AGB mit Zertifizierungsvereinbarung - afp-da.de
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Agentur für Präqualifizierung
GmbH
Carl-Mannich-Straße 26
AGB
65760 Eschborn mit
Telefon: 06196/ 928-802
Telefax: 06196/ 928-803 Zertifizierungsvereinbarung
Mail: info@afp-da.de
Stand: 21.07.2021
AGB
mit Zertifizierungsvereinbarung
Stand: 21.07.2021
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 1 von 11Agentur für Präqualifizierung
GmbH
Carl-Mannich-Straße 26
AGB
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Telefax: 06196/ 928-803 Zertifizierungsvereinbarung
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1. Geltungsbereich
2.2 Vertragsabschluss
Mit Einreichung des Antrags bei der
Auf der Grundlage der Regelungen des GKV- Präqualifizierungsstelle ist das Antragsverfahren
Spitzenverbandes, der DIN EN ISO/IEC 17065:2013 eröffnet. Das Antragsformular muss bei
und den Anforderungen an Zertifizierungsstellen, Antragsstellung der aktuell gültigen Version der
die Leistungserbringer gemäß § 126 Abs. 1a SGB V AfP entsprechen.
zertifizieren (Anforderungen der Deutschen
Akkreditierungsstelle – DAkkS) gelten für alle Folgende Angaben müssen zur
Zertifizierungsprozesse, die von der AfP direkt oder Antragsbewertung/Antragsannahme durch den
im vertraglich geregelten Auftrag Dritter Antragsteller an die AfP übermittelt werden:
durchgeführt werden, die Zertifizierungs- Firmenname, Inhaber/Geschäftsführer, Straße,
vereinbarung und AGB der AfP in der jeweiligen Hausnummer, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Antragsart,
Versorgungsbereich/e, Zustimmung zu den AGB
zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen
(enthält auch die Zertifizierungsvereinbarung) und
Fassung. Alle Zertifizierungsverfahren der AfP, die
die Unterschrift des Antragsstellers
mit einem Zertifikat oder einer Antragsablehnung
abschließen, unterliegen dieser Ordnung. Folgende Angaben können erbracht oder nach
Sie gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen Antragsannahme nachgereicht werden:
der Agentur für Präqualifizierung GmbH (im Fachliche Leiter, Nachweise /Eigenerklärungen,
Folgenden: AfP) und ihren Auftraggebern SEPA-Basis-Lastschriftmandat und weitere Angaben
(nachfolgend Leistungserbringer, bzw. LE). des Leistungserbringers
Abweichende Geschäftsbedingungen des
Leistungserbringers werden von der AfP nicht Kann die Zertifizierungsleistung erbracht werden,
anerkannt, es sei denn, dieses wird von der AfP erhält der Leistungserbringer eine
schriftlich bestätigt. Antragsannahme, bzw. bei einem Antrag zur
Aus einem Schweigen der AfP kann nicht auf eine Datenübernahme einer aktuell gültigen
Zustimmung zu den abweichenden PQ/Zertifizierung einer fremden PQ-Stelle, eine
Geschäftsbedingungen des Leistungserbringers Bestätigung der Integration seiner Daten in das
geschlossen werden. System und das Überwachungskonzept der AfP per
Fax und Mail, damit gilt der Vertrag als
geschlossen.
2. Vertragsgegenstand Somit entsteht eine Entgeltpflicht des
Leistungserbringers für die beantragte
Zertifizierung und alle erforderlichen Verfahren
2.1 Vertragspartner des (wie z.B. Überwachungsaudits/
Antragstellers/Leistungserbringers Konformitätsprüfungen), die innerhalb der Laufzeit
Zertifizierungsstelle zur Aufrechterhaltung der Präqualifizierung
Agentur für Präqualifizierung GmbH durchgeführt werden müssen.
Carl-Mannich-Straße 26, 65760 Eschborn Nach Antragsannahme kann keine entgeltfreie
Vertreten durch den Geschäftsführer: Änderung oder Stornierung des Verfahrens
Herrn Diethard Grundl vorgenommen werden.
Registergericht:
Amtsgericht Frankfurt a.M., Der Antrag des Leistungserbringers kann durch die
Registernummer: Abt. B, HR Nr.: 89343, Zertifizierungsstelle abgelehnt werden, wenn die
St.Nr.: 043 239 25011 angestrebte Zertifizierung nicht im Geltungs-
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereich der AfP liegt, die Pflichtangaben nicht zur
gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: Verfügung stehen oder ein Insolvenzverfahren
DE 274410493 eröffnet wurde. Die AfP behält sich vor, im
Einzelfall einen Antrag auch durch andere Gründe
Inhaltliche Verantwortlichkeit trägt der innerhalb der Antragsbewertung abzulehnen.
Geschäftsführer der AfP
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 2 von 11Agentur für Präqualifizierung
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Der Kunde wird im Falle einer Antragsablehnung eine Präqualifizierung des/r VB/s/e nicht
mit Angabe des Ablehnungsgrunds per Fax und möglich.
Mail informiert, es entsteht keine Entgeltpflicht.
