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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren Herausgeber: kv.digital GmbH Copyright © kv.digital GmbH, 2021 Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung einschließlich Speicherung und Nutzung auf optischen und elektronischen Datenträgern nur mit Zustimmung der kv.digital GmbH.
Inhaltsverzeichnis 1 Einführung............................................................................................................................. 6 2 Technische Voraussetzungen ....................................................................................... 7 3 Organisatorische Hinweise............................................................................................ 8 3.1 Aufteilung des Impfzentrums in mehrere Einrichtungen.............................................................8 3.2 Anlegen von Terminen in der Zukunft.................................................................................................8 4 Aufbau des Impfterminservice ..................................................................................... 9 5 Anlegen von Terminen ...................................................................................................10 5.1 Erster Schritt: Anmeldung .....................................................................................................................10 5.2 Zweiter Schritt: Anlegen von Terminen...........................................................................................11 5.3 Anlegen von Terminen für die 1. und 2. Impfung..........................................................................13 6 Weitere Informationen..................................................................................................15 6.1 Einrichten von sich wiederholenden Terminen ............................................................................15 6.2 Anzeige eines gebuchten Termins......................................................................................................16 6.3 Anpassen der Informationen zum Impfzentrum ..........................................................................17 6.4 Terminprofile ..............................................................................................................................................19 6.4.1 Terminprofil und Impfstoff....................................................................................................................................................... 19 6.5 Informationen an die Impflinge ...........................................................................................................19 6.6 Anzeigen von Terminen bei der Terminsuche ...............................................................................19 6.7 Tutorial und FAQ.......................................................................................................................................20 6.8 Export von Terminen ...............................................................................................................................20 6.9 Eingangskontrollen...................................................................................................................................23 6.9.1 Scannen des QR Codes .............................................................................................................................................................. 23 6.9.2 Nutzen des Buchungsexport ................................................................................................................................................... 23 6.9.3 Buchungsbestätigungs- und Erinnerungsmail.................................................................................................................. 23 6.10 Absagen von Terminen ...........................................................................................................................24 6.10.1 Absagen von gebuchten Terminen........................................................................................................................................ 24 6.10.2 Absagen und blockieren von nicht gebuchten Terminen............................................................................................. 25
Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
Version Datum Autor Kapitel Änderung Status
1.7.4 19.08.2021 kv.digital GmbH Korrektur zur Anzeige der Praxis/ in Kraft
Terminprofilhinweise
1.7.3 19.07.2021 kv.digital GmbH 5 Anpassungen zwecks neuen außer
Abständen zwischen 1. und 2. Impfung Kraft
1.7.2 16.06.2021 kv.digital GmbH 6.8 angepasste Information zum außer
Buchungsexport Kraft
1.7.1 14.06.2021 kv.digital GmbH 6.9 Anpassung des Zeitraum für das außer
Verschicken von Erinnerungsmails Kraft
1.7 02.06.2021 kv.digital GmbH 6.8 Aufnahme neuer Spalten im außer
Buchungsexport Kraft
1.6.3 05.05.2021 kv.digital GmbH 5.3 Anpassung Suchzeitfenster (hier: neue außer
Regelung der Karenztage) Kraft
Entfall Hinweis zu Buchung von
Terminpaaren
1.6.2 27.04.2021 kv.digital GmbH 6.10 Umbenennung Kapitel außer
Kraft
Neues Kapitel: Absagen und Blockieren
