Homeoffice-Toolguide Diese besten Kommunikations-Tools für die Arbeit im Homeoffice - Wirtschaftsschule Thun
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Homeoffice-Toolguide Diese besten Kommunikations-Tools für die Arbeit im Homeoffice
Corona-Krise: Diese Kommunikations-
Tools helfen im Homeoffice
Für viele ist das Arbeiten in den eigenen vier Wänden während der Corona-Krise eine
ungewohnte Situation. Unternehmen müssen ihre Arbeitsabläufe plötzlich komplett
umstellen. Grössere Sitzungen, mit Teamkollegen im persönlichen Kontakt zu bleiben und
Projekte organisieren – all das wird plötzlich zu einer riesigen Herausforderung. Es gibt
jedoch zahlreiche Online-Tools, die das Arbeiten im Homeoffice massiv erleichtern (und
natürlich auch nach dem Ende der Corona-Krise hilfreich sind). Einige grosse Anbieter
bieten ihre Software und Dienste aktuell sogar kostenlos an. Wir stellen die wichtigsten
Tools vor.
Die besten Tools für die Kommunikation in Teams
Kommunikation ist für Unternehmen das A und O. Auch im Homeoffice müssen Teams
miteinander im Austausch bleiben, um voranzukommen. Online funktioniert das am besten
mit Tools, mit denen man chatten und Videokonferenzen abhalten kann.
++ Microsoft Teams: Microsoft Teams ist eine Plattform, die (Gruppen-)Chat, Videoanrufe und
Videokonferenzen mit wenigen bis sehr vielen Teilnehmenden, Notizen, Aufgabenlisten und
Dateiablage kombiniert. Mit Microsoft Teams kann online im Team sehr einfach und effizient
zusammengearbeitet werden. Teams ist der Rolls Royce unter den Collaboration-Tools. Es
gibt fast nichts, was mit Teams nicht möglich ist. Microsoft stellt Teams aktuell für sechs
Monate gratis zur Verfügung. Teams kann sowohl am Computer wie auch als App auf dem
Smartphone verwendet werden.
++ Google Hangouts: Google Hangouts ist ein Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst
von Google. Damit kann man zu zweit oder im Team in Echtzeit miteinander kommunizieren,
chatten, Dateien, Bilder und Videos verschicken. Auch das Teilen von Bildschirmen ist möglich,
also dass gemeinsam Inhalte eines Bildschirm betrachtet werden können. Um Google
Hangouts nutzen zu können, braucht man lediglich einen Google Account, dieser ist in
wenigen Minuten erstellt. Google Hangouts ist kostenlos, kann direkt im Browser genutzt
oder auf den Computer oder das Smartphone heruntergeladen werden.
++ Slack: Slack ist ein web-basierter Instant-Messaging-Dienst zur Kommunikation innerhalb von
Arbeitsgruppen. Es ermöglicht ebenfalls die Echtzeit-Kommunikation von Teams via Chat.
Slack kann direkt im Browser genutzt oder als Desktop-Version oder App heruntergeladen
werden. Mit Slack können Nachrichten, Bilder, PDF’s usw. versendet werden. Sie können
zudem Anrufe tätigen und Videokonferenzen abhalten. Bei Slack können Dienste wie
Dropbox oder Google Hangouts integriert werden. Kleine Teams können Slack kostenlos
nutzen, für mehr Nutzer und Funktionen gibt es verschiedene kostenpflichtige Angebote.
++ Workplace by Facebook: Facebook ist nicht nur eine Social Media Plattform, sondern bietet
mit Workplace by Facebook auch ein Tool für die Unternehmens-Kommunikation an. Es bietet
unter anderem Funktionen wie Gruppen, Chat-Funktionen und Videoanrufe auf dem Desktop
oder einem Mobilgerät, um mit anderen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Die
Standard-Version ist kostenlos.
