Kaufmännischer Schriftverkehr - Horst Neuhaus, Martina Winterscheid 8. Auflage - Bestellnummer 70480 - Westermann
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Horst Neuhaus, Martina Winterscheid Kaufmännischer Schriftverkehr 8. Auflage Bestellnummer 70480
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3
Inhaltsverzeichnis
A Schriftverkehr als Form der Kommunikation
1 Briefarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 als „magische Zahl“ der Briefgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
B Anfertigung eines Geschäftsbriefes
1 Formale Gestaltung des Briefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1 Normierung der Vordrucke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.1 Papierformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.2 Gestaltung von Briefvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.3 Formate von Briefhüllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.4 Falzarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und
Informationsverarbeitung (DIN 5008) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.2.1 Schriftarten, Schriftgrößen und Schriftstile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.2.2 Millimeterangaben für die Positionierung von Zeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.2.3 Aufbau eines Geschäftsbriefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.2.4 Brief mit Folgeseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.2.5 Beschriftung von Briefblättern ohne Aufdruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2 Inhaltliche Gestaltung des Briefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1 Stoffsammlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2 Gliederung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.2.1 Einleitung des Brieftextes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2.2 Hauptteil des Brieftextes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.3 Schluss des Brieftextes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.3 Textausführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3 Sprachliche Gestaltung des Briefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.1 Briefstil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.1.1 Intention als stilbeeinflussender Faktor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.1.2 Situation als stilbeeinflussender Faktor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.1.3 Stilistische Anforderungen an einen Geschäftsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.2 Rechtschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.2.1 Schreibweise der Anredepronomen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.2.2 Schreibweise von „das – dass“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
3.2.3 Schreibweise der Straßennamen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.3 Grammatik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.3.1 Eindeutige Verwendung der Relativpronomen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.3.2 Bildung und Verwendung des Konjunktivs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
3.3.3 Richtiger Fall bei Präpositionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
4
C Beispielbriefe zur Abwicklung eines Kaufvertrages
D Privater Schriftverkehr bei Bewerbungen und sonstigen Anlässen
1 Bewerbungsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
1.1 Form eines Bewerbungsbriefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
1.2 Inhalt eines Bewerbungsbriefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
1.3 Sprache eines Bewerbungsbriefes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
2 Lebenslauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
E Elektronischer Schriftverkehr (E-Mail)
1 Internet – Basis der modernen Kommunikationstechnologie . . . . . . . . . . . 104
2 Aufbau und Gestaltung einer E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
2.1 E-Mail-Kopf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
2.2 E-Mail-Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
2.3 E-Mail-Fuß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
3 Verwaltung von E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
4 Datenschutz durch Verschlüsselung und Authentifizierung von E-Mails . . 110
5 Vorteile der elektronischen Post (E-Mail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
6 Onlinebewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
6.1 Bewerbung via E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
6.2 Bewerbung über ein Onlineformular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
F Situationsaufgaben zur Prüfungsvorbereitung
1 Abwicklung eines Kaufvertrages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
2 Personalangelegenheiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
3 Marketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
4 Privater Schriftverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Bildquellenverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Wir wollen Ihnen das Lesen nicht durch Doppelbezeichnungen (z. B. Absender/
Absenderin) erschweren. Deshalb wechseln wir bewusst zwischen weiblichen und
männlichen Formen. In allen Fällen ist die jeweils andere Geschlechtsgruppe in gleicher
Weise angesprochen.
5
A Schriftverkehr als Form der
Kommunikation
6
Im geschäftlichen Alltag und im Privatleben tauscht man täglich zahlreiche Informati-
onen mit anderen Personen aus. Dieser Nachrichtenaustausch zwischen einem Sender
(Sprecher, Schreiber) und einem Empfänger (Hörer, Leser) wird als Kommunikation be-
zeichnet.
Die Kommunikation erfolgt in erster Linie mithilfe der Sprache. Dabei sind verschiede-
ne Formen zu unterscheiden.
Formen der sprachlichen Kommunikation
Mündliche Kommunikation Schriftliche Kommunikation
Persönliche Telefon- Vorlagen (Textverar- Digitale
Gespräche gespräche beitungsprogramme) Kommunikation
– Standardbrief – E-Mail
– Kurzmitteilung – SMS
– Protokoll – Beiträge in sozialen
– u. a. Netzwerken
– u. a.
Der Informationsaustausch mithilfe von ausführlichen Briefen ist in der Regel mit ho-
hen Kosten verbunden. Oft ist es am wirtschaftlichsten, Mitteilungen an einen Empfän-
ger telefonisch durchzugeben oder rationelle Briefformen (zum Beispiel Kurzmitteilun-
gen, Formulare) einzusetzen.
In bestimmten Situationen wird jedoch die individuell abgefasste schriftliche Mittei-
lung vorzuziehen sein. Dies gilt unabhängig davon, ob der Brieftext in einer Printversi-
on oder digital als E-Mail versendet wird. So kann man in einem persönlich verfassten
Text die eigenen Interessen nachhaltiger darstellen. Außerdem ist es nicht selten wich-
tig, aus Beweisgründen über ein aussagekräftiges Dokument zu verfügen.
Deshalb wird auch die Weiterentwicklung der digitalen Informationstechnologien
die Kompetenz, schriftliche Mitteilungen verfassen zu können, nicht überf lüssig
machen.
1 Briefarten
In Abhängigkeit vom Verhältnis der Briefpartner zueinander sind verschiedene Briefar-
ten zu unterscheiden.
7
Briefarten
Private Briefe Private Briefe
Geschäftsbriefe
mit privatem Charakter mit offiziellem Charakter
Persönliche Mitteilungen Offizielle Mitteilungen von Geschäftskorrespondenz
zwischen Privatpersonen Privatpersonen von Kaufleuten, Freiberuflern
z. B.: z. B.: u. a.
Liebesbrief, Briefe an Behörden, z. B.:
Urlaubsbrief, Arbeitgeber, Schule usw., gewerbliche Briefe an
Glückwunschbrief zum Bewerbungsbrief Lieferer, Kunden,
Geburtstag usw. Formvorschriften nach Behörden usw.
Formfreiheit DIN 5008 Formvorschriften nach
DIN 5008
2 als „magische Zahl“ der Briefgestaltung
Die Anfertigung eines offiziellen privaten Briefes oder eines Geschäftsbriefes stellt eine
äußerst anspruchsvolle Aufgabe dar. Aus diesem Grund muss man sich der grundlegen-
den Systematik beim Schreiben dieser Dokumente bewusst werden. Nur dann kann
man entsprechend planvoll vorgehen.