von nicht gebuchten Terminen
1.6.1 13.04.2021 kv.digital GmbH 5.2 Hinzufügen Erläuterung "Termin außer
buchbar durch" Kraft
1.6 26.03.2021 kv.digital GmbH 6.8 Umbenennung Kapitel außer
6.8 Aktualisierung Tabelle 2 Kraft
Buchungsexport
6.1 Aktualisierung Empfehlung
Aktualisierung Abbildung 8
5.2 Aktualisierung Abbildungen 5, 6 und 7
Aktualisierung Hinweis zu "Anlegen
von Terminen über Terminansicht"
Hinzufügen Erläuterungen
Terminübersicht
1.5.3 17.03.201 kv.digital GmbH 5.3 Aktualisierung Impfintervall aufgrund außer
der Empfehlungen der STIKO Kraft
6.7 Umbenennung Kapitel, Hinzufügen
Link zu FAQ für Impfzentren
1.5.2 05.03.2021 kv.digital GmbH 5.2 Hinzufügen Hinweis beim Anlegen von außer
Terminen Kraft
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
Version Datum Autor Kapitel Änderung Status
1.5.1 01.03.2021 kv.digital GmbH 6.8 Erweiterte Informationen in der außer
Tabelle zum "Buchungsexport" Kraft
1.5 25.02.2021 kv.digital GmbH 5.3 Hinweis zu Buchungen von außer
Terminpaaren Kraft
6.2 Aktualisierung Abbilding 9
Hinzufügen Erläuterung "Verknüpfter
Termin"
6.8 Ersetzen der Erläuterungen für den
Buchungsexport durch Tabelle 2
"Buchungsexport"
6.10 Neues Kapitel: Absagen von Terminen
1.4.4 16.02.2021 kv.digital GmbH 5.2 Aktualisierung Abbildung 7 außer
Kraft
1.4.3 10.02.2021 kv.digital GmbH 5.2 Hinzufügen Hinweis für Aufruf "Termin außer
hinzufügen" Kraft
6.8 Hinzufügen Erläuterung für "Erster
Vermittlungsversuch"
1.4.2 09.02.2021 kv.digital GmbH 6.3 Benachrichtigungen über Termine außer
deaktiviert Kraft
1.4.1 08.02.2021 kv.digital GmbH 5.3 Hinzufügen von Hinweisen für außer
AstraZeneca Kraft
1.4 04.02.2021 kv.digital GmbH 5.3 Neues Kapitel: Anlegen von Terminen außer
für die 1. und 2. Impfung Kraft
1.3 22.01.2021 kv.digital GmbH 6.9 Hinzufügen Abschnitt außer
Eingangskontrollen Kraft
1.2.2 13.01.2021 kv.digital GmbH 3.2 redaktionelle Änderungen außer
Kraft
4 redaktionelle Änderungen,
Aktualisierung Abbildung 1
5.2, 6.1 "Einrichten von sich wiederholenden
Terminen" kann wieder benutzt
werden
5.2 Aktualisierung Abbildung 4
6.6 redaktionelle Änderungen
6.8 Aktualisierung Abbildung 13
1.2.1 04.01.2021 kv.digital GmbH 6.1 Nicht benutzen: "Einrichten von sich außer
wiederholenden Terminen" Kraft
1.2 29.12.2020 kv.digital GmbH 6.1 Empfehlung für Anlage von Terminen außer
aktualisiert Kraft
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
Version Datum Autor Kapitel Änderung Status
1.1 21.12.2020 kv.digital GmbH 4 Informationen zum Export von außer
gebuchten Terminen Kraft
6.3
Anpassung zum Informationskanal Fax
6.8
Neues Kapitel: Export von gebuchten
Terminen
1.0 17.12.2020 kv.digital GmbH alle Erstellung außer
Kraft
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
1 Einführung
Auf dem Corona-Gipfel am 25.11.2020 wurde die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) beauftragt, das
Modul für die digitale Terminvereinbarung für alle Impfzentren bereitzustellen. Die KBV baut dafür gemeinsam
mit der kv.digital einen elektronischen Impfterminservice auf, der eine schnelle Terminvermittlung per
Internet, per App und per Telefon ermöglichen soll. Die Umsetzung erfolgt auf Basis des eTerminservice.
Mit dieser Anleitung erhalten Sie Informationen,
• wie der Impfterminservice aufgebaut ist,
• wie Sie für Ihr Impfzentrum Termine anlegen und pflegen können und
• wie weitergehende Informationen an die Impflinge übermittelt werden können.
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
2 Technische Voraussetzungen
Komponente Empfehlung Bereitgestellt durch
PC/Laptop Impfzentrum
Internetverbindung stabile Netzwerkverbindung: je höher die Impfzentrum
Bandbreite, desto besser
Browser aktuelle Versionen von Impfzentrum
• Firefox
• Chrome
• Edge
Personengebundene Geschäfts- für die Übermittlung der Zugangsdaten Impfzentrum
Mailadresse zum Impfterminservice
Zugangsdaten zum kv.digital GmbH
Impfterminservice
1 Tabelle: Technische Voraussetzungen
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
3 Organisatorische Hinweise
3.1 Aufteilung des Impfzentrums in mehrere Einrichtungen
Da der eTerminservice, der die Basis für den Impfterminservice darstellt, nicht für tausende Termine pro Tag
und Einrichtung ausgelegt ist, müssen größere Impfzentren zur Zeit noch unterteilt werden. Wir sprechen in
diesem Fall von Blöcken. Bei der Übermittlung des Meldebogens wurden Sie bereits darauf aufmerksam
gemacht und gebeten, die Anzahl der Blöcke mitzuteilen, die aufgrund der Gegebenheiten bei Ihnen vor Ort
organisatorisch sinnvoll sind. Die Aufteilung in Blöcke kann nach ganz unterschiedlichen Kriterien erfolgen.
Dies können vorhandene Räume, "Impfstraßen", Gebäude, Etage, Teams oder andere Kriterien sein. Auch eine
zeitliche Aufteilung der Blöcke ist möglich, also Blöcke für Vormittags- oder Nachmittagstermine.
Die gemeldeten Blöcke werden je nach Anzahl der Termine pro Tag in einer oder mehreren Einrichtungen
zusammengefasst. Es sind pro Impfzentrum maximal 10 Einrichtungen möglich. Die Zugangsdaten sind je
Einrichtung gültig. D.h., werden mehrere Einrichtungen für Ihr Impfzentrum angelegt, erhalten Sie auch
mehrere Zugangsdaten.
