Liebe Leserinnen und Leser, herzlich willkommen zum PowerPoint-Training!
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ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012 Intro
Liebe Leserinnen und Leser,
herzlich willkommen zum PowerPoint-Training!
Dieses Buch ist ein Trainingsbuch, das Ihnen solides und fortgeschrittenes Wissen zu
PowerPoint 2010 vermittelt. In acht Kapiteln lesen und lernen Sie, wie Sie mithilfe
der PowerPoint-Werkzeuge Präsentationen, Handzettel und Notizenseiten für unter-
schiedliche Formen der Veröffentlichung entwickeln,
• für Präsentationen, die Sie persönlich vorführen (auch mit zwei Bildschirmen),
• für selbstablaufende Bildschirmshows (Stichwort: Messe-Kiosk),
• für interaktive, benutzergesteuerte Präsentationen (Betrachter navigieren selbst).
PowerPoint-Vorkenntnisse benötigen Sie hier nicht. Neueinsteiger durchlaufen die acht
Stationen am besten in der Reihenfolge der Kapitel. Didaktisch werden die Inhalte in
einer konzentrischen Progression entwickelt, sodass Sie immer größere Sicherheit in
der Handhabung der Werkzeuge erlangen. Wer schon über Vorkenntnisse verfügt,
kann Inhalte nach Bedarf auswählen. Das umfangreiche Inhaltsverzeichnis und der
ausführliche Index erleichtern den Zugriff auf Themen, die Sie gerade interessieren.
Lernen durch Tun: Damit Sie keine langen Programmbeschreibungen lesen müssen,
werden die Programmfunktionen aufgabenbasiert vermittelt: Anhand kleiner Übun-
gen können Sie gleich alles ausprobieren.
Zahlreiche Bilder und Bildschirmausschnitte, Musterfolien mit praxis- und wirt-
schaftsbezogenen Inhalten und viele Tipps erleichtern das Verstehen. Zum schnel-
len Nachschlagen finden Sie am Ende des Buches eine Übersicht über die wichtigsten
Programmfunktionen. Am Seitenrand gibt es Hinweise auf hilfreiche Tastatur-Codes.
Kapitelübersicht:
Im ersten Kapitel machen Sie sich mit den Grundfunktionen von PowerPoint vertraut.
Sie erstellen Folientexte in Textfeldern und als WordArt-Objekte. Am Ende des ersten
Kapitels entwickeln Sie bereits eine selbstablaufende Bildschirmshow.
Im zweiten Kapitel setzen Sie Folien, Handzettel und Notizenseiten ins Hoch- und
Querformat. Sie nutzen fertige Designs für die Folienseiten und basteln Hintergründe,
für die Sie auch eigene Fotos verwenden können. Außerdem erproben Sie, wie man
Präsentationstexte in der Gliederungsansicht strukturiert und Folien aus unterschied-
lichen Dateien zu einer neuen Präsentation zusammenstellt.
Dies hilft, Zeit zu sparen und davon handelt auch das dritte Kapitel: Hier entwickeln Sie
Master-Vorlagen, die Sie für Folien, Handzettel und Notizenseiten wiederverwenden
können. Mit schon vorhandenen Vorlagen können Sie zusätzliche einzigartige Präsen-
tationen und multimediale Fotoalben anfertigen.
Damit die Umsetzung Ihrer kreativen Ideen gelingt, arbeiten Sie im vierten Kapitel mit
den PowerPoint-Zeichenwerkzeugen: Sie nutzen Farben, Formen und Grafiken, Sie
zerlegen Bilder und setzen die Teile zu neuen Bildern zusammen. Sie bearbeiten Fotos
und erstellen mehrstufige Animationen.
Im fünften Kapitel entwickeln Sie SmartArt-Schaubilder. Diese Informationsgrafiken
helfen, Folieninhalte schnell zu erfassen und langfristig im Gedächtnis zu behalten.
Auch Zahlenmaterial soll überzeugend und wirkungsvoll „rüberkommen“: In Kapitel 6
entwickeln Sie Tabellen und Diagramme.
