Leistungsbeschreibung - FORMULAR-MANAGEMENT-SYSTEM XIMA FORMCYLE FORMCYCLE Version: 6
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Leistungsbeschreibung
FORMULAR-MANAGEMENT-SYSTEM
XIMA® FORMCYLE
FORMCYCLE Version: 6
Stand: Januar 2020
Begriffsbestimmung ................................................................................................................. 4
Übersicht ................................................................................................................................. 5
Technologie ......................................................................................................................... 5
Systemvoraussetzung .......................................................................................................... 5
Datenhaltung ....................................................................................................................... 5
Authentifizierung .................................................................................................................. 5
Internationalisierung ............................................................................................................ 5
Responsive Design ............................................................................................................... 5
Basismodule und Funktionsumfang .......................................................................................... 6
Formulare ............................................................................................................................ 7
Designer .......................................................................................................................... 8
Veröffentlichen ................................................................................................................ 9
Verarbeitung .................................................................................................................. 10
Dateien .......................................................................................................................... 12
Double-Opt-In ................................................................................................................ 13
Zugriff ............................................................................................................................ 14
Versionen ...................................................................................................................... 15
Postfach ........................................................................................................................ 16
Exportieren .................................................................................................................... 17
Datentabelle .................................................................................................................. 18
Exportieren .................................................................................................................... 18
Kopieren ........................................................................................................................ 18
Statistik ............................................................................................................................. 19
Postfächer ......................................................................................................................... 20
Daten ................................................................................................................................ 21
Datenbankverbindungen................................................................................................. 21
Datenbankabfragen ........................................................................................................ 22
LDAP-Verbindungen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) ................................................... 22
LDAP-Abfragen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) .......................................................... 23
Quellen .......................................................................................................................... 23
Benutzerverwaltung ............................................................................................................ 24
Benutzer ........................................................................................................................ 24
Gruppen......................................................................................................................... 25
LDAP-Gruppen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) ........................................................... 26
Rollen ............................................................................................................................ 27
Mandant ............................................................................................................................ 27
Mandanteinstellungen .................................................................................................... 28
Frontendserver............................................................................................................... 29
Plugins ........................................................................................................................... 29
Protokoll ............................................................................................................................ 29
Dateien und Templates ...................................................................................................... 30
Meine Daten ...................................................................................................................... 31
Postfach ............................................................................................................................ 31
Personalisierte Einladungen................................................................................................ 32
Plugins................................................................................................................................... 33
PDF-Print ........................................................................................................................... 34
PDF-Utils ........................................................................................................................... 35
IMAP/SMTP Mail Proxy ...................................................................................................... 36
Amazon AWS und Dropbox ................................................................................................. 37
SharePoint ......................................................................................................................... 38
FAQ ....................................................................................................................................... 39
2
Allgemein ........................................................................................................................... 39
Formulardesigner ............................................................................................................... 39
Workflow ........................................................................................................................... 40
Ausgabemöglichkeiten ....................................................................................................... 40
Index ..................................................................................................................................... 41
3
Begriffsbestimmung
BEGRIFF BESCHREIBUNG
XIMA® FORMCYCLE Visueller Formulareditor zum Erstellen eines Formulars.
Designer
Formular Das über XIMA® FORMCYCLE bereitgestellte Formular und alle
Einstellungen für dieses.
Postfach Im Postfach werden alle abgesendeten Formulare angezeigt. Für
jedes Formular kann ein Postfach festgelegt werden.
Es gibt Sammelpostfächer und Formularpostfächer. In einem
Formularpostfach werden die eingegangen Formularwerte für ein
bestimmtes Formular angezeigt.
Rollen Über Rollen werden die Rechte und der Funktionsumfang der
Verwaltungsoberfläche definiert. Jeder Benutzer hat genau eine
Rolle.
Mandant Ein Mandant ist eine eigenständige Instanz mit eigenen
Formularen, Benutzern, Gruppen, Postfächern, Status, Mailservern
und mehr.
Ein Mandant ist isoliert von anderen Mandanten und hat keinen
Zugriff auf die Daten oder Einstellungen anderer Mandanten.
Plugin Ein Plugin erweitert die Funktionalität von XIMA® FORMCYLE auf
kundenspezifische Bedürfnisse.
Technisch wird dabei eigene Java-Logik in XIMA® FORMCYLE
eingebunden.
Master-Server Der Master-Server stellt alle Funktionalitäten des Gesamtsystems
bereit. Er kann sich mit mehreren Frontend-Servern verbinden.
Der Master-Server kann, im Gegensatz zum Frontend-Server, auch
allein betrieben werden.
Frontend-Server Ein Frontend-Server ermöglicht das Ausliefern und die
Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server
bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche.
Cluster XIMA® FORMCYCLE kann mit sogenannten Frontend-Servern und
Master-Servern betrieben werden. Fällt ein Master-Server aus,
kann er durch einen anderen Frontend-Server ersetzt werden.
Farm Eine Farm ist ein Verbund von mehreren XIMA® FORMCYCLE
Master-Servern und Frontend-Servern. Diese stehen üblicherweise
innerhalb eines Data-Centers und sind miteinander vernetzt.
Durch eine Farm kann die Ausfallsicherheit und die
Lastenverteilung verbessert werden.
4
Übersicht
Technologie
XIMA® FORMCYCLE ist eine auf Java basierende Webanwendung. Auf Seiten des Clients wird
für die Webformulare JavaScript und CSS verwendet.