In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, sich beim Schreiben dieser Briefar-
ten an einem 3er-Modell zu orientieren.
So sind bei der Anfertigung 3 Gestaltungsbereiche zu beachten:
Form des Briefes Inhalt des Briefes Sprache des Briefes
Die Produktion des Brieftextes erfolgt in 3 Arbeitsschritten:
Stoffsammlung Gliederung Ausführung
Der eigentliche Brieftext weist 3 Grundabschnitte auf:
Einleitung Hauptteil Schluss
3 Gesichtspunkte sind bei der sprachlichen Gestaltung des Brieftextes im We-
sentlichen zu berücksichtigen:
Stilistik Rechtschreibung Grammatik
Die Zahl 3 wird somit zur Gedächtnisstütze, die in den verschiedenen Arbeits-
phasen an die grundsätzlichen Punkte erinnert.
In den folgenden Kapiteln erscheint deshalb dieses Icon an den entsprechenden
Stellen.
8
B Anfertigung eines Geschäftsbriefes
Im Folgenden werden die drei Gestaltungsbereiche, die bei der Anfertigung eines Ge-
schäftsbriefes zu beachten sind, nacheinander dargestellt.
Form des Briefes Inhalt des Briefes Sprache des Briefes
1 Formale Gestaltung des Briefes
1.1 Normierung der Vordrucke
Die Bürodesign GmbH hat sich auf die Einrichtung von Büro-, Konferenz- und Schu-
lungsräumen spezialisiert und ist in den vergangenen Jahren stark expandiert. In der
Folge haben der innerbetriebliche Informationsfluss zwischen den Abteilungen einer-
seits und der Informationsaustausch mit Lieferanten sowie Kunden andererseits deut-
lich zugenommen.
Um die Prozesse zu professionalisieren, soll ein zentrales Postoffice mit automatisierten
Postbearbeitungssystemen eingerichtet werden. Ihre Aufgabe ist es, die bestehende Ge-
schäftsbriefvorlage der Bürodesign GmbH auf Aktualität und Funktionalität zu über-
prüfen und eine Mustervorlage zu erstellen.
Arbeitsaufträge
1. Informieren Sie sich über die formale Gestaltung von Geschäftsbriefen und notieren Sie Argu-
mente, die eine Anpassung des Vordrucks der Bürodesign GmbH notwendig machen könnten.
2. Analysieren Sie den bestehenden Vordruck, indem Sie die Einhaltung der Normvorschriften
überprüfen.
3. Planen Sie die Neugestaltung einer Vorlage für die Geschäftsbriefe der Bürodesign GmbH.
Erstellen Sie dazu eine Checkliste zu den Fragen, was, wie und warum Sie ändern wollen.
4. Gestalten Sie mit einem Textverarbeitungsprogramm die Vorlage für die Bürodesign GmbH neu.
5. Präsentieren Sie Ihre neue Vorlage und erläutern Sie dabei die vorgenommenen Verän-
derungen.
6. Erstellen Sie unter Anwendung Ihrer Vorlage einen Geschäftsbrief der Bürodesign GmbH, z. B.
eine Einladung an eine Ausbildungsplatzbewerberin zum Vorstellungsgespräch (weitere Da-
ten nach eigener Wahl). Beurteilen Sie die Funktionalität Ihrer Vorlage. Bleibt alles in Form?
Sind Ergänzungen oder Veränderungen ratsam? Wenn ja, welche?9
Bürodesign GmbH, Brahestraße 30 – 32, 04347 Leipzig
Dürener Zeitung Verlag
Herrn Schüller
Josef-Schregel-Str. 85
52349 Düren
Telefaxnummer E-Mail
0341 394610 info@.bürodesign.de
Name
Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unser Zeichen, unsere Nachricht vom 0341 394611- Datum
bu-nu, 2021-09-17 wu-wd 891, Frau Wutzler 2021-09-19
Angebot Nr. 345/07
Sehr verehrter Herr Schüller,
wir danken für Ihre Anfrage vom 18.09.08 und unterbreiten Ihnen für Ihr Büro
folgendes Angebot für den Artikel Nr. 5678:
Stapler Besucherstuhl, je 312 € (netto).
Durch unsere Sonderaktion gewähren wir Ihnen einen Rabatt in Höhe von 30 %.
Die Lieferung erfolgt nach Bestellung per UPS und ist dann innerhalb von 5 Tagen bei
Ihnen. Die Bezugskosten betragen für Sie 5 %. Die Rechnung ist im Paket und kann
entweder in 5 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen beglichen werden.
Unsere Gewährleistungsgarantie beträgt zwei Jahre.
Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagen wird.
Mit freundlichen Grüßen
i. A.
Wutzler10
„Kleider machen Leute.“ Auf die Anfertigung eines Geschäftsbriefes übertragen bedeu-
tet das: Die Textpräsentation muss wirksam und wirtschaftlich sein, das heißt, der Leser
muss den Inhalt schnell und sicher zur Kenntnis nehmen können.
Briefbearbeitung Postzustellerin
Die Anfertigung und die Bearbeitung von Geschäftsbriefen verursachen hohe Kosten.
Eine einheitliche formale Gestaltung soll deshalb die Übersichtlichkeit erhöhen, die
Bearbeitung erleichtern sowie den Einsatz automatisierter Posteingangssysteme ermög-
lichen und damit die Prozesse rationalisieren.
Steuertasten und Display für
Arbeitsmodus und Zählerstände
Anlageschacht
Entnahmestation
Elektrischer
Hefter
Posteingangssystem IM-75 der Neopost GmbH
Solche vereinheitlichenden Festlegungen heißen Normen. Sie werden vom „ Deutschen
Institut für Normung e. V.“ ( DIN) herausgegeben und verwaltet. Für den Schrift verkehr
sind insbesondere folgende Normen von Bedeutung:
1. Papierformate und Briefhüllen DIN EN ISO 216
2. Geschäftsvorlagen, z. B. Lieferschein/Rechnung DIN 4991
3. Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und
Informationsverarbeitung DIN 500811
1.1.1 Papierformate
Die Papierformate sind in der Norm DIN EN ISO 216 festgelegt. Es werden die Format-
reihen A und B unterschieden. Das Ausgangsformat der A-Reihe ist A0 mit den Seiten-
maßen 841 x 1189 mm. Das nächstkleinere Format entsteht immer durch Halbieren der
längeren Seite.
