf die Dinge konzentrieren, die ihr Team vorwärts bringen. Für entsprechende
Retros stehen unterschiedlichste Vorlagen zum schnellen Einstieg bereit. Natürlich können auch
eigene Template entwickelt und verwendet werden.
Das Tool verschafft Ihnen einen Einblick in die Motivation und Herausforderung Ihres Teams, indem
Sie allgemeine oder Ihre eigenen Kriterien zur “Gesundheit” ihres Teams verwenden. Ampeln und
Emoticons helfen dabei, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Weitere Infos zum Tool, den damit verbundenen Möglichkeiten sowie die Registrierung für einen
kostenlosen 30-Tage Test finden Sie unter https://www.teamretro.com/.
Abb.: SWOT Analyse Template in Groupmap zur kollaborativen Bearbeitung (natürlich auch Remot)
www.techdivision.com 16JIRA
In der heutigen Zeit, die geprägt ist von enormer Dynamik und immer weiter zunehmender Komplexität
lassen sich Projekte in den meisten Fällen nur noch durch agile Projektmanagementmethoden
erfolgreich realisieren. Atlassian stellt mit Jira das führende Softwaretool für agile Vorgehensweisen
zur Verfügung, das weltweit von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen verwendet
wird und nachfolgende Parameter gewährleistet:
FLEXIBLE PLANUNG
In JIRA stehen umfangreichen Planungsfunktionen bereit, mit denen eine optimale Projektplanung
gewährleistet wird. Dabei ist es egal, ob Ihr Team einen klassischen Scrum-Ansatz verfolgt oder
Projekte lieber nach der Kanban-Methodik managed. Mit Jira stehen ihnen die notwendigen Tools zur
Verfügung.
PRÄZISE SCHÄTZUNG
Im Rahmen agiler Projektmanagementmethoden sind Schätzungen von zentraler Bedeutung. Jira
unterstützt dabei die unterschiedlichsten Schätzmethoden - egal ob klassische Story Points, Stunden
oder eine beliebige eigene Schätzmethode.
WERTORIENTIERTE PRIORISIERUNG
Jira unterstützt Sie dabei, bestmöglichen Output zu liefern in dem Sie das Produkt-Backlog einfach
per Drag-and-Drop priorisieren können und die Tasks die höchste Priorität erhalten, die ihrem Kunden
auch den größten Mehrwert bieten.
TRANSPARENTE AUSFÜHRUNG
Zur Nutzung von Jira ist lediglich ein Browser und ein Internetanschluss notwendig. Daher ist es auch
egal, wie ihr Team aufgebaut ist und wo es sitzt. Die übersichtliche Oberfläche und eine Vielzahl von
Auswertungs- und Analysemöglichkeiten sorgen für höchstmögliche Transparenz aller Beteiligten.
AUSSAGEKRÄFTIGE ERGEBNISSE
Jira stellt umfangreiche Analysemöglichkeiten und Reports zur Verfügung, zu ihrem individuellen
agilen Prozess zur Verfügung. Durch eine Vielzahl vorhandener Damit können Entscheidungen auch
datengetrieben und nicht anhand von Bauchgefühl getroffen werden.
SKALIERBARE ENTWICKLUNG
Jira bietet größtmögliche Flexibilität und Anpassbarkeit von speziellen Vorgangskategorien, über
entsprechende Datenfelder bis hin zu individuellen Workflows. Damit lässt sich die Software für
Teams jeder Größe und Form und überall auf der Welt einsetzen.
Als offizieller Atlassian-Partner stehen wir Ihnen gerne bei Einrichtung, Konfiguration und
Schulung von JIRA zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach!
www.techdivision.com 17CONFLUENCE
Confluence ist eine kommerzielle Wiki-Software, die vom australischen Unternehmen Atlassian
entwickelt und als Enterprise Wiki hauptsächlich für die Dokumentation und Kommunikation von
Wissen und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird, aber
zunehmend auch als Basis für öffentliche Wikis im Internet zum Einsatz kommt. Derzeit wird
Confluence in über 40.000 Teams eingesetzt.
