Protokoll der Arbeitskreis-Sitzung - nt-konferenz.de
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Protokoll der Arbeitskreis-Sitzung
Teilnehmer: Sonja Detmer, Peter Goor, Sina Alexi, Kai Schindler
Teams: Peter Goor, Sebastian Zillmer (13.09.), Andreas Schöniger (14.09.), Peter Lindner (14.09.)
Gast: Renate Kaiser - swm
Datum:13. - 15.09.2021 Ort: Hybrid / Kassel
Protokollführer: Petra Burgmann
Verantwortlich
Thema
Termin
Begrüßung
1 -Sina Alexi begrüßt die anwesenden und virtuell zugeschalteten AK-Mitglieder
zur Sitzung.
Begrüßung der Teilnehmer Bereichsleiter-IT - Herr Esser
Herr Esser berichtet über seinen beruflichen Werdegang. Er verantwortet die
Digitalisierung.
1 - Im Zusammenhang mit der Einführung von M/365 erklärt Herr Esser seine
eigene Meinung zum Datenschutz. Die Pandemie hat gezeigt, dass die
pragmatische Sichtweise auf das Thema hilfreich gewesen ist. M/365 war hier ein
hilfreiches und wichtiges Mittel. Der DSB hat offen dazu gestanden. Die Daten
sind derzeit auf den Rechenzentren in Amsterdam und Dublin. Der Umzug nach
Deutschland ist beauftragt.
Seine persönliche und technische Sicht auf die Dinge ist, dass die europäischen
und deutschen Forderungen durchaus sinnvoll sind, man aber schauen muss,
was umsetzbar ist.
2 - M/365 hat in Kassel ca. 2018 mit einer Vorstudie begonnen. Mitte 2019 hat ein
technischer Test unter Einbindung von Keyusern stattgefunden. Der BR hat eine
BV eingefordert. Es finden keine Reportings innerhalb des Konzern statt.
Pauschal wurde M/365 nicht freigegeben, sondern im eingeschränkten Volumen
von M/365-Apps. Delph ist nicht freigeschaltet und wird nicht genutzt. Die
Nachfrage von Koll. Goor, ob der Ausschluss von Delph für die weitere Nutzung
von M/365 Konsequenzen hat, verneint Herr Esser.
Wenn eine App zur Nutzung freigegeben werden soll, wird dies in einem Workflow
beauftragt. Die Freigabe erfolgt durch FK, IT, DSB und BR. Dann wird der
Pilotbetrieb aufgenommen und nach xxx Monaten kann dann eine Übernahme in
den regulären Betrieb erfolgen.
3 -Weder Workday noch Success Factor werden genutzt. HCM wird auch für
weitere 2 - 3 Jahre genutzt, solange Workday und Success Factor keine
Abrechnung abbilden können. Bisher wird kein Mehrwert in einer Umstellung
gesehen. SAP HANA wird migriert.
Bevor Workday oder ein anderes Programm eingeführt wird, muss geschaut
werden, wie die grundsätzliche Roadmap in der Personal-IT aussieht.
4 - Des Weiteren berichtet Herr Esser über die Einführung einer elektronischen
Personalakte und der Möglichkeit der Mitarbeiter über eine App auf die eigene
Personalakte zugreifen zu können. Es soll aber nicht nur eine Software für die
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Personalabteilung sein, sondern eine zentrale Lösung für verschiedene
Dokumentenmanagementsysteme.
Sachstand zur Konferenz 2021
1 - Derzeit liegen 63 feste Anmeldungen vor - zzgl. 8 reservierte TN-Plätze.
Teilweise besteht in den Unternehmen noch ein Reiseverbot bzw. -vorbehalt.
Von einigen AK-Mitgliedern fehlen ebenfalls noch Anmeldungen.
- Andreas Schöniger hat bis Ende Januar 2022 Reiseverbot - die Besetzung
des NT-Café muss entsprechend neu geplant werden.