3Intro ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012
Kapitel 7 führt Sie dann in die Multimedia-Welt: Sie können Audio-Objekte, Musik und
Videos in Präsentationen einbinden, Einstellungen und Formate ändern und Folien mit
der eigenen Stimme vertonen.
Im letzten Kapitel geht es um Formen der Veröffentlichung. Sie lernen, wie Sie bei der
persönlichen Präsentationsvorführung sicher durch die Folien navigieren. Sie erproben
Stifte und den PowerPoint-Laserpointer. Außerdem wird die Referentenansicht vorge-
stellt, die Ihnen dazu dient, mit zwei Bildschirmen zu präsentieren. In einer großen Prä-
sentation werden Sie Folien ausblenden und Foliengruppen zu zielgruppenorientierten
Präsentationen zusammenfassen: Dadurch haben Sie innerhalb einer Präsentation
stets die richtigen Folien parat, ohne langes Suchen und Blättern. Schließlich lernen
Sie Speichervarianten kennen, den Schreibschutz und die Sicherung von Präsentation
durch Kennwörter. Wer am Ende noch ein kleines Meisterstück anfertigen will, kann in
der letzten Übung eine Multimedia-Präsentation in ein spannendes Video umwandeln.
Liebe Leserinnen und Leser. Seit dem Erscheinen von PowerPoint unterrichte ich das
Programm im Rahmen der beruflichen Weiterbildung. Ich nutze es auch für eigene Prä-
sentationen auf Tagungen und im Unterricht. Ich verwende die Folienbilder in meinen
Büchern, für Plakate, für Lernprogramme und in anderen Dateien. Meine Begeisterung
über die Leistungsfähigkeit des Programms hat im Laufe der Jahre noch zugenommen.
Derzeit gibt es in vielen Unternehmen und Weiterbildungsinstitutionen elektronische
Tafeln. Die Software der Tafeln arbeitet mit PowerPoint zusammen, sodass man Fo-
lienbilder problemlos übertragen kann. Viele Programme (wie auch MindManager 12)
erleichtern den Datenaustausch. Es gibt eine Fülle von Verwendungsmöglichkeiten! In
diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Freude bei der Entwicklung Ihrer Präsentationen,
großen Nutzen und persönlichen Erfolg bei Veröffentlichung Ihrer Ergebnisse!
An dieser Stelle bedanke ich mich besonders bei Frau Ilse Hutkap und Frau Evi
Igboerika für die freundliche Betreuung und Unterstützung bei der Entwicklung dieses
Buches. Dank an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Merkur-Verlags. Auch den
Teilnehmerinnen und Teilnehmern meiner Seminare und den Leserinnen und Lesern
meiner PowerPoint-Bücher möchte ich Dank sagen für ihre hilfreichen Anregungen.
Marion Schröder,
Autorin und Dozentin in der beruflichen Weiterbildung
Ergänzung für Schulen,
Vermittlerinnen und Vermittler:
Das PowerPoint Aufgaben-
und Übungsbuch
für die PowerPoint-Versionen
2003, 2007 und 2010
ISBN 978-3-8120-0764-1
CD zum Buch
ISBN 978-3-8120-2764-9
Merkur Verlag Rinteln
4ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012 Intro
Inhalt
1. GESTALTUNG DER PRÄSENTATIONSTEXTE, WORDART-OBJEKTE .............. 9
PowerPoint-Start und Bildschirmaufbau ................................................................ 11
Größe des Notizenbereichs ändern....................................................................... 13
Präsentation schließen, PowerPoint beenden....................................................... 13
Eine neue Präsentation erstellen........................................................................... 14
Folie einfügen und das passende Folienlayout wählen ......................................... 14
Schrift formatieren ................................................................................................. 15
Listentexte mit Aufzählungszeichen und Nummerierungen .................................. 16
Aufzählungstexte mit mehreren Gliederungsebenen ............................................ 17
Zeilenabstand ........................................................................................................ 17
Zeilenabstand NACH, Zeilenabstand VOR ........................................................... 18
Fußzeile einfügen .................................................................................................. 19
Symbole einfügen .................................................................................................. 20
Tabstopps .............................................................................................................. 20
Tabulatoren in mehrstufigen Listentexten ............................................................. 21
Präsentation speichern .......................................................................................... 21
Texte kopieren und umstellen ............................................................................... 22
Schriftformate übertragen ...................................................................................... 22
Rückgängig machen und wiederholen .................................................................. 22
Die Textausrichtung ändern .................................................................................. 23
Voreinstellungen prüfen......................................................................................... 23
Textfelder einfügen ................................................................................................ 24
ClipArt-Bilder ......................................................................................................... 24
Textfelder gestalten mit Rahmen und Fülleffekten ................................................ 25
WordArt-Text ......................................................................................................... 26
WordArt-Objekte gestalten .................................................................................... 27
Präsentation als PDF-Datei speichern .................................................................. 27
Drucken ................................................................................................................. 27
Druckvarianten ...................................................................................................... 28
Folien duplizieren .................................................................................................. 29
Präsentationen öffnen ........................................................................................... 29
Eine selbstablaufende Endlos-Show erstellen (Kiosk) .......................................... 29