Systemvoraussetzung
§ Java 8 (Oracle oder OpenJDK) (Empfohlen wird OpenJDK 8)
§ Apache Tomcat ab Version 8 (Empfohlen wird Apache Tomcat 8.5)
§ JDBC fähige Datenbank
o MySQL ab Version 5
o MS SQL ab Version 2010
o PostgreSQL ab Version 9.3
o Oracle ab Version 9
§ Browser für die Administration (Microsoft Edge, Firefox, Chrome)
§ Zugang zu einem Mailserver zum Versenden von E-Mails (optional)
Datenhaltung
Alle Daten (auch Formulardaten und Dokumente) werden in der Datenbank gespeichert.
Formulardaten, Dokumente, Zugangsdaten und personenbezogene Daten werden verschlüsselt.
Die Verschlüsselung kann nicht abgeschaltet werden.
Authentifizierung
XIMA® FORMCYCLE verfügt über eine interne Benutzerverwaltung. Hier können Benutzer
angelegt und verwaltet werden. Ein Benutzer meldet sich mit seinem Passwort und
Benutzernamen am Formular oder an der Verwaltungsoberfläche an.
Weiterhin wird auch Kerberos und NTLM unterstützt für die Authentifizierung am Formular
beziehungsweise an der Verwaltungsoberfläche. Es wird dafür das kostenpflichtige LDAP-Modul
benötigt.
Internationalisierung
Die Verwaltungsoberfläche steht aktuell in den Sprachen Deutsch, Englisch und Niederländisch
zur Verfügung. Jeder Nutzer kann bei der Anmeldung am System frei wählen, welche Sprache er
nutzen möchte.
Die mit XIMA® FORMCYCLE erstellten Webformulare sind vollständig internationalisierbar. Ein
Formular wird in einer Standardsprache erstellt. Bei Bedarf kann der Formularersteller das
Formular in weitere Sprachen übersetzen. Hierbei sind nur die entsprechenden Texte zu
übersetzen, das Formular muss nicht neu erstellt werden.
Responsive Design
Webformulare von XIMA® FORMCYCLE passen sich der Größe des Browser-Fensters an und
können damit sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop-Geräten verwendet werden.
5
Basismodule und Funktionsumfang
Abbildung 1: XIMA® FORMCYCLE Verwaltungsübersicht
Die Verwaltungsoberfläche ist in mehrere Module unterteilt. Dargestellt in Abbildung 1 ist die
Startseite, welche nach der Anmeldung am System angezeigt wird. In der Mitte befindet sich
das Dashboard, von dem aus wichtige Funktionen schnell erreicht werden können.
Links zu sehen ist die Menüleiste mit den einzelnen Modulen, die im Folgenden noch genauer
beschrieben werden.
• Start Startseite, welche nach dem Anmelden angezeigt wird
• Meine Formulare Übersicht über alle Formulare, mit Möglichkeit zum Anlegen, Löschen
und Bearbeiten
• Statistik Daten und Diagramme zum System über eingegangene Formulare
• Postfächer Verwaltung der verfügbaren Postfächer für abgesendete Formulare
• Daten Verwaltung von statischen Datenquellen wie CSV und dynamischen Datenquellen
wie Datenbankabfrage und LDAP-Abfragen
• Benutzerverwaltung Möglichkeiten zum Anlegen, Löschen und Bearbeiten von
Benutzern, Benutzergruppen und Rollen
• Mandant Einstellungen zum aktuellen Mandaten, wie etwa E-Mail-Server oder Plugins
• Protokoll Einsicht der aufgezeichneten Protokolle zu Systemereignissen und der
Verarbeitung von eingegangenen Formularen
• Dateien & Templates Verwaltung von Dateien, die für Formulare und Vorgänge benötigt
werden. Etwa CSS, E-Mail-Vorlagen und Links. Enthält auch weitere Einstellungen für die
Internationalisierung von Formularen.
• System Einstellungen für Administratoren, wie etwa die Konfiguration der Datenbank
und die Einrichtung von NTLM und Kerberos
• Meine Daten Menüpunkt, der jedem Nutzer zur Verfügung steht und wo dieser seine
Daten einsehen oder sein Passwort ändern kann
• Postfach öffnen Öffnet die Oberfläche des Postfachs, wo alle abgesendeten Formulare
eingesehen und bearbeitet werden können
6
Formulare
Abbildung 2: Modul "Formulare" - Übersicht
Das Modul „Formulare“ ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Wie in Abbildung 2 dargestellt findet
sich hier eine Übersicht über die vorhandenen Formulare und Vorlagen. Für die Darstellung kann
zwischen einer Kachelansicht und einer Listenansicht gewechselt werden. Folgende Aktionen
sind hier möglich:
§ Bearbeitung von Formularen
§ Anzeige von Formularen
§ Erstellung von Formularen
§ Suche
§ Filterung
§ Fortgeschrittene Einstellungen
Für jedes Formular können zusätzliche Einstellungen vorgenommen beziehungsweise zusätzliche
Funktionalitäten konfiguriert werden. Diese sind im Folgenden erläutert.