841 mm
A1
1189 mm
A3
A2
A5
A4
A7 A6
Abbildung: Format A0
Für Geschäftsbriefe wird in der Regel das Format A4 (210 x 297 mm) verwendet.
1.1.2 Gestaltung von Briefvorlagen1
Die Gestaltung der Vorlage für einen Geschäftsbrief wird in Abschnitt 19 der DIN 5008
vereinheitlicht. Für den Geschäftsbrief im Format A4 stehen zwei Formen zur Verfügung:
◼ Form A (hochgestelltes Anschriftfeld),
◼ Form B (tiefgestelltes Anschriftfeld).
In Abhängigkeit von der Positionierung des Anschriftfeldes ist bei der Form A der Raum
für den Briefkopf 27 mm, bei der Form B 45 mm groß (jeweils gemessen von der Ober-
kante des Blattes).
In der Praxis herrscht die Form B vor. Sie wird deshalb auch in diesem Buch zugrunde
gelegt.
1
Die Erstellung von Geschäftsbriefen erfolgt immer weniger auf Papiervordrucken. Vielmehr werden in der
Regel Dokumentenvorlagen in Textverarbeitungsprogrammen eingesetzt. In diesem Lehrbuch wird
deshalb ausschließlich der Begriff „Vorlagen“ verwendet.12
Feld für Briefkopf
(Für den Briefkopf steht die gesamte Blattbreite zur Verfügung)
45
50
125
Feld für Rücksendeangabe
5
Ihr Gesprächspartner: Hermann Schlagbohm
105
12,7
Zusatz- und Vermerkzone
Abteilung: Antragsbearbeitung
20
Telefon: 0221 4711-1234
Telefax: 0221 4711-2345
40
Anschriftzone E-Mail: hermann.schlagbohm@
27,3
unipost.com
148,5
Datum: 12.05.2014
10
80 75
8,46
8,46
Informationsblock in moderner Gestaltung
Faltmarke
25
20
Lochmarke
105
Faltmarke
87
4,23
(Bei mehrseitigen Texten:) Seite x von y
4,23
Gesellschaftsrechtliche Angaben: Firmenname und Rechtsform, Sitz der Gesellschaft
Telefon, Telefax, E-Mail, Internet (sofern nicht im Infoblock), Bankverbindungen, USt.-IdNr.
Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer, Vorsitzender des Aufsichtsrats
Eingetragen beim Amtsgericht Ort, HRB-Nummer13
1.1.3 Formate von Briefhüllen
Neben der A-Reihe für Schreib- und Druckpapier gibt es für Briefhüllen die Zusatz-
reihen B, C und E. Dabei gelten für das Kuvertieren folgende Grundsätze:
◼ A passt in C, z. B. A6 (Postkarte) in C6 (Briefhülle),
◼ C passt in B, z. B. C6 (Briefhülle) in B6 (Briefhülle).
B6 (125 x 176 mm)
Briefhülle
C6 (114 x 162 mm)
Briefhülle
A6 (105 x 148 mm)
Postkarte
Die folgende Tabelle informiert über die gebräuchlichsten Briefhüllenformate mit den
jeweiligen Einlagenformaten.
Briefhüllenformat Einlagenformat
Kurzzeichen Abmessung (mm) Kurzzeichen Abmessung (mm)
C6 114 x 162 A6 105 x 148
C5 162 x 229 A5 148 x 210
C4 229 x 324 A4 210 x 297
B6 125 x 176 C6 114 x 162
B5 176 x 250 C5 162 x 229
B4 250 x 353 C4 229 x 324
E4 280 x 400 B4 250 x 353
Um Portokosten zu sparen, werden Geschäftsbriefe im Format A4 in der Regel gefaltet.
In der Geschäftspraxis herrscht dabei die zweimalige Querfaltung (Zickzack- oder
Wickel faltung) vor. Für diese beiden Falzarten sieht der Briefvordruck entsprechende
Faltmarken am linken Blattrand vor (vgl. Seite 12). Dies erleichtert das Falten von Hand.
Für den Versand stehen zwei Briefhüllen im Langformat zur Verfügung.
Briefhüllenformat Einlagenformat
Kurzzeichen Abmessung (mm) Kurzzeichen Abmessung (mm)
C6/C5 114 x 229 1/3 A4 quer 105 x 210
DL 110 x 220 1/3 A4 quer 105 x 21014
1.1.4 Falzarten
Die Verwendung von Fensterbriefhüllen erübrigt ein Beschriften der Briefhüllen. Die
Brief hüllenformate C6, C5, C4 und die Langformate C6/C5, DL stehen auch als Fenster-
briefhüllen zur Verfügung.
Gebräuchliche Falzarten:
A4
148 mm
Kreuzfaltung Zickzackfaltung Wickel- über Wickel- Einfach-
(Leporellofaltung) faltung oder Zickzack- faltung
faltung auf A6
Briefhülle C6 Briefhülle DL Briefhülle C6
mit Fenster mit Fenster
Briefhülle C515
Die folgende Abbildung zeigt die Zickzackfaltung für die anschließende Versendung des
Schriftstücks in einer Fensterbriefhülle DL.
105 mm
Faltmarke
Zusammenfassung
Ziel: Rationalisierung der Postbearbeitung
Normierung von Blattgrößen, Vordrucken, Briefhüllen
Zentrale Normen für den Schriftverkehr
– DIN EN ISO 216 (Normierung der Papierformate und Briefhüllen)
– DIN 4991 (Normierung von Geschäftsvorlagen, z. B. Lieferschein/Rechnung)
– DIN 5008/Abschnitt 19 (Normierung der Vorlage für einen Geschäftsbrief)
Übungen
1. Erläutern Sie, warum es sinnvoll ist, die formale Gestaltung von Geschäftsbriefen zu
vereinheitlichen.
2. Vergleichen Sie die Vorlagen, die Sie in Ihrem (Ausbildungs-)Betrieb für die Geschäfts-
post verwenden, mit der Vorlage auf Seite 12.
a) Welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede in der Form sind feststellbar?
b) Welche Gründe gibt es für diese Unterschiede?
c) Sollten Ihre Vorlagen für die Geschäftspost nach Ihrer Meinung überarbeitet wer-
den? Machen Sie gegebenenfalls Änderungsvorschläge.16
3. Für Geschäftsbriefe werden in der Regel Briefblätter im Format A4 verwendet. Erklären
Sie die Struktur der A-Reihe (DIN EN ISO 216).
4. Nennen Sie die Normen des Deutschen Instituts für Normung e. V., die für den Schrift-
verkehr bedeutsam sind. Erklären Sie, was in diesen Normen jeweils festgelegt wird.