Wir bitten Sie, Ihre Termine möglichst gleichmäßig auf die einzelnen Einrichtungen aufzuteilen. Wir empfehlen
pro Einrichtung nicht mehr als 700 bis maximal 1.000 Termine pro Tag anzulegen. Für den Impfling entstehen
durch die Aufteilung keine Nachteile.
3.2 Anlegen von Terminen in der Zukunft
Wir empfehlen, dass Sie keine Termine anlegen, die zu weit in der Zukunft liegen. Weitere Informationen
finden Sie unter Einrichten von sich wiederholenden Terminen.
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Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
4 Aufbau des Impfterminservice
Der Impfterminservice besteht aus vier Bereichen:
1. Terminplanung:
Dies ist der zentrale Bereich. Hier können Termine angelegt werden. Dieser Bereich wird direkt nach
der Anmeldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen von Terminen.
2. Terminübersicht:
In diesem Bereich können Sie gebuchte Termine exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter
Export von gebuchten Terminen .
3. Vermittlungscodes:
In diesem Bereich ist es möglich, Vermittlungscodes zu erzeugen. Diese Funktion darf keinesfalls durch
Sie genutzt werden. Die hier erstellten Vermittlungscodes können weder für die Terminvergabe der
Impfungen noch für die reguläre Terminvermittlung genutzt werden.
4. Terminprofile:
In diesem Bereich sind automatisch generierte Terminprofile hinterlegt, auf deren Basis Termine
angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Terminprofil.
5. Praxisdaten:
In diesem Bereich sind die Anschrift und Kontaktinformationen des Impfzentrums hinterlegt. Sie können
diese Informationen bearbeiten und auch weitergehende Informationen für Impflinge hinterlegen. Des
Weiteren kann hier eingestellt werden, ob das Impfzentrum Benachrichtigungen erhalten möchte, wenn
Termine gebucht oder abgesagt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen der
Informationen zum Impfzentrum.
Über den Bereichen wird der Impfzentrum-Anzeigename sowie eine Betriebsstättennummer (BSNR)
angezeigt. Aus technischen Gründen muss eine BSNR für Ihr Impfzentrum vergeben werden. Diese BSNR ist
fiktiv und wird von der kv.digital GmbH frei vergeben; sie kann nicht für die Abrechnung genutzt werden und
auch nicht von Ihnen abgeändert werden.
1 Abbildung: Bereiche
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5 Anlegen von Terminen
5.1 Erster Schritt: Anmeldung
Hier werden die Zugangsdaten benötigt, die Sie von der kv.digital GmbH erhalten. Zu den Zugangsdaten
gehören Benutzername, Passwort und URL, unter der Sie Ihr Impfzentrum im Impfterminservice aufrufen. Bei
der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, das mitgeteilte Initialpasswort zu ändern und ein persönliches
Passwort zu erstellen. Des Weiteren müssen Sie noch den Nutzungsbedingungen zustimmen. Die
Nutzungsbedingungen sind sowohl für den eTerminservice als auch den Impfterminservice gültig. Nach der
Anmeldung wird die Terminübersicht des Impfzentrums angezeigt.
Rufen Sie die URL Ihres Impfzentrums in einem Browser auf. Sie werden nach der "Art der Anmeldung" gefragt.
Wählen Sie "kv.digital Benutzerverwaltung / KV-Connect".
2 Abbildung: Aufruf
Melden Sie sich dann mit den Ihnen von der kv.digital übermittelten Zugangsdaten an. Geben Sie den
Benutzernamen und das Passwort ein. Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, das Initialpasswort
in ein persönliches Passwort zu ändern und die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren.
3 Abbildung: Anmeldung
Anschließend sehen Sie den Bereich Terminplanung.
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5.2 Zweiter Schritt: Anlegen von Terminen
Um einen Termin anzulegen, klicken Sie bitte im Bereich Terminplanung auf "Termin hinzufügen".
4 Abbildung: Aufruf "Termine hinzufügen"
Danach wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in dem Sie die Termindetails definieren können.
• Terminprofil: Hier wählen Sie das Terminprofil aus. Ein Terminprofil repräsentiert dabei einen Impfstoff
(siehe Terminprofil und Impfstoff). Existiert nur ein Terminprofil, so ist dies vor eingestellt. Existieren
mehrere Terminprofile, müssen Sie zuerst ein Terminprofil auswählen. Weitere Informationen finden
Sie unter Terminprofil.
• Termin buchbar durch: Hier können Sie entscheiden, ob ein Termin nur für die Callcenter (TSS) oder
auch für Impflinge buchbar ist. Bitte beachten Sie, dass die Terminkontingente sind nicht mischbar. Nur
so ist sichergestellt, dass Termine, die nur für die Callcenter buchbar sind, auch nur für die Callcenter
buchbar sind. Ein reiner Callcenter-Termin muss also immer einen reinen Callcenter-Folgetermin
besitzen.
• Anzahl Termine: Hier legen Sie die Anzahl der Termine und die Dauer dieser Termine fest. Des
Weiteren kann hier die Anzahl von Terminen angegeben werden, die gleichzeitig stattfinden.