Abbildung 3: Geöffnetes Menü mit Funktionen und Einstellungen des Formulars
7
Designer
Abbildung 4: Der Formulardesigner
Webbasierter Formulardesigner zum Erstellen der Formulare. Er bietet den folgenden
Funktionsumfang (Auszug):
§ Drag & Drop der Formularelemente
§ Responsive Design
§ Übersetzung in andere Sprachen
§ Unmittelbare Vorschau des Formulars so, wie es beim Endkunden aussieht
§ Eingabe von Hilfetexten für jedes einzelne Element für die kontextsensitive Hilfe
§ Festlegung von wiederholbaren Elementen oder Elementblöcken
§ Deklaration von Mussfeldern und Datentypen zur Validierung von Eingaben
§ Festlegung der Fehlerdarstellung und deren Behandlung
§ Vorschaumodus mit der Möglichkeit, verschiedene Status und Anmeldeszenarien zu
simulieren
§ Verwendung aller im HTML-Standard verfügbaren Formularelemente
§ Zusätzliche Designelemente wie etwa Seiten, Fieldsets, Container (DIV), Abstandshalter,
Freitext, Bilder und mehr
§ Platzhalter und weitere frei festlegbare HTML-Attribute
§ Schalten von Sichtbarkeit und Schreibschutz der Elemente, in Abhängigkeit von
Elementwerten, Zustände, Benutzergruppen oder dem aktuellen Status
§ Verwendung von serverseitig definierten Datenquellen zum Befüllen von
Auswahlelementen
§ Erstellung und Verwaltung von Elementvorlagen wie einem Adressblock
§ Verwendung von Widgets (Elemente oder Elementblöcke mit erweiterten
Funktionsumfang und serverseitiger Interaktion. Beispiel: Captcha)
Zudem kann bei Bedarf zur weiteren individuellen Anpassung auch frei definierbares CSS- und
JavaScript eingefügt werden. Hierfür steht ein CSS- und JavaScript-Bereich zur Verfügung. Für
JavaScript wird standardmäßig auch die Bibliothek jQuery mit ausgeliefert.
8
Veröffentlichen
Im Bereich „Veröffentlichen“ stehen verschiedene Integrationsmöglichkeiten bereit, mit den das
Formular in bestehende Webseiten eingebunden werden kann.
Abbildung 5: Veröffentlichungsmöglichkeiten eines Formulars
§ Direkter Link
Zeigt den Link des Formulars, mit dem es direkt im Browser geöffnet werden kann.
§ HTML-Link
Zeigt den HTML-Link des Formulars als HTML-Anchor-Elemente an ()
§ QR-Code
Zeigt einen QR-Code zum Aufrufen des Formulars an
§ iFrame / Script / Ajax
Code zum Einbetten des Formulars via iFrame / Script / Ajax
§ HTML-Seite
Das Formular eingebettet in eine HTML-Seite
§ Typo3 / Sharepoint / Wordpress
Einbindung in verschiedene Systeme andere Anbieter. Für bestimmte Systeme werden
zudem zusätzliche Plugins über die Portale der Hersteller angeboten.
§ Personalisierte Einladung
Siehe „Personalisierte Einladung“
9
Verarbeitung
Abbildung 6: Modul "Formulare" - Verarbeitung
Die sogenannte Status und Aktionsverarbeitung steuert, wie mit abgesendeten Formulardaten
weiter verfahren wird.
Es können pro Formular beliebig viele Status und Aktionen angelegt werden. Der Status definiert
den jeweiligen Zustand eines Vorgangs (abgesendetes Formular). Mittels Aktionen werden die
Formulardaten lesend und schreibend innerhalb des entsprechenden Status verarbeitet.
Status
Bei jedem Absenden eines Formulars wird die Statusverarbeitung durchlaufen. Alle im
jeweiligen Status vorhandenen Aktionen werden dabei abgearbeitet.
Zugriffssteuerung
Abbildung 7: Zugriffssteuerung eines Status
Für jeden Status kann festgelegt werden, wann der Status verfügbar ist und welche
Benutzergruppen den Status verändern dürfen.
10Fehlerbehandlung in Status
Abbildung 8: Fehlerbehandlung in der Statusverwaltung
Jeder Status besitzt mehrere Konfigurationsmöglichkeiten für die Behandlung von Fehlern,
die beim Statuswechsel auftreten können.
Zeitgesteuerte Verarbeitung (Eskalationsmanagement)
Abbildung 9: Zeitgesteuerte Verarbeitung eines Status
Ermöglicht die Verarbeitung von Vorgängen nach definierbaren Zeiten. Es kann eine
Zeitspanne festgelegt werden, nach deren Ablauf automatisch ein Wechsel in einen anderen
Status wie etwa „Eskalation“ vorgenommen wird.
Aktionen
Aktionen führen Funktionen aus. Beispiel hierfür sind etwa das Versenden von E-Mails oder das
Generieren von Dokumenten. Diese Aktionen werden innerhalb eines Status ausgeführt.
Weiterhin können Aktionen Dateien verarbeiten. Es wird hierbei zwischen zwei Aktionstypen
unterschieden:
Bereitstellende Aktionen
Eine bereitstellende Aktion erzeugt Dateien oder stellt Dateien bereit. Andere Aktionen
können diese Dateien dann weiterverarbeiten. Bereitstellende Aktionen sind etwa:
§ Bestehende PDF-Formulare und Word-Dokumente befüllen
§ Vorhandene Dateien komprimieren (Zip)
§ XML-Export
§ Externe Ressource in den Workflow einbinden
§ Textdateien aus Formulardaten erzeugen
Verarbeitende Aktionen
Diese Aktionen verarbeiten Dateien oder führen andere Funktionen wie eine
Weiterleitung aus. Verarbeitende Aktionen sind etwa:
§ E-Mail versenden
§ Dateien an Vorgang anhängen
§ Individuelle Abschlussseite anzeigen
§ Dateien zum Download anbieten
§ Formulardaten in externe SQL-Datenbanken schreiben
§ Formulardaten nachträglich ändern
11§ Daten per POST-Request an andere Server senden
§ Ressourcen im Dateisystem speichern
§ Vorgang duplizieren, in Postfach kopieren oder in Postfach verschieben
Abarbeitungsbedingung
Abbildung 10: Modul "Formulare" – Aktionsverarbeitung
Für jede Aktion kann optional eine Abarbeitungsbedingung definiert werden. Diese legt
fest, ob die Aktion aufgeführt wird oder nicht.