Confluence wurde von Atlassian mit dem Ziel entwickelt, ein Wiki für Java-Softwareentwicklungsteams
bereitzustellen – eine „Applikation, die den Anforderungen eines Enterprise-
Wissensmanagementsystems gerecht wird, ohne die zugrundeliegende mächtige Einfachheit eines
Wikis für diesen Prozess zu verlieren.“ Die erste Version von Confluence (V 1.0) wurde am 6. November
2003 vorgestellt.
Aktuell kann Confluence als Cloud-Lösung oder On-Premises (Self-managed) lizenziert werden. Dabei
gibt es jeweils ein günstiges bzw. kostenloses Starter-Paket für bis zu 10 Benutzer. Darüberhinaus
gibt es eine Standard-Version für 5 $ pro User und Monat (11 bis 100 Benutzer) sowie eine Premium-
Version mit erweitertem Funktionsumfang für 10 $ pro User und Monat.
Abb.: Confluence
Als offizieller Atlassian-Partner stehen wir Ihnen gerne bei Einrichtung, Konfiguration und
Schulung von Confluence zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach!
www.techdivision.com 18TRELLO
Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst des Unternehmens
Atlassian. Der Dienst wurde am 13. September 2011 gegründet und hatte im September 2017 nach
eigenen Angaben mehr als 25 Millionen Benutzer. Seit Mitte Juni 2015 ist Trello auch auf Deutsch
verfügbar.
In der Anwendung ist es möglich, in sogenannten Boards (auch gemeinsam nutzbar mit anderen
Mitgliedern) Aufgaben in Listen zu verwalten. Die Aufgaben können beliebig bearbeitet werden
und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr versehen werden. Aber auch andere
Konstellationen sind denkbar. Die Aufgaben selbst lassen eine umfangreiche Protokollierung zu.
Trello basiert auf dem Freemium-Prinzip: Alle Grundfunktionen der Anwendung können kostenlos
genutzt werden, z. B. ein Board erstellen und mit anderen Mitgliedern bearbeiten. Allerdings
sind Extrafunktionen wie Hintergrundbilder und Sticker nur für kostenpflichtige Gold-Accounts
freigeschaltet.
Die Bedienung von Trello ist sehr einfach und im Prinzip selbsterklärend. Das Kanban-Prinzip eignet
sich für nahezu alle Aufgaben, da der aktuelle Arbeitsfortschritt sehr einfach und für alle zugänglich
und ersichtlich ist. Grundsätzlich wird hierbei nach dem Pull-Prinzip vorgegangen, d.h. anstehende
Tasks nimmt sich der entsprechende Mitarbeiter selbstständig und bearbeitet diese. Weitere Infos zu
Kanban finden Sie auch in unserem Projektmanagement-Whitepaper.
Unter folgendem Link können Sie sich kostenlos für Trello anmelden: https://trello.com/de
Abb.: Kanban-Board in Trello
www.techdivision.com 19DISCORD
Um sich schnell und unkompliziert remote austauschen zu können, ist ein Audio-Kanal perfekt
geeignet. Wir haben uns hierzu verschiedene Lösungen angesehen und sind am Ende bei Discord
gelandet.
Discord (auch Discordapp) ist ein kostenloses Programm für Instant Messaging, Chat,
Sprachkonferenzen und Videokonferenzen, das für Computer und Mobilgeräte entwickelt wurde, „um
Gamer zusammenzubringen“. Der Dienst kann als Webanwendung im Browser oder mit proprietärer
Client-Software auf allen gängigen Betriebssystemen genutzt werden. Discord gibt an, mehr als 250
Millionen registrierte Nutzer zu haben.
Wir haben für jedes unserer Teams einen eigenen, virtuellen Raum eingerichtet, in dem die jeweiligen
Team-Mitglieder automatisch aufgenommen sind. Discord wird von einer Vielzahl an Open Source
Projekten verwendet und kann über APIs mit Drittsystemen und Technologien verknüpft werden.
Zudem lässt sich der Audio-Kanal über beliebige Tastenkürzel zum Sprechen aufrufen.
Unter folgendem Link können Sie Discord kostenlos downloaden: https://discordapp.com/
Abb.: Discord
www.techdivision.com 20CONCEPTBOARD
Teams arbeiten mit dem virtuellen Kollaborations-Tool Conceptboard effizienter und produktiver
zusammen. Von interaktiven Präsentationen über Produktentwicklung bis hin zu Meetings oder
internen Schulungen - die Anwendung überzeugt durch die Vielzahl an individuellen Use Cases für alle
Branchen und Abteilungen.