Schriften kombinieren ............................................................................................ 30
2. SEITENLAYOUT FESTLEGEN, HINTERGRÜNDE UND FOLIEN-DESIGNS ...... 31
Der Design-Katalog ............................................................................................... 32
Farbschemata........................................................................................................ 32
5Intro ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012
In der Gliederungsansicht Inhalte strukturieren ..................................................... 33
Neue Präsentation mit einem Design beginnen .................................................... 34
Seite einrichten ...................................................................................................... 34
Folienhintergründe................................................................................................. 34
Präsentationen im Hochformat .............................................................................. 34
Hintergrund erstellen mit Farbverläufen und Fotos ............................................... 35
Folienpool .............................................................................................................. 36
Folien aus verschiedenen Präsentationen zusammenstellen ............................... 37
Hintergrundgrafiken ausblenden ........................................................................... 37
Folien nach Word senden...................................................................................... 37
3. EIGENE VORLAGEN FÜR FOLIEN, NOTIZENSEITEN UND HANDZETTEL ..... 39
Der Folienmaster ................................................................................................... 40
Spezielle Master für unterschiedliche Folienlayouts.............................................. 40
Titelmaster ............................................................................................................. 40
Eine eigene Mastervorlage erstellen ..................................................................... 41
Fußzeilen für Handzettel und Notizenseiten anlegen ............................................ 43
Der Handzettelmaster............................................................................................ 43
Der Notizenmaster................................................................................................. 43
Design-Vorlagen nach eigenen Wünschen anpassen........................................... 43
Mastervorlagen für Fotoalben................................................................................ 44
4. INHALTE ANSCHAULICH MACHEN: BILDER, FARBEN UND FORMEN ........... 45
Zeichenwerkzeuge ................................................................................................ 46
Raster und Führungslinien .................................................................................... 46
Form und Farbe ..................................................................................................... 47
Linien, Pfeile, Zeichentools.................................................................................... 49
Freihandzeichnungen erstellen ............................................................................. 50
Objekte gruppieren und entgruppieren .................................................................. 51
Bildtools, Fotoformate............................................................................................ 52
Ein Fotoalbum anlegen.......................................................................................... 53
Bilder und Fotos bearbeiten .................................................................................. 53
Bilder zuschneiden ................................................................................................ 54
Bilder komprimieren............................................................................................... 54
Screenshots........................................................................................................... 54
Animationen........................................................................................................... 55
Texte animieren ..................................................................................................... 56
Farbanteile exakt bestimmen, gleiche Farben neu zuweisen................................ 56
6ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012 Intro
5. SMARTART: SCHAUBILDER UND ORGANIGRAMME ENTWICKELN .............. 57
Text in eine SmartArt-Grafik konvertieren ............................................................. 59
SmartArt-Objekte einfügen und gestalten ............................................................. 61
Organigramme....................................................................................................... 63
6. DATEN IN TABELLEN UND DIAGRAMMEN ........................................................ 65
Tabellenentwicklung .............................................................................................. 66
Tabelle einfügen und gestalten ............................................................................. 67
Eine Tabelle animieren .......................................................................................... 67
Platzhalter.............................................................................................................. 68
Layout und Rahmenlinien ...................................................................................... 68
Ein Excel-Arbeitsblatt einfügen.............................................................................. 70
Fertige Excel-Tabellen einfügen ............................................................................ 70
Diagrammentwicklung ........................................................................................... 70
Den richtigen Diagrammtyp wählen....................................................................... 71
Diagramme gestalten ............................................................................................ 71
Balkendiagramm erstellen ..................................................................................... 73
Liniendiagramm ..................................................................................................... 75