- Die Teilnahme von enercity AG ist auch noch nicht abschließend geklärt.
Sieht derzeit so aus, dass nur Peter Goor & Petra Burgmann eine Peter Goor
Reiseerlaubnis erhalten - ggf. mit Ersatznennung.
Momentan ist die Konferenzausrichtung gerade so kostendeckend.
2 - Die Anmeldefrist wird bis zum 08.10.2021 verlängert. Kai Schindler wird das auf Kai Schindler
der Internetseite veröffentlichen.
3 - Die Rechnungen werden Anfang / Mitte Oktober versendet.
4 - Die Abendveranstaltungen sind einmal im Hotel und einmal im Braunauer Hof
geplant.
5 - Mit dem Hotel wird es noch einen Termin geben um die Abendveranstaltung im
Detail zu besprechen. Auch das Hygienekonzept des Hotels wird abgefragt. Wenn Kai Schindler
es vorliegt wird es wird auf der Internetseite veröffentlicht und dem Peter Lindner /
Bestätigungsschreiben beigefügt. Renate Kaiser
6- Außerdem wird nach einer möglichen Teststation im Hotel gefragt bzw. ob ein
entsprechendes Testszenario über den Werksarzt aufgebaut werden kann. Auch Peter Lindner /
über eine mögliche Zertifikatserstellung (z B. für den Besuch des Braunauer Hof Renate Kaiser
wird nachgedacht.
7 - Als Give-away wird es ein Holzbrett mit integriertem Messer geben.
Konferenzablauf / Konferenzagenda
Da Thomas Dorstewitz (enercity AG) seinen Beitrag abgesagt hat, wird ein
alternativer Ablauf geplant. Herr Volker Hammer wird angefragt seinen Beitrag zu Peter Lindner
verlängern.
Die Konferenzagenda sieht demnach wie folgt aus:
Dienstag 09.11.2021
13:00 Uhr Anreise Imbiss
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14:00 Uhr Willkommen in München
Peter Lindner
14:20 Uhr Willkommen durch Werner Albrecht
Geschäftsführer Personal, Immobilien, Bäder bei den SWM
15:00 - 15:15 Uhr Kaffeepause
15:15 Uhr Bericht des AK
Sonja Detmer
15:30 Uhr Generisches Löschkonzept nach DIN 66398
Volker Hammer
16:10 - 16:20 Uhr Pause
Erfahrungsbericht aus anderen Unternehmen,
Matrix mit Beispiel zur praktischen Anwendung
Volker Hammer
17:00 Uhr Ende Tag 1 Abendveranstaltung
Mittwoch, 10.11.2021
09:00 Uhr Willkommen/Tagesinfo
09:15 Uhr Neues zum Betriebsrätemodernisierungsgesetz § 30 BetrVG
Prof. Wolfgang Däubler
10:45 - 11:15 Uhr Kaffeepause
11:15 Uhr LSK im BR Büro
Jan Wiznerowicz
12:45 – 14:00 Uhr Mittagspause
14:00 – 16:00 Uhr NT Cafés / Kaffeepause
Café 1 Lösch-und Sperrkonzept
Peter Goor/Peter Lindner
Café 2 §30 BMG
Sonja Detmer/ Sina Alexi
Café 3 Datenschutz im BR Büro
Steffi Erdelbrauk/Sebastian Zillmer
17:00 Uhr Ende Tag 2 Abendveranstaltung
Donnerstag, 11.11.2021
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09:00 Uhr Ergebnisse der NT-Cafés
09:45 Uhr Change Prozess bei der Einführung von Workday
Knut Hüneke
10:45 -11:00 Uhr Kaffeepause
11:00 Uhr Konferenz Rückblick Vorausschau
Wie kann es weitergehen
Diskussion mit allen TN
12:00 Uhr Ende der Konferenz
Aufgaben / weiteres Vorgehen
1 - Angela Scholz wird sich um die Erstellung der Fragebögen kümmern. Angela Scholz
2 - deckstein consulting gmbH wird angefragt, ob sie einen Informationsstand
besetzen möchten und ggf. am Café 3 teilnehmen. Peter Lindner
3 - Die Moderation der Konferenz wird Carina Dejna (WSW) übernehmen.