Gemäß § 126 Abs. 1 a S.5 SGB V sind
Präqualifizierungszertifikate auf höchstens 5 Jahre Gemäß 2.4 der AGB bedarf es der
zu befristen, die Gültigkeit kann nicht verlängert Mitwirkungspflicht des LE, zu einer
werden. Mit Ablauf der Gültigkeit der PQ, endet fristgerechten und vollständigen
auch die Vertragsdauer. Datenzusendung. Eine fehler-, lückenhafte
oder unterlassene Datenübermittlung
2.3 Leistungsumfang führt zur Ablehnung des
Die Konformität mit den aktuellen Anforderungen Zertifizierungsverfahrens, bzw. zur
des GKV-Spitzenverbandes ist innerhalb der Einschränkung, Entzug oder Aussetzung
gesetzten Frist durch den Leistungserbringer des Zertifikates.
nachzuweisen, um die einzelnen Phasen der
Zertifizierung, bzw. den Abschluss der Die Mitarbeiter der AfP prüfen, ob alle
Verfahrensprüfung zu ermöglichen. erforderlichen Nachweise vollumfänglich
geliefert wurden und den Anforderungen
Die AfP prüft die Antrags-/Auditunterlagen des der GKV Empfehlungen/ Kriterienkatalog
Leistungserbringers auf Konformität. Die Prüfung entsprechen.
erfolgt auf der Grundlage der Regelungen des GKV- Aus Gründen des Datenschutzes und der
Spitzenverbandes, der DIN EN ISO/IEC 17065:2013 Vertraulichkeit sind bei Rückfragen zu
und den Anforderungen der DAkkS an laufenden Verfahren stets
Zertifizierungsstellen, die Leistungserbringer Aktenkennzeichen, IK-Nummer und
gemäß § 126 Abs. 1a SGB V zertifizieren. Postleitzahl zu übermitteln.
Die Zertifizierung besteht aus: Anfragen zu einem laufenden
Zertifizierungsverfahren sind schriftlich an
Antragsbewertung: die AfP zu richten. Telefonische
Bewertung der zur Verfügung gestellten Anfragen/Auskünfte werden nicht
Angaben, um sicherzustellen, dass die dokumentiert, sind somit nicht
Informationen über den verbindlich.
Leistungserbringer und den/die Rückantworten innerhalb der Evaluation
beantragten Versorgungsbereich/e (Erst-PQ, Re-PQ und Änderungsantrag
ausreichend für die Durchführung des sowie Überwachungsaudit)
Zertifizierungsprozesses sind, Insolvenz-
freiheit besteht/nicht besteht, den AGB Wird festgestellt, dass die Nachweise nicht
zugestimmt wurde und alle und/oder nicht konform mit den
Pflichtangaben vorliegen, sowie seitens Anforderungen eingereicht wurden, erhält
der AfP alle notwendigen Ressourcen und der LE eine Aufstellung der fehlenden
Mittel zur Durchführung der und/oder unzureichenden Nachweise.
Präqualifizierung zur Verfügung stehen. Diese Unterlagen können innerhalb einer
vorgegebenen Frist (siehe 2.6) vorgelegt
Evaluierung: werden. Die Prüfung der nachgereichten
Die Evaluierung umfasst eine Unterlagen/Nachweise erfolgt nach
Dokumentenprüfung, bei der Beantragung Fristablauf.
von Scope 1,2,4 erfolgt neben der
Ab der 3. Rückantwort wird der
Dokumentenprüfung regelmäßig eine
Mehraufwand gemäß Entgelttabelle
Betriebsbegehung. Bei allen Scopes kann
berechnet.
bei Unstimmigkeiten der Dokumente oder
auf Hinweis eine anlassbezogene Verletzt der LE seine Mitwirkungspflicht,
Begehung durchgeführt werden. Der LE zum Beispiel durch vollumfänglich
muss der anlassbezogenen Begehung unterlassene Datenübermittlung, führt
zustimmen. Erfolgt keine Zustimmung ist dies zur Ablehnung/Entzug der
Zertifizierung.
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 3 von 11Agentur für Präqualifizierung
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Fristverlängerung Überwachungsaudit:
Innerhalb des Verfahrens/Ausgangsfrist Die Zertifizierungsstelle führt, gemäß der Norm
kann formlos schriftlich eine und den ergänzenden Regeln der DAkkS, innerhalb
Fristverlängerung (siehe 2.6) beantragt der Gültigkeitsdauer des Zertifikates von 5 Jahren
werden. Es ist zu beachteten, dass die turnusmäßig zwei Überwachungen (nach ca. 20
Prüfung der nachzureichenden und ca. 40 Monaten) zur Aufrechterhaltung der
Unterlagen/Nachweise durch die AfP stets Präqualifizierung durch, um die Konformität der
nach Fristablauf erfolgt und eine bestehenden Präqualifizierung mit den aktuellen
Fristverlängerung die Zertifizierung Anforderungen des GKV-Spitzenverbandes, der DIN
verzögert. EN ISO/IEC 17065:2013 und der Deutschen
Akkreditierungsstelle – DAkkS zu gewährleisten.
• Zertifizierungsbewertung:
Darüber hinaus können anlassbezogene
In der Bewertung wird überprüft, ob alle Überwachungsaudits, nach Bedarf mit Begehung,
Schritte des Evaluierungsprozesses und durch die Zertifizierungsstelle veranlasst werden.
