Information zum Umstellungsstand auf das Neue Kirchliche Finanzmanagement (NKF) 11.02.2021

11.02.2021

Information zum Umstellungsstand auf das
Neue Kirchliche Finanzmanagement (NKF)

Was ist erreicht I.

                                      NKF- Grundlagen
        Mandanten- und                           Erfassung und Bewertung des
         Abrechnungsobjektstruktur                 Vermögens
        Kontenplan                                     Unbewegliches Vermögen
        Einrichtung aller notwendigen                  (Grundstücke und Gebäude)
         Konten                                         Bewegliches Vermögen (Inventur
              Insbesondere auch Vor-Ort-                in den Kirchengemeinden und
              Konten der Kirchengemeinden               Einrichtungen)
              und Einrichtungen

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Was ist erreicht II.

 Organisatorische Voraussetzungen im
  Kreiskirchenamt
    Struktur und Aufgabengliederung in der
     Finanzabteilung
            Definition von Aufgaben,
            Verantwortlichkeiten und
            Kompetenzen
    Erarbeitung und Beschreibung von
     Arbeitsprozessen
            Effektivität und Effizienz
            der Zusammenarbeit sichern

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Was ist erreicht III.

                                         Finanzabteilung KKA Gelsenkirchen

                                                      Leitung

                                                                             Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Bilanzen
                Haushaltsberatung                                                         (ReWe, ZV, Bilanzen)

 Kirchenkreis        Kirchengemeinden,
                                                  Kitas/ OGS
                        Einrichtungen

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Was ist erreicht IV.

             Haushaltsberatung
             (Hauptsachbearbeitung)

                                         Beratung der Kirchengemeinden, Einrichtungen,
                                          Kitas bei Haushalt/ Jahresabschluss/ unterjährigen
                                          betriebswirtschaftlichen Auswertungen
                                         Investitionsplanung, Kalkulation
                                         Beratung bei Steuerangelegenheiten
                                         Abruf von Fördermitteln, Verwendungsnachweise
                                         Veranlassung der Anlage von Mandanten und
                                          Abrechnungsobjekten (bei der ECKD)
                                         Einrichtung von Sonderposten
                                         Unterstützung und Ansprechpartner der
                                          Rechnungsprüfung

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Was ist erreicht V.

                                                               ReWe, ZV; Bilanz

                       Bilanzen und Abschlüsse erstellen                                      Bankbuchhaltung
Geschäftsbuchführung   Auswertungen und Report                              Zahlungsverkehr          Lfd. Liquiditätsmanagement

                       Stammdatenpflege                                                               Kontenpflege

                       Kreditorenbuchhaltung/ Debitorenbuchhaltung                                    Pflege der elektronischen Zugangsdaten

                               Herstellung der Buchungsfähigkeit von                                  Verbuchung der Bankauszüge, Bankbelege
                               Belegen                                                                 erfassen, Ablage

                               Übernahme der Kreditorischen und                                       Zahlungsabgleiche durchführen
                               debitorischen Buchungen in die
                               Buchungssoftware                                                        Tagesabschluss durchführen und Report
                                                                                                       Tagesabschluss abstimmen
                               Freigabe und Verbuchung
                                                                                                       Zahllauf verbuchen
                       Anlagenbuchhaltung
                                                                                                       Handkassenabrechnungen
                               Kontierung von Anlagegütern und
                               Anlagen im Bau                                                  Mahnwesen
                                                                                                     Mahnungsvorschlagslisten erstellen,
                               Buchung von Anlageverkäufen und                                      versenden
                               Anlageverschrottung
                                                                                                       Mahnsperren setzen
                               Kontierung und Erfassung von
                               Sonderposten                                                            Mahnläufe durchführen

                               Anlage der Stammsätze mit Festlegung                                   Gerichtliche Mahnverfahren bearbeiten
                               der Nutzungsdauern
                                                                                                       Niederschlagen oder Abschreibung von
                               Verbuchung von Abschreibungen                                          Forderungen

                       Darlehns- und Vermögensverwaltung                                      Archivierung

11.02.2021             Umsatzsteuermeldungen                                                                                                    6

Was ist erreicht VI.