4 - Wer auf der Konferenz fotografiert, muss noch geklärt werden (Angela Scholz / Peter Lindner /
Mario Rosso?) Renate Kaiser
5 - Sollte ein Mitglied des Arbeitskreises bereits ein Konzept zum Thema Löschen
besitzen, wäre es für das Café hilfreich, wenn das vorab zur Verfügung gestellt alle AK-Mitglieder
werden kann.
6 - In der Willkommensfolie wird ein „Unruhe“-Hinweis eingebaut (Bitte Handys Peter Lindner /
ausschalten etc.) Renate Kaiser
Erfahrungen aus der Pandemie
Kassel hat zu Beginn der Pandemie innerhalb von 10 Tagen ca. 1.000 Mitarbeiter
mit voll funktionsfähiger IT nach Hause geschickt. Von den 1.000 Mitarbeitern
waren „nur“ ca. 600 mit Notebooks ausgestattet.
Ähnlich haben alle beteiligten Unternehmen gehandelt. Teilweise war das nur
möglich, weil M/365 bereits in der Testphase war oder der Einsatz ad hoc zur
Testphase erklärt wurde.
In Kassel hat es eine 1-Tages-Schulung für alle gegeben, in der M/365 erklärt
wurde.
Konferenzplanung 2022 / 2023
1 - Dresden hat seine Ausrichtung für 2022 abgesagt.
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2 - Stadtwerke Duisburg hatte sich angeboten, bei Bedarf einzuspringen. Sonja Sonja Dettmer
Dettmer wird nachfragen, ob das Angebot für 2022 ggf. auch für 2023 bestehen
bleibt.
Sonja Dettmer /
2 - Auf der Konferenz wird nach einem weiteren Ausrichter gefragt - tendenziell Peter Lindner
eher für die Ausrichtung 2023.
Themen/Diskussionen
1 - Im Rahmen des Berichtes von Herrn Esser findet ein Austausch zur Einführung
von Workday statt. enercity AG berichtet, dass die Einführung stattgefunden hat
und es zur Datenüberführung eine Regelungsabrede gegeben hat. In Workday enercity AG -->
wird der Bewerbungsprozess abgebildet sowie die personellen Einzelmaßnahmen Regelung an Kai
eingepflegt. Nach Bearbeitung durch den Betriebsausschuss werden die Schindler
Dokumente ausgedruckt und unterschrieben an den Personalbereich geschickt.
Die Entgeltabrechnung und die Arbeitszeiten werden weiterhin im HCM bzw. ESS
abgebildet.
2 - Es wird über die Einführung einer digitalen Signatur / Unterschriften
diskutiert. Teilweise werden keine rechtsicheren Unterschriften abgegeben, z. B.
bei Kündigungen, personellen Einzelmaßnahmen oder ähnliches. Es gibt
verschiedene Lösungsansätze in den Unternehmen. Dazu gehört z. B. die
zertifizierte Signatur des Adobe Reader für die interne Kommunikation oder aber
auch die Software DokuSign.
3 - Die Mitglieder diskutieren über die in den einzelnen Unternehmen getroffenen
Regelungen des § 30 BetrVG (Betriebsrätemodernisierungsgesetz).
Berichte aus den Unternehmen zu IT-Projekte und Bearbeitung der daraus
resultierenden mitarbeiterrelevanten Fragestellungen
BWB - Kai Schindler
- Anwesenheiten vor Ort werden je nach Betriebsnotwendigkeit abgesprochen
- Success Factor startet. Eine externe Firma ist damit beschäftigt, die Daten vor
der Übertragung zu verschlüsseln. Auf den Servern ist keine Verschlüsselung.