Fristen eingehalten wurden, durch
Stichproben wird das Ergebnis der Wird die Konformität der Zertifizierung im
Evaluation verifiziert. Überwachungsaudit festgestellt, erhält der LE eine
• Zertifizierungsentscheidung: Bestätigung zur Aufrechterhaltung der
Grundlage für die Erteilung einer Zertifizierung. Wird die Konformität nicht
Zertifizierung ist die Dokumentation der festgestellt, wird die Zertifizierung eingeschränkt,
Antragsbewertung, der Evaluierung und ausgesetzt oder zurückgezogen.
der Zertifizierungsbewertung.
Das Verfahren wird im Zertifizierungsprogramm
Liegen fristgerecht alle erforderlichen der AfP beschrieben und auf Anfrage bereitgestellt.
Nachweise komplett und konform mit den
Anforderungen vor, wird die Zertifizierung Anerkennen von Zertifizierungen anderer
mit Datum der Zertifizierungs- akkreditierter PQ-Stellen
entscheidung bestätigt.
Eine Rückdatierung der Zertifizierung/ Auf der Internetseite der AfP www.afp-da.de steht
Konformitätsbestätigung ist unzulässig. LE ein Antrag auf Datenübernahme der aktuell
Der Leistungserbringer erhält nach gültigen Zertifizierung einer anderen akkreditierten
erfolgreicher Zertifizierung ein Zertifikat. PQ-Stelle zur Verfügung. Dieser kann bei Bedarf
Zertifikate können entzogen, eingeschränkt oder ausgedruckt, unterschrieben und zusammen mit
ausgesetzt werden. dem Zertifikat eingereicht werden. Die
Kündigungskonditionen der bisherigen PQ-Stelle
Sollten bei Fristablauf die erforderlichen sind zu berücksichtigen.
Nachweise für einzelne Versorgungsbereiche (VB)
nicht vorliegen oder nicht konform der Die in den Empfehlungen nach § 126 SGB V
Anforderungen gemäß GKV-Empfehlungen sein, genannten Anforderungen sind bei der
werden diese VB nicht in der Zertifizierung Datenübernahme einer aktuell gültigen
berücksichtigt und ausschließlich die Präqualifizierung nicht nachzuweisen.
verbleibenden VB präqualifiziert. Die Daten der aktuell gültigen Präqualifizierung
Liegen nach Ablauf der Frist nicht alle werden bei einer Datenübernahme ohne jedwede
grundlegenden Nachweise vor (siehe GKV- Änderung in das System der AfP übernommen,
Vorgaben) oder bestehen Nonkonformitäten, so somit in das Überwachungskonzept integriert und
wird der Antrag auf Präqualifizierung abgelehnt. einer Überwachung zugeführt.
Die Ablehnungsgründe werden schriftlich (§ 158 BGB/aufschiebende Wirkung, gemäß FAQ
mitgeteilt. der DAkkS vom 30.01.2020) Das Verfahren wird im
Gegen eine Zertifizierungstätigkeit, z.B. die Zertifizierungsprogramm der AfP beschrieben und
Entscheidung, kann Einspruch eingelegt werden. auf Anfrage bereitgestellt.
Das Verfahren wird im Zertifizierungsprogramm Das Verfahren wird im Zertifizierungsprogramm
der AfP beschrieben und auf Anfrage bereitgestellt. der AfP beschrieben und auf Anfrage bereitgestellt.
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 4 von 11Agentur für Präqualifizierung
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2.4 Rechte und Pflichten Die Richtigkeit und Aktualität der im
Antragsformular angegebenen Kontaktdaten, sind
Der Antragsteller (Kunde) muss gem. der DIN EN im laufenden Zertifizierungsverfahren und für den
ISO/IEC 17065:2013, 4.1.2, stets die kompletten Zeitraum der Zertifizierung durch den
Zertifizierungsanforderungen des Leistungserbringer sicherzustellen. Änderungen
Zertifizierungsprogramms und der müssen unverzüglich mitgeteilt werden, um die
Zertifizierungsvereinbarung der Zustellung wichtiger Informationen innerhalb des
Zertifizierungsstelle erfüllen, einschließlich der Verfahrens und der Zertifizierung sicherzustellen.
Umsetzung entsprechender Änderungen, wenn
Der Leistungserbringer gewährt den
diese durch die AfP mitgeteilt werden.
Begehungspartnern der AfP, Mitarbeitern oder
Er muss dafür Sorge tragen und die Beauftragten der Akkreditierungsstelle Zugang zu
entsprechenden Vorkehrungen treffen, dass allen notwendigen Bereichen und Dokumenten
sämtliche Anforderungen des und trifft alle nötigen Vorkehrungen dafür.
Zertifizierungsprogramms und der
Der Leistungserbringer muss alle notwendigen
Zertifizierungsvereinbarung innerhalb der Laufzeit
Vorkehrungen für eine Untersuchung von
erfüllt werden, auch in Bezug auf die Verwendung
Beschwerden treffen. Er muss Aufzeichnungen
von Konformitätszeichen oder Informationen, die
aller Beschwerden aufbewahren, die ihm in Bezug
sich auf die Zertifizierung beziehen.
auf die Einhaltung der Zertifizierungs-
Der Leistungserbringer stimmt einer Überprüfung anforderungen bekannt gemacht wurden und
der Antragsunterlagen, ggf. einer Nachreichung diese Aufzeichnungen auf Anfrage der AfP zur
von Unterlagen, ggf. einer Begehung der Verfügung stellen.