Dateien
Abbildung 11: Ansicht von Dateien & Templates
Hier können zusätzliche Dateien und Ressourcen verwaltet werden. Dabei kann es sich etwa um
Word- und PDF-Dokumenten handeln, die in der Verarbeitung mit Formulardaten befüllt werden.
Zudem stehen Dateien wie Bilder, Schriftarten oder CSS- und JavaScript-Dateien auch im
Formular zur Verfügung.
12Double-Opt-In
Abbildung 12 Konfiguration Double-Opt-In
Das Double-Opt-In ermöglicht die Anforderung einer Einwilligungsbestätigung zur Verarbeitung
der Formulardaten. Füllt ein Benutzer ein Formular aus und sendet es ab, erhält er per E-Mail
einen Bestätigungslink.
Erst nach Klicken auf diesen Link werden die Formulardaten im System weiterverarbeitet.
Bestätigt der Benutzer nicht, so werden die Formulardaten nach einem einstellbaren Zeitraum
automatisch wieder gelöscht.
§ Absender und Empfänger individuell wählbar
§ Texte für Betreff und Inhalt der E-Mail konfigurierbar
§ Antwortseiten (Bestätigungs-E-Mail, Ablauf der Bestätigungsfrist) konfigurierbar
§ Ablauffrist und Löschzeiten konfigurierbar
13Zugriff
Abbildung 13: Einstellungsmöglichkeiten für den Zugriff eines Formulars
§ Verfügbarkeit
Ob das Formular online verfügbar ist. Hier kann auch ein Zeitraum festgelegt werden.
§ Login-Schutz
Wenn aktiviert, kann das Formular nur von registrierten Benutzern geöffnet und
abgesendet werden. Es werden auch Benutzer aus einem Active-Directory unterstützt.
§ Passwortschutz
Legt einen Passwortschutz für das Formular fest. Dieses Passwort muss nur eingegeben
werden, wenn der Benutzer nicht an XIMA® FORMCYCLE angemeldet ist.
§ Editierschutz
Das Formular kann nur von definierten Benutzern im Designer bearbeitet werden.
§ Datenschutz
Ermöglicht das Anonymisieren abgesendeter Formulare. Es werden dann keine
nutzerbezogenen Daten des Absenders gespeichert.
§ Doppelte Datensätze
Über einen frei definierbaren Identifikator kann das Absenden von doppelten
Datensätzen verhindert werden.
14Versionen
Abbildung 14: Modul "Formulare" - Versionen
Für jedes Formular kann es mehrere Versionen beziehungsweise Stände geben. Jede Version
kann separat bearbeitet werden. Zudem wird hier festgelegt, welche Version aktuell Online zur
Verfügung steht.
15Postfach
Abbildung 15: Modul "Formulare" – Postfach
Abbildung 16: Modul Posteingang mit individuell konfiguriertem Postfach
Neben dem Standardpostfachtyp „Sammelpostfach“ kann für jedes Formular ein individuelles
Formularpostfach erstellt werden.
Im Sammelpostfach werden abgesendete Daten verschiedener Formular angezeigt, allerdings
nur grundlegende Daten wie Titel und Eingangsdatum.
In Formularpostfach hingegen kann frei festgelegt werden, welche Formularfelder und
Informationen angezeigt werden sollen. Dies ist etwa sinnvoll, um schnell einen Überblick über
die wesentlichen Stammdaten zu erhalten.
16Exportieren
Word-/PDF Export
Erzeugt aus einem Formular ein unausgefülltes Word- oder PDF-Dokument. Beim Export in das
Word Format, werden auch entsprechende Platzhalter generiert, so dass das Formular im
Workflow wieder mit den eingegeben Formulardaten befüllt werden kann und als Druckquittung
zur Verfügung steht. Für eine bessere Steuerung des Exportdesigns, können Word-Dokumente
als Vorlage verwendet werden.
Steckbrief
Die Funktion Steckbrief erlaubt das Erstellen einer Übersicht über die wichtigsten Eigenschaften
eines Formulars. Der generierte Steckbrief wird als PDF-Dokument zurückgegeben. Wie im
Word-/PDF-Export kann auch bei der Generierung des Steckbriefs eine Vorlage verwendet
werden.
17Datentabelle
Abbildung 17: Modul "Formulare" - Datentabelle
Die Datentabelle dient dazu, in der Datenbank eine separate Tabelle anzulegen, die nur die
Daten der ausgewählten Formularelemente enthält. Auf diese kann dann beispielsweise über
eine Datenbankabfrage von einem anderen Formular oder von externen Anwendungen aus
zugegriffen werden.
Exportieren
Bietet die Möglichkeit, das Formular inklusive der Verarbeitung und anderen Einstellungen als
Datei herunterzuladen. So kann das Formular lokale gespeichert werden, etwa zum Anlegen von
Backup oder zu Übertragung an ein anderes XIMA® FORMCYCLE-System.
Kopieren
Beim Kopieren eines Formulars werden alle Einstellungen kopiert und ein neues Formularprojekt
erzeugt (Klonen). Ältere Formularversionen und die Formulareingänge in den entsprechenden
Postfächern werden nicht kopiert.
18Statistik
Abbildung 18: Modul "Statistik"
In der Statistik stehen Informationen zu abgesendeten Daten und zum System übersichtsmäßig
bereit.
