Finanzen (FI) - Saldierung Verbunde - ÖV-Reporting - | Alliance SwissPass
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Finanzen (FI) – Saldierung Verbunde ÖV-Reporting Ausgabe 17.01.2022 Alliance SwissPass Länggassstrasse 7 3012 Bern Tel +41 31 359 22 40 info@allianceswisspass.ch allianceswisspass.ch
Inhaltsverzeichnis
1 Finanzen (FI) – Saldierung Verbunde____________________________________________ 3
1.1 Anmeldung erfassen __________________________________________________________ 3
1.2 Rückrechnung durchführen _____________________________________________________ 7
2/9
1 Finanzen (FI) – Saldierung Verbunde
Die Anmeldung Saldierung Verbunde bietet für alle Verbünde, welche nicht an der Verbundabrech-
nung@NOVA angeschlossen sind eine standardisierte Möglichkeit, ihre Verbundabrechnung monatlich
saldieren zu lassen. Gleichzeitig hilft der Prozess dabei, dass für alle Verbünde ein einheitlicher Saldie-
rungsprozess im SAP Brim durchgeführt werden kann und manuelle Prozesse (E-Mail und Excel) gröss-
tenteils überflüssig werden.
Arbeitsschritt App Link
1.1 Anmeldung erfassen öV Reporting
1.2 Rückrechnung durchfüh- öV Reporting
ren
1.1 Anmeldung erfassen
Die Verantwortlichen Personen der Verbünde können direkt öV-Reporting die Daten zur monatlichen
Saldierung anmelden:
1. App "Anmeldung Saldierung Verbund" öffnen:
3/9
2. Mit dem Klick auf das "+" kann eine neue Erfassung gestartet werden:
3. Der Upload erfolgt mit einem CSV File, eine Beispieldatei für das korrekte Format steht zum Down-
load zur Verfügung:
4. Bei der Erstellung des CSV Files ist auf einige Punkte zu achten:
Punkt Beschreibung
Für jede Zeile im CSV zu Gunsten und zu Lasten müssen diese
drei Spalten gefüllt sein mit:
(1) ▪ erfassender Verbund
▪ Abrechnungsmonat (Saldierungsmonat)
▪ Verkaufsmonat (Rechnungsmonat)
Der Betrag Brutto zu Gunsten muss der Summe der jeweiligen
Unterkategorien entsprechen:
(2)
Brutto zu Gunsten = Übrige Abonnemente + Jahresabonne-
mente + Übrige Fahrausweise + Halbtax
In übrige Abonnemente sind alle Abonnemente mit einer Lauf-
(3) zeit < 1 Jahr enthalten wie z.B. Monatsabos, Wochenabos,
Schnupperabos etc.
In Jahresabonnemente sind alle Abos mit einer Laufzeit von ei-
(4) nem Jahr oder mehr enthalten wie z.B. Jahresabo Verbund, Mo-
dulabo Jahr, Streckenabo Jahr etc mit Ausnahme vom Halbtax
4/9
In Übrige Fahrausweise sind alle Fahrausweise enthalten, wel-
(5) che nicht in eine der anderen Kategorien Fallen wie z.B. Einzel-
billette, Spezialbillette, Tageskarten, Klassenwechsel etc.
In Halbtax sind alle Halbtax Produkte enthalten wie z.B. auch
(6)
STS Produkte, welche mit dem Halbtaxschlüssel verteilt werden
Kantonsbeiträge sind allfällige Beiträge von den Kantonen ent-
halten, welche separat ausgewiesen werden müssen und nicht
(7) zu Brutto zu Gunsten gerechnet werden. Wichtig ist, dass Kan-
tonsbeiträge zu Gunsten und zu Lasten auf Null aufgehen müs-
sen, damit korrekt saldiert werden kann.
5. Das CSV File mit den Saldierungsdaten für den Verbund kann aus dem entsprechenden Ordner
ausgewählt werden:
6. Beim Öffnen des Files werden diverse Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Sofern mindestens eine
davon nicht erfolgreich ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt:
5/97. Die fehlgeschlagenen Prüfungen werden danach einzeln aufgezeigt:
Übersicht Plausibilitätsprüfungen vor dem Upload:
Check Text in der App Erklärung
Für diesen Verkaufs- und Abrechnungsmonat wurde schon
1 File schon eingelesen
eine Erfassung vorgenommen
Abrechnungsmonat Der ausgewählte Abrechnungsmonat ist schon abgeschlos-
2
schon abgeschlossen sen
Es dürfen nicht mehrere Verbundscodes in einem File abge-
mehr als 1 erfassen-
3 rechnet werden. Pro Verbundcode muss ein File erstellt wer-
der Verbund
den.