2Die besten Tools für Videokonferenzen, Screensharing
und Webinare
Wer schon mal am Telefon komplexe Sachverhalte zu erklären versucht hat, weiss, dass das
gar nicht so einfach ist. Komplexe Dinge lassen sich meist besser erklären, wenn man sie
visuell vor sich sieht. In Zeiten des Homeoffice ist Screensharing das Zauberwort, also dass
man den Bildschirm teilen kann. Die oben genannten Tools können alle für
Videokonferenzen genutzt werden. Zusätzlich gibt es noch einige spezialisierte Tools, die
insbesondere für Videokonferenzen und Screensharing hilfreich sind.
++ Zoom: Zoom ist ein sehr einfaches Tool, das speziell für hochauflösende Videokonferenzen
und Webinare entwickelt wurde. Es kann für Videoanrufe zwischen zwei Personen oder
ganzen Teams genutzt werden. Für Meetings unter 40 Minuten mit weniger als 100
Teilnehmenden ist Zoom kostenlos. Wer mehr Dienste nutzen will, muss eine Premium-Lizenz
lösen. Gestartet wird ein Meeting von einem Moderator, die weiteren Teilnehmenden können
sich über einen Zugangslink zum Meeting zuschalten. Besonders praktisch ist die Funktion des
Screensharings: Während dem Meeting kann der Bildschirm geteilt werden. Sie können so
beispielsweise live eine PowerPoint-Präsentation teilen.
++ Skype: Microsoft betreibt neben Teams auch Skype und Skype for Business, das
Messenger-Funktionen, Anrufe, Termine und die Funktion zum Bildschirm-Teilen in einer App
anbietet. Skype wird allerdings voraussichtlich 2021 abgeschaltet und in Microsoft Teams
integriert.
++ TeamViewer: Hatten Sie schon mal ein PC-Problem und grösste Mühe, es dem IT-Support am
Telefon zu erklären und sich gewünscht, dass der Spezialist direkt auf Ihren Computer
zugreifen kann? Dann ist TeamViewer die perfekte Lösung. TeamViewer ist eine einfache
Software für Fernzugriff und Fernwartung. Mit TeamViewer kann man sich per Internet mit
einem anderen Rechner verbinden und diesen fernsteuern – natürlich nur mit Einverständnis
des anderen Nutzers. TeamViewer bietet zudem Funktionen für das Arbeiten im Team oder
den Austausch grösserer Datenmengen sowie eine Audio- und Videokonferenz-Funktion an.
3Die besten Tools fürs Projektmanagement
im Homeoffice
Ein sauberes Projektmanagement ist bereits dann eine Herausforderung, wenn alle vor Ort
im Büro arbeiten. In Zeiten des Homeoffice kann es fast zur Unmöglichkeit und die fehlende
Kommunikation zwischen Teammitgliedern schnell zum Verhängnis werden. Mit
webbasierten Projektmanagementtools behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben und
deren Fälligkeitsdatum.
++ Trello: Trello ist eine webbasierte Projektmanagementsoftware. Mitarbeitende können dabei
sogenannte Boards erstellen und gemeinsam daran arbeiten. Zudem können die Boards mit
Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Es existieren neben
einer mobilen Version der Website auch eigenentwickelte Apps für iOS und Android.
++ Asana: Asana ist ein übersichtliches Task-Management-Tool, das für Teams bis zu 15
Teilnehmende kostenlos genutzt werden kann. Mit Asana können Projekte virtuell abgebildet
werden, Sie können gemeinsam Dateien teilen und Unteraufgaben auf die jeweiligen Team-
mitglieder verteilen.
++ Jira: Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das ursprünglich für die Softwareentwicklung
gedacht war. Heute wird Jira von Unternehmen aller Branchen als Tool zur
Aufgabenverteilung und Organisation verwendet. Mit dem Ansatz: «Was? Wer? Bis wann?»
hat Jira ein einfaches und schlankes Projektmanagement-Programm geschaffen. Jira kann mit
bis zu 10 Nutzern kostenlos genutzt werden.
++ Basecamp: Basecamp ist ein Projektmanagement-System zur Projekt- und Aufgabenverwal-
tung, das zu den weltweit führenden Tools gehört. Es beinhaltet breite Möglichkeiten zur
Zusammenarbeit, File-Sharing, Meilensteine und To-Do-Listen, bleibt dabei aber trotzdem
übersichtlich.