        HADES                KIS1                  Kita-PLUS             ITM.cash

                                                    Kita/OGS-            Barkassenverfahren
         Friedhofsver-       Liegenschaftsver-     Essensgeld-           zur Verwaltung
          waltungsprogramm     waltungsprogramm      Einzüge und           der
                                                     Verwaltung            Geschäftsvorfälle
         Läuft stabil        Geschäftsvorfälle                           vor Ort
                               konnten lückenlos    Geschäftsvorfälle
         Offene Posten        erfasst werden                             Einführung und
          werden effizient                           wurden erfasst        Schulung
          übergeben           Schnittstelle zu     Automatisierte
                               MACH funktioniert     Bildung offener
                                                     Posten im MACH-
                                                     System

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NKF-Umstellungsstand zum 01.02.2021

 NKF-Übergang zum 01.01.2021 ist (erfolgreich)
  gelungen
      Eingangsrechnungen können pünktlich
        gezahlt werden
      (erschwerte und verzögerte) Abstimmung der
        Bankkonten
             Klärung nicht zuzuordnender
             Zahlungseingänge
             Konsequente und durchgehende
             Bildung offener Posten
                OP = Buchungsgrundlage ist nicht
                mehr der Zahlungsfluss, vielmehr
                der Anspruch als solcher
                Anordnungsbeleg nutzen
      höherer Aufwand je Buchung (gegenüber
       den kameralen Buchungen)
      Eingewöhnung an die neue Software
      Eingewöhnung an neue Abläufe und
       Verfahrensweisen
             innerhalb des Kreiskirchenamtes
             innerhalb der Kirchengemeinde

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Was liegt noch vor uns I.

 Vorbereitung und Abschluss der
  Haushaltsplanung
      Kirchengemeinden
             orientiert an den Vorjahresplanungen
             und -ergebnissen
             Berücksichtigung von Substanzerhalt
             und AfA
             Schaffung detaillierter Grundlagen zur
             Entwicklung von Gebäudekonzeptionen
      Friedhöfe
             eigene Mandanten/ eigener Bilanzkreis
             Ermittlung von Ansätzen zur passiven
             Rechnungsabgrenzung

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Was liegt noch vor uns II.

                              Erstellung der (kameralen) Jahresabschlüsse
                               2020
                                  Kamerale (nicht zahlungswirksame)
                                    Abschlussbuchungen (=Buchungen
                                    kamerales Vorjahr) und Schaffung der
                                    Grundlagen zur
                              Vorbereitung und Erstellung der
                               Eröffnungsbilanzen (zum 01.01.2021)
                                  Erfassung der Sonderposten und anderer
                                    passiver Vermögenskonten
                                  Erfassung und Bewertung aller
                                    Finanzanlagen u. Darlehn
                                  Erfassung und Bewertung der Legate
                                    zum 31.12.2020
                                  Zusammenstellung aller notwendigen
                                    Informationen zur Dokumentation der
                                    Eröffnungsbilanz

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Was liegt noch vor uns III.

   Vollständige Einrichtung eines zentralen Mahnwesens
        erfordert Übergangslösungen und macht
         momentan nicht möglich, jederzeit und unmittelbar
         belastbare Aussagen liefern zu können
   Übergang der Kitas (abweichendes Wirtschaftsjahr) in
    das NKF-System
   Schulung d. Kirchmeister/-innen, Referate u.a. zu
    Auskunftsmöglichkeiten i.d. MACH-Software
        vorauss. III. Quartal 2021
   Implementierung eines Internen Kontroll-Systems
    (IKS)/ Tax-Compliance
   Vorbereitung der Umsetzung § 2b UStG

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(Vorläufiges) Fazit

 Hohes Engagement der Mitarbeitenden
     Große Identifizierung mit den Zielen und Inhalten
      des Neuen Kirchlichen Finanzmanagements
     Gute und fortschreitende Unterstützung durch
      Mitarbeitende in den Gemeindebüros

 MACH-Software
    Läuft stabil, Eingewöhnung schreitet voran

 Fachliche Unterstützung gesichert
     ECKD, Kisocon

aber:
Der Umstellungsprozess ist noch nicht
abgeschlossen und fordert Geduld auf Seiten
aller Beteiligten.

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