5. Falten Sie ein Papierblatt im Format DIN A4. Setzen Sie nacheinander die verschiede-
nen Falzarten ein.
1.2 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und
Informationsverarbeitung (DIN 5008)
Armina Müller, Auszubildende im ersten Lehrjahr, hat heute ihre erste Bestellung
selbstständig geschrieben und legt diese ihrer Abteilungsleiterin, Frau Ismail, zur Un-
terschrift vor. Frau Ismail unterschreibt die Bestellung jedoch nicht und stellt fest: „Auf
Anhieb sehe ich schon sieben DIN-Fehler. Überarbeiten Sie bitte den Brief unter Beach-
tung der DIN 5008 und legen Sie ihn danach erneut zur Unterzeichnung vor.“17 Arbeitsaufträge 1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sachverhalte, die in der DIN 5008 geregelt sind. Notieren Sie drei Inhalte, von denen Sie nie gedacht hätten, dass diese normiert sind. 2. Die DIN 5008 umfasst ca. 60 Seiten. Es ist unwirtschaftlich, jede Seite im Detail zu lesen, um die Fehler in der obigen Bestellung zu finden. Machen Sie sich einen Plan, wie Sie die sieben Fehler möglichst zügig identifizieren können. 3. Schreiben Sie die Bestellung mit den erforderlichen Korrekturen neu. Nutzen Sie dazu eine Vorlage in Verbindung mit einem Textverarbeitungsprogramm. 4. Tauschen Sie Ihre Datei mit einem Lernpartner aus und prüfen Sie die erhaltene Datei auf formale und sprachliche Richtigkeit. Aktivieren Sie dazu in Ihrem Textverarbeitungspro- gramm die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ und nehmen Sie Ihre Korrekturen und Kommentare vor. 5. Entscheiden Sie nach einem Rücktausch der Datei, ob Sie die in Ihrer Bestellung vorgeschla- genen Änderungen annehmen oder ablehnen. 6. Nennen Sie drei DIN-Fehler, die Ihnen am ehesten unterlaufen. Formulieren Sie jeweils einen geeigneten Merksatz, um diese DIN-Fehler zukünftig zu vermeiden. Die Beschriftung der genormten Vorlagen für einen Geschäftsbrief erfolgt einheitlich nach den Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung (DIN 5008). Diese Norm vereinheitlicht zum einen die Anwendung von Schriftzeichen bei Daten- und Textverarbeitung mit alphanumerischen Tastaturen. Durch diese Festlegungen wird eine leichte und eindeutige Lesbarkeit der Schrift gesichert. Im Einzelnen werden dadurch z. B. die Darstellung und Gestaltung von Wörtern, Zwischenräumen, Satz-, Schrift- und Rechenzeichen, Zahlengliederungen, Formeln, Hervorhebungen, Tabellen, Diagrammen und Abbildungen standardisiert. Zum anderen macht die DIN 5008 in Kapitel 19 Vorgaben zum Aufbau und zur Gestal- tung von Briefvorlagen. Das Kapitel 20 enthält Festlegungen für die Nutzung dieser Briefvorlagen. Einheitlich, zweckmäßig und übersichtlich gestaltete Schriftstücke sollen die Texteinga- be erleichtern, Schreibarbeit einsparen, eine Verarbeitung der Informationen ermögli- chen und die Übertragung der Daten zwischen unterschiedlichen Geräten sicherstellen. Die wichtigsten Regelungen der DIN 5008 werden im Folgenden dargestellt. 1.2.1 Schriftarten, Schriftgrößen und Schriftstile Zu kleine Schriftgrößen, ausgefallene Schriftarten (z. B. Schreibschriftarten) und be- sondere Schrifteffekte (z. B. Schattierung, Gravur, Kapitälchen) sind in fortlaufenden Texten aus Gründen der besseren Lesbarkeit zu vermeiden. Die DIN 5008 empfiehlt eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt. Grundsätzlich wird mit einfachem Zei- lenabstand (einzeilig) geschrieben. Nur bei Berichten, Gutachten und anderen Schrift- stücken besonderer Art kann auch ein größerer Zeilenabstand gewählt werden.
18
1.2.2 Millimeterangaben für die Positionierung von Zeilen
Die einheitliche Gestaltung wird insbesondere durch eine genaue Zeilenposition be-
stimmter Elemente eines Geschäftsbriefes erreicht. Die folgenden Übersichten enthalten
die dazu erforderlichen Millimeterangaben.
Vor dem Einzug des PC mit Textverarbeitungsprogrammen in die Büros wurden Ge-
schäftsbriefe mit Schreibmaschinen erstellt. Diese Schreibmaschinen verfügten über
eine bestimmte Zeichendichte (z. B. zehn Schreibschritte auf einen Zoll)1 und Zeilenhöhe
(z. B. 4,23 mm). Auf dieser Basis erfolgte die Positionierung durch sogenannte Grad- und
Zeilenangaben. Die Umrechnung dieser Angaben für Textverarbeitungsprogramme be-
dingt die ungeraden Millimeterwerte.
Erstellt man die Vorlagen für die Geschäfts- oder Privatkorrespondenz mit einem Text-
verarbeitungsprogramm, können die Millimeterangaben gerundet werden.
(1) Millimeterangaben für Zeilenanfang und Zeilenende von der linken Blattkante
gemessen (für alle Schriftarten)
Millimeterangaben
Bezeichnung Zeilenanfang Maximales Zeilenende1
in Millimeter von der linken Blattkante
Rücksendeangabe 25 105
Zusätze und Vermerke 25 105
1
Ein Schreibschritt ist der Abstand von Buchstabenmitte zu Buchstabenmitte. 1 Zoll entspricht 2,54 cm.19
Millimeterangaben
Bezeichnung Zeilenanfang Maximales Zeilenende1
in Millimeter von der linken Blattkante
Empfängeranschrift 25 105
Informationsblock 125 200
Betreff, Anrede, Text 25 200
Gruß und/oder
25
Firmenbezeichnung
Anlagen- und 25
Verteilvermerke oder 125 200
Einrückung 50 200
1
Im Textbereich soll das Zeilenende wenigstens bei 165 mm von der linken Blattkante liegen. Praxisempfeh-
lung für den rechten Rand: 20 mm.