• Zeitplan: Hier geben Sie das Datum an, an dem die Termine stattfinden sollen und den Beginn aller
Termine. Das Ende aller Termine wird automatisch anhand des Beginns und der Anzahl aller Termine
berechnet.
• Minimaler Buchungsabstand: Dieser gibt an, wie kurz vor dem eigentlichen Datum bzw. Beginn eines
Termins dieser Termin noch gebucht werden kann. Ist diese V orausbuchungsfrist bereits erreicht, wird
ein Termin nicht mehr innerhalb der Terminsuche angezeigt.
• Wiederholungen: Hier kann angegeben werden, wie oft sich die Termine wiederholen können. Bitte
beachten Sie dazu die Hinweise unter Einrichten von sich wiederholenden Terminen.
• (Gewünschte Patienten-Dringlichkeit: Dies spielt bei der Vergabe von Impfterminen keine Rolle und ist
deshalb nicht auswählbar.)
• Termin hinzufügen: In dem Sie auf "Termin hinzufügen" klicken, bestätigen Sie die Angaben und die
Termine werden angelegt.
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5 Abbildung: Dialog "Termine hinzufügen"
6 Abbildung: Dialog "Termin hinzufügen" - Detailansicht "Wiederholungen"
Anlegen von Terminen über Terminübersicht
Achten Sie bitte darauf, dass der eingestellte Termin bzw. Termine unter Beachtung des minimalen
Buchungsabstands sinnvoll zu dem automatisch errechneten Terminende sind.
Wurden die Termine erfolgreich angelegt, werden diese in der Terminübersicht des Impfzentrums aufgeführt.
1. Nicht mehr buchbarer Termin: Nicht mehr buchbarer Termin, da der minimale Buchungsabstand
bereits unterschritten ist
2. Übersicht aller Termine des jeweiligen Tages
3. Löschen aller ungebuchten Termine eines Tages
4. Übersicht aller Termine einer Terminserie
5. geblockter Termin: Termin wurde durch Impfzentrum geblockt, Termin ist dadurch nicht buchbar
6. TSS: Termine, die nur durch CallCenter buchbar sind
7. freier Termin
8. gebuchter Termin
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7 Abbildung: Terminübersicht
automatische Abmeldung nach Inaktivität
Wenn Sie länger keine Aktivitäten ausgeführt haben, werden Sie automatisch abgemeldet. Dabei kann es
passieren, dass Sie nicht auf die Anmelde-Seite weitergeleitet werden. Bitte rufen Sie in diesem Fall die
mitgeteilte URL erneut auf.
5.3 Anlegen von Terminen für die 1. und 2. Impfung
Die Impfintervalle für die Impfstoffe gegen COVID-19 wurden auf Grund der Empfehlungen der STIKO
angepasst.
Der Abstand zwischen der 1. und 2. Impfung wurde wie folgt definiert:
• Impfstoffe der Hersteller BionTech/Pfizer, Moderna exakt 2142 Tage
• Impfstoff des Herstellers AstraZeneca, Moderna exakt 28 84 Tage
Der Impfterminservice unterscheidet nicht zwischen Terminen für die 1. und 2. Impfung. D.h., alle Termine, die
eingestellt werden, sind bei der Terminsuche sowohl für die 1. Impfung als auch für die 2. Impfung buchbar.
Bitte beachten Sie daher Folgendes:
• Für die 1. Impfung werden bei der Terminsuche immer Termine des definierten Suchzeitfensters (in der
Regel die kommenden 20 Tage) angeboten.
• Für die 2. Impfung werden bei der Terminsuche immer Termine
• 42 21 Tage (Biontech/Moderna)
• 84 28 Tage (AstraZeneca/Moderna)
nach dem Termin für die 1. Impfung angeboten.
Um Impflingen direkt beide Termine anbieten zu können, halten Sie sich daher bitte beim Anlegen von
Terminen unbedingt an folgende Regeln:
1. Legen Sie die Termine so an, dass
• für die Impfstoffe von Biontech und Moderna immer für mindestens 63 Wochen
• für den Impfstoff von AstraZeneca und Moderna immer für mindestens 124 Wochen
im Voraus Impftermine buchbar sind.
2. Legen Sie mindestens die gleiche Anzahl Termine für die korrespondierenden Zeiträume der 2. Impfung
an.
• Beispiel anhand von Biontech und Moderna
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• Für den Zeitraum 01.04.bis zum 22.04. 20.04. werden pro Tag 100 Termine angelegt.
• Für den Zeitraum ab dem 23.04 13.05. werden pro Tag 200 Termine angelegt.
• Beispiel anhand des Impfstoffs für AstraZeneca und Moderna
• Für den Zeitraum 01.04.bis zum 01.05. 20.04. werden pro Tag 100 Termine angelegt.
• Für den Zeitraum ab dem 02.05. 24.06. werden pro Tag 200 Termine angelegt.