Ist der Einsatz eines eigenen Projektmanagement-Tools für Sie zu aufwendig, sind Outlooks
Taks/ Outlook Aufgaben im Outlook Kalender oder auch Google Tasks im Google Kalender eine
gute Alternative. Damit können Sie Ihre Kalender und täglichen Aufgaben problemlos
miteinander teilen.
4Die besten Tools, um Dateien online zu speichern und
zu teilen
Wie teilt man Dateien am besten mit anderen Teammitgliedern, gerade wenn sie besonders
gross sind? Dann sind cloudbasierte Dateiablagen die beste Lösung.
++ Google Drive: Wer eine Google-Mailadresse hat, hat auch automatisch Zugang auf
Google Drive und damit 15 GB kostenlosen Speicherplatz (wer noch keine hat, kann
innerhalb weniger Minuten eine Google-Mailadresse einrichten). Zusätzlicher Speicher kann
relativ günstig dazu gekauft werden. Auf Google Drive können Dateien online erstellt,
hochgeladen, gespeichert und mit anderen sehr einfach über einen Link geteilt werden. Bei
den Dateien kann einzeln festgelegt werden, wer Leserechte hat, wer kommentieren darf
oder das
Dokument bearbeiten kann. Somit es möglich, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten.
++ Dropbox: Dropbox ist eine verbreitete Alternative in Sachen Cloudspeicher. In der
kostenlosen Version stehen nur 2 GB Speicherplatz zur Verfügung. Um Office-Dokumente
zu teilen, sollte dies allerdings ausreichen. Teams mit bis zu drei Personen können Dropbox
kostenlos nutzen.
++ OneDrive: Die vielen verschiedenen cloudbasierten Tools von Microsoft Office 365
ermöglichen es einfach und effizient im Homeoffice zusammenzuarbeiten. Zur Palette gehört
auch OneDrive, der Datei-Hostingdienst. Bei einem bestehenden Microsoft Account steht
Ihnen automatisch auch OneDrive zur Verfügung. Über OneDrive können Dateien erstellt und
in der Cloud gespeichert werden. So können mehrere Personen gleichzeitig an einem
Dokument arbeiten.
Sehr grosse Dateien zu verschicken, ist per E-Mail meistens nicht möglich. Mit folgenden
kostenlosen Online-Tools können grosse Dateien via Link verschickt werden. Der Empfänger
klickt auf den Link und kann die Datei herunterladen.
++ Wetransfer
++ Swisstransfer
++ Dropbox
Die besten Zeiterfassungs-Tools
Punktgenaue Zeiterfassung – das ist auch im Homeoffice möglich. Und zwar mit verschiedensten
Tools, die zum Teil sogar kostenlos sind.
++ Mocoapp
++ Toggl
++ Clockify
++ Clockodo
5Die WST ist auch in Corona-Zeiten für Sie da!
Brauchen Sie Unterstützung bei der Auswahl und Einrichtung der für Sie
passenden Tools? Die Wirtschaftsschule Thun unterstützt Sie gerne dabei!
Senden Sie uns eine E-Mail (weiterbildung@wst.ch) oder rufen Sie uns an
(033 225 26 27). Wir erstellen Ihnen nach einem Beratungsgespräch gerne
ein persönliches Angebot.
Officeanwendungen à la carte
Wir stehen im Rahmen des Kurses «Officeanwendungen à la carte» jeden Montagabend
für Problemlösungen rund um Office 365 zur Verfügung. Wir coachen Sie online via
Videokonferenz und Screensharing und helfen Ihnen so bei der Lösung Ihrer Probleme.
Die Anzahl Anmeldungen ist während der Corona-Krise auf zwei Personen pro
Durchführung beschränkt. Sie erhalten als Teilnehmende ein persönliches
1:1-Coaching. Mehr Infos unter www.wst.ch/inalac-officeanwendungen-a-la-carte
KONTAKT
Wirtschaftsschule Thun
Sekretariat Weiterbildung
Mönchstrasse 30A
3600 Thun
Telefon: 033 225 26 27
Mail: weiterbildung@wst.ch
Haben Sie Fragen? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Stefan Zbinden
Leiter Weiterbildung
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