(2) Millimeter- und Zeilenangaben für Zeilenposition von der
oberen Blattkante
Briefblatt Form A Briefblatt Form B
Zeilenanfang Zeilenanfang
Bezeichnung
in Millimeter in Millimeter
von der oberen auf Zeile2 von der oberen auf Zeile2
Blattkante1 Blattkante1
Oberste Zeile Zusatz- und
33,9 9 50,8 13
Vermerkzone
Unterste Zeile Zusatz- und
42,3 11 59,2 15
Vermerkzone (Schreibbeginn)
Erste Zeile Anschriftzone 46,6 12 63,5 16
Erste Zeile des
33,9 9 50,8 13
Informationsblocks
1
Millimeterangaben bis zur oberen Zeilenkante bei einer Zeilenhöhe von 4,23 mm (= 12 Punkt)
2
Die Zeilenangaben werden bei Privatbriefen ohne Vorlagennutzung benötigt.20
1.2.3 Aufbau eines Geschäftsbriefes
Ein Geschäftsbrief A4, Form B, ist danach wie folgt zu gestalten. Die Abmessungen und
die Position der Felder und Angaben (1) bis (12) sind auch dem Vordruck auf Seite 12 zu
entnehmen.
◀ (1) Feld für Briefkopf
59,8 mm
50,8 mm
◀ (2) Links: Anschriftfeld (beste-
hend aus Zusatz- und Ver-
merkzone mit integrierter
Rücksendeangabe und An-
schriftzone)
◀ (3) Rechts: Informationsblock
125 mm mit Bezugszeichen und
Kommunikationsangaben
◀ (4) Betreff
Bereich für
25 mm
Zeilenende
◀ (5) Anrede
◀ (6) Brieftext
20
mm
165 mm
◀ (7) Gruß
◀ (8) Bezeichnung des Unter-
nehmens bzw. der Behörde
◀ (9) Angabe der Unterzeich-
nenden und Zusätze
◀ (10) Anlagen- und Verteilerver-
merke
◀ (11) Geschäftsangaben
◀ (12) Gesellschafts-
rechtliche Angaben21
(1) Feld für Briefkopf
Für den Namen oder die Bezeichnung des Absenders steht im oberen Teil des Vordrucks
ein Bereich zur Verfügung. Er erstreckt sich über die gesamte Blattbreite. Die Höhe die-
ses Feldes beträgt bei der Form A 27 mm und bei der Form B 45 mm.
(2) Anschriftfeld
Das Anschriftfeld ist in zwei Zonen eingeteilt.
Zonen im Anschriftfeld
Zusatz- und Vermerkzone
Anschriftzone
(5 Zeilen, Schriftgröße 8 Punkt, in Ausnah-
(6 Zeilen, Schriftgröße wie im Brieftext)
mefällen mindestens 6 Punkt)
Integrierte Rücksendeangabe (einzeilig) Empfängerbezeichnung
Vorausverfügungen (Nicht nachsenden, Postfach mit Nummer (Abholangaben)
Vertraulich u. a.) oder
Produktbezeichnungen (Einschreiben, Prio, Straße und Hausnummer (Zustellangabe)
Postleitzahl und Bestimmungsort
Warensendung u. a.)
Elektronische Frankiervermerke
Allgemeine Darstellung der Maße und der Einteilung des Anschriftfelds:
5
4
3 ↑Beschriftung aufwärts
17,7
2 Einzeilige Rücksendeangabe
1 ggf. gefolgt von Zusatzangaben und Vermerken
1 Anschriftzone
45
2 ↓Beschriftung abwärts
27,3
3
4
5
6
85
Zu beachten ist, dass die einzeilige integrierte Rücksendeangabe in der Zusatz- und
Vermerkzone immer an oberster Stelle steht. Das heißt, im Falle weiterer Zusätze und
Vermerke rückt diese Angabe nach oben.22
Beispiel ohne elektronischen Frankiervermerk:
5
4
3
17,7
2 Druckerei Schneider GmbH/04209 Leipzig
1 Einschreiben Einwurf
1 Herrn
45
2 Heinz Neuhoff
3 Im Tal 14
27,3
4 46147 Oberhausen
5
6
85
Wichtig ist, dass die Angaben im Anschriftfeld an keiner Stelle durch eine Leerzeile
getrennt werden. Durch den Verzicht auf Leerzeilen wird eine Vereinheitlichung der
nationalen und internationalen Beschriftung des Anschriftfelds erreicht. Außerdem
verbessert der Verzicht auf Leerzeilen die Maschinenlesbarkeit. Dadurch wird eine Er-
höhung der Quote maschinell bearbeiteter Briefsendungen bei den Unternehmungen
der Kurier-, Express- und Postdienstleistungen erreicht.
Wichtig:
Keine Leerzeilen zwischen der postalischen Rücksendeangabe und weiteren Zusätzen
oder Vermerken und der Anschrift des Empfängers oder zwischen Straße/Hausnummer
und Postleitzahl/Bestimmungsort
Unternehmen der Kurier-, Express- und Postdienstleistungen bieten elektronische Fran-
kierverfahren an. Die sogenannte „Internetmarke“ wird über das Internet erworben. Die
digitale Frankierung erfolgt direkt entweder auf dem Briefumschlag, dem Etikett oder –
bei Verwendung von Fensterbriefumschlägen – im Anschriftfeld des Dokuments.23
Beispiele für die Gestaltung des Anschriftfeldes
Die folgenden Musteranschriften verdeutlichen die Festlegungen der DIN 5008. Die Zif-
fern vor dem Zeilenanfang zeigen die jeweilige Position in der Zusatz- und Vermerkzone
bzw. in der Anschriftzone an.
Beispiel
(1) (2) (3)
5 5 5
4 4 4 Einzeilige Rücksendeangabe
3 3 Einzeilige Rücksendeangabe 3 Einschreiben
2 2 Nicht nachsenden 2 Einwurf
1 Einzeilige Rücksendeangabe 1 Einschreiben 1 Vertraulich
1 Frau 1 Herrn 1 Frau Rechtsanwalt
2 Magret Klein 2 Klaus Bienen 2 Prof. Dr. Hannah Freimuth
3 Im Kirchfeld 12 3 bei Vera Müller 3 Postfach 12 23 34
4 46535 Dinslaken 4 Agnesstraße 23 // W33 4 39194 Magdeburg
5 5 04159 Leipzig 5
6 6 6
(1) Die Aufschrift wird im Anschriftfeld aller Schriftstücke und auf Briefhü llen bzw.
Etiketten in gleicher Anordnung geschrieben. Bei Inlandsanschriften werden die
Ortsnamen nicht hervorgehoben.