Seite 14 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
6 Weitere Informationen
6.1 Einrichten von sich wiederholenden Terminen
Im Dialog "Termin hinzufügen" können Sie bestimmen, wie oft sich Termine wiederholen sollen. Dies
vereinfacht das Anlegen von Terminen, die sich tage- bzw. wochenweise wiederholen sollen.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur 1.000 Termine pro Tag und Einrichtung anlegen dürfen. Darüber hinaus dürfen
Sie maximal 50.000 Termine auf einmal anlegen, also je Aufruf des Dialogs "Termine hinzufügen". D.h., bei einer
wöchentlichen Wiederholung von 500 Terminen an allen sieben Tagen einer Woche darf maximal eine Anzahl
von 14 Wochen angegeben werden.
Empfehlung
Damit auch die Buchung des zweiten Termins durch den Impfling durchgeführt werden kann, ist es
notwendig, dass die Impfzentren mindestens für den Zeitraum 6 Wochen Termine anbieten (Bsp.
Biontech).
Wie setzt sich dieser Zeitraum zusammen?
• Der Ersttermin ist jeweils nur drei Wochen in der Zukunft buchbar.
• Der Zweittermin muss mit einem Abstand 2142 Tagen nach dem Ersttermin stattfinden.
Begründung
Die Obergrenzen von 1.000 Terminen pro Tag und Einrichtung bzw. maximale Anzahl von 50.000
Terminen pro Anlegen gelten aufgrund von technischen Einschränkungen des Systems. Dies kann sich
künftig ändern.
8 Abbildung: Einrichten von sich wiederholenden Terminen
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6.2 Anzeige eines gebuchten Termins
Beim Klick auf einen gebuchten Termin in der Terminübersicht sehen Sie alle benötigten Informationen.
• Patient: Daten des Patienten - Name und Anschrift
• Kontaktinformationen: Kontaktdaten des Patienten
Wenn Sie einen Termin absagen und eine E-Mail Adresse hinterlegt ist, wird der Impfling per E-Mail
automatisch informiert. Falls keine E-Mail hinterlegt ist, nehmen Sie bitte vor der Absage
telefonischen Kontakt mit dem Impfling auf.
• Gebucht durch: Information, ob der Termin durch einen Mitarbeiter eines Callcenters oder durch den
Impfling selbst gebucht wurde.
• Gebuchte Leistung: Leistungsmerkmal, hier Impfstoff (siehe Terminprofil und Impfstoff)
• Vermittlungscode: Erhält der Impfling im Zuge der Terminbuchung. Dieser dient der Verifikation.
• Erster Vermittlungsversuch: Gibt an, wann erstmalig mit dem Vermittlungscode ein Termin gesucht
wurde.
• Gebuchte Dringlichkeit, Kennzeichnung der Zuschläge: für den Impfterminservice nicht relevant
• Verknüpfter Termin: Gibt den verknüpften Termin zum angezeigten Termin an. Je nachdem, ob das
Datum des verknüpften Termins in der Vergangenheit oder Zukunft liegt, können Sie erkennen, ob der
angezeigte Termin der 1. oder 2. Impftermin ist.
9 Abbildung: gebuchter Termin
Der Impfterminservice teilt dem Impfling den Vermittlungscode der 1. Impfung mit, welche für die Buchung
und die Ansicht beider Termine genutzt werden kann. Technisch besitzt der Impfling jedoch weiterhin 2
Vermittlungscodes, welche hier auch abgebildet werden.
Seite 16 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
6.3 Anpassen der Informationen zum Impfzentrum
Im Bereich Praxisdaten können Sie die Informationen zum Impfzentrum bearbeiten. Zum Ändern klicken Sie
bitte auf den roten Stift neben "Kontaktinformation".
10 Abbildung: Bereich Praxisdaten
Anschließend öffnet sich der Dialog "Praxisinformation bearbeiten".
1. Praxis-Anzeigename:
Basierend auf den von Ihnen gemeldeten Daten hat die kv.digital GmbH den Namen des Impfzentrums
angelegt. Unter diesem Namen ist das Impfzentrum in der Terminsuche auffindbar. Bei Impfzentren, die
auf mehrere Einrichtungen aufgeteilt werden müssen, werden die Einrichtungen durchnummeriert. Der
Anzeigenamen enthält in diesen Fällen eine fortlaufende Nummer. Durch die Nummerierung wird die
Suche nach Impflingen erleichtert, bspw. beim Empfang, da den Impflingen der Name der Einrichtung
beim Buchen der Termine mitgeteilt wird.
Ändern Sie den Praxis-Anzeigenamen keinesfalls, da diese Information auch an anderer Stelle im
Impfterminservice genutzt wird. Sollten Sie Änderungsbedarf haben, informieren Sie die kv.digital
GmbH per E-Mail an impfzentren@kv.digital.
2. Allgemeiner Praxishinweis für Patienten:
Hier können Sie weitergehende Informationen für die Impflinge hinterlegen. Details dazu finden Sie
unter Informationen an die Impflinge.
3. Telefonnummer zur Anzeige:
Für den Fall, dass Sie telefonisch für die Impflinge erreichbar sein wollen, können Sie hier eine
Telefonnummer hinterlegen. Auch diese wird in der Terminsuche aufgeführt.