Arbeiten Sie in Echtzeit auf einem unbegrenzten Arbeitsbereich zusammen, als ob Sie sich im selben
Raum befinden. Der Zugriff ist von jedem Gerät und Standort aus möglich. Konzentrieren Sie sich auf
die Erreichung von Zielen, anstatt mühsam alle auf dem Laufenden zu halten.
Conceptboard ist ideal für viele Use Cases, Branchen und Abteilungen. Mit Conceptboard sind Ihre
Teams immer auf dem gleichen Stand. Das Tool eignet sich u.a. für
• Produktentwicklung
• Revision & Freigabe
• Meetings
• Brainstorming
• Marketing
• Projekte & Strategie
• Workshops & Trainings
Eine Vielzahl vordefinierter Templates u.a. Business Model Canvas, Porter Five Forces, 5 Why´s,
Kanban Board uvm. erleichtern den Einstieg und sparen Zeit. Zudem lässt sich Conceptboard mit
verschiedenen Cloud-Speichern u.a. Google Drive synchronisieren.
Weitere Infos zu Conceptboard sowie die Anmeldung für einen kostenlosen Account finden Sie unter
https://conceptboard.com/de/.
Abb.: Ablaufskizze in Conceptboard
www.techdivision.com 21GEMEINSAMES
VERSTÄNDNIS
Homeoffice bedeutet für uns: “Arbeiten von zu Hause aus, zu den
gewohnten Geschäftszeiten und den gelebten Abläufen im Team, hierzu
zählen u.a. Daily Stand-Ups.”
Durch die nachfolgenden “Regeln” schaffen wir ein gemeinsames Verständnis für die verfügbaren
Tools und deren Verwendungszweck:
• Das Projektmanagement läuft bei uns zentral über JIRA
• Die Projektdokumentation erfolgt in Confluence
• Wir nutzen Hangouts Meet für Teammeetings
• Kurze Abstimmungen, Rückfragen etc. laufen über Google Chat
• Spezielle Informationen, die für alle Team-Mitglieder schnell und einfach zugänglich sein sollen,
werden über Google Sites realisiert
• Wir sprechen uns innerhalb unserer Team via Discord ab
• Ausschließlich zur Kundenkommunikation nutzen wir Zoom
www.techdivision.com 22VERSICHERUNG
Die Empfehlung unseres Versicherungsmaklers hierzu:
Betroffene Betriebe/Firmen sollten im Rahmen bestehender Geschäfts- oder Elektronikversicherungen
die jeweiligen Versicherungsgesellschaften darüber informieren und eine Erweiterung der Risikoorte
auf „Home-Office“ (u. U. mit Angabe der Mitarbeiteranschrift) beantragen.
Bitte den Versicherungsschutz (Außenversicherung) von der Versicherung bestätigen lassen.
Anmerkung:
Der Versicherungsschutz besteht nur am Versicherungs- bzw. Risikoort. In der Regel sind das die
Betriebs-, Büro-, Geschäftsräume- oder Lagerräume, die im Versicherungsvertrag dokumentiert sind.
Ggf. besteht auch im Rahmen einer vertraglich vereinbarten Außenversicherung Versicherungsschutz.
Im Zweifelsfall kontaktieren sie hierzu bitte ihre Versicherung bzw. ihren Versicherungsmakler.
www.techdivision.com 23TECHDIVISION CORONA
INFO-PORTAL
Natürlich waren auch wir auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet, haben dann allerdings recht
frühzeitig reagiert und zum einen unsere Mitarbeiter über die aktuelle Situation und unsere Maßnahmen
und Pläne informiert. Hierzu wurde innerhalb weniger Stunden auf Basis von Google Sites, das Teil
der GSuite ist, ein Infoportal mit allem Wissenswerten für das TechDivision-Team erstellt. Da alle
Dokumente bei uns in Google Drive abgelegt sind, kann über Google Sites mit wenigen Mausklicks
auf sämtliche Dokumente und Unterlagen zugegriffen werden bzw. diese in ein solches Infoportal
eingebunden werden.