Der Regelungsbedarf ist nicht unerheblich. Es wird eine Rahmenvereinbarung
geben mit entsprechenden Untermodulen.
- Vor Corona ist des Konferenzsystem Circuit im Test gewesen. Bis Corona-
Ende wird der Test weitergeführt.
- Vorstandsvorsitzender verlässt das UN - ein neuer wird gesucht
swm - Renate Kaiser
- Zum 11.10. startet der Rollout von Teams über das gesamte Unternehmen.
Bisher war es ein Test.
- Die Pflicht zum Tragen von FFP2-Masken fällt weg. OP-Masken reichen
zukünftig aus.
- Adobe wird abgelöst und durch Kofax Power-PDF abgelöst. Adobe waren 700
User - neu ca. 1100
- Es wird diskutiert, die festgeschriebenen 2 Tage mobiles Arbeiten zu öffnen.
Immer in Absprache mit den FK.
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KVV - Sina Alexi
- Es wird eine neue Ausbildungswerkstatt gebaut. Auch soll es ein neues
Verwaltungsgebäude mit neuem Arbeitsplatzkonzept geben.
- Die Zusammenarbeit mit Herrn Esser beschreibt sie allgemein als sehr ehrlich
und offen.
- SAP HANA und Fury wird migriert.
enercity AG - Peter Goor
- Workday wurde eingeführt. Die Migration / Berechtigungen wurden hart
verhandelt.
- Bei der Einführung von M/365 wurde festgestellt, dass es nicht so einfach ist,
wie vorgestellt.
- Der Kohleausstieg ist für 2026 angestrebt. Die Anteile am Kraftwerk Mehrum
wurden zwischenzeitlich verkauft.
- Zum 01.01.2021 wird es einen neuen Arbeitsdirektor geben, der von den
Berliner Verkehrsbetrieben kommt.
- Die BV IT wird überarbeitet. Dazu kommt die Ablöse von SharePoint, wo die
Verfahrensverzeichnisse geführt werden.
- Der Neubau des Verwaltungsgebäudes schreitet weiter fort. Ein möglicher
Umzug ist für Frühjahr 2022 geplant.
- Die Regelungsabrede zum Mobilen Arbeiten ist bis 31.01.2022 verlängert
worden. Überall da, wo mobiles Arbeiten möglich ist, soll das auch gemacht
werden. Die Regelungsabrede setzt den festgeschriebenen Anwesenheitstag
in der Woche aus.
WSW - Sonja Dettmer
- Als HR Planing- und Analytics-Programm wird das Tool Noventum neu
aufgesetzt.
- Zu M/365 gibt es eine gegenseitige Absichtserklärung. Der Test findet noch
bis Juni 2022 statt.
- Fury wird eingeführt. Das ESS wird abgelöst. HCM soll vermutlich 2027
abgeschaltet werden.
- Für den Neubau ist ein Investor und Betreiber gefunden worden. Baubeginn
soll noch im Dezember stattfinden. Als Arbeitsorganisation ist Desksharing
vorgesehen. Der Umzug ist für Mitte 2023 geplant.
- Mobiles Arbeiten ist bis Ende 2021 festgeschrieben. Es besteht Interesse
daran die BV zu überarbeiten. Momentan sind 20 % (= 1 Tag / Woche)
festgeschrieben. Das soll nach Möglichkeit erweitert und dazu eine für alle
tragbare Lösung gefunden werden.
- Der neue Vorstandsvorsitzende wird noch in die Unternehmensstruktur
eingearbeitet.
Arbeitskreis intern
1 - Die nächste AK-Sitzung wird voraussichtlich in Wuppertal stattfinden. Die Sonja Dettmer
genaue Terminfindung wird noch erfolgen.
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