(2) Wohnt der Empfänger zur Untermiete, muss der Name des Vermieters unter den
Empfängernamen geschrieben werden. Bei der Zustellangabe können zusätzlich der
Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei
Schrägstriche, angegeben werden. Vor und nach den zwei Schrägstrichen ist jeweils
ein Leerzeichen einzusetzen.
(3) Berufs- oder Amtsbezeichnungen (z. B. Rechtsanwalt, Oberstudiendirektorin) wer-
den hinter die Anrede „Frau“ oder „Herrn“ bzw. vor den akademischen Grad „Dr.“
geschrieben. Bachelor- und Mastergrade (z. B. „B. A.“, „B. Sc.“, „M. A.“ usw.) werden
hinter den Namen geschrieben. Da es bei „Professor“ nicht erkennbar ist, ob es sich
um eine Amtsbezeichnung oder um einen akademischen Grad handelt, sollte „Prof.“
unmittelbar vor dem Namen stehen. Viele Empfänger von Geschäftsbriefen besitzen
ein Postfach. Der Absender hat dann in der Regel die Wahl, den Brief an die Haus-
oder an die Postanschrift zu adressieren. Bei Schreiben, die schnell zugestellt wer-
den sollen (z. B. Versandform PRIO, DHL EXPRESSEASY), ist die Hausanschrift vor-
zuziehen. Zu beachten ist, dass Hausadresse und Postanschrift unterschiedliche
Postleitzahlen haben können.
(4) (5) (6)
5 5 5
4 4 4
3 3 3
2 2 Einzeilige Rücksendeangabe 2
1 Einzeilige Rücksendeangabe 1 Büchersendung 1 Einzeilige Rücksendeangabe
1 Büroeinrichtungen und 1 Klaus Schmitz e. K. 1 Schmidt-Versand AG
2 Informationssysteme 2 Tagewerbener Straße 123 2 46147 Oberhausen
3 Hans Berg GmbH 3 06667 Weißenfelde 3
4 Industriestraße 35 4 4
5 18069 Rostock 5 5
6 6 624
(4) Umfangreichere Empfängerbezeichnungen werden sinngemäß in Zeilen aufgeteilt.
In der Regel werden Firmenzusatz und Firmenkern in aufeinander folgende Zeilen
geschrieben.
(5) Nach handelsrechtlichen Vorschriften müssen auch Einzelunternehmen einen
Rechtsformzusatz in der Firma verwenden. Der Gesetzgeber schlägt als Abkürzung
e. K. bzw. e. Kfr. oder e. Kfm. (eingetragene Kauffrau, eingetragener Kaufmann) vor.
Durch diesen zwingend vorgeschriebenen Zusatz wird gleichzeitig deutlich, dass
das Schreiben an die Unternehmung und nicht an den Inhaber als Privatperson ge-
richtet ist. Der Begriff „Firma“ vor dem Namen ist deshalb zur Unterscheidung nicht
mehr erforderlich und darf im Anschriftfeld nicht erscheinen.
(6) Bei Großempfänger-Anschriften werden weder Postfach noch Straße und Haus-
nummer angegeben.
(7) (8) (9)
5 5 5
4 4 4
3 Einzeilige Rücksendeangabe 3 3 Einzeilige Rücksendeangabe
2 Einschreiben 2 Einzeilige Rücksendeangabe 2 Einschreiben
1 Einwurf 1 Expresseasy National 1 Eigenhändig
1 Farbwerke 1 Wäschefabrik 1 Frau Direktorin
2 Nordhausen GmbH 2 Karl Lehmann KG 2 Dr. Ute Reinhardt
3 Herrn Wirtz 3 Abt. Einkauf 3 Massivbau AG
4 Rathfelder Straße 1 4 Weyerhofstraße 35–37 4 Personalabteilung
5 99734 Nordhausen 5 47803 Krefeld 5 Industriestraße 11–15
6 6 6 99987 Erfurt
(7) Bei Schreiben an Unternehmungen sollte nach Möglichkeit zusätzlich zur Firma
(Name der Unternehmung) auch der Name des zuständigen Sachbearbeiters ge-
nannt werden. Empfänger des Briefes ist jedoch die Unternehmung. Das heißt, der
Brief darf bei Abwesenheit des Bearbeiters auch durch andere Mitarbeiter geöffnet
werden. Der in der Praxis oft verwendete Zusatz „z. H.“ bzw. „z. Hd.“ (zu Händen)
entspricht nicht der Norm und sollte deshalb nicht verwendet werden.
(8) Um die hausinterne Zustellung beim Empfänger zu erleichtern, kann mangels der
Kenntnis einer zuständigen Person auch die entsprechende Abteilung genannt wer-
den.
(9) Soll das Schreiben dagegen einen Mitarbeiter der Unternehmung persönlich errei-
chen, ist der Personenname der Unternehmungsbezeichnung (Firma) voranzustel-
len. In diesem Fall darf der Brief durch keinen Vertreter geöffnet werden.
(10) (11) (12)
5 5 5
4 4 4
3 3 3
2 Einzeilige Rücksendeangabe 2 2
1 Personalangelegenheit 1 Einzeilige Rücksendeangabe 1 Einzeilige Rücksendeangabe
1 Bezirksregierung Köln 1 Mrs A. Scott 1 Mijnheer W. de Vroome
2 Dezernat 44.II.2 2 514 Kingsbridge Road 2 Laan van de Vrijheid
3 50667 Köln 3 LONDON EC1V 4QH 3 9728 GA GRONINGEN
4 4 GROSSBRITANIEN 4 NIEDERLANDE
5 5 5
6 6 625
(10) Bei Schreiben an Behörden gelten die gleichen Anordnungsvorschriften. Satzzei-
chen innerhalb einer Anschrift werden geschrieben, jedoch nicht am Zeilenende. In
der Zusatz- und Vermerkzone dürfen Satzzeichen am Zeilenende stehen.
(11) und (12) Bei Auslandsanschriften sind die Anordnung der Bestandteile der An-
schrift und deren Schreibweise nach Möglichkeit einer verfügbaren Absenderanga-
be des Empfängers zu entnehmen. Bestimmungsort und -land müssen in Großbuch-
staben geschrieben werden. Der Bestimmungsort ist dabei nach Möglichkeit in der
Sprache des Bestimmungslandes anzugeben (z. B. LIÈGE statt Lüttich, FIRENZE
statt Florenz, TOKYO statt Tokio). Die Angabe des Bestimmungslandes steht dage-
gen in deutscher Sprache in der letzten Zeile der Anschrift.