Neben einer Vielzahl wichtiger und zum Teil auch ernster Informationen darf der Spaß trotz allem nicht
zu kurz kommen. In unserem Fall finden unsere Kollegen/innen unter dem Menüpunkt “Homeoffice
Pics” aktuelle Bilder von den unterschiedlichen Arbeitsplätzen daheim. Manches möchte man da
eigentlich gar nicht sehen… ;-).
Abb.: Internes Infoportal auf Basis von Google Sites mit allem Wissenswerten zur aktuellen Situation
www.techdivision.com 24CORONA INFOPORTAL
DER IHK
Auch die IHK für München und Oberbayern hat ein äußerst umfangreiches Infoportal zur aktuellen
Corona-Situation erstellt, das laufend aktualisiert wird und über das zu folgenden Punkten
Informationen bereitgestellt werden:
• Staatliche Unterstützung für Unternehmen
• Kurzarbeit
• Auswirkungen des Coronavirus auf den Betrieb
• Coronavirus und Homeoffice
• Vertragsrecht
• Prävention
• Coronavirus und Dienstreisen
• Auswirkungen der Epidemie auf den Export und Import
• Transport und Logistik
• Politische Maßnahmen
• Sonstiges
Sie finden das Infoportal unter https://www.ihk-muenchen.de/corona/.
Abb.: Internes Infoportal auf Basis von Google Sites mit allem Wissenswerten zur aktuellen Situation
www.techdivision.com 25IDEEN UND NÜTZLICHE
LINKS
Nachfolgend eine Liste mit hilfreichen und Interessanten Links:
• https://www.zeit.de/arbeit/2020-03/mobiles-arbeiten-homeoffice-kommunikation-interaktion-
tipps
• https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/guide/
• https://www.golem.de/news/homeoffice-wenn-der-arbeitsplatz-so-anonym-ist-wie-das-internet-
selbst-1905-140784.html
• https://www.scrummasterjournal.de/blog/remote-retrospektive/
• https://www.golem.de/news/virtuelle-zusammenarbeit-wie-online-meetings-nicht-zur-
zeitverschwendung-werden-2003-147146.html
• https://media.t3n.de/redaktion/homeofficeguide/t3n_Homeoffice_Guide.pdf
• https://www.berchtesgadener-land.de/wirtschaftsraum/neuigkeiten-aus-dem-wirtschaftsraum/
coronavirus-massnahmen
• https://www.atlassian.com/blog
www.techdivision.com 26ÜBER DIE TECHDIVISION GMBH
• Mehr als 20 Jahre Erfahrung mit Digitalprojekten • Erfahrenes CMS-Team (TYPO3, Neos CMS,
• Erfahrene und zertifizierte Inhouse-Teams Adobe Experience Manager)
• Umfassendes Leistungsspektrum aus einer Hand • Langjährige Online-Marketing-Erfahrung (SEO,
• Einer der führenden Magento Enterprise Partner SEA, Programmatic, Analytics)
in Europa (mehrfach ausgezeichnet!) • Agile-Coaching- und Consulting-Unit
DIE TECHDIVISION IN ZAHLEN
120+ Mitarbeiter 4 Standorte 9 Bürohunde 100% Leidenschaft
10 Awards 85 Zertifizierungen +100 Vorträge in 14 Ländern
AUSZEICHNUNGEN UND ZERTIFIZIERUNGEN
• Magento Enterprise Partner • Magento Certified Professional Developer
• Official Magento Omni-Channel Partner • Magento 2 Certified Professional Front End
• Official Magento Cloud Partner Developer
• Adobe Gold Partner • Certified Scrum Professionals (CSP-SM)
• Akeneo PIM Integration Partner • Certified Scrum Product Owner (CSPO)
• Neos Integration Partner • Certified Scrum Master (CSM)
• Premier Google Partner • Kanban Management Professional
• Google Cloud Partner • Scaled Agile Certified (SAFe 4)
• Magento Certified Solution Specialists • Management 3.0 licensed Facilitator
REFERENZEN
TechDivision GmbH /
TechDivision eConsulting GmbH
Spinnereiinsel 3a Paul-Dessau-Straße 5 Tel +49 8031 2210 55-0
83059 Kolbermoor 22761 Hamburg Fax +49 8031 2210 55-22
Balanstr. 73, Haus 8, 3. OG Käthe-Kollwitz-Straße 60 info@techdivision.com
81541 München 04109 Leipzig www.techdivision.com
www.techdivision.com 27Sie können auch lesen