Für Formulare wird für tages-, wochen-, oder monatsabhängig angezeigt
§ wie viele Formular aufgerufen wurden,
§ wie viele Formular davon abgesendet wurde, und
§ wie viele Fehler bei der Formularverarbeitung aufgetreten sind.
Angezeigt werden zudem auch die aktuellen Werte für
§ die Anzahl geöffneter Formulare (Formularsitzung),
§ die Anzahl der an Verwaltungsoberfläche angemeldeten Nutzer, und
§ die Anzahl angemeldeter Administratoren.
19Postfächer
Abbildung 19 Modul "Postfächer"
Alle eingegangenen Formulardaten werden in einem Postfach abgelegt. Initial steht hierfür das
sogenannte zentrale Postfach zur Verfügung.
Für mehr Flexibilität können über die Postfachverwaltung zusätzliche Postfächer angelegt und
verwaltet werden. Jedem Postfach werden Benutzergruppen zugeordnet. Nur Benutzer, die einer
der zugeordneten Benutzergruppe angehören, sehen im Posteingang das Postfach und die darin
enthaltenen Vorgänge.
20Daten
Hier können Daten verwaltet werden, die dann im System zur Verfügung stehen. Etwa können
Daten als Auswahloptionen von Auswahlfeldern im Formular genutzt werden oder über ein HTTP-
Request abgerufen werden.
Das Modul „Daten“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.
Datenbankverbindungen
Abbildung 20: Modul "Daten" – Datenbankverbindungen
Datenbankverbindungen stellen eine Möglichkeit dar, Verbindungsdaten zu verschiedenen
Datenbanken zentral zu pflegen. Diese Datenbankverbindungen können dann im System weiter
verwendet werden, ohne dass dabei jedes Mal die Verbindungsdaten und der Datenbanktyp
erneut konfiguriert werden muss.
Etwa beim Anlegen einer Datenbankabfrage oder in Verarbeitungsaktionen wie „DB-Abfrage“
kann auf die hier hinterlegten Verbindungsdaten zugegriffen werden.
21Datenbankabfragen
Abbildung 21: Modul "Daten" – Datenbankabfragen
Datenbankabfragen verhalten sich ähnlich wie Datenquellen (XML, CSV, JSON), werden jedoch
nicht statisch hinterlegt, sondern dynamisch aus einer Datenbank ausgelesen. Als
„Abfragesprache“ wird SQL verwendet. Es muss hierbei auf Unterschiede der einzelnen
Datenbanktypen geachtet werden.
Zudem gibt es die Möglichkeit, die Datenbankabfrage auch sofort zu testen.
LDAP-Verbindungen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)
Abbildung 22: Modul "Daten" – LDAP-Verbindungen
22Ähnlich zu Datenbankverbindungen handelt es sich bei LDAP-Verbindungen um die
Konfiguration des Zugriffs auf die Daten eines Active-Directory oder LDAP-Servers. LDAP-
Verbindungen werden für LDAP-Abfragen verwendet.
LDAP-Abfragen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)
Abbildung 23: Modul "Daten" – LDAP-Abfragen
LDAP-Abfragen sind ähnlich zu Datenbankabfragen. Sie dienen dazu, dynamisch Daten von
einem LDAP-Server zu ermitteln. Hierbei steht neben der Filterung über eine LDAP-Query auch
die Einschränkung der Rückgabewerte auf festgelegte Attribute zur Verfügung.
Zudem gibt es die Möglichkeit, die LDAP-Abfrage auch sofort zu testen.
Quellen
Abbildung 24: Modul "Daten" - Quellen
23Bei Datenquellen handelt es sich um statische hinterlegte Daten. Unterstützt werden Daten im
Format CSV, JSON und XML. Weiterhin wird auch der Import von Excel-Dokumenten unterstützt.
CSV-Datenquellen können etwa im Designer als Auswahlmöglichkeiten eines Auswahlfelds
festgelegt werden. JSON und XML-Datenquellen können etwa im Designer über den Script-
Bereich verarbeitet werden.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden Benutzergruppen, Benutzer und Rollen verwaltet. Je nach
Konfiguration und Lizenz können auch Benutzer aus einem LDAP (Active-Directory) verwendet
werden.
Jeder Benutzer besitzt genau eine Rolle und kann mehreren Gruppen angehören.
Über die Rolle werden die Rechte des Benutzers festgelegt. Diese Berechtigungen steuern, auf
welche Module und Funktionen der Benutzer Zugriff hat.
Über Benutzergruppen kann der Zugriff auf den Posteingang, der Zugriff auf Formulare und
Formularelemente sowie der Zugriff auf die Formularbearbeitung und die Verarbeitung geregelt
werden.
Neben der internen Benutzerverwaltung besteht die Möglichkeit, Benutzerinformationen
(Stammdaten und Authentifizierung) über LDAP (Active-Directory) zu beziehen. Bei LDAP-
Benutzern werden die Stammdaten und das Passwort extern gepflegt und können daher nicht
direkt über XIMA® FORMCYCLE geändert werden.
Das Modul „Benutzerverwaltung“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.
Benutzer
Abbildung 25: Modul "Benutzerverwaltung" – System-Benutzer
24In diesem Untermodul werden die einzelnen Benutzer angelegt und verwaltet. Steht das
kostenpflichtige LDAP-Modul zur Verfügung, können die Benutzer auch direkt auch dem LDAP
importiert beziehungsweise verlinkt werden.