Betriebsstätte des Leistungserbringers (abhängig Zudem muss er geeignete Maßnahmen ergreifen in
vom beantragten Versorgungsbereich), der Bezug auf solche Beschwerden sowie jegliche
Ausstellung des Zertifikates für die Mängel, die die Einhaltung der Anforderungen an
Präqualifizierung und einer Überwachung der die Zertifizierung beeinflussen. Die ergriffenen
Präqualifizierung nach ca. 20 Monaten und ca. 40 Maßnahmen sind zu dokumentieren.
Monaten nach dem Datum des Gültigkeitsbeginns
Der Leistungserbringer ist verpflichtet, alle ihm
zu.
zugänglich gemachten Informationen über die AfP
Der Leistungserbringer verpflichtet sich, im und deren Unterauftragnehmern vertraulich zu
erforderlichen Umfang mitzuwirken. behandeln.
Insbesondere sind eine fristgerechte und Die AfP verpflichtet sich, alle ihr zugänglich
vollständige Zusendung der erforderlichen gemachten Informationen über das laufende
Daten/Unterlagen, die zeitnahe Übermittlung Zertifizierungsverfahren vertraulich zu behandeln.
relevanter Auskünfte und eine gebotene
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung
Unterstützung zu gewähren, um eine fristgerechte
personenbezogener Daten unterliegt den jeweils
Bearbeitung des Verfahrens zu ermöglichen.
geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Er hat alle notwendigen Vorkehrungen für die
Durchführung der Evaluierung und Überwachung,
einschließlich der Berücksichtigung der Prüfung der
Dokumentation und Aufzeichnungen, des Zugangs
zu der entsprechenden Ausstattung, den
Standort(en), den Bereichen, dem Personal und
den Unterauftragnehmern zu treffen.
Alle eingereichten Unterlagen werden nach dem
Zertifizierungsverfahren digital archiviert und im
Anschluss vernichtet. Eingereichte Unterlagen
werden nicht zurückgesendet, daher sollten
Leistungserbringer nur Kopien einreichen.
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 5 von 11Agentur für Präqualifizierung
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Der Leistungserbringer hat gem. der Norm DIN EN Das Nutzungsrecht aller Zertifikate und Symbole
ISO/IEC 17065:2013, 4.1.2, eine Mitteilungspflicht besteht nur für den Zeitraum einer gültigen
gegenüber der Zertifizierungsstelle bzgl. aller Zertifizierung. Der Antragsteller trifft alle
Veränderungen, die seine Fähigkeiten, die Vorkehrungen bei Aussetzung, Entzug oder
Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen, Beendigung der Zertifizierung die Verwendung
beinträchtigen könnte. Hierzu steht auf unserer aller Werbematerialien, die jeglichen Bezug auf die
Website ein Änderungsantrag zur Verfügung. Zertifizierung enthalten, einzustellen und die vom
Zertifizierungsprogramm geforderten, sowie alle
Eine Änderung der aktuell gültigen PQ, verändert anderen erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.
nicht deren Laufzeit.
Bei Bezugnahme auf die Zertifizierung in
Neue Nachweise über die Erfüllung der Kommunikationsmedien, wie z.B. Dokumenten,
Anforderungen nach § 126 Absatz 1 Satz 2 SGB V Broschüren oder Werbematerialien, sind die
sind nur hinsichtlich der geänderten Verhältnisse Anforderungen der Zertifizierungsstelle, wie im
erforderlich, sofern die Bestätigung/Zertifikat über Zertifizierungsprogramm festgelegt, zu erfüllen.
die Ausgangspräqualifizierung noch gültig ist. Stellt der Kunde anderen die
Zertifizierungsdokumente zur Verfügung, so
Maßgebliche Änderungen sind: müssen die Dokumente in ihrer Gesamtheit bzw.
so, wie im Zertifizierungsprogramm festgelegt,
Erstantrag: vervielfältigt werden.
• Wechsel des Inhabers (nur bei Einzelunternehmen),
sofern der bisherige Leistungserbringer keinen Die AfP behält sich vor, eine missbräuchliche
Änderungsantrag gestellt hat oder eine 5 - jährige Verwendung auf dem Rechtsweg zu verfolgen.
Laufzeit gewünscht wird.
Der Leistungserbringer informiert die
Entgeltpflichtiger Änderungsantrag: Zertifizierungsstelle umgehend, wenn er feststellt,
• Wechsel des Inhabers dass Dritte sein Zertifikat missbräuchlich
(Personen- und Kapitalgesellschaft, Vereine, verwenden.
Stiftungen)
• bei einem Rechtsformwechsel
Die AfP ist seit dem 11.02.2019 nach DIN EN
• bei Umfirmierung ISO/IEC 17065:2013 durch die DAkkS akkreditiert.