User für Verbund Der/die Benutzer*in hat für den Verbundscode keine Berech-
4
ohne Berechtigung tigung
mehr als 1 Abrech-
5 Pro File darf nur ein Abrechnungsmonat erfasst werden
nungsmonat
mehr als 1 Verkaufs-
6 Pro File darf nur ein Verkaufsmonat erfasst werden
monat
Saldierung nicht auf Die Saldierung der Anteile zu Gunsten / zu Lasten geht nicht
7
Null auf Null auf
Provisionen nicht auf Die Saldierung der Provisionen zu Gunsten / zu Lasten geht
8
Null nicht auf Null auf
Verkaufsmonat > Ab- Es darf kein zukünftiger Monat für die Saldierung berücksich-
9
rechnungsmonat tigt werden
10 ungültiger MwSt-Satz Mindestens ein MWST-Satz in der Anmeldung ist ungültig
11 ungültige TU Mindestens ein TU-Code in der Anmeldung ist ungültig
Bruttobetrag und Be- Der Bruttobetrag zu Gunsten stimmt bei mindestens einer
12 trag pro Kategorie in- Zeile nicht mit der Summe der Beträge pro Kategorie (Jah-
konsistent resabo, Halbtax, übrige Abos, übrige FA) überein
Kantonsbeiträge nicht Die Saldierung der Kantonsbeiträge zu Gunsten / zu Lasten
13
auf Null geht nicht auf Null auf
6/98. Wenn alle Fehler korrigiert sind, kann die Anmeldung gesichert werden:
9. Sobald die Anmeldung erfolgt ist, wird diese in der Liste angezeigt:
10. Die Details können nach der Erfassung durch die berechtigten Benutzer angezeigt werden:
Fehler in der Anmeldung
Wenn nach der Erfassung noch ein Fehler festgestellt wird und die Saldierung noch nicht gestartet ist,
dann kann dies der Saldierungsstelle gemeldet werden. Die Saldierungsstelle kann eine Erfassung lö-
schen und damit kann der Verbund eine korrigierte Anmeldung erfassen.
1.2 Rückrechnung durchführen
Eine Rückrechnung wird dann notwendig, wenn z.B. ein Fehler in einem bereits geschlossenen Abrech-
nungsmonat festgestellt wird, oder wenn nachträglich der Verteilschlüssel für eine Anmeldung neu be-
rechnet wird. So z.B. wenn die Monate Januar bis März im April mit einem neuen Schlüssel korrigiert
werden sollen. Die Rückrechnung findet in zwei Schritten statt:
• Stornierung/Rückrechnung des bereits saldierten Monats (z.B. Verkaufsmonate 202101,
202102, 202101)
• Neue Anmeldung der korrigierten Saldierung für die stornierten Monate
Mit diesen Schritten werden also Korrekturen stets Brutto ausgewiesen. Die Stornierung/Rückrechnung
von bereits saldierten Anmeldungen kann wie folgt durchgeführt werden:
7/91. App "Anmeldung Saldierung Verbund" öffnen:
2. Die zu stornierende Abrechnung aus der Liste der erfassten Anmeldungen auswählen:
3. Sofern diese Anmeldung bereits abgerechnet und bisher noch nicht storniert wurde, wir der But-
ton "Rückrechnung" angezeigt. Mit Drücken auf diesen Knopf wird die gewählte Anmeldung im
aktuellen Abrechnungsmonat storniert:
4. Sobald die Rückrechnung mit "OK" bestätigt wird, erscheint diese in der Liste der erfassten An-
meldungen:
5. Im nächsten Schritt muss gemäss Kapitel 1.1 für den zurückgerechneten Verkaufsmonat das
korrigierte CSV-File neu angemeldet werden. Die Verarbeitung beider Anmeldungen (Storno
und Neuanmeldung) erfolgt gemeinsam im monatlichen Saldierungslauf.
8/9Bruttoausweis von Korrekturen
Mit dem Konzept der Rückrechnungen werden alle Korrekturen immer Brutto ausgewiesen. In den Re-
ports sind alle korrigierten Verkaufsmonate an der Spalte "Storno = Ja" erkennbar:
9/9Sie können auch lesen