Gruppen
Abbildung 26: Modul "Benutzerverwaltung" - Gruppen
Benutzergruppen werden für die Organisation von Benutzern verwendet und dienen der
Verwaltung von Zugriffsrechten auf Formulare und Formularelemente sowie auf Postfächer und
die Verarbeitung. Ein Benutzer kann, unabhängig von seiner Rolle, mehreren Benutzergruppen
angehören.
25LDAP-Gruppen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)
Abbildung 27: Modul "Benutzerverwaltung" –LDAP-Gruppen
Bei LDAP-Gruppen handelt es sich um eine Form der Benutzerverwaltung, bei der die Daten
eines LDAP-Servers genutzt werden.
Es kann eine LDAP-Abfrage angegeben werden, die mehrere Benutzer zurückliefert. Hierbei
werden im Gegensatz zu LDAP-Benutzern keine einzelnen Benutzer innerhalb von FORMCYCLE
angelegt.
Bei der Anmeldung wird geprüft, ob die Anmeldedaten auf einen Benutzer aus einer LDAP-
Gruppe zutreffen. Es wird dann ein virtueller, nicht in der Datenbank gespeicherter Benutzer
erzeugt. Dieser Nutzer hat dann die in der LDAP-Gruppe eingestellte Rolle und Benutzergruppen.
Zum Einsatz kommt diese Möglichkeit etwa, wenn es sehr viele Benutzer gibt und diese nicht
einzeln angelegt werden sollen.
26Rollen
Abbildung 28 Modul "Benutzerverwaltung" - Rollen
Die Oberfläche der Verwaltung ist in verschiedene Module aufgeteilt. Über die Rollenverwaltung
wird festgelegt, auf welche Module und Funktionalitäten ein Benutzer mit dieser Rolle Zugriff
hat. Jedem Benutzer ist immer genau eine Rolle zugeordnet.
Mandant
Für jeden Mandanten werden beim Anlegen verschiedene Voreinstellungen getroffen. In diesem
Modul können diese angepasst und bei Bedarf erweitert werden.
Das Modul „Mandant“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.
27Mandanteinstellungen
Abbildung 29: Modul "Mandant" - Einstellungen
Hier werden grundlegende Einstellungen zu E-Mail-Servern, Anmeldung und weiteren
Funktionalitäten getroffen.
Grundeinstellungen
§ Name und Alias des Mandaten
§ Standardsprache
§ Basis-URL, welche etwa zur Generierung eines Formularlinks genutzt wird
§ Bemerkung
28E-Mail Einstellungen
Zum Versenden von E-Mails durch das System muss ein E-Mail-Server konfiguriert werden.
§ Verbindungsdaten
§ Anmeldedaten und Verschlüsselung
§ E-Mail-Adresse des Absenders
Anmeldeeinstellungen für Benutzer
Festlegung der Nutzerverwaltung
§ System (Interne Benutzerverwaltung)
§ LDAP (Benutzer werden ausschließlich aus einen LDAP-Verzeichnis gelesen)
§ LDAP und System (Kombination aus beiden Varianten)
Frontendserver
Verwaltung der zur Verfügung stehenden Frontendserver. Hier wird festgelegt, welche
systemweiten Frontend-Server für diesen Mandanten zur Verfügung stehen. Ein Frontend-Server
ermöglicht das Ausliefern und die Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server
bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche.
Plugins
Hier können Plugins hochgeladen werden, die nur für einen bestimmten Mandanten zur
Verfügung stehen sollen. Plugins erweitern das System um zusätzliche Funktionalitäten.
Protokoll
Abbildung 30: Modul "Protokoll"
Das Protokoll bietet eine übersichtliche und lückenlose Dokumentation ausgeführter Aktivitäten
sowie eine Übersicht eventuell aufgetretener Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten
sind.
Es gibt zudem auch Filtermöglichkeiten, etwa die Einschränkung auf einem bestimmten
Zeitraum oder auf einen bestimmten Vorgang.
29Dateien und Templates
Abbildung 31: Dateien & Templates - Ansicht Dateien
Hier verwaltete Dateien stehen global für alle Formularen und Verarbeitungen zur Verfügung. Es
gibt dabei die folgenden Arten von Dateien:
§ Design (CSS)
CSS-Templates, die für alle Formulare bereitstehen. Im Designer kann ausgewählt
werden, welches CSS-Template genutzt werden soll.
§ XSL-Transformation
XSL-Transformation-Templates dienen der Transformation einer XML-Exportdatei und
können etwa für die Aktion „XML-Export“ und für den Postfachexport verwendet werden.
§ HTML
Alle vom System verwendeten Antwortseiten stehen als Template zur Verfügung und
können entsprechend abgeändert werden. Antwortseiten sind etwa Meldungen wie
„Formular erfolgreich abgesendet.“
§ Text
Bei Text-Templates handelt es sich um globale Texte, die etwa in der Verarbeitung über
Platzhalter verwendet werden können.
§ i18n-Variablen
Texte, die im Formular gebraucht werden, werden hier zentral verwaltet werden. Dies
betrifft beispielsweise auch alle Fehlermeldungen bei ungültigen Formulareingaben.
§ E-Mail
E-Mail-Templates können in der Aktion „E-Mail“ verwendet, um den Inhalt einer E-Mail
zentral verwalten zu können.
§ Link
Link-Templates werden in der Aktion „Weiterleitung“ verwendet, etwa um den Nutzer
nach Absenden des Formulars auf eine externe Seite weiterzuleiten. Link-Templates
bieten die Möglichkeit, Links zentral zu pflegen.
§ Dateien
30Bereitstellung von Dateien, die für alle Formularen zur Verfügung stehen. CSS- und
JavaScript-Dateien werden automatisch im Formular eingebunden.