(3) Informationsblock
Funktion und Aufbau
Die Kommunikationsangaben im Informationsblock erleichtern die Einordnung eines
Schreibens in einen eventuell vorausgegangenen Schriftwechsel und die direkte Kom-
munikation der mit dem Sachverhalt befassten Personen.
Die Positionierung und die Schriftgröße der vorgegebenen Leitwörter (Ihr Zeichen, Ihre
Nachricht vom usw.) sind in Kapitel 19 der DIN 5008 festgelegt. Sie stehen rechts neben
dem Anschriftfeld.
Das folgende Beispiel zeigt einen Standardinformationsblock. Die Reihenfolge der Leit-
wörter und die Leerzeilen sind einzuhalten.26
50,8 mm
Lampen Westermann e. K.
Lampen Westermann e. K. - Markt 28 - 07545 Gera
125 mm Ihr Zeichen: na-ke
Ihre Nachricht vom: 25.07.2020
Lampenfabrik Unser Zeichen: ha-lü
Weber GmbH Unsere Nachricht vom: 21.07.2020
Herrn Naumann Name: Frau Hauser
70899 Stuttgart Telefon: 0365 341768
Telefax: 0365 341759
E-Mail: Lampen.Westermann@t-online.de
Datum: 29.07.2020
8,46 mm
Bestellung
Sehr geehrter Herr Naumann,
Es ist außerdem zulässig, Leitwörter im Vordruck zu ergänzen, zu verändern oder weg-
zulassen (z. B. Steuernummer, Aktenzeichen, Zimmernummer).
1. Schreiben der Schneider GmbH an die Neumann KG
Frau Holler (ho) ist Mitarbeiterin der Schneider GmbH. Sie ist für den Sachverhalt zu-
ständig, zu dem das Schreiben verfasst wird. Frau Seifer (sr) unterstützt Frau Holler bei
der Sachbearbeitung.
Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht vom:
Unsere Zeichen: ho-sr ho → Paraphe (Namenszeichen) der zuständigen
Unsere Nachricht vom: Person
sr → Paraphe (Namenszeichen) der unterstützen-
Name: Frau Holler den Person
Telefon: 0341 7721-34
Telefax: 0341 7721-443
E-Mail: holler@schneider.de
Datum: 21.12.2020
2. Antwortschreiben der Neumann KG an die Schneider GmbH
Herr Müller (Mü) ist Mitarbeiter der Neumann KG. Er bearbeitet bei dieser Unterneh-
mung den Sachverhalt und verantwortet das Antwortschreiben. Herr Müller wird dabei
von der Sekretariatsmitarbeiterin Frau Benner (Be) unterstützt.27
⎫
Ihr Zeichen: ho-sr ⎬ Bezugszeichen und Datum des ersten Schreibens
Ihre Nachricht vom: ⎭
21.12.2020
⎫
Schneider GmbH
Unsere Zeichen: Mü-Be ⎬
⎭
Unsere Nachricht vom:
Paraphen der mit dem Sachverhalt befassten Per-
Name: Detlef Müller sonen bei der Neumann KG.
Telefon: 0208 123-12
Telefax: 0208 123-14
E-Mail: mueller@neumann.de
Datum: 28.12.2020
3. Antwortschreiben der Schneider GmbH an die Neumann KG
⎫
Ihr Zeichen: Mü-Be ⎬ Bezugszeichen und Datum des ersten Antwort-
Ihre Nachricht vom: 28.12.2020 ⎭
schreibens der Neumann KG
Unsere Zeichen: ho-sr ⎫
⎬
Unsere Nachricht vom: 21.12.2020 ⎭
Paraphen und Datum des ersten Schreibens der
Name: Frau Holler Schneider GmbH
Telefon: 0341 772134
Telefax: 0341 7721-443
E-Mail: Holler@schneider.de
Datum: 04.01.2021
Die konkreten Angaben können unmittelbar an das davorstehende Leitwort anschlie-
ßen oder an einer neuen Fluchtlinie beginnen. Die Eintragungen erfolgen grundsätzlich
in der im Brieftext verwendeten Schriftart und -größe. Einzelne Angaben, z. B. längere
E-Mail-Anschriften, dürfen bei Platzmangel kleiner geschrieben werden (mindestens
8-Punkt-Schrift).
Der Informationsblock kann auch für das Briefblatt A4 ohne Aufdruck verwendet wer-
den, z. B. für offizielle Schreiben von Privatpersonen (vgl. Beispielbrief Seite 93).
Bezugszeichenzeile
In der Praxis hat sich der Standardinformationsblock und der gestalte Informations-
block durchgesetzt. Vereinzelt wird noch die Bezugszeichenzeile und die Kommunikati-
onszeile verwendet. Der Vollständigkeit halber soll die Bezugszeichenzeile hier darge-
stellt werden. Eine Zeile unter den Leitwörtern werden die Bezugszeichen, die
Durchwahlmöglichkeit, der Name der zuständigen Person und das Ausfertigungsdatum
des Briefes geschrieben, falls erforderlich in zwei Zeilen. Das erste Schriftzeichen der
zugehörigen Angabe steht unter dem Anfangsbuchstaben des jeweils ersten Leitwortes.
Mehrere Bezugsangaben zu einem Leitwort können durch ein Komma getrennt werden.
