Konferenz der ParlamentspräsidentInnen der EU-Mitgliedstaaten und des EP - Wien, 8. bis 9. April 2019
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Konferenz der ParlamentspräsidentInnen der EU-Mitgliedstaaten und des EP Wien, 8. bis 9. April 2019 Allgemeine Informationen (Stand: 25. Jänner 2019)
Konferenzort
Wiener Konzerthaus
Lothringerstraße 20
1030 Wien
https://konzerthaus.at/
Registrierung
Für die Konferenzen im Rahmen des österreichischen EU-Ratsvorsitzes wurde ein online
Registrierungssystem implementiert. Die individuellen Zugangslinks werden an die
Ständigen Vertreter/innen der Parlamentskammern bei der Europäischen Union per E-Mail
ausgesandt, über die sich die Akkreditierungsbeauftragten anmelden und die
Registrierungen vornehmen können. Bis zur Registrierungsdeadline am 8. März 2019 ist
ein wiederholtes Einsteigen und ein Abändern der Daten möglich.
Auch Botschafter/innen und andere Vertreter/innen des Diplomatischen Corps sind über
das Registrierungssystem anzumelden. Aufgrund begrenzter Platzkapazität kann nur ein/e
Vertreter/in jeder Botschaft registriert werden.
Anreise, Abreise und Transfers während der Konferenz
Alle Gäste werden gebeten, Ihre Reisedaten in das Online-Registrierungssystem
einzugeben.
Jede Änderung der Reisemodalitäten ist online bis zur Registrierungsdeadline zu
aktualisieren. Sollten sich Reiseänderungen nach der Registrierungsdeadline ergeben, so
wird darum gebeten, diese per E-Mail an EUSpeakers-AT2019@parlament.gv.at bekannt
zu geben.
Jedem/r Delegationsleiter/in und deren begleitende Delegation werden bei An- und Abreise
am VIP-Terminal des Flughafens Wien bzw. bei Überfahrt der staatlichen Grenze ein
Konvoi bestehend aus einer Limousine und einem Minivan für die Fahrt zum /vom
Konferenzhotel zur Verfügung gestellt. Der Minivan bietet für sechs Delegierte Platz. Der
Sitz neben dem Fahrer ist für den/die begleitende/n Beamten/-in des Österreichischen
Parlaments vorgesehen.
Je nach Sicherheitslevel der Delegation wird der Konvoi sicherheitsüberprüft und
polizeigelotst. In diesem Falle können nur sicherheitsüberprüfte Fahrzeuge im Konvoi
mitfahren.
Delegierte, die nicht mit dem/der Delegationsleiter/in reisen, werden ersucht, ihren
Transfers selbst zu organisieren.
2/5 Der Flughafen Wien-Schwechat (http://www.viennaairport.com) ist ca. 18km und je nach
Verkehrslage etwa 20 Minuten Autofahrt vom Stadtzentrum entfernt. Sie erreichen Wien
mit dem Zug (City Airport Train oder ÖBB Railjet Train), Taxi oder Bus.
Der Transfer von den Konferenzhotels zum Konferenzort und dem Abendessen wird in
Bussen organisiert.
Vienna City Marathon, 7 April 2019
Am Sonntag, dem 7. April 2019, findet der Vienna City Marathon statt. Deswegen sind Teile
der Stadt inklusive dem Stadtzentrum gesperrt. Sollte die Delegation nicht im Hotel
Intercontinental wohnen, wird deshalb am 7. April 2019 eine Anreise erst ab 17.00 Uhr
empfohlen.
Aufgrund von Straßensperren ist die Innenstadt bis 14.00 Uhr nicht befahrbar. Danach
werden die Sperren nach und nach bis 17.00 Uhr aufgehoben.
Akkreditierung
Ein Welcome Desk wird direkt am Flughafen für die Abholung der Welcome Bags und
Konferenzbadges geöffnet. Delegationsleiter/innen erhalten sowohl einen Pin, als auch ein
Badge.
Delegationsleiter/innen und die begleitenden Delegierten, die am Landweg nach Österreich
kommen, erhalten Ihre Welcome Bags und Konferenzbadges durch die Beamt/innen des
Österreichischen Parlaments.
Für Delegierte, die nicht mit dem/der Delegationsleiter/in reisen, werden Welcome Desks
am Montag, dem 8. April 2019, von 13.00 – 14.15 Uhr in den Konferenzhotels geöffnet.