Meine Daten
Stammdaten des angemeldeten Benutzers. Hier besteht auch die Möglichkeit, dass Passwort zu
ändern.
Postfach
Abbildung 32: Ansicht des Posteingang
Im Postfach werden alle eingegangenen Vorgänge (abgesendete Formulardaten) in Sammel- und
Formularpostfächern übersichtlich angezeigt. Ob ein Benutzer ein Postfach sehen kann, hängt
von seiner Berechtigung ab.
Jedes gesendete Formular wird in einem Postfach abgelegt. Benutzer mit entsprechendem
Zugriff können die Datensätze öffnen und bearbeiten, den Status wechseln oder Bemerkungen
und Dateien hinzufügen.
Zudem ist in der Detailansicht verfügbar eine Historie einsehbar. Hier kann nachvollzogen
werden, welche Aktionen für den Vorgang ausgeführt wurden.
Sortieren, Filtern und Suchen
Zur besseren Übersicht können Filter und Sortierfunktionen für die Vorgänge eingesetzt werden.
Gelesen/Ungelesen
Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird er zur besseren Übersicht als gelesen markiert. Hier kann
nach gelesenen und ungelesenen Vorgängen gefiltert werden.
31Status wechseln oder zurücksetzen
Abhängig von seiner Berechtigung kann der Benutzer den Status des Vorgangs direkt über den
Posteingang ändern oder die Formulardaten korrigieren.
Vorgang weiterverarbeiten
Formulare können direkt in der Detailansicht eingesehen, weiterverarbeitet oder angepasst
werden.
Personalisierte Einladungen
Mit dieser Funktion werden über eine Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt, mit Daten
der Datenquelle befüllt und über einen personalisierten Link an die entsprechenden Empfänger
versendet.
Über den Posteingang hat man zu jedem Zeitpunkt die Übersicht, welcher Vorgang sich aktuell
in welchem Bearbeitungsstatus befindet.
Abbildung 33 Konfiguration "Personalisierte Einladung"
32Plugins
XIMA® FORMCYCLE bietet ein Vielzahl von Einstiegspunkten für die Erweiterung der Standard-
Funktionalitäten durch Plugins. Basierend auf verschiedenen Plugin-Typen werden diese Plugins
zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt und erlauben es, eigene Funktionen
beziehungsweite Verarbeitungslogik bereitzustellen.
In dieser Leistungsbeschreibung werden die wichtigsten von der XIMA bereitgestellten Plugins
beschrieben.
33PDF-Print
Abbildung 34: PDF-Print Plugin - Globale Einstellung
Dieses Plugin bietet die Möglichkeit, ein Formular direkt zu drucken, ohne eine Druckvorlage mit
einem anderen Werkzeug zu erstellen beziehungsweise ein entsprechendes Mapping
konfigurieren zu müssen.
Das Design des PDF-Dokuments kann über Print-CSS (@media print) angepasst werden.
Abbildung 35: PDF-Print Plugin - Links das Formular und rechts die Druck-Ausgabe
34PDF-Utils
Abbildung 36: Konfiguration des PDF-Utils-Plugin
Das Plugin „PDF-Utils“ stellt mehrere Funktionalitäten bereit:
§ PDF-A
Erzeugt aus dem übergebenen PDF-Dokument ein PDF-A Dokument. Zusätzlich können
Meta-Informationen hinzugefügt und bearbeitet werden.
§ PDF-Merge
Fügt mehrere PDF-Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen. Dabei ist die
Reihenfolge frei wählbar. Zusätzlich können Meta-Informationen hinzugefügt und
bearbeitet werden.
§ PDF-Sign
Signiert ein PDF-Dokument über ein p12- oder pfx-Zertifikat.
35IMAP/SMTP Mail Proxy
Abbildung 37: IMAP Plugin Einrichtung
Das Plugin „IMAP/SMTP Mail Proxy“ dient der Bereitstellung von Vorgängen über einen
Standard E-Mail-Client mit Unterstützung für IMAP. Hierbei wird für jeden Vorgang eine E-Mail
im entsprechenden Postfach-Ordner inklusive der Anhänge abgelegt.
Abbildung 38: Ansicht der Vorgänge in einem Mail Client
36Amazon AWS und Dropbox
Abbildung 39: Ansicht Konfiguration Amazon AWS
Abbildung 40: Ansicht Konfiguration Dropbox
Dateien können im Formular hochgeladen oder in der Verarbeitung erstellt werden. Diese
beiden Plugins ermöglichen das Speichern solcher Dateien in den Cloud-Speichern „Amazon
AWS“ und „Dropbox“.
37SharePoint
Abbildung 41: Konfiguration des SharePoint-Plugins
Dieses Plugin sendet eingegangene Formulardaten an SharePoint und speichert sie in den
konfigurierten SharePoint-Listen. Neben den Formulardaten können auch Dateien übertragen
werden.
38FAQ
Allgemein
Werden zusätzliche Werkzeuge/Programme Nein. Alle Funktionen stehen über die
zum Erstellen von Formularen bzw. Workflows Weboberfläche zur Verfügung.
benötigt?
Benötigen wird kostenpflichtige Programme Nein. Alle Systemvoraussetzungen werden
um die Systemvoraussetzungen zu erfüllen? auch mit OpenSource Programmen wie z.B.
z.B. MS SQL oder Oracle MySQL, Postgres ... erfüllt.
Kann ich FORMCYCLE in unser bestehendes Ja. FORMCYCLE unterstützt die Einbindung
MS Active Directory einbinden und so evtl. (Benutzerverwaltung, SSO) in das MS Active
SSO nutzen? Directory.