• Wechsel des fachlichen Leiters bzw. der für die Die Akkreditierung gilt nur für den in der
Leistungserbringung verantwortliche Person Urkundenanlage D-ZE-20988-01-00 aufgeführten
• Standortwechsel des Unternehmens oder von Teilen Akkreditierungsumfang, Zertifizierungen von
des Unternehmens, soweit dort die Dienstleistungen in den Bereichen
Hilfsmittelversorgung erfolgt
Präqualifizierung von Leistungserbringern gemäß
und/oder
• maßgebliche räumliche Änderungen, die die
§ 126 SGB V für Scope 1, Scope 2, Scope 4 und
Eignungskriterien gemäß § 126 Abs. 1 Satz 3 SGB V Scope 6.
berühren
und/oder Die Präqualifizierung des Leitungserbringers ist
• Erweiterung des Hilfsmittelspektrums, soweit die abhängig von der Akkreditierung der
Ausgangspräqualifizierung dieses nicht umfasst
Präqualifizierungsstelle. Die Aussetzung oder
und/oder
Zurückziehung (Erlöschen bzw. Widerruf) der
• Auflösung des Unternehmens oder bei Eröffnung
des Insolvenzverfahrens über das Firmenvermögen Akkreditierung führt zur Ungültigkeit des
bzw. eines vergleichbaren Verfahrens oder wenn Präqualifizierungszertifikats.
sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
Für den Transfer eines Zertifikats von einer
Der Leistungserbringer trifft alle notwendigen abgebenden Präqualifizierungsstelle
Vorkehrungen die Zertifizierung nicht in einer an eine annehmende Präqualifizierungsstelle gilt
Weise zu verwenden, die die Zertifizierungsstelle in (in Anlehnung an IAF MD2):
Misskredit bringen könnte, sowie keinerlei Nur gültige akkreditierte Zertifizierungen werden
Äußerungen über ihre Zertifizierung zu treffen, die transferiert. Zertifikate, bei denen bekannt ist, dass
die Zertifizierungsstelle als irreführend oder diese ausgesetzt wurden, werden für den Transfer
unberechtigt betrachten könnte. nicht akzeptiert. In Fällen, in denen eine
Zertifizierung von einer Zertifizierungsstelle erteilt
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wurde, die ihre Arbeit eingestellt hat oder deren Re-Präqualifizierung
Akkreditierung abgelaufen ist, ausgesetzt oder
Der Antrag auf Re- Präqualifizierung muss
zurückgezogen wurde, ist die Übertragung
spätestens 3 Monate vor Ablauf vorliegen.
innerhalb von 6 Monaten oder nach Ablauf der
Bestandskunden der AfP werden rechtzeitig vor
Zertifizierung, je nachdem, welcher Zeitpunkt
Ablauf des Zertifikates durch die AfP informiert.
früher liegt, beendet bzw. abgeschlossen. In
Ggf. erforderliche Anforderung von fehlenden
diesem Fall unterrichtet die annehmende
und/oder unzureichenden Nachweisen durch die
Zertifizierungsstelle die Akkreditierungsstelle,
AfP oder eine Fristverlängerung durch den
unter deren Akkreditierung sie die Zertifizierung
Leistungserbringer sind bei den Fristen
beabsichtigt, vor der Übernahme.
/Einreichung des Antrags mit einzukalkulieren.
Wird der Antrag nicht rechtzeitig eingereicht, droht
Die Zertifizierungsstelle ist zu Änderungen der
eine Versorgungslücke.
allgemeinen Geschäftsbedingungen innerhalb der
Vertragslaufzeit berechtigt. Sie wird diese
Die in den aktuellen Empfehlungen des GKV-SV
Änderungen nur aus triftigen Gründen
genannten Anforderungen sind bei einer RE-
durchführen. Hierunter fallen eine veränderte
Präqualifizierung gemäß § 126 SGB V erneut
Rechtsprechung oder Gesetzesänderungen, bei
vollumfänglich nachzuweisen.
Änderungen der Kriterien/Empfehlungen/
Anforderungen des GKV-Spitzenverbandes oder
Eigenerklärungen von Leistungserbringern über die
der Deutschen Akkreditierungsstelle und/oder bei
weitere Gültigkeit von im Rahmen der aktuell
unvorhersehbaren und erforderlichen Änderungen
gültigen Präqualifizierung vorgelegten
der unternehmerischen Verhältnisse und
Dokumenten sind nicht zulässig. Die Foto-
Verfahrensabläufe sowie sonstigen gleichwertigen
dokumentation muss die aktuelle
Gründen.
Betriebsausstattung zeigen.
Alle Vertragspartner werden über die Website der
2.6 Fristen
AfP über aktuelle Änderungen informiert. Erfolgt
innerhalb einer angemessenen Frist kein
Die Zertifizierungsstelle und der Leistungserbringer
begründeter Widerspruch durch den
stellen sicher, die Fristen des Zertifizierungs-
Vertragspartner, werden die neuen AGB in das
programms und Vorschriften des GKV-
Vertragsverhältnis einbezogen und die Änderung
Spitzenverbandes einzuhalten und die Bearbeitung
gilt als akzeptiert. Eine Vertragsfortführung gemäß
des Antrags nicht schuldhaft zu verzögern.
Bedingungen vor der Änderung ist nicht möglich.
2.5 Laufzeit der Zertifizierung Es gelten folgende Fristenregelungen:
Gemäß § 126 Abs. 1 a S.5 SGB V sind 2.6.1 Fristenregelung für VB ohne Begehung
Präqualifizierungszertifikate auf höchstens 5 Jahre Erstantrag/Re-Präqualifizierung
zu befristen. 1. Innerhalb von 10 AT nach
Antragsbewertung erhält der LE eine
Innerhalb der Laufzeit werden zwei
Antragsannahme per E-Mail und/oder
Überwachungen/Konformitätsprüfungen zur
Fax.