4. Webseite:
Für den Fall, dass Ihr Impfzentrum über eine eigene Webseite verfügt und Sie diese Information
bereitstellen möchten, können Sie hier die URL Ihrer Webseite eintragen. Bitte beachten Sie, dass die
eingegebene URL mit http oder https anfangen muss. Es muss sich also um eine vollständige URL
handeln.
5. E-Mail:
Benachrichtigungen über gebuchte oder abgesagte Termine per E-Mail sind im Impfterminservice
deaktiviert.
6. Informationskanal:
Benachrichtigungen über gebuchte bzw. abgesagte Termine sind im Impfterminservice deaktiviert.
Seite 17 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
7. Änderungen speichern:
Bestätigen Sie hier Ihre Angaben.
11 Abbildung: Dialog "Praxisinformationen bearbeiten"
12 Abbildung: Eingabe Bestätigungscode
Seite 18 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
6.4 Terminprofile
Terminprofile dienen dazu, beim Anlegen von Terminen bestimmte Einstellungen, bspw. Terminlänge, schon im
Voraus mit Werten zu befüllen, um nicht jedes Mal die gleichen Eingaben machen zu müssen. Terminprofile
können bearbeitet werden, da die kv.digital GmbH bereits automatisch generierte Terminproflile hinterlegt
hat, ist diese Funktion nicht relevant für Impfzentren.
6.4.1 Terminprofil und Impfstoff
Der Impfterminservice arbeitet mit so genannten Leistungsmerkmalen. Ein Leistungsmerkmal definiert die
Leistung oder im Fall der Impfzentren einen Impfstoff. Alle gemeldeten Impfzentren erhalten automatisch ein
entsprechendes Leistungsmerkmal, sobald der entsprechende Impfstoff verfügbar bzw. bekannt ist. Das
Leistungsmerkmal wiederum wird einem Terminprofil zugeordnet. D.h. es wird automatisch pro Impfstoff ein
Terminprofil angelegt. Sind mehrere Impfstoffe verfügbar, so existiert die entsprechende Anzahl von
Terminprofilen.
Falls Sie in Ihrem Zentrum nicht alle Impfstoffe nutzen, können Sie die entsprechenden Terminprofile
ignorieren. Mit diesem Terminprofil dürfen dann auch keine Termine angelegt werden.
So können Termine zielgerichtet angeboten werden. Zudem kann so sichergestellt werden, dass Impflinge bei
beiden Terminen den gleichen Impfstoff erhalten.
6.5 Informationen an die Impflinge
Bei Bedarf können Sie den Impflingen weiterführende Informationen zu Ihrem Impfzentrum oder den
speziellen Impfstoffen mitteilen. Den Impflingen werden diese Informationen wie folgt übermittelt:
1. Anzeige an mehreren Stellen im Buchungsprozess, wenn der Termin vom Impfling selbst gebucht wirdau
f der Buchungsdetailseite im Anschluss an eine Buchung.
2. Mitteilung am Telefon, wenn der Termin durch ein Callcenter gebucht wird.
3. In der Buchungsbestätigungsmail, wenn der Impfling für die Buchung eine E-Mail-Adresse angegeben
hat.
Sie können diese Informationen sowohl für das gesamte Impfzentrum als auch für die angelegten Termine
angeben. Dem Impfling bzw. dem Callcenter werden beim Buchen eines Termins immer alle Informationen
angezeigt.
6.6 Anzeigen von Terminen bei der Terminsuche
Termine, die vom Impfzentrum erfolgreich angelegt worden sind, können vom Impfling selbst oder von einem
Mitarbeiter eines Callcenters per Internet oder per App gesucht und gebucht werden.
In einem Impfzentrum werden voraussichtlich sehr viele Termine angeboten. Theoretisch kann sich dadurch
die Situation ergeben, dass dem Impfling bzw. dem Callcenter pro Tag über 5.000 Termine angezeigt werden.
Dies ist weder praktisch noch sinnvoll. Um dies zu verhindern, wird in der Terminsuche eine zufällige Auswahl
an Terminen eines Tages angezeigt. Dadurch kann erreicht werden, dass die Impflinge über den Tag verteilt
Termine buchen.
Des Weiteren werden in der Terminsuche immer auch mögliche Termine für die Folgeimpfung nach einer
bestimmten Anzahl an Tagen angezeigt. D.h., bei der Buchung des ersten Termins werden Termine ab dem Tag
der Suche bzw. "Heute" plus Termine in, beispielsweise 3 Wochen angezeigt. Bei der Buchung des zweiten
Termins werden die Termine des Tages angezeigt, die z.B. 21 Tage nach dem "Datum des ersten Termins"
liegen. Die genauen Abstände vom ersten Termin bis zum Folgetermin können sich je nach Anforderungen des
Impfstoffes unterscheiden.