Können die Formulare in bestehende Ja. Dies kann über einen Link, ein iFrame,
Webseiten eingebunden werden? JavaScript und Ajax erfolgen.
Sind die Formulare Responsive? Ja.
Können die Formulare BITV konform erstellt Ja. FORMCYCLE bietet alle technisch
werden. notwendigen Funktionen zur Erstellung BITV
konformer Formulare.
Gibt es die Möglichkeit ein Formular zu Ja. Eine sog. Zwischenspeicherung ist
speichern und später mit der Bearbeitung möglich.
fortzufahren?
Wird Double-Opt-In unterstützt? Ja.
Gibt es eine Online-Hilfe? Ja. https://help6.formcycle.eu
Werden Mandanten unterstützt? Ja.
Können Formulare mehrsprachig erstellt Ja. Jedes Formular kann beliebige
werden. Sprachvarianten haben.
Können Formularvorlagen erstellt werden und Ja.
diese übergreifend genutzt werden?
Wie kann FORMCYCLE erweitert werden? Eigene Erweiterungen sind über eine offene
Plugin Schnittstelle möglich (Java-API).
Formulardesigner
Unterstützt der Formulardesigner WYSIWYG? Ja.
Kann ich eigenes JavaScript bzw. eigene Ja. Es kann JavaScript direkt im Designer
JavaScript Bibliotheken verwenden? geschrieben, oder global als Datei hinterlegt
werden
Kann ich eigenes CSS bzw. eigene CSS Ja. Es kann CSS direkt im Designer
Bibliotheken verwenden? Stichwort CI/CD geschrieben, oder global als Datei
hinterlegt/verlinkt werden.
Können Elementgruppen so abgespeichert Ja. Es können Templates
werden, dass man sie in einem anderen
Formular wieder verwenden kann?
Gibt es einen Vorschaumodus? Ja. Im Vorschaumodus des Formulardesigners
stehen auch zusätzliche Debug-Funktionen
zur Verfügung.
Können Elemente bzw. Elementblöcke Ja. Über die Funktionalität „Wiederholen“
dynamisch zur Verfügung gestellt werden können Elemente/Elementgruppen
(z.B. Je nach Anzahl der Kinder werden dynamisch erzeugt werden.
zusätzliche Elemente/Zeilen bereitgestellt).
39Ist es einfach möglich Elemente zu Ja. Dies lässt sich sehr komfortabel
verstecken / anzuzeigen in Abhängigkeit von konfigurieren. Neben anzeigen/verstecken
Benutzereingaben? können Elemente auch mit einem
Schreibschutz (readonly) versehen werden.
Sind Bedingungen wie Pflichtfeld, Ja.
Wertebereich, erlaubte Eingaben (z.B. E-Mail)
für Eingabeelemente einfach zu
konfigurieren?
Workflow
Kann mit FORMCYCLE ein Ja. Über die Status und Aktionsverarbeitung
Genehmigungsworkflow einfach abgebildet lässt sich das sehr einfach umsetzen.
werden?
Gibt es schon vorgefertigte Funktionen wie Ja. Es gibt jede Menge vorgefertigte Aktionen
z.B. E-Mail versenden? wie z.B. E-Mail senden, In DB schreiben, XML
generieren, MS Word Dokumente befüllen,
Vorgang in Postfach verschieben ...
Können Dokumente aus den Formulardaten Ja. Z.B. XML, MS Word, PDF und via XSLT
generiert werden? weitere Formate.
Kann man ein generiertes Dokument auch in Ja. Jede Aktion kann auf die Informationen
weiteren Aktionen (z.B. Dokument in einer E- (Result) der vorherigen Aktionen zugreifen
Mail als Anhang versenden) verwenden? und diese verarbeiten.
Können Workflowschritte in Abhängigkeit von Ja. Jede Aktion (Workflowschritt) hat eine sog.
Formulareingaben ausgeführt werden? Abarbeitungsbedingung.
Ausgabemöglichkeiten
Kann aus den eingegebenen Formulardaten Ja. Das abgesendete Formular kann auf dem
ein PDF erzeugt werden? Server „gedruckt“ und als PDF zur Verfügung
gestellt werden.
Welche Ausgabemöglichkeiten als PDF, MS Word, XML, Textdatei, XSLT
Druckquittung gibt es?
Können Dokumente aus den Formulardaten Ja. Z.B. XML, MS Word, PDF und via XSLT
generiert werden? weitere Formate.
Können mehrere PDF Dokumente Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)
zusammengeführt werden?
Werden die PDF Dokumente als Typ PDF/A Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)
erzeugt?
Kann ein PDF elektronisch signiert werden? Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)
40Index
Active-Directory 13, 21 LDAP-Query 21
Aktionen 9, 10, 19, 29 Mailserver 3, 4
Benutzer 3, 7, 9, 13, 18, 22, 23, 24, 27, 29, Mandant 3, 25, 26
30 NTLM 4
Benutzergruppe 9, 18 Plugin 3
Datenquellen 7, 20, 21 Postfachexport 28
Double-Opt-In 12 Protokoll 27
Drag & Drop 7 Rolle 3, 22, 23, 25
E-Mail 10, 12, 27, 28 Sammelpostfach 3, 15
Eskalationsmanagement 10 Status 3, 7, 9, 10, 29, 30
Formulardesigner 7 Veröffentlichung 8
Formularpostfach 3, 15 Verschlüsselung 4, 27
Frontendserver 27 Vorschaumodus 7
Kerberos 4 Widgets 7
LDAP 4, 20, 21, 22, 23, 24, 27 Workflow 10
LDAP-Abfragen 21 XML-Export 10
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