Aufrechterhaltung der Präqualifizierung,
2. Innerhalb von 20 AT nach der
durchgeführt. Diese Verfahren verändern nicht die
Antragsannahme erhält der LE eine
Laufzeit der PQ.
Rückmeldung per Mail und/oder Fax.
Zertifikate können entzogen, eingeschränkt oder a. Die Evaluierung wird
ausgesetzt werden. Das Verfahren wird im abgeschlossen, wenn alle
Zertifizierungsprogramm der AfP beschrieben. erforderlichen Nachweise
vollumfänglich geliefert wurden
Der Leistungserbringer verpflichtet sich, nach
und den Anforderungen
Ablauf der Gültigkeit oder bei Entzug der PQ keine
entsprechen.
Symbole und Zertifikate mehr zu verwenden.
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b. Werden Abweichungen b. Werden Abweichungen
festgestellt, wird dies dem LE festgestellt, wird dies dem LE
schriftlich mitgeteilt. Mit jeder schriftlich mitgeteilt. Mit jeder
Rückantwort erhält der LE eine Rückantwort erhält der LE eine
Frist von 2 Wochen zum Frist von 2 Wochen zum
Korrigieren der erforderlichen Korrigieren der erforderlichen
Nachweise (siehe 2.3). Nachweise (siehe 2.3).
3. Innerhalb des Verfahrens/ 5. Innerhalb des Verfahrens/
Einreichfrist kann formlos schriftlich Einreichfrist kann formlos schriftlich
eine Fristverlängerung beantragt und eine Fristverlängerung beantragt und
so die Frist zum Nachreichen der so die Frist zum Nachreichen der
erforderlichen Unterlagen um erforderlichen Unterlagen um
maximal 8 Wochen verlängert maximal 8 Wochen verlängert
werden. Der gewünschte werden. Der gewünschte
Zeitraum/Länge der Fristverlängerung Zeitraum/Länge der Fristverlängerung
ist durch den LE anzugeben. Wird kein ist durch den LE anzugeben. Wird kein
Zeitraum vorgegeben, erfolgt eine Zeitraum vorgegeben, erfolgt eine
Fristverlängerung von max. 8 Fristverlängerung von max. 8
Wochen. Liegt eine angemessene und Wochen. Liegt eine angemessene und
triftige Begründung (Notsituation) triftige Begründung (Notsituation)
vor, ist ggf. eine längere Frist möglich. vor, ist ggf. eine längere Frist möglich.
4. Innerhalb von 8 Wochen nach der 6. Werden VB mit und ohne Begehung
Feststellung der Konformität erfolgen beantragt, so kann nach schriftlichem
die Zertifizierung sowie das Zusenden Antrag ein Zertifikat für die VB ohne
des Zertifikates. Begehung ausgestellt werden. VB mit
Begehung können später mittels eines
2.6.2 Fristenregelung für VB mit Begehung Änderungsantrags hinzugefügt
Erstantrag/ Re-Präqualifizierung werden.
1. Innerhalb von 10 AT nach 7. Innerhalb von 8 Wochen nach der
Antragsbewertung erhält der LE eine Feststellung der Konformität erfolgen
Antragsannahme per E-Mail und/oder die Zertifizierung sowie das Zusenden
Fax. des Zertifikates.
2. Innerhalb von 4 Wochen nach der
Beauftragung durch den LE wird 2.6.3 Fristenregelung Änderungsantrag
zwischen dem Begeher und dem LE 1. Innerhalb von 10 AT nach
ein Termin zur Betriebsbegehung Antragsbewertung erhält der LE eine
vereinbart. Antragsannahme per E-Mail und/oder
3. Das Protokoll der externen Fax.
Evaluierung (Betriebsbegehung) geht 2. Innerhalb von 20 AT nach der
innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Antragsannahme erhält der LE eine
der Begehung bei der AfP ein. Rückmeldung per Mail und/oder Fax.
4. Innerhalb von 20 AT nach der a. Die Evaluierung wird
Antragsannahme erhält der LE eine abgeschlossen, wenn alle
Rückmeldung per Mail und/oder Fax. erforderlichen Nachweise
a. Die Evaluierung wird vollumfänglich geliefert wurden
abgeschlossen, wenn alle und den Anforderungen
erforderlichen Nachweise entsprechen.
vollumfänglich geliefert wurden
und den Anforderungen
entsprechen.