Eine Vorlage mit Bezugszeichenzeile kann durch eine Kommunikationszeile rechts ne-
ben dem Anschriftfeld ergänzt werden. Sie nimmt zusätzliche Kommunikationsanga-
ben (z. B. Telefax, E-Mail-Anschrift) auf. Die Leitwörter dieser Zeile sind so zu positio-
nieren, dass die zugehörigen Angaben zeilengerecht in Höhe der letzten Zeile des
Anschriftfelds geschrieben werden können. Der Abstand von der linken Blattkante be-
trägt 125 mm.127
Sachwortverzeichnis
,s‘-Laute 70 C gesellschaftsrechtliche
Computerviren 114 Angaben 34
A Corporate Behaviour 51 Gliederung 40
Akkusativ 80 Corporate Culture 51 Gliederungsgesichtspunkte 42
allgemeine Anrede 29 Gliederungsgrundsätze 42
alphanumerische Schreibweise D Gliedsätze 55
28 das – dass 66, 69 Grammatik 75
Anlagen- und Verteilvermerke Datenschutz 110 Gruß 19, 20, 32
19 Dativ 80
Anlagenvermerk 34 Demonstrativpronomen 62, H
Anrede 20, 29 75 Hauptsatz 55
Anredepronomen 58, 66 Deutsches Institut für Hauptteil des Brieftextes 42
Anschriftfeld 23 Normung e. V. (DIN) 10 Höflichkeitsanrede 67
Anzeigenanalyse 95 digitale Unterschrift 111 Höflichkeitsfloskel 59
appellative Brieftexte 50 DIN 10
arbeitsvorbereitung 38 DIN 5008 11, 17 I
Attachement 112 DIN EN ISO 216 11 Imperativ 76
Aufbau eines Geschäftsbriefes Doppelaussagen 53 Indikativ 76
20 du-Anrede 67 indirekte Rede 77
Aufforderung 59 Infinitivsätze 60
Authentifizierung 110 E informierende Brieftexte 50
Einfachfaltung 14 inhaltliche Gestaltung 38
B Einleitung des Brieftextes 41 Intention 50
Bedingungssätze 78 Einleitungssatz 41 Internetprovider 115
Bekanntheitsanrede 67 Einrückung 19
Betreff 20, 29 elektronischer Schriftverkehr K
Bewerbungsbrief 93 103 Kasus 79
Bewerbungsgrund 94 Empfängeranschrift 19 Kaufaufforderung 59
Bewerbungsmappe 94 Endfassung 44 Kaufvertrag 83, 119
Bewerbungsschreiben 93 Erstentwurf 44 Kommunikation 6
Bewerbungsunterlagen 94 Konjunktiv 76
Bewerbung über ein Onlinefor- F Konjunktivformen 76
mular 117 Falzarten 13, 14 Konjunktiv I 76
Bewerbung via E-Mail 114 Feedback 116 Konjunktiv II 76
Briefabschluss 32 Fensterbriefhüllen 14 Korrektur 44
Briefarten 6 Firma 33 Kreuzfaltung 14
Briefblätter ohne Aufdruck 36 Fließtext 116 Kritik 60
Briefblatt Form A 19 Folgeseiten 35 Kuvertieren 13
Briefblatt Form B 19 Form A 11
Briefgestaltung 7 Formale Gestaltung 8 L
Briefhüllen 13 Form B 11 Lebenslauf 96
Briefhüllenformat 13
Briefstil 49 G M
Brieftext 20, 30 Genitiv 80 Marketing 125
Briefvordruck 11 Geschäftsangaben 20, 34 Microsoft Outlook 110
Briefvorlage 11 Geschäftsbrief 8 Mindmapping 39128
Mischtexte 50 S U
sachlogische Aspekte 42 Umlautbildung 77
N Satzbau 55 Unternehmenskultur 51
Nominalstil 53 Satzgefüge 55 Unterzeichner 32
Normen 10 Schluss des Brieftextes
numerische Schreibweise 28 44 V
Schlüsselfragen 95 Verschlüsselung 110
O Schreib- und Gestaltungsre- Verwaltung von E-Mails 110
öffentlicher Schlüssel 111 geln für die Textverarbeitung Vordruck 11
Onlinebewerbung 113 (DIN 5008) 16 Vorlage 11
Onlinefragebögen 117 Schriftart 17 Vorstellungsgespräch 95
Ordner-Struktur 110 Schriftgröße 17
Schriftstil 17 W
P Server 104 Wickelfaltung 14
Papierformate 11 Sie-Anrede 67 Wortstellung 61
Personalangelegenheit 124 Sie-Stil 58 Wortwiederholung 60
persönliche Anrede 29 Situation 51
PGP 111 situativer Faktor 51 Z
Platzmangel 34 Sperren 32 Zeilenabstand 17
Präposition 79 Sprache eines Bewerbungs- Zeilenanfang 18
Pretty Good Privacy (PGP) briefes 95 Zeilenende 18
111 sprachliche Gestaltung des Zeilenposition 19
Prinzip der Steigerung 42 Briefes 49 Zickzackfaltung 14
private Briefe 7 Stellenanzeige 91 Zielsetzung 39
privater Schlüssel 111 Stellenbeschreibung 95 Zusätze und Vermerke 18
Privatkorrespondenz 18 Stil 49
Profil-Matching 114 stilistische Anforderungen
Pronomen 60 51
Prüfungsvorbereitung 119 Stoffsammlung 39
psychologische Aspekte 42 Straßennamen 66, 72
R T
Rechtschreibung 64 Textausführung 44
Referenzen 95 Textverarbeitungsprogramm
Relativpronomen 75 18129 Bildquellenverzeichnis Bayer AG, Leverkusen: S. 117 Bibliographisches Institut GmbH (Duden), Berlin: S. 81 Commerzbank AG, Frankfurt/M.: S. 117 Deutsche Lufthansa AG, Frankfurt/M.: S. 117 Deutsche Post AG, Bonn: S. 10.2 fotolia.com, New York: S. 10.1 (Amir Kaljikovic); 38.3 (Andres Rodriguez); 69.2 (gajatz); 72.3 (kaspar-art); 5.1 (kzenon); 103.2 (Kzenon); 5.2 (Mark Yulli); 73.1 (Matka Wariatka); 18 (mediagram); 113.2 (pressmaster); 69.1, 102.1 (Robert Kneschke); 39.1 (Walter-Wilhelm); 5.4 (Yuri Arcurs ) Galas, Elisabeth, Bad Breisig: S. 104.1 Haus der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland, Bonn: S. 65 Microsoft Deutschland GmbH, München: S. 5.3, 106.1-4, 110.1 Neopost GmbH & Co. KG, München: S. 10 Neuhaus, Horst, Bornheim: S. 9, 15.1-2, 16, 20, 35.1-2, 45, 49, 64, 68, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 103, 105, 109, 115 Postbank – eine Niederlassung der DB Privat- und Firmenkundenbank AG, Bonn: S. 48 stellenanzeigen.de GmbH & Co. KG, München: S. 113 stock.adobe.com, Dublin: S. 69 (Antonioguillem); 93 (cl_stock); 96, 99 (Dan Race); 50, 97 (Dietl, Jeanette); 69 (Mangostar); 72 (pressmaster); 18 (Rozhnovsky, Denis) © European Union, Brüssel: S. 97, 98 (2019) Umschlagfoto: stock.adobe.com, Dublin (Dean, Drobot) Wir arbeiten sehr sorgfältig daran, für alle verwendeten Abbildungen die Rechteinhaberinnen und Rechteinhaber zu ermitteln. Sollte uns dies im Einzelfall nicht vollständig gelungen sein, werden berechtigte Ansprüche selbstverständlich im Rahmen der üblichen Vereinbarungen abgegolten.
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