Leitfaden zum Budget 2020
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Finanzen Strategische Programme Leitfaden zum Budget 2020
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Was ist zu tun? 3
1.1 Arbeitsauftrag 3
1.2 Generelles / Vorgehensweise 3
2 Anleitung zur Eingabe in Allevo 4
3 Support & Kontakt 7
Seite 2 20.09.2019
Allevo: Budgetierung 2020
1 Was ist zu tun?
1.1 Arbeitsauftrag
Bitte erfassen Sie das Budget 2020 für Ihre Einheit im Budgetierungstool Allevo. Die Eingabefrist wird Ihnen von
der Fachstelle Controlling bzw. bei den UFSP und KFSP von der Abteilung Forschungsförderung kommuniziert.
1.2 Generelles / Vorgehensweise
Die Strategischen Programme können ihr Budget überjährig nutzen. Nicht verwendete Mittel werden über die
Bilanzreserve auf die Folgejahre übertragen. Die Übertragbarkeit der Mittel ist pro Strategischem Programm
zeitlich oder betragsmässig begrenzt.
Das Budget 2020 der Strategischen Programme setzt sich daher aus zwei Teilen zusammen (siehe auch
Abbildung unten):
1. Reguläres Budget: Hierbei handelt es sich um die im Entwicklungs- und Finanzplan 2020-2023
eingestellten Planwerte für das Jahr 2020. Diese Werte sind als Budgetvorgabe in Allevo im ersten
Tabellenblatt ersichtlich.
Bitte verteilen Sie diesen Betrag auf Ihre Kontierungsobjekte (z.B. "PSP_U1230101") und auf die
einzelnen Kostenarten (Konten).
2. Bilanzreserve: Wenn Sie im Jahr 2020 neben dem regulären Budget auch Mittel aus der Bilanzreserve
verwenden werden, budgetieren Sie dies bitte ebenfalls in Allevo. Die Budgetvorgabe wird
entsprechend überschritten (= Abbau Bilanzreserve). Wenn Sie in 2020 nicht das gesamte reguläre
Budget benötigen, unterschreiten Sie die Budgetvorgabe entsprechend (= Aufbau Bilanzreserve).
Bitte beachten Sie unbedingt, dass der geplante Auf- oder Abbau der Bilanzreserve ausschliesslich auf
dem Konto Nr. 329'885 "Budget Saldoübertrag Strategische Programme" erfasst werden muss. Eine
Verteilung auf verschiedene Kontierungsobjekte kann hingegen vorgenommen werden.
Zusammensetzung Budget Strategische Programme
- Das reguläre Budget entspricht dem EFP 2020 (= Budgetvorgabe 2020).
- Die Budgetvorgabe ist in Allevo eingestellt (siehe 1. Tabellenblatt "Total").
- Bitte verteilen Sie die Budgetvorgabe auf Ihre Kontierungsobjekte.
Gesamtbedarf 2020
- Es können alle aktiven Konten verwendet werden.
Reguläres
- Erfassen Sie Erträge negativ (-) und Aufwand positiv (+).
Budget
- Runden Sie Ihre Eingaben auf 100 CHF.
- Erfassen Sie den geplanten Auf- oder Abbau der Bilanzreserve ausschliesslich auf dem Konto
Auf-/ Abbau
Nr. 329'885 "Budget Saldoübertrag Strategische Programme"
Bilanzreserve
- Der Auf- oder Abbau der Bilanzreserve muss der Abweichung von der Budgetvorgabe entsprechen.
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Allevo: Budgetierung 2020
2 Anleitung zur Eingabe in Allevo
Schritt 1: Login über das Citrix-Umfeld
Es ist sehr wichtig, dass Sie das Login über das „UZH Citrix“ vornehmen. Falls das „UZH Citrix“ bei Ihnen nicht
automatisch geöffnet ist, können Sie die Anwendung mit dem „Plus“ am linken Rand einblenden und mit dem
grünen Haken aktivieren.