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b. Werden Abweichungen Nachreichen der erforderlichen
festgestellt, wird dies dem LE Unterlagen um jeweils maximal 8
schriftlich mitgeteilt. Mit jeder Wochen verlängert werden. Der
Rückantwort erhält der LE eine gewünschte Zeitraum/Länge der
Frist von 2 Wochen zum Fristverlängerung ist durch den LE
Korrigieren der erforderlichen anzugeben. Wird kein Zeitraum
Nachweise (siehe 2.3). vorgegeben, erfolgt eine
3. Innerhalb des Verfahrens/ Fristverlängerung von max. 8
Einreichfrist kann formlos schriftlich Wochen. Liegt eine angemessene und
eine Fristverlängerung beantragt und triftige Begründung (Notsituation)
so die Frist zum Nachreichen der vor, ist ggf. eine längere Frist möglich.
erforderlichen Unterlagen um 6. Nach Feststellung der Konformität
maximal 8 Wochen verlängert wird die Aufrechterhaltung der
werden. Der gewünschte Zertifizierung innerhalb von maximal
Zeitraum/Länge der Fristverlängerung 8 Wochen bescheinigt.
ist durch den LE anzugeben. Wird kein
Zeitraum vorgegeben, erfolgt eine 2.7 Kündigung/Übertragung
Fristverlängerung von max. 8 Der Leistungserbringer kann die Vereinbarung
Wochen. Liegt eine angemessene und innerhalb von sechs Wochen nach
triftige Begründung (Notsituation) Feststellungsdatum der letzten Konformität, wie
vor, ist ggf. eine längere Frist möglich. z.B. einem Überwachungsaudit oder
4. Innerhalb von 8 Wochen nach der Änderungsantrag, mit einer Frist von vier Wochen
Feststellung der Konformität erfolgen zum Ende eines Kalendermonats ordentlich
die Zertifizierung sowie das Zusenden kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
des Zertifikates. Alle Bedingungen für eine Beendigung,
Einschränkung, Aussetzung oder Zurückziehen der
2.6.4 Fristenregelung Überwachungsaudit Zertifizierung durch die AfP können dem
1. Der LE wird durch die AfP schriftlich Zertifizierungsprogramm entnommen werden.
per Mail und/oder Fax über das
anstehende Überwachungsaudit Der Vertragspartner kann die Übertragung seines
informiert. aktuell gültigen Vertrags auf einen anderen
2. Die angeforderten Unterlagen Vertragspartner beantragen.
müssen innerhalb von 4 Wochen bei
der AfP eingereicht werden.
3. Nach Ablauf der Einreichfrist des
Überwachungsauditformulars wird
die Evaluierung innerhalb von 20 AT
abgeschlossen, wenn alle
erforderlichen Nachweise
vollumfänglich geliefert wurden und
den Anforderungen entsprechen.
4. Werden Abweichungen festgestellt,
wird dies dem LE schriftlich mitgeteilt.
Mit jeder Rückantwort erhält der LE
eine Frist von 2 Wochen, zum
Korrigieren der erforderlichen
Nachweise (siehe 2.3).
5. Im Überwachungsaudit kann
innerhalb des Verfahrens/
Einreichfrist bis zu dreimal formlos
schriftlich eine Fristverlängerung
beantragt und so die Frist zum
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 9 von 11Agentur für Präqualifizierung
GmbH
Carl-Mannich-Straße 26
AGB
65760 Eschborn mit
Telefon: 06196/ 928-802
Telefax: 06196/ 928-803 Zertifizierungsvereinbarung
Mail: info@afp-da.de
Stand: 21.07.2021
3 Beschwerden und Einsprüche 4 Zahlungsbedingungen / Entgelt
/ Eigentumsvorbehalt
Die Beschwerdestelle der AfP befasst sich sowohl
mit Beschwerden als auch Einsprüchen. Mit der Antragsannahme entsteht eine
Als Beschwerde gilt eine Unzufriedenheits- Entgeltpflicht des Leistungserbringers für die
bekundung (z.B. bzgl. Auditoren, Verfahren, beantragte Zertifizierung und alle erforderlichen
Zertifizierungsstelle, o.ä.), ein Einspruch richtet Verfahren (wie z.B. Überwachungsaudits/
sich gegen Zertifizierungstätigkeiten. Konformitätsprüfungen), die innerhalb der Laufzeit
Beschwerdestelle der AfP: zur Aufrechterhaltung der Präqualifizierung
Agentur für Präqualifizierung durchgeführt werden müssen.
Carl-Mannich-Straße 26 Überwachungsaudits sind Bestandteil des
65760 Eschborn Zertifizierungsverfahrens und mit Anforderung
Telefon: 06196/ 928-802 entgeltpflichtig.
Fax: 06196/ 928-803 Nach der Antragsannahme kann keine entgeltfreie
E-Mail: beschwerdestelle@afp-da.de Änderung oder Stornierung des Verfahrens
Frist zur Einreichung eines Einspruchs: Innerhalb vorgenommen werden.
eines Monats ab Zustellung der Entscheidung.
Unsere Rechnungen sind unverzüglich nach Erhalt
Einsprüche und Beschwerden müssen schriftlich ohne Abzug zahlbar. Auf Wunsch können sie per
erfolgen. Ein Einspruch muss begründet sein, ein Bankeinzug beglichen werden.
nicht begründeter Einspruch kann zurückgewiesen
werden. Bei jedem Einspruch ist das Aktenzeichen Die Preise verstehen sich zzgl. der jeweils
der PQ-Bestätigung und/oder die IK-Nummer und gesetzlich gültigen MwSt., inkl. Versandkosten.
die vollständige Anschrift des Einspruchsführers Berechnungsgrundlage der Kosten aller Leistungen
anzugeben. der AfP, ist die aktuelle Entgelttabelle der AfP in
Die AfP bestätigt dem Einspruchsführer den ihrer jeweils gültigen Form, diese wird gem. DIN EN
Eingang des Einspruchs per Post und/oder Mail. ISO/IEC 17065, Abs. 4.6, auf der Internetseite der
Das entsprechende Zertifizierungsverfahren wird AfP (www.afp-da.de) oder auf Anfrage
von zwei unabhängigen Mitarbeitern der AfP bereitgestellt.