Seite 19 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
6.7 Tutorial und FAQ
Auf YouTube finden Sie ein vierteiliges Tutorial zur Terminverwaltung im eTerminservice, auf dem der
Impfterminservice basiert: https://www.youtube.com/playlist?
list=PLQy5QCDGwS6X781cPuyLN9IpAydlVtejd
Bitte beachten Sie auch unsere FAQ für Impfzentren. Diese finden Sie unter dem nachfolgenden Link: https://
partnerportal.kv-telematik.de/pages/viewpage.action?pageId=77967796
6.8 Export von Terminen
Im Bereich Terminübersicht können Sie bis zu 200.000 Termine als Excel-Datei exportieren.
Für den Export können Sie zwischen gebuchten und /oder ungebuchten Terminen sowie zwischen den
einzelnen Terminprofilen (=Leistungsmerkmal Impfstoff) auswählen.
13 Abbildung: Buchungsexprt
Nach dem Export erhalten Sie eine Liste mit allen Termine aus dem ausgewählten Zeitraum sowie ggf. weiteren
Einstellungen. Dabei werden alle Termine beachtet, deren Start-Zeitpunkte nach dem im Feld "Von"
eingetragenen Datum um 00:00 Uhr liegen und deren Endzeitpunkte vor dem im Feld "Bis" eingetragenen
Datum um 23:59 Uhr liegen. Wenn Sie nur ungebuchte Termine exportieren, sind alle nicht benötigten Spalten
nicht in der Datei enthalten.
In der Liste sind alle relevanten Informationen der Termine vorhanden. Diese sind:
Spalte Name Beschreibung
1 Anrede Die gewählte Anrede bei der Buchung. Mögliche Werte sind: Herr, Frau,
Divers, Kind
2 Nachname Nachname des Impflings
3 Vorname Vorname des Impflings
4 Geburtsdatum Geburtsdatum des Implfings
5 Vermittlungscode Vermittlungscode, der zum Termin der 1. oder 2. Impfung gehört in
Abhängigkeit vom gewählten Zeitraum für den Buchungsexport (Spalte
Datum und Uhrzeit)
Seite 20 von 25Impfterminservice - Anleitung für Impfzentren
Spalte Name Beschreibung
6 Typ Es sind folgende Werte möglich:
"Ersttermin": Der Termin in den Terminspalten
(Vermittlungscode, Datum, Uhrzeit) ist der Termin der 1. Impfung.
"Folgetermin": Der Termin in den Terminspalten
(Vermittlungscode, Datum, Uhrzeit) ist der Termin der 2. Impfung.
"Keine Buchung": Der Termin für die 2. Impfung ("T2 Vermittlungscode",
"T2 Datum", "T2 Uhrzeit") ist nicht gebucht, da dieser abgesagt wurde.
"Keine Referenz": Es existiert kein verknüpfter Termin. Mögliche
Ursachen:
• CallCenter bucht einen einzelnen Termin.
• Impfling hat einen Termin abgesagt und bucht erneut einen
Termin mit dem vorher erhaltenen Vermittlungscode.
• Impfling nutzt einen alten Vermittlungscode (der erstellt wurde,
als das System nur Einzeltermine kannte, noch keine verknüpften
Termine).
"ungebucht": Der Termin ist noch nicht gebucht
7 Datum Datum des Termins
8 Uhrzeit Uhrzeit des Termins
21 9 TSS-Termin Ja (Termine können nur von CallCentern gebucht werden),
Nein (Termin kann von CallCentern und Impflingen gebucht werden.
9 10 T2 Vermittlungscode Vermittlungscode des verknüpften Termins. Info: Die T2-Spalten werden
nur erzeugt, wenn es hier mind. einen Eintrag gibt.
Ein Impfzentrum ist teilweise auf mehrere Einrichtungen aufgeteilt. Wenn
die Termine für die 1. und 2. Impfung in verschiedenen Einrichtungen des
Impfzentrums gebucht wurden, werden diese in den jeweiligen
Einrichtungen auch angezeigt. Der verknüpfte Termin kann jedoch in der
Terminverwaltung der jeweiligen Einrichtung nicht gefunden und
geöffnet werden.
10 1 T2 Datum Datum des verknüpften Termins
11 2 T2 Uhrzeit Uhrzeit des verknüpften Termins
12 3 Straße Straße des Impflings
13 4 Hausnummer Hausnummer des Impflings
14 5 PLZ PLZ des Impflings
15 6 Ort Wohnort des Impflings
16 7 Telefonnummer Telefonnummer des Impflings
17 8 E-Mail E-Mail des Impflings. Diese wird nur angezeigt, wenn der Impfling diese
verifiziert hat.
18 9 Erster Vermittlungsversuch Datum und Uhrzeit, wann der Impfling oder der Callcenter Mitarbeiter mit
dem Vermittlungscode die erste Suche durchgeführt hat.