Excel-Diagramm einfügen ..................................................................................... 76
Kreisdiagramm ...................................................................................................... 77
Ein Diagramm animieren ....................................................................................... 77
Tabellen und Diagrammgestaltung........................................................................ 78
7. MULTIMEDIA MIT VIDEOS, MUSIK UND GESPROCHENER SPRACHE ......... 79
Sound einfügen ..................................................................................................... 80
Medienwiedergabe ................................................................................................ 80
Sound löschen ....................................................................................................... 80
ClipArt-Audio ......................................................................................................... 81
Sound-Dateien nutzen ........................................................................................... 81
Sound bearbeiten .................................................................................................. 81
Musik von einer CD ............................................................................................... 82
Sprechtext auf einzelnen Folien eingeben ............................................................ 82
Vollständige Präsentation vertonen ....................................................................... 82
Sprechtext nicht wiedergeben ............................................................................... 83
ClipArt-Video einfügen........................................................................................... 83
Video-Dateien einbinden ....................................................................................... 83
Videoobjekt bearbeiten .......................................................................................... 83
Form des Videobildes, Videoeffekte ...................................................................... 84
7Intro ISBN 978-3-8120-0787-0 1. Auflage 2012
8. VARIANTEN DER VORFÜHRUNG UND VERÖFFENTLICHUNG ....................... 85
Navigationshilfen ................................................................................................... 86
Eine Präsentation persönlich vorführen................................................................. 87
Mehrere Monitore nutzen ...................................................................................... 88
Mit zwei Bildschirmen präsentieren ....................................................................... 89
Die Referentenansicht ........................................................................................... 89
Laserpointer einsetzen .......................................................................................... 89
Überblick schaffen ................................................................................................. 90
Große Präsentationen ........................................................................................... 90
Zielgruppenorientierte Präsentationen anlegen..................................................... 91
Präsentation in Abschnitte gliedern ....................................................................... 92
Anzeigedauern testen, Kiosk erstellen .................................................................. 93
Interaktive Schaltflächen einfügen......................................................................... 94
Benutzergesteuerte, interaktive Präsentation........................................................ 95
Hyperlinks .............................................................................................................. 95
Kommentare in der Präsentation einfügen ............................................................ 97
Präsentation mündlich kommentieren ................................................................... 97
Mündliche Kommentare (Erzählung) löschen........................................................ 98
Vor der Weitergabe ............................................................................................... 98
Datei mit Eigenschaften kennzeichnen ................................................................. 98
Rechtschreibprüfung ............................................................................................. 99
Nicht sichtbare Elemente entfernen ...................................................................... 99
Schreibschutz und Kennwortschutz vergeben .................................................... 100
Medien komprimieren .......................................................................................... 101
Speicherformate .................................................................................................. 101
Ein einzelnes Folienbild speichern ...................................................................... 101
Folienbilder nach Word senden ........................................................................... 101
Speichern für ältere PowerPoint-Versionen ........................................................ 102
PDF- und XPS-Datei ........................................................................................... 102
Präsentation als E-Mail-Anlage weitergeben....................................................... 102
Präsentationen gemeinsam nutzen: SharePoint ................................................. 102
Web-Bibliothek, Remote-Übertragung................................................................. 103
Präsentation auf CD oder DVD brennen ............................................................. 103
Präsentation in ein Video umwandeln ................................................................. 104
ANHANG .................................................................................................................... 105
Übersicht: PowerPoint-Funktionen ...................................................................... 105
Stichwortverzeichnis ............................................................................................ 111
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