überprüft und bewertet.
Bei einem endgültig abgelehnten
Das Ergebnis des Verfahrens wird innerhalb von 6 Zertifizierungsantrag oder Überwachungsaudit,
Wochen (ab Posteingang des Einspruchs) schriftlich sowie bei Abbruch des Zertifizierungsverfahren,
per Post und/oder Mail, im Besonderen immer an Überwachungsaudits oder der
die Einspruch führende Person und wo immer Betriebsbegehungen durch den Leistungserbringer,
möglich an die Beschwerde führende Person, trägt der Leistungserbringer die vollständige Höhe
übermittelt. der Kosten gemäß der Entgelttabelle.
Die Eigentumsrechte für die Genehmigungen,
Bei unberechtigten Einsprüchen werden die Kosten
Zertifikaten und Konformitätszeichen liegen bei der
je nach Aufwand berechnet, diese übersteigen
AfP. Die Lenkung dieser Genehmigungen,
jedoch nicht die Höhe des Basistarifs des Erst- / Re-
Zertifikate und Konformitätszeichen wird im
Präqualifizierungsantrags (siehe Entgelttabelle der
Zertifizierungsprogramm geregelt. Das
AfP). Beschwerden und berechtigte Einsprüche
Nutzungsrecht der Zertifikate besteht nur für den
sind entgeltfrei.
Zeitraum einer gültigen Zertifizierung.
Die ergriffenen Maßnahmen sind zu
dokumentieren.
Das Einspruchsverfahren entspricht den
Regelungen der DIN EN ISO/IEC 17065 und wird im
aktuellen Zertifizierungsprogramm der AfP
beschrieben.
17_AGB-ZV_R2.7_210721 Seite 10 von 11Agentur für Präqualifizierung
GmbH
Carl-Mannich-Straße 26
AGB
65760 Eschborn mit
Telefon: 06196/ 928-802
Telefax: 06196/ 928-803 Zertifizierungsvereinbarung
Mail: info@afp-da.de
Stand: 21.07.2021
5 Gewährleistung und Haftung
6 Datenschutz
Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte.
Die Haftung der AfP auf Schadensersatz ist, soweit
es dabei jeweils auf ein Verschulden ankommt, Die AfP beachtet bei der Erhebung,
nach Maßgabe den folgenden Bestimmungen Verarbeitung und Nutzung
eingeschränkt: personenbezogener Daten die jeweils
geltenden datenschutzrechtlichen
Die AfP haftet nicht im Falle einfacher Bestimmungen.
Fahrlässigkeit von gesetzlichen Vertretern, Für Einzelheiten verweisen wir auf unsere
Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen, Datenschutzbestimmungen, die sie auf
soweit es sich nicht um eine Verletzung unserer Website abrufen können:
vertragswesentlicher Pflichten handelt. www.afp-da.de
Vertragswesentlich sind Pflichten, die die AfP dem
LE nach Inhalt und Zweck des Vertrages gerade zu
gewähren hat oder deren Erfüllung die 7 Begriffe und Abkürzungen
ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages
überhaupt erst ermöglichen und auf deren
Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig AfP Agentur für Präqualifizierung GmbH
vertraut und vertrauen darf.
AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen
Ein Anspruch auf Schadensersatz wegen einer
leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher
AT Arbeitstag (entspricht den
Vertragspflichten ist auf den vertragstypischen,
Kalendertagen von Montag bis Freitag,
vorhersehbaren Schaden begrenzt, im Falle von
bundeseinheitliche Feiertage sind
Sachschäden und daraus resultierenden weiteren
ausgenommen)
Vermögensschäden jedoch höchstens auf die
Deckungssumme Haftpflichtversicherung der AfP,
DAkkS Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH
die die AfP mindestens in branchenüblichen
Umfang aufrecht erhält.
DIN Deutsches Institut für Normung
Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt in
gleichem Umfang zugunsten der gesetzlichen EN Europäische Norm
Vertreter, Angestellten und sonstigen
Erfüllungsgehilfen der AfP, soweit diese persönlich GKV-SV GKV-Spitzenverband
haften.
ISO Internationale Organisation für
Soweit die AfP technische Auskünfte gibt oder
Normung
informiert und diese Auskünfte oder Informationen
nicht zu dem von der AfP geschuldeten, vertraglich
LE Leistungserbringer
vereinbarten Leistungsumfang gehören, geschieht
dies unentgeltlich und unter Ausschluss jeglicher
PQ Präqualifizierung
Haftung.
Unberührt von den vorstehenden Bestimmungen VB Versorgungsbereich
bleibt die Haftung der AfP für grob fahrlässiges
oder vorsätzliches Verhalten, für zugesagte
Eigenschaften oder Garantien, wegen Verletzung
des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder
soweit die AfP nach zwingenden gesetzlichen
Vorschriften auch ohne Verschulden haftet.
Der Leistungserbringer bleibt uneingeschränkt
haftbar für seine Produkte im zertifizierten
Versorgungsbereich.
Der Gerichtsstand ist Frankfurt am Main.
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