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Spalte Name Beschreibung
19 20 Gebucht durch Wer hat die Buchung durchgeführt: Impfling (PatientIn) oder TSS
(CallCenter Mitarbeiter)
20 1 Angebotene/Gebuchte Gebuchte Leistungsmerkmale: gebuchter Impfstoff
Leistungsmerkmale
Angebotene Leistungsmerkmale: angebotener Impfstoff
2 Tabelle Buchungsexport
Anhand des Dateinamens können Sie erkennen, für welche Einrichtung und wann der Download stattgefunden
hat. Der Name der Datei ist nach folgendem Schema aufgebaut:
Buchungsexport--_.xlsx
• BSNR:
Fiktive BSNR Ihrer Einrichtungen. Die jeweils letzte Ziffer der Einrichtung ist auch immer Teil des
Namens, der in den Buchungsbenachrichtigungen an die Impflinge mit aufgezählt wird.
• yyyyMMdd:
Datum, an dem die Datei erzeugt wurde. Beispiel: 22.12.2020 wird als 20201222 dargestellt.
• HHmm:
Uhrzeit, zu der die Datei erzeugt wurde: Beispiel: 14:33 Uhr wird als 1433 dargestellt.
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6.9 Eingangskontrollen
Die notwendigen Eingangskontrollen können mit dem Impfterminservice auf verschiedene Weise durchgeführt
werden. Je nach Situation, kann es notwendig sein die verschiedenen Varianten zu kombinieren.
6.9.1 Scannen des QR Codes
Die Buchungsbestätigungsmail enthalten einen QR-Code, der zu den Termindetails weiterleitet. Auf dieser
können Sie sehen ob, wo und wann der Impfling einen Termin gebucht hat.
Bitte beachten Sie vor Einlesen der QR-Codes, dass diese gefälscht sein kann und Sie auf eine extern Seiten
leitet. Diese können Schadcode in Ihr System einbringen und damit große IT-Schäden verursachen. Prüfen Sie
bitte daher sehr genau die angezeigte Ziel-URL nachdem der QR-Code eingelesen wurde. Nutzen Sie geeignet
konfigurierte Geräte, sowie eine Software, die einen Virenscan durchführt.
6.9.2 Nutzen des Buchungsexport
Durch den Buchungsexport können Sie für den aktuellen Tag die aktuellen Buchungen herunterladen. Durch
die eingebaute Filterfunktion von Excel, ist es leicht zu verifizieren, ob der Impfling heute einen Termin gebucht
hat. Dies kann auch auf einem mobilen Gerät wie einem Tablet getan werden.
Bitte beachten Sie, dass der Export für jede Einrichtung erfolgen muss, wenn Ihr Impfzentrum in mehrere
Einrichtungen aufgeteilt wurde.
6.9.3 Buchungsbestätigungs- und Erinnerungsmail
Wurde bei der Buchung eine E-Mailadresse des Impflings hinterlegt und diese bestätigt, erhält der Impfling
eine Buchungsbestätigungsmail und eine Erinnerungsmail (ab dem 22.01.2021, aktuell noch ohne QR Code) 24
Stunden 3 Tage vor dem Termin. In beiden Mails sind alle wichtigen Informationen über den Termin enthalten.
Sie können sich diese somit zur Bestätigung vorzeigen lassen.
Terminaufruf in der Terminverwaltung
In der Terminverwaltung kann der passende Termin geöffnet werden. In diesem stehen alle notwendigen
Informationen.
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6.10 Absagen von Terminen
6.10.1 Absagen von gebuchten Terminen
In der Detailansicht eines gebuchten Termins können Sie einzelne Termine oder Terminpaare absagen.
Beachten Sie, dass diese Termine im Anschluss direkt blockiert werden, damit diese nicht direkt von einem
anderen Impfling gebucht werden können. Auf Wunsch können Sie die Termine anschließend auch wieder für
eine neue Buchung freigeben.
Bei verknüpften Terminen besteht die Möglichkeit den aktuellen und den verknüpften Termin zusammen oder
einzeln abzusagen.
14 Abbildung Absagen von Terminen
1. Kontaktinformationen: Wenn Sie einen Termin absagen und eine E-Mail Adresse hinterlegt ist, wird der
Impfling per E-Mail automatisch informiert. Falls keine E-Mail hinterlegt ist, nehmen Sie bitte vor der
Absage telefonischen Kontakt mit dem Impfling auf.
2. Termin absagen: Absagen des angezeigten, gebuchten Termins; der verknüpfte Termin bleibt bestehen,
sofern vorhanden.
3. Verkn. Termin absagen: Absagen des verknüpften Termins; der angezeigte, gebuchte Termin bleibt
weiter bestehen.
4. Beide Termine absagen: Absagen beider Termine
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6.10.2 Absagen und blockieren von nicht gebuchten Terminen
Bisher noch nicht gebuchte Termine können Sie nach dem Öffnen absagen oder blockieren.
Bitte beachten Sie, dass es sein kann, dass ein Impfling diesen Termin aktuell in seiner Suche/Browser offen hat.
Wenn dieser nun versucht den von Ihnen gelöschten/geblockten Termin zu buchen, geht dies nicht mehr und
der Impfling erhält eine Fehlermeldung. Daher versuchen Sie bitte diese Aktion auf ein Minimum zu reduzieren.
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