Schritt 2: Planungseinstieg über die eigene Agenda: „Controlling“ „CO Planung Allevo“:
Aufruf Online-Planung
-> Benutzerhandbuch Kap. 3 und 4
Seite 4 20.09.2019Allevo: Budgetierung 2020
Schritt 3: Markieren Sie in der Agenda die gewünschte Zeile und öffnen Sie die Excel-Eingabedatei
durch Anklicken des Buttons „Allevo (direkt)“:
Beispiel Agenda:
2020
2020
2020
2020
In Ihrer Allevo Agenda werden automatisch nur die Objekte angezeigt, für deren Budgetierung Sie zuständig
sind.
Schritt 4: Erfassen Sie Ihre Budgeteingabe in den gelben und/oder orangen Feldern und speichern
(Funktion „Plandaten übernehmen“) Sie diese in SAP:
Achtung: Eingaben auf dem Totalblatt sind nicht möglich. Das Totalblatt dient lediglich als eine
Gesamtübersicht. Die Eingaben sind jeweils in den gelben Feldern vorgesehen. Beim Detailbudget wird die
Planung der Plankostenarten zudem mit einem orangen Feld angezeigt.
Achtung: Wenn Sie Allevo verlassen, ohne den Button „Plandaten übernehmen“ zu aktivieren, gehen Ihre
Eingaben verloren. Bis Sie die Planung abgeschlossen haben, können Sie die Plandaten beliebig oft
überschreiben.
Achtung: Durch die Aktivierung des Buttons "Planung abschliessen" werden die Plandaten nicht gespeichert. Es
muss immer zuerst der Button "Plandaten übernehmen" aktiviert werden.
Achtung: Wenn Sie eine Zahl löschen möchten, muss der Wert mit einer Null überschrieben werden. Wenn Sie
den Wert nur löschen übernimmt das System automatisch den alten, gelöschten Wert.
Achtung: Solange ein Eingabefeld aktiviert ist können die Plandaten nicht übernommen werden, es erscheint
eine Fehlermeldung (Fehler bei einem Methodenaufruf). Bitte zuerst auf "Enter" klicken und dann die Plandaten
übernehmen.
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Bei Bedarf kann die Datei wie folgt ausgedruckt werden:
Bei Bedarf kann eine lokale Kopie der Excel-Datei auf dem Laufwerk abgespeichert werden (Offline-Planung,
Versand per E-Mail). Rufen Sie hierfür die Eingabedatei via „Allevo: Agenda“ auf und verlassen Sie diese
wieder (grüner Pfeil). Bestätigen Sie die Meldung „Daten speichern?“ mit „Ja“ und wählen Sie den Speicherort
auf dem Laufwerk aus.
Schritt 5: Bitte überprüfen Sie vor dem Abschluss der Planung im Totalblatt ob Sie Ihre Budgetvorgabe
eingehalten haben. Die Abweichung von der Budgetvorgabe muss dem geplanten Auf- oder Abbau der
Bilanzreserve im Budgetjahr entsprechen. Beenden Sie Ihre Planung, sofern keine Änderungen mehr
erfolgen sollen, indem Sie „Planung abschliessen“ anklicken:
Falls Sie die Planung versehentlich zu früh abgeschlossen haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner
im Controlling (siehe Support & Kontakt), damit der Status wieder zurückgesetzt werden kann. Nach Ablauf der
Frist für die Budgeteingabe setzt das Controlling den Status für alle Einheiten auf „abgeschossen“.
Seite 6 20.09.20193 Support & Kontakt Das ausführliche Benutzerhandbuch kann bei Bedarf auf der FI-Homepage (http://www.fi.uzh.ch/de.html) unter „Planung und Reporting“ „Finanzbudget“ heruntergeladen werden. Die folgenden Personen stehen Ihnen bei Fragen rund um das Budget 2020 gerne zur Verfügung: Eva Baggenstos Eva.Baggenstos@fi.uzh.ch Durchwahl 4 48 08 Daniel Ackle Daniel.Ackle@fi.uzh.ch Durchwahl 4 22 27 Seite 7 20.09.2019
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