Delegierte, die später anreisen, erhalten ihre Akkreditierung gegen Vorweis einen
Lichtbildausweises direkt am Konferenzort.
Aus Sicherheitsgründen sind alle Teilnehmer/innen verpflichtet, die Badges während
der gesamten Konferenz sichtbar zu tragen. Im Falle des Verlusts kontaktieren Sie bitte
unverzüglich die Konferenzorganisatoren/-innen.
Logistische Unterstützung
Bei logistischen Fragen während der Vorbereitung der Delegationsreise nach Österreich,
kontaktieren Sie logistics-EUSpeakers@parlament.gv.at
Für Hilfestellungen während der Konferenz wenden Sie sich an die Mitarbeiter/innen am
Informationsstand am Konferenzort.
3/5Bilaterale Treffen
Räume für bilaterale Gespräche während der Konferenz können vorab unter bilaterals-
EUSpeakers@parlament.gv.at reserviert werden. Während der Konferenz wenden Sie sich an
die Mitarbeiter/innen am Informationsstand am Konferenzort.
Sicherheit
Sollten sich waffentragende Sicherheitsbeamte in der Delegation befinden, ist dies dem
Innenministerium mittels Verbalnote mit folgendem Inhalt bis spätestens 30. März 2019
bekannt zu geben: vollständiger Name, Geburtsdatum, Passnummer, Art der Waffe,
Seriennummer und mitgeführte Munition. Kontakt: abt3@bvt.gv.at
Falls Funkfrequenzen benötigt werden, sind diese beim Bundesministerium für Verkehr,
Innovation und Technologie so früh wie möglich, jedoch spätestens bis 30. März 2019, zu
beantragen. Kontakt: +43 1 711 62 65 44001; fb.wien@bmvit.gv.at
Sprachen
Für das Treffen der Vorsitz-Troika wird eine Simultandolmetschung in Deutsch und Englisch
vorgesehen. Weitere Dolmetschkabinen stehen für Delegationen, die ihre eigenen
Dolmetschteams mitbringen, zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie die
Konferenzorganisator/innen bis 8. März 2019.
Für die Plenarsitzung der Konferenz der ParlamentspräsidentInnen der EU-Mitgliedstaaten
und des Europäischen Parlaments wird eine Simultandolmetschung in Englisch, Deutsch
und Französisch angeboten. Eine begrenzte Anzahl an Dolmetschkabinen wird nach dem
first-come-first-served-Prinzip für jene Delegation zur Verfügung stehen, die eigene
Dolmetschteams mitbringen. Bitte beantragen Sie Ihre Dolmetschkabine bis 8. März 2019
bei den Konferenzorganisator/innen.
Wortmeldungen
Teilnehmer/innen, die sich während der Konferenz zu Wort melden möchten, werden gebeten,
entsprechende Kärtchen auszufüllen und diese den zuständigen Mitarbeiter/innen bis zum
Beginn der Debatte der jeweiligen Session auszuhändigen. Die Kärtchen werden in den
Welcome Bags mit anderen Konferenzunterlagen ausgegeben.
4/5Konferenzdokumente
Die Konferenzunterlagen sind auf www.eu2018parl.at und im Konferenzsaal während der
Konferenz verfügbar.
Medien
Die Konferenz wird in Deutsch und Englisch live auf www.eu2018parl.at übertragen und als
Video nach der Konferenz auf Englisch auf youtube abrufbar sein. Mit der Akkreditierung zur
Konferenz erklären Sie sich damit einverstanden, der Republik Österreich – Bund, vertreten
durch die Parlamentsdirektion das nicht-exklusive, zeitlich und örtlich unbegrenzte Recht zu
übertragen, Ihre Rede und/oder Statements sowie Bilder und Videos von Ihnen zu benutzen,
die während der Konferenz gemacht werden. Dies beinhaltet insbesondere das übertragbare
Recht, diese auch in bearbeiteter Form zu vervielfältigen, verbreiten, senden, öffentlich
wiederzugeben und zur Verfügung zu stellen sowie auf jede heute bekannte oder noch
unbekannte Art zu nutzen.
Rauchen
Rauchen ist ausschließlich in den dafür vorgesehenen Bereichen gestattet.
Kontakt/EU- und Internationaler Dienst des österreichischen Parlaments
Gerhard Koller
EU-Mitwirkung und Europäische Beziehungen
Julia Groiß
Protokoll, Besuchs- und Konferenzorganisation
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an:
EUSpeakers-AT2019@parlament.gv.at
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